Managementreflectie en -ontwikkeling
in tijden van corona
1 Inleiding
Opeens was alles anders. Corona verandert ons werk ingrijpend.
Niemand kon zich hierop voorbereiden, niemand heeft kunnen nadenken of oefenen. Het is hoopgevend om te zien dat veel werk in aangepaste vorm gewoon doorgaat. Maar sommige dingen blijken niet zomaar om te zetten naar de nieuwe werkelijkheid. En daarbij komt: management gaat in ‘normale’ tijden al over veel meer dan resultaten leveren. Het gaat over mensen in hun kracht zetten, zorg hebben voor welbevinden, doorlopend afstemming zoeken tussen organisatiewensen en individuen. Op afstand is het een uitdaging om dat allemaal goed in beeld te krijgen/houden. Dat vraagt veel van de (midden)managers. En aan de andere kant: er zijn niet alleen nadelen. Mensen experimenteren met nieuwe manieren van werken. Het werk is doorgegaan, vaak door creatieve oplossingen te bedenken. Er is ook bij velen wat meer ruimte voor reflectie en ontwikkeling. Kortom: de coronacrisis heeft ook positieve dingen voortgebracht.
Af en toe even stilstaan en uitzoomen helpt bij het omgaan met de nieuwe werkelijkheid, en bij het maken van goede keuzes voor jezelf en voor je medewerkers. Rijksconsultants heeft adviseurs die in kort bestek een goede ‘scan’ kunnen maken met jou als manager. De ervaren adviseurs helpen je om je opgave te overzien, en komen met werkbare adviezen om ook in deze tijden je doelen te halen én goed in je rol te zitten.
We nemen de tijd om in kaart te brengen voor welke opgave je staat.
We zoomen eerst in op verschillende aspecten: hoe gaat het met je teamleden? En niet te vergeten met jou als individu? Hoe loopt het met de resultaten of producten die je wilt leveren? Wat verandert de coronacrisis aan je positie of je rol? En lukt het om de benodigde samenwerking in stand te houden, binnen en buiten je afdeling?
We werken aan de hand van een uitgebreide vragenset vanuit verschillende invalshoeken, waardoor we kunnen doorvragen op de onderwerpen die in jouw context het meest relevant zijn.
Na het inzoomen volgt het uitzoomen: wat is, het geheel overziend, de kern van je vraagstuk? Is interveniëren nodig? En hoe doe je dat?
Rijksconsultants beschikt over veel ervaring met diverse vormen van interventies en kan je bijstaan. Bij het kiezen van effectieve interventies en ook bij het uitvoeren. We zorgen ervoor dat je een sparringpartner bij de hand hebt om je stappen mee te overleggen, en om samen belangrijke punten te evalueren en aan te pakken.
Er natuurlijk zijn we beschikbaar om langere tijd betrokken te blijven. Straks, als we weer voorzichtig terugkeren naar onze fysieke werkplek, kan blijken dat de wereld niet hetzelfde is. Dat er dingen tijdelijk of blijvend echt anders zijn. Hoe ga je hiermee om? Wat wil je behouden? Waar zou je dingen willen herstellen of veranderen?
2 Hoe gaan we te werk?
3 Waarover gaan de vraagstukken die wij begeleiden?
Rijksconsultants heeft ervaring met managementvraagstukken en passende interventies. We hebben methoden om een goede diagnose te stellen en een rijkdom aan interventies op het gebied van performance, leiderschap, groepsdynamica, wendbaarheid, opgavegericht werken, governance, strategische oriëntatie en tactische sturing.
Wat onze aanpak kenmerkt, is uitgebreide ervaring met werken binnen de Rijksoverheid, en de rijkdom aan voorbeelden die daar te vinden zijn. We werken vanuit de bestaande praktijk en zoeken naar wegen die daar goed op aansluiten. We nemen geen werk uit handen, maar steunen onze rijkscollega’s door te luisteren, ordenen, oplossingen aan te dragen en vooral door klankbord te blijven zolang dit nodig is.
4 Wat levert het op,
wat zijn de resultaten?
Met deze interventie beogen we managers (en daarmee het team en de medewerkers in dat team) te steunen die door de coronacrisis nieuwe of andere vraagstukken het hoofd moeten bieden, op een andere manier moeten werken, en hun team op afstand moeten aansturen. De aanpak is analytisch en verhelderend en heeft oog voor de mens achter de manager die in zeer ongewone omstandigheden een complexe klus heeft te klaren.
Deze managementreflectie is in principe een korte interventie die beoogt om snel ‘de zaken op een rijtje te zetten’. Soms is dit genoeg om weer verder te kunnen. En daar waar nodig blijven we aanwezig als klankbord, of door interventies aan te bieden die passen in de situatie.
5 Waarom kan de bijdrage van
Rijksconsultants helpen?
Contact
UBR Rijksconsultants Postbus 20011 2500 EA Den Haag
Gespreksagenda
Start:
1. Doel en aanpak van het gesprek 2. Context verkennen
3. Positie afdeling, taken, omvang in kaart brengen
4. Hoe ging het vóór de crisis? Wat waren toen de hot items, lastige vraagstukken?
Individuen:
1. Hoe gaat het met jou als persoon? Voel je je lichamelijk, geestelijk en sociaal goed?
2. Hoe uit zich dat? (Denk aan ontspannen/gespannen, effectiviteit, verhouding belasting/belastbaarheid, etc.)
3. Door welke factoren voel je je juist geholpen of belemmerd in je werk, specifiek tijdens of na de coronacrisis?
4. Hoe gaat het met de mensen in het team/de afdeling?
5. Hoe gaat het met de mate waarin iedereen contact onderhoudt met het werk (met jou en elkaar)
6. Hoe gaat het met de mate waarin iedereen inzetbaar is?
7. Hoe gaat het met uitval door ziekte/zorgverlof?
8. Is er sprake van te grote of te kleine werkpakketten of wijzigingen in het werkpakket?
Resultaten:
1. Is jouw taak of die van je team gewijzgd in of door de coronacrisis? Zo ja, wat is er veranderd?
2. Is de verwachte uitkomst/opbrengst van het team of van jou gewijzigd door de coronacrisis? Zo ja, wat is er veranderd? Is het moeilijk om de output op peil te houden? Kan het team hierop schakelen?
3. Zijn alleen de resultaten voor jou of jouw team gewijzigd of die van de hele organisatie? Hoe pakt dat uit voor jouw afdeling/
team?
4. Zijn er dingen die echt niet meer kunnen en wat is het effect van het stoppen daarmee?
Positie/rol:
1. Is jouw positie/rol gewijzigd door de coronacrisis? Zo ja, wat is er veranderd? Waar merk je dat vooral door? Wat betekent het om een andere taak of rol te hebben?
2. Is de positie/rol van het team gewijzigd door de coronacrisis? Zo ja, wat is er veranderd? Waar merk je dat vooral door? Kan het team de nieuwe rol aan met de ‘oude’ bezetting?
3. Is de positie/rol van de organisatie gewijzigd door de
coronacrisis? Zo ja, wat is er veranderd? Waar merk je dat vooral door?
4. Wat betekent dit voor de aansturing? Zowel voor hoe jij aanstuurt als hoe jij aangestuurd wordt?
(Interne) samenwerking:
1. Hoe heb jij interne anderen nodig in de samenwerking? Is daar iets in gewijzigd sinds de coronacrisis? Wat gaat je makkelijk af, wat juist niet?
2. Hoe heb jij externe anderen nodig in de samenwerking? Is daar iets in gewijzigd sinds de coronacrisis? Wat gaat je makkelijk af, wat juist niet?
3. Zie je nu nieuwe kansen in (in- of externe) samenwerking door de coronacrisis?
4. Zijn er (in- of externe) samenwerkingen stopgezet door de coronacrisis?
5. Wordt de samenwerking in voldoende mate ondersteund met digitale middelen? Zijn er methoden ontwikkeld die duurzaam toegevoegde waarde hebben?
Alles overziend:
1. Waar liggen de belangrijkste uitdagingen?
2. Op welke manier kan het werken daaraan beter ondersteund worden?
3. Wat is ervoor nodig in de zin van initiatieven, middelen, contacten, anderszins?
4. Wat is een eerste stap? Laaghangend fruit?
5. Welk vervolg wil de manager geven aan dit gesprek?
(vervolggesprek individueel, aan de slag met het team, vervolg na de crisis om alles weer op een rij te krijgen met het collectief?)
Bijlage
Definities
• Individu: de afzonderlijke persoon binnen de gekozen eenheid
• Team: een voor de opdracht gekozen verzameling personen met een gemeenschappelijk doel, directe interactie tussen de leden en die onderling van elkaar afhankelijk zijn voor het resultaat
• Individueel welbevinden: de mate waarin iemand zich lichamelijk, geestelijk en sociaal goed voelt. Specifiek in de huidige context van de coronacrisis gaat welbevinden over hoe ontspannen het individu is, hoe effectief het is in het werk, hoe de verhouding is tussen belasting en belastbaarheid, door welke factoren het werk van het individu gehinderd wordt tijdens de crisis, etc.
• Samenstelling team: de samenstelling van de voor de opdracht gekozen verzameling personen met een gemeenschappelijk doel, directe interactie tussen de leden en die onderling van elkaar afhankelijk zijn voor het resultaat
• Rolwisseling voor medewerker of de eenheid: een wijziging (door de crisis) in de rol van de medewerker of de eenheid
• Resultaat: de verwachte uitkomst of opbrengst die verbonden is met de taak die voorligt voor het team
