Dit stappenplan is op 23 januari 2020 aangepast. Het vervangt de voorlaatste versie van 19 juni 2019.
De aangebrachte veranderingen zijn als volgt:
• Op diverse plaatsen staat aangegeven dat het aan te leveren brondocumenten van het type pdf/a dient te zijn. Deze eis is afgezwakt: pdf/a is niet langer verplicht, elk document van het type pdf (dus ook pdf/a) kan in de openbare registers worden opgenomen , mits de grootte 100 Mb niet overschrijdt en het aantal lettertypes niet meer bedraagt dan 25.
• Het persoonlijk mailadres is toegevoegd als naar een natuurlijk persoon herleidbaar gegeven
STAPPENPLAN TRANSITIE
NADERE UITWERKING STAP 2:
Alle brondocumenten van besluiten worden verzameld
(zie pagina 41 Definitiestudie Beter Kenbaar van 12 februari 2018) Stap 2a: Verzamelen brondocumenten
Stap 2b: Beoordelen brondocumenten Stap 2c: Anonimiseren brondocumenten Stap 2d: Converteren brondocumenten BIJLAGE: Anonimiseringsvoorbeeld
Voor de start…
Voor het uitvoeren van stap 2 is het aan te raden eerst stap 1, de bestandsvergelijking tussen de gemeentelijke Wkpb-registratie en de landelijk Wkpb-registratie, te volgen zodat:
• het aantal beperkingen in de lokale en de landelijke registratie overeenkomt
• het aantal met een beperking belaste percelen in de lokale en de landelijke registratie overeenkomt
• de kadastrale aanduiding (grondperceel of appartementsrecht) van een met een of meerdere beperkingen belaste percelen in de lokale en de landelijke registratie overeenkomt
• het soort beperking (de beperkingencode) per opgelegde beperking in de lokale en de landelijke registratie overeenkomt
• het brondocumentnummer en datum bekendmaking besluit per opgelegde beperking in de lokale en de landelijke registratie overeenkomt
Een minder ‘harde’ voorwaarde is dat de kadastrale aanduidingen in de lokale en landelijke registratie exact overeenkomen met die in de BRK, ongeacht of hier een beperking op rust of niet.
Verschillen kunnen in een later stadium tot problemen leiden, bijvoorbeeld als vóór de transitie alsnog een beperking wordt gelegd op een kadastraal perceel dat ten onrechte niet in de Wkpb- registratie is opgenomen. Het staat een inventarisatie, beoordeling en bewerking van
brondocumenten overigens niet in de weg.
Wordt aan alle voorwaarden voldaan, dan is uw organisatie klaar om stap 2 te zetten. Resultaat van deze stap is dat bronhouders alle brondocumenten hebben gevonden, hebben beoordeeld en persoonsgegevens hebben gemaskeerd. De brondocumenten zijn dan voorbereid om opgenomen te worden in de Openbare Registers, waarvan het proces in stap 3 wordt beschreven. Omdat u in stap 2 waarschijnlijk vele of zelfs alle brondocumenten in handen krijgt, verdient het aanbeveling om bij de beoordeling vast te toetsen op onderdelen die in stap 3 belangrijk zijn, zoals het noteren van het werkingsgebied van de beperking.
Stap 2a: Verzamelen brondocumenten
U weet op basis van stap 1 welke brondocumenten u tijdens de transitie in de Openbare Registers dient op te nemen. Het is nu dus zaak om deze documenten te verzamelen. Idealiter heeft u een eigen register bijgehouden, waar alle documenten overzichtelijk bijeen zijn gebracht. De
werkelijkheid is soms weerbarstiger. Bij sommige gemeenten zijn brondocumenten gedeeltelijk of uitsluitend bij vakafdelingen te vinden, soms zijn (oudere) brondocumenten in een streekarchief ondergebracht of bij een uitvoeringsorganisatie die werkzaamheden voor de gemeente verricht.
Gemeentelijke herindelingen kunnen er ook toe leiden dat documenten in verschillende registers zijn opgeslagen.
Het verzamelen van brondocumenten biedt de mogelijkheid om ze te raadplegen en op inhoud en vorm te beoordelen. Om de soms grote hoeveelheden brondocumenten in overzichtelijke porties op te delen, adviseren wij dit te doen per wettelijke grondslag. U beoordeelt dan bijvoorbeeld eerst alle aanwijsbesluiten voor gemeentelijke monumenten, vervolgens de beschikkingen in het kader van de woningwet en daarna de besluiten in het kader van de Wet voorkeursrecht gemeenten. Welke volgorde u kiest is aan u zelf. Als u stap 1 heeft uitgevoerd vóór het verzamelen en raadplegen is het duidelijk om welke aantallen het gaat. U kunt de volgorde bijvoorbeeld laten afhangen van de beschikbare tijd per periode.
Bij het inventariseren kan van onderstaande voorbeeldtabel worden uitgegaan:
Beperkingen op grond van de Opiumwet
Brondocument Datum Compleet * Vorm Eén bestand Formaat Opmerkingen
MHT-58/09/GW 20-4-2013 Ja papier Ja A4
MHT-58/10/GW 22-5-2013 Ja pdf Ja A4
MHT-58/12/GW 1-7-2013 Ja pdf Ja A4
MHT-60-4ORL 18-2-1989 Nee papier Nee A4
(kaart A0)
Handtekening ontbreekt
MHT-60-41RL 19-2-1989 Ja papier Ja A4 Slecht
leesbaar
MHT-60-41RL 22-2-1989 Ja papier Ja A4 Voorpagina
beschadigd
…
* de compleetheid van een brondocument wordt verderop uitgewerkt
Stap 2b: Beoordelen brondocumenten
Een brondocument moet in de eerste plaats duidelijkheid geven over de opgelegde beperking: in welke handelingen de rechthebbende op basis van het besluit wordt beperkt, voor welk tijdvak de beperking geldt en wat de eventuele voorwaarden voor het opheffen van de beperking zijn. Het brondocument biedt ook rechtszekerheid: de beperking kan er als het ware mee worden
afgedwongen. Om deze zekerheid te borgen heeft de wetgever bepaald dat het brondocument door een ieder ingezien moet kunnen worden. Een paar vragen doemen dan op.
Wat maakt precies deel uit van het brondocument?
Het brondocument moet geïnteresseerden duidelijk maken wat de wettelijke grondslag is van de beperking (dus welke wet aan de basis staat), de datum bekendmaking besluit, de eventuele duur en het zogeheten werkingsgebied. Hiermee bedoelen we de locatie waar de beperking betrekking op heeft. Deze locatie kan aangeduid worden met een object uit een basisregistratie (bijvoorbeeld een pand uit de BAG, een functioneel gebied uit de BGT of een kadastraal perceel uit de BRK) of met een contour op een (topografische) kaart. Het is gebruikelijk dat het opleggen van de beperking wordt onderbouwd zodat de belangstellende weet wat de aanleiding is van het opleggen van een beperking en op welke wijze deze eventueel weer opgeheven kan worden. Zo zal een aanwijsbesluit voor gemeentelijke monumenten details bevatten over een bouwwerk om het opleggen van de beperking te rechtvaardigen. En bij een sluiting in het kader van de woningwet zal de bronhouder ter
onderbouwing benadrukken dat het treffen van herstelwerkzaamheden noodzakelijk is om het betreffende object weer te kunnen betreden. Genoemde aspecten zijn objectgebonden.
Tot een brondocument behoren:
• Het feitelijke besluit
• De onderbouwing van de opgelegde beperking
• De datum van het besluit
• De datum van inwerkingtreding van de beperking, indien deze afwijkt van ‘per direct’
• De eventuele datum beëindiging van de beperking
• De ontbindende voorwaarde waarmee de beperking kan worden opgeheven, bijvoorbeeld het treffen van voorzieningen waarmee het pand weer voldoet aan de eisen uit het bouwbesluit
• De grondslag (wetgeving waaruit de bevoegdheid tot het opleggen van een beperking voortkomt)
• De vermelding van het werkingsgebied
• Een feitenrelaas en de zienswijze van de betrokkenen
• De aanduiding van het bevoegde gezag dat het besluit heeft genomen
• Documenten waar in de tekst expliciet naar wordt verwezen en die noodzakelijk zijn om de context en de werkingssfeer van het besluit te begrijpen
• Kaarten waar in de tekst expliciet naar wordt verwezen en die noodzakelijk zijn om het
werkingsgebied van de beperking te kennen (als de kaart slechts voor de beeldvorming bedoeld is en het werkingsgebied eenduidig in het besluit is opgenomen, behoort de kaart níet tot het brondocument)
Uitgangspunt is dat bovengenoemde onderdelen behouden blijven in het document dat in de Openbare Registers wordt ondergebracht, tenzij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (zie stap 2c voor het anonimiseren) zich hiertegen verzet.
De volgende onderdelen worden níet tot het brondocument gerekend:
• Bijlagen die geen onlosmakelijk deel uitmaken van het brondocument en die bijvoorbeeld de bevoegdheid van het bestuursorgaan om een beperking op te leggen, regelen zoals een wet of een regeling. Deze informatie is voor sommige raadplegers misschien wel relevant, maar ook al op andere wijze toegankelijk gemaakt.
• Bijlagen die in een opsomming (bijvoorbeeld aan het einde van een besluit) zijn opgenomen, maar waar in de tekst niet expliciet naar verwezen wordt.
• Kennisgeving gericht aan een belanghebbende, tenzij deze ‘naadloos overgaat’ in het eigenlijke besluit (in dit geval moet wellicht worden geanonimiseerd, zie stap 2c).
Relatie tussen brondocument en beperking
Uit één brondocument kunnen meerdere beperkingen voortkomen. Zo is het niet ongewoon om meerdere gemeentelijke monumenten in één besluit aan te wijzen. Andersom geldt dat een beperking slechts één brondocument kent. Vanuit het oogpunt van rechtszekerheid moet immers duidelijk zijn waar de opgelegde beperking uit voortkomt. Wel kan een beperking gewijzigd worden, bijvoorbeeld door voortschrijdend inzicht bij de bronhouder of door een rechterlijke uitspraak. Op grond van de inhoud van een nieuw besluit wordt de beperking dan aangepast. Voor de transitie houdt dit in dat als brondocument geldt: alle gebundelde besluiten die leiden naar de actuele beperking. Deze werkafspraak geldt alleen bij de transitie, in de beheerfase worden alle besluiten en hierop volgende wijzigingen apart en volgordelijk geregistreerd, als in een dossier of een zaak, zodat in de tijd gezien altijd kan worden gereconstrueerd welke beperking op enig moment gold en uit welk besluit deze voortkwam. Beperkingen die vóór de transitie beëindigd zijn, worden niet in de BRK opgenomen en de bijbehorende brondocumenten worden niet in de Openbare Registers ingeschreven.
Het fysieke document
Vorm:
• Analoog
Het brondocument is uitsluitend in papieren vorm aanwezig. Dit kan zowel enkelzijdig als dubbelzijdig zijn. Het origineel zal ondertekend zijn door het bevoegde bestuursorgaan of de gemandateerde ambtenaar. Ook eventuele bijlagen als foto’s en tekeningen zijn uitsluitend op papier aanwezig.
• Digitaal
Het brondocument is uitsluitend in digitale vorm aanwezig. Dit kan een scan zijn van een papieren besluit of een geconverteerd bestand uit bijvoorbeeld een tekstverwerker, bijvoorbeeld een Word-bestand dat omgezet is naar een pdf-bestand. Alleen met een substitutiebesluit1 zal het document ook als ‘origineel’ worden aangemerkt.
• Mengvorm
Een deel van het brondocument is aanwezig op papier en een deel in digitale vorm. Het besluit is bijvoorbeeld als pdf-bestand aanwezig en de A0-tekening in papieren vorm.
Is een brondocument niet of niet volledig aanwezig, dan zijn er enkele mogelijkheden:
• Reconstrueren brondocument met behulp van wél aanwezige stukken of concept-documenten (wellicht ook van een tekstverwerker). Let op: een fout is zo gemaakt en deze methode is dan ook erg riskant. Het kan dan gebeuren dat de gemeente na enige tijd al dan niet via derden toch geconfronteerd wordt met het origineel. Indien dit niet overeenkomt met het document in de Openbare Registers heeft de gemeente wat uit te leggen.
1 Een substitutiebesluit is een besluit waarmee een volledige vervanging van analoge (papieren) documenten door digitale documenten wordt geformaliseerd.
• Aanvullen brondocument in het geval een deel of een bijlage ontbreekt. In deze situatie wordt het oude besluit feitelijk bevestigd.
• Opvoeren van een nieuw brondocument waarmee feitelijk een al genomen besluit hernieuwd genomen wordt.
• Een ambtelijke correctie doorvoeren mag alleen wanneer van kleine onvolkomenheden sprake is, zoals een verminkte zin of een half weggevallen passage. In geen geval mag een ambtelijke correctie worden doorgevoerd om de strekking van het besluit of het werkingsgebied te wijzigen. Dan is sprake van juridische doorwerking. Indien dit wordt beoogd, dient een nieuw besluit te worden genomen door het bevoegde bestuursorgaan of een gemandateerde ambtenaar en dient het oorspronkelijke besluit te worden ingetrokken.
• Als het brondocument verouderde objectinformatie bevat (bijvoorbeeld een kadastrale aanduiding die is vervallen doordat het perceel inmiddels gesplitst is), dan mag het document hierop niet worden gewijzigd. Het is wel gewenst om vast te stellen wat het huidige
werkingsgebied is. Dit kan een actueel kadastraal object zijn, maar ook een object uit de BAG of de BRK of de handmatig ingetekende geometrie.
• Als het brondocument foute objectinformatie bevat (bijvoorbeeld een kadastrale aanduiding van een perceel dat niet bestaat en ook nooit bestaan heeft), dan dient de beperking te worden ingetrokken, eventueel gevolgd door het nemen van een nieuw besluit. Het is in dit geval niet toegestaan om met een conformiteitsverklaring essentialia in de registratie op te nemen die niet terug te voeren zijn op het brondocument.
• Digitaal ondertekende documenten zijn niet toegestaan in de Openbare Registers vanwege het risico dat deze op enig moment niet meer raadpleegbaar zijn. Deze documenten dienen geconverteerd te worden naar een ‘platte’ pdf. De inspanningen voor bronhouders zijn waarschijnlijk binnen proporties omdat dit met het anonimiseren kan worden gecombineerd.
Het is dringend gewenst om in bovenstaande situaties de vakafdelingen te betrekken. Voor een bevestiging of herziening van een besluit is hun bijdrage immers noodzakelijk en ook bij een reconstructie of het opstellen van een verklaring kunnen zij hand- en spandiensten verrichten.
Inhoud
De essentialia (de wettelijk verplichte informatie) in de registratie dienen eenduidig ontleend te worden aan het brondocument. Omdat gemeenten al sinds 2007 een beheerrol hebben in het kader van de Wkpb, mag verondersteld worden dat deze relatie inderdaad gelegd is. Nu alle
brondocumenten gelicht worden, kan het echter verstandig zijn deze controle (nogmaals) uit te voeren. Het gaat dan om de aanwezigheid in de brondocumenten van de volgende gegevens (conform artikel 3 van de concept-uitvoeringsregeling Wkpb):
• de wettelijke grondslag van het brondocument
• het object of gebied dat het werkingsgebied aanduidt (tekstueel of met een kaart)
• het bestuursorgaan of de rechter, zo deze een uitspraak heeft gedaan
• de dagtekening van het document
• de periode gedurende welke het beperkingenbesluit van kracht is
Mocht een van bovenstaande onderdelen ontbreken in het brondocument, dan is de beperking feitelijk niet te handhaven.
Stap 2c: Anonimiseren brondocumenten
In brondocumenten treffen we subjectgebonden gegevens aan: de naam van de eigenaar, de klacht van de buren, de visie van de ambtenaar of de handtekening van de bestuurder om maar eens wat te noemen. Deze vallen onder de werkingssfeer van de AVG, voor zover openbaring van
persoonsgegevens niet nadrukkelijk is opgenomen in andere wet- en regelgeving.
Brondocumenten worden ingevolge de gewijzigde wet Wkpb opgenomen in de Openbare Registers (OR) bij het Kadaster, waarmee de noodzaak een gemeentelijke register te voeren vervalt. De Kadasterwet schrijft voor dat documenten die in de Openbare Registers zijn opgenomen, voor iedereen raadpleegbaar zijn. Omdat deze documenten zonder menselijke tussenkomst op digitale wijze aan aanvragers worden verstrekt, is het van belang om persoonsgegevens vóór opname van het document in de OR te anonimiseren. Dit houdt in dat in de transitiefase elk brondocument op de aanwezigheid van persoonsgegevens moet worden beoordeeld. De vraag is dan om welke
persoonsgegevens het hier gaat en op welke wijze deze uit het brondocument dienen te worden verwijderd.
Wat is een persoonsgegeven?
In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is aangegeven dat met persoonsgegevens alle informatie wordt bedoeld over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, over alle informatie dus die herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. Het gaat er om of de identiteit van een natuurlijke persoon redelijkerwijs, zonder onevenredige inspanning, kan worden vastgesteld.
Een persoonsgegeven mag alleen worden verwerkt (en dus ook geopenbaard) als sprake is van een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 5 van de AVG).
Brondocument onder ogen? Maak er gebruik van!
Nu we het brondocument in de vingers hebben kost het relatief weinig moeite om enkele attribuutgegevens te controleren. Een toets op de essentialia kan de betrouwbaarheid en de nauwkeurigheid van de registratie verhogen. Onder de essentialia vallen de brondocumentdatum, een eventueel afwijkende ingangsdatum van de beperking, een eventueel vooraf bepaalde einddatum van de beperking en het brondocumentnummer. Ook de aanwezigheid van een
handtekening kan worden gecontroleerd. Ontbreken een of meerdere gegevens, onderzoek dan of elders in de organisatie een ‘beter’ exemplaar te vinden is, bijvoorbeeld bij de vakafdeling.
Overigens mag worden verwacht dat de registratie en het register met elkaar in overeenstemming zijn. Die eis wordt immers op dit moment ook al gesteld conform de huidige wet.
Verder verdient het aanbeveling om het werkingsgebied te controleren. Wordt er gerefereerd aan een (geadresseerd) object en is dit eenduidig te relateren aan een toegelaten object uit de BAG of de BGT, dan is het mogelijk om het werkingsgebied met de transitie te wijzigen. In stap 3 van het stappenplan wordt de wenselijkheid nader uitgewerkt, maar nu we het document in handen hebben is het raadzaam om vast te stellen of het werkingsgebied kán wijzigen en welk object hiervoor in aanmerking komt.
Welke persoonsgegevens dienen te worden afgeschermd?
Als persoonsgegevens worden die zaken beschouwd die tot individuele personen herleidbaar zijn.
Daaronder vallen niet alleen namen, maar ook identificerende zaken als geboortedata,
telefoonnummers, burgerservicenummers, rekeningnummers etc. Alleen enkele persoonsgegevens (voornamen, voorletters, achternaam) van bestuurders vallen niet onder deze regel. Bestuurders vervullen een publieke functie in het openbaar bestuur en kunnen op grond daarvan in minder mate een beroep doen op bescherming van persoonsgegevens. Dat geldt in zekere zin ook voor
gemandateerde ambtenaren. De volgende lijn kan bij het anonimiseren worden aangehouden:
Uitgangspunt is dat elk naar een natuurlijk persoon herleidbaar gegeven in het brondocument dient te worden afgedekt of weggehaald.
Onder naar een natuurlijk persoon herleidbaar gegeven vallen:
• Voorna(a)m(en), voorletter(s) en achterna(a)m(en)
• Identificatienummer(s) als BSN
• Geslachtsaanduiding en huwelijkse staat
• Geboortedatum en geboorteplaats
• Woonadres en contactadres
• Vast of mobiel telefoonnummer
• Persoonlijk mailadres
• Functiebenamingen
• Gedrag of zienswijze voor zover dit objectief naar een natuurlijke persoon te herleiden is Van voorgaand uitgangspunt zijn de volgende gegevens uitgezonderd:
• Voorna(a)m(en), voorletter(s), achterna(a)m(en) of functienaam van bevoegde functionarissen of gemandateerde ambtenaren (dit laatste blijkend uit het openbare mandaatregister)
• Gegevens van organisaties of personen die geen relatie hebben met de opgelegde beperking, maar die zijn opgenomen om de beperking nader te onderbouwen (bijvoorbeeld de naam van een beroemd architect op grond waarvan een pand als gemeentelijk monument is aangewezen)
Voor het weghalen van een handtekening kan geen beroep worden gedaan op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Vanwege een hoog risico op identiteitsfraude is het echter gewenst om bij een natte handtekening deze met (gedeeltelijk) afdekken ‘onbruikbaar’ te maken. Het gedeeltelijk afdekken is soms noodzakelijk omdat de handtekening door de (getypte) tekst heen kan lopen. Een droge handtekening (getypt) is geen bezwaar, mits deze afkomstig is van een bevoegd functionaris of een gemandateerde ambtenaar. Voor deze ambtenaar geldt dan weer dat deze wordt vermeld in het openbare mandaatregister. Wij adviseren om de ‘ongewenste’ persoonsgegevens weg te halen en niet te vervangen door rolnamen of pseudo-aanduidingen. Dit komt deels voort uit praktische overwegingen (snelheid, kosten), en deels doordat beperkende besluiten soms lang geleden genomen zijn, waardoor de rol van genoemde personen niet altijd duidelijk is (bijvoorbeeld de rol van de aangeschreven persoon). Bij nieuw te nemen besluiten vallen dergelijke aanduidingen wel te overwegen om de leesbaarheid van het brondocument te vergroten. Om vanuit een applicatie een karakter af te dekken (eventueel via zoeken en vervangen) kan de alt-code 219 worden gebruikt: █ .
Op welke wijze moeten persoonsgegevens worden verwijderd?
De wetgever stelt geen eisen aan de wijze waarop persoonsgegevens dienen te worden verwijderd.
Dit wordt aan bronhouders zelf overgelaten. De manier waarop dit kan worden verwijderd is natuurlijk ook afhankelijk van de wijze waarop brondocumenten beschikbaar zijn gemaakt. Een brondocument kan digitaal of analoog in het register zijn opgenomen of in een mengvorm (het eigenlijke besluit bijvoorbeeld in een pdf en een papieren overzichtskaart als bijlage).
Voor het anonimiseren (of aflakken - een term uit het Tipp-Ex-tijdperk) van de brondocumenten dient de bronhouder de gewenste volgorde te bepalen. Er zijn twee mogelijkheden:
• Eerst scannen en dan bewerken
Hierbij worden de analoge document eerst ingescand en vervolgens geanonimiseerd. Het voordeel hiervan is dat het origineel onaangetast blijft, het nadeel dat software noodzakelijk is om te anonimiseren. Bij kleine hoeveelheden (< circa 100 documenten) zou elk document handmatig beoordeeld en afgelakt kunnen worden.
• Eerst bewerken en dan scannen
Het verdient aanbeveling om eerst een kopie maken van het origineel en deze vervolgens te bewerken. In deze situatie wordt het document eerst geanonimiseerd en vervolgens
ingescand. Bij papieren brondocumenten is geen bewerkingssoftware nodig, maar bij grote hoeveelheden is letterlijk aflakken bewerkelijk en dus kostbaar. Bovendien kan handmatig anonimiseren tot willekeur leiden en de indruk geven van hobbyisme (bv met een dikke stift door het brondocument).
TIP: veel brondocumenten van eenzelfde grondslag hebben jarenlang dezelfde opmaak. Dat maakt het zoeken naar bovenstaande onderdelen gemakkelijker: bijvoorbeeld altijd ‘onderaan de tweede alinea’ of ‘doorgaans op het laatste blad’.
Geautomatiseerd anonimiseren
Handmatig anonimiseren heeft als voordeel dat namen of gegevens die naar natuurlijke personen herleidbaar zijn heel gericht kunnen worden afgedekt, de keerzijde is natuurlijk dat dit veel tijd in beslag neemt. Er zijn ook mogelijkheden om geautomatiseerd te anonimiseren, het (digitale) document wordt dan gescand op kenmerken, deze worden afgedekt of
vervangen door een symbool en het resultaat wordt weer teruggeleverd. Deze
programmatuur kan in sommige gevallen aangeschaft worden, in andere gevallen kan van een webapplicatie gebruik worden gemaakt, waarbij op basis van volume (aantallen pagina’s etc.) wordt afgerekend. Let er op dat als u een keuze maakt en brondocumenten aan een externe applicatie worden aangeboden, dat andere organisaties dan mogelijk ook toegang hebben tot de documenten en de persoonsgegevens die u wilt afschermen. Bij afgeven is het noodzakelijk om met het bedrijf dat deze service aanbiedt, een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Kijk ook welk (buitenlands) recht van toepassing is bij het beschermen van persoonsgegevens of in geval van juridische geschillen. Soms worden kortingen aangeboden bij grote aantallen documenten. Het kan daarom interessant zijn om brondocumenten met een aantal gemeenten in één keer aan te bieden. Beoordeel anonimiseringsprogrammatuur ook op de mogelijkheid om specifieke situaties op te sporen. Hoe meer ‘maatwerk’ wordt geboden, des te minder nazorg benodigd is.
Er is bij sommige gemeenten al enige ervaring met geautomatiseerd anonimiseren. Gaat u bij uw gemeente op onderzoek uit, vraag dan eens na bij taakvelden als DIV/Archief,
Burgerzaken, vergunningverlening en handhaving, afhandeling WOB-verzoeken of bij de privacy-coördinator.
Wordt het anonimiseren uitbesteed, maak dan ook afspraken over de bestandsnaam waaronder het geanonimiseerde document aan de bronhouder wordt teruggeleverd.
Voorbeeld anonimiseren
Een voorbeeld van de fictieve gemeente Ginderzoom (originele document en geanonimiseerde versie) is bijgevoegd.
Stap 2d: Converteren brondocumenten
Zorg er in alle gevallen voor dat het anonimiseren onomkeerbaar is. Als afgelakte informatie op enig moment weer zichtbaar gemaakt kan worden, is er sprake van een datalek met de bijbehorende (imago)schade voor uw organisatie. Denk ook aan het anonimiseren van meta-informatie die wellicht in de pdf is opgenomen (naam auteur, eigenaarschap etc.).
Het document moet uiteindelijk als één bestand (dus inclusief eventuele bijlagen) worden
ingeschreven in de Openbare Registers. Er is programmatuur op de markt waarmee meerdere pdf- bestanden samengevoegd (‘gemerged’) kunnen worden tot één bestand.
Bij het aanleveren van beperkende besluiten gelden de volgende (technische) inschrijvingsvereisten:
• Type pdf
• Maximaal aantal van 25 embedded fonts/embedded types
• Niet corrupt (direct leesbaar bij openen)
• Maximale omvang 100 Mb
• Tags zijn toegestaan (zie voor de betekenis van tags:
https://nl.wikipedia.org/wiki/Tag_(metadata)
• Digitaal ondertekende documenten zijn niet toegestaan
Het afschermen van persoonsgegevens is één, het toegankelijk maken van brondocumenten twee.
Voor dit laatste kan de ‘Checklist toegankelijke PDF documenten’ van de Stichting Accessibility behulpzaam zijn (zie https://www.accessibility.nl/kennisbank/artikelen/toegankelijke-pdf- documenten). Ook bij eventuele conversie van huidige brondocumenten kan de checklist ondersteuning bieden.
Ook van een platte scan kun je een toegankelijk en intelligent bestand maken. Er zijn conversieprogramma’s die dit via Optical Character Recognition (OCR) mogelijk maken.
Resultaat van stap 2…
Na afloop van deze stap heeft u de volgende resultaten behaald:
• U heeft per besluit één pdf waarin besluiten met alle noodzakelijke bijlagen zijn opgenomen
• De pdf’s zijn geanonimiseerd volgens de richtlijnen in dit stappenplan
• De pdf’s voldoen aan de technische inschrijvingsvereisten
• De pdf’s voldoen aan de inhoudelijke vereisten
• Per besluit is bij voorkeur genoteerd wat het werkingsgebied is dat in het brondocument is aangetroffen
Als deze stappen doorlopen zijn, dan kan de transitie starten. Alle activiteiten die hiervoor noodzakelijk zijn, worden beschreven in stappenplan 3.
Oude en nieuwe brondocumenten
In de behandeling van brondocumenten kunnen we onderscheid maken tussen ‘oude’ (dus bestaande) brondocumenten en ‘nieuwe’ (dus nog te vervaardigen) documenten. Voor bestaande brondocumenten geldt dat we het ‘moeten doen met wat we hebben’ waarbij documenten uit soms lang vervlogen tijden op vorm en inhoud beoordeeld worden met de wet- en regelgeving van nu. Dat maakt anonimiseren soms tot een lastige en tijdrovende klus.
Diezelfde wet- en regelgeving maakt dat het anonimiseren van nieuwe brondocumenten heel wat eenvoudiger kan, door bij het vervaardigen al rekening te houden met de huidige eisen.
Zo kan met behulp van sjablonen de aandacht op ongewenste persoonsgegevens gevestigd worden, kunnen persoonsgegevens bij het opstellen van een document worden gemarkeerd zodat zij gemakkelijker verwijderd kunnen worden. Hoe dan ook is het wenselijk om het besluit en de kennisgeving te scheiden en persoonsgerelateerde informatie (als deze al noodzakelijk is) zoveel mogelijk in de kennisgeving op te nemen.
In stap 4 wordt de herinrichting van de beheerprocessen behandeld, maar het verdient aanbeveling om per direct van de vakafdelingen te vragen om beperkende besluiten op te stellen die voldoen aan de eisen van de AVG (zie stap 2c).
