Deutsche Bank
ABF Manager
Bestanden uploaden
Bestanden uploaden
U gaat werken met ABF Manager, uw onlinebanking applicatie voor Asset Based Finance.
Met ABF Manager beheert u op effectieve wijze uw werkkapitaal. Het is
gebruiksvriendelijk en geeft real-time informatie over uw posities. Dit biedt u inzicht in uw werkkapitaalfinanciering.
Ten behoeve van uw financiering kunt u bestanden uploaden in ABF Manager. U vindt deze mogelijkheid in het menu Gegevensuitwisseling onder de optie Bestanden uploaden links op het ABF Manager openingsscherm.
Hier kunt u een drietal type bestanden uploaden: Debiteuren, Nieuwe omzet / Openstaande posten en SEPA direct debits.
Onder de optie Overzicht uploads vindt u de status van ingediende facturen en/of credit nota’s.
Inhoud
Bestanden uploaden 03
Bestandsindeling 03
Het inlezen van een bestand 03
Correct aanleveren debiteurengegevens 05
Vereisten debiteurengegevens 05
Verwerking ingelezen bestanden 05
Overzicht uploads 05
Topdebiteuren 06
Instructies voor het wijzigen van debiteurengegevens 06
Appendix 07
Vraag & Antwoord aanleveren debiteurengegevens 07
03 ABF Manager - Bestanden uploaden Maart 2018
Bestanden uploaden
ABF Manager onderscheidt een viertal typen bestanden die kunnen worden ingelezen.
1. Debiteurenupload met het meest actuele overzicht van de NAW-gegevens van uw afnemers.
2. Schedules (nieuwe omzet bestand) indien een overeenkomsttype Debiteurenfinanciering met beheer is afgesloten of
3. een Shadow Ledger (openstaande posten bestand) voor overeenkomsttype Debiteurenfinanciering.
4. SEPA direct debit file voor het incasseren ten gunste van de inzake rekening.
Alleen gebruikers met de bevoegdheid tot het inzien van gegevens, het uploaden van de file en het opvragen van het beschikbare saldo hebben rechten om bestanden in te lezen. Deze gebruikers zien het menu
Gegevensuitwisseling met daaronder verschillende submenu’s. Onder de optie Bestanden uploaden vindt u de mogelijkheid om de vier bovengenoemde bestanden in te lezen.
Bestandsindeling
De verschillende bestandstypes hebben elk hun eigen bestandsindeling.
— .DEB formaat voor Debiteurenupload
— .INV formaat voor Schedules (nieuwe omzet)
— .SLF formaat voor Shadow Ledger (openstaande posten)
— SEPA Pain.008 (.xml) voor SEPA direct debit files
Per valuta moet een apart Debiteurenupload, Schedules en/of Shadow Ledger bestand worden gedefinieerd en ingelezen.
Op onze website www.deutschebank.nl/abf-formaten vindt u gedetailleerde formaatspecificaties voor de verschillende bestandstypes .DEB, .INV en .SLF.
Het inlezen van een bestand
Hieronder wordt stap voor stap beschreven hoe u een bestand kunt inlezen in ABF Manager. Deze stappen zijn in hoofdlijnen gelijk voor de verschillende bestandstypes. Indien er voor een bepaald bestandstype hiervan wordt afgeweken, staat dit apart vermeld.
1. Klik op Bestanden uploaden in het menu Gegevensuitwisseling waarna het Bestanden uploaden scherm wordt geopend.
2. Selecteer het type bestand dat u wilt inlezen. In het onderstaande voorbeeld is voor het formaat Debiteurenupload gekozen.
3. Klik op waarna een nieuw venster wordt geopend. Hier selecteert u het bestand dat u wilt inlezen.
In het veld Bestandslocatie vindt u het pad naar het geselecteerd bestand
4. Klik vervolgens op waarna u een melding krijgt dat uw bestand is ingediend voor verwerking.
Dit is de bevestiging dat het bestand bij Deutsche Bank ABF is aangekomen, maar geeft geen inzicht in de kwaliteit van het bestand. Indien het bestand niet of deels niet verwerkt kan worden, dan wordt u daarover geïnformeerd door uw Client Service Manager
Let op: Indien er een overeenkomst Debiteurenfinanciering met debiteurenbeheer is afgesloten dient u voor het inlezen van het bestandstype Schedules eerst de voorwaarden voor de overdracht van de facturen te accepteren middels alvorens u dit bestandstype kunt versturen.
Dit is niet het geval bij een overeenkomst Debiteurenfinanciering voor het inlezen van bestandstype Shadow Ledger.
05 ABF Manager - Bestanden uploaden Maart 2018
Correct aanleveren debiteurengegevens
Voor de aanlevering van uw debiteuren ten behoeve van uw financiering is het belangrijk dat de informatie over uw debiteuren compleet is. Hieronder treft u de minimale vereisten en aanbevelingen aan om uw debiteurengegevens aan te leveren. Een volledige een correcte aanlevering van deze gegevens zal eerder resulteren in een match met onze externe database bij Dun & Bradstreet en voorkomt eventuele impact op of vertraging in uw financiering.
Vereisten debiteuren gegevens
Een debiteurenlijst moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:
— Tenaamstelling en adres conform de statutaire gegevens (geen postbusadressen)
— KvK-nummer of ander nationaal registratienummer
— BTW-nummer (of VAT voor buitenlandse debiteuren)
— Een vestigingsnummer in het geval van meerdere vestigingen
— Land van vestiging
Gedetailleerde antwoorden op de meest gestelde vragen over de aanlevering van debiteurengegevens vindt u in de Appendix onder Vraag en Antwoord aanlevering debiteurengegevens.
Verwerking ingelezen bestanden
De status van individuele ingelezen facturen, credit nota’s en debiteuren kan in ABF Manager worden geraadpleegd.
Overzicht uploads
In het menu Gegevensuitwisseling onder de optie Overzicht uploads vindt u een overzicht met de status van de ingelezen facturen en credit nota’s.
Topdebiteuren
In het menu Overeenkomst onder de optie Topdebiteuren vindt u de status van alle debiteuren. Alle nieuwe debiteuren of door u aangepaste debiteuren krijgen de status Unmatched bij aanlevering. Tijdens de screening, die afhankelijk van de kwaliteit van de door u aangeleverde gegevens een aantal dagen kan duren, houden zij deze status.
Bij debiteuren die kunnen worden gematcht vervalt de status Unmatched. In ABF Manager hebben zij geen statusvermelding.
Debiteuren die we op basis van de door u aangeleverde gegevens niet kunnen matchen, krijgen de status Match Impossible. De nieuwe vorderingen van deze debiteuren worden niet meegenomen in de financiering in afwachting van aanvullende informatie.
Instructies voor het wijzigen van debiteurengegevens
We verzoeken u om van de debiteuren met de status Match Impossible aanvullende gegevens aan te leveren.
Neemt u hiervoor de volgende stappen:
— Verifieer of de verplichte velden beschikbaar zijn in uw boekhoudsysteem. Voor meer informatie verwijzen we u naar de formaatspecificatie, deze vindt u op www.deutschebank.nl/abf-formaten.
— Neem, indien nodig, contact op met uw softwareleverancier / d-basics.
— Verrijk de debiteurengegevens in uw boekhoudsysteem rekening houdend met de verplichte velden, zoals vermeld onder Correct aanleveren debiteurengegevens.
— Maak een nieuw debiteurenbestand aan.
— Upload het debiteurenbestand in ABF Manager.
— Controleer in ABF Manager of uw debiteur is gematcht. Dit kan enkele dagen duren.
Voor vragen over het aanleveren van debiteuren kunt u contact opnemen met uw Client Service Manager.
07 ABF Manager - Bestanden uploaden Maart 2018
Appendix
Vraag & Antwoord aanleveren debiteuren gegevens
BTW-/VAT nummer
Ik heb het BTW-/VAT-nummer meegegeven, maar de debiteur behoudt de status Unmatched?
— De debiteur zit nog in het screeningsproces, dit kan enkele dagen duren.
Ik heb het BTW-/VAT-nummer meegegeven, maar de debiteur behoudt de status Match Impossible?
Hier kunnen diverse redenen voor zijn:
— Het nummer bestaat niet
— Het nummer behoort niet tot de betreffende debiteur
— Het nummer is niet correct / volledig door bijvoorbeeld het weglaten van nullen
Neem contact op met uw Client Service Manager als geen van bovengenoemde redenen van toepassing zijn.
KvK (Chamber of Commerce)
Ik heb niet de mogelijkheid om een KvK-nummer toe te voegen in een veld in mijn boekhoudsysteem, kan mijn debiteur dan toch worden gematcht?
— Indien u uw bestanden aanlevert via d-basics, dan kunt u met hen contact opnemen. Zij kunnen u helpen om een geschikt veld te vinden in het boekhoudsysteem om het KvK-nummer in te vullen. d-basics zorgt er eveneens voor dat het betreffende veld juist wordt geconverteerd naar het debiteurenbestand (.DEB).
— Indien u niet bij d-basics bent aangesloten kunt u contact opnemen met uw softwareleverancier om een beschikbaar veld te bespreken en ervoor te zorgen dat dit veld correct geconverteerd wordt naar het beschikbare veld in het debiteurenbestand.
Indien bovenstaande oplossingen niet mogelijk zijn, neemt u dan contact op met uw Client Service Manager.
Postbus
Ik heb alleen een postbusnummer van mijn debiteur, kan ik dat aanleveren als debiteurengegevens?
— Postbusnummers worden niet geaccepteerd. Om de match te kunnen maken, dient u de straatnaam volgens de statutaire gegevens aan te leveren.
Statuten
Welke NAW-gegevens dien ik aan te leveren van mijn debiteuren?
— Uitsluitend de statutaire NAW gegevens kunnen worden herkend.
Vreemde karakters
De debiteurengegevens bevatten vreemde karakters, hoe kan ik mijn debiteur juist aanleveren?
— Vreemde karakters worden in principe geaccepteerd tijdens het matching proces. Het kan voorkomen dat het karakter niet wordt herkend doordat ze in het proces worden omgevormd naar symbolen of andere niet bedoelde tekens. Neemt u contact op met uw Client Service Manager als dit gebeurt.
Vestigingen
Mijn debiteur is een vestiging, maar heeft hetzelfde KvK-/BTW-nummer als de hoofdvestiging. Hoe waarborg ik dat ik de juiste gegevens aanlever?
— Zonder het toevoegen van een vestigingsnummer worden de gegevens van het hoofdkantoor gebruikt voor matching. Om dit te voorkomen dient u het vestigingsnummer mee te geven met het KvK-nummer.
Land van vestiging
Dien ik het land van vestiging aan te leveren van mijn debiteur?
— Indien het land van vestiging blanco is, wordt automatisch NL ingevuld. In de externe database van Dun & Bradstreet wordt alleen in het ingevulde land gezocht naar de betreffende debiteur. Het is dus van belang dat het land juist is ingevuld.
Manuele wijzigingen
Hoe kan ik debiteurengegevens verrijken als ik geen debiteurenbestanden upload, maar deze handmatig toevoeg?
— Neemt u contact op met uw Client Service Manager om de aanpak te bespreken.
Wijziging geregistreerde gegevens
Wat is de doorlooptijd voor de verwerking van nieuw geregistreerde bedrijven of wijzingen in geregistreerde gegevens?
— Het duurt circa 6 tot 8 weken voordat nieuw opgenomen bedrijven en wijzigingen bij het KvK geregistreerd zijn en voordat deze correct gematcht kunnen worden.
