2009 - 2010
Inleiding
Deze korte nota geeft in grote lijnen aan welke prioriteiten taakveld communicatie in de komende periode wil zetten. Nu het taakveld volledig bemenst is, is het de hoogste tijd richting en sturing te geven aan het
communicatiebeleid van de organisatie. In deze nota focussen wij op drie zaken:
- Speerpunten van communicatie voor 2009 - 2010
- Wat kan de organisatie van ons verwachten (en wat niet) - Hoe gaan wij dit organiseren?
Over het belang van communicatie hoeven wij verder niet uit te weiden. Met tevredenheid stellen wij vast dat zowel bestuur, management als individuele medewerkers het belang van communicatie inzien. Dat maakt de doorgroei van communicatie alvast een stuk makkelijker. Aan ons is het de taak om het door de organisatie gestelde vertrouwen waar te maken.
Na de samenvoeging van het taakveld is eerst gekeken welke zaken elders in de organisatie uitgevoerd kunnen worden. Daarmee is ruimte ontstaan om ons sterker te richten op die zaken waar wij onze meerwaarde voor de organisatie kunnen laten zien.
I Speerpunten van communicatie voor 2009-2010
Dit college is gestart met een ambitieus collegeprogramma. Daarnaast dient de going concern daar geen hinder van te ondervinden. Dit alles vormt een grote uitdaging, ook voor taakveld communicatie! Keuzes maken is onvermijdelijk. Wij kiezen er voor om op ons op die zaken te richten waar bestuurlijk/ambtelijk als maatschappelijk groot belang aan gehecht wordt. Daarnaast constateren wij als taakveld dat bepaalde zaken dringend aandacht behoeven. Deze
aandachtgebieden werken wij komende twee jaar nader uit.
Dienstverlening en positionering organisatie
Dit project staat qua uitvoering in de steigers. In 2009 gaat de organisatie flinke slagen maken. Dit vergt veel aandacht voor zowel de interne als de externe communicatie. Voor dit project is een apart communicatietraject opgezet.
Daarnaast willen wij toewerken naar een nieuw imago van de gemeente. De burger van Asten dient te beseffen dat de organisatie daadwerkelijk is gekanteld.
De organisatie dient de uitstraling te krijgen van een effectief, integer, deskundig en servicegerichte organisatie waarbij de klant centraal staat. De uitstraling dient zichtbaar te zijn in alle rollen waarin de gemeente optreedt richting de burger.
Aan het bewerkstelligen van dit streefbeeld speelt communicatie een belangrijke rol. Communicatie zal kaders opstellen voor de communicatie om dit streefbeeld te bereiken.
Website
Een belangrijk onderdeel van de nieuwe dienstverlening vormt de vernieuwde website. De verdere “uitbouw”en opzet van een beheerorganisatie vormen een prioriteit van communicatie. Daartoe zijn reeds de belangrijkste stappen gezet qua besluitvorming. De uitvoering is inmiddels ter hand genomen.
Burgerparticipatie
De gemeente Asten heeft met diverse projecten al ervaring opgedaan met burgerparticipatie. Dit verdient in onze ogen meer navolging.
In het collegeprogramma is opgenomen dat bij de uitvoering van de actiepunten van het collegeprogramma en dat waar mogelijk en wenselijk ingestoken gaat worden op interactieve beleidsvorming.
Burgers kan men op verschillende manieren bij het gemeentelijk beleid betrekken. Een handig hulpmiddel vormt de zogenaamde participatieladder.
Participatie kan in verschillende gradaties plaatsvinden. Van “vrijblijvend”
consulteren via participeren, coproduceren en delegeren naar zelfbeheer.
Burgerparticipatie heeft tot doel de legitimiteit, draagvlak en kwaliteit te
vergroten. Burgers raken meer betrokken bij besluitvorming en krijgen meer oog m.b.t. de afwegingen die genomen moeten worden. Daarnaast kunnen
bondgenootschappen ontstaan. Het feit dat voor een dergelijk traject wordt gekozen, draagt ook bij tot een beter imago. De gemeente wil daadwerkelijk samen werken en heeft vertrouwen dat dit samen kan met de betrokken bewoners.
Afhankelijk van het project kun je voor een andere schaal van burgerparticipatie kiezen. Daarbij is het belangrijk de juiste kaders en randvoorwaarden te stellen.
Participatie van burgers kan plaatsvinden bij de analyse van problemen, bij het maken van beleid of plannen en bij de uitvoering en evaluatie. Het betrekken van burgers heeft de nodige voordelen. Echter, als burgerparticipatie op de verkeerde manier, op een verkeerd moment of bij een verkeerd onderwerp wordt ingezet, kunnen de argumenten voor burgerparticipatie tegelijkertijd valkuilen zijn.
Kortom, burgerparticipatie moet dus op een juiste manier gebeuren en kun je niet op “goed geluk” inzetten.
De dorps- en wijkraden spelen in dit proces een belangrijke rol. Dit aspect wordt in de uitwerking meegenomen
Communicatie komt in de tweede helft van 2009 met een uitgewerkte nota Burgerparticipatie.
Strakkere communicatiebegeleiding van projecten
Om de rol als communicatieadviseur zo goed mogelijk uit te oefenen en het beleidsproces van voorbereiding tot uitvoering en eventueel evaluatie te bewaken gaan wij communicatieadviseurs koppelen aan projecten. Wij zijn van oordeel dat wij nu niet voldoende structureel bij projecten zijn betrokken en onze
meerwaarde onvoldoende kunnen laten zien. Vaak wordt bij de planning geen of onvoldoende rekening gehouden met de kosten voor communicatiemiddelen.
Een goede communicatie bij projecten is essentieel gelet op de grote (politieke) importantie van de diverse projecten. Hoe wij dat gaan regelen voor bestaande projecten leest u in het volgende onderdeel. Dit gaan wij z.s.m. na vaststelling van de nota oppakken.
Voor nieuwe projecten wordt organisatiebreed een nieuw traject gestart. Daarin is voorzien in de inbreng van communicatie. Dit traject start in de tweede helft van 2009. Communicatie participeert in de verdere uitrol van dit project.
De lopende projecten gaan wij op zeer korte termijn opnieuw herverdelen. Er is een onevenwichtigheid ontstaan door de afwezigheid van Nicole van Rengs.
Weliswaar is tijdelijk Cindy Jacobs ingehuurd maar zij is met name belast met de uitbouw van intranet. Cindy zal bij een langere inhuur ook bepaalde projecten gaan trekken. De vervanging van de dorps- en wijkraden is geregeld via Ellis van Bussel en Sandy Hendriks.
Voor 2009 staan behalve dienstverlening veel bouwprojecten op stapel zoals De Schop, Loverbosch etc.
Communicatie in de directe leefomgeving
In de ogen van communicatie dient er een strakke regie te komen op alle lopende en geplande werkzaamheden in de directe woonomgeving van burgers. Het gaat dan om werkzaamheden in plantsoenen, snoeiwerkzaamheden herstratings- werkzaamheden, riolering etc. Kortom, kleine zaken maar (soms) met groot ongemak voor de aanwonenden.
Een goede communicatie van deze processen is essentieel voor het bevorderen van een gewenst imago. Je kunt wel een mooie balie en website hebben maar als je in de dagelijkse praktijk niet goed communiceert met de burger ben je niet goed bezig.
In samenspraak met OW en RO stellen wij op zeer korte termijn een
communicatieprotocol op. In dit protocol willen wij ook komen tot eenduidige afspraken t.a.v. de planning van informatieavonden en de communicatie naar de commissies.
Communicatie is een zaak van allen
Communiceren is zeker niet alleen een zaak van de medewerkers van het taakveld Communicatie. Alle medewerkers communiceren intern en extern.
Medewerkers dienen zich bewust te zijn van het belang van hun communicatie naar buiten toe. In onze optiek dient communicatie een soort van
regisseursfunctie te vervullen. Dit betekent dat Communicatie als een soort
‘loods’ of ‘regisseur’ opereert, die de klant (afhankelijk van de vaardigheden van de klant) inhoudelijk adviseert maar ook begeleidt en helpt bij het toe-eigenen en zelf (leren) invullen van de verschillende stappen. Taakveld Communicatie
probeert zoveel mogelijk maatwerk te leveren.
Taakveld Communicatie monitort de communicatie, signaleert knelpunten en geeft tools aan de organisatie om de communicatie van medewerkers te optimaliseren. (Cursussen, tips, onderzoeken)
Communicatie zal nadere aanbevelingen opstellen. Speciale aandacht hebben de behandeling van binnengekomen klachten en eenvoudige vragen. Dit moet sneller kunnen. Maar ook in de pro-actieve communicatie zijn slagen te winnen. Dit onderdeel maakt mede deel uit van de organisatieontwikkeling.
Externe communicatie en strategiebepaling
De wens om te komen tot een nieuwe strategiebepaling is mede naar voren gekomen uit de “mastery trainingen” die het college en MT doorlopen. Besloten is dit traject aan te passen namelijk door de wensen t.a.v. communicatie mee te nemen in de training welke het college thans doorloopt. De positionering van het team communicatie worden als apart project aanbesteed.
Interne Communicatie
In deze fase van organisatieverandering is de interne communicatie belangrijk.
Hierover kunnen wij kort zijn. Zeer spoedig zal hier een advies over volgen.
Belangrijk onderdeel is het sterker positioneren van het MT / leiderschap in de besluitvorming en het verloop van het organisatie/dienstverleningstraject.
Wetgeving
Vanuit de Wet Openbaarheid van Bestuur, de awb (klachtrecht) de gemeentewet (inspraak, bekendmakingen) zijn wettelijke eisen gesteld aan communicatie.
Communicatie zal richtlijnen opstellen voor de organisatie m.b.t. publicaties, afspraken mbt inspraak etc. Hiervoor zal in overleg met juridisch control een stagair worden ingeschakeld. Uitvoering stellen wij op 2010.
Beschikbaarheid communicatie
Vanuit de stuurgroep Veiligheid is aangegeven dat de beschikbaarheid van Communicatie bij incidenten cruciaal is. Dit is dus breder dan alleen bij rampensituaties. Om de beschikbaarheid te kunnen garanderen zal er een formalisering in de vorm van een piketregeling getroffen moeten worden zoals deze ook voor de brandweer geldt. In deze regeling zullen Peter Greijn en Ellis van Bussel de beschikbaarheid afstemmen.
II Wat kan de organisatie van ons verwachten en wat niet
De werkdruk is door het ambitieuze werkprogramma en de “going concern” taken pittig. Daar is niks mis mee maar dat heeft wel tot gevolg dat ook taakveld communicatie efficiënt met de beschikbare capaciteit en tijd moet omgaan.
Bovengenoemde speerpunten werken wij in 2009 en 2010 verder uit.
Communicatie dient in onze optiek een meerwaarde te leveren aan het gemeentelijk beleid. Dat gaat dus verder dan het produceren van communicatiemiddelen en het regelen uitvoerings gerelateerde zaken.
Communicatie dient zich sterker te richten op:
• de (strategische) communicatieadvisering
• Vanuit de optiek van de burger kritisch volgen van de procesgang en gehanteerde werkwijzen,
• Versterken van de externe oriëntatie,
• inschatten politieke en maatschappelijke gevoeligheden,
• opzet communicatieplannen
• aandacht voor communicatie over de voortgang van processen.
Uitgangspunten
Taakveld Communicatie ziet voor zichzelf twee verschillende rollen: enerzijds als initiator van communicatiebeleid en eigenaar van het organisatiebrede
communicatiebeleid, anderzijds als ondersteuner van de vakafdelingen, waarbij de vakafdeling eigenaar is.
Taakveld Communicatie initieert gemeentelijk beleidskaders
Het is de taak van taakveld Communicatie om op verzoek of overleg met MT of college kaders te ontwikkelen waarmee alle medewerkers uit de voeten kunnen.
Deze beleidskaders worden vormgegeven via beleidsnota’s. (zie bovenstaande speerpunten).
Vakafdeling eigenaar
Communicatie is een dynamisch proces. Een proces dat de totale organisatie aan gaat en daarmee de verantwoordelijkheid is van de totale organisatie. Vanuit taakveld Communicatie worden de communicatieprocessen dan ook gezien als een coproductie tussen de vakafdelingen (de inhoud) en de eenheid (de vorm en tijdstip van communiceren).
De vakafdeling is ‘eigenaar’ en de eenheid communicatie ondersteunend in adviserende zin. Dit betekent dat we actief nagaan waar binnen de vakafdeling, de communicatiebehoefte ligt, dat we meedenken en soms uitvoeren.
En wat doen we niet?
Hierboven is aangegeven wat de organisatie van ons kan verwachten. Er zijn echter ook activiteiten/taken die wij niet oppakken.
Omwille van de helderheid hierbij een aantal voorbeelden daarvan:
- De organisatie van jaarlijks terugkerende evenementen en bijeenkomsten met een representatief karakter worden georganiseerd vanuit bodes /
bestuurssecretariaat. Voorbeelden van dergelijke evenementen zijn de
Nieuwjaarsreceptie, 4 mei viering, naturalisatie/ welkomstdag nieuwe inwoners.
Voor incidentele gevallen of communicatieve insteek vindt wel bemoeienis plaats van team Communicatie. (Inhoud nieuwjaarsspeech. bezoek CDK o.i.d.)
- Faciliteiten: vanuit het verleden wordt de eenheid Communicatie nogal eens benaderd voor informatie over beamers, regelen van data, zaalbesprekingen enz.
Deze zaken vallen onder de verantwoordelijkheid van de betreffende medewerker al dan niet via het secretariaat / ID.
- Administratieve en facilitaire ondersteuning: team Communicatie biedt communicatieve ondersteuning, zoals ondersteuning bij de totstandkoming van een persbericht, maar geen administratieve of facilitaire ondersteuning, zoals verzorgen van naambordjes of etiketten.
- Vormgeving: het vormgeven van nota’s, presentaties en andere documenten gebeurt door de afdelingen zelf, Wel kan de eenheid Communicatie ingeschakeld worden om documenten/presentaties te checken.
III Hoe gaan wij dit organiseren?
De eenheid Communicatie gaat zich profileren als een intern adviesbureau. Dit betekent dat binnen de eenheid de kennis en vaardigheden aanwezig zijn om een gedegen communicatieadvies te geven en overeengekomen ondersteuning te bieden. Waar deze kennis en ervaring nog niet voldoende op niveau is zal dit via de POP’s opgepakt moeten worden.
Aan de hand van de jaarplanningen bij afdelingen zal in overleg met de afdelingshoofden/MT bekeken worden welke plannen vaste
communicatieadvisering behoeven.
Nieuwe taken
Vanuit de gedachte dat communicatie coproductie is met vakafdelingen, worden nieuwe projecten via een ‘intakegesprek’ aangenomen door het taakveld
communicatie. Vanuit de intake worden per project taken en werkzaamheden verdeeld onder het team. Met de uitgangspunten voor communicatie
als leidraad wordt er advies gegeven op welke manier een communicatieprobleem het beste opgelost kan worden en wie welke taken/werkzaamheden het beste op zich kan nemen. De vraag van de organisatie staat hierbij centraal, wat niet automatisch betekent ‘u vraagt, wij draaien’.
Tevens spreken we evaluatiemomenten af om het ingezette communicatietraject indien noodzakelijk bij te sturen. Bij uitbesteding van werkzaamheden zal taakveld communicatie, vanuit haar regierol, een aanbeveling doen van externe partijen, zoals grafisch ontwerpers en communicatiebureaus.
Tot slot
Deze nota geeft een gemeenschappelijk vertrekpunt aan voor communicatie door de (totale) organisatie. De visie op communicatie is verwoord en er zijn
uitgangspunten opgesteld die gebruikt worden bij de verdere invulling van communicatie voor 2009- 2010.
Na vaststelling door B en W zal communicatie een toelichting geven bij de verschillende werkoverleggen.
Dit betekent ook een andere werkwijze van taakveld Communicatie. Wij zijn ons bewust dat hier een mooie uitdaging ligt die wij graag samen als taakveld als met de organisatie willen oppakken!
Taakveld Communicatie, Nicole van Rengs
Ellis van Bussel Peter Greijn
Actielijst
Actiepunt uitvoering
Dienstverlening/imagocampagne Tweede helft 2009 Nota Burgerparticipatie Tweede helft 2009 Protocol communicatie OW/RO Eerste helft 2009 Website: beheerorganisatie en uitbouw Eerste helft 2009 Handreikingen communicatie (in
samenhang met
organisatieontwikkeling)
Tweede helft 2009
Externe
communicatie/strategieontwikkeling i.s.m. Mastery
Tweede helft 2009/eerste helft 2010.
Projectorganisatie en rol communicatie Eerste helft 2009 Wetgeving en aanstellen stagiair Eerste helft 2010 Bezoeken afdelingsoverleggen Eerste helft 2009 Opstellen piketregeling Eerste helft 2009
