Reflectie op: XBRL, een toekomst in het MKB

Reflectie op:

XBRL, een toekomst in het MKB

Een onderzoek naar het gebruik van XBRL in MKB Overijssel

Auteur S.A.W. Wittendorp

Studentnummer 1654446

Universiteit Rijksuniversiteit Groningen

Faculteit Economie & Bedrijfskunde

Opleiding Accountancy & Controlling Scriptiebegeleiders dr. E.P. Jansen

E.H.A. Hutten RA

Inhoud

Inleiding ... 3

Aanleiding / relevantie onderzoek... 3

Probleemstelling ... 4

Doelstelling ... 5

Vraagstelling ... 5

Theoretisch kader ... 6

De implementatie/proces innovatie van nieuwe software ... 6

De acceptatie van nieuwe software... 8

Conceptueel model...14

Inleiding

Organisaties wisselen bedrijfsinformatie uit op de meest uiteenlopende manieren. Er zijn diverse vormen te onderkennen: op papier of elektronisch, als Word-document of als een bestand voor een spreadsheet, enzovoort. Het ontbreken van een algemene standaard voor het uitwisselen van gegevens zoals een financieel verslag, een aangifte of bedrijfsgegevens beperkt de mogelijkheden om deze gegevens op eenvoudige wijze te verzamelen, elektronisch uit te wisselen, te analyseren en zo nodig nader te bewerken.

Door de grote boekhoudschandalen zoals Parmalat, Enron en Ahold, is de behoefte aan transparante gegroeid bij het maatschappelijk verkeer. Naast Code Tabaksblat voor beursgenoteerde bedrijven en SOx (in de Verenigde Staten) speelt ook de komst van internet een grote rol. Middels internet zou het mogelijk moeten zijn de jaarstukken digitaal aangeleverd te krijgen.

Vanaf 1 januari 2007 mogen alle ondernemingen in Nederland hun elektronische formulieren voor de belasting, jaarrekening en statistiekenopgaven in XBRL formaat aanleveren. Het woord ‘mogen’ speelt hier een belangrijke rol, immers het zal nog enkele jaren duren voordat XBRL als een feit zal worden gezien en onmisbaar zal zijn.1

XBRL maakt het mogelijk financiële en niet financiële informatie op gestructureerde wijze via het internet uit te wisselen. Bij deze uitwisseling wordt gebruik gemaakt van zogenaamde taxonomies: een beschrijving van alle mogelijke elementen, inclusief de structuur en de relatie tussen de verschillende elementen.

XBRL lijkt een grote speler op de digitale markt te worden. De Nederlandse regering voert een stimulerend beleid, net als andere internationale organisaties, toezichthouders en overheden. Huidige applicaties worden uitgebreid, nieuwe applicaties worden veelal voorzien van een XBRL mogelijkheid met allen als doel zo efficiënt en kwalitatief mogelijk met tijd om te gaan.

Aanleiding / relevantie onderzoek

Ondanks het feit dat XBRL operationeel is sinds 1 januari 2007 zijn slechts enkele multinationals bezig met rapportage middels XBRL. Een onderzoek uitgevoerd door KPMG Nederland medio september 2007 toont dat 900 ondervraagden – zowel ondernemingen als publieke organisaties – een hoge kennis factor inzake XBRL menen te hebben. De meerderheid van de respondenten geeft aan kennis te hebben van het thema en circa een kwart daarvan geeft zelfs aan over gevorderde kennis te beschikken.2

Uit onderzoek van Grant Thornton in de VS, uitgevoerd medio november 2007, blijkt dat het gebruik van XBRL daar bijzonder traag uit de startblokken komt. Zo is bijna de helft (47%) van de ondervraagde CFO’s niet eens op de hoogte van het bestaan ervan en slechts 0,45% verwacht XBRL te gebruiken bij het deponeren tijdens het financiële jaar 2007.3

1 _{Jacobs (2007), XBRL voor accountants, Kluwer (1e druk)}

2 _{http://www.kpmg.nl/Docs/Corporate_Site/rapp_XBRL_nabeschouwd.pdf}

Feit is echter dat de deponering van stukken middels XBRL vooralsnog niet van de grond lijkt te komen. Hoewel een meerderheid van de 900 ondervraagden in het onderzoek van KMPG kennis menen te hebben, lijkt er nog geen sprake van het werkelijk gebruik maken van XBRL. Hoewel de voordelen4 _{zoals eenmalige invoer}

gegevens, standaardisatie, snelheid, efficiëntie en de berekende lastenbesparing van circa 350 miljoen euro5 _{als bekend worden gedefinieerd lijken bedrijven}

huiverig, dan wel afwachtend, inzake het in gebruik stellen van XBRL.

Het midden- en kleinbedrijf is hierop geen uitzondering. In mei 2008 is door het Europees Parlement een voorstel aangenomen van PvdA-europarlementariër Van den Burg om een stappenplan te activeren inzake de introductie van XBRL voor het midden- en kleinbedrijf. Het Europees Parlement pleit voor een Europees ontwikkelde standaard. Van den Burg: "Een speciale en uniforme standaard voor het midden en kleinbedrijf kan wenselijk zijn, maar de behoefte moet eerst goed onderzocht worden. Er mogen niet zomaar extra administratieve lasten op het midden en kleinbedrijf af komen".6

Wat is de reden voor deze algehele afwachtende houding vanuit de ondernemers? Waarom kiezen bedrijven niet voor vernieuwende automatisering en bijbehorende kostenbesparing? De literatuur die handelt over XBRL gaat voornamelijk over de manieren waarop te werken met XBRL en welke voordelen er aan het systeem zitten. Het gebrek aan onderzoek inzake het niet accepteren van XBRL ontbreekt7

en leidt derhalve tot een probleemstelling inzake acceptatie. De enkele gedeponeerde stukken middels XBRL zijn afkomstig van beursgenoteerde bedrijven, dan wel zogenaamde grote ondernemingen8_{. Vanwege mijn persoonlijke}

betrokkenheid vanuit mijn functie als assistent accountant bij het MKB en de constatering dat XBRL niet operationeel binnen het MKB lijkt te zijn op basis van bovengenoemde constatering inzake deponering, leidt dit alles tot een probleemstelling die specifiek wordt gemaakt voor het MKB.

Probleemstelling

De probleemstelling drukt uit wat er te weten dient te worden en waarom. De probleemstelling heeft twee kanten: enerzijds vormt de probleemstelling de verbinding met de concrete problematiek in de praktijk en anderzijds heeft de probleemstelling een gezicht naar de theorie. De probleemstelling vormt de basis van het onderzoek. De probleemstelling bestaat uit de doelstelling en de vraagstelling. Uit de vraagstelling komen de deelvragen voort.9

4 _{F. Conijn, F. de Haas, A. Stroom, XBRL voor eenduidige verslaggeving, Deventer, Kluwer, 2004 (1}e _druk) 5 _{XBRL - van theorie en perceptie naar praktijk’ van het Atos Consulting Trends Institute en de Erasmus Universiteit.} 6

http://www.iekevandenburg.pvda.nl/renderer.do/menuId/131017/returnPage/131017/itemId/487138/pageId/130586/instanceId/131028/

7 _{http://www.accountancynieuws.nl/images/pdf/080125095726.pdf} 8 _{http://www.sbrconference.nl/index.php?selected=487}

9 _{Leeuw, A.C.J. de,: Bedrijfskundige Methodologie. Management van onderzoek, Assen, uitgeverij van}

De doelstelling legt vast voor wie het onderzoek wordt gedaan, wat de uitkomst is en wat er mogelijk meegedaan kan worden. De relevantie speelt hier dus een belangrijke rol.

Doelstelling

“Inzicht geven in de problematiek betreffende de acceptatie van XBRL binnen het MKB.”

De doelstelling wordt gespecificeerd door reeds bestaande literatuur over acceptatie van (nieuwe) ICT systemen te gebruiken bij onderstaande vraagstellingen.

De vraagstelling formuleert de hoofdvraag die bij de doelstelling aansluit maar in voor onderzoek relevante termen is geformuleerd De vraagstelling dient samenhangend te zijn met de doelstelling.

Vraagstelling

“Welke variabelen zijn van invloed op de acceptatie van XBRL binnen het MKB?”

Om tot deelvragen te komen heb ik literatuur bestudeerd inzake de acceptatie en implementatie van informatiesystemen, aangezien XBRL in dit gelijk kan worden getrokken met acceptatie van (nieuwe) ICT informatiesystemen. Conijn, de Haas en Stroom (2005) melden immers dat de implementatie/acceptatie van XBRL gelijk staat aan de implementatie/acceptatie van ICT projecten. Als voorbeelden hiervan worden quick scans genoemd op rapportageprocessen, IT-architectuur, software gebruik en systeem inrichting.

Theoretisch kader

Zoals eerder gesteld door Conijn, de Haas en Stroom (2005) is de acceptatie van XBRL gelijk te trekken met acceptatie van ICT projecten. Op dit moment is er veel theorie te vinden over de acceptatie van ICT projecten. XBRL wordt echter vooralsnog niet veelvuldig gebruikt door het MKB. Het is niet eenvoudig vast te stellen waarom het MKB niet met XBRL werkt of wil werken. In de hier beschreven theorie zal de intentie tot gebruik als maatstaaf voor acceptatie dienen.

In dit hoofdstuk worden relevante theorieën op het gebied van acceptatie van ICT toepassingen geïnventariseerd. De relevante theorieën vormen de basis voor het onderzoek naar de acceptatie van XBRL door het MKB. Om dieper inzicht te krijgen in de aspecten waarvan acceptatie van het XBRL afhankelijk zou kunnen zijn, zullen enkele modellen worden toegelicht. Voor alle modellen geldt dat in de praktijk is gebleken dat ze voor het onderzoek naar de acceptatie en het gebruik van ICT bruikbaar zijn. Naast het perspectief in deze modellen wordt er ook onderzoek gedaan naar de acceptatie van ICT vanuit het oogpunt van vertrouwen. Hierbij kan er onderscheid gemaakt worden in enerzijds vertrouwen in de technologie en anderzijds vertrouwen in de betrokken organisaties.

Aan de hand van theorie met betrekking tot de implementatie en acceptatie van software wordt getracht een conceptueel model te vormen. Het hoofdstuk wordt opgedeeld in

a) de implementatie/proces innovatie van nieuwe software; b) de acceptatie van nieuwe software.

Aan het eind van dit hoofdstuk volgt een samenvatting van de aangetroffen kritische succesfactoren op basis van de theorie. In sommige gevallen zullen er overlappingen worden aangetroffen. Het doel is derhalve een lijst te formeren met kritische succes factoren die elkaar niet overlappen. Met behulp van de kritische succes factoren zullen de deelvragen gevormd worden.

De implementatie/proces innovatie van nieuwe software

Tidd10 _{(2002) definieert innovatie als verandering. Er zijn volgens Tidd (2002) een}

viertal soorten veranderingen: - product innovatie; - proces innovatie; - positie innovatie; - paradigma innovatie;

De eventuele invoering van XBRL heeft betrekking op een proces innovatie, omdat er op een andere manier gewerkt zou kunnen worden indien XBRL in de praktijk wordt gebracht. Tidd (2002) beschrijft deze proces innovatie als ‘veranderingen in de manier waarop een product en/of service wordt gemaakt, dan wel in de markt

gezet’. Davenport 11_{(1993) definieert proces innovatie als ‘een visie van}

werkstrategieën, de huidige werkprocessen binnen een proces en de implementatie van organisatorische, menselijke en technologische dimensies’.

Davenport (1993) deelt de proces verandering in een vijftal stappen: - Identificeer de processen die te innoveren zijn;

- Identificeer de te veranderen attributen; - Ontwikkel een visie aangaande het proces; - Onderken het bestaande proces;

- Ontwerp het nieuwe proces.

Tidd (2002) noemt als het innovatie proces een viertal stappen: - Zoeken;

- Selecteren; - Implementeren; - Leren.

Met zoeken doelt Tidd (2002) op de beginfase van het proces. De omgeving wordt verkend, eventuele kansen en bedreigingen worden geanalyseerd.

Het selecteren betreft een selectie van bij het ‘zoeken’ aangetroffen situaties van kansen en bedreigen. Op deze selectie gaat het bedrijf zich verder richten.

Bij de implementatie worden de geselecteerde kansen en bedreigingen vertaald naar een concreet plan. Dit plan wordt vervolgens in de markt gezet. De stap van implementatie kan overigens in vier stappen worden geconcretiseerd:

- Verwerven van kennis om de innovatie mogelijk te laten maken;

- Uitvoeren van het plan onder onzekere voorwaarden. Hierbij is intensieve oplossingsgerichtheid benodigd;

- Lanceren van de innovatie en sturen van het proces tot goedkeuring;

- Het proces tot goedkeuren blijven sturen met het oog op de lange termijn en indien nodig het originele idee aanpassen.

In de leerfase wordt een evaluatie gemaakt van de zojuist doorlopen stappen. Op deze moment wordt er aandacht geschonken aan een kennisbasis die kan ondersteunen in het verbeteren van managementzaken aangaande innovatie.

Mills en Mercken12 _{(2002) noemen vijf factoren die samen hangen met de}

implementatie van een nieuw proces, te weten: - Functionele decompositie13;

- Juiste aggregatie niveau;

- Voldoende beschikbaar bronnen om de taken uit te kunnen voeren; - Beschikbaarheid middelen aangaande de innovatie en planning; - Voldoende beschikbare buffers.

Process innovation; T.H. Davenport; Boston; 1th edition 1993

12 _{Success factors regarding the implementation of ICT investment projects; Koen Milis, Roger Mercken; Int. J. Production Economics 80 (2002)}

105–117

13_{Een manier om het ontwerp van een systeem te analyseren. Een functionele decompositie is een hiërarchische verzameling van (deel)functies.}

Functionele decompositie streeft ernaar soortgelijke bewerkingen onder te brengen in één algemeen bruikbare functie en soortgelijke bewerkingen daarbinnen weer in andere functies enzovoorts.

Volgens Conijn, de Haas en Stroom14 _{(2005) is de implementatiefase op te delen in}

een drietal fasen: - Testen, trainen; - Onderhoud; - Beheersbaarheid.

De acceptatie van nieuwe software

Markus15 _{(1983) onderkent in zijn paper, dat een verdieping betreft van een paper}

van Kling, een drietal mogelijke oorzaken van weerstand van de implementatie van nieuwe informatiesystemen:

- De gebruiker; - Informatiesysteem;

- Wisselwerking tussen de twee eerder genoemde punten.

Wat betreft de gebruiker meldt Markus (1983) dat de gebruiker(s) weerstand kan bieden tegen een systeem door interne factoren. De factoren kunnen gelden voor alle personen en/of groepen betrokken bij het project. Markus (1983) vermeldt een tweetal voorbeelden. Volgens hem verzetten mensen zich tegen elke vorm van verandering. Mensen met een zogenaamde analytische, cognitieve denkstijl accepteren een bepaald systeem, terwijl de intuïtieve denkers hetzelfde systeem niet accepteren.

Een andere oorzaak inzake weerstand van de implementatie van nieuwe informatiesystemen kan volgens Markus (1983) worden gezocht in weerstand tegen factoren die inherent zijn aan de implementatie van een informatiesysteem. In zijn paper geeft Markus (1983) de voorbeelden van systemen die niet gebruiksvriendelijk zijn, systemen die niet ergonomisch zijn en systemen die in technisch opzicht niet voldoende lijken te zijn.

De laatste oorzaak aangedragen door Markus (1983) betreft de ‘botsing’ tussen de karaktereigenschappen van het informatiesysteem en de karaktereigenschappen van de gebruikers van dit systeem. Dit is geen simultaan geloof in de bovengenoemde twee aspecten, maar betreft een wisselwerking, dan wel interactie, tussen de twee zaken. Elk bepaald systeem wordt op zijn/haar eigen manier ontvangen bij elke bepaalde organisatie. Markus (1983) vermeldt dat er een soort van klik moet zijn tussen systeem en organisatie. Als voorbeeld wordt genoemd systemen waarbij centraal controle wordt uitgeoefend op data zouden kunnen worden verworpen door een organisatie waarbij decentralisatie inzake autoriteiten aanwezig is. Echter, deze wisselwerkingtheorie (Markus spreekt over de interaction theory) kan op meerdere manieren worden uitgelegd aangezien elk systeem anders zal worden ontvangen bij elke organisatie.

Markus (1983) vermeldt in het paper dat wetenschappers het eens zijn over het dat de theorieën niet direct getest kunnen worden. In het geval van Markus (1983) is

14 _{XBRL voor eenduidige verslaggeving, F. Conijn, M. de Haas, A. Stroom, Kluwer 2005}

het derhalve moeilijk vast te stellen of de mensen een systeem niet accepteren vanwege, interne-, externe- of wisselwerkingfactoren.

Volgens Dillon en Morris (1996) betref de definitie van acceptatie van ICT het volgende:

“De aantoonbare bereidbaar om ICT te gebruiken waarvoor het bedoeld is.”

In het paper staat dat het meest gebruikte model inzake acceptatie van ICT afkomstig van Davis: het Technology Acceptance Model (TAM). Dit model kan worden gesplitst in een tweetal succesfactoren, te weten:

- Perceived usefulness (vrij vertaald: mate waarin het nut van werken ervaren wordt);

- Perceived ease of use (vrij vertaald: mate waarin gebruikersvriendelijkheid ervaren wordt).

Mate waarin het nut van werken ervaren wordt

Het handelt hier derhalve over de mening van de gebruiker van het systeem inzake het nu van gebruiken. Is de gebruiker van mening dat het systeem werkelijk iets toevoegt? Wordt de prestatie beter?

Mate waarin gebruikersvriendelijkheid ervaren wordt

Is de gebruiker van mening dat het systeem ‘makkelijk’ te bedienen?

Indien er positief kan worden geantwoord op de bovenstaande twee aspecten/variabelen, gaat de theorie er vanuit dat een ICT systeem geaccepteerd wordt.

Rogers (1995) definieert diffusie als “het proces waarbij een innovatie wordt gecommuniceerd via verschillende kanalen op verschillende tijdstippen naar de verschillende leden van een sociaal systeem”. Hij stelt dat de vier elementen innovatie, communicatie, tijd en sociaal systeem in elke studie naar de diffusie (= acceptatie) van een innovatie te onderkennen zijn. Een kort overzicht van deze elementen16_: - Complexiteit; - Relatieve voordeel; - Observeerbaar; - Verenigbaarheid; - Oefenbaarheid.

De complexiteit betreft de mate waarin de gebruiker de bruikbaarheid ervaart. Het betreft hier niet enkel het gebruiken van het systeem, maar ook de complexiteit van het proces om het te leren gebruiken.

Het relatieve voordeel kan worden uitgelegd als de voortgang ten opzichte van het vorige systeem. Vindt de gebruiker dat het systeem als ‘nieuw’ ervaren wordt?

Met observeerbaar wordt gedoeld op de mate waarin de gebruiker de resultaten kan observeren van het nieuwe systeem en dat kan vergelijken met het oude systeem.

Verenigbaarheid betreft de mate waarin de waarden, de historische kennis en

behoeften van gebruikers aansluiten met het nieuwe systeem. Wanneer het nieuwe systeem niet aansluit met een reeds bestaand systeem, kan men overwegen andere waarden te accepteren.

De oefenbaarheid handelt over de mogelijkheid om een systeem eerst ‘op proef’ te hebben. Wanneer er eerst ‘geoefend’ kan worden met een systeem, versnelt dit het acceptatieproces.

Wat betreft tijd noemt Rogers (1995) drie aspecten die van belang zijn:

- Het moment waarop besloten wordt het ICT project (niet) te accepteren; - De mate waarin iedereen binnen het sociale systeem bereidt is om de

veranderingen te accepteren;

- De snelheid waarmee een individu een innovatie accepteert, vaak uitgedrukt in het aantal gebruikers dat in een bepaalde tijdsperiode de innovatie accepteert.

De essentie van de theorie van Rogers (1995) betreft het proces van reductie van de onzekerheid rondom de adoptie van een innovatie. Het individu zoekt daarbij naar voldoende informatie over de innovatie, bij voorkeur binnen zijn sociaal systeem ( = een aantal afhankelijke groepen met een gemeenschappelijke doel voor ogen die betrokken zijn bij het oplossen van een probleem). In essentie wordt een keuze gemaakt op basis van een mening inzake technologie. De kanttekening die Pijpers, Monfort en Heemsta (2002) maken in hun paper is derhalve dat het model weinig zegt over acceptatie op individueel niveau.

Mills en Mercken (2002) richten zich, naast de implementatie, ook op de acceptatie van een nieuw ICT systeem. De auteurs komen tot zes succesfactoren die cruciaal zouden zijn inzake de acceptatie van een nieuwe ICT systeem.

- Definitie van autoriteit en verantwoordelijkheden; - Gebruikersparticipatie;

- Training;

- Ondersteuning/support door het topmanagement;

- Continu evaluaties en gesprekken met de verschillende betrokken partijen; - Een projectleider met de beschikking over sociale vaardigheden.

Zonder het vastleggen van autoriteiten en verantwoordelijkheden is het onbekend wie waar mee te maken heeft en wie waar ‘op afgerekend’ kan worden. Duidelijke communicatie inzake deze aspecten is derhalve essentieel.

Met gebruikersparticipatie wordt de inbreng van de gebruikers bedoeld. Eventuele opmerkingen/aanmerkingen kunnen worden meegenomen in evaluaties.

Training betreft het oefenen met de software. Oefening kan versnelling van het

acceptatieproces tot gevolgd hebben.

De ondersteuning door het topmanagement is in zowel financiële als sociale zin van belang.

Continu evaluaties hangen onder andere samen met de gebruikersparticipatie.

Indien er relatief snel gehandeld kan worden, zullen individuen zich serieus genomen voelen aangaande hun problemen.

De sociale vaardigheden van de projectleider hangen tevens samen met het evaluatie aspect en de gebruikersparticipatie.

Bohlen en Beal17 _{(1957) zegt dat een wisseling wat betreft informatiesystemen tot}

veranderingen binnen een bedrijf kan leiden. Met deze veranderingen worden voornamelijk informatiestromen bedoeld. De mate van acceptatie en de snelheid van deze aanpassing verschilt per bedrijf. Roger18 _{(1963) verfijnt en benoemt}

middels de Technology Adoption Life Cycle een vijftal standpunten of posities die door bedrijven kunnen worden ingenomen ten opzichte van nieuwe informatiesystemen.

De vijf standpunten betreffen: - Innovaters;

- Early Adopters; - Early Majority; - Late Majority; - Laggards.

Innovaters zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en zullen als eerste deze

ontwikkelen toepassen. Innovaters menen dat deze manier van werken bijdraagt aan een efficiënte en effectieve manieren van werken.

De Early Adopters staan positief tegenover veranderingen en zien de voordelen van het nieuwe systeem boven het huidige systeem. Tevens ziet men een voordeel ten opzichte van de concurrent.

Early Majority betreft bedrijf die een afwachtende houding hebben ten opzichte van

het nieuwe systeem. Het systeem zal pas worden ingevoerd wanneer het zicht elders heeft bewezen.

De Late Majority zijn conservatiever dan de Early Majority. De Late Majority zal de verandering doorvoeren wanneer het blijkt dat de concurrenten een (te) groot voordeel hebben en zij niet anders kunnen.

Laggard bedrijven zijn sceptisch over het nieuwe systeem en zijn niet van plan de

verandering door te voeren.

De standpunten zijn in een normaal curve te verdelen. Tweederde van de bedrijven vallen volgens het model onder de Early Majority en de Late Majority. In feite betekent dit dat het ‘volgers’ zijn. Indien een bedrijf verder naar de rechterkant schuift kan worden gesteld dat een nieuw systeem minder makkelijk voet aan de grond krijgt.

17_{Bohlen, Joe M. & Beal, George M. (May 1957), “The Diffusion Process”, Special Report No. 18 (Agriculture Extension Service, Iowa State}

College) 1: 56-77

Op basis van de kenmerken gevonden in de literatuur kan een selectie worden gemaakt. In sommige gevallen zijn er overlappingen te vinden. De gevonden ‘kritische succesfactoren’ zijn op een rijtje gezet:

Implementatie/innovatie nieuwe software Identificeer de processen

Identificeer de attributen Ontwikkel een procesvisie Onderken het bestaande proces Ontwerp het nieuwe proces

Zoeken (analyse/kansen/bedreigingen) Selecteren opties uit vorige stap

Implementatie Leerfase (evaluatie) Functionele decompositie Juiste aggregatie niveau

Beschikbare bronnen voor taken Beschikbare middelen

Beschikbare buffers Testen

Trainen

Beheersbaarheid

Acceptatie van software

Gebruikers: verzetten zich tegen elke verandering

Systeem: niet ergonomisch, niet gebruiksvriendelijk, technisch onvoldoende

Elk systeem anders ontvangen bij elke organisatie Mate waarin nut van werken ervaren wordt

Mate waarin gebruikersvriendelijkheid ervaren wordt Complexiteit Relatieve voordeel Observeerbaar Verenigbaar Oefenbaarheid

Definitie autoriteit en verantwoordelijkheden Gebruikersparticipatie

Training

Ondersteuning/support management Continu evaluaties

Projectleider met sociale vaardigheden Technology Adoption Life Cycle

De diverse kritische succesfactoren zijn teruggebracht tot een kleiner aantal. Deze selectie zal terugkomen in de deelvragen.

Selectie implementatie

Onderken het proces en de daarbij horende kansen/bedreigingen

Onderken de te veranderen aspecten van het proces Voldoende middelen (financieel, personeel, etc.) aanwezig

Tijdens implementatie blijven sturen Continu blijven evalueren

Waarnodig tijdig bijsturen Selectie acceptatie Gebruikersvriendelijkheid Ergonomie Technisch voldoende Trainingsoptie Nuttigheid

Vooruitgang t.o.v. vorige systeem

Definitie autoriteit en verantwoordelijkheden Gebruikersparticipatie

Ondersteuning/support management Continu evaluaties

Projectleider met sociale vaardigheden Technology Adoption Life Cycle

Conceptueel model

Op basis van de beschreven theorie kan een conceptueel duel worden gerealiseerd. Het conceptuele model geeft het globale beeld weer waaraan het onderzoek ten grondslag ligt. Om inzicht te krijgen in de kennis die nodig is om de doelstelling te bereiken, dient de probleemsituatie te woorden geanalyseerd aan de hand van een conceptueel (causaal) model. Een conceptueel model geeft (1) de afbakening van het onderzoekselement, (2) de selectie van de eigenschappen (variabelen), en (3) de relaties tussen deze eigenschappen. De vier aandachtsgebieden zoals weergegeven in het model (acceptatie, management qua planning, één doel en samenstelling team) vormen samen de sleutel tot implementatie. Het onderzoek richt zich op de implementatie/acceptatie, zoals in het model apart is aangegeven. Uitgangspunt in het onderzoek is, zoals blijkt uit het conceptuele model, factoren te onderkennen die van invloed zijn op de wisselwerking tussen implementatie en acceptatie. De punten die worden genoemd onder het kopje ‘selectie acceptatie’ kunnen allen afzonderlijk als variabele worden gezien. Elke variabele is van bepaalde invloed op de acceptatie van XBRL. Door elke variabele mee te nemen in het onderzoek kan er uiteindelijk bepaald worden welke invloed(en) onderkend en herkend wordt en/of worden door de ondervraagden. De variabelen dienen dus afzonderlijk te worden genoemd in de meerkeuze vragenlijst die naar de ondervraagden zal worden verzonden.

Op basis van het conceptuele model en de beschreven theorie kunnen de volgende deelvragen geformuleerd worden:

- Welke factoren hebben invloed op de acceptatie van XBRL? - Welke factoren hebben invloed op de implementatie van XBRL?

- Worden de genoemde factoren van acceptatie en implementatie erkend en herkend binnen het MKB?

XBRL, een toekomst in het MKB

Een onderzoek naar het gebruik van XBRL in MKB Overijssel

Auteur S.A.W. Wittendorp

Studentnummer 1654446

Universiteit Rijksuniversiteit Groningen

Faculteit Economie & Bedrijfskunde

Opleiding Accountancy & Controlling Scriptiebegeleider E.H.A. Hutten RA

Voorwoord

Voor u ligt mijn scriptie ‘XBRL, de toekomst van het MKB’ geschreven gedurende het eerste half jaar van 2008. De scriptie vond plaats in het kader van het afronden van mijn Masterstudie Accountancy & Controlling aan de Rijksuniversiteit Groningen. In het vakblad Accountancynieuws van 13 oktober 2006 schrijft de heer Fou-Khan Tsang RA een artikel met als onderwerp XBRL. Het betreffende onderwerp was voor mij de aanleiding om binnen het kantoor waar ik werkzaam ben, vragen te stellen inzake de beschikbaarheid van XBRL.

Het antwoord was in mijn optiek verassend: men “wist” dat er iets “speelde”, maar “wie er binnen de organisatie belast was met de materie was niet geheel duidelijk”. Inmiddels is XBRL operationeel vanaf 1 januari 2007.

In de praktijk ben ik op kantoor XBRL nog niet tegengekomen. Waarom niet? Is XBRL enkel geschikt voor beursgenoteerde bedrijven? Wegen de kosten niet op tegen de baten? Wat heeft de accountant eigenlijk aan XBRL?

Op basis van deze vraagstukken ben ik uiteindelijk gestart en heb de scriptie tot een einde weten te brengen. Ik wil benadrukken dat dit mij niet gelukt zou zijn zonder de hulp van veel mensen. Mijn dank gaat dan ook uit naar: de heer drs. P.A.B. Konniger RA voor zijn voortdurende zoektocht naar artikelen inzake XBRL, de heer J.K.F. Renard RA RE CISSP voor zijn heldere visie op XBRL en mijn naaste familie en vrienden die altijd vol belangstelling hebben meegeleefd met de voortgang van mijn rapport.

Als laatste wil ik de heer E.H.A. Hutten RA bedanken voor zijn rol als scriptiebegeleider.

Tot slot wil ik de respondenten hartelijk bedanken voor het invullen van de enquête, zonder hun bijdrage was een rapport als dit absoluut niet mogelijk geweest.

Deventer, mei 2008

Inhoudsopgave

Insteek opzet deelvragen ... 21

Deelvragen ... 23

Randvoorwaarde(n)... 23

Onderzoeksgrenzen... 23

Methode van onderzoek ... 25

Doelgroep bepalen ... 25 Enquête opstellen ... 26 Interviews ... 27 Respondenten ... 27 Enquête verwerken ... 28 XBRL, de theorie... 29 De historie ... 29

Initiatief tot lastenverlichting voor ondernemers ... 31

Wat is XBRL?... 32 Taxonomie ... 32 Intern en extern ... 33 Voordelen van XBRL ... 33 Nadelen van XBRL... 34 Knelpunten ... 35

Een kort uitstapje: IFRS en XBRL ... 36

De accountant en XBRL... 37

Stand van zaken vanaf mei 2008 ... 39

Ontwikkeling in het buitenland ... 40

Respons ... 41

Evaluatie van de uitkomsten... 46

Samenvatting... 47

Wat is XBRL?... 47

Voor- en nadelen van XBRL ... 47

Enquête... 47

Zijn MKB organisaties bekend met XBRL en hoe kijkt men tegen dit onderwerp aan? ... 48 Reflectie onderzoek ... 49 IT-auditor ... 49 Kvk en belastingdienst... 49 Eigen mening ... 49 Literatuur ... 51 Bijlage 1 De enquête ... 52 Bijlage 2 De aanbiedingsbrief... 59

Bijlage 3 De geselecteerde doelgroep... 61

Inleiding

Organisaties wisselen bedrijfsinformatie uit op de meest uiteenlopende manieren (op papier of elektronisch, als Word-document of als een bestand voor een spreadsheet, etc.). Het ontbreken van een algemene standaard voor het uitwisselen van gegevens (zoals een financieel verslag, een aangifte of bedrijfsgegevens) beperkt de mogelijkheden om deze gegevens op eenvoudige wijze te verzamelen, elektronisch uit te wisselen, te analyseren en zonodig nader te bewerken.

Vanaf 1 januari 2007 mogen alle ondernemingen in Nederland hun elektronische formulieren voor de belasting, jaarrekening en statistiekenopgaven in XBRL formaat aanleveren. Het woord ‘mogen’ speelt hier een belangrijke rol, immers het zal nog enkele jaren duren voordat XBRL als een feit zal worden gezien en onmisbaar zal zijn.19

XBRL maakt het mogelijk financiële en niet financiële informatie op gestructureerde wijze via het internet uit te wisselen. Bij deze uitwisseling wordt gebruik gemaakt van zogenaamde taxonomies: een beschrijving van alle mogelijke elementen, inclusief de structuur en de relatie tussen de verschillende elementen.

XBRL lijkt een grote speler op de digitale markt te worden. De Nederlandse regering voert een stimulerend beleid, net als andere internationale organisaties, toezichthouders en overheden. Huidige applicaties worden uitgebreid, nieuwe applicaties worden veelal voorzien van een XBRL mogelijkheid met allen als doel zo efficiënt en kwalitatief mogelijk met uw tijd om te gaan.

Is XBRL dan enkel ontworpen om de ondernemer te dienen en wat is XBRL? Op dit laatste wordt later in dit rapport uitvoerig op terug gekomen. Op het eerste punt kan direct al worden geantwoord: nee, het is niet louter ontworpen om ondernemers te ontzien.

Door de grote boekhoudschandalen (denk aan: Parmalat, Enron en Ahold) is de behoefte aan transparante gegroeid bij het maatschappelijk verkeer. Naast Code Tabaksblat (voor beursgenoteerde bedrijven) en SOx (in de Verenigde Staten) speelt ook de komst van internet een grote rol. Middels internet zou het mogelijk moeten zijn de jaarstukken digitaal aangeleverd te krijgen.

Op basis van deze gegevens heb ik onderzocht of MKB Overijssel reeds kennis heeft genomen van XBRL, XBRL mogelijk al actief is en wat XBRL feitelijk inhoudt. Het doel van het onderzoek is derhalve kennis vergroten over het onderwerp XBRL met behulp van literatuuronderzoek en een enquête onder MKB Overijssel.

De algehele probleemstelling van mijn onderzoek betreft:

Zijn MKB onderneming in Overijssel met 50 fte’s of meer in dienst bekend met het principe XBRL en maken zij reeds gebruik van deze optie of zijn zij dit van plan te doen binnen een jaar?

Opbouw rapport

In hoofdstuk 2 wordt uiteengezet hoe de opzet van het onderzoek tot stand is gekomen en de daarbij horende randvoorwaarden en andere zaken die van invloed zouden kunnen zijn op het onderzoek. In hoofdstuk 3 wordt dieper op de (uitvoerende) methode van onderzoek ingegaan. Hoofdstuk 4 handelt over de theorie van XBRL: wat zijn de voor-en nadelen en wat houdt XBRL feitelijk in? Het volgende hoofdstuk laat de resultaten van het onderzoek zien en laat eventuele conclusies zien. Hoofdstuk 6 geeft een samenvatting op hoofdlijnen van het uitgevoerd onderzoek, op basis van een terugkoppeling naar de vragen zoals geformuleerd in de opzet van het onderzoek. Het laatste hoofdstuk geeft mijn persoonlijk mening weer inzake het verloop van het onderzoek en eventuele andere ervaringen.

Opzet

De opzet van het onderzoek wordt in dit hoofdstuk toegelicht.

De doelstelling zal worden uitgewerkt in de probleemstelling. Met behulp van deelvragen zal getracht worden uiteindelijk tot een algehele conclusie te komen inzake de eerder genoemde doelstelling/probleemstelling.

Doelstelling

Komen tot een rapport waarin het begrip XBRL uiteengezet wordt en waarin de behoefte van MKB ondernemingen in Overijssel met 50 fte’s of meer in dienst inzake het gebruik maken van XBRL wordt toegelicht.

Probleemstelling

Zijn MKB ondernemingen in Overijssel met 50 fte’s of meer in dienst bekend met het principe XBRL en maken zij reeds gebruik van deze optie of zijn zij dit van plan te doen binnen een jaar?

Insteek opzet deelvragen

Cooper en Schindler zetten in hun boek ‘Business Research Methods’ (2006) uiteen dat indien meerdere partijen betrokken zijn bij een bepaald onderwerp en dat er op verschillende wijzen tegenaan kan worden gekeken20_{. Hierbij kunnen ook conclusies}

op bepaalde manieren worden geïnterpreteerd. Bij het opstellen van de deelvragen ben ik van de volgende vier partijen uitgegaan die mijn inziens onlosmakelijk verbonden zijn met XBRL en de uitvoering hiervan.

Vier partijen:

21

1. De partij die vraagt om informatie (belastingdienst, KVK, CBS); 2. Taxonomieën;

3. Bedrijven die informatie moeten leveren (in mijn geval: controleplichtige MKB ondernemingen);

4. Bedrijven die programma’s ontwikkelen die kunnen werken onder/met XBRL.

22

Ik wil mij voornamelijk concentreren op partij 3 uit het overzicht: de bedrijven die informatie moeten leveren.

Met behulp van het bovenstaande model beschreven op de vorige pagina kan vanuit dit perspectief een aantal deelvragen worden opgesteld die zouden moeten leiden tot een (bevredigend) antwoord op de eerder gestelde probleemstelling.

Deelvragen

1. Wat is XBRL?

2. Wat zijn de voordelen van XBRL vanuit het oogpunt van het MKB? 3. Wat zijn de nadelen van XBRL vanuit het oogpunt van het MKB?

4. Zijn MKB organisaties bekend met XBRL en hoe kijkt men tegen dit onderwerp aan?

Vraag 1, 2 en 3 worden behandeld middels een theoretisch/literatuur onderzoek. Vraag 4 zal middels empirisch onderzoek worden behandeld. Dit betreft Enquête onder 100 MKB ondernemingen in Overijssel met 50 fte’s of meer in dienst. Hierbij dient vermeld te worden dat de uitkomst van de enquête apart zal worden vermeld. Het handelt hier om een subjectief gegeven dat derhalve ook zo gepresenteerd zal worden.

Randvoorwaarde(n)

• Het onderzoek wordt niet verricht vanuit het perspectief van de Belastingdienst, KvK of CBS;

• Het onderzoek dient verricht te kunnen worden met behulp van de KvK inzake het selecteren van adressen aangaande het versturen van de enquête; • De steekproef moet representatief zijn (met andere woorden er dient respons

te zijn).

Onderzoeksgrenzen

Het onderzoek is gericht om MKB ondernemingen binnen Overijssel die 50 fte’s of meer in dienst hebben.

De resultaten en conclusies hebben betrekking op de provincie Overijssel. In dit rapport wordt geen uitspraak gedaan over XBRL-gebruik binnen andere (Nederlandse) provincies.

Mogelijke beperkingen

Deze beperkingen liggen ten grondslag aan het invullen van een enquête.

• Een onderneming vult de enquête niet in vanwege andere urgente werkzaamheden;

• Het gevaar van onnauwkeurigheid en/of onvolledigheid van de informatie; • Het gevaar van misverstand door onvoldoende normalisatie van de vorm

waarin de informatie wordt gegeven;

• Het gevaar dat iets verkeerd wordt toegelicht.

De beperkingen liggen ten grondslag aan het afnemen van een interview.

• het gevaar van onnauwkeurigheid en/of onvolledigheid van de informatie; • het gevaar van misverstand door onvoldoende normalisatie van de vorm

waarin de informatie wordt gegeven;

• het gevaar dat iets verkeerd wordt onthouden of geheel wordt vergeten; • het ontbreken van de mogelijkheid om op een later tijdstip voor het afleggen

van verantwoording en voor het uitoefenen van controle dan wel voor het oplossen of verklaren van verschillen of geschillen rechtstreeks op de oorspronkelijke informatie terug te grijpen.

Methode van onderzoek

In dit hoofdstuk zal worden uitgediept hoe en waarom er is gekozen voor de manier van onderzoeken, op welke problemen ik gaandeweg ben gestuit inzake het bepalen van de doelgroep (populatie) en waarom/hoe de enquête is opgesteld met de betreffende vragen.

Doelgroep bepalen

In eerste instantie betrof de geformuleerde doelstelling het volgende:

“Komen tot een rapport waarin het begrip XBRL uiteengezet wordt en waarin de behoefte van controleplichtige MKB ondernemingen inzake het gebruik maken van XBRL wordt toegelicht.”

Het was hierbij de bedoeling 100 controleplichtige MKB ondernemingen te selecteren en hieruit een aselecte streekproef te doen plaatsvinden.

De adressen van de te selecteren bedrijven zouden worden ontleend aan een adressenbestand middels de internetsite van de Kamer van Koophandel (www.kvk.nl).

De volgende handelingen zijn verricht alvorens een doelgroep (populatie) vast te stellen: www.kvk.nl • Handelsregister (http://www.kvk.nl/handelsregister/default.asp) • Adressenselecties (http://www.kvk.nl/handelsregister/zoekenframeset.asp?zk=0&url=https%3A //server.db.kvk.nl/ia)

• Start uw selectie: maak een selectie op basis van het complete handelsregister

• Organisatievorm: onderneming + hoofdvestiging • Provincie: alle provincies

• Branches: alle branches

• Economisch actief: selecteer enkel adressen van ondernemingen die economisch actief zijn

• Aantal medewerkers op basis van fulltime diensverband: > 50 • Rechtsvorm: besloten vennootschap met gewone structuur

Op basis van deze grenzen zijn er eind november 2007 7.782 ondernemingen gevonden. Het bleek derhalve niet mogelijk om een exacte filter aan te geven die filtert op de voorwaarden waaraan een controleplichtige onderneming zou moeten voldoen conform Titel 9 boek BW 2. De exacte voorwaarden inzake het wel/niet controleplichtig zijn liggen vast in Titel 9 boek BW 2 en zullen hier niet verder benoemd worden.

Begin december 2007 heb ik derhalve telefonisch contact gehad met een medewerker van de KvK die mij duidelijk maakte dat het in theorie absoluut mogelijk is om een exacte filter te generen, maar dat er dan “puur van uit toeval” zal moeten worden gekeken naar de betreffende 7.782 geselecteerde ondernemingen. Van de betreffende ondernemingen zouden in dat geval de

gedeponeerde stukken dienen te worden opgevraagd. Op basis van deze stukken zou individueel moeten worden vastgesteld of de betreffende onderneming voldoet aan de eisen zoals gesteld in Titel 9 boek BW 2. Het opvragen van dergelijke deponeerde stukken kost € 2,50 per stuk. Om een juist oordeel te kunnen vellen inzake het wel/niet controleplichtig zijn, diende ik derhalve 7.782 gedeponeerde stukken op te vragen. De kosten die hiermee gemoeid zouden zijn, zijn dusdanig hoog dat het mijn inziens niet reëel was om verder te gaan met het onderzoek zoals omschreven in eerste instantie.

Aangezien het wetenschappelijke aspect niet verloren diende te gaan heb ik de onderzoeksvraag enigszins aangepast. De keuze uit 7.782 ondernemingen – en daarmee ‘slechts’ 100 respondenten – leek mijn inziens niet representatief en daarmee niet wetenschappelijk.

Ik heb het onderzoek daarmee aangepast en de grenzen scherper gesteld. Aangezien ik geboren en getogen ben in de provincie Overijssel en mijn werkzaamheden als assistent accountant zich ook voornamelijk in deze provincie afspelen, is ervoor gekozen het XBRL onderzoek op deze provincie te richten.

Medio december 2007 is er derhalve een nieuwe insteek gekomen met betrekking tot het selecteren van een juiste doelgroep (populatie).

Het was uiteraard niet mogelijk om te kijken naar controleplichtige ondernemingen in Overijssel, met als argument het eerder genoemde kostenaspect.

De volgende handelingen zijn verricht alvorens een doelgroep (populatie) vast te stellen: www.kvk.nl • Handelsregister (http://www.kvk.nl/handelsregister/default.asp) • Adressenselecties (http://www.kvk.nl/handelsregister/zoekenframeset.asp?zk=0&url=https%3A //server.db.kvk.nl/ia)

• Start uw selectie: maak een selectie op basis van het complete handelsregister

• Organisatievorm: onderneming + hoofdvestiging • Provincie: Overijssel

• Branches: alle branches

• Economisch actief: selecteer enkel adressen van ondernemingen die economisch actief zijn

• Aantal medewerkers op basis van fulltime diensverband: > 50 • Rechtsvorm: besloten vennootschap met gewone structuur

Op basis van de resultaten worden er medio december 2007 495 resultaten getoond.

Enquête opstellen

De enquête is opgesteld en gevormd naar maatstaven die mijn inziens als ‘begrijpelijk’ kunnen worden gedefinieerd. Ik heb getracht de zinnen zo helder mogelijk te formuleren en een structuur aan te brengen in de vragen. Door

merendeel gesloten te combineren met enkele open vragen heb ik getracht eventuele onduidelijkheden binnen de gesloten vraagstelling te compenseren.

De enquête start met de mijn inziens essentiële vraag inzake het wel/niet bekend zijn met XBRL. Indien de persoon geheel niet bekend is met het onderwerp, wordt direct verwezen naar een vraag die dieper ingaat op het wel/niet gebruik maken van XBRL binnen de onderneming. Indien ook hierop negatief wordt geantwoord, wordt verwezen naar het einde van de enquête.

De overige vragen – indien de persoon enigszins bekend is met XBRL, dan wel volledig op de hoogte – handelen o.a. de voordelen, nadelen, extern gebruik, intern gebruik, de mogelijk te verwachten kosten, de implementatie en mogelijke hulp van externe partijen bij deze implementatie.

De gesloten vragen hebben altijd minimaal drie antwoorden, waarbij de meest eenvoudige antwoorden ‘ja’, ‘nee’, of ‘weet niet’ betreffen.

De enquête betreft, indien volledig ingevuld, 25 vragen. Er wordt de respondent gevraagd naar de naam van het bedrijf waarvoor hij/zij de enquête heeft ingevuld, de naam van de respondent en de functie van de respondent. Hoewel het niet wetenschappelijk aantoonbaar is op basis van mijn gegevens kan een schoonmaakster van een onderneming een mogelijk minder nauwkeurig beeld schetsen van de situatie dan de controller van dezelfde onderneming, omdat hij/zij in de meest ruime zin van het woord vaker/meer met (financiële) gegevens werken. Het niet invullen of onvolledig invullen van de functie is echter geen reden geweest om de enquête niet mee te nemen in de steekproef.

Bij het opstellen van de enquête heb ik de enquête, opgesteld door Ruud Oude Essink Nijhuis (oud student aan de Rijksuniversiteit te Groningen), als voorbeeld genomen inzake de opzet. Ik heb Ruud persoonlijk benaderd met deze vraag en hij was zo vriendelijk mij de enquête op te sturen. De conclusies die Ruud Oude Essink Nijhuis trekt in zijn rapport zijn op geen enkele manier verbonden met de conclusies in dit rapport. Overeenkomsten tussen eventuele conclusies berusten louter op toeval. Het is niet de bedoeling dit rapport als een verlengstuk van zijn rapport te zien.

De enquête is opgenomen in de bijlage van dit rapport.

Interviews

Het doel van interviews is het inzicht krijgen in de verschillende denkwijzen binnen verschillende groepen. Het plan is te spreken met een IT-auditor, de belastingdienst en de KVK. Vanuit hun standpunt(en) hoop ik een duidelijk beeld te krijgen van de mogelijke voor- en nadelen van XBRL.

Respondenten

Zoals eerder benoemd in het rapport betreft de doelgroep 495 ondernemingen, op basis van gegevens van de KvK medio december 2007. Conform mijn plan van aanpak heb ik hieruit 100 ondernemingen geselecteerd. De selectieprocedure is hierin compleet aselect. Er is geen rekening gehouden met typologie, bedrijfsactiviteiten of andere criteria. Er zijn louter 100 ondernemingen aangestreept om een zo divers mogelijk beeld te verkrijgen inzake XBRL binnen MKB Overijssel (met tenminste 50 fte’ers in dienst). Van de betreffende 100 ondernemingen heb ik middels hun website, indien aanwezig, getracht een naam te

vinden van een medewerker van de financiële administratie, dan wel controllers afdeling. In veel gevallen is dit gelukt. Indien dit echter niet mogelijk was, heb ik de brief naar de financiële administratie gestuurd. De argumentatie waarom, heb ik getracht toe te lichten eerder in dit rapport onder het kopje ‘enquête opstellen’. De respondenten ontvingen de enquête met een begeleidende brief en een voldoende gefrankeerde retour envelop met mijn NAW gegevens.

Een lijst met ondernemingen is op elke moment opvraagbaar, maar gezien de vertrouwelijke informatie – en mijn belofte in het begeleidend schrijven dat de privacy gewaarborgd zal blijven – is er voor gekozen de lijst met aselect gekozen ondernemingen niet op te nemen. De complete selectielijst met 495 ondernemingen en de brief inzake het begeleidend schrijven zijn opgenomen in de bijlage van dit rapport.

Enquête verwerken

De resultaten van de enquête worden verwerkt met het statistiekprogramma SPSS versie 11.0.

XBRL, de theorie

Vanaf 1 januari 2007 mogen alle ondernemingen in Nederland hun elektronische formulieren voor de belasting, jaarrekening en statistiekenopgaven in XBRL formaat aanleveren. Het woord ‘mogen’ speelt hier een belangrijke rol, immers het zal nog enkele jaren duren voordat XBRL als een feit zal worden gezien en onmisbaar zal zijn.

De historie

Enige tijd geleden werden er door diverse administratie- en accountantskantoren ingevulde formulieren verstuurd naar de betreffende instantie, alwaar een typist(e) de gegevens keurig overtikte in het daarvoor beschikbare systeem. Het behoeft geen verdere uitleg dat er veel nadelen aan dit systeem zaten. Voorbeelden hiervan zijn:

• kans op bewuste/onbewuste fouten tijdens het overtypen; • er is veel papier gemoeid met deze manier van werken; • alle formulieren dienen te worden bewaard.

Wanneer het mogelijk zou zijn om zaken middels een elektronische vorm aangeleverd te krijgen zou men in ieder geval voorkomen dat er geen (of eigenlijk: minder) invoerfouten gemaakt zouden kunnen worden én de opslagkosten zouden beduidend lager uitvallen.

Vandaar dat het vanaf 1995 mogelijk was om middels een diskette belastingaangifte te doen. 23

Uit een onderzoek van het American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) in 1999 bleek dat gebruikers van jaarrekening (of andere financiële informatie) steeds vaker zelf bepaalden welke informatie zij wensten te gebruiken en wanneer. Dit fenomeen had destijds onder andere te maken met de opkomst van internet, waar de gebruiker over het algemeen op elke willekeurig moment zelf het initiatief kon nemen. Tevens werd er gesignaleerd dat de informatievoorziening aan andere eisen moest gaan voldoen (althans, er werden bepaalde eisen aan informatie gesteld die destijds als ‘nieuw’ werden bestempeld).

De betreffende signalering betrof:24

1. Achteruit kijken Æ vooruit kijken; 2. Interne focus Æ externe focus;

3. Wet- en regelgeving Æ behoeften stakeholders; 4. Losstaand Æ geïntegreerd;

5. Financials Æ non-financials;

6. Verantwoording Æ actiegericht sturen; 7. Spreadsheet Æ web-based;

8. Statisch Æ dynamisch/on demand.

23 _{Jacobs (2007), XBRL voor accountants, Kluwer (1e druk)}

1. In toenemende mate heeft het management behoefte aan inzichten in cijfers die bijdragen aan een beeld over de toekomst en de toekomstige prestaties. Dit uit zich in de inhoud van managementinformatie, maar ook in die van analyses die daarover worden gemaakt en prognoses die worden opgesteld. 2. Om het management te ondersteunen is het nodig dat de financiële functie

zich realiseert wat er in de directe omgeving van de onderneming gebeurt. Het gaat hierbij om informatie over groepen als klanten, concurrenten en leveranciers en hun presentaties.

3. Meerdere personen hebben behoefte aan (meer) informatie. Deze manier van rapporteren kan worden afgedwongen door bijvoorbeeld IFRS of de RJ.

4. Het gaat niet enkel om informatie over één bepaald aspect: de informatie ontwikkelt zich meer tot product- marktcombinaties (ontwikkelingen, trends, etc.). Dit stelt eisen aan de wisselwerking tussen verschillende bestanden. 5. De financiële functie heeft als eerste taak om het financiële aspect goed in

beeld te hebben. Daarnaast wordt echter steeds vaker een beroep gedaan op de financiële functie in haar rol als controleur. In die rol wordt vaak gevraagd om ook over niet-financiële aspecten cijfermatige informatie te geven.

6. Het management wil op de versterkte informatie kunnen sturen en actie kunnen ondernemen. Dat betekent dat analyses en prognoses dienen te worden toegevoegd en dat de informatievoorziening en een goed inzicht in de prestaties moet geven.

7. Het werken met losstaande modellen en applicaties wordt te complex en arbeidsintensief en is daardoor op lange termijn niet voldoende flexibel meer. 8. Er dient snel gereageerd te worden op veranderingen met allerlei

uiteenlopende rapportages.

De komst van – zoals eerder genoemd - internet versnelde de automatisering en maakte het mogelijk om middels BAPI (Belastingdienst Advanced Program Integration) aangifte te doen. BAPI is een techniek waarmee men de inhoud van formulieren kan worden beschreven, digitaal ondertekend en verstuurd. Een nadeel echter is de forse investering die ondernemers zouden moeten doen wanneer men BAPI in het financiële pakket wilde inbouwen én – mogelijk wel belangrijker – omdat ondernemers graag “op de oude vertrouwde manier” het papier handmatig invullen. Een ander deel van de ondernemers laat de aangifte van de belasting over aan de accountant.

De taal die de belastingdienst gebruikt voor het beschrijven van alle velden in het elektronisch formulier heet XML (Extensible Markup Language). Met het ontstaan van deze verwerkingswijze lijkt de automatisering met betrekking tot de belastingdienst in orde. Vanuit het perspectief van de ondernemer en de accountant kunnen de benodigde gegevens relatief eenvoudig en efficiënt worden aangegeven. Binnen de belastingdienst zelf zijn echter nog de nodige hiaten; zo werkt een BTW-inspecteur op een geheel ander systeem dan zijn LB-collega. De gegevens van één belastingplichtige natuurlijk persoon, dan wel rechtspersoon, komen meerdere keren op verschillende plaatsen binnen. Aangezien de belastingdienst een bepaald aantal gegevens van de ondernemer wil hebben – naast de gebruikelijk NAW gegevens uiteraard ook begrippen als ‘winst’ en ‘materiële vaste activa’ – kan dit

een administratieve last worden wanneer al deze gegevens meerdere malen ingevuld dienen te worden.25

Indien er gekozen wordt voor een bepaalde rechtsvorm (bijv. B.V., N.V., coöperatie, stichting met ondernemingsactiviteiten, enzovoort) is de onderneming verplicht om, naast de belastingaangifte, een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Een kleine rechtspersoon hoeft slechts een beperkte balans met toelichting bij de KvK te deponeren; een middelgrote onderneming moet naast de balans ook een winst- en verliesrekening deponeren. Hierbij dient tevens een eenvoudig jaarverslag en een accountantsverklaring aanwezig te zijn. De grote rechtspersonen dienen een uitgebreidere versie deponeren van de stukken die middelgrote rechtspersonen ook dienen te deponeren. Voor de exacte criteria zie Titel 9 Boek BW 2.

Het opstellen en deponeren van deze stukken kan een kostenpost voor de onderneming betekenen en mogelijk tijd in beslag nemen.

Naast de belastingdienst en de KvK kan ook het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) bij de onderneming gegevens opvragen met betrekking tot bijvoorbeeld omzet en aantal werknemers. Bepaalde gegevens zullen daarom voor de derde keer moeten worden ingevuld, het zij in een andere opmaak. Het principe is echter hetzelfde als bij de belastingdienst en de KvK.

Initiatief tot lastenverlichting voor ondernemers

In het perspectief van de administratieve lastenverlichting is daarom door de Nederlandse overheid in 2004 een project gestart met als doelstelling:

“Het Nederlandse Taxonomie Poject heeft ten doel de weg te effenen voor het realiseren van administratieve lastenverlichting voor ondernemers in de financiële rapportageketens. De Nederlandse overheid wenst de lasten van ondernemers met 25% te verlichten. Om deze lastenverlichting te kunnen realiseren zijn door de verschillende ministeries plannen ingediend, waarin wordt aangegeven hoe het desbetreffende ministerie de gestelde administratieve lastenverlichting gaat realiseren. Het Ministerie van Justitie en het Ministerie van Financiën zijn van plan de lasten voor ondernemers te verlichten door met behulp van de open standaard XBRL het aanleveren van financiële gegevens te vereenvoudigen. Dit gezamenlijke project van de Ministeries van Justitie en Financiën gaat het ondernemers makkelijker maken om hun financiële gegevens elektronisch aan te leveren bij de Kamer van Koophandel, Belastingdienst en Centraal Bureau voor de Statistiek.”

Het Nederlandse Taxonomie Project werd samengesteld uit de volgende groepen:26

• Adviescollege toetsing administratieve lasten (Actal); • Belastingdienst;

• Centraal Bureau voor Statistiek; • Ministerie van Justitie;

• MKB Nederland;

25 _{Jacobs (2007), XBRL voor accountants, Kluwer (1e druk)} 26 _{Accountancynieuws, 3 juni 2005, nummer 11}

• Nederlands Instituut voor Registeraccountants (NIVRA); • Programma ICT en administratieve lastenverlichting (ICTAL); • Raad voor Jaarverslaggeving (RJ);

• NVO-NCW;

• Vereniging Kamers van Koophandel (VVK); • XBRL Nederland.

De feitelijke doelstelling27 _{van het Nederlandse Taxonomie Project (NTP) luidde als}

volgt: Vind en/of maak een geschikte computertaal – en maak hier een woordenboek van – waarmee het mogelijk is om in die taal alle velden van alle elektronische formulieren met betrekking tot de jaarrekening, fiscale aangiftes en statistiekopgaven in te kunnen vullen.

Wat is XBRL?

Het NTP maakte de keuze om niet zelf een open standaard te creëren, maar de aandacht te verleggen naar Extensible Business Reporting Language (XBRL). XBRL kan worden gezien als een uitdieping van XML. Het voordeel van XML is dat het mogelijk is een bepaald gegevenselement op een standaardmanier te omschrijven dat de ontvangende computer de waarde kent en erkent, maar tegelijk ook de waarde kan definiëren. Wanneer er in een elektronisch bericht zowel een standaard waarde als een standaard omschrijving wordt opgenomen weet de ontvanger wat er exact met de waarde bedoelt wordt. Zelfs bij de meest complexe XBRL toepassing blijft dit de basis.28

De essentie van XBRL is eenvoudig: een uniforme taal en een uniforme medium om, in eerste instantie, financiële informatie uit te wisselen. We onderscheiden dus twee componenten:

• De inhoudelijke component (uniforme taal; de informatie);

• De informatievoorziening technische component (uniform medium; hoe deze informatie wordt overgedragen).

De uniforme taal omvat niet alleen uniforme woorden, maar ook uniforme betekenis, zoadat het voor iedereen, zelfs een computer, helder is wat ermee bedoeld wordt. Deze uniforme woordenboeken worden taxonomie genoemd. De technische component bevat de zogenaamde XBRL-specificatie. Ingebouwd in (standaard)software betekent dit dat men er ook echt iets mee kan; het eenvoudig uitwisselen en eenduidig interpreteren van gestandaardiseerde financiële informatie.

Taxonomie

Het mechanisme waarmee je in de taal XBRL alle elementen en hun onderlinge relaties vastlegt heeft de naam taxonomie. 29_{Een ‘taxonomie’ is een soort}

gegevenswoordenboek waarin onder meer de begrippen en definities, alsmede de relaties tussen de gegevenselementen zijn vastgelegd en beschreven. In het figuur is een overzicht opgenomen van de gegevenselementen die kunnen worden

28 _{Jacobs (2007), XBRL voor accountants, Kluwer (1e druk)}

vastgelegd in een XBRL-taxonomie. Een taxonomie kan beschikbaar worden gesteld op het internet. Als informatie moet worden verstrekt, worden de relevante gegevenselementen uit de geautomatiseerde administratie geselecteerd en voorzien van een label (‘tag’) die verwijst naar de taxonomie en die daarmee de gegevenselementen eenduidig definieert. De van een label voorziene gegevenselementen worden vervolgens in XBRL-formaat opgenomen in een bestand, dat een ‘instance document’ wordt genoemd. Dit bestand kan - via het internet - naar een organisatie worden gestuurd of op een website beschikbaar worden gesteld voor belanghebbenden. Door gebruik te maken van een ‘style sheet’ (een sjabloon) kunnen de gegevens ook weer worden gepresenteerd, bijvoorbeeld in de vorm van een balans of een winst-en-verliesrekening.30

Intern en extern

XBRL is niet alleen geschikt voor externe uitwisseling van gegevens. Het is ook heel goed toe te passen binnen organisaties, bijvoorbeeld door een interne dataset te baseren op een externe taxonomie. Sommige bedrijven beschikken daarom nu al over wat wel een Corporate Taxonomie wordt genoemd. Alle gegevenselementen die het bedrijf gebruikt zijn daarin op een gestructureerde wijze beschreven. Er dient hier echter als kanttekening bij worden geplaatst dat het voornamelijk voorkomt wanneer bedrijven moeten rapporteren onder IFRS; zij hebben immers hun bedrijf reeds doorgelicht om vast te stellen welke gegevens geregistreerd en/of gebruikt moeten worden.

Voordelen van XBRL

De voordelen voor elektronische gegevensuitwisseling lijken helder. Lagere verwerkingskosten en een snellere verwerking bij de ontvangende partij. Gegevens kunnen direct worden verwerkt zonder opnieuw te worden ingevoerd, waardoor fouten worden verminderd. Er zijn ook voordelen bij de aanleverende partij. De meeste gegevens zijn vaak al beschikbaar in elektronische vorm en moeten nu nog vaak vanwege voorschriften op papier worden aangeleverd, hetgeen extra handelingen vraagt. Dit verhoogt de kosten en vergroot de kans op fouten. Om de voordelen te kunnen realiseren moet er echter wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan, te weten:31

• een generieke infrastructuur. Het internet in zijn huidige vorm biedt hiervoor voldoende mogelijkheden;

• een afspraak over structuur. XML, maar specifiek XBRL, biedt de mogelijkheid informatie tussen verschillende omgevingen en applicaties uit te wisselen; • afspraken over de uit te wisselen gegevens, de begrippen en definities. Met

IFRS wordt daar, wat betreft de internationaal gebruikte gegevenselementen, voor de financiële verantwoording deels aan voldaan door de beschikbare taxonomieën gebaseerd op IFRS en US GAAP;

• standaardsoftware met gebruik van bruikbare XBRL-functionaliteit. Dit moet in ieder geval meer zijn dan een XML-exportfunctie of een bestand waarin je bestanden op kunt slaan als een ‘.XBRL file’, zonder de mogelijkheid gegevens aan een taxonomie te koppelen;

30 _{XBRL, de stand van zaken, november 2007, uitgave NIVRA} 31 _{Accountancynieuws, 11 februari 2005, nummer 3}

• duidelijkheid over de kwaliteit van de elektronisch beschikbare gegevens en waarborgen dat aan deze kwaliteit is of wordt voldaan. In een ‘papieren-wereld’ een vlak waarop accountants zich kunnen begeven. Het ICT aspect is echter een specifiek onderwerp;

• kennis. Voor het uitdragen van de voordelen van nieuwe technologieën zoals XBRL is het noodzakelijk dat er breed begrip bestaat wat XBRL is, wat men ermee kan en wat de feitelijke voor- en nadelen zijn;

• een brede basis. Wanneer XBRL niet kan rekenen op een brede basis bij bijvoorbeeld niet beursgenoteerde ondernemen, dan blijft het onderwerp een ver-van-mijn-bed-show.

De voordelen zoals beschreven komen terug in de enquête zoals deze is verstuurd naar de betrokken ondernemingen.

Nadelen van XBRL

Een nadeel kan mogelijk zijn dat het huidige ICT systeem aangepast dient te worden naar XBRL maatstaven. Pakketen als Account View Business en Team (XBRL 2.1), Twinfield, Exact Globe 2003, IMuis, SERA en MINOX for Windows kunnen reeds steunen op versies van XBRL. Echter, nog lang niet alle software leveranciers hebben deze optie, niet in de laatste plaats omdat de vraag vanuit de markt tot op heden nog niet overweldigend is.

Het benchmark aspect kan ook als nadeel – dan wel overbodig – worden gezien. Heeft de spreekwoordelijke bakker op de hoek er voordeel bij wanneer hij weet wat de bakker op de hoek in een dorp 50 km verderop doet? Laat staan de vormen van benchmark die feitelijk bedoeld worden (denk aan: het vergelijken met Poolse of Duitse bedrijven).

Een ander probleem, dat niet eens zozeer een probleem dat aan XBRL zelf ligt, is de afwachtende houding van veel intermediairs.

Arjen Nijdam, product manager Financial Solutions IBS Nederland, heeft hiervoor enkele verklaringen

• Het ontbreekt aan praktijkervaring. Tijdens diverse bijeenkomsten, sessies en evenementen wordt met elkaar over XBRL van gedachten gewisseld. Vertegenwoordigers van accountantskantoren, overheidsinstanties en softwareleveranciers komen hiervoor regelmatig bijeen. In de praktijk blijft XBRL in Nederland beperkt tot slechts enkele pilotprojecten, met als gevolg dat scepsis blijft en kinderziektes onopgelost blijven.

• Complexiteit materie. Het Nederlands Taxonomie Project heeft afspraken gemaakt over een Nederlandse taxonomie voor financiële gegevens om tot een eenduidige rapportagestructuur te komen. Zo is bijvoorbeeld afgesproken wat de betekenis van ‘afschrijvingen’ is. Echter, de vrijgegeven taxonomie is inmiddels dusdanig uitgebreid dat een gemiddelde mkb-organisatie er geen chocola meer van kan maken. Ook voor andere belanghebbenden, zoals accountantskantoren en softwareleveranciers, zijn de ontwikkelkosten aanzienlijk om XBRL te kunnen ondersteunen. Dit verklaart de afwachtende

houding van alle partijen. Ook blijkt dat medewerkers die daadwerkelijk met XBRL aan de slag gaan, onvoldoende inzicht hebben in de mogelijkheden van de technologie. XBRL wordt nog te veel beschouwd als een ‘black box’. Dit maakt organisaties afhankelijk van hun accountant en softwareleverancier en zorgt niet voor een bredere toepasbaarheid van XBRL binnen organisaties. • Te vrijblijvend. De Nederlandse overheid stimuleert het gebruik van XBRL.

Maar zolang het gebruik beperkt blijft tot een klein aantal voorgeschreven doeleinden, is er te veel sprake van vrijblijvendheid. Zo kunnen gemeenten hun IV3 (InformatieVoorziening Derden)-aangifte aan het CBS aanleveren middels XBRL, terwijl lokale overheidsinstanties jaarlijks tientallen rapportages aanleveren bij publieke instanties. Voor deze rapportages kan geen aanlevering worden gedaan via XBRL.

• Politieke lading. Met de ondersteuning van XBRL als hulpmiddel voor administratieve lastenverlichting door het kabinet-Balkenende, heeft XBRL onbedoeld een politieke lading gekregen. Het succes wordt uitvergroot en is gebaseerd op slechts enkele pilotprojecten. De realiteit leert dat XBRL onvoldoende tot bloei komt en dit raakt door de politieke lading onderbelicht. Tijdens de Accountancynieuwsdag (november 2007) constateerde Frank Pisters, directeur algemene zaken van de Gibo Groep, ook al dat gebruik van XBRL niet echt van de grond wil komen. Volgens Pisters is er rond XBRL een kip-en-ei-situatie ontstaan tussen softwareleveranciers en accountantskantoren.

XBRL zorgt volgens Pisters voor efficiencyverbetering. Door XBRL wordt de noodzaak tot standaardisatie groter. Dit werkt efficiënter werken in de hand, wat een voordeel voor de klant oplevert. Bovendien zijn eenvoudige rapportages snel te maken en kan er makkelijker elektronisch gepubliceerd worden.

Knelpunten

Waarom wordt er dan nog niet op grote schaal gewerkt met XBRL? Zo is er volgens hem tussen accountantskantoren en softwareleveranciers een ‘kip-en-ei-situatie’ ontstaan. Accountants zeggen dat er nog geen software is waar mee gewerkt kan worden. Softwareleveranciers op hun beurt zeggen ‘wij hebben geen businesscase’. Ook de rol van de overheid is in de ogen van Pisters een knelpunt. Pisters stak zijn kritiek op de overheid niet onder stoelen of banken: ‘Wij vinden dat de overheid in de regelgeving vooral luistert naar de grote kantoren. Er wordt niet gekeken naar de uitwerking voor het MKB.’

Oproep aan brancheorganisaties

Pisters deed een oproep aan de brancheorganisaties NIVRA, NOvAA en SRA om druk op de overheid te zetten, al had hij ook voor hen een kritische kanttekening in petto: ‘De meeste inbreng bij de brancheorganisaties hebben de grote kantoren. Dat is zorgelijk. De invloed van de kleine kantoren is niet groot genoeg.’ Over het project XBRL-NTP eindigde Pisters positief: ‘Mensen ga zo door en schud Nederland wakker’.32

Een kort uitstapje: IFRS en XBRL

De volgende theoretische benadering valt in principe buiten het onderzoek. Aangezien het onderwerp IFRS mijn inziens relatief vaak gekoppeld is aan XBRL heb ik doen besluiten een paragraaf met algemene informatie op te nemen. Dit heeft geen verdere bijdrage aan het onderzoek en kan derhalve worden gezien als toevoeging om het beeld over XBRL mogelijk te verduidelijken.

In 2005 vindt er een verschuiving plaats van op papier gebaseerde informatieverstrekking naar elektronische vormen. Daarvoor zijn diverse redenen te noemen:

• Het streven van overheden om de administratieve lastendruk voor bedrijven te verlichten door onder andere het inzetten van ICT heeft geleid tot diverse wettelijke vereisten. Een voorbeeld is de Europese richtlijn dat het voor 2007 mogelijk moest zijn jaarstukken digitaal te deponeren en aan belangstellenden digitaal beschikbaar te stellen;

• De mede door verschillende financiële schandalen toegenomen vraag door het maatschappelijk verkeer naar meer en frequentere financiële en niet-financiële informatie, bij voorkeur via internet. Deze ontwikkeling wordt verstrekt door het van kracht worden van Sarbanes-Oxley (SOx) en de code Tabaktsblat die de leiding van de onderneming verplicht tot het verstrekken van meer informatie.

• De vraag naar direct elektronische toegankelijke en verwerkbare gegevens wordt versterkt door het in 2005 in circa 90 landen van kracht worden van de International Financial Reporting Standards (IFRS) als basis voor de financiële verantwoording, waardoor bedrijfsvergelijking (eenvoudiger) mogelijk en zinvol wordt;

• Deze IFRS implementatie zijn op grote schaal gebruikt als katalysator voor andere veranderingsprocessen. Harmonisatie van interne en externe rapportages, het implementeren van nieuwe informatiesystemen en het stroomlijnen van rapportageprocessen.

33

De IFRS conversies voor beursgenoteerde ondernemingen zijn reeds operationeel. Het is niet ondenkbaar dat het hier niet bij blijft. Steeds meer ondernemingen zullen – al dien nog gedwongen – overgaan op IFRS. Zo zijn er plannen over te gaan op een IFRS versie voor kleine en middelgrote bedrijven, hoewel er nog onduidelijkheid bestaat over welke vorm dit zal krijgen en of het überhaupt wel doorgang zal vinden.34 _{Los van het feit of IFRS regelgeving beter is dan andere regelgeving, leidt}

uniformering tot duidelijke voordelen bij uitwisseling van informatie. Een bruikbare XBRL taxonomie is reeds sinds 2005 beschikbaar. Het is misschien kort door de bocht, maar wanneer IFRS voor kleine en middelgrote bedrijven actueel wordt, is het misschien een optie om direct de XBRL koppeling te maken. Hier wordt verder niet op ingegaan, aangezien dit niet wetenschappelijk te onderbouwen is op basis van het onderzoek zoals beschreven in dit rapport.

De accountant en XBRL

De volgende theoretische benadering valt in principe buiten het onderzoek. Aangezien het onderwerp ‘de accountant’ mijn inziens relatief vaak gekoppeld is aan XBRL heb ik doen besluiten een paragraaf met algemene informatie op te nemen. Dit heeft geen verdere bijdrage aan het onderzoek en kan derhalve worden gezien als toevoeging om het beeld over XBRL mogelijk te verduidelijken.

Het elektronisch beschikbaar stellen en uitwisselen van met name financiële gegevens zal consequenties hebben voor het accountantsberoep. Accountants zullen met deze ontwikkeling te maken krijgen in hun rol als dienstverlener, controleur of Assurance-provider. Als dienstverlener bij het samenstellen van verantwoordingen, jaarrekeningen of belastingaangiften. Accountants zullen in staat moeten zijn de gevraagde informatie in de gevraagde elektronische vorm aan te leveren. Een

33 _{Figuur: XBRL, de stand van zaken, november 2007, uitgave NIVRA} 34

http://www.controllersmagazine.nl/sitemap?ts_portlet_news_41search=true&ts_portlet_news_41channelId=9&ts_p ortlet_news_41id=32804