BEURSWIJZER ALLE INFO OM UW DEELNAME VOOR TE BEREIDEN

(1)

Gregory Olszewski Fair Manager

gregory@thefairexperts.be

Annemieke Den Otter Fair Manager

A.denotter@ahoy.nl

Marc Steppe Sales BE

marc@thefairexperts.be

Sjoerd Veldboer Sales NL + DU S.veldboer@ahoy.nl

Tine Claerbout Services & Support tine@thefairexperts.be

Nikki Leendersten

Marketing & Communication NL N.Leendertsen@ahoy.nl

Valerie Neyt

Marketing & Communication BE valerie@thefairexperts.be

Michael Bossaert Operational Support michael@thefairexperts.be Beste exposant,

U gaat exposeren op Techni-Mat 2022. Voor een optimaal resultaat van uw deelname wilt u deze beurs goed voorbereiden. Als beursorganisator assisteren wij u daar graag bij.

Deze beurswijzer is een handleiding voor uw deelname aan Techni-Mat 2022 en is opgebouwd uit 3 delen. In het eerste deel vindt u alle info over de uniforme standenbouw. In het 2^e deel komen logistieke en praktische aspecten aan bod en als laatste krijgt u een overzicht van de

bezoekerswerving en randactiviteiten.

Wij wensen u veel succes met de voorbereiding van uw deelname aan Techni-Mat 2022!

Namens het projectteam,

www.techni-mat.eu | info@techni-mat.eu | t +32 56 98 07 60

(2)

Contactgegevens

Techni-mat is een organisatie van:

Technimat bv

President Kennedypark 31B 8500 Kortrijk

België

T +32 56 98 07 60 E info@techni-mat.eu BTW BE0707.993.102 Rotterdam Ahoy Ahoyweg 10 3084 BA Rotterdam Nederland

T +31 (0)10 293 32 16

Techni-Mat 2022 vindt plaats in het beursgebouw van Kortrijk Xpo.

Kortrijk Xpo – Hal 4 Doorniksesteenweg 216 8500 Kortrijk

België

Beursdagen

Woensdag 9 maart 11u – 20u Donderdag 10 maart 11u – 20u

Toegang exposanten

Vanaf 1 uur voor opening van de beurs.

(3)

Standenbouw

Op uw deelnameformulier hebt u een keuze gemaakt tussen een all-in stand van 12, 18, 24 of 36m².

Uniforme standenbouw is voorzien met gepersonaliseerde wanden, meubilair en verlichting. U kan niet afwijken van deze uniforme standenbouw en een eigen stand plaatsen.

Eigen reclamemateriaal (bv. vlaggen, baches, roll-ups, …), meubilair en eigen schermen zijn verboden.

Modellen en relevante communicatiemiddelen zijn wel toegestaan. U mag als exposant ook draagzakjes voorzien om folders en brochures mee te geven aan de bezoeker.

De ruimtes achter de standen mogen niet worden gebruikt als opslag voor bijvoorbeeld verpakking of folders.

(4)

Uw stand van 12m²

Standaard is er voorzien:

Zwarte wanden in matrix panelen van 2,5mH Groen tapijt

Houten luifel met full-colour visual Afsluitbare berging van 2m² met legplank 2 full-colour print panelen 1mB x 2,5mH 40" LED scherm

1 spot op luifel + 1 rail met 2 spots

Basisvoorziening catering: lunchboxen op de stand en gratis dranken 2 multi stopcontacten: 1 in de berging en 1 aan de balie

2 parkeertickets per beursdag (ieder extra voertuig betaalt ter plaatse € 5 per beursdag) Meubilair: 1 balie, 1 hoge tafel en 4 barstoelen

Barstoel Isidora wit x4 Statafel Open Frame wit x1 Balie zwart met wit x1

L75xB75xH105cm L145 x B50 x H110 cm

(5)

Uw stand van 18m²

1 spot op luifel en 2 rails met 2 spots

Basisvoorziening catering: lunchboxen op de stand en gratis dranken 2 multi stopcontacten: 1 in de berging en 1 aan de balie

3 parkeertickets per beursdag (ieder extra voertuig betaalt ter plaatse € 5 per beursdag) Meubilair: 1 balie, 1 hoge tafel en 4 barstoelen

Barstoel Isidora wit x4 Statafel Open Frame wit x1 Balie zwart met wit x1

L75xB75xH105cm L145 x B50 x H110 cm

(6)

Uw stand van 24m²

1 spot op luifel + 2 rails met 2 spots

Basisvoorziening catering: lunchboxen op de stand en gratis dranken

4 parkeertickets per beursdag (extra voertuigen betalen per beursdag ter plaatse € 5) 2 multi stopcontacten: 1 in de berging en 1 aan de balie

Meubilair: 1 balie, 1 hoge tafel en 4 barstoelen, 1 lage tafel en 3 stoelen

Barstoel Volt wit x4 Statafel Open Frame wit x1 Balie zwart met wit x1 Tafel Oslo wit x 1 Stoel Moon wit x 3 L49 x B49 x H100 cm L59 x B54 x H113 cm L145 x B50 x H110 cm H75 x diam. 75cm

(7)

Uw stand van 36m²

Barstoel Isidora wit x8 Statafel Open Frame wit x2 Balie zwart met wit x2 L49 x B49 x H100 cm L59 x B54 x H113 cm L145 x B50 x H110 cm

Houten luifel met 2 full-colour visuals Afsluitbare berging van 2m² met legplank 5 full-colour print panelen 1mB x 2,5mH 2 x 40” LED scherm

2 x 1 spot op luifel + 4 rails met 2 spots

Basisvoorziening catering: lunchboxen op de stand en gratis dranken

5 parkeerktickets per dag ( extra voertuigen betalen ter plaatse per beursdag € 5) 2 multi stopcontacten: 1 in de berging en 1 aan de balie

Meubilair: 2 balie’s, 2 hoge tafels en 8 barstoelen

(8)

Aangeboden diensten

Digitale bestelling

Via de standconfigurator kan u bovenstaande extra diensten bestellen.

Deadline

Alle bestellingen dienen geplaatst te worden vóór woensdag 2 maart.

Printwerk

In uw standenbouw zijn gepersonaliseerde visuals inbegrepen. U dient zelf de visuals in het juiste formaat en bestand (printklaar) naar ons door te sturen. Indien u deze visuals niet zelf kan opmaken als bedrijf (omdat u bijvoorbeeld geen grafische afdeling hebt) raden wij u aan een grafisch bureau of communicatiebureau hiervoor in te schakelen. Beelden die niet in het juiste formaat of bestand worden aangeleverd kunnen wij niet aanvaarden.

Via het exposantenplatform kan u de richtlijnen voor het printwerk downloaden of opvragen via info@techni-mat.eu.

De deadline voor aanlevering is 14/02/2022 via print@techni-mat.eu.

Catering

Basisvoorziening catering is volledig inbegrepen:

× Iedere middag worden een aantal lunchboxen op de stand geleverd met daarin een maaltijdsalade of broodje, 1 snack en een flesje water.

12m²= 2 lunchboxen per dag 18m²= 3 lunchboxen per dag 24m² = 4 lunchboxen per dag 36m² = 6 lunchboxen per dag

× Koude en warme dranken zijn voor exposanten en bezoekers gratis te verkrijgen op de cateringpunten op de beursvloer. Alcohol wordt pas vanaf 18u geschonken.

× Bezoekers kunnen voorverpakte maaltijden kopen aan een centraal cateringpunt.

Wat kan u upgraden Ander tapijtkleur Groter LED scherm Ander of extra meubilair

Bijkomend printpaneel op de balie

Extra diensten die u kan bestellen Huur van bloemen en planten

Visit Connect App (= bezoekersgegevens scannen met uw smartphone)

Vaste wifi verbinding

Frigo 160L voor berging (niet gevuld)

(9)

× U kan als bijkomende dienst een koelkast 160L bestellen (wordt in de berging van uw stand geleverd en aangesloten). Deze kan u vullen met eigen dranken naar keuze.

× Alcohol is verboden tot 18u. Hier zal door de organisatie op worden gecontroleerd.

Afval

Er zijn 2 restafval vuilniszakken en 1 PMD afvalzak inbegrepen in uw deelname. U kan deze op dinsdagnamiddag 8 maart of voor opening van de beurs afhalen op het beurssecretariaat.

Een volle vuilniszak kan u ’s avonds op het einde van de beursdag voor uw stand in de wandelgang plaatsen.

Beurssecretariaat

U kan ons terugvinden aan de ingang van de beurs in hal 4.

Schade

De gehuurde stand dient na afloop van de beurs verlaten te worden in dezelfde staat zoals die zich bevond bij aanvang van de opbouw. De exposant is verantwoordelijk voor schade aangericht aan het onroerend en roerend materiaal van de gehuurde stand.

Overlast en andere verantwoordelijkheden

U dient erop toe te zien dat alle overlast voor de mede-exposanten tot het strikte minimum wordt beperkt. De organisatie heeft het recht elke activiteit op de stand stil te leggen of te onderbreken bij klachten van de buur-exposant(en).

Tijdens de openingsuren van de beurs is de exposant verplicht om op de stand permanent een vertegenwoordiger te voorzien die de bezoekers kan ontvangen en informeren. In geval de stand leeg blijft rekent Techni-Mat de exposant een vergoeding van € 250 per beursdag aan.

Alle activiteiten dienen op de stand zelf te gebeuren. Brochures mogen niet ‘actief’ uitgedeeld worden in de gang en kunnen enkel op de stand meegegeven worden.

Facturatie en betalingen

Bestelde diensten worden vanaf 1 februari 2022 gefactureerd en dienen vóór dinsdag 8 maart betaald te zijn.

Verzekering

U bent verplicht uw burgerlijke aansprakelijkheid afdoende te verzekeren en dient hiervoor het bewijs op eenvoudig verzoek van de organisator te allen tijde voor te leggen.

Technisch plan

De balie staat op een vaste plaats ingetekend op de stand omdat er een stopcontact in verwerkt is.

Deze kan niet verplaatst worden. U kan de positie terugvinden op de technische tekening bij de richtlijnen voor het printwerk.

Aanvoer van goederen tijdens de opbouw

(10)

Goederen zoals folders, verkoopmateriaal, … kunnen aangeleverd worden op dinsdag 8 maart tussen een bepaald tijdslot:

Standen waarvan het standnummer begint met nummer 1 of 5:

(standen 101, 103, 105, 107, 109, 111,113, 117, 119, 125, 501, 502, 503, 504, 505, 506, 507, 510, 511, 512, 513, 516, 517, 518, 519, 520, 521 en 528)

Aanlevering goederen op dinsdag 8 maart tussen 9u en 11u

(standen 201, 202, 203, 204, 205, 208, 209, 210, 211, 212, 213, 216, 217, 218, 219, 220, 2021, 228, 601, 602, 603, 604, 605, 606, 607, 610, 611, 612, 613, 616, 617, 618, 619, 620, 621 en 628)

(standen 301, 302, 303, 304, 305, 306, 307, 310, 311, 312, 313, 316, 317, 318, 319, 320, 321, 701, 702, 704, 706, 710, 712, 716, 718, 720, 722 en 728)

(standen 401, 402, 403, 404, 405, 406, 407, 410, 411, 416, 417, 418, 419, 420, 421, 428, 809, 811, 813, 817, 819, 821 en 825)

Aanlevering goederen op dinsdag 8 maart tussen 15u en 17u.

Er kunnen alleen producten aangeleverd worden die kunnen vervoerd worden met de hand of met een kleine transpalet (wordt niet door de organisatie voorzien). Voor de plaatsing van zwaardere producten dient u een aanvraag te doen vóór 1 maart 2022 en dan wordt de leveringsdag vervroegd naar maandag 7 maart.

Aan- en afvoer van goederen tijdens de openingsuren van beurs is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van de organisatie.

Ophaling dienstpakket

In uw deelname zijn standaard enkele parkeerkaarten en 3 vuilniszakken inbegrepen. U kan dit pakket ophalen op dinsdag 8 maart tussen 9u en 17u of op woensdag 9 maart vanaf 1u voor opening van de beurs op het beurssecretariaat.

LED schermen

Het LED scherm op uw stand bevat een interne media player voor het loop afspelen van

.MP4bestanden. De schermen hebben 1 of 2 HDMI uitgangen om een HDMI bron naar keuze aan te sluiten (vaak een laptop om bijvoorbeeld een website te tonen). Indien u een Powerpoint presentatie in loop wenst te tonen dient deze opgemaakt te worden in 16:9 en opgeslagen als .MP4 bestand. Het is ook mogelijk afwisselend gebruik te maken van de interne player (content wordt in loop afgespeeld) of een HDMI-bron zoals een laptop.

Het testen van de LED schermen met uw beeld of video gebeurt met technische support op dinsdag 8 maart tussen 9u en 17u.

Afvoer van goederen na de beurss

(11)

Goederen kunnen na sluiting van de beurs op donderdag 10 maart vanaf 20u30 weggebracht worden of opgehaald op vrijdagvoormiddag 11 maart tussen 8u30 en 10u.

Meenemen panelen en printdoek

De gepersonaliseerde forex panelen en het printdoek mag u na de beurs gratis meenemen. Het printdoek kan u voorzichtig uit het frame losmaken en oprollen. De forex panelen zijn vastgemaakt met klittenband en kan u zelf uithalen.

De forex panelen zijn 2,5mH op 1mB en niet plooibaar. In een gewone personenwagen kan u deze dus niet transporteren. De panelen en het printdoek kan u ten laatste op vrijdag 11 maart tot 16u

ophalen. Daarna worden deze niet meer bijgehouden.

Standpersoneel

Collega’s die als personeel op de stand staan om bezoekers te ontvangen dienen geregistreerd te worden als standpersoneel en niet als bezoeker. Indien een medewerker van uw bedrijf 1 dag op de beurs langskomt maar niet de bedoeling heeft te ‘werken’ op de stand dan dient deze persoon zich wel als bezoeker te registreren. De badges van bezoekers en exposanten zullen ook te onderscheiden zijn.

Standpersoneel kan u registreren via de module ‘beheer bezoekers en personeel’ in uw

exposantenportaal op www.techni-mat.eu. Er is geen deadline voorzien om uw standpersoneel te registeren. U kan personen toevoegen of wijzigen vlak voor deze naar de beurs komen.

U kan een ongelimiteerd aantal personen registreren als standpersoneel. Tijdens de registratie geeft u naast voornaam en naam ook het e-mailadres van de persoon in. Die persoon zal een bevestigingsmail ontvangen dat hij als standpersoneel voor exposant XX werd geregistreerd. In die bevestigingsmail zit ook een link naar de gepersonaliseerde exposantenbadge.

De exposant neemt de geprinte exposantenbadge mee naar de ingang voor een snelle toegang. Daar zal de exposant een hoesje en lanyard kunnen nemen om de badge in te plaatsen. Indien de exposant de exposantenbadge niet heeft geprint of de badge is onduidelijk dan zal een hostess deze opnieuw afprinten.

Zodra u beschikt over uw exposantenbadge kan u beide beursdagen vrij in en uit de beurssite via de exposantendoorgang.

(12)

Randactiviteiten

Seminarieprogramma

Een up-to-date seminarieprogramma kan u terugvinden op www.techni-mat.eu. Van 11u tot 18u is er doorlopend een seminarieprogramma in sessies van 30 minuten. Dit is in samenwerking met

verschillende partners en federaties.

(13)

Marketing handboek

Wat wij doen

Advertenties en uitnodigingskaarten in vakmagazines

Nieuwsbrieven versturen naar de database van Matexpo en Infratech Social media advertenties met Google Adwords op Facebook en Lindkedin Digitale mailing in samenwerking met federaties en partners

Uw exposantenportaal

Iedere standverantwoordelijke (1 per exposant) ontvangt logingegevens voor het exposantenportaal op www.techni-mat.eu. Daar kan u uw profiel voor de digitale catalogus dat zichtbaar is voor de bezoeker beheren en vervolledigen met:

Een algemeen e-mailadres waarop bezoekers jullie kunnen bereiken Een korte introductie van jullie bedrijf

Link naar jullie website

Link naar social media pagina’s Uw logo

Producten aanduiden en merken toevoegen Artikels toevoegen

Evenementen toevoegen

Op die manier creëert u extra visibiliteit voor de bezoeker die via onze website het exposanten aanbod kan doornemen.

Inloggegevens worden doorgestuurd nadat we de officiële bevestiging van uw deelname hebben gestuurd. Indien u uw wachtwoord vergeten bent en die niet meer kan terugvinden kan u via

‘wachtwoord vergeten’ uw paswoord resetten.

Visit Connect (scannen van de bezoekersbadge met uw smartphone)

In uw deelname is reeds 1 gebruiker voor Visit Connect inbegrepen. Hiervan zal u enkele weken vooraf de gebruikerslink ontvangen. Wenst u met meerdere gebruikers op de stand de bezoekersbadge te scannen kan u dit upgraden naar een ongelimiteerd aantal gebruikers.

Met deze web app kan u tijdens de beurs:

• leads verzamelen tijdens het evenement door bezoekersbadges te scannen met de camera van uw smartphone;

• antwoorden vastleggen die uw lead geeft op standaard- of aangepaste vragen;

• tekstnotities, afbeeldingen of audio-notities opslaan bij leads;

• een lead kopiëren naar de contactpersonen op uw smartphone;

• leads rechtstreeks vanaf uw smartphone exporteren naar een e-mailadres naar keuze.

(14)

• Alle gescande leads in uw exposantenportaal exporteren naar Excel van alle gebruikers Artikels publiceren of evenementen toevoegen

Via uw profiel kan u als exposant ook artikels publiceren of evenementen zoals een opendeurdag toevoegen. Ieder geplaatst artikel verschijnt dan ook op de homepage van www.techni-mat.eu onder exposantennieuws.

Andere tools

Via uw exposantenportaal kan u ook naar de module ‘beheer bezoekers en standpersoneel’ en

‘standconfigurator’.

Beheer bezoekers en standpersoneel Hier zijn 2 tabbladen voor u van toepassing

Registraties

In het tabblad registraties kan u de link terugvinden die u digitaal kan vesturen om uw klanten uit te nodigen. Wanneer uw klanten deze link aanklikken staat er reeds een registratiecode ingevuld. Klanten die zich via uw link registreren kan u in dit tabblad opvolgen samen met de registraties van gedrukte uitnodigingskaarten die u heeft verspreid. U kan ook meerdere linken creëren om specifieke acties te doen naar uw klanten waarvan u de respons wenst te meten en daarbij kan u een persoonlijke welkomsttekst met logo toevoegen. Meer info vindt u in de handleiding ‘beheer bezoekers’.

Personeel

Hier kan u uw standpersoneel registreren. Meer info zie standpersoneel op p. 12.

Standconfigurator

Bekijk uw standenbouw en voeg extra diensten toe als upgrade. U kan ook een afbeelding toevoegen aan de gepersonaliseerde panelen om dit te bekijken op een render. Let wel: de drukklare bestanden moeten apart aangeleverd worden.

Bezoekerswerving

Uw relaties uitnodigen kan op 2 manieren:

Via de digitale link die u kan terugvinden in de module ‘beheer bezoekers en standpersoneel’.

Deze link is gratis en kan u ongelimiteerd doorsturen.

Via gedrukte uitnodigingskaarten. In uw welkomstpakket hebt / zal u standaard 50 Nederlandse en 50 Franse uitnodigingskaarten ontvangen. U kan gedrukte

uitnodigingskaarten gratis bijbestellen per mail naar info@techni-mat.eu.

Promotie tijdens de beurs

Het is ten strengste verboden om promotionele acties te voeren buiten uw stand tijdens Techni-Mat.

Gezien de specifieke reglementering rond Kortrijk Xpo, is publiciteit op de bezoekersparking en in de omliggende straten enkel toegestaan mits uitdrukkelijk akkoord van de organisatie en andere betrokken diensten.