Opmerkelijke Systemen

(1)

Opmerkelijke Systemen

Hoe bereik je de juiste balans in managementinformatie

Auteur Jan Vos

Bijlagen

(2)

Scriptie Bedrijfskunde augustus 2007

Inhoudsopgave Bijlagen

B

IJLAGE

1:

P

ROCESBESCHRIJVINGEN

2

1.1 INKOOP

2 1.1.1 B

ESTELLEN

2 1.1.2 G

OEDERENONTVANGST

5 1.1.3 F

ACTUURBEHANDELING

7 1.1.4 C

REDITEURENBEHEER

11 1.1.5 B

ETALINGEN

13

1.2 VOORRAADBEHEER

16 1.2.1 B

EHEER ARTIKEL STAMBESTANDEN

16 1.2.2 B

EHEER VRIJE VOORRAAD

18 1.2.3 I

NVENTARISEREN

20 1.2.4 V

ERSCHROTTEN

22

1.3 UITVOERING

24 1.3.1 P

LANNING OPDRACHTEN

24 1.3.2 C

ONFIGUREREN EN INSTALLEREN

26 1.3.3 V

ERZENDEN VAN GOEDEREN

28 1.3.4 R

ETOURZENDEN VAN GOEDEREN NAAR LEVERANCIER

30

1.4 VERKOOP

33 1.4.1 K

LANTBENADERING

33 1.4.2 O

FFERTE

35 1.4.3 O

RDERVERWERKING

37 1.4.4 F

ACTUREREN

40 1.4.5 B

EHEER DEBITEUREN STAMBESTAND

42 1.4.6 D

EBITEURENBEWAKING

44 1.4.7 K

LACHTENBEHANDELING

47 1.4.8 R

ETOUREN UIT VERKOOP

49 1.4.9 C

REDITERING DEBITEUREN

51 B

IJLAGE

2:

I

NTERVIEWSCHEMA

’

S

53

2.1 VRAGEN

53

(3)

Bijlage 1: Procesbeschrijvingen

1.1 I

NKOOP

1.1.1

BESTELLEN

Hoofdproces: Inkoop

Subproces: Bestellen

Proceseigenaar: Commercieel medewerker

Doelstelling van het proces:

Inkopen bij de leverancier die binnen de gestelde tijd met de beste prijs / kwaliteitsverhouding kan leveren en het tijdig plaatsen van de juiste bestellingen.

Kritische Succes factor: Prestatie indicatoren:

 Accuratesse inkopers;  Lage inkoopprijzen;  Tijdige levering;  Kennis van de markt  Levering juiste producten.

 Aantal of percentage foutieve bestellingen;

 Aantal keren dat levertijd werd overschreden door leverancier;

 Inkoopprijsniveau;

 Omvang nee-verkopen met reden.

Procesbeschrijving:

Trigger

De trigger zal hoofdzakelijk zijn de behoefte aan artikelen door lage voorraden. Er zijn echter geen minimum voorraadniveau’s. Verder kan behoefte ontstaan door verkoopaanvragen (zie proces “orders”).

Selecteren leveranciers

Leveranciers worden geselecteerd op aanbod. De commercieel medewerkers zijn allemaal bevoegd om in te kopen voor back to back deals. De sales managers en de business team manager zijn bevoegd in te kopen voor de voorraad. Alle

leveranciersselectie vindt plaats o.b.v. aanbod, prijzen en levertijd. De commercieel medewerkers kijken via verschillende kanalen via de telefoon of op internet (Power Source, Trade Loop en Brokersite) waar ze het goedkoopste kunnen inkopen en met welke leveranciers ze goede danwel slechte ervaringen hebben. Deze gegevens worden niet geregistreerd.

Aanmaken nieuwe bestelling

Nadat de prijzen van de artikelen en de levertijd van de leverancier zijn opgevraagd of als de offerte is beoordeeld gaat de commercieel medewerker over tot het aanleggen van de bestelorder in Excel. Bij grote bestellingen (meer dan 10 pallets) wordt door de commercieel medewerker de afleverdatum in overleg met de planner DTC bepaald. De commercieel medewerker opent de Excel-sheet “besteloverzicht” van het netwerk. Deze sheet is slechts door 1 persoon tegelijk te bewerken. De commercieel medewerker voert de bestelling in in het “besteloverzicht” met de volgende gegevens:

 besteldatum;  leverancier;

 omschrijving van de bestelling;  merkgroep;

 initialen van de commercieel medewerker die besteld;  totaal bedrag met valuta.

Verzenden bestelling

Uit deze Excel-sheet “besteloverzicht” wordt door de commercieel medewerker handmatig het unieke en doorlopend genummerde bestelordernummer overgenomen in de Excel-sheet “standaard bestelformulier”, welke voor elke leverancier aangemaakt is. Deze sheet wordt “opgeslagen als” met als naam het bestelordernummer. Deze sheet wordt door de

commercieel medewerker uitgeprint en gefaxt naar de leverancier. De commercieel medewerker archiveert de bestelorder op bestelnummer in een dossiermap. Deze map wordt voor elke bestelorder gemaakt.

Autoriseren van de bestelling

Er vind gƒƒn autorisatie van inkopen plaats door de business team manager. Indien de omloopsnelheid van de voorraad boven een bepaald niveau uitkomt, moeten inkopen voor de voorraad wel eerst geautoriseerd worden door het hoofd financi„le administratie. Per merk wordt deze omloopsnelheid van de voorraad vastgesteld door de business team manager samen met de manager finance & control en ligt op ongeveer 45 dagen. De sales manager loopt naar de manager finance & control en de manager finance & control keurt, aan de hand van de mondeling opgegeven informatie van de sales manager en de voorraadhoogte uit de financi„le administratie, de bestelling goed of af. Deze autorisatie is echter nog in ontwikkeling.

(4)

Invoeren van nieuwe bestelling

De commercieel medewerker meldt zich aan in KT-IS door het invoeren van zijn username en password. De gegevens worden getoetst aan een autorisatietabel. De commercieel medewerker legt een nieuwe bestelorder aan. De commercieel

medewerker voert aan de hand van de bestelorder de volgende gegevens in:  leverancier;  artikelnummer;  aantal;  prijs;  korting;  leveringsvoorwaarden;  besteldatum;

 leverdatum i.v.m. afschrijvingen.

De bestelorder wordt opgeslagen in het bestelbestand in KT-IS. Ontvangst en goedkeuring van de orderbevestiging

De orderbevestiging komt via de mail of fax binnen bij de commercieel medewerker. De commercieel medewerker controleert of de aantallen goederen en de prijzen op de orderbevestiging overeenkomen met de bestelorder. Bij afwijkingen neemt de commercieel medewerker contact op met de leverancier. Bij akkoord ondertekent de commercieel medewerker de

orderbevestiging en faxt de orderbevestiging naar de leverancier terug. Een kopie van de orderbevestiging wordt door de commercieel medewerker achter de bestelorder in de dossiermap gearchiveerd.

Taken:

 De commercieel medewerkers selecteren de leveranciers met de beste prijs en aanbod;  De commercieel medewerkers maken bestelorders aan in Excel;

 De commercieel medewerkers voeren de bestelorders in KT-IS;  De commercieel medewerkers ondertekenen de orderbevestigingen;

 Het hoofd financi„le afdeling autoriseert voor inkopen op voorraad bij een omloopsnelheid van de voorraad boven de 45 dagen.

Bevoegdheden (functiescheiding):

 De sales managers en business team manager zijn bevoegd in te kopen voor voorraad;  De commercieel medewerkers zijn bevoegd tot het aanmaken van bestelorders in Excel;  De commercieel medewerkers zijn bevoegd tot het invoeren van bestelorders in KT-IS;  De commercieel medewerkers zijn bevoegd tot het ondertekenen van de orderbevestigingen;

 De commercieel medewerkers zijn bevoegd tot het plaatsen van bestellingen voor back to back deals;

 Het hoofd financi„le administratie is bevoegd inkoop op voorraad bij een omloopsnelheid van de voorraad boven de 45 dagen te autoriseren.

Verantwoordelijkheden:

 De verantwoordelijkheid om leveranciers te selecteren voor back to back deals ligt bij de commercieel medewerkers;  De verantwoordelijkheid om leveranciers te selecteren voor inkoop op voorraad ligt bij de sales managers en de business

team manager;

 De verantwoordelijkheid om orders tijdig en juist te verwerken voor back to back deals ligt bij de commercieel medewerkers;

 De verantwoordelijkheid om orders tijdig en juist te verwerken voor inkoop op voorraad ligt bij de sales managers en de business team manager.

Begin van het proces: Eind van het proces:

 Behoefteherkenning d.m.v: - vraag klant;

- lage voorraad;

- lage prijzen/ aanbiedingen op internet /telefoon van vaste relaties.

 Archiveren van de bestelorder

Wat is de input en van wie is dit afkomstig: Wat is de output en naar wie gaat deze:

 Vraag tot verkoop van een (potenti„le) klant;  Lage voorraad uit de voorraad administratie; De bestelgegevens van de offerte of van de bestelling van een klant zijn:

 leverancier;  artikel;  aantal;  prijs;

 leveringsvoorwaarden.

De volgende documenten vormen de output van de bestelling:  bestelorder;

 orderbevestiging van leverancier (zelden).

Deze documenten worden op de afdeling in een map op bestelnummer gearchiveerd.

(5)

Welke informatiesystemen worden gebruikt: Welke invloed hebben HRM of personeel op het proces:

 KT-IS;  Internet;  Excel;  Outlook.

 Kennis van marktprijzen en gangbare artikelen aanwezig bij commercieel medewerkers;

 Loyaliteit bij commercieel medewerkers ten opzichte van Remarkable Systems;

 Onderlinge overleg tussen commercieel medewerkers over leveranciers en richtprijzen(niet vastgelegd);

 Accuratesse van het personeel;

 Onafhankelijkheid van de inkoper ten opzichte van de leverancier.

Management informatie gebruikt: Management informatie gewenst:

 Voorraadhoogte per merk;  Omloopsnelheid per merk;  Ouderdom voorraad.

 aantal leveranciers;

 leverbetrouwbaarheid per leverancier;

 openstaande bestellingen met ouderdom en reden;  historie van marge verloop op inkoop.

Management informatie aanwezig –niet gebruikt + reden:

Overlegstructuur:

  ad hoc tussen commercieel medewerkers onderling, niet structureel.

Aantal transacties: Journaalpost(en):

 ongeveer 10 leveranciers per merk (3 merkgroepen);

 ongeveer 10 bestelorders per week per merk.

 Boeken bestelling:

# 16.000 Crediteuren

Aan # 16.100 Nog te ontvangen goederen

Kwaliteit: Werkinstructies en procedures:

 De kwaliteit wordt gewaarborgd door de accuratesse van de werknemers.

(6)

1.1.2 G

OEDERENONTVANGST

Subproces: Goederenontvangst na inkoop

Proceseigenaar: Medewerker van de afdeling logistiek

Het tijdig, juist en volledig opnemen van de binnenkomende goederen in het magazijn en de verwerking in de voorraadadministratie, het geen leidt tot een betrouwbare voorraadadministratie.

 Goede capaciteitsplanning door de planner DTC  Accuratesse van het personeel bij het opnemen

van goederen in de voorraad  Betrouwbaarheid leveranciers

 Tijdige verwerking in de voorraadadministratie

 Verwerkingstijd tussen de ontvangst van de goederen en het inboeken van de goederen in de voorraadadministratie.  Voorraadverschillen en de omvang ervan

 Aantal fouten met betrekking tot het inboeken van binnenkomende goederen per werknemer.

Plannen ontvangst goederen

Bij grote bestellingen (meer dan 10 pallets) dient de planner DTC akkoord te geven voor de te verwachte

goederenontvangstdatum (eventueel na overleg met teamleider DC). Bij middelgrote bestellingen (4 tot 10 pallets) dient de commercieel medewerker 3 werkdagen van te voren de te verwachte goederenontvangstdatum per mail te melden aan het DC. Dit alles om te voorkomen dat het DC onverwachts geconfronteerd wordt met een te grote hoeveelheid aan in te boeken goederen waardoor het inboekproces teveel stagneert. Hier wordt verder niets van vastgelegd.

Ontvangst goederen

De goederen komen aan bij de afdeling logistiek. De vervoerder geeft de logistiek medewerker een vervoersbon (Er wordt echter steeds meer gebruik gemaakt van het elektronisch tekenen voor ontvangst) en een paklijst van de leverancier. Een logistiek medewerker controleert of er geen zichtbare gebreken zijn aan de verpakkingen en of het aantal colli klopt met het aantal colli op de vervoersbon.

- Wanneer er zichtbare gebreken zijn aan de verpakkingen wordt er een notitie gemaakt op de vervoersbon en er wordt contact opgenomen met de commercieel medewerker.

- Bij akkoord tekent de logistiek medewerker de vervoersbon en krijgt een kopie van de vervoersbon van de vervoerder. De kopie van de vervoersbon wordt niet gearchiveerd.

Registreren ontvangst goederen

De medewerker van de afdeling logistiek boekt direct in Excel in het bestand “goederen ontvangst Remarkable” de zending van de leverancier, waarbij de volgende gegevens ingevoerd worden:

 de leverancier;

 de datum en tijdstip van levering;  het bestelnummer van de paklijst;  door wie ontvangen wordt. Controle ontvangen goederen

De medewerker van de afdeling logistiek pakt de goederen uit. De medewerker van de afdeling logistiek controleert of de artikelgegevens en de aantallen op de paklijst met de geleverde goederen overeen komen.

Onjuiste leveringen

De medewerker van de afdeling logistiek storneert de goederen die niet zijn ontvangen of niet juist zijn. Deze goederen blijven nu in het bestelbestand staan als “bestel”. Niet juist ontvangen of beschadigde goederen worden retour gezonden, zie proces “retour zenden goederen naar leverancier”. Bij onjuiste leveringen neemt de medewerker van de afdeling logistiek contact op met de verantwoordelijke commercieel medewerker. De commercieel medewerker neemt vervolgens contact op met de leverancier. Zie verder proces “retour zenden naar leveranciers”.

Inboeken goederen

De medewerker van de afdeling logistiek logt via zijn username en password in KT-IS. In KT-IS onder “inboeken apparatuur” zoekt de medewerker van de afdeling logistiek de bestellingen op bestelnummer. De medewerker van de afdeling logistiek voert daarna de volgende taken uit:

 Controleren van de artikelen en inventarisnummers en zet alle artikelen die ontvangen zijn op “binnen” en voert de serienummers, die op de goederen staan, in bij de inventarisnummers;

 opslaan van de bestelling in KT-IS;

 printen van stickers met inventarisnummers en een lijst met ingeboekte artikelen per bestelling en vervolgens plakt die de stickers op de bijgehorende artikelen.

(7)

De medewerker van de afdeling logistiek voegt de lijst met ingeboekte artikelen bij de paklijst van de leverancier. Deze wordt eens per week opgehaald door een financieel administratief medewerker. De financieel administratief medewerker archiveert de paklijst en de voorraadlijst achter de factuur ten behoeve van de factuur controle (zie proces

“factuurontvangst”).

De medewerker van de afdeling logistiek legt de ingeboekte goederen op schap op artikelsoort of pickt ze voor een (spoed)levering. De medewerker van de afdeling logistiek geeft in het bestand “goederen ontvangst Remarkable” in Excel aan dat de goederen ingeboekt in KT-IS zijn door middel van een “X”.

Taken:

 De medewerker van de afdeling logistiek ontvangt de goederen en boekt de goederen ontvangst in KT-IS.

 De medewerker van de afdeling logistiek controleert op gebreken en juistheid van de ontvangst en plaatst de goederen in het magazijn.

 De commercieel medewerker neemt contact op met de leverancier bij foutieve leveringen.

 De medewerkers van logistiek zijn bevoegd om kwijting te verstrekken voor geleverde goederen.  De medewerkers van logistiek zijn bevoegd de goederenontvangst te boeken in KT-IS.

 De medewerkers van logistiek zijn bevoegd de goederen op te bergen in het magazijn.

 De medewerker van logistiek is verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van de ontvangst van de goederen.  De verantwoordelijkheid voor de juiste en tijdige boekingen binnen KT-IS ligt bij de medewerker van logistiek.  De commercieel medewerker is verantwoordelijk voor het tijdig contact opnemen met de leverancier bij foutieve

leveringen.

 Ontvangst (fysiek) van goederen.  Op schap leggen goederen.

De input bestaat uit de volgende documenten:  Vervoersbon van de vervoerder;

 Paklijst van de leverancier;  Goederen van leverancier.

De volgende bestanden en documenten worden vastgelegd en naar financieel administratief medewerker gestuurd:

 Paklijst;

 Voorraadlijst per bestelling.

 KT-IS;  Excel.

 Accuratesse van logistiek personeel.

 Omvang economische voorraad  Nog te ontvangen goederen. (uit Excel)

 Omvang technische voorraad;

 Werkelijke doorlooptijd tussen binnen komen goederen en op schap leggen goederen;

 Lijst manco leveringen met de afhandeling.

Management informatie aanwezig –niet gebruikt + reden:

  De commercieel medewerker overlegt met de planner DTC bij grote zendingen.

 Dagelijks, continu, afhankelijk van de aantal vervoerder en aantal bestellingen

 geen.

Kwaliteit: Beschikbare procedures en werkinstructies:

(8)

1.1.3 F

ACTUURBEHANDELING

Subproces: Factuurbehandeling

Proceseigenaar: Financieel manager

Het juist, volledig en tijdig opnemen van facturen in de crediteurenadministratie. Teneinde inzicht te hebben in de lopende verplichtingen.

 Juiste, tijdige en volledige registratie van facturen in de crediteurenadministratie.  Accuratesse financieel administratief

medewerkers.

 Juistheid en duidelijke facturatie door leverancier.

 Percentage foutief ingevoerde facturen.

 Percentage aanmaningen als gevolg van foutief of niet tijdig ingeboekte facturen.

 Gemiddelde tijd tussen ontvangen facturen en het inboeken in SAP.

Ontvangst factuur

Alle facturen komen bij de financieel administratief medewerker van Remarkable Systems binnen. Dat kunnen de volgende facturen zijn:

 Kostenfacturen, deze worden alleen in SAP ingevoerd.

 Goederenfacturen, deze worden in SAP ingeboekt, indien er onjuistheden zijn, vindt er overleg plaats tussen de financieel administratief medewerker en de commercieel medewerker. In KT-IS worden de goederen geboekt.  Dropshipment facturen, deze worden in SAP ingeboekt, deze lijken verder op een goederenfactuur.

 Creditfacturen, deze worden mits ze in dezelfde maand vallen als de tegenfactuur en even groot zijn als de tegenfactuur in KT-IS ingeboekt met vermelding van de datum van creditfactuur, waarbij de volledige boeking teruggedraaid wordt. Anders wordt de creditfactuur in SAP geboekt.

Het binnenboeken van de verschillende facturen gebeurt verder op dezelfde wijze. Formele controle van de factuur

De financieel administratief medewerker beoordeelt eerst of de formele aspecten van de factuur juist zijn. De financieel administratief medewerker controleert hierbij de volgende punten:

 tenaamstelling;  bestelnummer;

 referentienummer en contactpersoon. Codering en registratie van de factuur

De financieel administratief medewerker meldt zich aan in SAP, waar hij zijn username en password in moet voeren. De financieel administratief medewerker boekt de factuur in het grootboek in de crediteurenadministratie en codeert de factuur. Deze codering is het doorlopend genummerde factuurnummer dat SAP de factuur geeft. De volgende gegevens worden bij het boeken van de factuur in SAP genoteerd:

 factuurnummer van leverancier;  ordernummer van Remarkable Systems;  omschrijving;

 factuurbedrag;  BTW bedrag.

De rekenkundige juistheid van de factuur wordt automatisch door SAP gecontroleerd. De financieel administratief medewerker stuurt, indien de gegevens niet juist zijn, de factuur met begeleidende brief terug naar de leverancier. De financieel administratief medewerker zet een blokstempel op de factuur. In deze blokstempel staan de volgende gegevens:

 bedrijfsnummer;  factuurnummer;  grootboeknummer;

 eventueel kostenplaatsnummer, welke standaard Remarkable Systems is.

De financieel administratief medewerker autoriseert de factuur voor het feit dat formele controle is toegepast en dat de factuur is gecodeerd en geregistreerd.

(9)

Verwerking in goederenbestand

Na codering en registratie wordt de factuur verwerkt in SAP. Het door SAP automatisch doorlopende gegenereerde factuurnummer wordt door de financieel administratief medewerker in KT-IS ingevoerd. Indien goederen door logistiek in KT-IS op “binnen” (goederen zijn in bezit van magazijn) zijn geboekt, worden de goederen door de financieel administratief medewerker in KT-IS op “eigen” (goederen zijn nu eigendom van Remarkable Systems) gezet en wordt de datum van de factuur in KT-IS ingevoerd, dit gebeurt dagelijks aan de hand van de facturen.

Controle goederenfactuur

De financieel administratief medewerker haalt wekelijks de bestelorders van die week op bij de commercieel medewerkers van de afdeling. De financieel administratief medewerker controleert de bestelorder en de paklijst met de factuur. De financieel administratief medewerker stuurt de bestelorders met paklijst en factuur naar de business team manager voor autorisatie. Indien er iets mis is met de order of factuur, laat de business team manager laat de factuur door de commercieel medewerker controleren. De business team manager autoriseert voor de juistheid van het factuurbedrag, ordernummer en leverancier op de factuur en stuurt de factuur met achterliggende stukken weer terug naar de financieel administratief medewerker.

Indien de factuur niet correct is of er iets mis is met de goederen, neemt de commercieel medewerker contact op met de leverancier en vraagt een creditnota aan. Afspraken die de commercieel medewerker met de leverancier maakt, worden via de mail of telefoon bevestigt. De commercieel medewerker informeert de financieel administratief medewerker telefonisch of via e-mail over de gemaakte afspraken. De financieel administratief medewerker blokkeert de factuur voor betaling en bewaakt de ontvangst van de creditfactuur.

Controle Dropshipment factuur

De commercieel medewerker geeft aan logistiek door op basis van een transportbon of een bevestiging van de klant dat goederen geleverd zijn. De financieel medewerker krijgt de factuur binnen en kijkt in KT-IS of de goederen op “binnen” staan. Indien ze op binnen staan, worden de goederen op “eigen” gezet door de financieel administratief medewerker. De financieel administratief medewerker controleert de dropshipment factuur met de bestelorder op de volgende punten:  De prijzen;

 De hoeveelheden;

 De artikelen en artikelnummers.

De business team manager autoriseert voor de juistheid van de hoeveelheden, prijzen en artikelen op de factuur en stuurt de factuur met de bestelorder weer terug naar de financieel administratief medewerker.

Indien de factuur niet correct is of er iets mis is met de goederen, neemt de commercieel medewerker contact op met de leverancier en vraagt een creditnota aan. Afspraken die de commercieel medewerker met de leverancier maakt, worden via de mail of telefoon bevestigt. De commercieel medewerker informeert de financieel administratief medewerker telefonisch of via e-mail over de gemaakte afspraken. De financieel administratief medewerker blokkeert de factuur voor betaling en bewaakt de ontvangst van de creditfactuur.

Controle kostenfactuur

Kostenfacturen gaan naar de business team manager. Deze controleert zelf de factuur of laat de commercieel medewerker die verantwoordelijk is voor de gemaakte kosten de factuur controleren. De business team manager of commercieel medewerker controleert de juiste prijs van de factuur met eventuele achterliggende stukken en de business team manager zet bij akkoord een paraaf op de factuur en stuurt deze weer terug naar de financieel administratief medewerker.

Controle creditfactuur

De commercieel medewerkers melden van tevoren aan de financi„le administratie dat er een creditfactuur komt en voor welk bedrag. De financieel administratief medewerker beoordeelt de juistheid van de creditfactuur met het bestelbestand in KT-IS. Bij akkoord archiveert de financieel administratief medewerker de creditfactuur met bestelorder en paklijst.

Autorisatie goederen-, kosten- en creditfacturen

De financieel administratief medewerker legt de facturen ter autorisatie voor aan de financieel manager. De financieel manager controleert of de factuur door de juiste personen zijn geautoriseerd aan de hand van de parafen op de factuur. De financieel manager zet de laatste paraaf en de facturen mogen nu betaald worden. De financieel administratief medewerker plaatst de geautoriseerde facturen in de map “ facturen niet betaald”.

In geval van een creditfactuur, mag de creditfactuur tegen de oorspronkelijke factuur worden afgeboekt. De financieel administratief medewerkster archiveert de facturen in de map “facturen niet betaald”. Alle binnenkomende facturen worden in een map bewaard op de financi„le afdeling.

Taken:

 De financieel administratief medewerker verzorgt de verwerking van de binnenkomende facturen in de crediteurenadministratie.

 De financieel manager en de business team manager autoriseren de factuur.  De commercieel medewerker vraagt de creditfacturen aan.

 De commercieel medewerker controleert de facturen.

(10)

 De financieel manager is bevoegd om facturen goed of af te keuren.

 De commercieel medewerker is bevoegd om afspraken met de leverancier te maken over de creditfacturen.  De financieel administratief medewerker is bevoegd om facturen binnen te boeken in de crediteuren administratie.

 De financieel administratief medewerker is verantwoordelijk voor het juist, volledig en tijdig boeken van de facturen.  De commercieel medewerker is verantwoordelijk voor de tijdige aanvraag van creditfacturen.

 De financieel administratief medewerker is verantwoordelijk voor de bewaking van de tijdige en juiste ontvangst van de creditfactuur.

 De financieel administratief medewerker is verantwoordelijk voor de controle van de juistheid van het factuurbedrag, ordernummer en leverancier op de facturen en creditfacturen.

 Ontvangst factuur.  Archiveren van de gecontroleerde factuur in de map “facturen niet betaald”.

 Ontvangst van de factuur van de leveranciers.  Map met geautoriseerde en gecontroleerde facturen blijven bij de financi„le administratie.

 KT-IS voor het verwerken van de voorraadmutaties;

 SAP voor het verwerken van de financi„le mutaties;

 Outlook voor eventuele communicatie tussen financieel administratief medewerkers en

commercieel medewerkers.

 Accuratesse van de commercieel en financieel administratief medewerkers bij de taken die ze hebben.

 overzichten nog te betalen posten;  totale schuldpositie;

 ouderdom crediteuren.

 aantal keren verkeerd/ te laat geboekt.

 aantal ontvangen betalingsherinneringen en aanmaningen.  aantal creditfacturen per leverancier met reden.

 ontwikkelingen van de omvang van openstaande bedragen binnen de soorten facturen.

 schulden per leverancier (geen toegevoegde waarde om op te sturen);

 Overleg tussen financieel administratief medewerker en commercieel medewerker indien er iets mis is, op ad hoc basis.

 Ongeveer 2500 inkoopfacturen per jaar  Goederen facturen:

# 30.015 Voorraad

Aan # 15011 te vorderen BTW hoog 19% / of buitenlandse BTW Aan # 16.000 Crediteuren

Of, indien goederen nog niet binnen zijn: # 30.015 Voorraad

Aan # 16.000 Crediteuren (+ blokkeren factuur voor betaling) en dan bij maandafsluiting

# 16110 nog te ontvangen goederen Aan # 30015 voorraad

of de factuur van blokkade afhalen indien de goederen dan binnen zijn. En bij binnenboeken van goederen zet de financieel

administratief de goederen op “eigen” waarbij de volgende boeking hoort:

# 30.015 Voorraad

(11)

 Kostenfacturen:

# 4x.xxx Kostenrekening

Aan # 15011 te vorderen BTW hoog 19% (of het lage tarief) Aan # 16.000 Crediteuren

Kwaliteit: Werkinstructies en procedures voorhanden:

De kwaliteit is gewaarborgd door de controles in combinatie met functiescheiding.

 Werkinstructies “Invoeren credit factuur” en “Creditfactuur boeken” in SAP op intranet. (niet gebruikt, wordt mondeling uitgelegd met reden waarom iets gedaan wordt.)

(12)

1.1.4 C

REDITEURENBEHEER

Subproces: Crediteurenbeheer

Proceseigenaar: Financieel manager

Het waarborgen van een (blijvend) juist stambestand crediteuren.

 Tijdig doorvoeren van mutaties.  Accuratesse financieel administratieve

medewerker.

 Aantal en soort fouten in het stambestand crediteuren ten opzichte van het aantal mutaties.

Algemene opmerking

Crediteuren worden alleen bijgehouden in de financi„le administratie. Daarom worden ze ook alleen ingevoerd in SAP, waar de financi„le administratie in bijgehouden wordt. KT-IS is voor de goederenstromen, hierin worden geen crediteurgegevens of leveranciersbestand in bijgehouden.

Invoeren nieuwe crediteuren in stambestand

Bij een nieuwe leverancier meldt de financieel administratief medewerker aan in SAP door het invoeren van zijn username / password. Deze worden getoetst aan een autorisatietabel. De financieel administratief medewerker legt de nieuwe crediteur aan in het stambestand crediteuren. De leveranciergegevens worden van de ontvangen factuur gehaald. SAP geeft de crediteur een doorlopend nummer.

De gegevens die vastgelegd worden door de financieel administratief medewerker zijn:  naam, adres, woonplaats;

 telefoon- en faxnummer;  bankrekeningnummer;  betalingscondities;

Wanneer alle velden zijn ingevuld, controleert de financieel administratief medewerker of de invoer juist en volledig is. Er wordt geen invoerverslag geprint en gearchiveerd. De financieel administratief medewerkers hebben geen autorisatie van een andere functionaris nodig om een stambestand aan te leggen.

Wijzigen bestaande crediteuren in stambestand

Bij het wijzigen van gegevens van de leverancier is een mail van de leverancier of de factuurontvangst de trigger. De financieel administratief medewerker vraagt de crediteur in het stambestand crediteuren van SAP op. De financieel administratief medewerker voert aan de hand van de factuur of de mail van de leverancier de wijzingen door in SAP. Er wordt geen invoerverslag uitgedraaid. De financieel administratief medewerkers hebben geen autorisatie nodig om crediteurengegevens te wijzigen.

Opschonen van het crediteuren stambestand

Er zijn nog geen opschoningen geweest in het crediteuren bestand.

Taken:

 De financieel administratief medewerkers leggen nieuwe stambestanden crediteuren aan en muteren de stambestanden crediteuren in SAP.

 De financieel administratief medewerkers zijn volledig bevoegd tot het aanleggen en muteren van stambestanden in SAP

 De verantwoordelijkheid van de integriteit van de stambestanden ligt bij de financieel administratief medewerker.

 ontvangst correspondentie/factuur van leveranciers.

 opslaan van gemuteerd stambestand crediteuren.

 mail van de leverancier;  factuur van de leverancier.

(13)

 SAP, stambestand crediteuren;  Outlook.

 integriteit m.b.t. invoeren van crediteuren;  accuratesse financieel administratief medewerker.

 geen.  belangrijke ontwikkelingen in het crediteurenbestand;  ervaringen met leveranciers;

 aantallen nieuwe, gewijzigde crediteuren;

 Betaalgedrag ten opzichte van kredietvoorwaarden.

 SAP slaat automatisch een mutatieverslag op.  geen

 ongeveer 10 leveranciers per merk (er zijn 3 merkgroepen);

 wijzigingen komen zelden voor.

 niet van toepassing.

Kwaliteit: Beschikbare werkinstructies en procedure

 De kwaliteit van dit proces wordt niet voldoende gewaarborgd door de beperkte functiescheiding tussen het aanleggen of muteren en het betalen van leveranciers.

 werkinstructie voor het wijzigen van het crediteurenstambestand.

(14)

1.1.5 B

ETALINGEN

Subproces: Betalingen

Proceseigenaar: Financieel Manager

Het juist, volledig en tijdig uitvoeren en verwerken van betalingen aan crediteuren.

 Voldoende liquiditeit;

 Niet op “hold” komen te staan bij leverancier.

 Aantal aanmaningen van leveranciers;

 Percentage facturen binnen betalingstermijn betaalt;  Aantal malen op “hold” gezet door de leveranciers.

Liquiditeitsonderzoek

De financieel administratief medewerker vraagt een liquiditeitscheck aan. De financieel administratief medewerker belt de manager finance & control. De manager finance & control geeft aan wat de liquiditeitsposities zijn. In het geval de

liquiditeitspositie onvoldoende is, geeft de manager finance & control aan hoeveel er maximaal kan worden betaald en voert de financieel administratief medewerker een selectie uit op de te betalen posten. De posten worden geselecteerd aan de hand van de vervaldatum van de facturen Indien de liquiditeitspositie helemaal niet toereikend is, worden er geen betalingen gedaan die bepaalde week.

Klaarzetten betaling

Aan het begin van elke week, meldt de financieel administratief medewerker zich aan in SAP en voert zijn username / password in, welke is gekoppeld aan een autorisatietabel. De financieel administratief medewerker vraagt aan de hand van de openstaande posten en de betalingstermijn die hieraan hangt, de vervallen facturen op en draait een betaaladvieslijst uit. De betalingstermijn wordt altijd op 40 dagen gezet, ondanks de gehanteerde betalingstermijn van de leverancier.

De buitenlandse betalingen worden vanwege de langere verwerkingstijd nog voor de vervaldatum meegenomen in de betalingsrun. Op de betaaladvieslijst staan de gegevens van facturen waarvan de betaaltermijn is verstreken, zoals:

 crediteur;  bedrag;  factuurnummer. Controleren betalingen

De financieel administratief medewerker zoekt vervolgens de achterliggende facturen uit de map “facturen niet betaald” erbij en controleert of de facturen zijn geautoriseerd door de business team manager en de financieel manager. Is dat niet het geval dan neemt de financieel administratief medewerker contact op met de business team manager en de financieel manager waarom dit niet is gebeurd.

Exporteren betaling

De financieel administratief medewerker maakt van de geautoriseerde facturen die op de betaaladvieslijst staan, een betaling in SAP aan. De financieel administratief medewerker exporteert deze lijst naar een betaalbatch. SAP boekt de gegevens nu automatisch naar een bestand “betalingen onderweg”.

Uitvoeren betaling

De financieel administratief medewerker opent het betaalprogramma C&E Banking, waar zij zich ook moet inloggen d.m.v. het invoeren van een username en password. De financieel administratief medewerker importeert de betaalbatch in het betaalprogramma. Het betaalprogramma genereert nu automatisch een betaallijst. De financieel administratief medewerker controleert het totaalbedrag op de betaaladvieslijst met het totaal bedrag op de betaallijst. De financieel administratief medewerker controleert verder de juiste en volledige import van de posten op de betaallijst met de betaaladvieslijst en facturen:

 juiste tenaamstelling;  bankrekeningnummer;  bedrag.

De betaallijst en de achterliggende facturen gaan naar de financieel manager. De financieel manager controleert de volgende punten:

 Controle of het totaalbedrag op de betaallijst overeenkomt met het bedrag in het systeem telebankieren;  Controle of alle facturen voorzien zijn van een paraaf van de tekeningsbevoegde medewerker;

 Controle of de som van de rekeningnummers in het systeem telebankieren overeenkomt met de betaallijst. - Bij akkoord autoriseert het hoofd administratie de betaallijst.

- Bij afwijkingen maakt de financieel administratief medewerker een nieuwe betaallijst aan. Procuratie

(15)

betaalprogramma, vervolgens procureert de financieel manager. De business team manager controleert ook of het totaalbedrag op de betaallijst overeenkomt met het totaalbedrag in het betaalprogramma. De business team manager procureert als tweede. Procuratie vindt plaats door het invoeren van een digitale handtekening en pincode. Bij het invoeren van de tweede handtekening worden de betalingen automatisch verzonden. De financieel manager archiveert de betaallijst bij de bankstukken op nummer.

Verwerken betalingen in financi„le administratie

De bankafschriften komen bij de financieel administratief medewerker binnen. De financieel administratief medewerker controleert het totaal betaalde bedrag op het bankafschrift met het totaalbedrag op de betaallijst. De financieel

administratief medewerker zet het volgnummer van het bankafschrift op de factuur. Zodat bij de maandafsluiting gezien kan worden in welke betalingsrun de factuur is betaald.

De financieel administratief medewerker vraagt in SAP de “betalingen onderweg” op en selecteert de betaalde posten aan de hand van de bankafschriften. SAP boekt nu automatisch de betalingen in SAP. De financieel administratief medewerker archiveert de bankafschriften en de betaallijsten bij de bankstukken op nummer van het bankafschrift.

Controle van ontvangen creditbedragen

Het volgnummer van het bankafschrift zet de financieel administratief medewerker op de creditfactuur. De financieel administratief medewerker vergelijkt het ontvangen bedrag op het bankafschrift met de creditfactuur. Komen deze bedragen overeen, dan boekt de financieel administratief medewerker de ontvangsten in SAP en archiveert de bankafschriften op nummer. SAP boekt nu automatisch de ontvangsten in SAP.

Komen de ontvangen bedragen niet overeen met de factuur, dan neemt de financieel administratief medewerker contact op met de commercieel medewerker, welke contact opneemt met de crediteur.

Taken:

 De financieel administratief medewerker heeft als taak de betalingen klaar te zetten en de betaling te boeken in de financi„le administratie.

 De financieel manager heeft als taak de betaallijsten te controleren en te autoriseren.  De financieel manager controleert de betaling en verzorgt de 1e_procuratie.

 De business team manager verzorgt controleert de betaling en verzorgt de 2e

procuratie.  De financieel administratief medewerker controleert de ontvangen creditbedragen.

 De financieel manager heeft de bevoegdheid de 1e

procuratie te verzorgen.  De businessteam manager heeft de bevoegdheid om de 2e

procuratie te verzorgen.

 De financieel administratief medewerker is bevoegd om de boekingen van de betalingen en ontvangsten van creditbedragen te verrichten in SAP.

 De financieel manager is verantwoordelijk voor de controle op de juiste en volledige betaling aan crediteuren.  De businessteam manager is verantwoordelijk voor de controle van betalingen aan crediteuren.

 De financieel administratief medewerker is verantwoordelijk voor een juiste, volledige en tijdige boeking van de betalingen in de financi„le administratie.

 Selecteren van betaling.  Archiveren bankafschriften en betaallijst.

 betaaladvieslijst van de financi„le administratie;  map “facturen niet betaald”.

 map met betaalde facturen;  betaallijsten;

 map bankafschriften.

Deze gegevens gaan naar de financi„le administratie.

 SAP;

 Betaalprogramma C&E Banking.

 Accuratesse van de financieel administratief medewerkers m.b.t. de selectie van te betalen facturen.

 liquiditeitsposities;  achterstallige betalingen.

 Aantal aanmaningen van leveranciers;

 Percentage facturen binnen betalingstermijn betaalt;  Aantal malen op “hold” gezet door de leveranciers;  Hoeveel dagen na verval betaald wordt.

(16)

 Niet van toepassing.  Er is geen structureel overleg met betrekking tot dit proces. De medewerkers die bij dit proces betrokken zijn, hebben onderling overleg op de werkvloer.

 1 keer per week.  Uitvoeren betaling

# 16.000 crediteuren

aan # 16.005 betalingen onderweg  Boeken koersverschillen

#46.025 koersverschil inkoop aan #16.000 crediteuren

of

#16.000 crediteuren aan #46.025 koersverschil inkoop  Boeken ontvangst creditbedrag

# 11.200 bank Aan # 16.000 crediteuren  Boeken dagafschriften

# 16.005 betalingen onderweg aan # 11.100 bank

Kwaliteit: Beschikbare werkinstructies en procedures:

 Kwaliteit wordt gewaarborgd door de functiescheiding bij de procuratie.

(17)

1.2 V

OORRAADBEHEER

1.2.1

BEHEER ARTIKEL STAMBESTANDEN

Hoofdproces: Voorraadbeheer

Subproces: Beheer artikel stambestanden

Proceseigenaar: Sales managers

Het waarborgen van een (blijvend) juist artikel stambestand.

 Accuratesse werknemers;

 Tijdig en juist doorvoeren van de mutaties.

 Aantal foutieve invoeringen;

 Percentage niet tijdig doorgevoerde mutaties.

Trigger

De trigger is het invoeren in de database in KT-IS van een nieuw artikel door een commercieel medewerker. Invoeren nieuwe artikelen in stambestand

Het aanleggen van artikel stambestanden gebeurt door de commercieel medewerker.

De commercieel medewerker meldt zich aan door zijn username en password in te voeren in KT-IS. Deze worden getoetst aan een autorisatietabel. De commercieel medewerker maakt een nieuw artikel aan in het artikel stambestand en is hier verantwoordelijk voor. De commercieel medewerker voert de artikelgegevens aan de hand van gegevens die op de site van de leverancier staan in. Staan er geen of te weinig gegevens op de site, dan worden deze uit de catalogus van de leverancier gehaald. De belangrijkste gegevens zijn:

 Partnummer;  Merk;

 Productomschrijving. Muteren artikelen in stambestand

Mutaties in het artikel stambestand komen weinig voor. Mutaties worden aan de hand van gegevens van de sites van leveranciers of opgestuurde product-updates van leveranciers door de commercieel medewerker doorgevoerd op dezelfde wijze als de invoer van nieuwe artikelen.

Opschonen artikelbestand

Artikelen worden niet verwijderd. Dit is niet wenselijk, want artikelen blijven bestelbaar en verhandelbaar. Het is in KT-IS ook niet mogelijk in verband met de historie.

Taken:

 De commercieel medewerker voert artikelgegevens in;  De commercieel medewerker muteert artikelgegevens.

 De commercieel medewerker is bevoegd artikelen toe te voegen en te muteren.

 De commercieel medewerkers zijn verantwoordelijk voor een juiste, volledige en tijdige invoer per merk.

 Invoeren nieuwe artikelen in stambestand  Opslaan artikel stambestand

 Gegevens van de artikelen afkomstig uit de database van de fabrikant.

 De output is een juist en volledig artikel stambestand.

(18)

 KT-IS  Accuratesse en kwaliteit van het personeel bij het invoeren van nieuwe artikelen

 Geen  Mutatieverslag van het artikelenbestand

 geen  geen

 ongeveer 5 keer per week toevoegen van een nieuw artikel.

 Totaal een bestand van 13.500 unieke artikelen, deze zijn niet alleen door RS aangemaakt.

 n.v.t.

Kwaliteit: Procedures en werkinstructies beschikbaar:

(19)

1.2.2 B

EHEER VRIJE VOORRAAD

Subproces: Beheer vrije voorraad

Proceseigenaar: Sales managers

Management moet op elk moment kunnen zien wat de voorraadhoogte is en met welk doel (inkoopvoordeel of snelle levering) deze voorraad aangehouden wordt.

 Accuratesse van medewerkers logistiek en commercieel medewerkers;

 Minimale voorraadverschillen;

 Inzicht juiste voorraadsamenstelling. (welke en aantal producten en de inkoopprijs)

 Aantallen en grootte van correcties op de voorraadadministratie n.a.v. inventarisaties;

 Norm, omloopsnelheid per maand van de voorraad per merk.;  Omvang voorraad t.o.v. omloopsnelheid en omzet;

 Ouderdomsanalyse;

 Afschrijvingen op voorraad ouder dan 3 maanden per merk;  Marge analyse per product;

 Marge analyse van ingekochte pakketen.

Maandelijkse rapportage

Maandelijks wordt intern een rapportage opgesteld door de financieel manager met daarin de administratief aanwezige voorraadhoogte. De financieel manager vraagt de voorraad op in KT-IS onder “overzicht inkoopwaarde - boekwaarde RS pool” en exporteert deze naar een Excel-sheet. Hierin staan de aankoopdatum, inkoopwaarde en boekwaarde vermeld. Indien de gemiddelde omloopsnelheid van een merk boven de 45 dagen komt moet, wordt de business team manager hier op aangesproken door de financieel manager en directie van Kender Thijssen Beheer.

Dagelijkse controle

Indien een bestelling plaats vindt (zie proces “bestellen”) bij een merk waarvan de gemiddelde omloopsnelheid boven de 45 dagen ligt, dient er eerst toestemming verkregen te worden van de algemeen directeur of van de financieel manager van Kender Thijssen Beheer.

Afschrijvingen

Artikelen die langer dan 3 maanden op voorraad liggen, worden in de daarop volgende 3 maanden voor 30% afgeschreven. Artikelen die langer dan 6 maanden op voorraad liggen, worden in de daarop volgende 3 maanden voor 60% afgeschreven, zodat ze in totaal voor 90% zijn afgeschreven. Artikelen die langer dan 9 maanden op voorraad liggen, worden in de daarop volgende 3 maanden voor 10% afgeschreven, totdat de boekwaarde na 1 jaar nihil is. Deze afschrijvingen worden in mindering gebracht op de marge die de commercieel medewerkers behalen en op basis waarvan hun provisie wordt bepaald. Het voorraadniveau wordt altijd weergegeven naar inkoopwaarde. De boekwaarde wordt in KT-IS per dag bijgewerkt, de boeking vindt echter maandelijks plaats.

Beoordeling voorraadsamenstelling

Maandelijks of op verzoek van de sales managers vraagt de financieel manager de voorraad op in KT-IS onder “overzicht inkoopwaarde - boekwaarde RS pool” en exporteert deze naar een Excel-sheet. Hierin staan de artikelen op volgorde van aankoopdatum. Verder staan de inkoopwaarde en boekwaarde vermeld. De financieel manager mailt dit Excel bestand naar de sales managers. Naast dit Excel-bestand wordt de voorraad beoordeeld aan de hand van de overige

managementinformatie. De sales managers beoordelen zelf de voorraadsamenstelling. Bij opruimacties bieden de sales managers de oude voorraad in pakketten aan aan opkopers of laten het verschrotten (zie proces “verschrotten”).

Taken:

 De sales managers zorgen voor een juiste voorraadsamenstelling

 De financieel manager stelt maandelijks een rapportage op van de administratief aanwezige voorraadhoogte.  De financieel manager schrijft de voorraden conform richtlijnen maandelijks af.

 Voorraadbeheer door medewerkers van de afdeling logistiek.

 De algemeen directeur en de manager finance & control van Kender Thijssen Beheer zijn bevoegd om bij overschrijdingen van de gemiddelde omloopsnelheid aankopen voor voorraad goed te keuren.

 De financieel manager is bevoegd om maandelijks afschrijvingen te boeken.

 De sales managers zijn verantwoordelijk voor de bewaking van de voorraadhoogte en voorraadsamenstelling.  De medewerkers van de afdeling logistiek zijn verantwoordelijk voor het juist beheren van de voorraad.

(20)

 Uitdraaien van voorraadlijsten in KT-IS.  Acties (verschrotten, verkoopaanbiedingen) n.a.v. beoordeling voorraadniveau

 Voorraadlijsten uit KT-IS van de financi„le administratie.

 Een courante voorraad.

 Opdracht tot verschrotten of opruimactie.

 KT-IS;  Excel;

 Outlook voor de mailing naar sales managers.

 Accuratesse personeel.  Werkinstructies aanwezig.

 Als de kwaliteit van de sales managers onvoldoende is, te weinig marktinzicht en te weinig verkoopkwaliteiten, dan leidt dit tot hoge voorraden en een onjuiste voorraadsamenstelling.

 omloopsnelheid van de voorraden;  ouderdom van de voorraad in maandelijks

voorraadoverzicht;

 inkoopwaarde van de voorraad;  boekwaarde van de voorraad;

 wekelijkse overzicht ouderdom (uitgesplitst naar 0-3, 3-6, 6-9 of 9-12 maanden) en afschrijving naar merk;

 totale inkoop met boekwaarde;

 verhouding KPI (boekwaarde/inkoopwaarde);  geschreven toelichting (in woorden conclusie)  maximale afschrijving per merk voor de

komende 3 maanden.

 Analyse incourantheid voorraad per artikelgroep;  boekwaarde per partnummer;

 historie, hoeveel gehad van goederen met de volgende gegevens:

- gemiddeld prijsverloop; - hoeveel verkocht; - van welke leverancier.

  Als voorraad een knelpunt dreigt te worden of de afschrijvingen erg hoog zijn wordt dit besproken in de business team meetings.  Remarkable meeting 2 wekelijks

 Geen daadwerkelijke transacties, omdat het alleen beheer betreft;

 Maandelijks boeking van de afschrijvingen.

 Afschrijving:

# 51.3xx afschrijvingskosten aan # 30.100 afschr. voor handel

Kwaliteit: Procedures en werkinstructies beschikbaar:

 Door een adequaat voorraadbeheer wordt een courante voorraad gewaarborgd

(21)

1.2.3 I

NVENTARISEREN

Subproces: Inventariseren

Proceseigenaar: Business team manager

Het vaststellen dat de voorraad volgens de voorraadadministratie overeenstemt met de fysieke aanwezige voorraad.

 Accuratesse van medewerkers logistiek en commercieel medewerkers;

 Duidelijke inventarisatieprocedures;  Ordelijk magazijn;

 Minimale voorraadverschillen.

 Aantallen correcties op de voorraadadministratie per merk;  Voorraadverschillen met bedragen en reden.

Voorbereiding jaarlijkse integrale inventarisatie

Bij de jaarlijkse inventarisatie vraagt de business team manager het voorraadbestand op in KT-IS. De business team manager draait een voorraadlijst uit van de artikelen die op dat moment op voorraad horen te liggen. Op de voorraadlijst staan de volgende gegevens:

 artikelnummer;  omschrijving;  inventaris nummer.

Er worden tel ploegen gevormd die uit twee personen bestaan. De tel ploegen worden gevormd door commercieel medewerkers en medewerkers van de afdeling logistiek. Elke tel ploeg krijgt van de business team manager een voorraadlijst.

Uitvoeren integrale inventarisatie

De telploegen van 2 personen tellen de voorraad. De aanwezige goederen worden afgevinkt op de voorraadlijst. De

medewerkers die hebben geteld sturen de voorraadlijst op naar de financieel manager. De financieel manager maakt van de voorraadlijsten een verschillenlijst in Excel. Hij draait de verschillenlijst uit. De verschillenlijst en de voorraadlijsten stuurt de financieel manager naar de business team manager.

Analyse verschillen

De business team manager bekijkt de verschillenlijst. De sales manager per merk probeert te achterhalen waar de missende goederen zijn gebleven of dat ze matchen met goederen die niet op de lijst stonden en wel aanwezig waren. De business team manager stelt een reserveringscontract op in KT-IS voor de goederen die niet traceerbaar waren. Er is geen procedure van dit proces voor handen.

Afboeken verschillen

Als artikelen niet meer te traceren zijn, stelt de business team manager in een zogenoemd nul-contract op in KT-IS. Hierin worden de goederen die niet te traceren zijn aan zich zelf verkocht voor € 0,- , zodat de goederen uit de boekhouding verdwijnen. Zie verder proces “verschrotten”.

Opboeken verschillen

Artikelen die wel aanwezig waren en niet gematcht konden worden met de tellijst of de ontbrekende goederenlijst, worden opgeboekt tegen een redelijke waarde, welke bepaald worden door de sales managers. De opboeking wordt geautoriseerd door de business team manager en de financieel manager.

Taken:

 De business team manager draait de voorraadlijsten uit.

 De medewerkers logistiek en commercieel medewerkers voeren de inventarisatie uit.

 De financieel manager en de business team manager stellen het afboekingvoorstel op en autoriseren deze.  De sales managers bepalen de inkoopwaarde van surplus goederen.

 De business team manager is bevoegd om de voorraadlijsten uit te draaien en de verschillenlijsten op te stellen en te autoriseren.

 De business team manager en de financieel manager zijn bevoegd afboekingvoorstellen op te stellen.  De financieel manager is bevoegd de op- en afboekingen te boeken.

(22)

 De business team manager is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de telling.  De sales manager per merk is verantwoordelijk voor het achterhalen van missende artikelen.

 De business team manager en de financieel manager zijn verantwoordelijk voor het opstellen van het afboekingvoorstel.  De business team manager is verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van het afboekingvoorstel.

 De medewerkers logistiek zijn verantwoordelijk voor de juiste voorraad.

 Uitdraaien voorraadlijsten  Afboeking van de voorraadverschillen.

Voorraadlijsten, afkomstig van de business team manager.

 De verschillenlijst gaat naar de business team manager;  Het afboekingvoorstel gaat naar de business team manager.

 KT-IS voor de tellijsten;  Excel voor een verschillenlijst.

 Nauwkeurige opslag door medewerkers logistiek;  Nauwkeurige verwerking van orders door commercieel

medewerkers.

 Geen  Analyse voorraadverschillen:  artikelen;

 boekwaarde en inkoopwaarde;  oorzaak verschillen;

 voorgestelde afhandeling.

 Geen  Geen

 Minimaal 1 x per jaar integrale inventarisatie.  Afboeken voorraadverschillen: #51.xxx kostprijs

# 30.100 vrijval afschrijvingen Aan # 30.000 voorraad handel  Opboeken voorraadverschillen:

# 30.000 voorraad Aan # 51.xxx kostprijs

De voorraad en kostprijs is bij deze boeking altijd 0.

 Door het uitvoeren van een inventarisatie wordt de kwaliteit (betrouwbaarheid) van de

administratie gewaarborgd.

(23)

1.2.4 V

ERSCHROTTEN

Subproces: Verschrotten

Proceseigenaar: Sales manager

Het juist en tijdig administratief verwerken en fysiek vernietigen van apparatuur om de voorraadhoogte beperkt te houden en hierdoor onnodig ruimtebeslag in het magazijn te voorkomen en de omloopsnelheid te verhogen.

 Juistheid en tijdigheid van het administratief en fysiek vernietigen

 Kennis van de markt door commercieel medewerkers;

 Attentheid van de medewerkers bij DTC.

 Aantal foutief verwerkte vernietigvoorstellen;

 Omloopsnelheid van de voorraad.

Trigger vanuit voorraad opschoonactie

De financieel manager vraagt de voorraad op in KT-IS onder “overzicht inkoopwaarde - boekwaarde RS pool” en exporteert deze naar een Excel-sheet. Hierin staan de aankoopdatum, inkoopwaarde en boekwaarde vermeld. De sales manager beoordeelt aan de hand van deze lijst welke goederen (aan een opkoper) verkoopbaar zijn. Indien de goederen niet meer verkoopbaar zijn, komen ze in een vernietigingsvoorstel.

Trigger vanuit DTC

De medewerker (D)TC komt goederen in de voorraad of uit RMA’s tegen die kapot zijn. De medewerker van (D)TC mailt naar de verantwoordelijke sales manager dat er goederen vernietigd moeten worden. De sales manager stelt een

vernietigingsvoorstel op. Trigger vanuit inventarisatie

De trigger kan ook voortkomen uit de inventarisatie, waarbij goederen afgeboekt moeten worden. Het afboekingvoorstel is dan hetzelfde als het vernietigingsvoorstel. Maandelijks gaat een medewerker van de afdeling logistiek met de business team manager of sales manager door het magazijn voor een beoordeling van de voorraad.

Opstellen van vernietigingscontract

De sales manager stelt een “reserveringscontract“ op in KT-IS. In het reserveringscontract staan de volgende gegevens:  Inventarisnummer;

 Partnummer.

Autorisatie van vernietigingsvoorstel

De sales manager draait het vernietigingsvoorstel uit. De sales manager controleert de artikelen op het reserveringscontract met de artikelen op de ouderdomsanalyse en autoriseert het reserveringscontract.

Boeken vernietigingsorder

De sales manager verandert het reserveringscontract in een interne verkooporder in KT-IS. De order is aan Remarkable Systems zelf gericht. De sales manager geeft de order het kenmerk scrap mee en draait een orderbevestiging uit. De sales manager autoriseert de orderbevestiging.

Vernietigen

De medewerker van de afdeling logistiek vraagt de levering op in KT-IS en draait een interne paklijst en een paklijst van de levering. De medewerker van de afdeling logistiek pickt de goederen. De medewerker van de afdeling logistiek vergelijkt de gepickte artikelen met de interne paklijst. Vervolgens plaatst de medewerker van de afdeling logistiek de goederen in de container. De medewerker van de afdeling logistiek draait van de levering in KT-IS een paklijst. De medewerker van de afdeling logistiek tekent de paklijst om zichtbaar te maken dat de goederen op de paklijst zijn vernietigt.

Boeken vernietiging

De medewerker van de afdeling logistiek boekt de goederenafgifte in KT-IS door de order te (C)losen. KT-IS boekt nu de goederen uit voorraad. De medewerker van de afdeling logistiek stuurt de interne paklijst, de ondertekende paklijst en het scrapvoorstel met de orderbevestiging naar de commercieel medewerker. De commercieel medewerker archiveert de interne paklijst, de ondertekende paklijst en het scrapvoorstel met de orderbevestiging in de map verkooporders (op ordernummer).

Taken:

 De sales manager stelt vernietigingsvoorstel op en autoriseert het vernietigingsvoorstel en de orderbevestiging.  De sales manager maakt de order en levering aan in KT-IS.

(24)

 De sales manager is bevoegd vernietigingsvoorstellen op te stellen en te autoriseren.

 De medewerker van de afdeling logistiek is bevoegd producten uit de voorraad te halen en in de scrapcontainer te plaatsen.

 De sales manager is verantwoordelijk voor het tijdig vernietigen en het naleven van de procedure.

 De medewerkers van de afdeling logistiek zijn verantwoordelijk voor de juiste, tijdige en volledige vernietiging van de goederen.

 De logistiek medewerker is verantwoordelijk voor het tijdig boeken van de “goederenuitgifte”.

 Opstellen vernietigingsvoorstel door sales manager.

 Archiveren vernietigingsvoorstel met paklijst en orderbevestiging.

De input kan 3 oorzaken hebben:

 Vernietigingsvoorstel na opschoonactie door sales manager;

 op aanvraag van DTC;

 vernietigingsvoorstel na inventarisatie afkomstig van de sales manager.

 De ondertekende vernietigingsvoorstellen;  De ondertekende orderbevestiging;  De picklijst;

 De ondertekende paklijst.

Deze documenten gaan naar de financi„le administratie voor controle en archivering.

 KT-IS;

 Outlook voor doorgeven van (foto’s van) gebreken.

 Marktkennis van commercieel medewerkers, zodat de voorraad courant blijft.

 Juiste behandeling van de voorraad door medewerkers van de afdeling logistiek.

 omloopsnelheid van de voorraden;  ouderdom van de voorraad in maandelijks

voorraadoverzicht;

 inkoopwaarde van de voorraad;  boekwaarde van de voorraad;

 wekelijkse overzicht ouderdom (uitgesplitst naar 0-3, 3-6, 6-9 of 9-12 maanden) en afschrijving naar merk;

 totale inkoop met boekwaarde;

 verhoudings KPI (boekwaarde/inkoopwaarde);  kasstroomoverzicht inkoop per jaar/maand;  geschreven toelichting (in woorden conclusie);  maximale afschrijving per merk voor de

komende 3 maanden.

 Rapportage:

- verschrotte goederen; - reden verschrotting.

  1 keer per maand tussen business team manager en medewerker van de afdeling logistiek.

 daadwerkelijk vernietigen komt zeer weinig voor  Boeken Vernietiging:

#51.xxx kostprijs

# 30.100 vrijval afschrijvingen Aan # 30.000 voorraad handel

 Door een adequaat verschrotproces is de courantheid van de voorraad gewaarborgd

 Vernietigingsprocedure;

(25)

1.3 U

ITVOERING

1.3.1 P

LANNING OPDRACHTEN

Hoofdproces: Uitvoering

Subproces: Planning opdrachten

Proceseigenaar: Planner DTC

Het tijdig inplannen van reparaties om tijdig de juiste en volledige configuraties te kunnen leveren.

 Ervaring van de planners;

 Accuratesse van commercieel medewerkers bij ingeven prƒ-installatie.

 Betrouwbaarheid leveranciers.

 Benodigde goederen voor prƒ-installatie.

 Klachten van Remarkable Systems inzake het niet tijdig uitvoeren van configuraties.

 Percentage configuraties die niet volgens afspraak uitgevoerd zijn.

Trigger

De planner DTC bekijkt dagelijks of de commercieel medewerker een mail naar de planner DTC met een aanvraag voor de werkzaamheden met contractnummer en een omschrijving van de werkzaamheden heeft gestuurd. Daarna kijkt de planner DTC in KT-IS onder “planning” of er minuten staan ingepland voor technische bewerkingen. Bij 0 minuten worden er geen werkzaamheden ingepland. Indien er minuten ingevoerd zijn, plant de planner DTC in SAP de prƒ-installatie in.

Plannen prƒ-installatie

Indien de goederen allemaal binnen zijn, geeft de planner DTC met een afgesproken code “XX” aan in KT-IS dat alle goederen ingeboekt zijn. De planner maakt op basis van ervaring een inschatting van de tijd die nodig is voor de werkzaamheden. De planner DTC kijkt in SAP hoeveel tijd er ingepland is en of er nog ruimte is voor nieuwe werkzaamheden. Indien de planning vol zit, overlegt de planner DTC met de commercieel medewerker welke orders voorrang moeten hebben. De planner DTC neemt de opgegeven werkzaamheden over uit de mail en voert dit in in SAP. Na het inplannen van de order mailt de planner DTC in een reply de commercieel medewerker dat de order ingepland is. Indien de goederen wel binnen zijn, maar nog niet ingeboekt zijn, wordt dit in KT-IS aangegeven met de code “BX”. Orders met de goederen met de status “BX” verschuift de planner DTC een dag. De planner DTC mailt dagelijks naar alle

commercieel medewerkers de orders waarvan de goederen de status “BX” hebben en een dag verschoven zijn.

De planner DTC kijkt in KT-IS in de planning onder “uitgaande contracten vs inkomende bestellingen” of alles “binnen” of “eigen” is. Daarnaast kijkt de planner DTC in Excel in het bestand “goederen ontvangst Remarkable” of goederen die nog op “bestel” staan, inmiddels wel afgeleverd zijn door de vervoerder, maar nog niet ingeboekt zijn door een medewerker van de afdeling logistiek. Het wijzigen van de codes naar “BX” of “XX” doet de planner DTC dagelijks, voordat de planning

opgemaakt wordt.

Indien de goederen nog niet binnen zijn, geeft de planner dit in KT-IS aan via de code “BE”. De planner DTC verschuift de orders in KT-IS, die op de dag zelf niet uitgeleverd kunnen worden, doordat goederen de code “BE” hebben, een week. De planner DTC mailt dagelijks naar alle commercieel medewerkers de orders waarvan de goederen de status “BE” hebben en een week verschoven zijn. De commercieel medewerker neemt contact op met de leverancier en plant de uitlevering van de order in KT-IS opnieuw in voor een datum dat de ontbrekende goederen wel “binnen” zijn. Daarnaast neemt de commercieel medewerker contact op met de klant en meldt dat de goederen op een later tijdstip verzonden worden.

Taken:

 De commercieel medewerker plant orders voor prƒ-installatie in in KT-IS;

 De commercieel medewerker mailt de planner DTC de aanvraag voor prƒ-installatie;  De planner DTC controleert de status van de goederen in KT-IS.

 De planner DTC plant orders in voor prƒ-installatie in SAP.

 De commercieel medewerker is bevoegd orders voor prƒ-installatie in te geven in KT-IS;  De planner DTC is bevoegd orders voor prƒ-installatie in te geven in SAP.