Hierna zullen de verschillende fasen belicht worden, waarna de beheersaspecten kort toegelicht worden. Voor een meer gedegen uitleg aangaande de verschillende fasen wordt verwezen naar “projectmatig werken” van Wijnen e.a.

1 A

Appendix A: Een mogelijke aanzet tot implementatie

Reeds in het voorwoord is aangegeven dat de Rehoboth erg te kampen zal krijgen met het aspect tijd. Derhalve ligt het voor de hand om de implementatie als project te zien.

Een project kenmerkt zich door het hebben van een aantal fasen: een initiatieffase, een definitiefase, een ontwerpfase, een voorbereidingsfase, een realisatiefase en een nazorgfase. De eerste en laatste vallen buiten de ‘scope’ van een project. De verschillende fasen worden afgesloten met een zogenaamd beslisdocument. Hierin staan per project verschillende aspecten, maar ze bevatten altijd de in projectmanagement welbekende beheersaspecten, te weten kwaliteit, organisatie, tijd, informatie en tijd. Daarnaast wordt een plan gemaakt voor de volgende fase.

Hierna zullen de verschillende fasen belicht worden, waarna de beheersaspecten kort toegelicht worden. Voor een meer gedegen uitleg aangaande de verschillende fasen wordt verwezen naar “projectmatig werken” van Wijnen e.a.

Fasering van een project Initiatieffase

Er is (in het verleden) een idee geopperd dat aan het eind van deze fase vormgegeven wordt middels een rapport. In dit geval zou de initiatieffase beschouwd kunnen worden als de ‘presentatieschool’ zoals deze in voorgaande gedefinieerd is.

Definitiefase

Er wordt nu exact aangegeven aan welke eisen het resultaat moet voldoen dat in de definitiefase gedefinieerd is. In dit geval is dit rapport een deel van de definitiefase: men zou de inventarisatie van de eisen die aan de onderdelen beheer, computers en vakdocenten kunnen beschouwen als de eisen aan het resultaat presentatieschool.

Het plan van aanpak voor de volgende fase kan gezien worden als de aanbevelingen die gedaan zijn in het laatste hoofdstuk van dit rapport. Uiteraard moet hier nog wel gedacht worden aan de beheersaspecten.

Ontwerpfase

Tot in detail wordt onderzocht hoe het resultaat eruit moet zien en hoe dit behaald

moet gaan worden. Dat betekent hier dus dat geïnventariseerd gaat worden hoe de

verschillende aanbevelingen (uit het laatste hoofdstuk) kunnen worden

gerealiseerd. Gedacht moet bijvoorbeeld worden aan het al dan niet aantrekken

van externe kennis omtrent het beheer van de computers.

2 Voorbereidingsfase

Er wordt geïnventariseerd hoe de verschillende onderdelen uit de vorige fase gerealiseerd kunnen worden. Met andere woorden er wordt gekeken hoe het resultaat bereikt gaat worden. Dat betekent dus dat wanneer deze fase voltooid is er een programma moet liggen waarin precies staat hoe de ‘presentatieschool’

gerealiseerd kan worden bij de Rehoboth.

Realisatiefase

Hier staat het uitvoeren van het plan uit de vorige fase centraal. Het resultaat van deze fase is hier dan ook de ‘presentatieschool’. Daarnaast wordt gekeken naar de nazorg van het resultaat. Hier betekent dat dus dat er een gedegen beheersplan opgesteld moet worden ten aanzien van de computers, maar dat er daarnaast gekeken wordt naar bijvoorbeeld het op peil houden van het kennisniveau van de vakdocenten.

Nazorgfase

Zoals gezegd valt deze fase buiten het project, maar is voor de Rehoboth natuurlijk wel van wezenlijk belang. Eigenlijk betekent nazorg niks meer dan het uitvoeren van het plan zoals dat er uit de vorige fase nog ligt.

Beheersing van een project

Beheersing van een project is onontbeerlijk. Als er in dit geval geen projectbeheersing gehanteerd zal worden, betekent dit waarschijnlijk dat het project niet gerealiseerd zal worden, of dat het resultaat niet naar wens is. In het project worden een zestal beheersaspecten onderscheiden. Deze worden hierna kort toegelicht.

Kwaliteit

In elke fase wordt een manier bedacht waardoor de kwaliteit van de geleverde informatie / zaken voldoet aan de kwaliteit zoals men deze voor ogen had. Dat betekent dus dat er stilgestaan dient te worden bij elk klein detail in het project en dat er procedures opgesteld moeten worden voor de meting van de kwaliteit, maar ook voor het (in geval dit niet het geval was) op peil brengen van de kwaliteit.

Organisatie

In veel gevallen is een project een behoorlijke onderneming, en daar is de

‘presentatieschool’ geen uitzondering op. Organisatiebeheersing betekent allereerst dat er een organisatie opgesteld wordt, maar daarnaast dat deze (gedurende de fase) gecontinueerd blijft.

Tijd

Tijd is in alle gevallen een bottleneck. Het ligt daarom voor de hand dat gestuurd

moet worden op deze bottleneck. Dit wordt gedaan door het stellen van deadlines,

3

maar daarnaast ook het opstellen van procedures indien die deadline niet gehaald is.

Informatie

Informatie is in elke tak van business cruciaal. Zonder goede informatie zal men nooit in staat zijn een goed resultaat te leveren. Derhalve moet men zorgen dat alle mensen die betrokken zijn bij het project (i.e. de projectorganisatie) (kunnen) beschikken over de juiste informatie.

Geld

Naast tijd is ook geld een bottleneck. Er moeten derhalve budgetten gesteld worden en belangrijker er moet gezorgd worden dat deze budgetten nagestreefd worden.

Fasering van het project ‘presentatieschool’

Het project presentatieschool schommelt bij de Rehoboth nu tussen de initiatief en ontwerpfase. Wat voor de Rehoboth vooral belangrijk is, is dat er een degelijk beheersplan opgesteld wordt ten aanzien van de computers. Een computer zonder informatie is namelijk helemaal niks: dat wil zeggen een computer zonder dat hij weet wat er van hem verwacht wordt, kan niet van nut zijn voor de organisatie.

Het beheersplan moet toezien dat dit niet het geval is. Dat betekent dus dat de Rehoboth moet beginnen met deze activiteit: zorg voor goed beheer en zorg voor een degelijk beheersplan (goed beheer is in staat een goed plan op te stellen).

Daarnaast blijkt uit het verleden dat projecten aangaande computers (of ICT- organisaties) meestal aangepakt worden door het min of meer ‘blind’ inkopen van technologie, zonder daarbij stil te staan bij de mogelijkheden met die technologie.

Dat laatste moet de Rehoboth hoe dan ook voorkomen (alhoewel dat op dit moment erg moeilijk is, maar men kan wel zorgen dat het in de toekomst niet meer gebeurt).

In het laatste hoofdstuk zijn eigenlijk een aantal activiteiten gegeven die uitgevoerd moeten worden om de ‘presentatieschool’ tot een succes te brengen. In dat licht is het goed om elke activiteit als project op zich te zien (i.e. deelproject).

Derhalve dient voor elke activiteit een aantal fasen opgesteld te worden, met daarbij uiteraard aandacht aan de verschillende beheersaspecten. In die zin wordt dit rapport dan een soort van handreiking van deelprojecten om tot de

‘presentatieschool’ te komen. De inhoud van die deelprojecten is nog steeds echter vrij vaag. Dat wil zeggen: in grote lijnen is aangegeven hoe de verschillende onderdelen vorm gegeven moeten worden, maar hoe dat precies moet gebeuren blijft eigenlijk in het midden.

Men zou de verschillende ‘gedefinieerde’ deelprojecten dan ook moeten

beschouwen als initiatieffase voor dat deelproject: er is een idee over hoe het zou

4

moeten, maar het is nog niet helemaal zeker hoe dat eruit moet zien. Wel is aangegeven in welke volgorde de deelprojecten plaats moeten vinden.

Het advies is dan ook om dit rapport te gebruiken als ingang voor een vervolgstudie om de presentatieschool concreter te maken. In dit rapport is eigenlijk getracht om in kaart te brengen wat de Rehoboth verstaat onder een

‘presentatieschool’ en welke zaken zij belangrijk achten binnen een

‘presentatieschool’. Hoe het management vervolgens succesvol de formule

‘presentatieschool’ kan hanteren wordt hier overgelaten aan het management zelf.

Zij hebben met dit rapport een handreiking gekregen: de eigenlijke implementatie

van dit project blijft, ook in deze appendix, voor het management zelf.