Het directieverslag: van last naar lust

(1)

Het directieverslag: van last naar lust

Ontwikkeling van een instrument waarmee registeraccountants hun middelgrote cliënten kunnen adviseren bij het opstellen van een directieverslag

BIJLAGEN

(2)

Bijlagen

Aantal pagina’s Bijlage I Interpretatie art 391 lid 1 boek 2 BW (RJ 400.105-400.107) 1 Bijlage II Interpretatie art 391 lid 2 boek 2 BW (RJ 400.108-400.120) 1

Bijlage III Kwaliteitscriteria verslaggeving 1

Bijlage IV Onderzoeksresultaten directieverslagen 10

Bijlage V ManagementKompasSysteem (Verschuren, 2000) 1

Bijlage VI Typologie Starreveld (ontleend aan Starreveld, de Mare & Joëls, 1997) 1

Bijlage VII Interviewvragenlijst cliënten 5

Bijlage VIII Resultaten interviews cliënten 22

Bijlage IX Vragenlijst pilot-interview accountants 6

Bijlage X

Conceptinstrument ‘Directieverslag’ 14

Bijlage XI Verantwoording ontwerp conceptinstrument 8

Bijlage XII Interviewvragenlijst accountants 1

Bijlage XIII Resultaten interviews accountants 23

Bijlage XIV Verantwoording aanpassingen conceptinstrument/verwerking verbeterpunten accountants

5

Bijlage XV Instrument ‘Directieverslag’ 14

(3)

BIJLAGE I:

INTERPRETATIE ARTIKEL 391 LID 1 BOEK 2 BW (RJ 400.105 – 400.107)

(4)

Interpretatie artikel 391 lid 1 boek 2 BW (RJ 400.105 – 400.107)

Legenda:

Vereist

Facultatief Toestand op balansdatum &

gang van zaken tijdens boekjaar (art. 391 lid 1)

Algemene informatie over de organisatie

Achtergronden &

oorzaken ontwikkelingen financiële gegevens

Grafische voorstellingen

Doelstelling (kern)activiteiten Juridische structuur Organisatiestructuur &

personele bezetting Gevoerde beleid

Marketing & distributie Innovatie

Afhankelijkheid grondstoffen Milieu-aspecten

Interne beheersing Risicomanagement Kwaliteitsbeheersing Informatievoorziening Automatisering Financiering Sociale aspecten Ethische aspecten

Werkelijke vs. verwachte ontwikkelingen

Onderscheid kern-, neven-, beëindigde en te beëindigen activiteiten Absolute bedragen &

relatieve positie Afwijkingen van verwachte trends

Verdeling in 3 gedeelten:

Omzet & resultaten Financiële positie Kasstromen &

financieringsbehoefte

Wettekst Richtlijnen

(5)

BIJLAGE II:

INTERPRETATIE ARTIKEL 391 LID 2 BOEK 2 BW (RJ 400.108 – 400.120)

(6)

Interpretatie artikel 391 lid 2 boek 2 BW (RJ 400.108 – 400.120)

Lange termijn beleid

2e deel van 1e zin

Verwachte gang van zaken (1^e deel van 1^e zin)

Onderzoek &

ontwikkeling (2^e volzin)

Bijzondere gebeurtenissen (3^e volzin)

Artikel 391 lid 2:

toekomstparagraaf

Mits geen gewichtig e

belangen

Investeringen Financiering Personeelsbezetting Omstandigheden waarvan omzet & rentabiliteit afhankelijk is

Relevante interne &

externe

ontwikkelingen (incl.

kansen & risico’s) Andere relevante aspecten

(bv. specifieke valuta) Algemene

omstandigheden

Aard v.d. werkzaamheden Betekenis voor positie en gang van zaken v.d.

organisatie Onderscheid

fundamenteel en toegepast

Wettekst Richtlijnen

(7)

BIJLAGE III:

KWALITEITSCRITERIA VERSLAGGEVING

(8)

Kwaliteitscriteria verslaggeving

Nut voor gebruikers

Begrijpelijkheid Vergelijkbaarheid

Betrouwbaarheid

Relevantie

Tijdigheid Voorspellende waarde Feedback waarde

Stabiliteit winsten Gesegmenteerde informatie Verifieerbaarheid Getrouwe weergave ‘Substance over form’ Onpartijdigheid Voorzichtigheid Volledigheid In de tijd: consistentie Met andere bedrijven

Juistheid Gebruik schattingen & aannames Kwantificeerbaarheid & meetbaarheid Mate van onderbouwing of bewijsvoering

(9)

BIJLAGE IV:

ONDERZOEKSRESULTATEN DIRECTIEVERSLAGEN

(10)

Onderzoeksresultaten directieverslagen

1. Kenmerken van de onderzoekspopulatie Aantal werknemers % van onderzoeks-

populatie

0-49 werknemers 26%

50-99 werknemers 32%

Meer dan 250 werknemers

5%

Onbekend 8%

Leeftijd % van onderzoeks-

populatie

0-9 jaar 4%

10-19 jaar 12%

20-29 jaar 27%

Meer dan 30 jaar 27%

Onbekend 30%

Sector % van onderzoeks-

populatie Agrarische &

extractieve bedrijven

2%

Industrie 38%

Nutsbedrijven 1%

Bouw 14%

Handel 23%

Horeca 0%

Vervoer, opslag &

communicatie

4%

Financiële instellingen 2%

Zakelijke dienstverlening

13%

Publieke sector 0%

Overige 2%

Onbekend 1%

(11)

2. Opstellen directieverslagen

Door wie opgesteld? % van onderzoeks- populatie

Klant 81%

Accountant 11%

Niet opgesteld 8%

3. Openbaar maken directieverslagen Wijze van openbaar-

making

% van onderzoeks- populatie

Gedeponeerd 16%

Ter inzage 75%

Geen van beide 9%

(12)

4. Opstellen directieverslag per klasse Aantal werknemers

(74 cliënten)

Klant Accountant Niet opgesteld Totaal

0-49 werknemers 100,0% 0,0% 0,0% 100%

50-99 werknemers 73,1% 7,7% 19,2% 100%

100-149 werknemers 69,2% 23,1% 7,7% 100%

150-199 werknemers 85,7% 14,3% 0,0% 100%

200-249 werknemers 100,0% 0,0% 0,0% 100%

75,0% 25,0% 0,0% 100%

Leeftijd (57 cliënten)

0-9 jaar 66,7% 0,0% 33,3% 100%

10-19 jaar 90,0% 0,0% 10,0% 100%

20-29 jaar 68,2% 22,7% 9,1% 100%

Meer dan 30 jaar 86,4% 4,5% 9,1% 100%

Sector (79 cliënten)

Agrarische &

50,0% 50,0% 0,0% 100%

Industrie 76,7% 6,7% 16,7% 100%

Nutsbedrijven 100,0% 0,0% 0,0% 100%

Bouw 81,8% 9,1% 9,1% 100%

Handel 83,3% 16,7% 0,0% 100%

Vervoer, opslag &

communicatie

66,7% 33,3% 0,0% 100%

Financiële instellingen 100,0% 0,0% 0,0% 100%

100,0% 0,0% 0,0% 100%

Overige 100,0% 0,0% 0,0% 100%

(13)

5. Openbaar maken directieverslag per klasse Aantal werknemers

(74 cliënten)

Gedeponeerd Ter inzage Geen van beide

Totaal

0-49 werknemers 19,0% 61,9% 19,0% 100%

50-99 werknemers 19,2% 76,9% 3,8% 100%

100-149 werknemers 15,4% 84,6% 0,0% 100%

150-199 werknemers 14,3% 57,1% 28,6% 100%

200-249 werknemers 33,3% 66,7% 0,0% 100%

0,0% 100,0% 0,0% 100%

Totaal

0-9 jaar 0,0% 100,0% 0,0% 100%

10-19 jaar 10,0% 80,0% 10,0% 100%

20-29 jaar 4,5% 95,5% 0,0% 100%

Meer dan 30 jaar 27,3% 68,2% 4,5% 100%

Totaal Agrarische &

0,0% 100,0% 0,0% 100%

Industrie 13,3% 86,7% 0,0% 100%

Nutsbedrijven 0,0% 100,0% 0,0% 100%

Bouw 45,5% 54,5% 0,0% 100%

Handel 11,1% 66,7% 22,2% 100%

Vervoer, opslag &

communicatie

0,0% 100,0% 0,0% 100%

Financiële instellingen 50,0% 50,0% 0,0% 100%

10,0% 70,0% 20,0% 100%

Overige 0,0% 50,0% 50,0% 100%

(14)

6. Per individuele onderneming Gemiddelde score

Laagste score Hoogste score Maximale score

Uitgebreidheid 60 44 88 160

Aantal genoemde punten

11 3 20 40

Gemiddelde score t.o.v.

maximum

Laagste score t.o.v. maximum

Hoogste score t.o.v. maximum

Uitgebreidheid 38% 28% 55%

Aantal genoemde punten

28% 8% 50%

7. Per paragraaf

% Cliënten dat niets noemt

Gemiddeld aantal genoemde punten

Totaal aantal punten

Gemiddeld aantal genoemde punten tov totaal

Gemiddelde score

I. Algemene informatie 14% 4,03 17 24% 1,44

II. Financiële informatie

0% 2,82 7 40% 1,78

III. Onderzoek &

ontwikkeling

85% 0,26 4 7% 1,13

IV. Maatschappelijk verantwoord

ondernemen

75% 0,35 4 9% 1,16

V. Overige informatie 73% 0,27 1 27% 1,58

VI. Toekomstparagraaf 3% 2,77 7 40% 1,72

(15)

8. Per informatie-element

Informatie-element Frequentie Gemiddelde score

I.1 Strategie & doelstellingen 53% 2,18

I.2a Producten/diensten 44% 1,86

I.2b Geografische gebieden 23% 1,41

I.2c Afnemers/leveranciers 17% 1,30

I.2d Kerneigendommen 2% 1,02

I.3 Juridische structuur 32% 1,58

I.4 Organisatiestructuur &

personele bezetting

58% 2,00

I.5a Marketing & distributie 18% 1,38

I.5b Innovatie 20% 1,26

I.5c Afhankelijkheid grondstoffen

2% 1,02

I.5d Interne beheersing 35% 1,73

I.5e Risicomanagement 9% 1,12

I.5f Kwaliteitsbeheersing 18% 1,36

I.5g Informatievoorziening 8% 1,09

I.5h Automatisering 15% 1,24

I.5i Financiering 12% 1,23

I.6 Evaluatie realisatie doelstellingen

39% 1,74

II.7a Huidige resultaten tov vorige jaren

96% 2,64

II.7b Achtergronden & oorzaken 80% 2,73

II.7c Apart aandacht aan.... 49% 1,98

II.8 Werkelijke ontwikkeling verwachting

21% 1,38

II.9 Onderscheid normale &

buitengewone resultaten

18% 1,39

II.10 Absolute bedragen &

relatieve positie

15% 1,26

II.11 Grafische voorstellingen 3% 1,09

III.12 Werkzaamheden onderzoek

& ontwikkeling

12% 1,23

III.13 Aard Werkzaamheden onderzoek & ontwikkeling

5% 1,14

III.14 Betekenis voor gang van zaken van de onderneming

9% 1,17

III.15 Onderscheid fundamenteel

& toegepast onderzoek

0% 1,00

(16)

Informatie-element Frequentie Gemiddelde score

IV.16 MVO: algemeen 6% 1,11

IV.17 MVO: sociaal 21% 1,41

IV.18 MVO: milieu 8% 1,12

IV.19 MVO: economisch 0% 1,00

V Overige informatie 27% 1,58

VI.20 Verwachte gang van zaken 91% 2,71 VI.21a Toekomstige investeringen 46% 1,77 VI.21b Toekomstige financiering 20% 1,32 VI.21c Toekomstige

personeelsbezetting

30% 1,45

VI.22a Interne & externe ontwikkelingen

64% 2,30

VI.22b Andere relevante aspecten 9% 1,20 VI.22c Algemene omstandigheden 18% 1,29

(17)

9. Extra informatie-elementen

% Cliënten dat extra informatie- elementen noemt

80%

Gemiddeld aantal genoemde informatie elementen per cliënt (min. 0, max. 6)

1,83

Extra informatie-element Frequentie Gesegmenteerde informatie 38%

Investeringen afgelopen jaar 35%

Toekomstige acties/doelstellingen 20%

Samenstelling directie 20%

Informele inleiding 17%

Bedanken personeel 14%

Winst/omzet prognose 14%

Formele inleiding 8%

Winstbestemming 5%

Specificaties balans/V&W posten 3%

Onzekerheden 3%

Continuïteit 3%

Controle & vaststelling jaarrekening

2%

Vergadering AVA/RvC 2%

Melding ander regime bij KvK 2%

Resultaten tov branche 2%

(18)

10. Wettelijke eisen, eisen uit RJ en aanbevelingen

% Cliënten dat niets noemt

Gemiddeld aantal genoemde punten

Totaal aantal punten

Gemiddeld aantal genoemde punten tov totaal

Gemiddelde score

Wettelijke eisen 2% 4,98 11 45% 1,85

Eisen volgens RJ 0% 5,42 13 42% 2,44

Aanbevelingen 17% 3,11 22 14% 2,69

11. Per klasse Door wie opgesteld?

(66 cliënten)

Gemiddeld aantal wettelijke eisen gevolgd

Gemiddeld aantal eisen volgens RJ gevolgd

Gemiddeld aantal aanbevelingen gevolgd

Klant 4,98 5,62 3,36

Accountant 5,00 4,00 1,25

Aantal werknemers (64 cliënten)

0-49 werknemers 4,29 5,05 2,43

50-99 werknemers 5,53 5,76 3,47

100-149 werknemers

5,58 6,00 3,50

150-199 werknemers

5,00 6,14 3,43

200-249 werknemers

5,00 4,00 3,00

4,25 5,25 5,00

0-9 jaar 6,50 9,00 4,50

10-19 jaar 4,50 6,25 5,38

20-29 jaar 5,22 5,56 3,00

Meer dan 30 jaar 4,47 4,29 2,65

(19)

Gemiddeld aantal aanbevelingen gevolgd Agrarische &

5,50 4,50 3,00

Industrie 5,05 5,05 2,57

Nutsbedrijven 4,00 6,00 2,00

Bouw 5,10 5,30 2,90

Handel 4,82 5,12 2,76

Vervoer, opslag &

communicatie

5,00 6,67 4,00

Financiële instellingen

6,00 6,00 8,00

4,89 6,44 4,11

Overige 5,00 6,50 5,00

(20)

BIJLAGE V:

MANAGEMENTKOMPASSYSTEEM (VERSCHUREN, 2000)

(21)

ManagementKompasSysteem (Verschuren, 2000)

1. O riëntatie

2. B usiness M ission

3. D oelstellingen

4. D iagnose

5 . Strategische ke uzen

6. Planning

7. M eerjarenbegroting

8 . Jaarplan

G lobale marktanalyse C ijferanalyse

O nd ernem ingsdoelen O ndernem ersdoelen

Interne analyse (S W ) E x terne analyse (OT )

R eden M K S-invoerin g

B edrijfsver gelijking

K ostprijsanalyse

9. R esultatenvolg systee m

10. T ussentijdse cijfers

N ieuw e ideeën R eeds gepland p roject

R isicoanalyse

Strategische planne n V erb eteringen

Jaarbegroting Actieplan

SW O T

O pties

O ndernem ingsgebieden:

Inkoop, adm inistratie, verkoop &

m arketin g, onderzoek &

ontw ikkeling, organisatie &

personeel, productie, beleid, financië n

K ritische besc hou w ing Scenario’s K wa ntitatieve a nalyse

K euze strate gische uitgangspunten

(22)

BIJLAGE VI:

TYPOLOGIE STARREVELD

(ONTLEEND AAN STARREVELD, DE MARE & JOËLS, 1997)

(23)

Typologie Starreveld (ontleend aan Starreveld, de Mare, Joëls, 1997)

Handelsbedrijven die in hoofdzaak op rekening leveren

Bedrijven zonder technisch omzettingsproces

Handelsbedrijven die in hoofdzaak tegen contante betaling leveren

Geparcelleerde massaproductie Homogene

massaproductie

Roterende massaproductie Enkelvoudige massaproducten Heterogene

massaproductie

Samengestelde massaproducten Seriestukproductie Industriële bedrijven (met

een technisch omzettingsproces)

Seriestuk- en

stukproductie Stukproductie

Bedrijven met overwegendedoorstroming van eigen goederen

Agrarische en extractieve bedrijven

Organisaties, gericht op massale gegevensverwerking

Doorstroming van goederen die eigendom van het bedrijf zijn Doorstroming van goederen die eigendom van derden zijn

Met een zekere goederenbeweging

Leveren van bepaalde stoffen, energie of diensten via vaste leidingen

Specifieke reservering van ruimten

Beschikbaarstelling van ruimten

Geen specifieke

reservering van ruimten Dienstverleningsbedrijven

Overige dienstverleningsbedrijven en beroepen Verzekeringsbedrijven

Banken

Speciale financieringsinstellingen Huishoudingen die voor de markt produceren Bedrijven zonder overwegende doorstroming van eigen goederen

Financiële instellingen

Overige financiële instellingen

Overheidshuishoudingen, publiekrechtelijke

lichamen voor zover niet voor de markt producerend Huishoudingen die zonder tussenkomst

van de markt goederen en diensten voor de rechtstreekse behoeftebevrediging van hun leden beschikbaar stellen

Huishoudingen van privaatrechtelijke

gemeenschappen, voor zover niet voor de markt producerend

(24)

BIJLAGE VII:

INTERVIEWVRAGENLIJST CLIËNTEN

(25)

Interviewvragenlijst cliënten

Algemene vragen

1. Wat is uw positie binnen deze onderneming? (functie en eigendom) 2. Hoe lang bestaat deze onderneming?

3. Hoeveel werknemers, omzet en balanstotaal heeft deze onderneming?

Het directieverslag

Het directieverslag is het verslag waarin de directie de zaken van de onderneming, het gevoerde beleid en verwachtingen weergeeft. Ik ben benieuwd naar de rol die het directieverslag in uw onderneming speelt.

4. Wat is volgens u het belang van een directieverslag?

5. Wie stelt voor uw onderneming het directieverslag op?

6. Hoeveel tijd kost het opstellen van het directieverslag u?

7. Wie zijn volgens u de gebruikers van uw directieverslag?

8. Hoe bepaalt u welke informatie u opneemt in het directieverslag?

9. Welke problemen ervaart u bij het opstellen van het directieverslag?

In bijlage I vindt u een opsomming van onderwerpen die in het directieverslag zouden kunnen worden opgenomen. Kunt u deze opsomming doornemen en daarna de volgende vragen beantwoorden?

10. Welke punten in deze opsomming zijn voor u niet duidelijk?

11. Hoe zou een dergelijke lijst u kunnen ondersteunen bij het opstellen van het directieverslag?

12. Welke onderwerpen zou u niet opnemen in uw directieverslag?

13. Welke rol speelt uw accountant bij het opstellen van uw directieverslag?

14. Welke ondersteuning zou u daarnaast van uw accountant willen ontvangen?

Strategische informatie

Een van de onderwerpen in het directieverslag gaat in op informatie over de doelstellingen van de onderneming en de realisatie van deze doelstellingen, ook wel strategische informatie genoemd. Ik ben benieuwd naar de rol die dit soort informatie in uw onderneming speelt.

15. Waar zijn de doelstellingen van de onderneming vastgelegd?

16. Hoe bepaalt u of de onderneming de doelstelling in werkelijkheid heeft behaald?

17. Hoe neemt u beslissingen over de toekomst van de onderneming?

18. Welke problemen ervaart u op dit gebied?

In bijlage II vindt u een opsomming van componenten van strategische informatie. Kunt u deze lijst doornemen en daarna de volgende vragen beantwoorden?

19. Welke punten in deze opsomming zijn voor u niet duidelijk?

20. Welke informatie gebruikt u nu al?

21. Over welke informatie zou u willen beschikken?

(26)

23. Welke rol speelt uw accountant hier momenteel bij?

24. Welke ondersteuning zou u op dit gebied van uw accountant willen ontvangen?

Tot slot

25. Kunt u mij ook vertellen hoe uw algemeen/financieel directeur hierover denkt?

26. Heeft u nog vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van dit interview?

(27)

Bijlage I (bij vragenlijst cliënten): Onderwerpen directieverslag

N.B. Dit is slechts een concept, dat is opgesteld voor gebruik in het onderzoek en kan dus niet worden gebruikt bij het opstellen van het directieverslag.

Algemene informatie

1. Strategie en doelstellingen 2. Kernactiviteiten, inclusief

a. producten/diensten b. geografische gebieden

c. categorieën afnemers/leveranciers d. kerneigendommen (activa)

3. Juridische structuur (inclusief groepsstructuur en eventuele toepasselijkheid structuurregime) 4. Organisatiestructuur & personele bezetting

5. Belangrijkste elementen van het gevoerde beleid, waarbij de volgende onderwerpen van belang kunnen zijn:

a. marketing & distributie b. innovatie

c. afhankelijkheid van grondstoffen d. interne beheersing

e. risicomanagement f. kwaliteitsbeheersing g. informatievoorziening h. automatisering

i. financiering

6. Evaluatie van de mate waarin de strategie en doelstellingen zijn gerealiseerd Financiële informatie

7. Ontwikkelingen/trends in financiële gegevens:

a. Huidige resultaten ten opzichte van resultaten vorige jaren b. Achtergronden en oorzaken

c. Apart aandacht besteden aan:

- omzet & resultaten - financiële positie

- kasstromen & financieringsbehoefte

8. Werkelijke ontwikkeling van zaken waarover in het vorige directieverslag een verwachting werd uitgesproken of een belangrijke mate van onzekerheid werd vermeld

9. Onderscheid normale en buitengewone resultaten (onderscheid kern-, neven-, beëindigde en te beëindigen activiteiten)

10. Absolute bedragen en relatieve positie 11. Grafische voorstellingen

Onderzoek & Ontwikkeling

12. Werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling (ongeacht of de post ‘onderzoek

& ontwikkeling’ als immateriële activa op de balans is opgenomen) 13. Aard van de werkzaamheden

14. Betekenis voor de positie en gang van zaken van de onderneming 15. Onderscheid tussen fundamenteel en toegepast onderzoek

(28)

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Informatie over dialoog met belanghebbenden, beleid ter zake, organisatie & uitvoering, uitkomsten, toekomstverwachtingen en realisatie van eerder uitgesproken verwachtingen inzake de volgende aspecten:

16. Algemeen (bijvoorbeeld belangrijkste uitdagingen met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen, invloed op de strategie, rol van stakeholders, maatschappelijke aspecten van producten/diensten, zoals veiligheid en kwaliteit)

17. Sociaal (bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden, personeelsbeleid, mensenrechten en integriteit) 18. Milieu (bijvoorbeeld beheersing van belasting van het milieu, gebruik schaarse goederen) 19. Economisch (bijvoorbeeld financiële bijdragen aan de maatschappij en stakeholders, creatie &

verspreiding van kennis) Overige informatie

Bijzondere gebeurtenissen die niet uit de balans blijken (inclusief de wijze waarop zij de verwachtingen beïnvloeden)

Toekomstparagraaf

20. Verwachte gang van zaken

21. Lange termijn beleid en verwachte gevolgen ervan (geen kwantitatieve prognoses) inzake:

a. Toekomstige investeringen b. Toekomstige financiering c. Personeelsbezetting

22. Omstandigheden waarvan omzet en rentabiliteit afhankelijk is a. relevante interne & externe ontwikkelingen

b. andere relevante aspecten (bv. valuta)

c. algemene omstandigheden (bv. milieu, economie)

Voor zover gewichtige belangen zich

hiertegen niet verzetten

(29)

Bijlage II (bij vragenlijst cliënten): Componenten van strategische informatie 1. Algemene oriëntatie

a. Organisatietype (bijvoorbeeld handel of productie) en belangrijke kenmerken van de onderneming

b. Korte analyse van de financiële gegevens van het afgelopen jaar 2. Strategie (visie)

a. Wat willen we met de onderneming bereiken? (bijvoorbeeld met betrekking tot klanten, producten/diensten, kernvaardigheden en basisgedachten)

b. Algemene aanduiding van de strategie (gericht op klanten, prijs & kwaliteit of innovatie?) 3. Doelstellingen

a. van de onderneming b. van de ondernemer 4. Interne analyse

a. sterke punten van de onderneming b. zwakke punten van de onderneming 5. Externe analyse

a. ontwikkelingen met betrekking tot afnemers b. ontwikkelingen met betrekking tot concurrenten c. overige ontwikkelingen

d. kansen in de omgeving e. bedreigingen in de omgeving

6. Subdoelstellingen (kritische succesfactoren)

Wat moeten we in ieder geval realiseren om de doelstellingen te kunnen bereiken? (met betrekking tot innovatie, bedrijfsprocessen, klanten en financiën)

7. Prestaties ten aanzien van subdoelstellingen

Evaluatie in hoeverre de gestelde subdoelstellingen (en daarmee de doelstellingen en de strategie) zijn bereikt.

(30)

BIJLAGE VIII:

RESULTATEN INTERVIEWS CLIËNTEN

(31)

Resultaten interviews cliënten

Voorafgaand aan het interview is nagegaan in welke sector/branche en in welke regio de

onderneming zich bevindt. De resultaten hiervan zijn in onderstaande diagrammen weergegeven.

Vervolgens zijn per interviewvraag de resultaten van de analyse weergegeven.

In welke sector/branche bevindt de onderneming zich?

S ector/branche

33%

25% 17%

8%

17%

Indust rie Bouw Handel

Financiële inst ellingen Zakelijke dienst verlening

In welke regio bevindt de onderneming zich?

Regio

8%

34%

0%

25%

8%

Noord-Oost (Groningen, Friesland, Drente, Overijssel en Gelderland)

Noord-West (Noord-Holland)

West (Zuid-Holland)

Midden (Ut recht , oostelijk deel van Zuid-Holland)

Zuid-West (Noord-Brabant )

Zuid-Oost (Limburg, oostelijk deel van Noord-Brabant )

(32)

Algemene vragen

1. Wat is uw positie binnen deze onderneming? (functie en eigendom)

Functie geinterviewde

0 2 4 6 8 10

Algemeen direct eur Financieel direct eur

Aantal clienten

Ei gen dom i n de on de rne mi ng

0 5 10

0% 1-50% 51-100%

% aande le n

aantal clienten

Hierbij dient te worden opgemerkt dat zich onder de geïnterviewde cliënten twee ondernemingen met een DGA, één familiebedrijf en één beursgenoteerd fonds bevond.

2. Hoe lang bestaat deze onderneming?

Leeftijd onderneming

0 2 4 6 8

0-9 jaar 10-19 jaar 20-29 jaar > 30 jaar

aantal clienten

3. Hoeveel werknemers, omzet en balanstotaal heeft deze onderneming?

Aantal werknemers

0 1 2 3 4 5

< 50 50-99 100- 149

150- 199

200- 250

> 250

aantal clienten

Omzet

0 2 4 6 8

< € 7 miljoen

€ 7-14 miljoen

€ 15-21 miljoen

€ 22-28 miljoen

> € 28 miljoen

aantal clienten

Bal anstotaal

0 2 4 6

< € 3,5 miljoen

€ 3,5-7 miljoen

€ 8-10,5 miljoen

€ 11-14 miljoen

> € 14 miljoen

aantal clienten

(33)

Het directieverslag

4. Wat is volgens u het belang van een directieverslag?

Reactie op vraag 4

0 1 2 3 4 5

Overwegend positief

Neutraal Overwegend negat ief

Alg.dir.

Fin.dir.

Toelichting:

Positief: Alg.dir. Fin.dir.

Informeren Æ verhaal over voor, tijdens en na het boekjaar:

verhaal achter de getallen

2x 5x Officiële schriftelijke verantwoording naast cijfers 2x 1x

Publicitair middel: visitekaartje 1x 2x

Décharge verkrijgen van aandeelhouders 1x

Wettelijk verplicht

Ventilatiekanaal voor ongenoegens Beter leesbaar verslag dan jaarrekening Visie van de directie

Afspiegeling strategisch plan (intern) Historie (intern)

1x

Negatief Alg.dir. Fin.dir.

Niemand kijkt ernaar: belanghebbenden krijgen andere informatie 1x 3x Alleen voor buitenstaanders van belang

Lezers zijn alleen geïnteresseerd in de cijfers

1x 1x

Iets persoonlijks 1x

Zo minimaal mogelijk rapporteren 1x

5. Wie stelt voor uw onderneming het directieverslag op?

Antwoord op vraag 5

0 2 4 6 8

Algemeen directeur

Financieel direct eur

Alg.&

fin.direct eur

Accountant Niet opgest eld

(34)

Toelichting:

Antwoord Toelichting Frequentie

Algemeen directeur Wel bespreking met financieel directeur (of andere directieleden)

Cijfers aangeleverd door controller/

accountant

3x

Alg. & fin.dir. Algemeen directeur beschrijft technische zaken en financieel directeur de rest

1x Accountant Eigenlijk moet je dit zelf doen: 1x per jaar

‘gedwongen’nadenken over je onderneming en dit op papier zetten

Niet het ‘wiel opnieuw uitvinden’

Directeur geeft er een persoonlijk tintje aan 1x

Niet opgesteld Besloten door DGA

Sinds ‘rommelige’ jaren, waarin jaarrekening pas een jaar later werd opgesteld

1x

6. Hoeveel tijd kost het opstellen van het directieverslag u?

0 1 2 3 4 5

0-1 uur 2-3 uur 4-5 uur 6-7 uur ≥ 8 uur

Toelichting:

Gemiddeld besteden de geïnterviewde cliënten circa 6,5 uur aan het opstellen van het directieverslag, met als minimum 0 uur en als maximum 24 uur.

Antwoord Toelichting 0-1 uur Zonde van mijn tijd

2-3 uur Zo krijg je een ‘verhaaltje’; een goed verslag schrijven kost 4-6 uur Tussen dagelijkse werkzaamheden door

Uitstellen tot het laatste moment

Je moet ervoor gaan zitten: niet tussen dagelijkse werkzaamheden door

4-5 uur Vóór opstellen: wekenlang gepeins Deadline: als financieel verslag af is

≥ 8 uur Inclusief correctieslagen Dit is vrij veel

(35)

7. Wie zijn volgens u de gebruikers van uw directieverslag?

0 5 10 15 20 25

banken aandeelhouders werknemers/OR ext erne accountant

managementt eam overige

Toelichting:

Eén geïnterviewde gaf aan dat hij zich afvroeg of er überhaupt iemand het directieverslag zou lezen.

In de categorie ‘overige’ zijn alle gebruikers opgenomen die slechts één of twee keer werden genoemd. In onderstaande tabel zijn deze gebruikers vermeld.

Antwoord Toelichting Frequentie

moedermaatschappij, pers, publiek, klanten, commissarissen

2x Overige

analisten, beurs, leasemaatschappijen,

Nederlandse Crediet Maatschappij, interborg, woningborg, concurrenten, De Nederlandsche Bank, Verzekeringskamer

1x

Potentiële gebruikers managementteam (als strategiecommunicatie) werknemers/OR

2x Aandeelhouders niet als

gebruiker genoemd

omdat aandelen in handen zijn van moedermaatschappij/DGA

2x Werknemers/OR niet als

gebruiker genoemd

omdat zij het niet interessant vinden 1x

Heeft u het directieverslag gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel?

Antwoord op vraag deponering

4,5 5 5,5 6 6,5

Ja, gedeponeerd Nee, t er inzage

Toelichting:

Eén geïnterviewde opperde het idee om het directieverslag op de eigen internetpagina te plaatsen met een wachtwoord, zodat het makkelijk toegankelijk is, maar je toch kunt achterhalen wie je verslag leest.

(36)

Waarom gedeponeerd? Alg.dir. Fin.dir.

Automatisme 1x 1x

Slechts één van de vele rapportages die je als beursfonds moet verstrekken

1x Er staan toch geen ‘gekke dingen’ in

Stukje openheid en transparantie: vertrouwen uitstralen en goede naam opbouwen

1x

Waarom ter inzage? Alg.dir. Fin.dir.

Je weet wie het opvraagt 1x 2x

Wat voor anderen nietszeggend is, is voor je concurrent geld waard Het is alleen voor belanghebbenden, niet voor iedereen

Alleen deponeren wat minimaal verplicht is

1x 1x

8. Hoe bepaalt u welke informatie u opneemt in het directieverslag?

Antwoord Alg.dir. Fin.dir.

Op basis van directieverslag van vorig jaar

Nadenken over wat belangrijk is om te vermelden (op gevoel)

3x 4x Accountant gevraagd welke punten je op moet nemen 2x 3x

Vaste onderwerpen (terugkijken naar afgelopen jaar, vooruitkijken naar toekomst, bedanken werknemers etc.)

1x 3x

Niet te veel vermelden i.v.m. concurrenten 2x 1x

Niet te veel vermelden t.b.v. leesbaarheid (“geen ellenlang verslag”)

3x

Op basis van interne rapportages 2x

Wikken & wegen (“ik weeg ieder woord op een gouden schaaltje, want zonder confidentiële informatie wordt het een loos verhaal”) Geen vaste methode

Ervaring

1x

Tekstuele kopie van de cijfermatige jaarrekening

Niet te veel vermelden i.v.m. minimale administratieve lasten Jaarverslagen van grote ondernemingen als voorbeeld

1x

(37)

9. Welke problemen ervaart u bij het opstellen van het directieverslag?

Antwoord Alg.dir. Fin.dir.

Geen 2x 4x

Vrijgave van informatie aan concurrenten: hoe open moet je zijn? 2x 2x

Je moet tijd vrij maken en goed nadenken 1x 1x

Moeilijk om goede onderwerpen te bepalen (om niet ieder jaar hetzelfde te schrijven en niets te vergeten)

2x Je moet halverwege een nieuw boekjaar iets schrijven over vorig

jaar (je zit ook al middenin de ‘verwachtingen’)

Je krijgt nooit feedback (van aandeelhouders/accountant) Verslaggevingregels sluiten niet aan bij onze branche Moeilijk om onze zaken uit te leggen aan het publiek Niemand heeft tijd om een directieverslag te lezen (dus waar schrijf je het dan nog voor?)

Financiële informatie is niet op tijd beschikbaar Æ ‘bottle neck’

bij het schrijven van een directieverslag

Hoe moet je iets schrijven over werkmaatschappijen? Allemaal apart of geconsolideerd?

1x

(38)

Vragen bij bijlage I (onderwerpen directieverslag)

10. Welke punten in deze opsomming zijn voor u niet duidelijk?

0 2 4 6 8

Geen II.10 III.14 IV.19 Overige

Toelichting:

II.10 = Financiële informatie: Absolute bedragen & relatieve positie

III.14 = Onderzoek & ontwikkeling: Betekenis voor de positie en gang van zaken van de onderneming

IV.19 = Maatschappelijk verantwoord ondernemen: Economisch (bijvoorbeeld financiële bijdragen aan de maatschappij en stakeholders, creatie & verspreiding van kennis) In de categorie ‘overige’ zijn alle punten opgenomen die slechts één keer werden genoemd door de geïnterviewden. In onderstaande tabel zijn deze punten vermeld.

Antwoord Toelichting

Overige I.2d: Algemene informatie: Kerneigendommen (activa)

II.7: Financiële informatie: Ontwikkelingen/trends in financiële gegevens III.12: Onderzoek & ontwikkeling: Werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling (ongeacht of de post ‘onderzoek &

ontwikkeling’ als immateriële activa op de balans is opgenomen) III.13: Onderzoek & ontwikkeling: Aard van de werkzaamheden

III.15: Onderzoek & ontwikkeling: Onderscheid tussen fundamenteel en toegepast onderzoek

V: Overige informatie punt V wat moet je hier opnemen?

punt II.7 ontwikkelingen/trends: gaat dit over de toekomst?

punt III.13 waar gaat dit over?

11. Hoe zou een dergelijke lijst u kunnen ondersteunen bij het opstellen van het directieverslag?

Reactie op vraag 11

0 1 2 3 4 5

Overwegend positief

Neut raal Overwegend negat ief

Alg.dir.

Fin.dir.

(39)

Toelichting:

Reactie: positief-neutraal Alg.dir. Fin.dir.

Aandachtspuntenlijst/checklist 4x 5x

Bewuste afweging over wat je wel/niet wilt vermelden 2x 2x Goede volgorde van onderwerpen: kader waarbinnen je het

verslag kunt schrijven

2x 1x Onderscheid eisen & aanbevelingen is handig: dit weet je zelf niet 3x

Kijken of je niets vergeten bent 1x 2x

Hulp bij eerste keer dat je een directieverslag opstelt 2x Hiermee kun je gestructureerd naar je onderneming kijken: ‘eye- openers’

2x Het schrijven van een directieverslag kost hierdoor minder moeite

Æ ik ga het dit jaar weer (zelf) schrijven

1x 1x Dit zou je in een intern verslag uitgebreid moeten beschrijven

Taak van de accountant om klant op deze wettelijke regels te wijzen

1x

Reactie: neutraal-negatief Alg.dir. Fin.dir.

Te veel details 1x 4x

Wij doen het zoals wij dat willen 1x 1x

Zou de eerste keer meer geholpen hebben

Lijkt op interne rapportages: dit wil je niet in het directieverslag vermelden

1x

Opzet van de accountant is handiger Veel punten bedenk je zelf ook wel

Gevoel dat het toch niet uitmaakt wat je schrijft, want je krijgt nooit commentaar

1x

12. Welke onderwerpen van zou u niet opnemen in uw directieverslag?

0 1 2 3 4 5 6 7 8

IV III II II.10 VI I.4 I.5a I.2 I.5c II.7c II.11

Zo weinig mogelijk opnemen Niet opnemen

Toelichting:

III = Onderzoek & ontwikkeling

IV = Maatschappelijk verantwoord ondernemen II = Financiële informatie

II.10 = Financiële informatie: Absolute bedragen & relatieve positie VI = Toekomstparagraaf

I.4 = Algemene informatie: Organisatiestructuur & personele bezetting I.5a = Algemene informatie: Marketing & distributie