1
Functiebeschrijving en selectiereglement
Externe werving contractuele functieVDAB Oost-Vlaanderen
zoekteen projectmanager
‘Logistiek van de toekomst’
contract bepaalde duur Niveau: A
Rang: A1
Graad: adjunct van de directeur
Met standplaats: te bespreken binnen Oost-Vlaanderen Vacaturenummer: req 5130
Leidinggevende: Bart Bruneel
1. DE VACATURE IN HET KORT
Je wordt projectleider voor een Interreg-project (partnership) rond Logistiek van de toekomst. Je zet actief in op het crossborder-partnership tussen Vlaanderen en Nederland dat hiermee samenhangt.
Je bereidt op basis van een gedeeltelijk opgebouwd dossier de projectaanmelding voor na een verdere uitdieping, en gaat over tot de exhaustieve projectuitwerking en -verdieping tot een volledig aanvraagdossier wat meteen jouw eerste taak als projectleider wordt.
De technologische en procesmatige innovaties in de logistiek evolueren ontzettend hard en de uitdaging om de (toekomstige) werknemers op vlak van competenties klaar te stomen om hierin gelijke tred te houden is het probleem waarop we met dit project willen werken.
Als projectleider ben je in alle fases en in alle projectonderdelen intensief betrokken en ben je globaal in the lead. Je coördineert en ondersteunt het partnership om de projectdoelstelling te realiseren. Je bereidt tijdens de looptijd van dit project ook een ruimer en groter Interreg-dossier voor de komende jaren voor.
2 Binnen de dienstverlening in het logistieke veld die VDAB samen met vele partners biedt en telkens aan de noden van de arbeidsmarkt aanpast, neem je ook nog een aantal kleinere projectmatige opdrachten op.
2. FUNCTIECONTEXT
Je bent een actief netwerker in opdracht van VDAB en met betrekking tot de logistieke arbeidsmarkt in het bijzonder. Als projectleider ben jij iemand die van nature veel en graag initiatief neemt en die houdt van organiseren. Je bent een goed communicator en je kunt je snel inwerken. Je bent iemand die zowel houdt van zelfstandig werken als van samenwerking. Als nieuwe projectleider stap je in een goed uitgebouwd partnerschap en krijg je de mogelijkheid om de grenswerking verder op de kaart te zetten. Er is voldoende ondersteuning vanuit de provinciale diensten van VDAB waardoor je niet zomaar in het onbekende hoeft te stappen.
Dit zijn onze verwachtingen van jou als kandidaat:
● Je hebt kennis van portfolio- en projectmanagement
● Je bent mobiel en bereid je te verplaatsen binnen de hele grensregio (samenwerking met Nederland)
● Je bent bereid je snel in te werken in de grensoverschrijdende activiteiten, netwerken en projecten
● Je kan zelfstandig werken
● Je kan op een constructieve manier onderhandelen
● Je bent in staat om projecten bestaande uit één of meerdere projectteams vorm te geven. Je neemt hierbij een coördinerende rol op met oog voor afstemming tussen de deelprojecten
● Je hebt analytisch inzicht om problematieken te begrijpen en te structureren
● Samenwerken is voor jou een evidentie.
● Innovatief denken en organiseren zijn essentiële vaardigheden. Je neemt graag initiatief en je houdt van organiseren
● Je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden en diplomatie, zowel naar het projectteam, de programma stakeholders, de klant, en het management toe.
VDAB is de publieke tewerkstellingsdienst van Vlaanderen en heeft een van de grootste jobsites van Vlaanderen.
● Het is onze taak om vraag en aanbod op de arbeidsmarkt zo efficiënt mogelijk op elkaar af te stemmen. We doen dit via arbeidsbemiddeling, het organiseren van opleidingen en het aanbieden van loopbaandienstverlening.
● Om onze doelstellingen te realiseren, rekenen we op de dagelijkse inzet van onze medewerkers verspreid over Vlaanderen en Brussel.
● Daarnaast hebben we ook tal van partners. Samen met hen zoeken we manieren om de arbeidsmarkt nog transparanter en dynamischer te maken.
● Bekijk het filmpje: 'Werken bij VDAB'.
3. FUNCTIEBESCHRIJVING
3 De functiebeschrijving kan je in bijlage terugvinden.
4. PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n):
● Je bent minimum in het bezit van een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid 1.
Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:
Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
- Wie als ambtenaar een contractuele functie opneemt, krijgt een
arbeidsovereenkomst en krijgt ambtshalve onbetaald verlof voor een bepaalde periode (zie Vlaanderen Intern voor meer info).
o Opgelet, het opnemen van een contractuele functie als ambtenaar heeft belangrijke gevolgen op het vlak van de sociale zekerheid:
▪ In principe ben je tijdens de eerste twaalf maanden niet gedekt door de ziekteverzekering omdat je een wachttijd moet vervullen, maar in bepaalde gevallen word je vrijgesteld van die wachttijd (vb.
je bent al minstens een jaar ambtenaar en je neemt onbetaald verlof als ambtenaar om een contractuele functie op te nemen).
● Vraag na bij je ziekenfonds of je aan de voorwaarden voldoet om vrijgesteld te worden.
▪ er zijn ook gevolgen voor je pensioen. Voor meer info over jouw concrete situatie, contacteer PDOS op het gratis nummer 1765.
4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties
1Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen:
http://www.ond.vlaanderen.be/naric
Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).
4 Deze kan je terugvinden in de functiebeschrijving in bijlage.
4.2.2 Persoonsgebonden competenties
- Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie.
- Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
- Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria.
- Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen.
- Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende
belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren.
- Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega’s of medewerkers.
4.2.3 Leidinggevende competenties
VDAB heeft een duidelijke visie op leiderschap. Iedere leider van VDAB Coacht in zijn/haar rollen als Manager, als Ondernemer en als Leider. C-mol!
● Je bent een Manager
Je waarborgt een kwalitatieve dienstverlening
Je plant, organiseert en faciliteert, evalueert en stuurt bij waar nodig Je voert een efficiënt communicatiebeleid (pers, partners, ...)
Je bewaakt de beleidsdoelstellingen
● Je bent een Ondernemer
Je werkt vanuit een partnerschapsvisie en stimuleert netwerkvorming Je vertegenwoordigt de VDAB in diverse fora
Je ontdekt opportuniteiten op de arbeidsmarkt en zet ze om in een toegevoegde waarde Je stimuleert innovatieprocessen en brengt ideeën en mensen samen
● Je bent een Leider
Je inspireert en motiveert je medewerkers
Je gelooft in en draagt bij tot elke vorm van zelfsturing en teamwerking
Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.
5 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;
4. Je slaagt in de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5. AANBOD
- Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT- middelen betreft.
- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden.
- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (per gewerkte dag).
- Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal A111. Anciënniteit verworven bij overheidsdiensten wordt gevaloriseerd. Klik hier voor extra informatie over arbeidsvoorwaarden.
- Je krijgt een contract van bepaalde duur tot einde 2022 (looptijd project)
- Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 7 jaar verloond worden.
Je aanvangssalaris is minimaal 3334,06 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen.
- Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
- Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, wordt de functie opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing.
- Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.
Meer weten over werken bij de Vlaamse Overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be
6
6. SELECTIEPROCEDURE
6.1 CV-SCREENING
Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier/CV gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. De deelnemingsvoorwaarden zijn terug te vinden onder punt 4.1. Enkel kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening wordt afgerond uiterlijk op 07/02/2022.
6.2 VOORSELECTIE
Indien er 7 kandidaten of meer zijn, kan er beslist worden om een voorselectie uit te voeren. De voorselectie gebeurt op basis van volgende criteria zoals de aanwezigheid van een verzorgd CV, een gegronde motivatie, relevante werkervaring, specifieke functievereisten, passend in de
organisatiecultuur (volgens de VDAB waarden). Deze selectiefase is eliminerend.
Deze voorselectie wordt afgerond uiterlijk op 07/02/2022.
6.3 SELECTIEGESPREK
Deze selectiefase bestaat uit een competentiegericht gesprek aangevuld met één of meerdere cases en het Cmol portfolio. Het selectiegesprek gaat na of de kandidaat over de competenties beschikt die nodig zijn voor deze functie. De competenties kan je terugvinden onder punt 4.2 of in de
functiebeschrijving.
De competenties worden beoordeeld met een score en een motivering:
Score 1: competentie is niet aangetoond en niet ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 2: competentie is potentieel aanwezig en ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 3: competentie is aanwezig op het gevraagde niveau
1x score 1 is “niet geslaagd”
Tijdens deze selectiefase worden ook volgende punten beoordeeld:
- Motivatie
- Visie en inzicht in de functie - Passend in de organisatie
Deze selectiefase wordt gevoerd met een jury. Deze jury bestaat minstens uit een leidinggevende en een HR-afgevaardigde en eventueel aangevuld met één of meerdere experten in het vakgebied en bestaat tenminste uit drie personen. De HR-afgevaardigde is de voorzitter van de jury.
6.4 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING
De psychotechnische screening gebeurt op basis van de gevraagde competenties. Daarnaast zijn er redeneer proeven en persoonlijkheidsvragenlijsten voorzien. Het resultaat is adviserend aan de jury.
7 6.5 EINDDELIBERATIE
De jury beslist op basis van het verkregen totaalbeeld van alle resultaten over geschikt / niet geschikt van de kandidaat.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de
selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
6.6 VRIJSTELLING EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling
Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe.
Niet nodeloos hertesten
Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7.
HOE KAN JE SOLLICITEREN?Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op dinsdag 01/02/2022.
Via de link “solliciteer online” in het vacaturebericht kan je je sollicitatie, met CV én motivatiebrief via het online sollicitatieformulier indienen.
Wie solliciteert via horizontale mobiliteit, moet bij inschrijving ook volgend document toevoegen:
- je aanstellingsbesluit bij de huidige overheidsinstelling.
-
8
8. VRAGEN
Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:
Bart Bruneel, clustermanager Transport & Logistiek, Oost-Vlaanderen bart.bruneel@vdab.be, tel 0498 483781
Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:
Christophe Houttekier, consulent HR Christophe.houttekier@vdab.be Ann De Bock, consulent HR Ann.debock@vdab.be
Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be
9. FEEDBACK
Na elke eliminerende selectiestap wordt de kandidaat uiterlijk binnen de 2 weken verwittigd.
De HR-dienst stelt de kandidaten schriftelijk in kennis van het eindoordeel.
De HR-dienst doet de kandidaten binnen de maand na het ontvangen van hun resultaten een voorstel tot feedbackgesprek.
De kandidaten die een psychotechnische screening aflegden, kunnen voor feedback over dit gedeelte terecht bij de dienst gespecialiseerde screening.
10. RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar (en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure). De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als projectleider. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.
Functiebeschrijving:
Projectleider
Voor akkoord
Naam leidinggevende Datum + handtekening
Naam functiehouder Datum + Handtekening
2
1. Context van de functie
1.1. Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
1.2. Positionering
Aan welke functie rapporteert de functiehouder?
Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
1.3. Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker):
Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft):
Bijkomende kwantitatieve gegevens:
2. Doel van de functie
Leiden van programma’s, projecten of deelprojecten met als doel de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen te garanderen, in lijn met de overeengekomen normen in termen van tijd, kwaliteit en kosten.
Inherent aan de functie is het wisselen van opdracht. Aangezien de weging van de functie samenhangt met de aard van de opdracht, is een vaststaande weging hier een contradictio in terminis. Voorstel team fucla: de functie wordt gewogen op een minimumniveau. Bij zwaardere projecten is een
(tijdelijk) functieverzwaring mogelijk.
3. Resultaatgebieden
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Analyse
Analyseren van de gestelde problemen of behoeften met als doel een concreet en doelgericht projectplan te kunnen opstellen.
- Processen analyseren en mogelijkheden tot optimalisatie in kaart brengen - Inwerken in de materie
- Detectie van klantenbehoeften - Overleg plegen met betrokkenen
3 - Uitdiepen van de vraag door afstemming met stakeholders
Projectdefinitie
Definiëren en plannen van het project met als doel een duidelijke leidraad te hebben voor de uitvoering van het project.
- Afspraken maken met projectmedewerkers
- Uitwerken projectidee tot concreet projectplan, projectteam samenstellen en project laten fiatteren bij bevoegde diensten.
- Aftoetsen projectdoelen aan programma, VDAB-doelen, -waarde en –visie.
Projectopvolging
Opvolgen en eventueel mee uitvoeren van het project met als doel ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden.
Context:
Binnen de afgesproken normen in termen van tijd, kwaliteit en kosten
- Aansturen en opvolgen externe begeleiders - Bepalen van prioriteiten
- Coördineren van werkzaamheden van betrokken partijen op niveau projectteam en evt stuurgroep.
- Opvolgen van budgetten, tijdslimieten, afspraken, …
- Tussentijds evalueren en evt bijsturen op procesmatig vlak en
interpersoonlijke relaties tussen de medewerkers (weerstanden, mobiliseren,
…) Leidinggeven
Leiden, motiveren en aansturen van projectleden met als doel een optimale inzet en bijdrage van de projectleden te bekomen.
- Bewaken van het leerproces van de projectleden - Coachen en evalueren van de projectmedewerkers - Projectleden leiden, motiveren en aansturen - Projectvergaderingen organiseren en voorzitten.
Rapporteren
Rapporteren over de voortgang en de resultaten van het project met als doel de opdrachtgever op de hoogte te houden en eventuele wijzigingen in het
projectplan mogelijk te maken.
- De inzet van middelen verantwoorden
- Inhoudelijk en financieel rapporteren aan de opdrachtgever - Verslag uitbrengen over de ontwikkeling van deelprojecten - Voortgang van het project met de stuurgroep bespreken.
Communicatie en contacten
Informeren en sensibiliseren van alle actoren en regelmatig overleggen met de projectpartners met als doel een draagvlak te creëren.
- Beantwoorden van vragen van internen en / of externen
- Gericht communiceren en onderhandelen om doelstellingen te verduidelijken en te mobiliseren
- Opbouwen en onderhouden van een netwerk (intern en extern) - Projectinhoud, -aanpak en –resultaten verduidelijken
- Gerichte infodoorstroom binnen projectteam en organisatiebreed
- Zicht houden op arbeidsmarktgerelateerde evoluties en ontwikkelingen op regionaal en Europees niveau
- Infosessies organiseren voor doelgroepen, info beschikbaar stellen (brochures, website,…)
Project- en kennisoverdracht
Overdragen van het project naar de organisatie met als doel de succesvolle implementatie van de projectresultaten mogelijk te maken.
- Bekwaamt zich in methodieken en instrumenten inzake projectmanagement - Presentaties en dienstnota’s maken, verspreiden, toelichten op maat van de
doelgroep.
- Bijdragen tot het behalen van de resultaten en overdracht naar de
4 aangewezen dienst om samen succesvolle implementatie mogelijk te maken.
- Overgangsfase organiseren
- Formuleren van adequate adviezen voor de invoering van het project.
- Structurele maatregelen voorstellen.
Het welzijn van medewerkers, zoals wettelijk bepaald, bevorderen. -
4. Competentieprofiel
4.1. Gedragscompetenties
Verantwoordelijkheid nemen – niveau 1 Innoveren – niveau 1
Samenwerken – niveau 2 Klantgerichtheid– niveau 2
Oordeelsvorming – niveau 1 Voortgangscontrole – niveau 2
4.2. Vaktechnische competenties
Dienstspecifieke software kunnen gebruiken
Dienstspecifieke wetgeving en onderrichtingen kennen
