Vernieuwde procedurebeschrijving behandeling bezwaarschriften
Inleiding
Als een bestuursorgaan een besluit heeft genomen, kan een belanghebbende op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) daartegen bij dat bestuursorgaan bezwaar maken.
Voordat het bestuursorgaan op een bezwaarschrift een beslissing neemt, moet – conform de
“Verordening commissie bezwaarschriften 2007” – een advies worden ingewonnen bij de onafhankelijke commissie Bezwaarschriften (hierna: commissie). Onze commissie bestaat uit twee voorzitters (die roulerend optreden) en drie leden. De commissie wordt ambtelijk
ondersteund door juristen van de afdeling Bedrijfsvoering, team Advies, die aangesteld zijn als secretaris van de commissie Bezwaarschriften.
Nieuwe bezwaarschriften worden op dit moment door de postkamer doorgezet in JOIN in de map OJZ – Juridische Zaken. Alvorens het bezwaarschrift uit te zetten binnen de organisatie, bevestigt een van de secretarissen de ontvangst van het bezwaarschrift. Deze werkwijze, waarbij de commissie de ontvangst van een bezwaarschrift bevestigt, is niet in
overeenstemming met de Awb. De Awb bepaalt namelijk dat het orgaan waarbij het bezwaarschrift is ingediend (meestal het college van burgemeester en wethouders) de ontvangst schriftelijk bevestigt (artikel 6:14 lid 1 Awb).
Momenteel wordt de brief namens het college ondertekend, doch door de secretaris van de bezwaarschriftencommissie. Dit is niet geheel juist, omdat de commissie een onafhankelijk adviesorgaan betreft. Het bericht van ontvangst dient derhalve namens het college te worden ondertekend, door de teamleider. Tevens bespreekt de teamleider het binnengekomen bezwaarschrift met de betreffende portefeuillehouder.
Toekomst
Om de start van de bezwaarprocedure weer in overeenstemming te brengen met de Awb, wordt deze aangepast. Vanuit de postkamer wordt het bezwaarschrift, net als nu, doorgestuurd naar het secretariaat van de commissie bezwaarschriften. Het secretariaat maakt vervolgens het bericht van ontvangst en eventuele termijnstelling op. De verandering zit er in dat deze vervolgens niet meer door het secretariaat worden ondertekend, maar door de teamleider van het betreffende team namens het college. Op deze manier raken de teamleiders op de hoogte van binnengekomen bezwaarschriften, maar kan de teamleider ook het vervolgproces
bewaken. Nadat het bezwaarschrift is binnengekomen, wordt het wel zo spoedig mogelijk doorgestuurd naar de behandelend ambtenaar. Zo raakt ook de ambtenaar vrijwel direct op de hoogte van het bezwaarschrift en kan het proces van prémediation worden ingezet. Tevens moet de behandelend ambtenaar het dossier per kerende post, maar uiterlijk binnen één week, aanleveren bij de commissie. De behandelend ambtenaar is ook verantwoordelijk voor het verdere proces van de behandeling van het bezwaarschrift. De ambtenaar moet hierbij het proces volgen, waarbij allereerst premediation wordt ingezet. Als binnen twee weken blijkt dat premediation niet mogelijk is, het verweerschrift binnen twee weken worden ingediend bij het secretariaat van de commissie bezwaarschriften. Mocht deze termijn niet worden gehaald, dan moet de ambtenaar zelf contact opnemen met het secretariaat en om uitstel vragen. Wordt dit niet gedaan, dan zal desondanks de hoorzitting bij de commissie worden ingepland.
Met de aanpassing is de te volgen procedure weer in overeenstemming met de Awb.
Met de aanpassing kan tevens worden bereikt dat pre-mediation, uitgevoerd in de lijn, beter wordt toegepast. Contact opnemen met bezwaarmaker zorgt voor een klantgerichte aanpak waar binnen de gemeente Leudal naar wordt gestreefd. Tevens kan hiervoor de mediation, uitgevoerd door de Regionale Mediatior Pool Noord-Limburg, worden opgezocht bij zaken die daarvoor geschikt zijn (zie Protocol Mediation).
Secretariaat
Het secretariaat van de commissie dient het bezwaarschriftenregister bij te houden. Tevens zal het secretariaat actief signaleren omtrent de beslistermijnen in de procedure. Echter, de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het bewaken van de beslistermijnen blijft bij de vakafdeling.
Tevens wensen we administratieve werkzaamheden te verleggen van de secretaris (jurist) naar medewerkers van Bestuur en Management Ondersteuning (BMO). De secretaris kan zich hierdoor richten op het opstellen van het verslag van de hoorzitting en het advies aan het bestuursorgaan, terwijl de overige werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door een administratief medewerker van BMO.
Stappenplan van stroomschema
Het voorgaande is verwerkt in het bijgevoegde stroomschema. De volgende elf stappen zijn daarbij van belang. Naast het stappenplan, wordt tevens een geleideformulier ontwikkeld, om de voortgang van het proces goed te kunnen monitoren.
Stap 1
Een nieuwe bezwaarprocedure start met het ontvangen van een bezwaarschrift. Een
bezwaarschrift kan op verschillende manieren binnenkomen, bijvoorbeeld per post, email met de brief als bijlage of fax. Een bezwaarmaker kan een bezwaarschrift echter ook (laten) afgeven op het gemeentehuis.
Stap 2
Een bezwaarschrift gaat eerst naar de postkamer. Daar wordt het bezwaarschrift in JOIN en met status ‘vertrouwelijk’ gezet. Het bezwaarschrift hoeft enkel in te zien te zijn door het team juridische zaken team Advies, behandelend ambtenaar dan wel cluster van de afdeling die het besteden besluit heeft genomen alsmede diens leidinggevende. De postkamer zet het
bezwaarschrift via JOIN door naar het secretariaat van de commissie bezwaarschriften.
Stap 3
Het secretariaat houdt voor de organisatie het bezwaarschriftenregister bij. Ook signaleert het secretariaat actief de wettelijke beslistermijn die geldt voor een bezwaarschrift. Dit houdt in dat op het moment dat een beslistermijn dreigt af te lopen, de behandelend ambtenaar van het secretariaat bericht krijgt de beslistermijn te verdagen. Van de behandelend ambtenaar wordt overigens wel verwacht dat hij ook zelf de beslistermijn bewaakt. Het tijdig verdagen van de beslistermijn is immers zijn verantwoordelijkheid! De reminder van het secretariaat dient slechts als vangnet om een dwangsom in het kader van de “Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen” te voorkomen.
Daarnaast tracht het secretariaat het verdere verloop van het proces hiermee te borgen.
Hiermee kan immers inzichtelijk worden gemaakt wat de doorlooptijden van de behandeling van de bezwaarschriften zijn en kan strakker op de termijnen worden gestuurd. Met deze vernieuwde procesbeschrijving wordt duidelijker aangegeven wanneer welke acties moeten zijn afgerond. Het secretariaat stelt de behandelend ambtenaar en de teamleider op de hoogte indien blijkt dat bezwaarschriften te lang blijven liggen.
Stap 3a
Alvorens de ontvangst van een bezwaarschrift te bevestigen, dient het secretariaat te
controleren of het bezwaarschrift voldoet aan artikel 6:5, lid 1, van de Awb. Dit artikel bepaalt dat een bezwaarschrift moet zijn ondertekend en verder ten minste moet bevatten:
a. de naam en het adres van de indiener;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht;
d. de gronden van het bezwaar.
Ontvankelijk
Wanneer een bezwaarschrift voldoet aan het gestelde in de wet, wordt aangenomen dat deze ontvankelijk is. De behandeld ambtenaar kan verder met stap 6.
Niet-ontvankelijk
Wanneer een bezwaarschrift niet aan het voorgaande voldoet, kan het niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener ervan de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn. Als een bezwaarschrift dus niet compleet is, moet de bezwaarmaker in de gelegenheid worden gesteld het bezwaarschrift aan te vullen. Dit kan gelijktijdig met het verzenden van de ontvangstbevestiging gebeuren (zie stap 6). Daarbij is het van belang een hersteltermijn te stellen (redelijk termijn is twee weken). Dit voorkomt dat er eindeloos op een aanvulling gewacht moet worden.
Wanneer na hersteltermijn blijkt dat niet aan de gronden van een bezwaarschrift zijn voldaan, dan wordt de behandeld ambtenaar verplicht om contact op te nemen met het secretariaat.
Inzake het besluit omtrent het niet-ontvankelijk verklaren van het bezwaarschrift zal door de voorzitter van de commissie advies worden uitgebracht. Middels deze interne afspraak bereiken we dat er een gedegen onderbouwd juridisch besluit met een onafhankelijk advies van de commissie ontstaat voor het definitief besluiten van de niet-ontvankelijkheid. Wanneer de zaak niet-ontvankelijk is verklaard, wordt de zaak gesloten.
De teamleider bevestigt namens het bestuursorgaan de ontvangst van het bezwaarschrift. De brieven worden opgesteld door het secretariaat van de commissie bezwaarschriften. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de concepten die in JOIN staan. Voor de volgende
bezwaarschriften bestaat in ieder geval een concept:
1) Standaard:
een standaard ontvangstbevestiging voor een compleet en tijdig ingediend bezwaarschrift;
2) Bezwaarschrift niet compleet:
een ontvangstbevestiging voor een bezwaarschrift dat niet is ondertekend, niet de naam of het adres van de indiener bevat, geen dagtekening vermeldt of waarbij het onduidelijk is tegen welk besluit het bezwaarschrift is gericht;
3) Ontbreken motivering:
een ontvangstbevestiging voor een pro forma bezwaarschrift, met andere woorden een bezwaarschrift dat nog niet de gronden van het bezwaar bevat;
4) Verschoonbare termijnoverschrijding:
een ontvangstbevestiging voor een bezwaarschrift dat buiten de bezwaartermijn is ontvangen. Op het moment dat een bezwaarschrift te laat is ontvangen, is het van belang om te achterhalen wat daarvoor de reden is. Ten aanzien van een na afloop van de termijn ingediend bezwaarschrift blijft niet-ontvankelijkverklaring op grond daarvan namelijk achterwege indien redelijkerwijs niet kan worden geoordeeld dat de indiener in verzuim is geweest (artikel 6:11 Awb). In de ontvangstbevestiging dient derhalve om de reden voor de termijnoverschrijding te worden verzocht. Aan de hand van de reactie van de indiener moet worden bepaald of het bezwaarschrift inhoudelijk beoordeeld moet worden;
5) Derde-belanghebbende(n) indien aanwezig:
een ontvangstbevestiging om een derde-belanghebbende(n) in kennis te stellen. Op het moment dat er bijvoorbeeld bezwaar wordt gemaakt tegen een verleende vergunning, is het van belang hier de vergunninghouder zo spoedig mogelijk over te informeren.
Tevens stelt de teamleider de portefeuillehouder op de hoogte van het binnengekomen bezwaarschrift.
Stap 4
De behandelend ambtenaar neemt het bezwaarschrift in behandeling. Een bezwaarschrift kan worden gezien als een leermoment. Het is immers een mogelijkheid om het besluit volledig te heroverwegen. De behandelend ambtenaar beoordeelt het bezwaarschrift. Hierbij moet gekeken worden of het bestreden besluit dient te worden aangepast (zie stap 5) of dat pre- mediation mogelijk is (zie stap 6). Hierbij wordt afstemming gezocht met de teamleider (vier- ogen principe). Als het bezwaarschrift compleet is, kan direct gestart worden met deze stappen. Als het bezwaarschrift niet compleet is en de teamleider de brief heeft ondertekend dat het bezwaarschrift moet worden aangevuld, moet worden gewacht met deze stap. In 2018 is gebleken dat in 8 van 118 bezwaarschriften een besluit is herroepen en in 4 van de 118 bezwaarschriften, is het bezwaarschrift ingetrokken nadat een nieuw besluit is genomen. Het secretariaat van de commissie stelt de behandelend ambtenaar op de hoogte wat zij kan doen en tevens wanneer de gevraagde aanvulling is ontvangen.
Stap 5
Het is zaak dat het besluit inhoudelijk wordt beoordeeld (mits het bezwaarschrift dus
ontvankelijk wordt geacht). Wellicht brengt een bezwaarschrift namelijk al een gebrek in het besluit aan het licht die direct hersteld kan of moet worden. Hiervoor hoeft niet de volledige bezwaarprocedure doorlopen te worden.
Artikel 6:19 lid 1 Awb bepaalt dat het bezwaar van rechtswege mede betrekking heeft op een besluit tot intrekking, wijziging of vervanging van het bestreden besluit, tenzij partijen daarbij
onvoldoende belang hebben. Het artikel veronderstelt de bevoegdheid om het bestreden besluit in te trekken of te wijzigen hangende bezwaar.
Deze stap moet plaatsvinden in afstemming met de teamleider (vier ogen principe).
Let op! Op het moment dat er hangende de bezwaarprocedure een nieuw besluit wordt
genomen, is het van belang de bezwaarmaker daarover zo spoedig mogelijk te informeren en – indien niet volledig tegemoet wordt gekomen aan de bezwaren – hem in de gelegenheid te stellen zijn bezwaarschrift aan te vullen, dan wel het bezwaar in te trekken.
Stap 6
Daarnaast is het van belang om contact op te nemen met bezwaarmaker (pre-mediation in de lijn). Dit gesprek is bedoeld om het besteden besluit nader toe te lichten, in te gaan op het bezwaarschrift en om samen met de andere partij tot een oplossing te komen. Het goed toepassen van deze werkwijze, kan zorgen voor het (vroegtijdig) intrekken van het
bezwaarschrift door bezwaarmaker en draagt bij aan het prettig contact met de gemeente.
Tevens betekent dit vermindering van het aantal te behandelen bezwaarschriften door de commissie.
Pre-mediation houdt in dat binnen een termijn van maximaal twee weken na ontvangst van het bezwaarschrift te worden gekeken of er pre-mediation (in de lijn) mogelijk is, met als doel om het bezwaarschrift in te trekken. Is er een mogelijkheid dat (pre-)mediation slaagt, dan kan de termijn – in overleg met de commissie – worden verlengd.
Stap 7
Indien de vorige twee stappen niet hebben geleid tot beëindiging van de procedure, dient er een advies ingewonnen te worden bij de commissie alvorens er een beslissing op bezwaar kan worden genomen. Dit is zo bepaald in de “Verordening behandeling bezwaarschriften Leudal”.
Door middel van email kan het secretariaat van de commissie om het advies worden verzocht via het emailadres: bezwaarschriftencommissie@leudal.nl (dit e-mail adres is nog niet
opengesteld en wordt zo spoedig mogelijk gereed gemaakt).
Stap 8
Om advies uit te kunnen brengen heeft de commissie een dossier nodig met daarin alle op de zaak betrekking hebbende stukken met verweerschrift. Op het moment dat er dus een advies van de commissie is gewenst, dient er zo spoedig mogelijk een dossier aangeleverd te worden bij het secretariaat van de commissie. Zodra dat is gebeurd, neemt de commissie het
bezwaarschrift in behandeling. Na partijen gehoord te hebben, volgt het advies. Dit wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan en is niet bindend. Alle partijen krijgen van het advies een afschrift, tezamen met de beslissing op bezwaar.
De beslissing op bezwaar dient binnen twaalf weken te worden genomen, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. De beslissing kan voor ten hoogste zes weken worden verdaagd. De termijnbewaking vindt plaats bij het secretariaat. De behandelend ambtenaar en de teamleiders worden van het verloop van deze termijnen op de hoogte gesteld.
Stap 9
Na het advies van de commissie te hebben ontvangen, kan het bestuursorgaan de beslissing op bezwaar nemen. Zoals gezegd hoeft bij het nemen van de beslissing op bezwaar het advies van de commissie niet per se overgenomen te worden. Op het moment dat er van het advies wordt afgeweken, moet dit in de beslissing op bezwaar wel gemotiveerd worden. Tegen de beslissing op bezwaar staat beroep open bij de rechtbank. Deze mogelijkheid dient vermeld te worden in de beslissing op bezwaar. Voor het opstellen van de beslissing op bezwaar staat een concept in JOIN.
Ondertekening
Wanneer de beslissing op bezwaar afwijkt van het advies van de commissie, dient de beslissing op bezwaar altijd ondertekend te worden door het college van B&W.
Wanneer het advies van de commissie wordt overgenomen, dient de beslissing op bezwaar te worden genomen en ondertekend door degene die niet het primaire besluit heeft genomen en een hiërarchische hoger geplaatste functie bekleedt.
Conform de mandaatregeling betekent dit het volgende:
Primaire besluit Beslissing op bezwaar
ambtenaar teamleider
teamleider afdelingshoofd
afdelingshoofd college van B&W Verzending
Na een beslissing op bezwaar genomen te hebben, wordt deze verzonden naar de
bezwaarmaker en een eventuele derde-belanghebbende(n). Verder wordt de behandelend ambtenaar verzocht ook het secretariaat van de commissie over de uitkomst van de bezwaarprocedure te informeren. Dit ten behoeve van het bezwaarschriftenregister.
Stap 10
Op het moment dat de beslissing op bezwaar is verzonden, kan het dossier worden gearchiveerd en de bezwaarprocedure worden afgesloten.
***
