Functiebeschrijving en selectiereglement Externe werving contractuele functie

1

Functiebeschrijving en selectiereglement

VDAB

magazijnier/inkoper, afdeling inkoop Contractueel: contract onbepaalde duur

Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker

Met standplaats: Industrieweg 48-50 te Wondelgem Vacaturenummer: req 2766

Teamleider: Linda Maes

1. DE VACATURE IN HET KORT

Heb je interesse om te zorgen in onze opslagruimte in Oost-Vlaanderen (Wondelgem) voor goed beheer van de voorraad aan materieel voor opleidingen en voor dagelijkse werking? Wil je meewerken aan het beheer van de machines en meubilair (= vaste activa) van de provincie Oost- Vlaanderen? Zie je het zitten om te zorgen voor aankopen voor de provinciale collega’s?

Ben je gemaakt voor fysiek werk en doe je dit ook echt graag, maar ben je ook niet afkerig van het bijhorend ‘administratief’ werk? Ligt werken met een specifiek software-systeem, PeopleSoft, binnen jouw mogelijkheden?

Ben je een zelfstandige man of vrouw, werk je evengoed graag samen, hou je van contacten met interne en externe klanten? Heb je verantwoordelijkheidszin, ben je flexibel, steek je graag de handen uit de mouwen?

Lees dan zeker verder, wij vertellen je waaruit de uitdaging bestaat als je onze kersverse collega wordt.

2

2. FUNCTIECONTEXT

Na een praktische opleiding op de werkvloer en grondige uitleg over hoe te werken met het geautomatiseerd software-systeem zijn dit je taken:

● je zorgt dat de goederenstroom én de stroom van de vaste activa voor de provincie in de opslaglocatie nauwgezet verloopt, zowel fysiek als in Peoplesoft : oppikken bestellingen, bestellen, leveringen in ontvangst nemen en controleren, vaste activa labelen, leveringen klaar zetten voor de collega’s/transport of als voorraad stockeren, de stock optimaal beheren en aanvullen, regelmatig inventariseren van fysieke voorraad versus voorraad in PeopleSoft, opslagruimte inrichten en proper houden, ...

● Je doet dit alles met oog voor dienstverlening, kwaliteit, orde, veiligheid, hygiëne en milieuvoorschriften. Je helpt de interne klant verder met vragen, waarbij enig technisch inzicht en opgebouwde materiaalkennis je van pas komen. Omwille van het vele fysieke werk, zal je ook wel een transpallet en heftruck moeten gebruiken. De nodige opleiding en attesten kan je na aanwerving behalen bij VDAB.

● je doet mee stappen in het aankoopproces ook van niet-magazijn goederen: prijsoffertes vragen, opmaken van bestellingen, leveringen opvolgen, registreren van ontvangsten, facturen laten goedkeuren, …. waarbij je de wensen van de interne klant op een juiste manier weet te vertalen naar de passende producten of dienstverlening volgens bepaalde procedures. Dit zal ongeveer 25% van je werktijd uitmaken.

● je helpt je je collega vaste activa beheerder bij extreme drukte (jaarlijks), de vaste activa in de provincie scannen met een barcode-toestel om te zien of de fysieke aanwezigheid nog klopt met de inventaris in PeopleSoft, … waarvoor je dus de baan op moet.

We verwachten niet dat je al deze taken in één keer kan, we investeren hiervoor in jouw persoonlijke groei.

Wat we wel graag zien is dat je met passie werkt en je dagelijks met plezier inzet voor je collega’s.

Overtuigd dat je hier je schouders wil onder zetten?

Dien snel je kandidatuur in, we kijken er naar uit jou te ontmoeten.

Afhankelijk van de dienstnoodwendigheden en de evoluties op de arbeidsmarkt kan de plaats van tewerkstelling of de functie-inhoud gewijzigd worden.

3

3. FUNCTIEBESCHRIJVING

De functiebeschrijving kan je in bijlage terugvinden.

4. PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n):

● Je bent minimum in het bezit van een diploma hoger secundair of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid 1.

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.

-

- Wie als ambtenaar een contractuele functie opneemt, krijgt een

arbeidsovereenkomst en krijgt ambtshalve onbetaald verlof voor een bepaalde periode (zie Vlaanderen Intern voor meer info).

o Opgelet, het opnemen van een contractuele functie als ambtenaar heeft belangrijke gevolgen op het vlak van de sociale zekerheid:

▪ In principe ben je tijdens de eerste twaalf maanden niet gedekt door de ziekteverzekering omdat je een wachttijd moet vervullen, maar in bepaalde gevallen word je vrijgesteld van die wachttijd (vb.

je bent al minstens een jaar ambtenaar en je neemt onbetaald verlof als ambtenaar om een contractuele functie op te nemen).

● Vraag na bij je ziekenfonds of je aan de voorwaarden voldoet om vrijgesteld te worden.

▪ er zijn ook gevolgen voor je pensioen. Voor meer info over jouw concrete situatie, contacteer PDOS op het gratis nummer 1765.

1Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen:

http://www.ond.vlaanderen.be/naric

Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).

4 4.2 COMPETENTIES

4.2.1 Technische competenties

Deze kan je terugvinden in de functiebeschrijving in bijlage.

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

- Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie.

- Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.

- Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie.

- Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken.

- Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende

belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren.

- Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten.

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.2.4 Bijkomende voorwaarden en verwachting

- Fysiek sterk genoeg zijn om als magazijnier te werken - Flexibel zijn, steeds openstaan voor bijkomende taken

- Steeds professioneel blijven naar de interne klant toe zijn en tevens naar de leveranciers waar VDAB mee samenwerkt.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;

3. Je bent medisch geschikt voor deze functie

4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;

5 5. Je slaagt in de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5. AANBOD

- Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.

- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT- middelen betreft.

- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden.

- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (per gewerkte dag).

- Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijhorende

salarisschaal C111. Anciënniteit verworven bij overheidsdiensten wordt gevaloriseerd. Klik hier voor extra informatie over arbeidsvoorwaarden.

- Je krijgt een contract van onbepaalde duur.

- Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 7 jaar verloond worden.

Je aanvangssalaris is minimaal 2028,27 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen.

- Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

- Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, wordt de functie opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing.

- Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse Overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6. SELECTIEPROCEDURE

Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier/CV gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. De deelnemingsvoorwaarden zijn terug te vinden onder

6 punt 4.1. Enkel kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats binnen de 14 dagen na afsluiting van de publicatie.

6.2 SELECTIEGESPREK

Deze selectiefase bestaat uit een competentiegericht gesprek aangevuld met één of meerdere cases.

Het selectiegesprek gaat na of de kandidaat over de competenties beschikt die nodig zijn voor deze functie.

De competenties kan je terugvinden onder punt 4.2 of in de functiebeschrijving.

De competenties worden beoordeeld met een score en een motivering:

Score 1: competentie is niet aangetoond en niet ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 2: competentie is potentieel aanwezig en ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 3: competentie is aanwezig op het gevraagde niveau

1x score 1 is “niet geslaagd”

Tijdens deze selectiefase worden ook volgende punten beoordeeld:

- Motivatie

- Visie en inzicht in de functie - Passend in de organisatie

Deze selectiefase wordt gevoerd met een jury. Deze jury bestaat minstens uit een leidinggevende en een HR-afgevaardigde en eventueel aangevuld met één of meerdere experten in het vakgebied en bestaat tenminste uit drie personen. De HR-afgevaardigde is de voorzitter van de jury.

6.3 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING

De psychotechnische screening gebeurt op basis van de gevraagde competenties. Daarnaast zijn er redeneer proeven en persoonlijkheidsvragenlijsten voorzien. Het resultaat is adviserend aan de jury.

6.4 EINDDELIBERATIE

De jury beslist op basis van het verkregen totaalbeeld van alle resultaten over geschikt / niet geschikt van de kandidaat.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.

Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de

selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een

7 selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.5 VRIJSTELLING EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling

Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe.

Niet nodeloos hertesten

Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7.

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op woensdag 17 februari 2021.

Via de link “solliciteer online” in het vacaturebericht kan je je sollicitatie, met CV én motivatiebrief , via het online sollicitatieformulier indienen.

Wie solliciteert via horizontale mobiliteit, moet bij inschrijving ook volgend document toevoegen:

- je aanstellingsbesluit bij de huidige overheidsinstelling.

8. VRAGEN

Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:

Linda Maes, Teamleider Operationele inkoop Oost-Vlaanderen Linda.maes@vdab.be of 0473135367

Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:

Christophe Houttekier, Consulent HRM Oost- en West-Vlaanderen Christophe.houttekier@vdab.be of tel 0473550689

Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be

8

9. FEEDBACK

Na elke eliminerende selectiestap wordt de kandidaat uiterlijk binnen de 2 weken verwittigd.

De HR-dienst stelt de kandidaten schriftelijk in kennis van het eindoordeel.

De HR-dienst doet de kandidaten binnen de maand na het ontvangen van hun resultaten een voorstel tot feedbackgesprek.

De kandidaten die een psychotechnische screening aflegden, kunnen voor feedback over dit gedeelte terecht bij de dienst gespecialiseerde screening.

10. RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar (en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure). De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als magazijnier/inkoper, afdeling inkoop. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.

Functiebeschrijving:

Medewerker inkoop / magazijnier

Voor akkoord

Naam leidinggevende Datum + handtekening

Naam functiehouder Datum + Handtekening

3

1. Context van de functie

1.1.

De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

1.2.

Aan welke functie rapporteert de functiehouder?

Teamleider inkoop

Welke functies rapporteren aan de functiehouder?

1.3.

Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker):

Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft):

Bijkomende kwantitatieve gegevens:

2. Doel van de functie

Beheren en behandelen van dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd.

“intern” moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties zoals scholen, ziekenhuizen, sociale huisvestingsmaatschappijen, culturele organisaties, welzijnsinstellingen,... Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen, externe input of externe doelgroepen zijn.

3. Resultaatgebieden

Resultaat Voorbeelden van activiteiten

Gegevensverzameling - Vraagt gegevens op bij interne of externe klant : voor inkoopdossiers,

prijsoffertes, inkoopfacturen, vaste activa beheer, samenwerkingsdossiers…

- Importeert (elektronische) gegevens in een registratiesysteem.

4 Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als

doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.

- Verzamelt elementen voor een mogelijks dubieus of ‘juridisch’

debiteurendossier.

- Houdt klassementen/archieven bij en update ze.

- In samenwerking met de interne klant wordt er afgesproken welke artikelen we op stock gaan leggen.

- Bepaalt samen met de interne klant welke de parameters zijn van de artikelen die we op voorraad houden.

Controle van gegevens

Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te

verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.

- Controleert of de gegevens, documenten en aanvragen in lijn zijn met wettelijke en technische vereisten, proces- en documentafspraken - weg

- Controleert gegevens op inkomende facturen bij ontvangst

- Bouwt interne controlepunten in de processen en gegevens in en volgt ze op.

- Doet fysieke ontvangst en controle van zowel transit- als magazijngoederen.

- Doet fysieke opslag en uitgifte van magazijngoederen.

Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers

Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.

- Staat in voor de correcte, tijdige en efficiënte verwerking van de diverse gegevens en dossiers, meestal in het financieel en boekhoudkundig beheerssysteem van de afdeling, PeopleSoft én overeenkomstig de vastliggende procedures.

- Deze taken situeren zich in één of meerdere domeinen van de afdeling inkoop.

- Volgt de eigen taken en werking op via allerhande controlerapporten.

- Trekken van query’s & rapporten om de eigen werkzaamheden te plannen.

- Draaien, beoordelen en eventueel aanpassen van heraanvullingen voor het magazijn.

Informatie-uitwisseling

Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren.

- Is aanspreekpunt voor en contacteert interne en externe klanten face- to face of via telefoon, mail, briefwisseling.

- Bespreekt dossiers met collega’s.

- Houdt het draaiboek van de dienst mee up-to -date

- Gaat eventueel in de rol van ‘specialist’ in het eigen operationeel deeldomein naar de themavergaderingen van de afdeling inkoop om kennis op te bouwen en te delen met de collega’s op het werkveld via de provinciaal teamleider inkoop.

- Aanleveren van eventueel gevraagde data uit de verschillende inkoopmodules, inclusief inventory.

Werkrelaties

Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te

garanderen.

- Neemt deel aan vergaderingen en werkgroepen/verbeterprojecten.

- Ondersteunt de deskundigen op de dienst weg en/of de teamleider (bv.

stavaza en knelpunten signaleren vanuit praktijkervaring, aanreiken rapportagegegevens).

5 - Onderhoudt de contacten met bestelaanvragers, leveranciers, centrale

leveranciers administratie,……

4. Competentieprofiel

4.1.

Verantwoordelijkheid nemen – niveau 1 Klantgerichtheid – niveau 1

Samenwerken – niveau 1 Plannen en organiseren – niveau 1

Analyseren – niveau 1 Zorgvuldigheid - niveau 1

4.2.

Dienstspecifieke software kunnen gebruiken

Dienstspecifieke wetgeving en onderrichtingen kennen

5. Andere functierelevante informatie