Nota Communicatie 2010-2014
Beste lezer,
Team Communicatie heeft afgelopen jaar een professionaliseringsslag gemaakt.
Het Team heeft zich ontwikkeld tot een intern adviesbureau. Met de afdelingen zijn heldere afspraken gemaakt over de inzet van Team Communicatie. Op deze wijze kunnen wij een optimale bijdrage leveren in de communicatieve
ondersteuning van afdelingen en het management. Ook richting college en raad moeten de verwachtingen over en weer duidelijk zijn. Deze nota geeft kort en bondig de richting aan waar Team Communicatie zich de komende periode op richt. Uiteindelijk doel is de burgers en bedrijven, zo optimaal mogelijk te informeren maar ook oog en oor te zijn voor de organisatie voor wat er leeft in onze gemeente.
Peter Greijn en Ellis van Bussel
Inleiding
Met het aantreden van het nieuwe college is in het coalitieakkoord voor een belangrijk deel richting gegeven aan het communicatiebeleid van de gemeente Asten voor de komende 4 jaar. Centraal thema in dit akkoord is het “investeren in relaties”. Verder is de wens geuit meer aandacht te besteden aan “uitleg van beleid” .
Behalve het bovengenoemde akkoord zijn er andere zaken die bepalend zijn voor de invulling van het communicatiebeleid voor de komende 4 jaar. Dit zijn:
• Dienstverleningsconcept van de gemeente Asten,
• Resultaten van het Rekenkamerrapport: “Onderzoek communicatiebeleid en Burgerparticipatie”
• Samenwerking met de gemeente Someren.
Tijdens een verdiepingsbijeenkomst met het college is nader ingegaan op de speerpunten van het communicatiebeleid voor deze collegeperiode. Deze komen in deze nota aan bod.
Interessant is het wensbeeld dat het college samen met de raad over 4 jaar wil hebben neergezet. Belangrijke componenten van dit wensbeeld zijn: resultaat gerichtheid (ondanks de beperkte middelen), transparantie, daadkracht, zichtbaarheid en oog voor de menselijke maat. Wij willen als Team Communicatie met onderstaande acties een bijdrage leveren aan deze gewenste beeldvorming.
Deze nota is beperkt van omvang. Met het MT/directie is in 2009 al uitvoerig gesproken over de nieuwe werkwijze en doelstellingen. In deze nota gaan wij daar verder niet meer op in. Uitvoeringsaspecten zijn niet in deze notitie opgenomen.
SPEERPUNTEN
Burgerparticipatie
Afgelopen jaren is diverse keren geëxperimenteerd met het instrument burgerparticipatie.
De Rekenkamercommissie heeft daar onlangs een onderzoek naar gedaan. In dit onderzoek is aangekondigd dat burgerparticipatie een belangrijk onderdeel gaat uitmaken van het communicatiebeleid voor de komende collegeperiode. Er is mede een link met het investeren in relaties en communicatie over beleid. De aanbevelingen van de Rekenkamercommissie zijn integraal overgenomen.
Waar staan wij nu?
Tot op heden maakte de gemeente Asten al diverse malen van participatie gebruik bij de totstandkoming van beleid. Denk maar eens aan de toekomstvisie De Avance,
Centrumvisie, Project Bloemenwijk, de invoering van de Wmo en onlangs het ontwerpen van het parkplan (co-creatie). Maar ook op andere niveaus maken wij al gebruik van participatie.
Waar willen wij naartoe?
Tot nu toe is participatie op een min of meer ad hoc wijze gehanteerd. Doel is participatie in te kaderen en te borgen in de organisatie en met name in de nieuwe werkwijze van Team Communicatie. Bij de intake (voorgesprek om te komen tot een communicatieadvies) bepalen Team Communicatie en beleidsmedewerker/ projectleider of een onderwerp
geschikt is voor participatie en vervolgens welke vorm van participatie gekozen kan worden en hoe één en ander nader handen en voeten krijgt. (zie de participatieladder). Dit advies maakt deel uit van de bestuurlijke besluitvorming.
Doelstellingen participatie
De twee belangrijkste doelstellingen van participatie zijn ons inziens optimaal gebruik maken van bestaande expertise in de samenleving en als tweede het creëren van draagvlak voor beleid.
In de commissiebehandeling is opgemerkt dat burgerparticipatie zeer serieus moet worden genomen waarbij burgers zoveel mogelijk moeten worden uitgenodigd.
Participatie is een (communicatie) instrument om beleid tot een succes te maken. Team Communicatie zal waar mogelijk participatie inzetten.
Adviezen Rekenkamercommissie overgenomen
Het voert te ver om in deze nota in concreto nader in te gaan op de uitwerking. Gelet op het feit dat de commissie (terecht) veel belang hecht aan burgerparticipatie is in de bijlage de nota Burgerparticipatie in Asten bijgevoegd.
De rekenkamercommissie heeft in haar advies aangegeven burgercommunicatie op een structurelere wijze aan te pakken. Met de nieuwe werkwijze van communicatie is dit advies al overgenomen. Meer dan voorheen zal Team Communicatie nieuwe media inzetten om een grotere doelgroep te bereiken en participatietrajecten beter te kunnen ondersteunen.
De mix aan middelen is groter en kan dus specifieker per doelgroep worden bepaald conform het advies van de Rekenkamercommissie.
Verder gaan wij extra aandacht besteden aan de terugkoppeling naar betrokkenen over het verloop van het traject en wat met de ingebrachte adviezen is gebeurd.
Afspraak:
- Team Communicatie is bij de intake van communicatievraagstukken alert waar burgerparticipatie als instrument kan worden ingezet.
- Team Communicatie koppelt jaarlijks aan het MT, college en raad terug hoeveel burgerparticipatietrajecten zijn doorlopen.
- Team Communicatie geeft extra aandacht aan terugkoppeling van de ingebrachte adviezen aan betrokkenen.
Investeren in relaties
Zichtbaarheid en betrokkenheid van het bestuur (college en raad) in het maatschappelijk veld zijn belangrijke thema’s de komende periode.
Voor de raad - en commissievergaderingen zijn plannen in voorbereiding om deze via televisie uit te gaan zenden. Siris heeft ook het plan commissievergaderingen voortaan live uit te gaan zenden. Door meer gebruik te maken van audiovisuele media (al dan niet in combinatie met onze internetsite) vergroot de zichtbaarheid van het raads- en
commissiewerk.
Ook de individuele collegeleden investeren in (externe) relaties in het belang van de
Astense of regionale belangenbehartiging. Bijvoorbeeld voor het verkrijgen van subsidies en beïnvloeding van beleid. Het gaat daarbij onder meer om bestuurlijke netwerken en
gemeenschappelijke regelingen. Deze extern gerichte oriëntatie wordt benadrukt in communicatie-uitingen en maakt onderdeel uit van de beeldvorming.
In het verleden heeft het college ervaring opgedaan met themagerichte bezoeken. Deze bezoeken willen wij in de komende periode intensiever en doelgerichter oppakken. Doel van deze bezoeken is de zichtbaarheid te vergroten en informatie te halen over wat er leeft en speelt. De bezoeken dienen tevens om uitleg te geven over en begrip te kweken voor het gemeentelijk beleid.
Het investeren in relaties willen wij verder tot uitvoering brengen door inzet van (eigen) media. Meer dan voorheen gaan wij gebruik maken van bestaande en nieuwe media en beeld om de zichtbaarheid te vergroten en uitleg te geven van het gevoerde beleid.
Belangrijke kanalen zijn in eerste instantie Radio / TV Siris en de gemeentepagina maar ook Social Media als Twitter, Hyves, Linkedin en Facebook waarop de gemeente nu al actief is.
Bij ieder mediacontact en openbaar optreden zal bewust bekeken worden welke boodschap gecommuniceerd gaat worden.
De “zichtbaarheid” van het college en raad is belangrijk en zowel het college als Team Communicatie zijn hier alert op. Team Communicatie geeft daarbij meer aandacht aan de inzet van eigen media en van filmopnames. Met het Burgerjaarverslag zijn daar de eerste ervaringen mee opgedaan. Te denken valt aan meer korte filmopnames en deze via internet/twitter te verspreiden.
Frequente en heldere communicatie
Een tweede belangrijke focus voor Team Communicatie vormt een frequente en heldere communicatie over het gevoerde beleid. Daarbij is de inzet van bestaande en nieuwe middelen belangrijk.
Zeker nu het college in het kader van de kerntakendiscussie ingrijpende besluiten moet nemen is uitleg van beleid van wezenlijk belang.
Team Communicatie is scherp op wat de burger (ontvanger) wil weten en niet
alleen wat de zender (gemeente) kwijt wil. Er is een sterke link met bovenstaand thema, investeren in relaties.
Afspraak:
- Team Communicatie is alert op de inzet (Proactief) van alle bestaande en nieuwe middelen voor de uitleg van beleid. De betreffende thema’s worden per kwartaal door het college en MT bepaald.
- Actieve inzet gemeentepagina met speciale periodieke rubriek voor collegeleden.
- Actievere persbenadering door intern actiever op zoek te gaan naar nieuwsmomenten (oa via poho verslagen).
Beleidsresultaten communiceren
De afgelopen tijd zijn de nodige lastige dossiers losgetrokken. Zowel bestuurlijk als ambtelijk bestaat de neiging hier weinig aandacht aan te besteden en over te gaan tot de orde van de dag. Dat is jammer want hiermee kan ook publiekelijk inzichtelijk worden gemaakt wat de inzet van bestuur (college en raad) en organisatie is geweest om iets tot een succes te maken.
Afspraak:
- Team Communicatie besteedt bij de begeleiding van projecten specifieke aandacht aan het communiceren van beleidsresultaten. Daarbij haken wij zoveel mogelijk in op natuurlijke monumenten zoals bij ingebruiknames, openingen etc.
- Meer dan voorheen worden hiervoor eigen media ingezet en vindt actieve persbenadering plaats.
- Aandachtspunt is de keuze van een originele opzet om media-aandacht te genereren.
Jaarlijkse terugkoppeling bereikte resultaten
Er zijn enkele “natuurlijke” momenten waarbij het gemeentebestuur in de gelegenheid is aan te geven welke resultaten zijn bereikt. Dit is natuurlijk, in eerste instantie, de
jaarrekening. Verder zijn er het burgerjaarverslag en de nieuwjaarstoespraak. Via de eigen media zetten wij actiever in op de bereikte resultaten. Te denken valt aan een aparte gemeentepagina als een beknopt jaarverslag. Ook media als Siris of de website kunnen hiervoor ingezet worden.
Afspraak:
- Natuurlijke momenten benutten voor communicatie van bereikte resultaten.
- Uitbrengen van een beknopt jaarverslag in Peelbelang.
Aandacht voor de klant
In het kader van de nieuwe dienstverlening is de focus op de klant belangrijk. Bij het plannen van en uitvoeren van activiteiten dient meer rekening te worden gehouden met de burgers voor mogelijke overlast en hinder die zij ondervinden. Met de afdelingen Openbare Werken en Ruimtelijke Ontwikkeling gaan wij een protocol ontwikkelen omtrent het
informeren voor overlastgevende werkzaamheden en de “nazorgfase”. Gelet op de vele bouwprojecten in het centrum en dito overlast is dit een belangrijk onderwerp voor de komende jaren.
Afspraak:
- Met Openbare Werken en RO communicatieprotocol op te stellen over de wijze van communicatie bij overlastgevende projecten in de woonomgeving.
Website
De website vormt een belangrijk kanaal voor de communicatie en dienstverlening naar de burger. Het vormt de voorkant van onze dienstverlening. De verdere uitbouw van digitale producten en borging van het contentbeheer door afdelingen vormen de speerpunten voor de komende periode.
Nieuwe media
De opkomst van de social media heeft ook gevolgen voor bedrijven en de overheid. Team Communicatie zet in 2010 de eerste stappen om deze media in te zetten in de middelen mix. De eerste inzet heeft reeds plaatsgevonden. Persberichten zijn via Twitter, Hyves en Facebook te lezen. In hoeverre collegeleden en raad een rol kunnen vervullen in deze media bekijken wij in een latere fase. Het college heeft aangegeven behoefte te hebben aan een nadere verdieping over dit thema. Team Communicatie zal dit voor dit voorjaar oppakken.
Afspraak
- Twitter account en Hyves/Facebook pagina inzetten als communicatiemiddel.
- Organisatie themabijeenkomst nieuwe media voor het college in het voorjaar 2011
Going Concern
Op basis van de jaarplanning worden met de afdelingshoofden afspraken gemaakt over de ureninzet van Team Communicatie. Deze worden met het MT teruggekoppeld. Alle
aanvragen worden met een intake ingeboekt waarin de afspraken over de inzet duidelijk zijn vastgelegd. Deze manier van werken werkt tot op heden goed en zorgt voor
duidelijkheid over en weer. Bovendien heeft Team Communicatie meer grip en wordt sneller betrokken in een beleidsvoorbereidend stadium. De afspraken die met de afdelingen zijn gemaakt ten aanzien van de ureninzet behoren tot de going concern en worden in deze nota niet nader besproken. De meeste uren staan overigens gereserveerd voor de communicatie rond het project Dienstverlening.
Interne communicatie
Afgelopen jaar zijn alle afdelingen, MT en college bezocht en geïnformeerd over de nieuwe werkwijze van communicatie. Met het MT zijn ook afspraken gemaakt over de prioritering van de taken van Team Communicatie. Ook zal met het MT overleg plaatsvinden over specifieke communicatiewensen van het MT. Ter versterking van de interne
communicatie is in 2010 een nieuw personeelsblad in het leven geroepen.
Het intranet is inmiddels sterk verouderd. Samen met betrokken afdeling(en) zal in 2011 extra inzet plaatsvinden op de uitbouw /actualisering van het internetsysteem.
Afspraak:
- Jaarlijks inventariseren communicatiewensen MT - Actualisatie en uitbouw intranet in 2011
Planning, formatieve- en financiele consequenties
Team Communicatie heeft in 2009 en professionaliseringsslag gemaakt. Naar verwachting zullen bovengenoemde actiepunten binnen de huidige gereserveerde capaciteit worden uitgevoerd. Extra financiële consequenties worden niet verwacht.
Na goedkeuring van deze nota in september door het college en in november door commissie en raad zal het Team Communicatie vol enthousiasme starten met de uitvoering!
Team Communicatie Peter Greijn
Ellis van Bussel
Bijlage 1:
Planning afspraken
Afspraak Uitvoering
Organisatie van vier themagerichte college collegeleden
2011 Zendtijd (radio en TV) voor collegeleden en
fracties organiseren bij Siris.
2010 (4e kwartaal) Opzet Twitter, Hyves, Linkedin en Facebook
pagina’s en bekijken hoe collegeleden en fracties daarin een rol kunnen gaan spelen
2011 (1e kwartaal )
Aandacht voor de mogelijkheid van filmbeelden en nieuwe media
2010 (4e kwartaal) In collegeberaad agendapunt Communicatie
gebruiken om te bepalen welke
evenementen/gebeurtenissen en andere publieke optredens bezocht worden en de communicatieboodschap bepalen
2010 (4e kwartaal)
Aandacht voor externe oriëntaties
collegeleden in het belang van de gemeente Asten
Reeds ingezet
Team Communicatie is alert op de inzet (Proactief) van alle bestaande en nieuwe middelen voor de uitleg van beleid. De betreffende thema’s worden per kwartaal door het college bepaald in het
collegeoverleg.
2010 (4e kwartaal)
Actieve inzet gemeentepagina Reeds ingezet Actievere persbenadering door intern
actiever op zoek te gaan naar
nieuwsmomenten (oa via poho verslagen).
Reeds ingezet
Team Communicatie zal bij de begeleiding van projecten specifieke aandacht besteden aan het communiceren van resultaten.
Daarbij zal zoveel mogelijk worden
ingehaakt op natuurlijke monumenten zoals bij ingebruiknames, openingen etc.
Reeds ingezet
Meer dan voorheen zullen hiervoor eigen media worden ingezet en een actieve persbenadering plaatsvinden
Reeds ingezet
Aandachtpunt is de keuze van een originele opzet om media-aandacht te genereren
Al ingezet Met Openbare Werken en RO
communicatieprotocol opstellen
2011 (1e kwartaal) Natuurlijke momenten beter uitventen
m.b.t. bereikte resultaten
Reeds ingezet Presentatie Jaarrekening gebruiken voor 2011 (2e kwartaal)
het uitbrengen van een jaarverslag in Peelbelang.
Communicatie is bij de intakes alert waar burgerparticipatie als instrument kan worden ingezet.
Reeds ingezet
Communicatie koppelt jaarlijks aan het MT terug hoeveel burgerparticipatietrajecten zijn doorlopen
2011 (4e kwartaal)
Twitter account en Hyves/Facebook pagina inzetten als communicatiemiddel
Reeds ingezet) Organisatie themabijeenkomst nieuwe
media voor het college in het najaar 2010
2010 (4e kwartaal) Jaarlijks inventariseren
communicatiewensen MT
2011 (1e kwartaal) Actualisatie en uitbouw intranet in 2011 2011
Uitwerken live uitzendingen Siris van raad- en commissievergaderingen
2011 Extra aandacht aan terugkoppeling
resultaten participatie aan deelnemers
2011
Bijlage 2
PARTICIPATIE IN ASTEN
Voor het begrip participatie zijn vele definities in omloop. Wij verstaan onder participatie burgers en belanghebbenden betrekken met als doel bevordering van de kwaliteit van gemeentelijk beleid en vergroting van het draagvlak. De manier waarop en wanneer participatie wordt ingezet kan verschillen.
Waar staan wij nu?
Tot op heden maakte de gemeente Asten al diverse malen van participatie gebruik bij de totstandkoming van beleid. Denk maar eens aan de toekomstvisie De Avance, centrumvisie, Project Bloemenwijk of de invoering van de Wmo.
Waar willen wij naartoe?
Tot nu toe is participatie op een min of meer ad hoc wijze gehanteerd. Doel van deze korte nota is participatie in te kaderen en te borgen in de organisatie en met name in de nieuwe werkwijze van Team Communicatie. Deze nota dient als handvat om te bepalen of een onderwerp geschikt is voor participatie en vervolgens te bepalen welke vorm van participatie gekozen kan worden en hoe een en ander nader voeten krijgt. Geen theoretische bespiegelingen dus maar een praktische handleiding voor beleids- en
communicatieadviseurs van de gemeente Asten. Op dit vlak is al het nodige geschreven in den lande. De belangrijkste elementen zijn in deze nota opgenomen.
Doelstelling participatie
Belangrijkste doelstelling van participatie is ons inziens het creëren van draagvlak voor beleid. Door belanghebbenden in een vroeg stadium mee te laten denken over beleid voorkom je in een latere fase mogelijke bezwaren. Bovendien worden belanghebbenden meegenomen in het hele afwegingsproces van belangen. Dit kan de acceptatie (en draagvlak) van het uiteindelijk gekozen beleid vergroten. Bijkomend effect is imagoverbetering voor de gemeente.
Borging
Team communicatie gaat via een vast te stellen stramien de intake van projecten verzorgen. Participatie gaat hier deel van uitmaken.
Bij de intake van projecten door communicatie onderzoekt de communicatieadviseur in samenspraak met projectleider en eventueel na consultering van de verantwoordelijk portefeuillehouder of en welke wijze van participatie gekozen gaat worden. Dit wordt als zodanig in de communicatieparagraaf van het college-,commissie- en raadsvoorstel opgenomen en uitgewerkt in het communicatieadvies van het beleidsstuk opgenomen.
De kosten voor participatie kunnen bij de raming van de totale kosten worden meegenomen.
Participatieladder
Burgerparticipatie heeft verschillende vormen die gerangschikt kunnen worden via de zogenaamde participatieladder. De verschillende stappen op de ladder staan voor een verdergaande vorm van invloed. Hoe hoger op de ladder, des te meer invloed. Bij elke trede horen weer diverse participatiemiddelen (communicatiemiddelen).
Daarnaast is van overheidswege een hulpmiddel ontwikkeld om te bepalen of een interactieve aanpak geschikt is. Zie bijlage 1 met toelichting.
Trede: 1 Informeren (Niet interactief)
Communicatiemiddelen: Informeren
Website/ gemeentelijke pagina/brieven etc. Het betreft hier eenrichtingsverkeer en inwoners krijgen niet de kans om te reageren.
Trede 2: Raadplegen
Het politiek bestuur bepaalt in hoge mate zelf de politieke agenda voor besluitvorming. De betrokken burgers en organisaties worden gezien als gesprekspartners bij de ontwikkeling van beleid. De gespreksresultaten vormen mogelijke bouwstenen voor beleid. Politieke bestuurders verbinden zich niet aan de resultaten die uit de gesprekken voorkomen.
Communicatiemiddelen: Raadplegen
1 Digitale debatten: Digitale debatten, oftewel internetdiscussies, zijn een instrument om relatief veel burgers een mening te laten geven en hen te helpen zich een mening te vormen over een beleidsonderwerp, onafhankelijk van tijdstip en plaats.Dit is mogelijk met onze website.
2 Enquête: Via een enquête kan een representatief deel van een doelgroep worden gevraagd naar hun mening over bepaalde onderwerpen. Dit is mogelijk via onze site 3 Burgerpanels: Met één of meer relatief kleine en homogene groepen burgers een
diepgaand, geleid gesprek te voeren over een gecompliceerd beleidsonderwerp met als doel inzicht te krijgen in de manier waarop verschillende categorieën burgers over dat onderwerp denken en vooral de manier waarop meningsvorming daarover plaats vindt.
4 Inloopdiscussie en inspraakavond: De eerste heeft geen centrale introductie, maar de tweede wel. Bij de bijeenkomsten worden de reacties van de inwoners
meegenomen bij de verdere ontwikkeling van de plannen. Ook krijgen de inwoners een reactie van het gemeentebestuur.
5 Klankbordgroep: Dit is een vaste groep inwoners die gevraagd kan worden naar standpunten en meningen. De klankbordgroep wordt voor een langere periode samengesteld. De reacties van de klankbordgroepen worden meegenomen bij de ontwikkeling van nieuwe plannen.
6 Scenariomethode: De scenariomethode is een manier om voor een bestuurlijke eenheid (lees gemeente) verschillende denkbare toekomsten te construeren.
Scenario's geven inzicht in mogelijk toekomstige ontwikkelingen en kunnen zo hulpmiddel zijn bij het formuleren van langtermijn beleid. Burgerparticipatie daarbij maakt burgers bewust van de invloed van externe processen op beleid en van de beperkte mogelijkheden om die processen politiek bij te sturen. Daarnaast kan participatie de legitimiteit van langetermijn beleid vergroten.
7 Schouw: De schouw wordt meest toegepast op wijk- en dorpsniveau. Burgers gaan samen met betreffende beleidsambtenaren en politiek bestuurders (raadsleden, wethouder) wandelend of fietsend een buurt, wijk of dorpskern in en maken een tocht langs specifieke plekken. Ter plaatse bekijken ze de situatie en spreken ze met bewoners en besturen van dorps en wijkraden.
Trede 3: Adviseren
Het politiek bestuur stelt de politieke agenda samen. De betrokken burgers en organisaties hebben de gelegenheid om problemen aan te dragen en oplossingen te formuleren. Politieke bestuurders verbinden zich niet aan de resultaten van het participatietraject.
Communicatiemiddelen: Adviseren
1 Expertgroep: Een groep burgers die deskundig is op een bepaald gebied en vanuit die deskundigheid hun mening en adviezen geeft. De groep bestaat voor een langere, vooraf bepaalde, periode. Vooraf krijgen de deelnemers informatie toegezonden, waarop ze kunnen reageren. De expertgroep kan ook zelf voorstellen doen. De adviezen wegen zwaar en er kan door het college van B&W en de gemeenteraad alleen op goede
gronden van worden afgeweken.
2 Burgerpanel: Een willekeurige groep inwoners levert inbreng bij beleidsvraagstukken waarbij zij gevoed worden door hun persoonlijke beleving van Asten. Vooraf wordt afgesproken hoe lang het panel in functie blijft. De opmerkingen van de groep worden meegewogen bij het maken van nieuwe plannen.
2. Rondetafelgesprek: Eenmalige bijeenkomst waarin burgers van gedachten kunnen wisselen over een bepaald thema of project. De resultaten worden schriftelijk vastgelegd en wegen mee in de besluitvorming van het college en de raad.
3. Debat: Een combinatie van activiteiten, waaronder een of meer bijeenkomsten, om zoveel mogelijk ideeën uit de bevolking te krijgen over een bepaald onderwerp, vaak een toekomstvisie. Het biedt mogelijkheden voor inwoners om met elkaar, deskundigen en politici in debat te gaan over een bepaald onderwerp. Doel is één of meer conclusies die beschouwd moeten worden als een advies aan het bestuur
Trede 4: Coproduceren
Het politiek bestuur en de betrokken burgers en organisaties komen gezamenlijk een
probleemagenda overeen, waarna gezamenlijk naar oplossingen wordt gezocht. Bestuurders kunnen bij de uiteindelijke besluitvorming beargumenteerd afwijken van de inbreng van de deelnemers, maar hun commitment is veel zwaarder dat bij participatieniveau “adviseren”.
Communicatiemiddelen: COPRODUCEREN
1. Atelier: Eenmalige bijeenkomst van burgers die samen met ambtenaren en politici werken aan beleid. Vanuit de eigen kennis geven de deelnemers hun mening en adviezen. Vooraf wordt duidelijk het doel van de samenkomst bepaald.
2. Ontwerpatelier: In een ontwerpatelier gaan de deelnemers zelf aan de slag met de invulling van een bepaald gebied.
3. Snelkookpan: De snelkookpan is een bijeenkomst van mensen die het over een bepaald onderwerp niet met elkaar eens zijn. Aan het eind van de bijeenkomst moet er een compromis liggen, dat acceptabel en bindend is voor alle deelnemers.
4. Werkgroep: Gedurende een langere periode werkt een groep burgers samen met ambtenaren en soms politici aan een bepaald thema of product. De bedoeling is dat de hele groep zich in het eindresultaat kan vinden.
Trede 5: Meebeslissen
Besluitvorming wordt aan de betrokkenen gedelegeerd. Het politiek bestuur verbindt zich aan deze besluiten.
Communicatiemiddelen: MEEBESLISSEN
1 Atelier: Eenmalige bijeenkomst van burgers die samen met ambtenaren en politici werken aan beleid. Vanuit de eigen kennis geven de deelnemers hun mening en adviezen. Vooraf wordt duidelijk het doel van de samenkomst bepaald.
Verdere procedure
Dit document ter kennisname brengen MT en als informerend voorstel voor het college. Bij de nieuwe werkwijze van communicatie zal participatie als vast afwegingspunt worden meegenomen.
Team Communicatie is thans bezig de advisering te standaardiseren door volgens vaste protocollen te werken> Deze zijn thans in voorbereiding en participatie maakt daar onderdeel van uit.
Voor ons als Team is het belangrijk dat MT en college op de hoogte zijn dat participatie als vast onderdeel in de communicatieadvisering wordt meegenomen volgens bovenstaande handelswijze.
Bijlage 2a
Wel of geen participatie inzetten? Het afwegingsschema helpt bij de keuzebepaling
Een gesprek over onderstaand schema geeft inzicht of de belangrijkste randvoorwaarden voor een interactieve aanpak aanwezig zijn. Dit vergemakkelijkt een bewuste keuze voor wel of geen interactieve aanpak. Ook geeft het een beeld van de mogelijke mate van interactie: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen.
Vijf randvoorwaarden
voor een interactieve aanpak
* Onderwerp: ………..
* Aanwezigen: opdrachtgever, projectleider, communicatieadviseur, ………..…
1 * Hoeveel beïnvloedingsruimte is er? Geen 1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5 2 * Is er commitment?
a Ambtelijk Geen
1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5
b Bestuurlijk Geen
1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5
c Politiek Geen
1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5 3 * Is er bereidheid bij de potentiële
deelnemers / betrokken actoren?
Geen 1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5 4 * Is er noodzaak voor interactie /
heeft interactieve aanpak meerwaarde?
Geen 1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5
5 * Organisatorische randvoorwaarden:
a Is er geld (€ )? Geen
1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5 b Is er capaciteit (fte)? Geen
1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5 c Is er ervaring met IAB (Q team &
deskundigheid projectleider)?
Geen 1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5 d Is er tijd (t)?
Geen 1
Nauwelijks 2
Beetje 3
Redelijk 4
Veel 5
* Vijf randvoorwaarden interactieve beleidsvorming nader uitgelegd 1. Beïnvloedingsruimte
Wat staat niet en wat staat wel ter discussie? Zijn er wettelijke verplichtingen als inspraak, strikte beleidskaders, enz.? Is er ruimte voor veranderingen, voor nieuwe ideeën in het beleid of de plannen? Kan er iets gedaan worden met de resultaten van de interactie? Dit hangt af van de beleidsruimte, de politieke wil, de afhankelijkheid van andere projecten, de hoeveelheid geld en capaciteit om ingebrachte ideeën en wijzigingen ook te honoreren. Is die ruimte er niet, start dan geen interactief proces.
Dan resulteert het alleen in verkeerde verwachtingen en teleurstellingen. Als de grenzen van het beleid vrij vast staan, is interactie vaak alleen in een bepaalde fase van het proces mogelijk en niet in alle fasen.
2. Commitment
Bij commitment gaat het om de verschillende aspecten. Commitment ten aanzien van de aanpak, de eigen rol, het resultaat, de beleidsruimte, de politieke en organisatorische consequenties. Wezenlijk is of degene die participatie inzet echt rekening wil houden met de uitkomst van het proces. Voor politici mag het proces niet strijdig zijn met het primaat van de politiek.
3. Bereidheid deelnemers
Zonder actoren geen interactieve aanpak. De bereidheid van potentiële deelnemers hangt af van hun interesse in het onderwerp (gaat er veel voor hen veranderen, is het erg abstract, is het nu een issue, of is eerst agendasetting nodig), de acceptatie van het voorgestelde discussiekader (willen de betrokkenen wel meedoen als er nauwelijks beïnvloedingsruimte is, komen hun problemen aan de orde) en eerdere ervaringen (wat is de voorgeschiedenis, gelooft men dat er wat met hun inbreng gebeurt), enz. De deelnemers moeten er (vrije)tijd in willen steken. Probeer, als het enigszins mogelijk is, vooraf de bereidheid van de belangrijkste deelnemers te toetsen.
4. Noodzaak/ meerwaarde
Interactieve processen vragen veel tijd en inzet, zowel van de organisatie als van deelnemers. Overweeg daarom zorgvuldig of deze werkwijze de meest geschikte is.
Wat is de meerwaarde, is er wel noodzaak voor interactie? Gaat er veel veranderen voor doelgroepen? Is hun input, kennis en ervaring en medewerking belangrijk? Als draagvlak voor het beleid de motivatie is, overweeg dan of een campagne of lobby niet effectiever is.
5. Organisatorische randvoorwaarden ( €, fte, Q, tijd)
Vooral de deskundigheid van de projectleider en het team en de kennis en ervaring die ze hebben met interactieve processen blijken belangrijke succesfactoren.
Daarnaast zijn de beschikbaarheid van geld en capaciteit ook noodzakelijk. De factor tijd beïnvloedt de vormgeving van het proces, maar aIs er nauwelijks tijd is
(bijvoorbeeld in een noodsituatie), is een interactieve aanpak niet mogelijk.
Communicatieplan: Verdere aandachtpunten
Vervolgens dient een communicatieplan te worden opgesteld met daarin aandacht voor de doelstellingen van het inzetten van participatie.
• Verkrijgen van gedeelde kennis/verrijking kennis
• Ideeën/oplossingen genereren
• Bevorderen samenwerking tussen partijen/samenwerking nieuw leven in blazen
• Versterken wederzijds begrip
• Realisatie compromissen en consensus
• Versterken sociale cohesie/groepsgevoel
• Versterken van het verantwoordelijkheidsgevoel of zelfredzaamheid van de inwoners
• Verleiden tot actieve deelname
• Beter inzicht voor het gemeentebestuur op wat er in de samenleving speelt
• Omgaan met emoties/weerstand
• Draagvlak voor beleids(onderdelen)
• Draagvlak voor proces (mensen voelen zich serieus genomen ongeacht besluit)
• Ervaringswisseling
• Versterken beeld van gemeente als ‘dichtbij burger en organisaties’.
Het communicatieplan bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Bepaling doelgroep
2. Exact onderwerp van ‘gesprek’ (afbakening)
Waar ga je het met de doelgroepen over hebben en vooral ook waarover niet?
Hoe ga je dat de doelgroepen duidelijk maken? Is deze afbakening realistisch? Hoe ga je om met een stroom aan vragen en opmerkingen over onderwerpen waar je het niet over wilt hebben met de doelgroep?
3. Kansen en bedreigingen van de participatie
Wat maakt dat dit een succesvol interactief project kan worden? En wat bedreigt juist het succes? Wat moet/ kun je doen om de bedreigingen tot een minimum terug te brengen?
4. Aanpak/methode
Wat ga je doen? Welke werkvormen zet je in? Bereik je daarmee de doelgroepen?
Zie de eerder genoemde middelen.
5. Wat is de planning, taakverdeling, organisatie, budget, communicatie?
6. Verslaglegging/terugkoppeling
Hoe koppel je de resultaten terug naar de deelnemers?
7. Evaluatie
Wij zijn een lerende organisatie. Belangrijk is daarom om je ervaringen met burgerparticipatie vast te leggen en te delen met anderen.
