Werkwijze en gebruik waarschuwingslijst. datum opmaak 07/2019

(1)

Werkwijze en gebruik waarschuwingslijst

auteur De Lijn

datum opmaak 07/2019

(2)

Pagina 2 van 7

Hoe werkt de waarschuwingslijst?

Om u zo goed mogelijk te ondersteunen in de opvolging van abonnementen van De Lijn, krijgt u de mogelijkheid om binnen uw derde-betalerovereenkomst te werken met de waarschuwingslijst.

U ontvangt deze waarschuwingslijst dan telkens op de vierde dag van de maand indien er in de daaropvolgende periode abonnementen komen te vervallen. Zijn er geen abonnementen die vervallen in de betrokken periode, dan ontvangt u een lege waarschuwingslijst.

Op basis van dit overzicht kunt u heel eenvoudig de abonnementen verlengen of stopzetten.

Hoe vult u de waarschuwingslijst in?

Voor iedere rechthebbende bepaalt u wat er moet gebeuren.

De mogelijkheden zijn:

 Verlenging van abonnementen, al dan niet met aansluitende datum of voor dezelfde periode.

 Stopzetting van koppeling tussen de rechthebbende en uw onderneming.

 Nieuwe rechthebbende toevoegen

Goed om weten:

 U stuurt de nagekeken waarschuwingslijst voor de 15e van de maand naar abonnementen@delijn.be. Zij verwerken die zo snel mogelijk.

 Reageert u te laat? Wij kunnen niet garanderen dat de verlenging(en) of stopzetting(en) tijdig doorgevoerd worden.

 Stuurt u niets terug? De abonnementen zullen niet verlengd worden.

 In de koptekst (rij 1 t/m 6) vindt u de algemene contractgegevens betreffende uw derde- betalerovereenkomst. Deze gegevens worden ingevuld door De Lijn en mag u NIET wijzigen.

 Kolom V-W (foutcode en –tekst): deze kolommen vertonen een foutcode en –tekst indien de waarschuwingslijst niet correct is ingevuld.

(3)

Pagina 3 van 7

Verlenging van abonnementen

Om het voor u gemakkelijk te maken, doen we voor iedere rechthebbende het voorstel om het abonnement

aansluitend te verlengen met een identieke geldigheidsduur als het huidige abonnement. U kunt dit, indien gewenst, aanpassen.

 Kolom T (Startdatum reiscontract): voorgestelde startdatum van het abonnement.

Indien u hiermee akkoord gaat, hoeft u verder niets te doen. Voor de startdatum hebben we rekening gehouden met de datum waarop het huidige abonnement vervalt. Indien gewenst, kunt u deze datum aanpassen (formaat dd/mm/jjjj).

 Kolom U (Artikelcode): voorgestelde geldigheidsduur van het abonnement.

De voorgestelde geldigheidsduur is identiek aan deze van het huidige abonnement. Indien u hiermee akkoord gaat, hoeft u verder u hoeft niets te doen.

Wilt u deze wijzigen, kunt u uit onderstaande mogelijkheden kiezen:

o ABO-12M (één jaar) o ABO-3M (3 maanden) o ABO-1M (één maand)

Let op: u kunt enkel abonnementen aanvragen met de looptijd(en) zoals vastgelegd in uw overeenkomst.

Optioneel:

De persoonsgegevens worden steeds overgenomen op basis van de gegevens die beschikbaar zijn in het Rijksregister. Sommige gegevens kunnen echter niet of verkeerd ingevuld staan. U kunt correcties aanbrengen aan:

 Kolom A (Externe Referentie): personeelsnummer van de rechthebbende.

Als u graag een controle inbouwt via het personeelsnummer van de rechthebbende kan u dit hier opgeven voor verwerking in onze bestanden.

Op die manier zal het personeelsnummer telkens worden overgenomen in de waarschuwingslijst (uiteraard enkel relevant als u hiermee werkt).

 Kolom G-L (Domicilieadres): normaal gezien wordt het domicilieadres van de rechthebbende automatisch up-to-date gehouden volgens de gegevens die beschikbaar zijn in het Rijksregister. Stemt dit echter niet overeen, dan mag u de gegevens aanpassen. Is de adresaanpassing nog niet gekend in het rijksregister, vul het nieuwe adres dan in bij ‘correspondentieadres’.

 Kolom M – R (Correspondentieadres): de MOBIB-kaart en eventuele overschrijvingsformulieren worden altijd naar het domicilieadres van de rechthebbende gestuurd. In uitzonderlijke gevallen én na overleg met uw klantenbeheerder is het mogelijk om alle papieren correspondentie op het adres van uw onderneming te ontvangen.

U kunt dit aangeven door bij iedere aanvraag én voor iedere rechthebbende het adres van uw onderneming in te vullen bij de voorziene velden voor het correspondentieadres. Dit is vanaf nu nodig bij élke aanvraag, zelfs al gebeurde dit vroeger automatisch. Indien u géén correspondentieadres invult, wordt de kaart of de offerte voor de eigen bijdrage verstuurd naar het domicilieadres van de rechthebbende of naar een reeds eerder gekend correspondentieadres als de abonnee er ooit zelf één opgaf.

(4)

Pagina 4 van 7

Stopzetting koppeling tussen uw onderneming en de rechthebbende

Het aflopend abonnement voor één (of meer) van de rechthebbenden mag niet meer verlengd worden.

Hiervoor dient u onderstaande acties te ondernemen in de waarschuwingslijst voor deze perso(o)n(en):

 Kolom S (Einddatum begunstigde): vul de gewenste stopdatum van de koppeling tussen de rechthebbende en de derde-betaler in. Dit graag in het formaat dd/mm/jjjj.

Vanaf dat ogenblik heeft de rechthebbende geen recht meer op een abonnement met tussenkomst van de derde-betaler. Het abonnement blijft echter wel geldig tot de vervaldag. Indien ook het actieve abonnement dient gedeactiveerd te worden voor eventuele terugbetaling, dient u dit via mail aan te vragen. Meer info via https://www.delijn.be/nl/contact/faq-detail.html?v=22523.

Als u een stopdatum kiest OP of NA de voorgestelde startdatum van het abonnement, dan wordt er voor de voorgestelde periode nog eerst een abonnement uitgereikt. Als u wil dat de stopzetting onmiddellijk gebeurt en er GEEN nieuw abonnement meer wordt uitgereikt, dan willen wij u vragen een stopdatum te kiezen VOOR de ingangsdatum van het abonnement en ook de stappen voor kolom T-U uit te voeren.

 Kolom T-U: verwijder bij een stopgezette abonnee de voorgestelde startdatum en de artikelcode.

(5)

Pagina 5 van 7

Nieuwe rechthebbende toevoegen

Wenst u net op het ogenblik dat u een waarschuwingslijst ontvangen heeft, ook een abonnement voor een nieuwe rechthebbende aan te vragen? Voeg deze toe aan de waarschuwingslijst. U hoeft hiervoor niet afzonderlijk een starterslijst in te vullen.

Welke kolommen u moet invullen, wordt bepaald door de situatie van de rechthebbende:

 Rechthebbende heeft momenteel geen actief abonnement van De Lijn of rechthebbende heeft een actief abonnement dat binnen de 100 dagen vervalt

Rechthebbende heeft een rijksregisternummer:

Verplicht:

 Kolom B (Voornaam): voornaam van de rechthebbende (in hoofdletters).

 Kolom C (Achternaam): familienaam van de rechthebbende (in hoofdletters).

 Kolom F (Rijksregisternummer): rijksregisternummer van de rechthebbende (zonder leestekens en zonder spaties).

 Kolom T (Startdatum reiscontract): gewenste startdatum van het abonnement.

Indien u dit veld blanco laat, wordt enkel de koppeling tussen rechthebbende en uw onderneming gelegd.

Graag de datum invullen volgens formaat dd/mm/jjjj.

Indien de abonnee nog een lopend, persoonlijk abonnement heeft, laat u het DBS-abonnement best aansluitend starten en geeft u dus als startdatum de dag na de vervaldatum van het lopende abonnement op. U kunt er ook voor kiezen om het DBS-abonnement te laten overlappen, maar dat doet u best enkel en alleen als de abonnee een abonnement heeft waarop een gedeeltelijke terugbetaling mogelijk is. Meer informatie hierover en over terugbetalingen in het algemeen vindt u in onze Algemene Reisvoorwaarden. De begunstigde kan dan, eens hij zijn DBS-abonnement heeft, een gedeeltelijke terugbetaling aanvragen van zijn

‘oude’, eigen abonnement en zo nog een deel van zijn geld recupereren.

 Kolom U (Artikelcode): gewenste geldigheidsduur van het abonnement.

Keuze uit:

Optioneel:

 Kolom A (Externe Referentie): personeelsnummer van de rechthebbende.

Op die manier zal het personeelsnummer telkens worden overgenomen in de waarschuwingslijst (uiteraard enkel relevant als u hiermee werkt).

 Kolom M – R (Correspondentieadres): de MOBIB-kaart en eventuele overschrijvingsformulieren worden altijd naar het domicilieadres van de rechthebbende gestuurd. In uitzonderlijke gevallen én na overleg met uw klantenbeheerder is het mogelijk om alle papieren correspondentie op het adres van uw onderneming te ontvangen.

(6)

Pagina 6 van 7 U kunt dit aangeven door bij iedere aanvraag én voor iedere rechthebbende het adres van uw onderneming in te vullen bij de voorziene velden voor het correspondentieadres. Dit is vanaf nu nodig bij élke aanvraag, zelfs al gebeurde dit vroeger automatisch. Indien u géén correspondentieadres invult, wordt de kaart of de offerte voor de eigen bijdrage verstuurd naar het domicilieadres van de rechthebbende of naar een reeds eerder gekend correspondentieadres als de abonnee er ooit zelf één opgaf.

Rechthebbende heeft geen rijksregisternummer:

Verplicht:

 Kolom B (Voornaam): voornaam van de rechthebbende (in hoofdletters).

 Kolom C (Achternaam): familienaam van de rechthebbende (in hoofdletters).

 Kolom D (Geboortedatum): geboortedatum van de rechthebbende (dd/mm/jjjj).

 Kolom E (Geslacht): geslacht van de rechthebbende. Keuze uit M (man), V (vrouw) of O (onbekend).

 Kolom G – L (Domicilieadres): domicilieadres van de rechthebbende (in hoofdletters).

 Kolom T (Startdatum reiscontract): gewenste startdatum van het abonnement, in te vullen volgens formaat dd/mm/jjjj. Indien u dit veld blanco laat, wordt enkel de koppeling tussen rechthebbende en bedrijf gelegd.

Indien de abonnee nog een lopend, persoonlijk abonnement heeft, laat u het DBS-abonnement best aansluitend starten en geeft u dus als startdatum de dag na de vervaldatum van het lopende abonnement op. U kunt er ook voor kiezen om het DBS-abonnement te laten overlappen, maar dat doet u best enkel en alleen als de abonnee een abonnement heeft waarop een gedeeltelijke terugbetaling mogelijk is. Meer informatie hierover en over terugbetalingen in het algemeen vindt u in onze Algemene Reisvoorwaarden. De begunstigde kan dan, eens hij zijn DBS-abonnement heeft, een gedeeltelijke terugbetaling aanvragen van zijn

‘oude’, eigen abonnement en zo nog een deel van zijn geld recupereren.

 Kolom U (Artikel code): gewenste geldigheidsduur van het abonnement.

Keuze uit:

Wij hebben ook een pasfoto nodig van de rechthebbenden zonder rijksregisternummer. Gelieve deze in bijlage bij uw aanvraag toe te voegen.

Optioneel:

 Kolom A (Externe Referentie): personeelsnummer van de rechthebbende

Op die manier zal het personeelsnummer telkens worden overgenomen in de waarschuwingslijst (uiteraard enkel relevant als u hiermee werkt).

 Kolom M – R (Correspondentieadres):

De MOBIB-kaart en eventuele overschrijvingsformulieren worden altijd naar het domicilieadres van de rechthebbende gestuurd.

In uitzonderlijke gevallen én na overleg met uw klantenbeheerder is het mogelijk om alle papieren correspondentie op het adres van uw onderneming te ontvangen. U kunt dit aangeven door bij iedere aanvraag én voor iedere rechthebbende het adres van uw onderneming in te vullen bij de voorziene velden

(7)

Pagina 7 van 7 voor het correspondentieadres. Dit is vanaf nu nodig bij élke aanvraag, zelfs al gebeurde dit vroeger

automatisch. Indien u géén correspondentieadres invult, wordt de kaart of de offerte voor de eigen bijdrage verstuurd naar het domicilieadres van de rechthebbende of naar een reeds eerder gekend

correspondentieadres als de abonnee er ooit zelf één opgaf.

 Rechthebbende heeft een actief abonnement dat nog minstens 100 dagen geldig is = koppeling

Heeft de rechthebbende een actief abonnement dat nog minstens 100 dagen geldig is, kunt u dit

abonnement voorlopig niet koppelen aan uw derde-betalerovereenkomst. Als het actieve abonnement een terugbetaalbaar abonnement is (meer info op www.delijn.be), dan kunt u er evenwel voor kiezen om een overlappend DBS-abonnement te bestellen. Zo kan de begunstigde achteraf een gedeeltelijke terugbetaling vragen van zijn persoonlijk abonnement. Houd hierbij rekening met de reglementering (www.delijn.be).