BESTEK
MET ALS VOORWERP
“CONCESSIE VOOR HET PLAATSEN EN UITBATEN VAN DRANK - EN SNACKAUTOMATEN”
Concessiegever
Dossier goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau op 17 augustus 2021
Uiterste limietdatum en -uur voor de ontvangst van de offertes
8 september 2021 om 11u00
2
I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ... 3
I.1BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ... 4
I.2IDENTITEIT VAN DE CONCESSIEGEVER ... 4
I.3WIJZE VAN GUNNEN ... 5
I.4TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ... 6
I.5VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ... 6
I.6INDIENEN VAN DE OFFERTE ... 7
I.7OPENING VAN DE OFFERTES ... 7
I.8VERBINTENISTERMIJN ... 7
I.9GUNNINGSCRITERIA ... 8
I.10VARIANTEN ... 9
I.11OPTIES ... 10
I.12PRIJSOPGAVE ... 10
I.13KEUZE VAN OFFERTE... 10
II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ... 10
II.1LEIDEND AMBTENAAR ... 10
II.2LOOPTIJD ... 11
II.3VROEGTIJDIG EINDE VAN DE CONCESSIE ... 11
II.4VERZEKERINGEN ... 11
II.5VERBINTENISSEN IN HOOFDE VAN DE PARTIJEN ... 12
II.6BETALING JAARLIJKSE CONCESSIEVERGOEDING ... 12
II.7AANSPRAKELIJKHEID EN VRIJWARING ... 13
II.8ONDERAANNEMERS ... 13
II.9NON-DISCRIMINATIE ... 13
II.10UITLEGGING VAN DE OVEREENKOMST ... 13
II.11GESCHILLEN ... 13
III. TECHNISCHE BEPALINGEN ... 14
III.1TECHNISCHE VEREISTEN AUTOMATEN ... 14
III.2DRANKEN ... 14
III.3SNACKS ... 14
III.4AANBOD PER GEBOUW EN BESCHIKBARE RUIMTE ... 14
III.5UITBREIDING EN BEPERKING AANTAL GEBOUWEN ... 15
III.6VERHUIZEN AUTOMATEN ... 15
III.7VERKOOPPRIJZEN DRANKEN EN SNACKS ... 16
III.8PLAATSING AUTOMATEN ... 16
III.9BEVOORRADING AUTOMATEN ... 16
III.10REINIGING, ONDERHOUD, HERSTEL EN VERVANGING AUTOMATEN ... 17
III.11VERKOOP VAN ALCOHOL ... 17
III.12OPBRENGSTEN VAN DE AUTOMATEN ... 17
III.13KLACHTEN ... 17
BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER (bij offerte te voegen)
3
I. Administratieve bepalingen
Contactpersoon
Naam: Gemeentebestuur Middelkerke Adres: Spermaliestraat 1, 8430 Middelkerke
Contactpersoon: Sander Vrombaut, leidend ambtenaar Telefoon: +32 59 31 30 16
E-mail: sander.vrombaut@middelkerke.be
Tot diens bevoegdheid zal in ieder geval behoren elke mogelijke controle op de naleving van de procedure en naleving van de concessieovereenkomst. Hij kan zich steeds laten bijstaan door derden of zich laten vertegenwoordigen. De contacten met de contactpersoon zullen steeds verplicht in het Nederlands verlopen.
Van de inschrijvers wordt een integer en professioneel gedrag verwacht. Zij dienen:
- zich te onthouden van alle lobbyactiviteiten bij de concessiegever of andere mogelijk betrokken instanties;
- gedurende de gunningsprocedure geen contacten te onderhouden met de concessiegever, noch informatie met hem uit te wisselen, tenzij - in het kader van de gunningsprocedure - op uitdrukkelijk en schriftelijk verzoek van de concessiegever.
Inlichtingen, verduidelijkingen en communicatie
Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven, is de contactpersoon het enig en centraal contactpunt voor de inschrijvers met betrekking tot de concessieprocedure. De inschrijvers communiceren enkel op de in het bestek voorgeschreven wijze.
Vragen om toelichting kunnen uitsluitend per e-mail worden gericht aan de contactpersoon. Deze vragen worden bij voorkeur zo spoedig mogelijk ingediend.
Uitsluitend vragen of opmerkingen die een algemene draagwijdte kennen en die tot verdere verduidelijking van de bepalingen van het bestek aanleiding kunnen geven, zullen door de concessiegever worden beantwoord.
Vragen of opmerkingen die verder gaan dan een loutere verduidelijking of het verkrijgen van bijkomende informatie en die een zeker overleg of onderhandeling zouden impliceren aangaande bepaalde onderdelen van het bestek, zullen niet worden beantwoord.
De vragen en/of opmerkingen dienen gegroepeerd te worden ingediend en worden enkel (schriftelijk) beantwoord indien relevant voor het dossier.
Indien het antwoord op de gestelde vraag een algemene strekking heeft en van belang is voor alle inschrijvers, zal de concessiegever het antwoord bezorgen aan alle inschrijvers.
Vragen kunnen worden gesteld tot 10 kalenderdagen voor de limietdatum voor het indienen van de offertes.
Onduidelijkheden en leemten
Indien de inschrijver in het bestek, de bijlagen of in aanvullende documenten zodanige vergissingen, onduidelijkheden of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk wordt om een offerte in te dienen, of dat hierdoor de kans bestaat dat de vergelijking tussen de offertes in het gedrang wordt gebracht, stelt hij de concessiegever hiervan onmiddellijk en niet later dan vijftien dagen voorafgaand aan de uiterste datum tot het indienen van de offertes, in kennis. Het niet opvolgen van deze verplichting is geheel voor risico van de inschrijver, die zich later niet meer op fouten of andere onvolkomenheden in de concessiedocumenten kan beroepen.
4 Toepasselijke wetgeving
Deze concessie valt noch binnen het toepassingsgebied van de Wet van 17 juni 2026 inzake overheidsopdrachten, noch binnen het toepassingsgebied van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten.
I.1 Beschrijving van de opdracht
Voorwerp van de opdracht:
De opdracht betreft een concessie voor diensten, met als voorwerp het plaatsen en uitbaten van drank- en snackautomaten (hierna ‘de automaten’) in verschillende gebouwen van de gemeente en het OCMW van Middelkerke.
Toelichting:
De concessiehouder staat in voor het gebruiksklaar installeren en het beheer van automaten voor warme en koude dranken en voor snacks. De opdracht is full service en omvat de plaatsing, de aansluiting, de
bevoorrading, de reiniging, het herstel, het preventief en curatief onderhoud en indien nodig vervangen van de automaten. De opbrengsten van de automaten komen toe aan de concessiehouder.
De specificaties met betrekking tot de werkwijze en de uitvoering van de concessie worden weergegeven in deel III – technische bepalingen.
Plaats van dienstverlening:
In volgende gebouwen moet de concessiehouder automaten plaatsen en uitbaten:
- Gemeentehuis Middelkerke: 8430 Middelkerke, Spermaliestraat 1;
- Gemeentelijke werkhuizen: 8430 Middelkerke, Molenstraat 45;
- Welzijnshuis OCMW Middelkerke: 8430 Middelkerke, Sluisvaartstraat 17;
- WZC De Ril: 8430 Middelkerke, Oostendelaan 139;
- Bibliotheek Middelkerke: 8430 Middelkerke, Populierenlaan 16;
- Sporthal De Bamburg: 8434 Lombardsijde, Baronstraat 25;
- Trefpunt De Kilt: 8434 Westende, Henri Jaspardlaan 29.
De concessiegever kan gedurende de looptijd van de concessie het aantal gebouwen waar automaten moeten worden geplaatst en uitgebaat, uitbreiden tot maximaal 10 en beperken tot minimaal 4.
I.2 Identiteit van de concessiegever
Gemeente Middelkerke Spermaliestraat 1 8430 Middelkerke BE 0207.495.668 OCMW Middelkerke Sluisvaartstraat 17 8430 Middelkerke BE 0212.199.079
Hierna samen aangeduid als ‘de concessiegever’.
5
I.3 Wijze van gunnen
Verloop van de procedure
1. De inschrijvers dienen een offerte in.
2. De concessiegever kan vervolgens (maar is niet verplicht), na evaluatie van de ingediende offertes, met het oog op de verbetering van de inhoud ervan onderhandelen met één of meerdere
inschrijvers. In dergelijk geval krijgen alle inschrijvers de kans om hun offertes aan te passen en te verbeteren. Aan het einde van de onderhandelingen vraagt de concessiegever om een BAFO (Best And Final Offer) in te dienen.
3. De laatst ingediende offertes worden beoordeeld op grond van de hieronder vermelde gunningscriteria. Over de gunningscriteria wordt niet onderhandeld.
4. De concessie wordt gegund aan de inschrijver die de meest gunstige regelmatige offerte heeft ingediend.
De concessiegever kan de concessiedocumenten in iedere fase van de procedure aanpassen, aanvullen en wijzigen. De concessiegever zal, in geval van aanpassingen, aanvullingen of wijzigingen, aan de inschrijver een bericht van wijziging overmaken.
Indicatieve timing
- Goedkeuring van het bestek: 17 augustus 2021;
- Limietdatum en -uur voor het indienen van de offertes: 8 september 2021 om 11u00;
- Gunning + start van de concessie: 21 september 2021.
De timing is niet bindend voor de concessiegever en kan aangepast worden in functie van de evolutie van de procedure.
Uitsluiting
Indien een inschrijver in strijd met de eisen gesteld in het bestek handelt, kan dit leiden tot zijn uitsluiting tot (verdere) deelname aan de concessieprocedure.
Indien een inschrijver in een latere fase van de concessieprocedure niet meer voldoet aan één of meer van de selectievoorwaarden, heeft de concessiegever het recht deze inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de concessieprocedure.
Betekening De inschrijvers:
- die niet meer worden geacht aan de voorwaarden voor selectie te voldoen, worden in kennis gesteld van een gemotiveerd uittreksel van de beslissing tot uitsluiting;
- van wie de offerte onregelmatig is bevonden, worden in kennis gesteld van de motieven van de wering in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing;
- die een regelmatige offerte indienden, worden in kennis gesteld van de rangschikking van de inschrijvers en de aanduiding van de inschrijver waarmee verder wordt onderhandeld;
- van wie de offerte niet werd gekozen, worden in kennis gesteld van de gemotiveerde gunningsbeslissing.
6
I.4 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
Schulden bij de concessiegever (uitsluitingscriterium)
De concessiegever kan een inschrijver die schulden heeft t.a.v. de gemeente Middelkerke, haar verzelfstandigde agentschappen of het OCMW Middelkerke uitsluiten van de deelname aan de concessieprocedure.
Professionele integriteit (uitsluitingscriterium)
De concessiegever kan een inschrijver die veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast, uitsluiten van de deelname aan de concessieprocedure.
De inschrijver voegt volgende documenten bij zijn offerte:
- De Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister dat maximaal drie maand oud is op het uiterste tijdstip van ontvangst van de offerte op naam van de vennootschap alsook op naam van de personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de inschrijver of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben;
- De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale
zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een recent attest uitgereikt door de bevoegde buitenlandse overheid waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;
- De buitenlandse inschrijver: uittreksel uit het strafregister, certificaten inzake fiscale en sociale schulden, en een certificaat inzake niet-faling. Wanneer een document of certificaat niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoende voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of in landen waar dit niet voorzien is, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een bevoegde rechterlijke of
administratieve instantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van herkomst of van het land waar de ondernemer gevestigd is.
Eerdere relevante ervaring (selectievoorwaarde)
De inschrijver moet bewijzen dat hij over eerdere relevante ervaring beschikt met betrekking tot het voorwerp van de concessie.
De inschrijver voegt bij zijn offerte ten minste één referentie van maximaal vijf jaar oud waaruit blijkt dat hij minimaal een jaar ervaring heeft met het plaatsen en uitbaten van drank en/of snackautomaten.
I.5 Vorm en inhoud van de offerte
Taalgebruik
Het bestek en alle aanvullende stukken moeten in het Nederlands worden opgesteld. Louter commerciële en bijkomende informatie die ten titel van aanvulling of inlichting wordt verstrekt kan in een andere taal dan het Nederlands gevoegd worden. De concessiegever kan evenwel een vertaling vragen aan de inschrijver.
Alle mededelingen en kennisgevingen (zowel mondeling als schriftelijk) tussen de inschrijver en de concessiegever zullen in het Nederlands worden gevoerd.
De voorstellen, in de volgende stappen van de procedure, moeten in het Nederlands worden opgesteld.
7 Prijzen
Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.
I.6 Indienen van de offerte
Limietdatum en -uur
De uiterste limietdatum en -uur voor het indienen van een offerte is 8 september 2021 om 11u00.
Wijze van indienen
De inschrijving moet gebeuren:
- hetzij per aangetekend schrijven gericht aan het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Middelkerke;
- hetzij via afgifte tegen ontvangstbewijs in het gemeentehuis van de gemeente Middelkerke.
De voorstellen worden in een dubbel gesloten omslag gestoken. De tweede omslag vermeldt: “inschrijving concessie voor het plaatsen en uitbaten van drank- en snackautomaten”
De voorstellen dienen uiterlijk op 8 september 2021 vóór 11u00 u te zijn ontvangen. Laattijdige voorstellen zullen niet worden aanvaard (ongeacht, desgevallend, de datum van verzending van het aangetekend schrijven).
Door het indienen van een offerte aanvaardt de inschrijver onvoorwaardelijk de inhoud van het bestek en de bijhorende opdrachtdocumenten en de invulling van de plaatsingsprocedure zoals deze in het bestek beschreven is en aanvaardt hij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn.
Indien een inschrijver in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende post binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van het bestek, bekend te maken aan de concessiegever met omschrijving van de reden.
Documenten
De inschrijver dient zijn offerte in aan de hand van het offerteformulier (bijlage A).
Bij dit offerteformulier voegt de inschrijver de in het bestek gevraagde documenten. Een overzicht van de documenten staat vermeld op het offerteformulier.
I.7 Opening van de offertes
De opening van de voorstellen zal gebeuren door de algemeen directeur of zijn aangestelde, in aanwezigheid van een bijzitter.
Er is geen publieke opening van de offertes.
I.8 Verbintenistermijn
De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de limietdatum voor ontvangst van de offertes.
8
I.9 Gunningscriteria
Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:
Nr. Beschrijving Gewicht
1 Vaste jaarlijkse concessievergoeding 25
De inschrijver geeft op welke vaste jaarlijkse concessievergoeding hij aan de concessiegever wenst te betalen.
Een negatieve concessievergoeding is niet toegelaten.
De concessievergoeding wijzigt niet tijdens de looptijd van de concessieovereenkomst.
De hoogste offerte krijgt het maximum van de punten. De andere offertes krijgen een score in verhouding met hun afwijking t.o.v. de hoogste offerte. Deze score wordt bepaald door de volgende formule:
Y=X*L/Z
Y= score die wordt berekend voor offerte L
X = weging die wordt toegekend aan criterium prijs
L= totaalprijs van de offerte waarvoor de score berekend wordt Z = totaalprijs van de hoogste offerte
2 Kwaliteit van de automaten 20
Met het oog op de beoordeling van de kwaliteit van de drank- en snackautomaten stelt de inschrijver een nota ‘kwaliteit van de automaten’ op. In deze nota deelt de inschrijver o.a.
volgende gegevens mee:
- Per gebouw het type automaten dat wordt geplaatst (voor het aanbod per locatie zie titel III.4);
- Foto’s van de automaten;
- De betaalmogelijkheden (cash, bankkaart, creditkaart, maaltijdcheque, app, …);
- Het energieverbruik van en de geluidsproductie door de automaten;
- …
Het plaatsen van esthetisch aantrekkelijke automaten met ruime betaalmogelijkheden en een beperkt energieverbruik en geluidsproductie worden positief beoordeeld.
De inschrijver met de score ‘uitstekend’ voor dit gunningscriterium bekomt 100 % van de punten voor het criterium; de inschrijver met de score ‘zeer goed’ bekomt 80 % van de punten;
de inschrijver met de score ‘goed’ bekomt 60 % van de punten; de inschrijver met de score
‘onvoldoende’ bekomt 40 % van de punten; de inschrijver met de score ‘slecht’ bekomt 20 % van de punten en de inschrijver met de score ‘zeer slecht’ bekomt 0 % van de punten.
9
3 Aanbod dranken en snacks 20
De inschrijver stelt een nota ‘aanbod dranken en snacks’ op, waarin hij per automaat meedeelt welke dranken en/of snacks worden aangeboden. Het merk van de aangeboden producten moet worden vermeld.
Een uitgebreid en gevarieerd aanbod van kwalitatieve (merk)producten wordt positief beoordeeld.
De inschrijver met de score ‘uitstekend’ voor dit gunningscriterium bekomt 100 % van de punten voor het criterium; de inschrijver met de score ‘zeer goed’ bekomt 80 % van de punten;
de inschrijver met de score ‘goed’ bekomt 60 % van de punten; de inschrijver met de score
‘onvoldoende’ bekomt 40 % van de punten; de inschrijver met de score ‘slecht’ bekomt 20 % van de punten én de inschrijver met de score ‘zeer slecht’ bekomt 0 % van de punten.
4 Bevoorrading, reiniging, onderhoud en interventietermijnen 20
De inschrijver stelt een nota ‘bevoorrading, reiniging, onderhoud en interventietermijnen’ op, waarin hij volgende gegevens meedeelt:
- de wijze en de periodiciteit van de bevoorrading van de automaten;
- de periodiciteit van de reiniging, het onderhoud en de interventietermijnen bij acute problemen.
Korte interventietermijnen bij acute problemen en een regelmatige bevoorrading, reiniging en onderhoud worden positief beoordeeld.
De inschrijver met de score ‘uitstekend’ voor dit gunningscriterium bekomt 100 % van de punten voor het criterium; de inschrijver met de score ‘zeer goed’ bekomt 80 % van de punten;
de inschrijver met de score ‘goed’ bekomt 60 % van de punten; de inschrijver met de score
‘onvoldoende’ bekomt 40 % van de punten; de inschrijver met de score ‘slecht’ bekomt 20 % van de punten én de inschrijver met de score ‘zeer slecht’ bekomt 0 % van de punten.
5 Plaatsingstermijn automaten 15
De inschrijver stelt een nota ‘plaatsingstermijn automaten’ op, waarin hij meedeelt binnen welke termijn hij de automaten in de verschillende gebouwen zal plaatsen.
Korte plaatsingstermijnen worden positief beoordeeld.
De inschrijver met de score ‘uitstekend’ voor dit gunningscriterium bekomt 100 % van de punten voor het criterium; de inschrijver met de score ‘zeer goed’ bekomt 80 % van de punten;
de inschrijver met de score ‘goed’ bekomt 60 % van de punten; de inschrijver met de score
‘onvoldoende’ bekomt 40 % van de punten; de inschrijver met de score ‘slecht’ bekomt 20 % van de punten én de inschrijver met de score ‘zeer slecht’ bekomt 0 % van de punten.
Totaal gewicht gunningscriteria: 100
I.10 Varianten
Vrije varianten worden niet toegelaten.
Er zijn geen vereiste of toegestane varianten voorzien.
10
I.11 Opties
Het indienen van vrije opties is niet toegelaten.
Er zijn geen verplichte opties voorzien.
I.12 Prijsopgave
De concessievergoeding is onderhevig aan 21% BTW.
De concessiehouder kan voor het uitvoeren van diensten in het kader van de concessie geen enkele kost aan de concessiegever aanrekenen.
I.13 Keuze van offerte
De concessiegever kiest de meest gunstige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte.
Door de indiening van zijn offerte(s) aanvaardt de inschrijver alle clausules van het bestek en ziet hij af van zijn algemene en bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs indien deze vermeld staan in zijn offerte of een bijlage bij zijn offerte.
Indien het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de concessiegever zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen.
De initiële offerte kan worden gekozen, zodat in voorkomend geval geen onderhandelingen met het oog op de verbetering van de inhoud van de offerte plaatsvinden en geen tweede offerte / BAFO moet worden ingediend.
De concessiegever heeft het recht om geen gevolg te geven aan de ingediende offertes en de concessie niet te gunnen of een nieuwe oproep tot mededinging te organiseren. De inschrijvers hebben in dergelijk geval geen recht op enige (schade-)vergoeding van welke aard dan ook.
II. Contractuele bepalingen
II.1 Leidend ambtenaar
De leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht wordt uitgeoefend door Sander Vrombaut, jurist bij het gemeentebestuur van Middelkerke.
Telefoon: +32 59 31 30 16
E-mail: sander.vrombaut@middelkerke.be
De leidend ambtenaar kan zich steeds laten vervangen door een aangestelde.
11
II.2 Looptijd
De looptijd van de concessie bedraagt 5 jaar, met de mogelijkheid tot een stilzwijgende verlenging van 3 keer 1 jaar.
De startdatum van de concessie is de datum waarop de concessie aan de concessiehouder wordt gegund.
In elk geval is de looptijd van de concessie beperkt tot een maximale duur van 8 jaar.
II.3 Vroegtijdig einde van de concessie
Van rechtswege beëindiging
De concessie eindigt onmiddellijk, van rechtswege en zonder enige procedure of formaliteit bij:
- De ontbinding van de concessiehouder;
- Het faillissement van de concessiehouder;
- Bij een aanvraag van de concessiehouder tot een gerechtelijke reorganisatie.
Noodwendigheid van algemeen belang en overmacht
In geval van een noodwendigheid van algemeen belang of bij overmacht, kan de concessiegever voortijdig een einde maken aan de concessie.
Ernstige tekortkomingen van de concessiehouder
De concessiegever kan eveneens voortijdig aan de concessie een einde maken wanneer de concessiehouder ernstig zou tekortkomen aan de verplichtingen die uit de concessieovereenkomst
voortvloeien. Deze tekortkomingen kunnen zowel betrekking hebben op de uitvoering van de concessie, als op de betaling van de aan de concessiegever verschuldigde bedragen.
De vaststelling van de niet-naleving van de voorwaarden of de ernstige nalatigheden wordt door de concessiegever aan de concessiehouder betekend bij ter post aangetekend schrijven. Bij niet-uitvoering door de concessiehouder van zijn verplichtingen binnen de termijn van vijftien dagen na ontvangst van het aangetekend schrijven, kan de concessiegever de concessie eenzijdig beëindigen, zonder mogelijkheid tot bezwaar. De betekening geldt derhalve als definitieve opzegging van de concessie. Eventuele
schadevergoedingen tussen de partijen zullen worden bepaald overeenkomstig het gemeen recht.
Geen voortijdige beëindiging van de concessie door de concessiehouder De concessiehouder kan geen voortijdig einde maken aan de concessie.
II.4 Verzekeringen
De concessiehouder sluit voor de uitvoering van de concessie alle verzekeringen af die hij noodzakelijk acht, doch in elk geval een verzekering voor de burgerlijke aansprakelijkheid en een
arbeidsongevallenverzekering voor het personeel.
De polissen bevatten een clausule luidens dewelke de verzekeringsmaatschappijen zich ertoe verbinden aan de concessiegever kennis te geven van elke schorsing of verbreking van de polissen.
12
II.5 Verbintenissen in hoofde van de partijen
In hoofde van de concessiegever
- De concessiegever verbindt zich ertoe in de gebouwen waar de automaten worden geplaatst voldoende ruimte voor de automaten te voorzien (zie ook artikel III.4);
- De concessiegever voorziet de elektriciteitsaansluitingen (en indien nodig wateraansluitingen) voor de apparaten en draagt de kosten van het verbruik;
- De concessiegever verleent de concessiehouder toegang tot de gebouwen voor de bevoorrading, het herstel en het onderhoud van de automaten.
In hoofde van de concessiehouder
- De concessiehouder is gehouden tot het betalen van de jaarlijkse concessievergoeding;
- Bij de aanvang van de concessie staat de concessiehouder in voor het leveren en aansluiten van de automaten;
- Gedurende de looptijd van de concessie staat de concessiehouder in voor het bevoorraden, reinigen, onderhouden, herstellen en indien nodig vervangen van de automaten;
- Op het einde van de concessie staat de concessiehouder in voor de terugname van de automaten;
- De concessiehouder waakt over de houdbaarheidsdatum van de dranken en snacks en verwijdert vervallen producten;
- De concessiehouder int de opbrengsten van de automaten;
- Alle taksen en lasten die betrekking hebben op het voorwerp van de concessie, van welke aard ook, om het even door welke overheid zij worden geëist of zullen geëist worden in de toekomst, zijn ten laste van de concessiehouder;
- De concessiehouder kan zijn rechten en plichten die uit de concessieovereenkomst voortvloeien slechts met de schriftelijke en voorafgaande instemming van de concessiegever overdragen aan derden. De concessiegever kan onder geen enkel beding verplicht worden een overdracht van de concessieovereenkomst te aanvaarden. Wordt evenwel niet begrepen als overdracht: de
vervanging door een nieuwe concessiehouder ten gevolge van een rechtsopvolging onder
algemene of gedeeltelijke titel in de positie van de aanvankelijke concessiehouder, ten gevolge van herstructurering van de onderneming, onder meer door overname, fusie, acquisitie of insolventie, door een andere ondernemer die voldoet aan de aanvankelijk vastgestelde selectiecriteria, mits dit geen andere wezenlijke wijzigingen in de concessie meebrengt en deze vervanging niet bedoeld is om zich aan de toepassing van de wet te onttrekken.
II.6 Betaling jaarlijkse concessievergoeding
De concessievergoeding wordt jaarlijks gefactureerd door de concessiegever.
13
II.7 Aansprakelijkheid en vrijwaring
De concessiegever is niet aansprakelijk voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de diensten die het voorwerp uitmaken van de concessie of die wordt veroorzaakt door de automaten. De concessiehouder vrijwaart de concessiegever tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
De concessiehouder ziet af van alle verhaal op de concessiegever voor schade aan de toestellen.
II.8 Onderaannemers
Indien concessiehouder voor de concessie beroep doet op onderaannemers, blijft de concessiehouder ten opzichte van de concessiegever aansprakelijk. De concessiegever heeft geen enkele contractuele band met de onderaannemers van de concessiehouder.
II.9 Non-discriminatie
De concessiehouder verbindt zich ertoe bij het uitvoeren van de concessie niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij ziet hierop toe zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, …
II.10 Uitlegging van de overeenkomst
De concessieovereenkomst en de bijlagen vormen één en ondeelbaar geheel en zijn samen te lezen.
Bij tegenstrijdigheid tussen de digitale versie van de concessieovereenkomst en de analoge versie, primeren de analoge versie en bijlagen.
Bij strijdigheid tussen een bepaling van de concessieovereenkomst en een bepaling of clausule opgenomen in een bijlage, primeert de bepaling van de concessieovereenkomst.
In zoverre in de concessieovereenkomst van deze artikelen niet wordt afgeweken, zijn de artikelen 1156- 1164 B.W. van toepassing.
II.11 Geschillen
Geschillen met betrekking tot de uitvoering van de concessie behoren exclusief tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Brugge.
14
III. TECHNISCHE BEPALINGEN
De technische bepalingen zijn de vereiste kenmerken van de diensten die het voorwerp uitmaken van de opdracht.
III.1 Technische vereisten automaten
De automaten moeten minimaal voldoen aan volgende technische vereisten:
- Aansluiting op het normale elektriciteitsnet (220/230 V);
- Conformiteitsattest;
- Combiautomaten worden aanbevolen voor de locaties waar dit mogelijk is.
III.2 Dranken
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen drie categorieën van dranken.
- Niet alcoholische dranken: water, frisdrank, light-drank, vruchtensap, sportdrank, energiedrank, melkdrank …;
- Alcoholische dranken: verschillende types bier, wijn … (geen sterkedrank);
- Warme dranken: koffie, koffiebereidingen, chocolademelk … (met bekeruitgifte).
De categorieën van dranken die verkocht moeten worden, verschilt per gebouw (zie titel III.4).
Het drankenaanbod moet bestaan uit A-merken.
Het drankenaanbod kan tijdens de looptijd van de concessie wijzigen. Een aanvraag tot wijziging kan uitgaan van zowel de concessiegever als de concessiehouder.
III.3 Snacks
Het snackaanbod moet gevarieerd zijn en minstens bestaan uit zoete, hartige en gezonde(re) producten:
snoep, chocoladerepen, graanrepen, energierepen, chips, nootjes, suiker- en vetvrije snacks … Het snackaanbod moet voornamelijk bestaan uit A-merken.
Het aanbod aan snacks kan tijdens de looptijd van de concessie wijzigen. Een aanvraag tot wijziging kan uitgaan van zowel de concessiegever als de concessiehouder.
III.4 Aanbod per gebouw en beschikbare ruimte
De gebruikers van de automaten zijn verschillend per gebouw. Het aanbod verschilt daarom per locatie.
- Gemeentehuis Middelkerke – gebruikers = personeelsleden gemeente (± 110 personen) – ruimte voor 2 automaten:
o Niet-alcoholische dranken;
o Snacks;
15 - Gemeentelijke werkhuizen – gebruikers = personeelsleden van de gemeente (± 140 personen) –
ruimte voor 1 automaat:
o Niet-alcoholische dranken;
o Snacks;
- Welzijnshuis OCMW Middelkerke – gebruikers = personeelsleden van het OCMW (± 65 personen) – ruimte voor 1 automaat:
o Niet-alcoholische dranken;
o Snacks;
- WZC De Ril – gebruikers = personeelsleden (± 80 personen) – ruimte voor 1 automaat:
o Niet-alcoholische dranken;
o Snacks;
- Bibliotheek Middelkerke – gebruikers = personeelsleden (± 9 personen) en bezoekers (± 150 personen per dag) – ruimte voor 1 automaat:
o Niet-alcoholische dranken;
o Snacks;
- Sporthal De Bamburg – gebruikers = sporters, supporters en bezoekers van de sporthal (momenteel 6 clubs die op vaste basis trainen en wekelijks verschillende lessenreeksen van de sportdienst) – ruimte voor 3 automaten:
o Alcoholische dranken;
o Niet-alcoholische dranken;
o Warme dranken;
o Snacks;
- Trefpunt De Kilt – gebruikers = dagelijks gebruik door bezoekers en verenigingen (ruimte voor maximaal 80 personen) – ruimte voor 1 automaat:
o Niet-alcoholische dranken.
Het aanbod per gebouw kan tijdens de looptijd van de concessie wijzigen. Een aanvraag tot wijziging kan enkel uitgaan van de concessiegever.
III.5 Uitbreiding en beperking aantal gebouwen
De concessiegever kan gedurende de looptijd van de concessie het aantal gebouwen waar automaten moeten worden geplaatst en uitgebaat, uitbreiden tot maximaal 10. Een uitbreiding van het aantal gebouwen heeft geen invloed op de concessievergoeding.
De concessiegever kan gedurende de looptijd van de concessie het aantal gebouwen waar automaten moeten worden geplaatst en uitgebaat, beperken tot minimaal 4. Een beperking van het aantal gebouwen heeft geen invloed op de concessievergoeding.
III.6 Verhuizen automaten
De concessiegever heeft het recht om een automaat tijdelijk of definitief te (laten) verhuizen naar een ander gebouw, wanneer de functies in het gebouw worden stopgezet, wanneer de functies verhuizen naar een ander gebouw of wanneer het gebouw volledig of gedeeltelijk moet worden vrijgemaakt.
16 Voorbeelden (niet limitatief):
- Verhuis van de gemeentelijke diensten naar het nieuw gemeentehuis;
- Verbouwingswerken in een gebouw;
- Afbraak van een gebouw;
- Stopzetting van de dienstverlening in een gebouw;
- …
De verhuis van een automaat geeft geen recht op een schadevergoeding of vermindering van de concessievergoeding in hoofde van de concessiehouder.
III.7 Verkoopprijzen dranken en snacks
In de gebouwen waar personeelsleden van de concessiegever gebruik maken van de automaten bedraagt de verkoopprijs maximaal € 1,00 (BTW inclusief) per drank of snack.
Het betreft volgende gebouwen:
- Gemeentehuis Middelkerke;
- Gemeentelijke werkhuizen;
- Welzijnshuis OCMW Middelkerke;
- WZC De Ril;
- Bibliotheek Middelkerke.
Eenmaal per jaar kan de concessiehouder een aanpassing van de prijzen vragen. De concessiegever zal enkel een prijsstijging toestaan, indien de concessiehouder bewijst dat de inkoopprijzen van de dranken en/of snacks zijn gestegen. De gevraagde prijsstijging moet in verhouding zijn tot de stijging van de inkoopprijzen.
In de overige gebouwen moet de verkoopprijs van de dranken en snacks steeds marktconform zijn.
Het betreft volgende gebouwen:
- Sporthal De Bamburg;
- Trefpunt De Kilt.
III.8 Plaatsing automaten
De concessiehouder is verantwoordelijk voor de plaatsing van de automaten.
De concessiehouder deelt voorafgaand aan de start van de concessie de afmetingen van de automaten mee aan de concessiegever, zodat deze voldoende ruimte kan voorzien.
III.9 Bevoorrading automaten
De concessiehouder is verantwoordelijk voor de tijdige bevoorrading van de automaten, inclusief de bekers voor automaten met warme dranken.
Uitverkochte producten worden zo spoedig mogelijk aangevuld door de concessiehouder.
Vervallen producten worden zo spoedig mogelijk verwijderd door de concessiehouder.
17
III.10 Reiniging, onderhoud, herstel en vervanging automaten
De concessiehouder is verantwoordelijk voor de reiniging, het herstel en het preventief en curatief onderhoud van de automaten.
Defecten worden zo snel mogelijk opgelost.
Indien nodig zorgt de concessiehouder voor de vervanging van defecte automaten.
Alle kosten met betrekking tot de reiniging, het onderhoud, het herstel en de vervanging van defecte automaten zijn ten laste van de concessiehouder.
III.11 Verkoop van alcohol
Automaten met alcoholische dranken moeten zijn uitgerust met een identiteitskaartlezer om de leeftijd te controleren. Dit systeem mag niet worden uitgeschakeld.
III.12 Opbrengsten van de automaten
De opbrengsten van de automaten komen integraal toe aan de concessiehouder.
III.13 Klachten
De concessiehouder is verantwoordelijk voor de behandeling van klachten over de automaten (bv.
producten die vastzitten in de automaat, foutieve prijzen, vervallen producten …).
De naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van de concessiehouder moeten op een duidelijk zichtbare plaats aangebracht worden op iedere automaat.
18
BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER VOOR DE CONCESSIE VOOR HET PLAATSEN EN UITBATEN VAN DRANK- EN SNACKAUTOMATEN
Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Het totale offertebedrag moet zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven.
Natuurlijke persoon
Ondergetekende (naam en voornaam):
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Woonplaats (volledig adres):
Telefoon:
GSM:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
Ofwel (1)
Rechtspersoon
De vennootschap (benaming, rechtsvorm):
Nationaliteit:
met zetel te (volledig adres):
Telefoon:
GSM:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):
De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.
19 Ofwel (1)
Combinatie van ondernemers (met inbegrip van de tijdelijke vennootschap)
Naam en voornaam hetzij handelsnaam en rechtsvorm:
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Adres hetzij zetel:
Naam en voornaam hetzij handelsnaam en rechtsvorm:
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Adres hetzij zetel:
Deze gegevens telkens te vermelden voor elk van de deelnemers aan de combinatie.
De combinatie die wordt vertegenwoordigd door één van de deelnemers, met name:
VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE BOVENGENOEMDE CONCESSIE VOOR DIENSTEN OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK:
Tegen de vaste jaarlijkse concessievergoeding voor het gemeentebestuur van:
(bedrag in cijfers, exclusief btw)
...
(bedrag in letters, exclusief btw)
...
...
Algemene inlichtingen
Inschrijvingsnr. bij de RSZ.:
Ondernemingsnummer (alleen in België):
Onderaannemers
Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is)
Gedeelte van de concessie dat in onderaanneming wordt gegeven:
Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend:
20 Personeel
Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:
JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is)
Het betreft volgende EU-lidstaat:
Bij de offerte te voegen documenten
- De Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister dat maximaal drie maand oud is op het uiterste tijdstip van ontvangst van de offerte op naam van de vennootschap alsook op naam van de personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de inschrijver of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben;
- De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale
zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een recent attest uitgereikt door de bevoegde buitenlandse overheid waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;
- De buitenlandse inschrijver: uittreksel uit het strafregister, certificaten inzake fiscale en sociale
schulden, en een certificaat inzake niet-faling. Wanneer een document of certificaat niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of in landen waar dit niet voorzien is, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van herkomst of van het land waar de ondernemer gevestigd is;
- Ten minste één referentie van maximaal vijf jaar oud waaruit blijkt dat de inschrijver minimaal een jaar ervaring heeft met het plaatsen en uitbaten van drank en/of snackautomaten;
- Een nota ‘kwaliteit van de automaten’;
- Een nota ‘aanbod dranken en snacks’;
- Een nota ‘bevoorrading, reiniging, onderhoud en interventietermijnen’;
- Een nota ‘plaatsingstermijn automaten’.
Gedaan te ...
De ...
De inschrijver,
Handtekening: ...
Naam en voornaam: ...
Functie: ...
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
