P 309340 – Afgiftekantoor 9000 Gent X – Tweewekelijks – Verschijnt niet in de weken 28-36
BIBF | Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten
INHOUD
p. 1/ Privacy, sociale netwerken en arbeidsovereenkomst : een moeilijke match ?
p. 7/ Boekhoudkundige principes van een kapitaalvermindering voor vorming van een reserve voor een voorzienbaar verlies
Privacy, sociale netwerken en
arbeidsovereenkomst : een moeilijke match ?
Inleiding
Sociale netwerken en ‘sociale media’ worden vaak als synoniemen gebruikt terwijl de betekenis van de termen niet identiek is.
Hoewel veel discussie bestaat over de definitie wordt algemeen aanvaard dat een sociaal netwerk tot doel heeft gebruikers met elkaar in contact te brengen, een community tot stand te brengen (bv.
Facebook) om informatie uit te wisselen en te delen met een groep van mensen met dezelfde interesses.
Hoewel op de sociale media ook sociale interactie plaatsvindt, streven ze naar het creëren van con- tent (artikels, blogs, foto’s, video’s, bv. ‘you tube’).
Hun hoofddoelstelling is gegevens verspreiden, te publiceren om op het internet te plaatsen. De ‘soci- ale netwerken’ omvatten dus slechts een deel van de gebruikers van de ‘sociale media’.
De alomtegenwoordigheid van de sociale media brengt gevolgen mee voor de arbeidsrelaties.
Door de technologische ontwikkelingen van de tools die ons met het internet verbinden (tablets, smartphones) heeft iedereen overal en altijd toe- gang tot sociale media.
Net als elke andere internetgebruiker kan een werknemer op het internet allerhande privé- en professionele informatie verspreiden. De informa- tie die zo door de sociale media wordt overgebracht, doet conflicten ontstaan tussen de belangen van de werkgever en de bescherming van de fundamentele rechten van de werknemers. Hoe kan een evenwicht worden bereikt tussen de belangen van enerzijds de vrijheid van meningsuiting van de werknemer en het recht op de eerbiediging van zijn privacy en an- derzijds de activiteit van de onderneming ?
Deze netelige vraag naar het samengaan tussen de eerbiediging van de fundamentele rechten van de werknemer en het gezag van de werkgever roept andere vragen op. Met name :
– Kan een werkgever zijn werknemers gewoon verbieden om het internet voor privédoeleinden te gebruiken op de werkplaats ?
– In welke mate mag een werkgever controleren of zijn werknemers tijdens de werkuren actief zijn op de sociale netwerken, zonder hun recht op de eerbiediging van hun privacy te schenden ? – Wat met de informatie die een werknemer op de
sociale netwerken post ? Kan een werkgever bij- voorbeeld gebruikmaken van informatie die bij hem twijfels oproept over de echtheid van een arbeidsongeschiktheid ?
– Mag een werknemer op basis van de uitoefening van de vrijheid van meningsuiting zijn werkgever vrijelijk bekritiseren op het internet ? Welke risi- co’s loopt de werknemer ? Kan een werknemer op basis van indiscrete berichten een sanctie oplopen of zelfs om dringende reden worden ontslagen ?
1. Gebruik van het internet voor privédoeleinden op de werkplaats
Binnen de onderneming beschikt de werkgever over een toezichts- en controlebevoegdheid. Op ba- sis daarvan kan hij vrij de voorwaarden bepalen voor de toegang tot het internet vanop de compu- tertools die hij ter beschikking stelt van de werkne- mer. Dit principe moet echter worden genuanceerd.
Het Europees Hof voor de Rechten van de Mens1 is immers van mening dat de werkplaats de plaats bij uitstek is om privérelaties aan te gaan en privé- communicatie en -correspondentie te voeren want het is op die plaats dat de werknemers de meeste tijd doorbrengen. Sommige leiden hieruit af dat het Hof een zekere tolerantie aanvaardt voor het gebruik van de sociale media in de beroepssfeer.
Zo zou een algemeen verbod om het internet voor privédoeleinden te gebruiken op de werkplaats in strijd zijn met het ‘evenredigheidsbeginsel’2.
Aan de hand van het evenredigheidsbeginsel kan worden nagegaan of de inmenging van de werkgever in het recht op de bescherming van de privacy van de werknemer toereikend, nuttig, niet overmatig en zo beperkt mogelijk is. Dit beginsel wordt veel gehan- teerd in de rechtspraak in het kader van geschillen over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Aangezien er geen wetgeving bestaat die het ge- bruik van sociale media op de werkvloer regelt, is het noodzakelijk om binnen de onderneming regels op te stellen die de beperkingen op het gebruik van het internet op de werkplaats duidelijk vastleggen (bv. tijdens de pauzes). Dit sluit immers aan bij een ander beginsel dat de hoven en rechtbanken bij elke analyse die verband houdt met privacy als richtsnoer gebruiken : het ‘transparantiebeginsel’, d.w.z. de toe- passing van een duidelijke norm die de werknemer op complete wijze en nauwgezet informeert.
1 EHRM, Niemietz vs. Duitsland, 16 december 1992.
2 Cf. ook het advies van de Privacycommissie. Brochure over cyber- surveillance.
2. Controle van e-mails en van het internetgebruik
De controle van e-mails en het internetgebruik op de werkplaats doet een conflict ontstaan tussen enerzijds het recht op respect voor de privacy3 van de werknemer, ook op zijn werkplaats, en ander- zijds de bevoegdheid4 tot controle en toezicht van de werkgever. Hoewel de controlebevoegdheid van de werkgever een inmenging van de werkgever in de privacy van de werknemer kan rechtvaardigen, wordt die inmenging strikt geregeld door een aan- tal normen en kan ze dus niet om het even hoe wor- den uitgevoerd :
⇒ Volgens de wet van 13 juni 20055 mag niemand met opzet kennisnemen van het bestaan van in- formatie van alle aard die via elektronische weg is verstuurd (bv. een e-mail). Dit verbod geldt voor alle informatie, zowel privé- als professionele in- formatie. Met de term ‘elektronische weg’ wordt de informatie bedoeld die wordt gepubliceerd via een sociaal netwerk op voorwaarde dat het aantal deelnemers beperkt is (besloten groep). Informatie die toegankelijk is voor een niet te bepalen aantal personen zou bijgevolg niet beschermd zijn door deze wettelijke bepaling.
⇒ De cao nr. 816 (die niet van toepassing is in de overheidssector) staat toe dat de raadplegingsfre- quentie en de raadplegingsduur van een website worden gecontroleerd. Die parameters worden ‘ge- gevens’ genoemd7. De inhoud ervan mag niet wor- den gecontroleerd. Bij de controle van de gegevens moet de werkgever bepaalde principes naleven : – ‘Finaliteit’ of het nastreven van een legitiem doel
zoals het voorkomen van ongeoorloofde of las- terlijke feiten, de bescherming van economische belangen, de veiligheid, het te goeder trouw na- leven van de in de onderneming geldende regels voor het gebruik van onlinetechnologieën.
– ‘Proportionaliteit’ : de mate van inmenging moet nuttig zijn voor de verwezenlijking van het na- gestreefde doel en moet zo min mogelijk schade- lijk zijn voor de verwezenlijking van dat doel.
3 Artikel 8 van het Europees verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en artikel 22 van de Belgische Grondwet.
4 Artikel 17, 2° van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsover- eenkomsten.
5 Artikelen 124 en 125 van de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie.
6 Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 van 26 april 1992.
7 Een gegeven waarvan de beroepsmatige aard niet wordt betwist, is niet beschermd door de bepalingen van de cao nr. 81.
– ‘Transparantie’ of het toepassen van een duide- lijke norm met inachtneming van de regels van sociaal overleg via de werknemersvertegenwoor- digingsorganen binnen de onderneming (onder- nemingsraad (OR) of, bij ontstentenis, comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) of, bij ontstentenis, de vakbondsafvaardiging).
– ‘Algemeenheid’ : de werkgever mag in een eerste fase slechts een algemene controle uitvoeren van de elektronische communicatiegegevens. Pas na vaststelling van misbruik mag de werkgever de gegevens individualiseren nadat hij de werkne- mer vooraf heeft ingelicht.
Zo worden de transparantie-, proportionaliteits- en finaliteitsbeginselen wettelijk bekrachtigd. De ho- ven en rechtbanken hanteren ze als leidraad om de grenzen te trekken van het recht op inmenging van de werkgever op het gebied van de inachtne- ming van het recht op de persoonlijke levenssfeer van de werknemers.
Kunnen we hieruit afleiden dat de strikte regels die de controlemogelijkheden van de werkgever af- bakenen een ‘rechteloos’ gebied tot stand brengen waarin de werknemer vrij gebruik zou kunnen maken van e-mail en internet ?
Het antwoord moet worden genuanceerd. Als de werknemer niet alleen wordt ingelicht8 over de ge- bruiksregels van de computertools en de sancties, maar ook over het bestaan van een controlebeleid, de doelstellingen en de uitvoeringsmodaliteiten er- van9, mag de werkgever een controle uitvoeren en kan hij dus eventueel misbruik vaststellen.
Een werkgever die met misbruik wordt geconfron- teerd, beschikt dus wel degelijk over middelen op voorwaarde dat hij de regels die zijn controlerecht regelen strikt naleeft. Zo niet loopt hij het risico dat het bewijs van misbruik uit het gerechtelijk de- bat wordt geweerd. Hoewel het principe dat een on- regelmatig verkregen bewijs systematisch wordt geweerd een evolutie heeft doorgemaakt10, blijft het niettemin onzeker of een dergelijk bewijs door de hoven en rechtbanken wordt aanvaard. Daarom moet uiterst voorzichtig te werk worden gegaan.
8 Deze informatie moet individueel worden gegeven en voor een deel collectief via de werknemersvertegenwoordigingsorganen.
9 C. PREUMONT, ‘Les médias sociaux à l’épreuve du droit du travail‘, JTT, oktober 2011.
10 Cass., 14 oktober 2003 en Cass., 2 maart 2005 : arresten Antigone et Manon.
Is het toegestaan om beroepsmatige e-mails te raadplegen tijdens een afwezigheidsperiode van de werknemer ? In de huidige staat van de wetge- ving is het raadzaam om vooraf de schriftelijke toe- stemming van de werknemer te vragen (bv. in de arbeidsovereenkomst). Om discussie te vermijden over de beroepsmatige of privéaard van een e-mail en als de werkgever geen twee afzonderlijke mail- boxen kan creëren (privé en beroepsmatig), is het wenselijk om de werknemer door middel van een geschrift te melden dat het voor het maken van een onderscheid tussen een privémail en een beroeps- matige mail nodig is om de vermelding ‘privé’ te plaatsen in de onderwerpregel van de e-mail.
Versoepelt het Europees Hof voor de Rechten van de Mens de regels op dat gebied in een arrest van 12 januari 2016 ? Het is moeilijk om nu al te bepa- len wat de draagwijdte van deze beslissing zal zijn.
Het Hof oordeelde dat de controle van de e-mails en “instant messaging” van een werknemer de pri- vacy niet schendt. Het is interessant om te kijken naar de elementen die de overtuiging van het Hof hebben gestaafd :
– het uitgesproken standpunt van de werkgever : het in een reglement opgenomen verbod om het IT-materiaal van de onderneming voor privédoel- einden te gebruiken;
– het feit dat de werknemer dit privégebruik in eerste instantie heeft ontkend;
– het feit dat de werkgever toen hij de mailbox van de werknemer raadpleegde echt dacht dat die al- leen beroepsmatige berichten bevatte. Bijgevolg oordeelde het Hof dat de werkgever handelde in het kader van zijn hiërarchische voorrechten.
3. Gebruik door de werkgever van persoonlijke informatie die een werknemer op de sociale netwerken heeft gepost
Als het om informatie van privéaard gaat (bv. va- kantiefoto’s waardoor een werkgever zou gaan twijfelen of een werknemer werkelijk arbeidsonge- schikt is) moet worden nagegaan of de werknemer aan deze informatie een openbaar karakter heeft verleend. In dat verband is het feit dat de post toe- gankelijk is voor alle internetgebruikers of alleen voor ‘vrienden’ of zelfs voor een ‘beperkte vrienden- groep’ belangrijk om uit te maken of de informa- tie die de werknemer heeft gepost niet langer van privéaard is en bijgevolg door de werkgever kan worden gebruikt.
Het arbeidshof van Brussel11 ging een stap verder door het begrip ‘kennis door de werknemer van de privé- of openbare aard’ van de gepubliceerde in- formatie in te voeren. Hoewel de informatie werd verspreid op een discussieforum dat voor iedereen openstaat, besloot het hof dat de werknemer niet op de hoogte was van de draagwijdte van de infor- matie-uitwisseling. Het hof leidde er uit af dat de werknemer geen openbaar karakter had verleend aan zijn publicatie en oordeelde dat de werknemer niet aan zijn recht op eerbiediging van zijn privacy had verzaakt.
Hoewel de vraag naar de openbare of privébron van een informatie doorslaggevend is, is het ook belangrijk om na te gaan of de door de werkgever verzamelde informatie gewoon werd geraadpleegd dan wel als persoonsgegevens werd verwerkt. Ge- wone schermafdrukken worden niet als gegevens- verwerkingen beschouwd. Een systematische ver- zameling van informatie die elektronisch wordt bewaard en overgedragen, valt daarentegen onder de toepassing van de wet van 8 december 1992 be- treffende de bescherming van de persoonlijke le- venssfeer. Volgens deze wet mogen persoonsgege- vens alleen worden verkregen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden waarover de betrokkene moet worden ingelicht. Verwerking is in principe enkel toege- staan na toestemming van de betrokkene. Zonder toestemming is de verwerking van persoonsgege- vens onwettig. De wet bekrachtigt bepaalde princi- pes en stelt bepaalde bakens vast die we eerder al hebben genoemd, aangezien ze een richtsnoer vor- men bij elke analyse over privacy, met name ‘finali- teit’, ‘proportionaliteit’, ‘transparantie’, en voegt er
‘eerlijkheid’ en ‘rechtmatigheid’ aan toe.
4. Het recht om op de sociale netwerken kritiek te uiten op collega’s, de werkgever of het ondernemingsbeleid
De vrijheid van meningsuiting is een fundamen- teel recht12 dat aan elke burger en dus aan elke werknemer wordt gewaarborgd. Het verleent de werknemer een aantal voorrechten, zoals het recht om een mening te hebben, informatie en ideeën te
11 Arbeidshof van Brussel, 4 maart 2010 : deze zaak ging over het recht op kritiek.
12 Artikel 10 van het Europees verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en artikel 19 van de Belgische Grondwet.
verzamelen en te verspreiden, desgevallend in de vorm van kritiek ten aanzien van zijn werkgever13.
Dit recht van de werknemer is echter geen abso- luut recht. Het wordt beperkt door een aantal ver- plichtingen die voortvloeien uit de wet betreffende de arbeidsovereenkomsten. Zo mag de werknemer geen gedrag vertonen dat zijn werkgever kan scha- den en zijn de werkgever en de werknemer elkaar wederzijds respect verschuldigd. Bovendien doet de toepassing van het principe dat overeenkomsten te goeder trouw moeten worden uitgevoerd14, ook de plicht tot eerlijkheid ontstaan.
Hoewel een werknemer niet kan verzaken aan de vrijheid van mening en van meningsuiting, kan het sluiten van een arbeidsovereenkomst tot een zekere beperking van dat recht leiden. Het is vaak in het kader van een ontslag om dringende reden dat de arbeidsgerechten de rechtmatigheid van een beperking van de uitoefening van de vrijheid van meningsuiting van de werknemer moeten beoorde- len. Wanneer een werknemer om dringende reden wordt ontslagen omdat hij kritiek heeft geuit over zijn werkgever, kan hij immers aanvoeren dat zijn ontslag het gevolg is van een schending van zijn vrijheid van meningsuiting.
In het kader van geschillen rond ontslag om drin- gende reden beoordelen de rechters niet alleen of de kritiek een fout uitmaakt maar ook en vooral of de (strengste) sanctie die op de werknemer wordt toegepast als onevenredig wordt beschouwd ten aanzien van het legitieme doel van de bescherming van de reputatie van personen15. Die evenredigheid van de reactie van de werkgever op de kritiek die door een werknemer op de sociale media werd ge- publiceerd kan, zelfs al wordt beschouwd dat die kritiek een fout uitmaakt, tot gevolg hebben dat de rechter een ontslag om dringende reden ongeldig verklaart. Overigens is niet bij elke kritiek over een werkgever die als een fout wordt beschouwd en die een sanctie rechtvaardigt, noodzakelijker- wijs een ontslag om dringende reden toegestaan.
Daarvoor is nog vereist dat de fout elke professi- onele samenwerking tussen de werkgever en de werknemer onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt.
13 P. Humblet, «De la liberté d’expression des travailleurs salariés», op.
cit., p. 157.
14 Artikel 1134, 3e lid van het Burgerlijk Wetboek.
15 EHRM, 29 februari 2000.
Los van de ernstige tekortkoming die tot de onmid- dellijke beëindiging van de arbeidsrelaties leidt, dient aandacht te worden besteed aan de factoren waarmee een eventuele fout van de werknemer bij de uitoefening van het recht op kritiek wordt be- oordeeld.
De Belgische rechtspraak steunt in ruime mate op de criteria die werden uitgetekend door het Euro- pees Hof voor de Rechten van de Mens, met name :
– de inhoud en de formulering van de kritiek : hoe- wel een werknemer het recht heeft om op de sociale media kritiek te publiceren over het beleid van de onderneming, de directie of zijn collega’s, moet die kritiek ‘aanvaardbaar’ zijn en mag ze niet op gelijk welke manier worden uitgeoefend.
Zo werd geoordeeld dat het recht op kritiek een fout uitmaakt als de kritiek door de overdreven formu- lering of de openbaarheid ervan het gezag van de werkgever kan ondermijnen16. In casu ging het om kritiek over de bedrijfsleider in bijzonder grove taal.
Hieruit volgt dat de smadelijke of beledigende aard van een post op een sociaal netwerk een invloed zal hebben op de vraag of het recht op kritiek een fout uitmaakt. Dit recht moet met mate en correct worden uitgeoefend.
Wat het gebruik van emoticons betreft, wordt alge- meen aanvaard dat kritiek die op een humoristische toon wordt geformuleerd meer wordt getolereerd17. Bepaalde uitspraken zijn echter strenger. Zo oordeel- de de Franse rechtspraak18 dat het gebruik van smi- leys en klanknabootsingen het niet mogelijk maakte om de kritiek als ‘humoristisch’ te bestempelen.
– de openbaarheid van de kritiek : de openbaarheid die aan de kritiek wordt verleend, heeft zonder twij- fel belang bij de beoordeling van de vraag of bij de uitoefening van de vrijheid van meningsuiting een fout werd begaan. Van kritiek die toegankelijk is voor een beperkt aantal personen zal immers wor- den beschouwd dat ze tot de privésfeer behoort en de reputatie van de onderneming niet kan bekladden.
Als het om een sociaal netwerk gaat (bv. Facebook), zal de rechtspraak rekening houden met de instel-
16 Arbrb. Brussel, 9 juli 1985.
17 Fr. Tulkens, «La liberté d’expression en général», op. cit., p. 841.
18 Cons. Prud. Boulogne, 19 november 2010.
ling van de vertrouwelijkheidsparameters, d.w.z.
met de omvang van de toegang tot de informatie die er wordt gepost. Hier zijn dezelfde regels van toepassing als in het kader van het gebruik door de werkgever van persoonlijke informatie die op de sociale netwerken werd gepost (zie hoger). Als de werknemer de kritiek post op het openbaar ge- deelte dat toegankelijk is voor elke bezoeker van de site, dan is die kritiek uiteraard niet beschermd door het recht op de eerbiediging van de privacy.
Die kritiek wordt als openbaar beschouwd. Hetzelf- de geldt als de toegang beperkt is tot de vrienden van de houder van het facebook account of tot de vrienden van zijn vrienden of zelfs tot een beperkte groep van een zekere omvang waarvan collega’s van de werknemer deel uitmaken. Waar de grens tussen ‘openbare groep’ en ‘besloten groep’ wordt getrokken, hangt af van de specifieke omstandig- heden van elke zaak.
– de door de werknemer uitgeoefende functie : ook de uitgeoefende functie is een criterium dat door de rechtspraak wordt gebruikt om de omvang van de vrijheid van meningsuiting te meten.
Zo werd geoordeeld19 dat een werkneemster die een verantwoordelijke functie uitoefende op het gebied van communicatie en die op twitter denigrerende uitlatingen had gepost over haar werkgever zich wegens haar functie bewust was over het bijzonder belang van de reputatie van een onderneming op de sociale media. In een andere uitspraak20 werd de functie van een kaderlid dat instond voor de wer- ving, samen met andere elementen, beschouwd als een verzwarende omstandigheid omdat de loyali- teitsverplichting in dat type van functie van groot belang is.
– de gegrondheid van de kritiek : in casu21 had de werknemer kritiek geuit over beslissingen met be- trekking tot het financieel en commercieel beheer van de onderneming. Een alarmerend auditverslag van de bedrijfsrevisor had de kritiek bevestigd. Bij de beoordeling van de fout werd rekening gehou- den met het feit dat de kritiek relevant en gerecht- vaardigd was.
In dezelfde zin werd geoordeeld dat ‘de vermelde feiten niet ongegrond waren en geen uit de lucht
19 Arbh. Brussel, 14 juli 2014.
20 Cons. Prud. Boulogne, 19 november 2010.
21 Arbh. Brussel, 8 januari 2013.
gegrepen persoonlijke aanval op de werkgever uit- maakten’22 (vrije vertaling).
– de context en het sociaal klimaat : ook de context waarin de kritiek wordt geuit, kan invloed hebben en kan tot gevolg hebben dat de kritiek niet als fout wordt aangemerkt.
Naar aanleiding van een geschil waarin een werk- neemster scherpe kritiek had geuit op een collega oordeelde de rechtbank23 dat ‘de agressiviteit van de bewoordingen kon worden verklaard door de span- ningen en conflicten tussen de twee werkneemsters’
(vrije vertaling). Het ontslag om dringende reden werd niet aanvaard.
In een andere uitspraak24 werden de beledigingen niet als een fout aangemerkt omdat ze ‘uiting ga- ven aan een diepgaande malaise en een zekere on- macht over een situatie die als onrechtvaardig en ondraaglijk werd ervaren’ (vrije vertaling).
Conclusie : regels nodig
De sociale media houden voor elke onderneming, ongeacht haar omvang, heel wat mogelijkheden in voor de interne en externe communicatie. Deze nieuwe communicatie- en marketingmedia verster- ken niet alleen de samenhang tussen de werkne- mers, maar maken het ook mogelijk om de zicht- baarheid van de onderneming te verbeteren, haar deskundigheid te tonen, een band op te bouwen met prospects en contacten om te vormen tot een fysiek bezoek.
Als sociale media niet in goede banen worden ge- leid, kunnen ze echter heel wat betwistingen doen
22 EHRM, Heinisch vs. Duitsland, 21 juli 2011. Het ging om een ver- pleegster die informatie had bekendgemaakt over tekortkomingen in de zorgverlening aan de patiënten.
23 Arbrb. Namen, 10 januari 2010.
24 Arbh. Brussel, 4 maart 2010.
ontstaan en aanleiding geven tot geschillen tussen de werkgever en de werknemer.
Aangezien de rechtspraak nog niet definitief vast- staat en er geen specifieke wetgeving bestaat die het gebruik van de sociale media op de werkvloer regelt, kan geen eenduidig antwoord worden gege- ven over het recht op inmenging van de werkgever en de risico’s die de werknemer loopt. Beginselen als ‘evenredigheid’, ‘transparantie’, ‘finaliteit’ vor- men wel een aantal bakens die de grens tussen de fundamentele rechten van de werknemers en de belangen van de werkgever kunnen trekken maar de contouren ervan blijven vaak vaag en leiden tot talrijke interpretaties.
Het lijkt ons een absolute must dat elke werkge- ver met inachtneming van het sociaal overleg een reflectie voert over zijn beleid op het gebied van sociale media en preventieve maatregelen invoert waarmee conflicten kunnen worden voorkomen en waarin met de respectievelijke bezorgdheden van de partij wordt rekening gehouden.
Daartoe kan een gedragscode worden opgesteld die de gebruiksregels van e-mail, internettoegang, met inbegrip van de raadpleging van de sociale netwerken, vaststelt, alsook de voorwaarden waar- in controle kan worden uitgeoefend. Die gedrags- code moet de rechten en verplichtingen van beide partijen bepalen, de verwachtingen van de werkge- ver verduidelijken en de werknemer op zijn verant- woordelijkheid wijzen.
Met een dergelijk document kan het gebruik van sociale media door werknemers in goede banen worden geleid.
Michel STRONGYLOS en Claudine PAIE Elegis advocaten
Boekhoudkundige principes van een kapitaalvermindering voor
vorming van een reserve voor een voorzienbaar verlies
De Commissie voor Boekhoudkundige Normen pu- bliceerde een advies omtrent de boekhoudkundige verwerking van een kapitaalvermindering voor vorming van een reserve voor een voorzienbaar verlies.
De reserve voor een voorzienbaar verlies
De reserve voor een voorzienbaar verlies moet be- schouwd worden als een onbeschikbare reserve.
Een onbeschikbare reserve is een reserve waarover de algemene vergadering volgens de statuten bij gewone meerderheid niet vrij kan beschikken of waarop de vennoten in geval van uittreding of uit- sluiting geen recht hebben.
De reserve voor een voorzienbaar verlies mag slechts worden aangewend om geleden verliezen aan te zuiveren of om het kapitaal te verhogen door omzetting van reserves wanneer blijkt dat de verliezen zich toch niet voordoen of minder om- vangrijk zijn dan verwacht. De reserve mag in geen geval uitgekeerd worden aan de aandeelhou- ders.
Principes
Ten eerste moet het waarschijnlijke verlies van het boekjaar bepaald worden dat zal worden gedekt door de reserve. Dit kan gebeuren aan de hand van een voldoende gedetailleerde tussentijdse en te verwachten boekhoudkundige toestandsbepaling.
De Commissie licht niet verder toe wat daaronder moet worden verstaan.
Ten tweede is het bedrag van de reserve voor een voorzienbaar verlies beperkt tot maximaal 10 % van het geplaatst kapitaal na de kapitaalvermin- dering. Het maximale bedrag dat als reserve mag gevormd worden om een voorzienbaar verlies te dekken, kan als volgt berekend worden:
x = 0,10 * (K – x) of
x = (0,10 * K)/1,10
Met: x = maximaal bedrag onbeschikbare reserve om een voorzienbaar verlies te dekken;
K = geplaatst kapitaal na kapitaalverminde- ring zoals volgt uit de authentieke akte tot wijziging van de statuten.
Los van deze berekening moet er uiteraard op ge- wezen worden dat de reserve binnen de grenzen van het minimaal kapitaal dat vereist is voor de betrokken vennootschapsvorm moet worden ge- vormd.
Ten derde verwijst de Commissie naar haar bevin- ding uit Advies 121/3 dat interne mutaties binnen het eigen vermogen die het totaalbedrag van het eigen vermogen niet beïnvloeden in principe recht- streeks van de ene betrokken post naar de andere mogen overgeboekt worden, tenzij (o.a.) wanneer het de onttrekking aan de eigen-vermogensbestand- delen betreft die zijn bestemd voor uitkering of voor de totale of gedeeltelijke aanzuivering van verliezen.
Voor dit topic betekent dit dus dat er wel via de 69/79 resultatenrekeningen moet worden gepasseerd.
De Commissie geeft bovendien aan dat de reserve voor een voorzienbaar verlies binnen de onbeschik- bare reserves kan geboekt worden op een rekening met als mogelijke titel “Reserve voor voorzienbaar verlies”.
Voorbeeld
Een NV met 500 000 euro kapitaal en 250 000 euro overgedragen verlies wil overgaan tot een kapitaal- vermindering van 250 000 euro ter aanzuivering van het overgedragen verlies. Bovendien wenst ze een reserve voor een voorzienbaar verlies te voor- zien van 20 000 euro.
Noch deze publicatie, noch gedeelten van deze publicatie mogen worden gereproduceerd of opgeslagen in een retrievalsysteem, en evenmin worden overgedragen in welke vorm of op welke wijze ook, elektronisch, mechanisch of door middel van fotokopieën, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
De redactie staat in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen info, waarvoor zij echter niet aansprakelijk kan worden gesteld. Verantwoor- delijke uitgever : Mirjam VERMAUT, B.I.B.F. – Legrandlaan 45, 1050 Brussel, Tel. 02/626 03 80, Fax. 02/626 03 90 e-mail : info@bibf.be, URL : http: //www.bibf.
be. Redactie : Mirjam VERMAUT, Gaëtan HANOT, Geert LENAERTS, Frédéric DELRUE, Chantal DEMOOR. Adviesraad : Professor P. MICHEL, Professor Emeritus, Universiteit Luik, Professor C. LEFEBVRE, Katholieke Universiteit Leuven. Gerealiseerd in samenwerking met Wolters Kluwer – www.wolterskluwer.be
Vooreerst moet nagegaan worden welke het maxi- male bedrag van reserve is dat toegelaten is, te weten 10 % van het kapitaal na kapitaalvermin- dering. Dit is na toepassing van eerder vermelde formule 0,10*(500 000 euro – 250 000 euro)/1,10=
22 727 euro. De vennootschap kan dus de beoogde 20 000 euro als reserve voor een voorzienbaar ver- lies aanleggen.
De overdracht van het overgedragen verlies naar de resultaatverwerking wordt geboekt als:
690 141
Overgedragen verlies van het vorige boekjaar aan Overgedragen
verlies
250 000
250 000
De kapitaalvermindering en vorming van een re- serve voor voorzienbaar verlies wordt dan geboekt als:
100 791
1311x
Geplaatst kapitaal aan Onttrekking aan
het kapitaal en uit- giftepremies Onbeschikbare reserve voor voor- zienbaar verlies
270 000
250 000
20 000
Op een later tijdstip moet de reserve voor voorzien- baar verlies opgevolgd worden. Ze kan gebruikt worden om verliezen te compenseren of om het ka- pitaal terug te verhogen wanneer blijkt dat de ver- liezen zich toch niet voordoen of minder omvang- rijk zijn dan verwacht.
In het eerste geval gebeurt de toewijzing van het werkelijke verlies aan de onbeschikbare reserve die hiervoor eerder werd gevormd via de resultatenre- kening, wat kan geboekt worden als:
1311x
792
Onbeschikbare reserve voor voorzienbaar verlies
aan Onttrekking aan de reserve
20 000
20 000
In het tweede geval, wanneer het verlies er niet is of minder groot dan verwacht, kan het saldo op- nieuw omgezet worden in kapitaal, of ze kan be- houden blijven gedurende meerdere boekjaren indien het voorzienbaar karakter van de verliezen ongewijzigd blijft.
Prof. dr. Stijn GOEMINNE Vakgroep Publieke Governance, Management en
Financiën, Universiteit Gent
