1
Personeelshandboek gemeente Purmerend
Inzetbaarheid
Gesprekkencyclus ... 2
Beoordelingsreglement 1993 ... 5
Richtlijn studiekosten Gemeente Purmerend ... 9
Afspraken bij vacatures ...11
Verzuimprotocol en hand-out ...13
2
Gesprekkencyclus
De gemeente is bezig met het aanpassen van deze regeling.
De huidige regeling, zoals deze hieronder is gepubliceerd, blijft geldig totdat een gewijzigde of nieuwe regeling is vastgesteld.
3
Leidraad Gesprekkencyclus
Evaluatie en Afspraken
Doel van het gesprek:
De ontwikkeling van de organisatie en de ontwikkeling van de medewerker op elkaar af te stemmen.
De leidinggevende en de medewerker dragen samen verantwoordelijkheid voor de te behalen resultaten.
De afspraken, individuele resultaatafspraken, zijn een afgeleide van de opdracht van de Gemeente Purmerend, vertaald naar de afdeling en vervolgens naar de verschillende teams en dan naar persoonlijke resultaten.
De medewerker weet wat de ontwikkelingen binnen de organisatie en het team zijn en kent de consequenties voor de eigen functie en het persoonlijk functioneren.
In Purmerend is afgesproken dat de leidinggevende en medewerker in een jaarlijkse cyclus minimaal 1 keer per jaar met elkaar een gesprek voeren met een formeel karakter. Dit gesprek bevat twee elementen:
• Evaluatie en waardering (terugkijken)
o Terugblik op het afgelopen jaar door zowel leidinggevende en medewerker.
o Houding en gedrag o Behaalde resultaten
• Afspraken en ontwikkeling (vooruitkijken)
o Afspraken voor het komende jaar tussen leidinggevende en medewerker o Te behalen resultaten
o Ontwikkeling voor optimale inzetbaarheid
Dit gesprek wordt vastgelegd en wordt opgenomen in het personeelsdossier. De organisatie hecht er waarde aan de afspraken die gemaakt zijn met de medewerker omtrent zijn ontwikkeling te borgen onafhankelijk van leidinggevende en/of afdeling.
Uitgangspunt is dat de leidinggevende manager verantwoordelijk is voor het voeren van het formele gesprek. Het betekent dat het gesprek wordt gevoerd tussen de medewerker en de direct
hiërarchisch leidinggevende. Zowel de leidinggevende als de medewerker kan het initiatief nemen tot een dergelijk gesprek.
Voortgang volgen
De uitkomsten die bij de evaluatie genoemd worden, mogen geen verrassing zijn voor de
medewerker. In de tussenliggende periode zal er regelmatig gesproken worden over de afspraken die gemaakt zijn en de resultaten die behaald dienen te worden om waar nodig bij te kunnen stellen. De leidinggevende en medewerker bepalen in overleg de vorm en de frequentie van deze
voortgangsgesprekken en de vastlegging van afspraken.
Beoordelingsgesprek
Wanneer er sprake is van een rechtspositionele consequentie, denk hierbij aan verandering van functie, waardering voor een exceptionele bijdrage aan het resultaat of wanneer er sprake is van disfunctioneren, wordt een beoordelingsgesprek gehouden. Dit beoordelingsgesprek ligt ten grondslag aan een te nemen besluit, over:
o Structurele beloning van de medewerker
o De rechtspositie van de medewerker in samenhang met de wijze waarop hij zijn betrekking vervult.
4 Voor dit gesprek is een separate regeling opgesteld, regeling: “Beoordelingsgesprek”.
Het Personeelsgesprek
Afspraken
1. De leidinggevende en de medewerker voeren per 12 maanden ten minste 1 formeel gesprek.
2. Dit gesprek kent twee componenten: het evaluatie en afsprakengesprek
3. Om de voortgang te volgen om bijv. gemaakte afspraken tussentijds bij te stellen of een tussentijds signaal af te geven vinden naar behoeft van leidinggevende en medewerker meerdere gesprekken plaats.
4. Het formele gesprek wordt minimaal twee weken vooraf door de leidinggevende aangekondigd.
5. De leidinggevende en de medewerker kunnen afspreken dat andere personen bij het gesprek aanwezig zijn, dit wordt minimaal 1 week voorafgaande aan het gesprek kenbaar gemaakt.
6. Het gesprek wordt gevoerd en vastgelegd aan de hand van het voorbeeld gespreksverslag.
7. De leidinggevende en de medewerker tekenen het verslag voor akkoord. Als de medewerker niet voor akkoord wil tekenen, tekent hij voor gezien en voegt een bijlage toe met de reden om niet akkoord te gaan.
8. Het verslag met eventuele bijlage wordt opgenomen in het personeelsdossier.
9. De leidinggevende beheert de verslagen, de medewerker ontvangt een afschrift.
10. Een beoordelingsgesprek draait om een eenzijdig oordeel van de leidinggevende. De gesprekken worden vastgelegd en kunnen – positieve of negatieve – rechtspositionele gevolgen hebben. Voor het voeren van een beoordelingsgesprek bestaat een regeling, Regeling Beoordelingsgesprek, Dit gesprek wordt ten alle tijden vastgelegd en opgenomen in het personeelsdossier.
Personeel sgesprek
Evaluatie Afsprake n
Voortgan g (naar behoefte)
Beoordeling
5
Beoordelingsreglement 1993
De gemeente is bezig met het aanpassen van deze regeling.
De huidige regeling, zoals deze hieronder is gepubliceerd, blijft geldig totdat een gewijzigde of nieuwe regeling is vastgesteld.
6
Beoordelingsreglement 1993
Artikel 1
Dit besluit verstaat onder:
a de medewerker/beoordeelde: degene op wie artikel 15:1:15 van de CAR/UWO van toepassing is, dan wel overeenkomstig toepassing vindt;
b de beoordelaar: de direct leidinggevende, voor de medewerker en de
groepsmanager de teammanager, voor de teammanager de afdelingsmanager, voor de afdelingsmanager de directeur, voor de directeur de algemeen
directeur, voor de algemeen directeur/gemeentesecretaris het college van B&W;
c naast hogere manager, die bevoegd is om namens B&W te besluiten: voor de medewerker en de groepsmanager; de afdelingsmanager, voor de
afdelingsmanager; de directeur, voor de (algemeen)directeur; het college van B&W;
d functievervulling: het totaal van prestaties en gedragingen van de medewerker tijdens de uitoefening van zijn functie;
e functiebestanddeel: samenstel van werkzaamheden dat naar aard en/of gerichtheid een te onderscheiden eenheid in de functie vormt;
f functioneringsgesprek: het gesprek als bedoeld in de "regeling functioneringsgesprekken 1990";
g beoordeling: oordeel over de functievervulling door de medewerker, dat volgens de voorschriften van dit besluit tot stand komt;
h adviescommissie: de commissie als bedoeld in artikel 9.
Artikel 2
1 Een beoordeling wordt opgemaakt over een tijdvak dat ten minste zes maanden en ten hoogste twee jaar omvat.
2 Het beoordelingstijdvak strekt zich niet over een periode waarover reeds een beoordeling is opgemaakt.
3 Aan een beoordeling dient minimaal één functioneringsgesprek te zijn voorafgegaan.
Artikel 3
1 Een beoordeling wordt opgemaakt indien het voornemen bestaat een besluit te nemen met betrekking tot:
a de structurele beloning van de medewerker, indien en voor zover dat in het Beloningsreglement is voorgeschreven;
b de rechtspositie van de medewerker waaraan een oordeel omtrent de functievervulling ten grondslag ligt en de leidinggevende dit aan de medewerker heeft kenbaar gemaakt.
2 Een beoordeling wordt opgemaakt indien de medewerker dit aanvraagt.
Artikel 4
De algemeen directeur stelt het model van het formulier vast waarop de beoordeling wordt vastgelegd.
7 Artikel 5
1 Een beoordeling wordt opgemaakt ten aanzien van functie-bestanddelen, bereikte resultaten en algemene gezichtspunten.
2 De beoordeling omvat tevens een algemeen oordeel over het gedrag en de houding van de medewerker in de werksituatie.
Artikel 6
1 De beoordelaar maakt een concept-beoordeling, waarbij hij informatie kan inwinnen bij functionarissen die uit hoofde van hun werkzaamheden over het functioneren van de medewerker kunnen oordelen.
2 De namen van deze informanten worden op het beoordelingsformulier vermeld.
3 Een afschrift van de concept-beoordeling wordt de medewerker zo spoedig mogelijk ter hand gesteld.
4 De medewerker kan zijn zienswijze weergeven op het beoordelingsformulier, waarbij hij tevens de zienswjze van functionarissen kan betrekken die uit hoofde van hun werkzaamheden over zijn functioneren kunnen oordelen.
5 Binnen drie dagen na uitreiking wordt de concept-beoordeling door de beoordelaar met de medewerker besproken.
6 Op verzoek van de beoordelaar en/of medewerker kan de personeel- en organisatieadviseur bij het beoordelingsgesprek aanwezig zijn.
Artikel 7
1 Een samenvatting van het beoordelingsgesprek wordt op het beoordelingsformulier vastgelegd.
2 Na afloop van het beoordelingsgesprek wordt het beoordelingsformulier door de beoordelaar en de medewerker ondertekend. Indien tussen beoordelaar en medewerker geen overeenstemming is bereikt, wordt de afwijkende mening op het formulier vermeld.
3 Een afschrift van het beoordelingsformulier wordt de medewerker zo spoedig mogelijk ter hand gesteld.
Artikel 8
1 De naast hogere manager stelt de beoordeling vast, indien de medewerker geen bedenkingen heeft ingediend, binnen vier weken na het
beoordelingsgesprek.
2 De medewerker kan binnen twee weken na het beoordelingsgesprek schriftelijk bedenkingen tegen de beoordeling indienen bij de algemeen directeur.
3 De algemeen directeur stelt de bedenkingen binnen twee weken na ontvangst voor advies in handen van de adviescommissie.
Artikel 9
1 De algemeen directeur stelt een adviescommissie in.
2 De adviescommissie bestaat uit:
a één lid, aan te wijzen door het DT;
b één lid, aan te wijzen door de ondernemingsraad;
c een door de onder a. en b. genoemde leden in onderling overleg aan te wijzen onafhankelijk lid (voorzitter).
3 Voor elk lid wordt een plaatsvervangend lid aangewezen.
4 De algemeen directeur wijst een ambtenaar aan als secretaris van de adviescommissie.
8 Artikel 10
De adviescommissie dient de algemeen directeur van advies ter zake van de op basis van dit reglement vast te stellen beoordelingen.
Artikel 11
1 De adviescommissie dient een zaak voltallig te behandelen.
2 De secretaris stelt in overleg met de leden van de commissie datum en tijdstip voor mondelinge behandeling van de adviesaanvraag vast, zo mogelijk binnen vier weken na ontvangst van deze aanvraag. Voorafgaand aan de behandeling van de adviesaanvraag in de commissie worden alle daarop betrekking
hebbende stukken door de secretaris aan de leden van de commissie, alsmede aan de betrokken medewerker en eventueel aan diens raadsman, in afschrift toegezonden.
3 De commissie hoort de beoordelaar in aanwezigheid van de beoordeelde.
De commissie kan indien zij dit nodig acht ook andere personen horen.
4 Van de beraadslagingen in de commissie wordt een schriftelijk verslag opgemaakt.
5 De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.
Artikel 12
1 De adviescommissie brengt binnen vier weken na de mondelinge behandeling schriftelijk een eenduidig advies uit aan de algemeen directeur.
2 De leden en de secretaris van de commissie zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit de stukken of uit de behandeling in de commissie is bekend geworden.
Artikel 13
De algemeen directeur neemt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de adviescommissie een besluit.
Artikel 14
De algemeen directeur beslist voor zover nodig, in afwijking van het in dit reglement bepaalde, in gevallen, waarin dit reglement naar zijn oordeel niet of niet in
redelijkheid voorziet.
Artikel 15
Dit reglement kan worden aangehaald als "Beoordelingsreglement 1993" en treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand volgende op die waarin het is vastgesteld.
9
Richtlijn studiekosten Gemeente Purmerend
Inleiding
Deze richtlijn Studiekosten beschrijft welke afspraken de leidinggevende kan maken met zijn medewerker over te volgen opleidingen.
Medewerkers van de gemeente Purmerend krijgen in hun functie te maken met wettelijk verplichte opleidingen of met anderszins functiegerelateerde opleidingen. Ook zijn
medewerkers in gesprek met hun leidinggevende over hun persoonlijke ontwikkeling. Deze ontwikkeling kan zowel binnen de functie plaatsvinden als daarbuiten.
De leidinggevende is verantwoordelijk voor het nemen van de uiteindelijke beslissingen aangaande de vergoedingen welke in het formulier studiekostenvergoeding worden vastgelegd.
Vergoeding
Volledige vergoeding van de opleiding vindt plaats indien:
1) De opleiding wettelijk verplicht is of
2) De opleiding functiegerelateerd en noodzakelijk is voor het kunnen uitvoeren van de functie.
a. De kosten van de opleiding worden voor 100% vergoed. Dit zijn de kosten voor cursusgelden, lesgelden of collegegelden, examen- en diplomagelden en verplicht voorgeschreven studiemateriaal.
b. De vergoeding in tijd bedraagt het aantal uren dat de opleiding per dag duurt.
c. Reiskosten worden voor 100% vergoed op basis van de geldende reiskostenregeling.
d. De factuur wordt op naam van het betreffende team gesteld en rechtstreeks door de gemeente Purmerend/team betaald.
e. Voor de opleidingen waarop volledige vergoeding van toepassing is, zoals hierboven onder 1) en 2) omschreven, geldt geen terugbetalingsverplichting.
Gedeeltelijke vergoeding vindt plaats wanneer:
1) De opleiding functie gerelateerd is, maar niet beslist noodzakelijk voor het naar behoren uitvoeren van de functie of
2) De opleiding op eigen verzoek van de medewerker plaatsvindt vanuit persoonlijke ontwikkeling of
3) De opleiding op verzoek van de leidinggevende, maar in overeenstemming met de medewerker plaatsvindt vanuit persoonlijke ontwikkeling.
a. De kosten van de opleiding worden voor een percentage van 0%, 25%, 50% of 75%
vergoed, de leidinggevende beslist hierin. De leidinggevende mag tot 100%
vergoeding overgaan mits dit schriftelijk wordt gemotiveerd.
b. Er vindt geen vergoeding in tijd plaats, tenzij door leidinggevende en medewerker anders wordt afgesproken en vastgelegd.
c. Reiskosten worden voor 100% vergoed op basis van de geldende reiskostenregeling.
d. De factuur wordt op naam van de medewerker gesteld en betaald, waarna de kosten gedeclareerd kunnen worden. De manager controleert de declaratie op het juiste bedrag/percentage en de salarisadministratie zorgt voor verdere afhandeling.
e. Er kunnen afspraken gemaakt worden over een (gedeeltelijke) verrekening via tijd en/of de medewerker kan via het IKB een fiscale tegemoetkoming voor het eigen kostendeel aanvragen.
10 Terugbetalingsverplichting
Terugbetaling van de studiekosten, zoals bedoeld onder a), vindt voor maximaal 100%
plaats wanneer:
1) de medewerker de opleiding, waarvoor de vergoeding is verleend, beëindigt zonder dat deze is afgerond.
2) de medewerker de opleiding niet in de daarvoor gestelde tijd kan afronden, tenzij
aantoonbaar is dat de onvoldoende studieresultaten niet een gevolg zijn van inzet van de medewerker.
3) de medewerker op eigen verzoek of ten gevolge van zichzelf te wijten feiten of
omstandigheden ontslag wordt verleend voor het einde van de studie of binnen één jaar na het behalen van het diploma of certificaat.
In de gevallen bedoeld onder 1) en 2) vindt de terugbetaling plaats door inhouding in maandelijkse termijnen op het salaris.
Bij ontslag vinden de inhoudingen plaats op de eindafrekening van het salaris bij
uitdiensttreding. Indien de afrekening niet toereikend is wordt een afbetalingsregeling met de medewerker getroffen.
Terugbetaling van de studiekosten, zoals bedoeld onder a), vindt voor maximaal 50%
plaats wanneer:
1) de medewerker binnen twee jaar na het behalen van het diploma op eigen verzoek uit dienst gaat of ten gevolge van zichzelf te wijten feiten of omstandigheden ontslagen wordt.
De inhoudingen vinden plaats op de eindafrekening van het salaris bij uitdiensttreding. Indien de afrekening niet toereikend is wordt een afbetalingsregeling met de medewerker getroffen.
Procedure
1) Wanneer een studie meerdere jaren duurt worden de afspraken voor de gehele studie vastgelegd. Eventuele verrekening zal jaarlijks plaatsvinden.
2) Leidinggevende en medewerker maken maatwerk afspraken over de te volgen opleiding en de bijbehorende vergoeding. De overeenkomst studiekostenvergoeding wordt
ingevuld en ondertekend.
3) P&O draagt zorg voor de registratie van de opleiding.
4) Om tot uitbetaling aan de medewerker over te kunnen gaan, dient de medewerker via het personeelsinformatiesysteem de studiekosten te declareren. De medewerker voegt dan een kopie van de factuur en (kopieën van) betalingsbewijzen toe. De medewerker dient zelf de originele factuur en betalingsbewijzen te bewaren.
5) Na het behalen van het diploma of certificaat dient de medewerker een kopie toe te voegen aan zijn personeelsdossier.
1.Overal waar opleiding staat kan ook training/cursus worden gelezen Geldend voor: college-organisatie
gemeente Purmerend griffie
gemeente Purmerend
Ingangsdatum: 1-1-2020
(invoeringsdatum Wnra) 1-1-2020
(invoeringsdatum Wnra)
11
Afspraken bij vacatures
Aanleiding
Onze organisatie is continu in beweging. Hierdoor ontstaan er regelmatig vacatures. Met instemming van de ondernemingsraad zijn er afspraken gemaakt over de manier waarop wij vacatures invullen. Deze afspraken gaan uit van een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de werkgever en werknemer. Hieronder vind je de uitgangspunten en de gemaakte
afspraken.
Bij vacaturevervulling gelden de volgende uitgangspunten:
- We willen medewerkers kansen bieden.
- We willen transparant zijn.
- We streven naar de juiste mens op de juiste plaats.
- We vragen van medewerkers dat zij regie voeren op hun eigen loopbaan.
Hieruit volgen de volgende afspraken:
1. Interne en externe werving mag gelijktijdig
- De leidinggevende heeft de keuze om gelijktijdig intern en extern te werven.
- De leidinggevende weegt af in hoeverre externe werving echt nodig is.
- Interne vacatures worden altijd kenbaar gemaakt op intranet, ook als een vacature niet voor iedereen open wordt gesteld. In dat laatste geval wordt toegelicht waarom hiervoor wordt gekozen.
- We maken ook kenbaar hoe een vacature is ingevuld.
2. Alle interne kandidaten kunnen tegelijk reageren
- Voorrangskandidaten1 houden een voorrangspositie om geplaatst te worden. Voor deze medewerkers geldt een extra inspanningsverplichting tot herplaatsing. Wanneer een voorrangskandidaat solliciteert op een voor hem of haar passende functie, vindt er een gesprek plaats ter beoordeling of iemand geschikt of geschikt te maken is.
- Voorrangskandidaten ontvangen de vacatures gelijktijdig met de interne publicatie.
- Voorrangskandidaten krijgen evenveel tijd om te reageren als andere interne kandidaten.
- Sociaal rendement2 kandidaten worden in dit kader ook gezien als interne kandidaten die in deze ronde mee moeten kunnen doen, omdat voor die doelgroep een extra opgave en verantwoordelijkheid ligt.
- Op basis van wetgeving3 dienen uitzendkrachten en payroll-medewerkers bij vacatures dezelfde kansen te krijgen als interne kandidaten.
3. We besteden aandacht aan wat een functie inhoudt en zetten meer middelen in om te werven.
- We maken meer gebruik van andere interne kanalen.
- We maken meer gebruik van onze medewerkers, we laten hen meer zelf vertellen wat een functie inhoudt.
- We maken bij werving meer gebruik van de netwerken van onze eigen medewerkers.
1 Voorrangskandidaten zijn re-integratiekandidaten die (toekomstig) boventallig zijn, of in verband met arbeidsongeschiktheid herplaatst moeten worden. En kandidaten zoals genoemd in de CAO gemeenten.
2 Doelgroep: onder andere: Wajong, WSW, WSW wachtlijst, VSO leerlingen en Participatiewet met doelgroep verklaring.
3 Artikel 8b Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI)
12 4. We anticiperen op vacatures die op termijn ontstaan.
- Waar we in de toekomst mogelijkheden zien ontstaan, stellen we vacatures in een vroeg(er) stadium open om ontwikkelplekken te creëren, of ruimte te kunnen maken voor sociaal rendement.
- We maken hiervoor gebruik van een strategische personeelsplanning, waarmee toekomstige ontwikkelingen in beeld gebracht worden en welke functies/taken in de toekomst nodig zijn.
- Bij een urgente vacature kan ervoor worden gekozen eerst een periode in te huren en deze plek als ontwikkelplek open te stellen, zodat op termijn een interne medewerker kan
doorstromen naar die functie.
- Leidinggevenden delen informatie over (toekomstige) vacatures in de teamoverleggen, de MT’s en domein overstijgend om vraag en aanbod met elkaar in contact te kunnen brengen.
5. Teammanager en medewerker zijn regelmatig in gesprek over de toekomst - Het gesprek over persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid is niet vrijblijvend. De
leidinggevende en medewerker hebben hierin een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
- De teammanagers brengen een toekomstige ontwikkelingen in beeld en kijken welke functies/taken in de toekomst nodig zijn om de opdrachten voor de stad te kunnen blijven uitvoeren (strategische personeelsplanning). Deze informatie delen zij met collega teammanagers en de medewerkers in hun team.
- De medewerker denkt actief na over zijn/haar toekomst en gaat hierover in gesprek met zijn/haar leidinggevende.
- De medewerker stelt zich actief op bij het zoeken naar kansen voor zijn/haar loopbaan.
Geldend voor: college-organisatie
gemeente Purmerend griffie
gemeente Purmerend
Ingangsdatum: 1-1-2020
(invoeringsdatum Wnra) 1-1-2020
(invoeringsdatum Wnra)
13
Verzuimprotocol en hand-out
Vanuit goed werkgever- en werknemerschap
Sturen op inzetbaarheid: voorkomen van verzuim en werken aan re-integratie
‘Verzuimprotocol gemeente Purmerend’
Inleiding
In dit verzuimprotocol vind je afspraken die gemaakt zijn rond het thema ziekteverzuim.Je kan hierin vinden wat je moet doen als je je ziek meldt, maar ook wat er allemaal bij komt kijken als je verzuim langer duurt.
Beleid en
uitgangspunten
Purmerend voert een actief inzetbaarheids-, verzuim- en re-integratiebeleid met als doel het voorkomen van verzuim, het terugdringen hiervan en het bevorderen van duurzame inzetbaarheid. Leidinggevenden en medewerkers zijn hier samen voor verantwoordelijk.Het voorkomen en terugdringen van verzuim gebeurd doordat:
- Purmerend een gezond en prettig werkklimaat biedt met veilige arbeids- omstandigheden en met een goede balans tussen werk en privé;
- persoonlijke ontwikkeling, mobiliteit en wendbaarheid onderwerp van gesprek zijn tussen de leidinggevende en de medewerker. Medewerkers worden gestimuleerd om zo optimaal mogelijk inzetbaar te blijven;
- we vooral kijken naar wat nog wel mogelijk is. Dat kan betekenen dat je werkzaamheden tijdelijk worden aangepast of dat je tijdelijk ander werk gaat doen, één en ander afhankelijk van je mogelijkheden;
- we advies inwinnen bij de bedrijfsarts. Er worden zo nodig interventies ingezet in overleg met de leidinggevende of de bedrijfsarts, denk daarbij aan een werkplekonderzoek of de inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk;
- tijd- en plaats onafhankelijk werken de ruimte biedt om, wanneer je niet in staat bent naar de werkplek te komen, toch een bijdrage te kunnen leveren aan je resultaten.
- de inzet van een andere verlofvormen (zoals zorgverlof) en tijd- en plaatsonafhankelijk werken kunnen bijdragen aan het terugdringen van onterecht verzuim (bijvoorbeeld bij privéomstandigheden).
Verzuimmelding
Ziek worden overkomt je. Hoe je hiermee omgaat heb je zelf in de hand. Voordat je je ziek meldt, bedenk je of er een andere oplossing is. Door bijvoorbeeld thuis of op een ander tijdstip te werken zodat je op een andere manier een bijdrage levert. Misschien is een andere vorm van verlof mogelijk zoals zorgverlof (als je kind of partner ziek is). Overleg altijd met je leidinggevende wat de beste oplossing is. Het werk gaat immers ook door.Hoe/wie/wat/
wanneer
Je meldt je (persoonlijk) telefonisch ziek bij je leidinggevende (of diens vervanger). Doe dat uiterlijk om 9.00 uur. Als je werkt op afwijkende werktijden worden in je team specifieke afspraken gemaakt. Word je ziek op je parttimedag of roostervrije dag en denk je dat je de volgende werkdag nog ziek zal zijn? Dan kun je de melding ook in de middag doen. Als je je ziek meldt tijdens je werk, doe je dat persoonlijk of anders telefonisch bij je leidinggevende. Tijdens verblijf in het buitenland gelden speciale regels (zie verderop in de brochure).Gezond en veilig werken voor Purmerend
14
Informatie, nodig voor verzuimverlof
Vertel je leidinggevende tijdens de ziekmelding in ieder geval:
- wat de beperkingen voor je werk zijn;
- hoe lang je vermoedt dat je afwezig zult zijn;
- of er een relatie is met je werk;
- of er een verband is met een arbeids- of verkeersongeval;
- welke mogelijkheden je ziet om je eigen werk (deels) te hervatten, of eventuele aangepaste werkzaamheden op te pakken;
- of je taken of afspraken hebt die een collega moet overnemen of afzeggen;
- hoe je bereikbaar bent, of je ergens anders dan op je privé-adres bent (bijvoorbeeld bij ziekenhuisopname). Geef ook eventuele latere wijzigingen tijdig door.
Aanvullend
advies
Je maakt met je leidinggevende afspraken over eventueel te nemen maatregelen en het volgende (telefonische) overleg. Ook maak je afspraken over de frequentie van het contact. Je leidinggevende kan meer duidelijkheid willen hebben over je ziekmelding of je inzetbaarheid. Voor de beoordeling van de mate van jouw arbeidsongeschiktheid laat je leidinggevende je dan zo snel mogelijk, binnen 48 uur na je melding, oproepen door de bedrijfsarts voor een advies. Het advies van de bedrijfsarts wordt door je leidinggevende met je besproken. Aan de hand van het advies maak je met je leidinggevende afspraken over je verzuim en/of inzetbaarheid.Registratie en
afstemming
Verzuimregistratie, sociaal medisch team- Je leidinggevende registreert je verzuimmelding en het verloop van je verzuim in het personeelsinformatiesysteem. Ook de informatie die de bedrijfsarts verstrekt wordt hierin opgeslagen. De medische informatie is alleen inzichtelijk voor de bedrijfsarts.
- In een Sociaal Medisch Team (SMT) kan je verzuimsituatie besproken worden. Het SMT is een afstemmingsoverleg tussen leidinggevende, bedrijfsarts en Personeel &
Organisatie. De leidinggevende bepaald of er een SMT wordt georganiseerd.
Contact en
bereikbaarheid
Zorg dat je vanaf je verzuimmelding telefonisch bereikbaar bent voor je leidinggevende.Ga je bijvoorbeeld voor een bezoek naar je huisarts of behandelaar, informeer dan je leidinggevende vooraf dat je niet bereikbaar bent. Ben je niet in staat je telefoon direct te beantwoorden, bel dan zo spoedig je leidinggevende terug. Na het eerste bezoek aan de bedrijfsarts maakt je leidinggevende nieuwe afspraken over je bereikbaarheid.
Werken aan
herstel
Het is je plicht om te werken aan je herstel. Daarom moet je jezelf zo nodig binnen redelijke termijn onder behandeling stellen van een arts en zijn aanwijzingen opvolgen ter bevordering van je herstel. De arts geeft geen dwingend advies over je werkhervatting, dat mag alleen de bedrijfsarts doen. De bedrijfsarts kan je ook aanwijzingen geven ter bevordering van je herstel.Spreekuur bij de bedrijfsarts en advies
Op verzoek van je leidinggevende word je opgeroepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Of en wanneer dit gebeurt hangt af van de situatie. Je leidinggevende laat je mondeling of per mail weten wanneer en waar je wordt verwacht. Als jij een bezoek aan de bedrijfsarts eerder nodig vindt, vraag dan aan je leidinggevende dat te regelen.
Je bent verplicht naar het spreekuur toe te gaan. Wil je de afspraak afzeggen of verplaatsen, doe dat dan zo snel mogelijk na ontvangst van de uitnodiging, maar uiterlijk 24 uur vóór het geplande bezoek. Je informeert je leidinggevende hierover ook als je inmiddels weer beter bent.
15
Advies
bedrijfsarts
De bedrijfsarts vertelt je al tijdens het spreekuur welk advies hij/zij gaat geven. Zowel je leidinggevende als jij ontvangen dit advies schriftelijk nog dezelfde dag en uiterlijk een werkdag later. Ook kan de bedrijfsarts je doorverwijzen naar een andere hulpverlener, zoals een huisarts, specialist, psycholoog of een (bedrijfs)maatschappelijk werker. Soms zal de bedrijfsarts aanvullend specialistisch medisch onderzoek aanvragen of contact met je behandelaar opnemen. Je bespreekt samen met je leidinggevende dit advies van de bedrijfsarts over mogelijkheden en beperkingen voor werkhervatting in je eigen werk, of ander passend werk.Als het advies gaat over werkhervatting op heel korte termijn, dan voer je dat direct uit, ook als jij je leidinggevende nog niet hebt gesproken. Ben je het niet eens met het advies, of niet in staat het uit te voeren? Neem dan direct contact op met je leidinggevende.
Nevenwerk-
zaamheden
Tijdens de periode van verzuim ben je in principe ook arbeidsongeschikt voor je eventuele nevenwerkzaamheden. Overleg met je leidinggevende over welke nevenwerkzaamheden je nog wel kunt doen. Je leidinggevende kan de bedrijfsarts hierover advies vragen.Wet- en regelgeving, lang verzuim
Bij verzuim zijn verschillende wetten, regels en werkafspraken van toepassing. Je leidinggevende is de ‘casemanager’ zoals bedoeld in de Wet Verbetering Poortwachter, maar je bent samen verantwoordelijk voor de voortgang en maakt hierover afspraken die je leidinggevende vastlegt.
Werkhervatting in je eigen functie is in eerste instantie het doel; zo nodig worden je werkzaamheden tijdelijk of langdurig aangepast aan je mogelijkheden. Soms moet er binnen of – in een uiterste situatie – buiten de organisatie passend werk worden gezocht.
Verzuim, met name langdurig, kan rechtspositionele gevolgen hebben. Hierbij moet je denken aan het stopzetten van de tegemoetkoming in de kosten voor woon-werkverkeer, verminderde loondoorbetaling of uiteindelijk ontslag bij zeer langdurig verzuim. Meer informatie over wet- en regelgeving omtrent ziekteverzuim is te vinden op www.uwv.nl/particulieren.
Vakantie tijdens ziekte
Wil je op vakantie tijdens je ziekte? Dan vraag je toestemming bij je leidinggevende. Deze kan de bedrijfsarts raadplegen met de vraag of de vakantie je herstel of re-integratie niet belemmert. Het aantal vakantie uren dat je afboekt is gelijk aan het aantal vakantie uren dat je zou afboeken als je niet ziek bent. Je bouwt namelijk gewoon vakantie uren op tijdens je verzuim.
Ziek tijdens vakantie
Meld je je ziek tijdens je vakantie en/of kun je niet tijdig terug zijn wegens ziekteverzuim?
Neem dan direct telefonisch contact op met je leidinggevende. Je geeft daarbij je verblijfadres op. Van je bevoegd arts ter plaatse vraag je een verklaring in het Nederlands, Engels, Duits of Frans met de volgende gegevens:
1. naam, adres en telefoon van de behandelend arts en diens specialisme 2. diagnose (aard van de ziekte of klachten)
3. toegepaste behandeling
4. datum of data dat je de arts hebt bezocht 5. datum eerste ziektedag
6. eventueel de verklaring dat je om medische redenen niet volgens planning in Nederland terug kan zijn
Je overhandigt deze verklaring aan de bedrijfsarts. Pas na advies van de bedrijfsarts neemt de leidinggevende een beslissing over teruggave van vakantie uren.
16
Zwangerschap
Als je verzuim verband houdt met zwangerschap, laat dit dan direct aan je leidinggevende weten. Hiervoor kan de werkgever namelijk een financiële vergoeding bij de uitkeringsinstantie UWV aanvragen.Heb je twijfels over je belastbaarheid (vooral bij fysiek zware werkzaamheden)? Overleg dan met je leidinggevende of een spreekuurbezoek aan de bedrijfsarts zinvol is.
Ongeval
Als je verzuimt door een ongeval tijdens werktijd, meld je dit direct bij je leidinggevende.Is een ongeval veroorzaakt door derden – binnen of buiten werktijd – en verzuim je daardoor ? Geef dit dan ook door aan je leidinggevende. De loonschade en eventuele andere kosten kunnen namelijk verhaald worden op de veroorzaker.
Hersteldmelding
Je meldt je hersteld bij je leidinggevende voordat of op het moment dat je weer gaat beginnen. Je hersteldatum kan ook ingaan op je parttime dag of roostervrije dag. Bij twijfel over je belastbaarheid vraagt je leidinggevende advies aan de bedrijfsarts.Niet eens?
Heb je een conflict met je leidinggevende, meldt je dan niet ziek maar ga naar de naast hogere leidinggevende of de vertrouwenspersoon. Wanneer jij en je leidinggevende het niet eens zijn over de verzuimbegeleiding dan kan je ook terecht bij de naast hogere leidinggevende. Ben je het niet eens met het advies van de bedrijfsarts of de inspanning van je werkgever om je weer aan het werk te helpen? Dan kun je een´deskundigenoordeel´ aanvragen bij het UWV. De kosten van een deskundigenoordeel komen voor eigen rekening.
www.uwv.nl/particulieren/formulieren/aanvragen-deskundigenoordeel.
Niet nakomen
regels
Werk je onvoldoende mee aan je herstel omdat je niet bereikbaar bent of een afspraak bij de bedrijfsarts niet nakomt, of ben je niet ziek of volg je een andere richtlijn niet op?Dan loop je het risico dat je geen aanspraak kunt maken op doorbetaling van je loon volgens de Cao Gemeenten.
Vaker ziek
Als je drie keer wegens ziekte verzuimt binnen 12 maanden spreken we over ‘frequent verzuim’. Dit kan een signaal zijn dat de balans tussen jou en je werk verstoord is. Je leidinggevende nodigt je dan uit voor een gesprek om samen oplossingen te zoeken en legt de afspraken vast. Je leidinggevende kan je verwijzen naar het arbeids- omstandighedenspreekuur bij de bedrijfsarts of je bij de eerstvolgende ziekmelding snel laten oproepen bij de bedrijfsarts. Inzet van een andere deskundige, bijvoorbeeld voor een werkplekonderzoek of bedrijfsmaatschappelijk werk, is ook een mogelijkheid.Arbeids- omstandig- heden- spreekuur
Voorkomen is beter dan genezen. Als je beginnende gezondheidsklachten hebt die met je werkomstandigheden te maken hebben, bespreek deze dan met je leidinggevende.
Daarnaast kun je zelf via het servicepunt P&O een afspraak maken bij de bedrijfsarts voor een ’arbo-spreekuur’ (preventief arbeidsomstandighedenspreekuur). Deze afspraak wordt niet aan anderen bekend gemaakt en een mogelijk advies van de bedrijfsarts wordt alleen met jouw toestemming aan je leidinggevende gegeven.
De bedrijfsarts kan je doorverwijzen naar een bedrijfsmaatschappelijk werker of vertrouwenspersoon, een werkplekonderzoek adviseren of je informeren over mogelijkheden in de reguliere gezondheidszorg.
Meer informatie over de bereikbaarheid van de bedrijfsarts vind je op intranet.
Meer informatie
Meer informatie over de Wet Verbetering Poortwachter vinden op uwv.nl/particulieren17 Noteer de telefoonnummers van je leidinggevende, diens vervanger en het Verzuimservicepunt.
Bewaar dit protocol zo nodig thuis!
Tot slot
Inzetbaarheid en verzuim kunnen door jouzelf of anderen worden beïnvloed. We zijn samen verantwoordelijk voor een goed werkklimaat om zo verzuim te voorkomen en te verminderen. Bespreek daarom ook jouw ideeën voor het voorkomen of terugdringen van verzuim in jouw team: met collega’s en je leidinggevende of anderen die mogelijk hiervoor iets kunnen betekenen.Voor jezelf, je collega’s én Purmerend.
De Cao Gemeenten en Wet Verbetering Poortwachter zijn altijd van toepassing.
Geldend voor: college-organisatie
gemeente Purmerend griffie
gemeente Purmerend
Ingangsdatum: 1-1-2020
(invoeringsdatum Wnra)
1-1-2020
(invoeringsdatum Wnra)
