Bijzonderheden optie A
• Het betreft kale standruimte, u dient zelf standmateriaal te plaatsen.
• Maximale hoogte standbouw is 2,35 m.
• Faciliteiten kunnen in een later stadium (tegen betaling) wor- den aangevraagd via het WTC Leeuwarden.
- Voorkeur locatie stand
Indien u kiest voor een Excellent of Comfort pakket kunt u op bijgaande plattegrond maximaal 3 voorkeurslocaties aangeven in volgorde van uw voorkeur (met nr. 1, 2 en 3).
Toewijzing vindt plaats op volgorde van binnenkomst van de contrac- ten. Excellent gaat altijd voor Comfort en Comfort voor Basic.
* Uiterste aanleverdatum bestand 20-04-2016
** Uiterste aanleverdatum drukwerkbestand is 18-07-2016.
*** Kant en klaar aanleveren, uiterlijk 20-10-2016.
NHG-Congres 2016
C O N T R A C T
Organisatie . . . .
Naamsvermelding in (dag)programma . . . .
Contactpersoon . . . .m v Postadres . . . .
Postcode . . . .Plaats . . .
Telefoonnummer . . . .Mobiel . . . .
E-mailadres . . . .
Factuuradres . . . .
Postcode . . . .Plaats . . . .
Aanvullende informatie voor de factuur . . . .
Te exposeren goederen/diensten/activiteiten . . . . . . . .
Keuze expositiepakketten
Excellent Comfort Basic
Afmeting 6 m x 2,5 m = 15 m2 4 m x 2,5 m = 10 m2 2,5 m x 2,5 m = 6,25 m2
In alle pakketten is uitbreiding m2 in overleg tegen betaling mogelijk.
Locatie stand in overleg* 3 voorkeuren aan te geven* wordt toegewezen
Dagcatering voor 5 personen voor 3 personen voor 2 personen
Logo/naam op (mobiele) nhgcongres.nl alleen naam
Logo/naam in vooraankondiging (digitaal)* -
Logo/naam in programma** -
Advertentie in programma; binnenpagina A6-formaat in
full colour (bereik 13.500 huisartsen en aios)** - -
Folder (A5-formaat) in congrestas (max. 1)*** -
Logo/naam op label congrestas - -
Naam in dagprogramma***
Kosten excl. 21% btw € 11.500,- € 6.750,- € 2.850,-
Pakketkeuze aankruisen s.v.p.
OPTIE
A
Ondergetekende verklaart hierbij deel te nemen aan de expositie die plaatsvindt tijdens het NHG-Congres d.d. 18 november 2016 in het WTC te Leeuwarden en/of gebruik te maken van andere sponsormogelijkheden. Tevens verklaart ondergetekende akkoord te gaan met de inhoud van de algemene voorwaarden en informatie zoals op de achterzijde van dit formulier afgedrukt. Alle aanvragen worden in volgorde van binnenkomst behandeld en ter goedkeuring aan het NHG-Bestuur voorgelegd.
Na ontvangst van het door u ingevulde contract sturen wij u een door ons ondertekend exemplaar retour.
Organisatie: Nederlands Huisartsen Genootschap Naam: R. Dijkstra, Bestuursvoorzitter NHG
Datum: . . . .
Handtekening: . . . .
Vul dit formulier in en retourneer kosteloos met bijgaande antwoordenvelop. (Antwoordnummer 2823, 3500 VL Utrecht) Organisatie: . . . .
Naam: . . . .
Datum: . . . .
Handtekening: . . . .
Overige sponsormogelijkheden
Prijs Bereik Uiterste
inleverdatum
MIJN VOORKEUR
(s.v.p. aankruisen) Logo/naam in programma (inclusief bij Excellent) € 1.500,- 13.500 huisartsen
en aios 18-07-2016
Exclusieve vermelding logo/naam op badgekoord € 3.250,-
± 2.500 deelnemers 20-10-2016
Naam in dagprogramma (inclusief bij Excellent, Comfort en Basic) € 1.500,-
Logo/naam op notitieschrift (op achterzijde omslag) € 1.500,-
Folder (A5-formaat) in congrestas
(kant en klaar aanleveren, inclusief bij Excellent en Comfort) € 750,-
Overige promotiemogelijkheden in overleg in overleg
Logo/naam op (mobiele) nhgcongres.nl (inclusief bij Excellent en
Comfort; bij Basic alleen naam inclusief) € 1.500,- 7.500 bezoekers per
maand nvt
Advertentiemogelijkheden programma en dagprogramma
Prijs Bereik
MIJN VOORKEUR
(s.v.p. aankruisen) Programma
Binnenzijde omslag A5-formaat in full colour € 1.750,-
13.500 huisartsen en aios
Achterzijde omslag A5-formaat in full colour € 2.000,-
Binnenpagina A5-formaat in full colour € 1.250,-
Binnenpagina liggend A6-formaat in full colour (inclusief bij Excellent) € 875,-
Programma wordt eind augustus verspreid. Totaal aantal advertenties is beperkt en in overleg.
Uiterste aanleverdatum drukwerkbestand is 18-07-2016.
Dagprogramma
Binnenzijde omslag A5-formaat in full colour € 1.250,-
± 2.500 deelnemers
Achterzijde omslag A5-formaat in full colour € 1.500,-
Binnenpagina A5-formaat in full colour € 750,-
Binnenpagina liggend A6-formaat in full colour € 375,-
Dagprogramma wordt op 18 november uitgereikt. Totaal aantal advertenties is beperkt en in overleg.
Uiterste aanleverdatum drukwerkbestand is 20-10-2016.
OPTIE
B
OPTIE
C
1. ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DE VERHUUR VAN STANDRUIMTE OP HET NHG-CONGRES
Organisatie
De organisatie van de expositie behorend bij het NHG-Congres, te houden op 18 november in het WTC, Leeuwarden is in handen van:
Nederlands Huisartsen Genootschap Mercatorlaan 1200
3528 BL Utrecht Tel.: 030 - 282 35 00 Fax: 030 - 282 35 01 www.nhgcongres.nl
Expositiepakketten
De prijs van de expositiepakketten bedraagt:
• Excellent à € 11.500,- (exclusief 21% btw)
• Comfort à € 6.750,- (exclusief 21% btw)
• Basic à € 2.850,- (exclusief 21% btw)
De goederen die worden tentoongesteld, dienen gespecificeerd op het contract te worden aangegeven. De standinhoud behoeft de glo- bale goedkeuring van het NHG. Het bestuur behoudt zich het recht voor uw deelname geheel of gedeeltelijk af te wijzen, indien deze deelname niet verenigbaar is met het NHG-Beleid. Ook na onder- tekening van het contract behoudt het NHG-Bestuur zich het recht voor het contract te ontbinden. Uiteraard zal in zo’n geval restitutie van eventueel reeds betaalde standhuur plaatsvinden.
Buiten de gehuurde standruimte is het niet toegestaan aandacht voor producten of bedrijf te vragen. Pamfletten of ander reclame- materiaal kunnen alleen binnen de gehuurde standruimte worden uitgedeeld.
Aanspreekperso(o)n(en)
De na(a)m(en) van de perso(o)n(en) die tijdens de opbouw van de expositie op 17 november 2016 en tijdens de duur van de expositie op 18 november 2016 verantwoordelijk en aanspreekbaar zijn voor het reilen en zeilen in en rond de gehuurde standruimte dienen bij het NHG bekend te zijn.
Aanwezigheid in de stand
In de stand dient gedurende de duur van de gehele expositie ten minste één persoon aanwezig te zijn.
Duur expositie
De expositie is op 18 november 2016 geopend van 08.30 tot 18.30 uur. Aan de deelnemers wordt ruimschoots de gelegenheid geboden de stands te bezoeken. Koffiepauzes, lunch etc. voltrekken zich bin- nen de expositieruimten. Het is daarom niet toegestaan de stands vóór de aangegeven eindtijd af te breken.
Betaling standhuur
Zodra het getekende contract is ontvangen, factureert het NHG de verschuldigde bedragen. Deze dienen als volgt te worden voldaan:
• standhuur: 100% binnen drie weken na factuurdatum;
• additionele voorzieningen: worden rechtstreeks door de toe- leverancier doorberekend.
Omzetbelasting
De huur is belast met omzetbelasting op grond van artikel 11, lid 1, letter b, sub 5 van de Wet op de omzetbelasting 1968. Gebruik wordt gemaakt van het Besluit van 24 maart 1999, nr. VB 99/571, waarin
de staatssecretaris heeft goedgekeurd dat huurder en verhuurder afzien van het indienen van een optieverzoek.
De huurder huurt van verhuurder op 17 en 18 november 2016 de ruimte in het World Forum. De huurder verklaart hiermee dat hij de ruimte gebruikt voor doeleinden waarvoor een volledig of nagenoeg volledig (ten minste 90%) recht op aftrek van voorbe- lasting bestaat.
Omzetbelastingnummer NHG: NL0089.59.560.
Restitutie standhuur annulering door de exposant
Bij annulering vóór 3 oktober 2016 bij het NHG wordt 25% van de standhuur berekend.
Bij annulering tussen 3 oktober en 3 november 2016 bij het NHG wordt 50% van de standhuur berekend.
Bij annulering na 3 november 2016 bij het NHG wordt 100% van de standhuur berekend.
De annulering dient schriftelijk en aangetekend plaats te vinden.
Restitutie standhuur bij annulering door NHG
Indien de expositie op het NHG-Congres 2016 door onvoorziene omstandigheden geen doorgang kan hebben vindt restitutie plaats van reeds gedane betalingen. Het NHG aanvaardt echter geen aansprakelijkheid voor door de exposant reeds gemaakte voorbereidingskosten of anderszins geleden schade.
Voorkeur indeling expositieruimte
Deelnemers aan de expositie, die kiezen voor een Excellent of Comfort pakket, kunnen drie voorkeuren in de expositieruimten aangeven. Gezien het grote aantal expositiedeelnemers en de gevarieerde standoppervlakken kunnen deelnemers geen rechten doen gelden op deze voorkeursplaatsen. Bij plaatsing gaat Excel- lent voor Comfort en Comfort voor Basic. Het NHG zal alles in het werk stellen om zoveel mogelijk aan de aangegeven voorkeuren te voldoen. Definitieve indeling zal ongeveer zes weken voor het congres plaatsvinden, mede na goedkeuring van de brandweer.
Aansprakelijkheid
Deelname aan de tentoonstelling geschiedt geheel op eigen risico van de deelnemer. De deelnemer vrijwaart het NHG voor alle aanspraken van derden als gevolg van schade veroorzaakt door de deelnemer tijdens de tentoonstelling.
Het NHG aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade die de deelnemer zal lijden als gevolg van zijn aanwezigheid bij deelname aan de tentoonstelling, waaronder vermissing en schade aan goederen van de deelnemer.
Privacy congresbezoekers
Het NHG respecteert de privacy van de congresbezoekers en kan om die reden geen deelnemerslijst ter beschikking stellen.
Promotionele activiteiten
Het is de exposant niet toegestaan om diens aanwezigheid op het NHG-Congres voor- en achteraf voor promotionele doeleinden te gebruiken.
NHG-Congres 2016
2. ALGEMENE INFORMATIE VOOR DE VERHUUR VAN STANDRUIMTE OP HET NHG-CONGRES
Datum
De tentoonstelling vindt plaats op vrijdag 18 november 2016.
Gedurende het congres hebben de deelnemers ruimschoots de tijd de expositie te bezoeken. De openingstijden zijn van 08.30 tot 18.30 uur.
Locatie
De tentoonstelling zal worden gehouden in het WTC in Leeuwar- den.
Opbouw
Opbouw en inrichten van de stand vindt plaats op donderdag 17 november 2016 vanaf 08.00 uur tot 23.30 uur. Vrijdagochtend 18 november 2016 vanaf 07.00 uur tot 08.30 uur kunt u de stand verder inrichten.
Uw stand dient op vrijdag 18 november 2016 om 08.30 uur geheel opgeleverd te zijn.
Afbreken standruimte
U kunt de goederen afvoeren direct na sluiting van het congres op vrijdag 18 november 2016 vanaf 18.30 uur; eerder wordt afbraak- verkeer niet doorgelaten. Afbraak is mogelijk tot 23.30 uur, vanaf dit tijdstip dienen de expositieruimten leeg opgeleverd te zijn.
Indeling
Een plattegrond met de juiste plaatsaanduiding van uw stand wordt ongeveer zes weken voor het congres aan u toegezonden.
Badges
Het NHG verzoekt u vriendelijk via e-mail kenbaar te maken wie tijdens de beursperiode op uw stand aanwezig is, zodat het NHG zorg kan dragen voor de benodigde badges.
Standhuur
Het hiernavolgende is in de standhuur opgenomen;
• de huur van de toegewezen vloerruimte tijdens het congres (zie tabel Inhoud expositiepakketten);
• dagelijkse schoonmaak van de gangpaden.
Congres
Het bezoeken van sessies tijdens het congres is voor exposanten niet toegestaan.
INHOUD EXPOSITIEPAKKETTEN
Excellent Comfort Basic
Afmeting 6 m x 2,5 m = 15 m2 4 m x 2,5 m = 10 m2 2,5 m x 2,5 m = 6,25 m2
In alle pakketten is uitbreiding m2 in overleg tegen betaling mogelijk.
Locatie stand in overleg* 3 voorkeuren aan te geven* wordt toegewezen
Dagcatering voor 5 personen voor 3 personen voor 2 personen
Logo/naam op (mobiele) nhgcongres.nl alleen naam
Logo/naam in vooraankondiging (digitaal)* -
Logo/naam in programma** -
Advertentie in programma; binnenpagina A6-formaat in
full colour (bereik 13.500 huisartsen en aios)** - -
Folder (A5-formaat) in congrestas (max. 1)*** -
Logo/naam op label congrestas - -
Naam in dagprogramma***
Kosten excl. 21% btw € 11.500,- € 6.750,- € 2.850,-
Let op: het betreft kale standruimte, u dient zelf standmateriaal te plaatsen.
- Voorkeur locatie stand
Indien u kiest voor een Excellent of Comfort pakket kunt u op bijgaande plattegrond maximaal 3 voorkeurslocaties aangeven in volgorde van uw voor- keur (met nr. 1, 2 en 3). Toewijzing vindt plaats op volgorde van binnenkomst van de contracten. Excellent gaat altijd voor Comfort en Comfort voor Basic.
* Uiterste aanleverdatum bestand 20-04-2016
** Uiterste aanleverdatum drukwerkbestand is 18-07-2016.
*** Kant en klaar aanleveren, uiterlijk 20-10-2016.
