UITNODIGING voor de ALGEMENE LEDENVERGADERING DORPSBELANG FERWOUDE
Op dinsdag 8 november 2016 20.00 uur in De Finne te Ferwoude
Agenda
1. Opening en vaststellen agenda
2. Notulen van de ledenvergaderingen van 22 april en 7 september 2016 3. Mededelingen
a. Dorpsbelang b. Beheerscommissie c. Activiteitencommissie 4. Aftreden Grietsje Stellingwerf 5. Bestuursverkiezing
6. Voorstellen Thuis bij Thea 7. Rondvraag
Onderwerpen voor de rondvraag kunnen eventueel ook schriftelijk worden doorgegeven bij het secretariaat van Dorpsbelang per mail: secretaris@ferwoude.eu of op Djipwei 1
8. Pauze
9. FILM: ‘FERWOUDE BEGIN TACHTIGER JAREN'
10. Sluiting van de vergadering
Notulen van de ledenvergadering van Dorpsbelang Ferwoude, gehouden op 22 april 2016 in Dorpshuis de Djippert te Ferwoude.
55 aanwezigen (incl. bestuur)
Afwezig met kennisgeving: Erik Timmerman en Truus Stellingwerf (bestuur).
Notulist: Grietsje Stellingwerf
Opening en vaststellen agenda
De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder welkom op deze ledenvergadering.
Ook Yvonne Sieswerda, dorpscoördinator, is vanavond weer aanwezig.
Aan de agenda worden de volgende onderwerpen toegevoegd:
• Verslag werkgroep ‘Ferwâlde ûnder dak’
Notulen 10 november 2015
N.a.v. de notulen merkt Epke Zonderland op, dat Tiny Hiemstra in november 2015 nog geen penningmeester is.
Door Sjerp de Witte is gemeld dat dit de overdracht al geweest was. Uiteindelijk is dit pas in april 2016 gebeurd.
Notulen extra ingelaste ledenvergadring 2 april 2016
De notulen worden voorgelezen. Centraal deze avond stond de fraudezaak, waarbij een aanzienlijk bedrag verduisterd is door de vorige penningmeester van de Beheerscommissie. Tijdens deze ledenvergadering is gemeld dat er aangifte bij justitie wordt gedaan. Dit is inmiddels gebeurd. Er is door de familie van de penningmeester een bedrag van ruim € 49.000,- gestort op de rekening van de Beheerscommissie.
Dorpsbelang is de familie erkentelijk dat deze het gemeenschapsgeld teruggestort hebben. De gemeente SWF ondersteunt dorpsbelang financieel bij het onderzoek/controle van de financiën van de Beheerscommissie.
Daarna zal er een gesprek met betrokkenen (familie de Witte en dorpsbelang) gevoerd worden.
N.a.v. deze notulen neemt Simon de Witte het woord. Hij vraagt zich af, waarom er toch aangifte gedaan is, terwijl het weggesluisde geld inmiddels teruggestort is. Ook neemt hij het bestuur van dorpsbelang kwalijk dat de familie niet op de hoogte is gesteld dat er aangifte werd gedaan.
Peet Sterkenburgh verwijst naar de ledenvergadering van 2 april jl. waar duidelijk gemeld is dat er aangifte bij justitie zou worden gedaan.
Jaarverslag 2015
Het jaarverslag 2015 wordt voorgelezen.
Mededelingen Dorpsbelang:
• Het programma van Koningsdag 2016 is inmiddels bij de inwoners bekend.
• Dorpsfeest 24 en 25 juni 2016
In grote lijnen wordt het programma van het dorpsfeest toegelicht. Vrijdagavond is er een gezamenlijke activiteit (fietstocht, wandeltocht), gevolgd door muziek in de Djippert.
Zaterdagochtend wordt gestart met koffiedrinken, met z’n allen ‘eet je raak voor een knaak’, waarbij mee-eters zich van te voren op moeten geven. Voor het middagprogramma zal de input van de inwoners gevraagd worden. Het dorpsfeest wordt afgesloten met een matinee en muziek van een troubadour.
Ideeën voor het dorpsfeest kunnen gemeld worden bij het bestuur.
Beheerscommissie:
Epke Zonderland (nieuwe voorzitter Beheerscommissie) spreekt zijn waardering uit naar Dorpsbelang, hoe deze is omgegaan met het gebeuren van de afgelopen maanden.
Verder zegt Epke, dat het dorpshuis niet meer dan een gebouw is. De sfeer wordt door de inwoners (gebruikers) gemaakt. Dan zal een dorpshuis een ontmoetingsplek zijn, waar men zich thuis voelt.
De Beheerscommissie is zich bewust dat het vertrouwen geschaad is. De huidige leden van de
Beheerscommissie hebben met elkaar afgesproken ‘de schouders eronder te zetten’ en hopen het vertrouwen terug te winnen.
• Boekhouding en kascontrole
Er zal een boekhoudprogramma aangeschaft worden. De financiën kunnen dan door een
onafhankelijke accountant gecontroleerd worden. Wel blijft het belangrijk dat er een kascommissie vanuit de leden jaarlijks de boeken blijft controleren.
Belangrijk is dat het vertrouwen weer herwonnen wordt. De nieuwe voorzitter van de Beheerscommissie heeft hier alle vertrouwen in en kijkt positief naar de toekomst.
• De agenda van de Djippert wordt voortaan ook op de site www.ferwoude.eu geplaatst.
• Reserveringen van het dorpshuis en het sturen van rekeningen kan voortaan via dorpshuis@ferwoude.eu.
• Er is een nieuw slot op het dorpshuis. De leden van de Beheerscommissie, fam. G. Stellingwerf en fam.
P. Hilt hebben een sleutel.
• De openstaande vacature in de Beheerscommissie wordt niet opgevuld.
• Jetske Braaksma en Wiebe van Kalsbeek hebben aangegeven, voorkomende klusjes aan/bij het dorpshuis voor hun rekening te willen nemen. Met dit gebaar zijn we uiteraard erg blij!
• Voorafgaand aan het winterseizoen worden alle verenigingen uitgenodigd door de Beheerscommissie om afspraken te maken bij gebruik van het dorpshuis.
• Van 1 mei t/m eind september 2016 is het dorpshuis op vrijdagavond gesloten. 29 april a.s. wordt het winterseizoen afgesloten. Een ieder is hierbij van harte welkom.
Activiteitencommissie
Namens de activiteitencommissie neemt Thijs v.d. Bos het woord.
Het darttoernooi was een succes! Hetzelfde geldt voor het paaseieren zoeken op 2e Paasdag.
Programma:
• De visserijdag staat gepland op 27 mei a.s.
• Op 16 juli is er een Spaanse avond
• Het nachtbuurtvolleybal zal plaatsvinden op 13 augustus Ideeën zijn van harte welkom!
Ook wordt er nagedacht over het vieren van St. Maarten en St. Nicolaas, nu school sluit.
Financieel jaarverslag Dorpsbelang
Het financieel jaarverslag dorpsbelang Ferwoude 2016 wordt uitgedeeld.
Ria licht het verslag toe.
Er zijn geen op-/aanmerkingen.
Beheerscommissie
Zoals bekend is het financieel jaarverslag niet gereed. Dit zal besproken worden tijdens de najaarsledenvergadering.
Activiteitencommissie Geen op-/aanmerkingen Kascommissie
De financiën werden nagekeken door Wiebren Stellingwerf en Robin Meyer.
In zijn verslag wordt Ria Compier gecomplementeerd. Alles ziet er keurig en verzorgd uit.
Er wordt décharge aan de penningmeester verleend.
Wiebren Stellingwerf is aftredend als kascommissielid. Hij wordt opgevolgd door Tjeerd Stellingwerf.
Automatische incasso contributie.
Met het rondbrengen van de enveloppen voor de vrijwillige bijdrage van het dorpsfeest, krijgen de leden een formulier m.b.t. de automatische incasso contributie. Dit wordt (ingevuld) samen met de (gevulde) envelop weer opgehaald.
Presentatie ‘Ferwâlde ûnder dak’.
Aan de hand van een PowerPoint presentatie doet Pieter v.d. Valk verslag van de werkgroep ‘Ferwâlde ûnder dak’.
De werkgroep heeft ideeën uitgewerkt om het dorpshuis in het schoolgebouw te plaatsen. Het plan is naar de heer Stoker, wethouder van de gemeente SWF gestuurd. In een gesprek met de wethouder werd duidelijk dat er wel openingen zijn. De wethouder onderstreept de leefbaarheid. Er wordt nu ambtelijk naar haalbaarheid van het plan gekeken. Voorlopig is de verbouw van het dorpshuis ‘on hold’.
Naar aanleiding van deze presentaties de volgende opmerkingen / vragen:
• Uilkje Attema:
De gemeente SWF heeft een concept inrichtingen. Er zijn cluster opgezet. Mogelijk dat het plan hierbij aan kan sluiten.
• Simon de Witte:
Wat is de visie op het huidige pand? Wordt het verkocht?
Antwoord: Er is nog geen definitief alternatief voor het dorpshuis.
• Sjoerd Hiemstra:
Wat is de tijdsplanning?
Antwoord: Mogelijk zijn er kansen binnen twee jaar. Er wordt aangestuurd binnenkort verder overleg met de gemeente te hebben.
De voorzitter bedankt de werkgroep. Zonodig wordt er een extra ledenvergadering gepland.
Bestuursverkiezing
Grietsje Stellingwerf is aftredend als bestuurslid. In verband met de recente fraudezaak wordt er in de najaarsledenvergadering afscheid van haar genomen. Klara Gerrits volgt Grietsje op binnen het bestuur. Zij begint vanaf heden met de bestuurstaken.
Peet Sterkenburgh verhuist binnenkort naar Workum. Het bestuur stelt voor, dat Peet tot de voorjaarsledenvergadering 2017 aanblijft als voorzitter.
De aanwezige leden gaan hiermee akkoord.
Rondvraag
• Durk Feenstra:
Het ringrijden zal gehouden worden op 3 september a.s.
• Wiebe van Kalsbeek:
Het hekje bij de ingang van het fietspad verdient geen schoonheidsprijs.
Dit is inmiddels bekend bij de gemeente SWF en zal een vervolg krijgen.
• Marten Zandstra:
De bermen van de Aaltjemeer staan nog steeds op het programma. Ook deze krijgen een vervolg.
• Hendricus de Jong:
De afscheiding tussen het dorpshuis en de fam. Wildervanck moet gerepareerd worden.
Antwoord: De reparatie zal gedaan worden door B. Wildervanck.
• Pieter Hilt:
Volgens de krant komt er aan het eind van de Aaltjemeer een T-splitsing. Ook is er sprake van een rotonde bij Fiskersbuorren.
Antwoord: De N359 wordt groots aangepakt. Yvonne Sieswerda (dorpscoördinator) zal contact opnemen met de verkeersdeskundige wanneer dit op de planning staat.
• Lucia de Witte:
Hoe is het besluit tot aangifte van de fraudezaak tot stand gekomen?
Antwoord: Misdaad moet gemeld worden. Dit is in de extra ledenvergadering van 2 april 2016 aan de leden gemeld.
• Sipkje Drayer:
Het St. Nicolaaspak is bij Sipkje Drayer.
• Yvonne Sieswerda:
Meldingen kunnen via de website of telefonisch gedaan worden. De gemeente heeft ook een app waar meldingen gedaan kunnen worden. Deze is gratis te downloaden.
Yvonne wordt bedankt voor haar activiteiten en schakel tussen Ferwoude en de gemeente SW.
Sluiting.
De voorzitter bedankt de aanwezigen voor zijn/haar inbreng en wenst een ieder welthuis!
Notulen extra ledenvergadering Dorpsbelang & Beheerscommissie
Datum: 7 september 2016 Plaats: Schoolgebouw de Finne
Aanwezig: 52 leden incl bestuur. Zie presentielijst.
Afwezig met kennisgeving: Yvonne Sieswerda Notulist: Klara Gerrits
1. Welkom en opening
2. Inleiding door Peet Sterkenburgh
Na de laatste ledenvergadering in de lente, zijn er ontwikkelingen geweest betreft het schoolgebouw.
Dit alles onder coördinatie van Pieter van de Valk en Willie Douma. Er is opnieuw overleg geweest met wethouder Durk Stoker en met onze dorpscoördinator Yvonne Sieswerda. Toenmalige Pôlepykjes organisatie Sisa is failliet gegaan, maar er is een nieuwe organisatie betrokken geraakt bij onze Pykjes.
Deze organisatie is Thuis-bij Thea en zij hebben grote belangstelling getoond voor het gebruik maken van het schoolgebouw in samenwerking met Dorpsbelang. Allereerst als peuterspeelzaal, maar in de toekomst als kindercentrum. Ook andere verenigingen van Ferwoude- Gaast hebben aangegeven gebruik te willen maken van het schoolgebouw als dorpshuis.
Daarom heeft de gemeente besloten dat we een jaar de tijd krijgen om te onderzoeken of het gebouw aan de wensen zal voldoen. Met CareX, een organisatie die gebouwen beheerd en zo leegstand oplost door zinvol maatschappelijk gebruik, is er een contract afgesloten. Dit is ingegaan op 1 september jl.
We betalen hen huur en voor energieverbruik. In dit jaar kan de gemeente beslissen over hoe zij de eventuele verkoop van het gebouw willen laten verlopen. In november heeft de gemeente overleg en zal het al belangrijke besluiten kunnen nemen, om het jaar mee af te sluiten. Als we meer weten over hun beslissing, zullen we alle leden van Dorpsbelang opnieuw bij elkaar roepen. Dorpsbelang mag over de aanschaf van een nieuw gebouw niet alleen de knopen doorhakken en heeft ieders stem hierbij nodig.
Op 29 augustus jl. is Thuis-bij-Thea van start gegaan met de Pôlepykjes in het gebouw De Finne. Willie Douma vertelt over Thuis-bij-Thea:
Thuis-bij-Thea bestaat uit Ronald en Thea Keuning. Zij verzorgen kinderdagopvang, gastouderopvang, peuteropvang en buiten schoolse opvang aan kinderen van 0 tot 13 jaar in verschillende plaatsen in Friesland oa in Scharnegoutum en Woudsend. Eerder hebben zij geprobeerd in Workum een locatie te starten, dit is niet doorgegaan wegens ontbreken van een geschikt pand. In het voormalige
schoolgebouw van Ferwoude zien zij een mooie kans en daarom zijn ze inmiddels gestart met de peuteropvang, onder leiding van juf Janneke uit Workum, op maandagochtend en woensdagochtend.
Er is overleg geweest met de gemeente die toestemming heeft gegeven om op korte termijn deze peuteropvang uit te breiden naar 5 ochtenden in de week, omdat de wachtlijst inmiddels bestaat uit geïnteresseerden vanuit Workum en Parrega.
Voor in de toekomst spreken zij over een kindercentrum, waarin ook plaats zal zijn voor dagopvang voor kinderen van 0 tot 4 jaar en buitenschoolse opvang voor schoolkinderen van 4 tot 13 jaar. Dit is een positieve ontwikkeling, omdat zo ook de schoolkinderen, die nu verspreid zitten op scholen in Makkum, Parrega en Workum, de kans krijgen elkaar opnieuw te ontmoeten in Ferwoude. De samenwerking met Thuis-bij-Thea verloopt tot nu toe erg prettig volgens Willie.
Vragen:
Simon de Witte: Het dorpshuis als horeca gelegenheid, bijt dat met het kindercentrum?
Thuis-bij-Thea heeft ervaring met samenwerking met een dorpshuis en weet daarin goede afspraken te maken.
Willem Attema: Hoe ziet de organisatie van zo’n kindercentrum er precies uit? Wie betaald wat?
Ouders van de kinderen betalen Thuis-bijThea. Hiervoor krijgen tweeverdieners een toelage van het rijk. Thuis-bij-Thea krijgt subsidie van de gemeente voor het aanbieden van de peuterspeelzaal. Het management van Thuis-bij-Thea bestaat uit één laag, waardoor de communicatie zo soepel mogelijk verloopt.
Pieter van der Valk: Welke stappen neemt de gemeente? De gemeente bepaald eerst de marktwaarde van het pand. Dan bepalen wethouders samen met raadsleden of het gebouw de leefbaarheid van het dorp verbeterd. De wethouder is tot nu toe positief, raadsleden wisselend. Er zijn er een aantal die de volle pond willen zien voor het gebouw. De gemeente zal iets moeten bedenken op het verschil tussen de werkelijke waarde en de boekwaarde van het gebouw.
3. Punten beheerscommissie door Epke Zonderland Deze Pilot van de gemeente betekent voor Ferwoude:
1. Het pand moet netjes worden onderhouden
2. Er moet zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van het pand 3. We moeten leefbaarheid toonbaar maken
4. Er zitten kosten aan verbonden
1. Onderhoud
Schoonmaak zal om en om gebeuren met de Djippert, omdat we ook nog gebruik zullen maken van die locatie ivm het biljarten en de frituur. Hiervoor blijven we de huidige schoonmaaklijst hanteren.
Thuis-bij-Thea draagt zelf zorg voor hun gebruikte lokalen.
Alle verenigingen moeten zorgen dat ze de keuken schoon achterlaten en de veger er doorheen halen. Ook houden zij in en om het gebouw in de gaten.
Epke Zonderland, juf Janneke en Pieter Hilt beheren een sleutel. Inmiddels is Pieter Hilt in het bezit van twee sleutels, dus hij zal er eentje doorgeven aan Eke Stellingwerf.
2. Gebruik gebouw
Het blijkt teveel te vragen om de biljart tafel voor misschien maar een jaar over te plaatsen naar De Finne. Dit in combinatie met de friteuse die in De Finne een te grote verbouwing eist voor dit jaar, is besloten dat de biljartvereniging op de dinsdag en vrijdag gebruik zal blijven maken van de Djippert. Vanaf 30 september blijft op vrijdagavond de Djippert open voor iedereen, zodat er dan ook een snackje kan worden gegeten.
De overige verenigingen zullen komen ‘proefdraaien’ in De Finne. Er zal een bijeenkomst zijn om de wensen te inventariseren. Ook is er aangegeven dat het wellicht zinvol is om een groepje samen te stellen om de zaalverhuur op de kaart te zetten, bijvoorbeeld op Facebook.
3. Leefbaarheid tonen
De beheerscommissie vraagt om ideeën voor de aankleding van het pand. Het gaat dan hoofdzakelijk om de voorkant van het gebouw. Er is aangegeven dat het een goed idee is om daarvoor een groepje samen te stellen.
4. Kosten
De huurkosten zullen grotendeels in balans zijn met de huur die wij van Thuis-bij-Thea ontvangen.
Energiekosten zullen een kleine 4000,- bedragen. We kunnen deze kosten gedeeltelijk terug verdienen door zaalverhuur. Hierbij is het belangrijk dat dorpsbewoners De Finne promoten.
Overige mededelingen:
- Vanaf 10 oktober is er internet en telefoon in De Finne.
- 1 oktober speelt Roon Staal in de kerk. Na afloop is er gelegenheid tot borrelen in De Finne.
- Alle informatie over de Agenda, Barlijst en Schoonmaaklijst is te vinden op www.ferwoude.eu Hier kun je je ook inschrijven voor de nieuwsbrief. Je krijgt dan een mail wanneer er iets nieuws op de website is geplaatst.
Vragen:
Hendrikus de Jong: merkt op dat het onderhoud van de beide gebouwen en de tuin een grote claim kan leggen op de vrijwilligers. Epke bevestigd dit.
Willie Douma: Is er inmiddels een PR plan voor het promoten van de zaalverhuur? Nee, het eerste idee is om het van mond tot mond te laten verlopen. Willie schrijft een artikel voor de Friso over de nieuwe peuteropvang. Hierin kan kort deze ontwikkeling worden aangestipt.
Anke Zonderland: Blijft de verbouwing van de Djippert liggen tot er meer bekent is over de eventuele aankoop van De Finne? Ja. Jetske Braaksma en Wiebe van Kalsbeek zullen nog wel klein onderhoud blijven verrichten.
Willem Attema: merkt op dat folie voor de ramen een mooie en goedkope optie kan zijn. Wie financiert de spullen van Thuis-bij-Thea? De inboedel van de Pôlepykjes is in het beheer van de ouderraad gebleven. Aangevuld met afgedankte spullen van school en wat spullen van Thuis-bij-Thea.
Auke Pier Buma: Hoe hoog bedraagt de huur? We krijgen de huur vrijwel helemaal terug van Thuis-bij- Thea. Zij betalen per ruimte die zij gebruiken.
Coba Ybema: merkt op dat we geld kunnen vragen voor de vrijwilliger achter de bar bij speciale gelegenheden. Dit geldt niet voor leden, zij betalen alleen de consumptie.
Wiebe van Kalsbeek: merkt op dat we spijkers met koppen moeten slaan en dat er gauw duidelijk moet zijn wat we te bieden hebben om inkomsten te genereren en de leefbaarheid te laten zien.
Harmen Haanstra: Waar komt de eerder besproken muntautomaat? Deze is eerst afgezegd vanwege te hoge kosten.
Fokelien Meijer: merkt op dat november erg kort dag is om de leefbaarheid kenbaar te maken bij de gemeente.
Brenda Draaijer: merkt op dat we een openingsborrel kunnen organiseren om te testen of het gebouw voldoet voor een grote groep mensen. Ook merkt zij op dat de PR door meer mensen gedragen kan worden dan alleen de beheerscommissie, door er een speciale groep voor samen te stellen.
Epke Zonderland: Merkt op dat de beheerscommissie nog iemand kan gebruiken voor de klusjes buitenom De Finne.
4. Rondvraag
Peet Sterkenburgh: de notulen van de vorige ledenvergadering zullen in de vergadering van november worden behandeld, evenals de notulen van vandaag.
Pieter de Jong: Lichten worden in De Finne nogal eens vergeten uit te doen. Peet merkt op dat we samen toezicht hebben hierop.
5. Afsluiting
Iedereen wordt hartelijk bedankt voor de aanwezigheid en het meedenken.
