1
Stageverslag
Stage bij de Taskforce VN Veiligheidsraad bij het Ministerie van Buitenlandse
Zaken te Den Haag
Naam: Milou Smeding
Studentnummer: 2448475 Begeleider RUG: Lies Feringa Begeleider BZ: Felix Lomans
Studie Master International Relations (track East Asian Studies) Stageperiode 23-08-2018 t/m 01-02-2019
2
Inhoudsopgave
Inleiding
3
1. Oriëntatie
4
2. Verwachtingen vooraf
5
3. Voorbereidingen
6
3.1 Placement Plan en contract
6
3.2. Huisvesting, kosten levensonderhoud, stagevergoeding
7
4. Taskforce VN Veiligheidsraad
7
4.1 Organisatie
7
5. Werkzaamheden
10
5.1 Sanctie-cluster
10
5.2 Afrika-cluster
11
5.3 Preparatory Conference on Peacekeeping
13
5.4 Overige werkzaamheden
14
6. Reflectie
16
6.1 Reflectie op leerdoelen
16
6.2 Competenties, leermomenten voor de toekomst en stagebegeleiding
21
6.3 Studie en stage
22
6.4 Reflectie: toekomstige carrière
22
7. Tips voor studenten die een stage zoeken
23
Conclusie
24
Bijlagen
25
1. Overzicht resultaten Nederlands lidmaatschap VN Veiligheidsraad
25
3
Inleiding
In het kader van de Master International Relations aan de Rijksuniversiteit Groningen heb ik van 21 augustus 2018 tot en met 1 februari 2019 stage gelopen bij de Taskforce VN Veiligheidsraad bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken te Den Haag. Studenten die gekozen hebben voor de track East Asian Studies zijn binnen de Master International Relations niet verplicht om stage te lopen: zij kunnen er ook voor kiezen om een vak te volgen in Groningen of een semester in het buitenland te studeren. Zo heb ik een half jaar aan de universiteit in Osaka te Japan gestudeerd. Dit was een erg leerzame ervaring, maar toch wilde ik ook nog graag stage lopen om zo praktijkervaring op te doen. Stage lopen wordt bij de Master ook erg aangemoedigd en ik ben erg blij dat ik de kans heb gekregen om stage te lopen. Stage lopen heeft mij nieuwe inzichten gegeven en ik heb een leerzame, unieke ervaring opgedaan, wat ik ook als een verrijking van de studie zie.
In dit verslag zal ik mijn indrukken, werkzaamheden en ervaringen delen, waarbij ik geprobeerd heb om een zo goed mogelijk beeld te geven van mijn stage. Eerst zal ik kort mijn oriëntatie en zoektocht toelichten evenals de aanmeldingsprocedure en sollicitatiegesprekken die daarop volgden. Daarna ga ik in op de verwachtingen die ik vooraf had van een stage bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) evenals de voorbereidingen die ik heb getroffen. Vervolgens zal ik uiteenzetten hoe de organisatiestructuur er bij BZ uitziet en hoe de Taskforce VN Veiligheidsraad zich hier tot verhoudt. Daarna zal ik inzicht geven in mijn werkzaamheden en vertel ik hoe ik de stage bij BZ heb ervaren, zowel op persoonlijk als professioneel gebied. Ook zal ik ingaan op de door mijzelf vooraf opgestelde leerdoelen en reflecteer ik in hoeverre ik de leerdoelen heb behaald. Ook zal ik toelichten hoe de stage zich verhoudt tot de studie, de toegevoegde waarde van de stage (in het kader van de track East Asian Studies), mijn ontwikkeling in het leerproces en mijn toekomstperspectief. Ten slotte zal ik, vanuit mijn eigen ervaring, studenten wat tips geven die op zoek zijn naar een stage (bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken).
4
1. Oriëntatie
Tijdens mijn Bachelor Europese Talen en Culturen heb ik een semester in Stockholm gestudeerd en toen ik besloten had om de Master International Relations te doen leek het mij dan ook goed om stage te gaan lopen, eventueel in het buitenland. Echter, studeren aan een universiteit in Azië is een kans die je later niet meer snel krijgt en iemand bij de universiteit vertelde mij dat ik mijn hele leven nog kon werken, dus zo geschiedde. Toen ik in Osaka studeerde begon het idee om stage te lopen toch steeds meer te spelen. Ik had al een aantal verhalen gehoord van mensen die bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken stage hadden gelopen en hier erg tevreden over waren. Diplomatie vond ik altijd al erg interessant en ik had van het BZ-klasje gehoord. Ik wist dus eigenlijk al vrij snel waar ik graag stage zou willen lopen: bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Zo kon ik zien of de gang van zaken bij BZ en de wereld van diplomatie mij zouden bevallen en of ik echt bij BZ zou willen werken in de toekomst.
Normaal moeten studenten die hebben gekozen voor de track East Asian Studies een stageplek vinden waarbij er een duidelijke link met Azië is, maar omdat ik al mijn Azië-gerelateerde studiepunten heb behaald door een semester in Japan te studeren gold deze vereiste niet voor mijn stage. Gezien mijn interesse voor en kennis van Azië heb ik toch eerst gekeken naar een stageplek met een Azië-link. Dat viel echter niet mee: zo werden er mensen met een communicatieachtergrond gevraagd of was enige kennis van Mandarijn vereist. Toen ik een vacature voorbij zag komen bij de Nederlandse ambassade in Seoul op de economische afdeling besloot ik, ondanks het feit dat ik geen achtergrond in marketing en economie heb, het toch te proberen. Ik werd uitgenodigd voor een Skype-interview, maar helaas werd ik het nét niet.
Ik bleef de website van BZ in de gaten houden en keek ook naar stages zonder Azië-link. Zo heb ik ook nog overwogen om stage te lopen in Stockholm omdat ik Zweeds spreek. Maar toen zag ik een interessante vacature voorbij komen: een plek bij de Permanente Vertegenwoordiging (PV) van Nederland bij de Verenigde Naties in New York. Voor een vak dat ik had gevolgd over de VN Veiligheidsraad moest ik resoluties invoeren in een database en leerde ik hoe ik resoluties moest lezen. Dit heeft mijn interesse in de totstandkoming van een resolutie en de diplomatie die daaraan vooraf gaat gewekt. Nederland was vorig jaar tijdelijk lid van de Veiligheidsraad en dit was een unieke kans om de diplomatie op het hoogste niveau van dichtbij mee te maken. Helaas werd ik, na een leuk, leerzaam Skype-gesprek, niet gekozen.
Ondanks het feit dat ik op stageplekken reageerde en soms wel werd uitgenodigd maar niet gekozen werd bleef ik doorgaan met zoeken. Stageplekken bij BZ zijn erg populair en ik wist dat het niet makkelijk zou worden om snel iets te vinden. Vervolgens werd ik voor de derde keer uitgenodigd voor een gesprek. Dit keer niet via Skype maar op het Ministerie zelf: bij de Directie Azië en Oceanië,
5 cluster Zuid-Azië. Weer was er een andere sollicitant die beter in het profiel paste. Wel moedigde de beleidsmedewerker met wie ik het sollicitatiegesprek had gehad mij aan om verder te solliciteren, omdat ik zeker wel kans maakte.
Behalve een stage bij BZ en eventueel een link met Azië wilde ik graag een stageplek waar je als stagiaire veel zou mogen en kunnen doen en waar je echt zou meedraaien met het team. Toen zag ik op de website van BZ dé stageplek voorbijkomen: een stage bij de Taskforce VN Veiligheidsraad (TF-VNVR). De plek had veel weg van de stageplek bij de Permanente Vertegenwoordiging in New York en ik besloot hier echt voor te gaan. In de vacaturetekst stond heel duidelijk wat de werkzaamheden zouden zijn en dat er veel werd verwacht van stagairs. Tevens zag ik het als unieke kans om een bijdrage te leveren aan de Nederlandse inzet in de Veiligheidsraad en deel uit te maken van een team dat de beleidsinzet coördineert vanuit Den Haag.
Voor mijn eerdere sollicitaties was ik al langs geweest bij NEXT Career Services voor een CV-check en heb ik deelgenomen aan een workshop over het schrijven van een goede motivatiebrief en eentje over tips voor het voeren van een sollicitatiegesprek. Ik ben toen bezig gegaan met mijn motivatiebrief en door mijn eerdere sollicitatie bij de PV wist ik al redelijk veel over waar Nederland voor stond en wilde bereiken in de Veiligheidsraad, wat ik heb gebruikt in mijn motivatiebrief.
Vrij snel na de deadline kreeg ik een telefoontje of ik op gesprek wilde komen. Toen heb ik me inhoudelijk voorbereid op het gesprek (wat doet Nederland in de Veiligheidsraad?), maar heb ik ook gekeken naar mijn eigen sterke en zwakke punten, motivatie voor deze stage en wat ik hoop te leren en te bereiken met de stage. Omdat ik al een keer op gesprek was geweest bij BZ en twee Skype-gesprekken had gehad, wist ik wat beter wat er verwacht werd en hoe ik mezelf moet presenteren. Hierdoor was ik ook niet zo zenuwachtig. Het gesprek verliep erg goed en heb ik ervaren als ongedwongen. Wat ook hielp was dat één van de stagiairs, die op dat moment stage liep bij de Taskforce, bij het gesprek aanwezig was, waardoor het wat laagdrempeliger voelde en zo kon ik ook gerichter vragen stellen over de stage. Diezelfde avond nog hoorde ik dat ik een van de twee beschikbare stageplekken had gekregen. Daarna kon ik beginnen met de voorbereidingen.
2. Verwachtingen vooraf
Voorafgaand aan de stage had ik redelijk algemene verwachtingen, namelijk dat een stage bij BZ betekent dat er veel van je verwacht wordt, dat het er op het ministerie bureaucratisch aan toe zou gaan en dat ik veel zou gaan schrijven, zoals memo’s en instructies aan de PV in New York. Ook was ik er vrij zeker van dat ik een unieke, uitdagende stage tegemoet zou gaan waarin veel verschillende onderwerpen aan bod zouden komen, van vredesmissies tot sancties. Het was wel lastig om vooraf
6 allerlei verwachtingen te hebben van hoe de werkzaamheden er precies uit zouden zien en welke mate van verantwoordelijkheid ik hierin zou krijgen.
Omdat de Taskforce speciaal is opgericht voor het Nederlands lidmaatschap van de Veiligheidsraad was het wat lastiger om een goed beeld te krijgen van de stageplek alsook hoe de Taskforce zich verhoudt tot het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Tijdens het sollicitatiegesprek vertelde de stagiair mij wel dat er soms lange dagen worden gemaakt en dat er hard wordt gewerkt in het team, maar dat de stagiairs zeker vol meedraaien in het team en de werkzaamheden. Ik ging er dus vanuit dat ik lange dagen zou maken en dat ik veel dossierkennis zou opdoen, al had ik nog geen idee bij welke clusters ik terecht zou komen. Hoe dan ook zou ik meer te weten komen over regio’s en onderwerpen waar ik nog niet veel over wist. Verder ging ik ervan uit dat een stage bij BZ mij duidelijkheid zou geven of ik later bij BZ zou willen werken, namelijk of diplomatie en de werkwijze van BZ wel echt bij mij passen. Hier zal ik op terugkomen in de reflectie.
3. Voorbereidingen
Voordat ik daadwerkelijk stage kon lopen in Den Haag moesten er nog een aantal dingen geregeld worden, zoals het stagecontract en huisvesting. Daarom zal ik in dit deel ingaan op de praktische voorbereidingen.
3.1 Placement Plan en contract
Eén van de dingen die ik moest doen was het opstellen van een Placement Plan. Deze moet voor aanvang van de stage worden goedgekeurd door de stagebegeleider bij de RUG. In dit plan heb ik de beoogde werkzaamheden die ik zou verrichten tijdens de stage opgeschreven alsook mijn persoonlijke leerdoelen. In de reflectie zal ik terugkomen op mijn leerdoelen en in hoeverre ik de doelen heb bereikt. Het Placement Plan werd vervolgens goedgekeurd door mijn stagebegeleider van de RUG, mevrouw Feringa.
Verder moest ik een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) regelen om bij BZ stage te kunnen lopen. Ook moest ik een geheimhoudingsverklaring ondertekenen, omdat stagiairs bij BZ toegang hebben tot informatie die niet voor iedereen is bedoeld en hierbij ook vertrouwelijke informatie te zien en te horen krijgen. Zo heb ik instructies geschreven die bestempeld worden als “BZ-vertrouwelijk”, die ik hier dus ook niet kan delen ter verduidelijking van mijn werkzaamheden.
Ook het contract is belangrijk om op tijd te regelen. Als je stage loopt bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken zal BZ zorg dragen voor het contract. Tijdens dit proces heb ik al kennis mogen maken met de bureaucratische kant van BZ. Op het moment dat ik mijn online aanmeldingsformulier voor BZ invulde mocht de startdatum van mijn stage niet binnen acht weken van het moment van
7 invullen liggen. Er was bij mij enige haast geboden om dit formulier zo snel mogelijk in te vullen en te verzenden, omdat mijn startdatum binnen deze acht weken lag. Terwijl ik eigenlijk op 21 augustus zou beginnen (en ook daadwerkelijk ben begonnen) moest ik 23 augustus invullen voor mijn contract, de datum die precies acht weken na het moment van invullen lag. Het was dus erg belangrijk om allerlei zaken zo spoedig mogelijk te regelen om op tijd met de stage te kunnen beginnen.
3.2. Huisvesting, kosten levensonderhoud, stagevergoeding
Voor de stage moest ik op zoek naar woonruimte in Den Haag. Dit viel een klein beetje tegen, omdat er natuurlijk veel stagiairs zijn die (tijdelijke) woonruimte in Den Haag zoeken. Ik zocht een kamer vanaf augustus, in een periode waarin veel nieuwe studenten ook op zoek zijn naar een kamer. Toch heb ik veel geluk gehad en vond ik een kamer in een huis met andere werkenden, waarbij ik uitkeek op BZ. Toevallig was één van mijn huisgenoten ook stagiaire bij BZ, nota bene bij dezelfde directie. Zo konden we af en toe samen naar BZ lopen. Ik vond het erg fijn om in Den Haag te wonen en geen tijd kwijt te zijn aan reizen. Ook vond ik het makkelijker om deel te nemen aan allerlei activiteiten, zoals borrels of evenementen in het kader van mijn stage.
De stagevergoeding bij BZ is best hoog, zeker in vergelijking met andere stageplekken. De bruto stagevergoeding bedroeg €604,- per maand, waar ik prima van kon rondkomen. Ook kreeg ik een pensionkostenvergoeding, omdat ik voor de stage verhuisd ben naar Den Haag. Ik kreeg de maximale vergoeding, €386,- per maand, waarmee een zeer groot deel van mijn huur werd gedekt.
4. Taskforce VN Veiligheidsraad
In dit deel zal ik kort de organisatiestructuur van het Ministerie van Buitenlandse Zaken uiteenzetten alsook hoe de Taskforce VN Veiligheidsraad zich hier tot verhoudt. Vervolgens zal ik in het volgende hoofdstuk ingaan op mijn werkzaamheden.
4.1 Organisatie
BZ is een groot ministerie met veel medewerkers en het is vrij hiërarchisch. Er is een duidelijke organisatiestructuur. Zo zijn er vier directoraten-generaal (DG), waar dan weer allerlei directies onder vallen (zie figuur 1). De Taskforce VN Veiligheidsraad valt onder de Directie Multilaterale Instellingen en Mensenrechten (DMM).
DMM is zowel een forum- als themadirectie en houdt zich bezig met mensenrechten en multilaterale organisaties. DMM bestaat uit vier afdelingen, te weten Mensenrechten en Politieke en Juridische Zaken (MP), Sociale en Economische Zaken (SE), Internationale Financiële Instellingen (IF) en de Control Unit (CU). DMM is verantwoordelijk voor de coördinatie en beleidsontwikkeling van
8 het Nederlandse buitenlands beleid aangaande verschillende internationale organisaties, waaronder de Verenigde Naties. Vandaar dat voor het Nederlandse lidmaatschap van de Veiligheidsraad de Taskforce onder DMM viel.
De Taskforce is opgericht om het Nederlandse lidmaatschap in de Veiligheidsraad effectief en voorspoedig te laten verlopen, met als doel het behartigen van de Nederlandse belangen en positie in de Veiligheidsraad. De Taskforce houdt zich bezig met de inhoudelijke en organisatorische taken die één jaar lidmaatschap in het mondiale forum voor vrede en veiligheid met zich meebrengt. De Taskforce werkt samen met regiodirecties waar landen onder vallen, maar ook met themadirecties, zoals de Directie Inclusieve Groene Groei (IGG) voor klimaat. Ook werkt de Taskforce samen met andere ministeries zoals met Defensie en natuurlijk met de PV in New York.
In principe heeft de Taskforce een coördinerende functie, dus het team vraagt input van andere directies en de Taskforce zorgt dat collega’s in New York instructies en spreekteksten op tijd ontvangen. Het komt ook geregeld voor dat de Taskforce de lead heeft op bepaalde dossiers of instructies en uiteindelijk is de Taskforce eindverantwoordelijk voor de inhoudelijke bijdragen.
Figuur 11
1
Ministerie van Buitenlandse Zaken (2019), Organogram Ministerie van Buitenlandse Zaken,
https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-buitenlandse-zaken/documenten/brochures/2012/11/23/organogram-ministerie-van-buitenlandse-zaken
Taskforce VN Veiligheidsraad PV New York
9 Het team van de Taskforce is behoorlijk groot, er werken ongeveer 25 mensen, waaronder twee stagiaires. Twee van mijn collega’s waren gedetacheerd, één komt uit België (België is momenteel voor twee jaar lid van de Veiligheidsraad) en de andere collega komt uit Italië. Normaal gesproken zit je als tijdelijk lid twee jaar in de Veiligheidsraad, maar Nederland heeft het lidmaatschap gedeeld met Italië, een zogenaamde split seat. Zo was Italië in 2017 lid van de Veiligheidsraad. In vergelijking met andere landen die tijdelijk lid zijn van de Veiligheidsraad is het Nederlandse team erg groot. Zo bestond het Italiaanse team in 2017 uit maar drie mensen. Dit laat zien dat Nederland het lidmaatschap erg serieus nam en dit heeft zeker zijn vruchten afgeworpen (zie bijlage 1).
De Taskforce werd geleid door het hoofd, ook is er nog een plaatsvervangend hoofd (plv). Daaronder vallen de clusterhoofden en vervolgens de beleidsmedewerkers per cluster. Binnen het team zijn er vier clusters: Europa/Amerika (Westelijk halfrond), Midden-Oosten/Azië, Afrika en sancties/juridische aangelegenheden. Ik behoorde tot de clusters Afrika en sancties/juridische zaken. Elke collega is verantwoordelijk voor een aantal dossiers, dit kunnen landen zijn (zoals Noord-Korea, Colombia, Oekraïne, Zuid-Sudan) of thematisch zoals counter-terrorism (CT) of VN-vredesoperaties. Het clusterhoofd is op zijn/haar beurt verantwoordelijk voor het werk van de collega’s van het desbetreffende cluster. Vervolgens moet het werk nog worden afgestemd met het hoofd of plv. hoofd. Daarna kan een instructie of spreektekst naar New York worden gestuurd. Dit laat de hiërarchie bij BZ zien: er is een redelijk verticale lijn van werken en goedkeuring. Dit kan soms inefficiënt zijn omdat het lang kan duren voordat iets is afgestemd. De hiërarchie komt ook terug in het werk: als stagiaire bereid je werk voor collega’s voor. Toch hebben stagiairs bij BZ veel verantwoordelijkheid, zo heb ik zelf instructies opgesteld en doe je in principe werk als junior-beleidsmedewerker.
De sfeer in het team was erg goed, het is een hecht team waar veel wordt samengewerkt. Zo was een collega erg druk en nam een andere collega een dossier tijdelijk over. Het team zelf vond ik niet zo hiërarchisch: natuurlijk heb je als stagiaire minder bevoegdheid en inbreng dan het hoofd, maar het werk van stagiaires wordt echt gewaardeerd. Ook stonden collega’s altijd klaar als ik een vraag had of hulp nodig had. Ook hebben we een aantal borrels gehad bij collega’s thuis (in het kader van vertrekkende collega’s), terwijl andere directies dit op de werkvloer of op het Plein zouden doen. Ook bij andere directies is het heel makkelijk om contact te leggen met collega’s: iedereen is makkelijk benaderbaar. Een ander ding wat opvalt bij BZ is dat er veel met afkortingen wordt gewerkt. Dit was eerst even wennen, maar al vrij snel had ik de meeste afkortingen onder de knie.
10
5. Werkzaamheden
Tijdens de stage heb ik verschillende werkzaamheden verricht. In principe was het Programme of Work (PoW), de agenda van de Veiligheidsraad met alle geplande meetings, leidend. Echter, het kwam ook weleens voor dat de Veiligheidsraad voor een spoedzitting bijeenkwam of dat bepaalde meetings niet op de agenda stonden. In dat geval moest er ad hoc worden opgetreden. In de praktijk betekent dit dat er eigenlijk geen dag hetzelfde was en elke week was er wel weer iets anders te doen. Het enige wat een constante was tijdens mijn stage was het opstellen van de sanctie-instructie. Gezien ik onder zowel het Afrikacluster als het sanctiecluster viel zal ik per cluster de belangrijkste werkzaamheden uiteenzetten. Ook heb ik tijdens mijn stage meegeholpen met het organiseren van een grote conferentie over VN-vredesmissies. Daarom zal ik hier ook wat specifieker op ingaan. Vervolgens zal ik mijn andere taken benoemen.
5.1 Sanctie-cluster
Eén van mijn vaste werkzaamheden voor dit cluster was het opstellen van de sanctie-instructie. Twee keer in de week moest ik deze instructie opstellen. Vanuit New York kregen we een mail met een overzicht van de binnengekomen sanctie-berichten per sanctiecomité. In de eerste twee weken zette ik de sanctie-instructie uit bij mijn collega’s van het cluster. Zij stelden vervolgens instructies op voor de comités waar zij verantwoordelijk voor waren en daarna stuurde ik de ingevulde instructie naar de PV in New York. Na ongeveer twee weken mocht ik zelf de instructies opstellen, die ik natuurlijk wel afstemde met mijn clusterhoofd voordat de instructie uit kon.
Soms betrof het iets wat niet heel erg belangrijk is, zoals een concept van een persverklaring naar aanleiding van consultaties. Mochten we daar iets in willen wijzigen, bijvoorbeeld omdat Nederland vindt dat er iets belangrijks is besproken maar niet terugkomt in de persverklaring, dan geven wij dat door aan de collega’s in New York, zodat zij proberen dat het er toch in komt. Wat dan wel eens gebeurde is dat er een aantal landen bezwaar maakten tegen zo’n wijziging of toevoeging. Uiteindelijk vinden de lidstaten dan een middenweg en kan de suggestie ietwat afgezwakt worden zodat iedereen er mee kan leven.
Geregeld stonden er gevoelige zaken in zo’n sanctiebericht, waardoor Nederland toegang kreeg tot informatie die men niet krijgt of pas een paar weken later ontvangt wanneer een land geen lid is van de VN Veiligheidsraad. Een voorbeeld is wanneer een land individuen op de sanctielijst wil plaatsen, omdat zij genoeg bewijzen hebben dat de aangewezen persoon of entiteit voldoet aan de
listing criteria. Er kan dan besloten worden om de tegoeden van iemand te bevriezen of een
11 Op het eerste gezicht leek het mij moeilijk om zelf de instructie op te stellen omdat het gevoelige informatie betreft en een beslissing verregaande gevolgen kan hebben. Maar juist door te doen leer je het meest en snelst en bleek dat het eigenlijk best meeviel. Het is heel leerzaam geweest om de sanctie-instructie op te stellen, omdat je erachter komt waarom dingen op een bepaalde manier gebeuren, wat de beweegredenen zijn van Nederland om iets wel of niet in een verklaring te krijgen alsook wat de belangen van Nederland zijn in een bredere context.
Ook mocht ik voor dit cluster aanwezig zijn bij het wekelijkse overleg over Noord-Korea. Nederland was, als lid van de VN Veiligheidsraad, voorzitter van het sanctiecomité voor Noord-Korea. Wekelijks kwamen collega’s van verschillende directies bij elkaar om de laatste ontwikkelingen te bespreken, werd het zogenaamde VN-spoor en EU-spoor behandeld en werd gekeken welke input nodig was op het moment dat Noord-Korea op de agenda van de Veiligheidsraad stond. Wederom was dit erg leerzaam, omdat ik meer te weten ben gekomen over de werking van een sanctiecomité en een voorzitterschap van zo’n comité. Daarnaast was het erg leuk om kennis uit mijn studie terug te zien in het werk en om de rol en motieven van Japan, China en Zuid-Korea belicht te zien worden vanuit Nederlands perspectief.
Voor een aantal onderwerpen, die vaker worden behandeld in de Veiligheidsraad, zijn er bestaande instructies waar uit geput kan worden en die aangepast moeten worden (dit geldt niet voor de sanctie-instructie). Een voorbeeld is een meeting in de Raad waar de aanklager van het Internationaal Strafhof over een bepaald land brieft. Ik kon de instructie van eerder in het jaar gebruiken, al heb ik die hier en daar wat aangepast. Ik heb toen een appreciatie gegeven van het rapport van de aanklager van het Strafhof. Voor sommige onderwerpen bestaat er echter nog geen instructie: zo mocht ik een instructie schrijven voor een besloten bijeenkomst in de Veiligheidsraad waar een rapport werd behandeld. Ik wist eerst niet waar ik moest beginnen maar heb toen op basis van een visiedocument zelf een instructie geschreven met punten waarvan ik dacht dat die belangrijk zouden zijn voor Nederland. Na afstemming bleken de punten die ik had opgesteld goed te zijn. Als stagiaire bij BZ krijg je dus veel verantwoordelijkheid.
Verder ben ik voor het sanctiecluster bezig geweest met andere instructies. Zo heb ik een kaderinstructie voor de Zesde Commissie van de Algemene Vergadering van de VN opgesteld. De Zesde Commissie behandelt juridische onderwerpen, zoals Rule of Law en Accountability. Ik coördineerde de inzet voor twee resoluties waar onze directie de lead in had.
5.2 Afrikacluster
Voor dit cluster had ik minder duidelijke taken. In het begin heb ik veel video calls bijgewoond waar ik dan ook de notulen van uitwerkte. De betrokken posten waren hierbij aanwezig, wat heel goed was. Collega’s op posten hebben soms een heel ander perspectief op zaken dan de collega’s in Den
12 Haag. Dit is logisch, want de mensen op de post werken in het veld en kunnen vaak beter zien wat er nodig is of wat er veranderd moet worden in een land of regio.
Toen een collega met verlof ging mocht ik de Nederlandse positie aangaande de VN-vredesmacht in Abyei, de United Nations Interim Security Force for Abyei (UNISFA) coördineren.2 Tijdens zijn verlof stond ik in zijn out-of-office e-mail als contactpersoon voor het UNISFA-dossier. Ik merkte meteen dat collega’s van betrokken directies en posten informatie met mij deelden terwijl dat eerst niet zo was. Sommigen hadden wel door dat ik stagiaire was dus het is wel leuk dat ze dat vertrouwen hebben in stagiairs. Mijn collega had wel wat instructies gegeven maar het was toch even zoeken hoe ik alles het beste kon aanpakken. Ik heb contact gezocht met collega’s bij de betrokken directie en met een collega in New York over de juiste aanpak en heb vervolgens zelf zoveel mogelijk zelfstandig gewerkt.
Later werd ik voor diezelfde collega nogmaals achtervang op het UNISFA dossier en voor de verlenging van het mandaat van het Joint Border Verification and Monitoring Mechanism (JBVMM). Als een collega uit New York een draft resolutie stuurde was het de vraag of wij hiermee konden instemmen of dat wij wilden inzetten op aanpassingen. De eerste keer dat dit gebeurde ging ik af op de input die collega’s naar mij stuurden, maar later kreeg ik hier meer inzicht in en wist ik beter wat de Nederlandse positie was aangaande een draft resolutie.
Halverwege mijn stage moest er een instructie komen voor een onderwerp. Het desbetreffende dossier lag niet bij mijn directie, maar toen ik na een aantal dagen nog geen reactie had gekregen van de desbetreffende collega, ben ik wederom op basis van een visiedocument gaan kijken wat er in de instructie zou moeten. Ik heb het afgestemd en van de collega niks gehoord, wat dan betekent dat het goed is. Zelf initiatief nemen is dan ook erg belangrijk.
Verder mocht ik voor het Afrikacluster een arria, een informele bijeenkomst van de VN Veiligheidsraad, over ‘Silencing the guns’ coördineren. Dit betekent dan niet alleen contact zoeken met collega’s maar ook zelf actief nadenken over de Nederlandse bijdrage over dit onderwerp. Voor een andere arria, over mensen met een beperking in gewapend conflict, heb ik een interventie (spreektekst) opgesteld aan de hand van een aantal punten die een andere directie had opgesteld. Daarbij was het belangrijk de hoofd- en bijzaken te scheiden omdat speeches vaak maar een aantal minuten mogen duren. Voor beide clusters had ik dus hele andere werkzaamheden waardoor mijn takenpakket erg divers was.
13
5.3 Preparatory Conference on Peacekeeping
Behalve betrokken zijn bij het maken van beleid heb ik ook meegeholpen met de organisatie van een aantal evenementen en zat ik in het projectteam van een grote conferentie. In januari organiseerden de ministeries van Buitenlandse Zaken en Defensie een zogenaamde Preparatory Conference (PrepCon) on Peacekeeping. In maart wordt er in New York een grote ministerial georganiseerd en ter voorbereiding hiervan worden er in de maanden voorafgaand PrepCons georganiseerd in andere landen waar elke keer andere thema’s centraal staan. De thema’s van de PrepCon in Den Haag waren Performance en Protection of Civilians. Ruim 185 delegatieleden uit 77 landen namen deel aan de conferentie. Met een team van collega’s van verschillende directies hebben we het programma van de conferentie vormgegeven en waren wij verantwoordelijk voor de organisatie.
In de maanden voorafgaand aan de conferentie zijn we als team druk bezig geweest met de voorbereidingen. In het begin was het een kwestie van vergaderingen bijwonen, notuleren en meedenken over het programma. Ik heb mij beziggehouden met het werven van stagiairs die we tijdens de conferentie konden inzetten als gastheer en gastvrouw, vandaar dat ik ook het aanspreekpunt was voor de stagiairs. Ook had ik contact met het bedrijf dat ons bedrijfskleding uitleende en de stagiairs zou instrueren over de inzet en betrokkenheid tijdens de conferentie. Verder heb ik geholpen met twee briefings die we voor de stagiairs organiseerden ter voorbereiding op hun rol als gastheer en gastvrouw. Verder was het belangrijk om lijsten bij te houden, onder andere van de mensen die zouden komen, busvervoer en andere logistieke zaken, dieetwensen en de catering. Zo heb ik met een collega een proeverij gehad om het menu tijdens het diner in de Ridderzaal te keuren. Ook het beheren van de dienstpostbus behoorden tot mijn taken: het beantwoorden van e-mails varieerde van het opstellen van een visa support letter tot het aanbevelen van een hotel.
De delegatieleden werden op zondag verwelkomd in het Vredespaleis, waar de receptie plaatsvond met een welkomstwoord door de generaal der Strijdkrachten. Maandag werd de conferentie geopend met speeches door de Minister van Buitenlandse Zaken, de Minister van Defensie en de Rwandese ambassadeur in Nederland. Op maandag en dinsdag vonden er break-out sessies plaats en gaven hoogwaardigheidsbekleders als de Under Secretary-General for Peacekeeping en de AU Commissioner for Peace and Security speeches. Op maandagavond was er een diner in de Ridderzaal, waar de Minister van Defensie en Federica Mogherini, de Hoge Vertegenwoordiger van de EU, keynote speeches gaven. Als lid van het projectteam mocht ik aanwezig zijn bij het diner in de Ridderzaal. Het was heel bijzonder om te dineren op zo’n unieke locatie, de speeches te horen en wat te leren van mijn buitenlandse tafelgenoten.
De dubbele rol die ik had tijdens de conferentie (naast deel uitmaken van het projectteam was ik zelf ook één van de gastvrouwen tijdens de conferentie) was heel vermoeiend maar het gaf
14 ook veel voldoening. Zo moest ik als lid van het projectteam last minute nog dingen printen en regelen, terwijl een delegatielid mij ook benaderde voor hulp. Ik heb geleerd om het hoofd koel te houden, leiding te nemen, waar nodig ook te delegeren en gasten op een professionele manier te begeleiden. Het was een bijzondere ervaring om delegatieleden uit zoveel verschillende landen bij elkaar te zien. Ook is het fijn dat, na maanden van voorbereiding, de conferentie vlekkeloos is verlopen. We hebben veel complimenten gekregen voor de organisatie.
5.4 Overige werkzaamheden
Tijdens mijn stage heb ik ook een dienstreis gemaakt. Als voorzitter van het sanctiecomité voor Noord-Korea en in het kader van outreach naar EU-lidstaten heeft Nederland, samen met Zweden, een seminar georganiseerd over de implementatie van sancties tegen Noord Korea. Dit seminar werd gehouden op de Zweedse Permanente Vertegenwoordiging in Brussel. Ik had het geluk om mee te mogen, wat een zeer interessante ervaring was. Tijdens het seminar spraken de voorzitter en de finance and economics expert van het Panel of Experts over hun werk voor het sanctiecomité. Het was heel interessant om meer insight information te krijgen over Noord Korea en hoe het Panel of Experts omgaat met bewijzen en het instellen van sancties. Tijdens het seminar heb ik genotuleerd en naderhand heb ik een kort stukje geschreven over het seminar op één van de Facebook pagina’s van BZ.
In september kwam de Afghaanse jongerenvertegenwoordiger naar Nederland. Op initiatief van Nederland gaf de eerste jongerenvertegenwoordiger van Afghanistan een briefing in de Veiligheidsraad om het belang van jongerenparticipatie te onderstrepen. Omdat mijn stagebegeleider op het dossier Youth, Peace and Security (YPS) zit, was hij betrokken bij dit programma en vroeg hij aan mij of ik het leuk vond om met een stagiair van DAO de jongerenvertegenwoordiger te begeleiden. Dit leek me een ontzettend leuke kans, omdat ik zelf nog niet veel wist over het werk van de jongerenvertegenwoordigers. Zo zijn we ook naar de Nationale Jeugd Raad in Utrecht gegaan om de Nederlandse jongerenvertegenwoordigers te ontmoeten. Het was erg leerzaam en het is heel belangrijk dat jongeren betrokken zijn bij de politiek en een stempel kunnen drukken op beslissingen.
In het kader van ons lidmaatschap van de Veiligheidsraad vonden er in december allerlei events plaats. Voor één van die events heb ik, samen met twee collega’s, zorg gedragen voor de organisatie en logistiek van deze dag. Er vond een EU-VN directeurenoverleg plaats, gevolgd door de officiële afsluiting van ons VNVR-lidmaatschap in het Vredespaleis. Zo zorgde ik ervoor dat alles goed ging bij de registratie, aangezien ik de uitnodigingen had verstuurd en controleerde ik of de zaal in orde was.
15 Ook heb ik mee geholpen met het organiseren van twee trainingen voor één van de VN-missies. Ik was verantwoordelijk voor de logistieke zaken en vanuit BZ was ik de contactpersoon voor de deelnemers uit de missie. Zo was ik verantwoordelijk voor hun vliegtickets, invitation letters, visa support letters en had ik contact met Defensie, waar we de trainingen mee organiseerden, en een externe organisatie die de trainer leverde. Het was hierbij zaak om nauwkeurig te werk te gaan en te zorgen dat alles geregeld was, want anders zou dit gevolgen hebben voor de training. De collega die mij deze taak gaf heeft door tijdgebrek weinig gedaan voor de training, maar hij vertrouwde mij dit toe, wat wel fijn was. Het was echter niet het leukste klusje omdat het veel administratieve werkzaamheden betrof.
Overige activiteiten:
- Meegeholpen met organisatie van een lunchlezing (Koen Davidse vertelde over zijn werk als plaatsvervangend hoofd van de VN-vredesmissie MINUSMA in Mali)
- Presentatie gegeven met een collega bij de Webster University in Leiden over VNVR-lidmaatschap - Memo’s geschreven voor de Minister van Buitenlandse Zaken
- Coördineren instructies Presidential Statement voor de African Union - United Nations Hybrid Operation in Darfur (UNAMID)
- Steminstructie adoptie mandaatverlenging JBVMM opgesteld
- Aanwezig bij kennismakingsgesprek Spaanse ambassadeur met directeur DMM (van tevoren gespreksnotitie opstellen en vervolgens verslag sturen naar collega’s)
- Geholpen met dossier voor directeur DMM voor bezoek aan Japan over peacekeeping, onder andere opzet gemaakt voor presentatie en speech
- Bemo’s geschreven. Dit zijn beoordelingsmemo’s waarin je moet verantwoorden waarom er geld naar een project moet, hoe dat in beleid past en of er bepaalde risico’s aan vastzitten
- Uitreiking Mensenrechtentulp in de Ridderzaal
- Ontvangen van studenten voor presentaties over ons lidmaatschap
- Bezoeker Algemeen Overleg (AO) in Tweede Kamer. Kamervragen die M (Blok) en R (Kaag) beantwoorden over inzet 73e Algemene Vergadering van de Verenigde Naties (AVVN)
- Lezingen bijgewoond, waaronder één door Izumi Nakamitsu, VN Hoge Vertegenwoordiger voor Ontwapening
- Geholpen bij allerlei high-level events, onder andere bij viering 20 jarig bestaan Statuut van Rome - Bezoek Internationaal Strafhof (ICC) en Internationaal Restmechanisme voor Straftribunalen (MICT)
16
6 Reflectie/evaluatie
In dit deel zal ik ingaan op de persoonlijke leerdoelen die ik vooraf had opgesteld en reflecteer ik hierop. Al mijn leerdoelen zijn behaald en ik heb hierdoor ook geleerd waar ik nog aan kan werken en wat ik dus in de toekomst nog beter kan doen. Tijdens de stage heb ik veel meer geleerd dan ik van tevoren zou denken, ik heb ontzettend leuke dingen gedaan en ben heel blij met de kansen die collega’s mij gegeven hebben. Het is heel fijn dat collega’s veel vertrouwen hebben gehad in mij, waardoor ik zo veel heb mogen doen.
6.1 Reflectie op leerdoelen
Het opdoen van praktijkervaringDe studie International Relations is erg gericht op de theorie, wat vanzelfsprekend is voor een studie. Om te zien hoe de stof en theorieën die zijn behandeld tijdens de studie in de praktijk werken wilde ik graag stage lopen. Op deze manier zou ik de kennis die ik heb opgedaan tijdens mijn Bachelor en Master en de vaardigheden die ik in deze jaren heb geleerd in de praktijk kunnen brengen. Tijdens mijn studies heb ik goed leren schrijven en onderzoeken. Hierdoor heb ik mijn analytische vaardigheden ontwikkeld. Deze vaardigheden hebben zeker bijgedragen aan het analyseren van berichten in de sanctiecomités en andere ontwikkelingen in de Veiligheidsraad. Verder kwamen deze vaardigheden van pas bij het schrijven van instructies en interventies, waarbij het ook erg belangrijk is om hoofd- en bijzaken van elkaar te kunnen onderscheiden. Ik heb deze vaardigheden ook verder kunnen ontwikkelen in de afgelopen zes maanden. Door de stage heb ik beter inzicht gekregen in de werking van politieke relaties en heb ik ervaren hoe de studie in de praktijk werkt. Ook heb ik mijn gevoel voor politiek kunnen ontwikkelen, zoals inzicht krijgen of iets politiek gevoelig is.
Netwerkvaardigheden
Als beleidsmedeweker bij BZ is het erg belangrijk om een netwerk te hebben en dit te onderhouden. Om informatie te krijgen is het heel handig om zelf contacten te hebben bij andere directies en posten. Dit heb ik gezien bij allerlei events en meetings, maar ook voor mijn collega’s is het belangrijk om buiten hun netwerk mensen te leren kennen. Het is daarnaast heel handig om te weten wie je tegenover je hebt, want als er iets moet worden uitgevoerd of er moet snel een beslissing worden genomen weet je bij welke collega dat wel of niet gaat lukken. Vertrouwen is daarbij erg belangrijk, maar ook iemands persoonlijkheid. Beleidsmedewerkers gaan vaak om met iemand die dezelfde interesses heeft of dezelfde (politieke) kijk heeft op zaken.
Door aanwezig te zijn bij veel meetings en mee te mogen naar seminars en bijeenkomsten heb ik zeker aan mijn netwerkvaardigheden kunnen werken. Soms betrof dit slechts een kort praatje
17 met iemand die ik moest ontvangen, maar daardoor praatte ik wel met iemand die meer ervaring had. Ook heb ik geregeld contact gezocht met collega’s voor informatie of heb ik collega’s die ik nog niet kende benaderd voor vragen of uitleg. Zo heb ik ook een aantal keer koffie gedronken met collega’s die ik nog nooit had gesproken of mee had samengewerkt. Dit was deels in het kader van mijn scriptieonderwerp, maar ook om meer te weten te komen over hun werk en om mijn netwerkvaardigheden te verbeteren: ik stapte af op mensen die ik niet ken en meer ervaring hebben dan ik. Tijdens de stage ben ik mijns inziens minder terughoudend geworden om op mensen af te stappen. Toch kan ik mezelf nog beter ontwikkelen op het gebied van netwerken. Bij seminars, waar ik vaak de enige stagiaire was in een groep met allerlei experts, vond ik het lastig om op mensen af te stappen. Dan luisterde ik naar de gesprekken en vroeg ik af en toe wat. Voor mijn gevoel heb ik dan te weinig kennis en ervaring om inhoudelijk veel bij te dragen aan de gesprekken. Dit is een punt waar ik in de toekomst aan wil blijven werken.
Verbeteren van mijn (professionele) schrijfvaardigheid
Hoewel ik tijdens mijn studies veel heb geschreven, heb ik vooral geleerd om academisch te schrijven. Ik wilde daarom graag mijn professionele schrijfvaardigheid ontwikkelen. Dit heb ik zeker verbeterd, omdat ik heb bijgedragen aan het schrijven van veel ambtelijke stukken, zoals memo’s en instructies. Ik heb kort en bondig moeten schrijven, omdat een spreektekst bijvoorbeeld maar een bepaald aantal woorden mag hebben. Het is dan belangrijk om goed te focussen op de belangrijkste punten en hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
Mezelf op professioneel vlak ontwikkelen
Door het lopen van een stage wilde ik graag inzicht krijgen in de werkwijze van een professionele organisatie en haar werknemers. Deze stage was mijn eerste echte werkervaring in een werkomgeving die goed aansluit bij mijn studie. Ik heb geleerd welke houding ik moet aannemen op de werkvloer. Dit betekent dat ik een balans heb gevonden tussen een zakelijke, professionele houding en mijn persoonlijke, sociale houding. Zo ben ik redelijk bescheiden, maar soms is het belangrijk om wat meer op de voorgrond te treden en wat directer te zijn. Toch heeft die bescheidenheid ook zeker geholpen: als stagiaire heb je toch minder te zeggen dan een leidinggevende. Meteen op de voorgrond treden of direct je mening delen wordt niet altijd gewaardeerd, zeker niet in het beginstadium. Ik kon dan ook goed aanvoelen wanneer ik wel of niet iets kon zeggen en in welke situaties ik wat meer op de voorgrond kon treden.
Ook leek het me leerzaam om mijn eigen manier van werken te ontdekken. Iedereen heeft een eigen manier van werken en door veel mee te krijgen van het werk van collega’s heb ik zelf kunnen kijken welke werkwijze voor mij het beste werkt. Dit betekent ook dat je je moet kunnen
18 aanpassen aan de werkwijze van een ander, omdat er veel moet worden samengewerkt. Op de universiteit doe je de meeste dingen toch alleen, maar in een organisatie is het belangrijk om werk ook tussentijds te laten controleren door een collega en aan te geven wanneer je ergens tegen aan loopt. De stage heeft voor mij bevestigd dat ik zowel goed kan functioneren in een team (door veel samen te werken en dingen af te stemmen), als zelfstandig taken uit kan voeren.
Aangeven van grenzen
Zelf kan ik de neiging hebben om (te) veel werk op me te nemen, maar als er verschillende taken bij mij worden neergelegd, zou dit het resultaat van andere werkzaamheden niet ten goede komen. Dit betekent dat ik een afweging moet maken of ik een bepaalde taak wel of niet kon doen en soms moet ik dus ‘nee’ zeggen. Dit vond ik in het begin lastig, omdat ik graag collega’s wilde helpen en zo ook verschillende taken kon uitvoeren. Toen ik bijvoorbeeld twee dagen mee was met de Afghaanse jongerenvertegenwoordiger vroeg een collega of ik hem ergens mee kon helpen. Ik heb toegezegd in de veronderstelling dat ik het wel even tussendoor in de trein kon doen, maar ik kwam erachter dat het niet handig was en heb toen aangegeven dat het niet zou lukken door tijdgebrek. Diezelfde dag vroeg een andere collega ook of ik haar kon helpen en toen heb ik meteen gezegd dat ik niet kon. Ik vond het lastig om de collega’s teleur te stellen maar weet dat dit beter is: ze weten wat ze aan me hebben en weten liever meteen dat ik niet kan helpen dan dat ik last minute vertel dat het niet lukt.
Toch heb ik zeker wel grenzen aangegeven: tijdens de voorbereidingen van een event en de PrepCon vroeg een collega of ik iets wilde coördineren. Ik heb toen ‘nee’ gezegd, omdat het event bijna zou plaatsvinden en dat had prioriteit. Ik heb geleerd waar mijn grenzen liggen en weet nu beter wanneer ik moet aangeven dat ik te veel werk heb. In plaats van ‘nee’ zeggen heb ik ook vaak aangegeven dat ik best een taak wilde oppakken, maar ook bezig was met andere werkzaamheden en dat het dus aan de omvang van de taak lag of ik het wel of niet kon doen. Zo werd me gevraagd een arria te coördineren en toen heb ik gezegd: “prima, maar ik ben ook bezig met dit en dit”. Mijn collega was dus op de hoogte van mijn andere taken en ze zei dat ik altijd kon aangeven of het wel of niet gaat lukken (mits ik dat op tijd doorgeef natuurlijk). Aan het einde van mijn stage vond de desbetreffende collega het juist goed dat ik grenzen aangaf, ze wist wat ze aan me had.
Een ander punt is werktijden. Bij BZ is het nieuwe werken geïntroduceerd. Dit betekent dat je flexibele werktijden hebt en dus zelf mag weten hoe laat je op kantoor komt, zo lang je maar je uren maakt. Omdat er bij BZ ook te weinig werkplekken zijn (je hebt geen vaste werkplek) betekende dit in de praktijk ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’. Ik kwam daarom vaak voor 9 uur op kantoor om een plek te hebben, maar als ik dan een lange dag had en om half 7 klaar was compenseerde ik dat niet door de volgende ochtend wat later te beginnen. Dit kwam deels omdat ik dan geen werkplek zou hebben, maar ook omdat ik genoeg te doen had en wist dat het de volgende dag weer druk zou
19 worden. Daarnaast is het bij BZ belangrijk om te laten zien dat je er bent, lange dagen maakt en hard werkt. Mijn stagebegeleider gaf in het begin al aan dat ik zelf moest aanvoelen wanneer ik naar huis kon en was hier dus heel makkelijk in. Toch vond ik het in het begin, maar ook nog halverwege de stage, lastig om af en toe wat eerder naar huis te gaan. Zo ben ik een keer naar het notaoverleg gegaan van de Tweede Kamer over het mensenrechtenbeleid. Dit zou plaatsvinden van 18 uur tot 22 uur maar liep uiteindelijk uit tot bijna 23 uur. Terwijl een andere stagiair de volgende ochtend thuis bleef, zat ik om 9 uur alweer achter mijn bureau. Ik vind het helemaal niet erg om wat langere dagen te maken, maar voor de toekomst is dit zeker iets waar ik aan zal werken.
Assertiviteit en kritisch denken en handelen
Door het aangeven van grenzen ben ik assertiever geworden. Zo was ik een keer nog laat op kantoor omdat een instructie uitgestuurd moest worden. De dag erna zou ik met verlof gaan, maar ik moest ook nog dingen regelen voor een training van een VN-missie. Mijn collega was op een conferentie en ik wist dat hij er ook nauwelijks tijd voor had. Toch heb ik aangegeven dat hij dit zelf moest doen, aangezien ik nog lang op kantoor was gebleven en het niet meer ging redden. Anders had ik tijdens mijn verlof moeten werken en dat wilde ik echt voorkomen. Gelukkig reageerde de collega vol begrip en wees hij mij erop dat ik al veel had gedaan voor de training. Het is dus heel belangrijk om voor jezelf op te komen en duidelijk te maken dat het soms niet lukt of teveel wordt.
Toch had ik in sommige situaties nog assertiever moeten zijn. Ik heb twee keer mede geholpen met de voorbereidingen van een training voor een VN-missie. Aangezien mijn collega blij was met mijn hulp voor de eerste training en alles goed is gegaan vroeg hij of ik de logistieke en administratieve zaken voor de tweede training weer wilde regelen. De training zou in dezelfde maand als de PrepCon plaatsvinden, dus ik wist dat ik mijn handen vol zou hebben aan de (laatste) voorbereidingen van de conferentie. Gezien er best wat tijd in de training zat zou ik het dus heel erg druk krijgen. Ik heb dat toen wel tegen de collega gezegd, maar die zei “ach, die conferentie is pas in januari”. Misschien ben ik ook niet duidelijker geweest omdat ik het leuk vind om wat te doen te hebben. Als alles dan ook nog succesvol verloopt is het fijn dat ik alles op tijd af hebben kunnen krijgen, wat nu ook het geval was. Een andere collega, die wist dat ik heb meegeholpen aan de training, heeft mij op het einde van de stage ook gezegd dat ik best kan aangeven dat ik iets een minder leuke taak vind en liever nog iets inhoudelijks doe. Achteraf zie ik in dat ik meteen ‘nee’ had moeten zeggen toen mij gevraagd werd om te helpen bij de voorbereidingen van de training, omdat ik het al druk had en het niet de leukste, meest leerzame taak is.
Een ander punt dat ik wilde verbeteren is kritisch denken en handelen. Dit heb ik vooral door de sanctie-instructie verder kunnen ontwikkelen. Door het opstellen van deze instructies heb ik zelf leren beoordelen of Nederland met een bepaalde beslissing kan instemmen of niet, of iets gevoelig is
20 en of ik iets wel of niet met een andere directie moet afstemmen. In het begin kostte me het opstellen van de instructie best veel tijd, omdat ik goed moest lezen waar het precies om ging, of het gevoelig is en wat in het belang van Nederland is: ik moest altijd kritisch nadenken. Geleidelijk ging het opstellen steeds sneller, omdat ik wist waar ik op moest focussen en hoe zaken in elkaar steken. Voor de sanctie-instructie moest ik soms even overleggen met collega’s hoe dingen precies zitten en voor het afstemmen van de instructie met het clusterhoofd ging ik de instructie door, wat mij dwong om goed tot de kern te komen: waar gaat het om, wat voor besluit moet er genomen worden? Kan Nederland ermee instemmen en waarom wel niet? Door mijn eigen inschatting te verantwoorden en te reflecteren op een sanctie-bericht heb ik zeker mijn kritisch denken en handelen verbeterd.
Inbrengen van eigen initiatieven
Toen ik een arria mocht coördineren zou een andere directie input leveren voor de instructie en een interventie schrijven. Er is toen echter iets misgegaan, waardoor er slechts spreekpunten zijn aangeleverd. Ik heb toen besloten om zelf de spreektekst te schrijven, omdat de PV het aan het einde van de dag Nederlandse tijd wilde hebben. Als ik de collega’s van de andere directie zou vragen of zij het alsnog wilden doen was ik bang dat we de deadline niet zouden halen. Ik had zelf al wat onderzoek gedaan naar het onderwerp en had al wat punten opgeschreven, ook omdat ik had gezien dat er een dag voor de deadline nog niet in het document was gewerkt. Op basis van de spreekpunten en de informatie die ik zelf had opgezocht heb ik een speech gemaakt. Veel van wat ik had opgesteld is bewaard gebleven nadat de PV wat dingen had aangepast en toegevoegd. Ook de punten die ik zelf had opgezocht kwamen terug in de speech, wat erg leuk was om te zien.
Als ik instructies uitzette bij collega’s van andere directies verwachtte ik dat ze met input zouden komen, omdat zij expert zijn op een bepaald onderwerp. Vaak kreeg ik op tijd input, maar het gebeurde een keer dat een collega niet reageerde of er lag nog geen instructie voor dat onderwerp. Ik kan niet zomaar zelf beleid ‘maken’ of punten verzinnen, dus heb ik zelf besloten om informatie uit visiedocumenten te halen en dat te gebruiken, wat in beide gevallen een goede keuze was. Zelf initiatief nemen is dus zeker niet verkeerd en het liet mij ook inzien dat ik meer kan dan ik van tevoren dacht.
Af en toe trok ik ook mijn eigen plan. Zo moest ik voor een event de uitnodigingen versturen. Een collega zei dat ik dezelfde uitnodiging naar iedereen kon versturen, maar een ambassadeur hoor je aan te spreken met “H.E.” (His/Her Excellency) en niet met “Dear sir/madam”. Ik heb er toen voor gekozen om verschillende uitnodigingen te maken, omdat het belangrijk is om onderscheid te maken in de titulatuur van mensen, zeker voor een event waar hoogwaardigheidsbekleders voor worden uitgenodigd. Dit werd dan ook gewaardeerd.
21
6.2 Competenties, leermomenten voor de toekomst en stagebegeleiding
Naast het verbeteren van mijn leerdoelen heb ik nog andere competenties verworven: inzicht krijgen in de rol van de Nederlandse overheid in de internationale politiek, duidelijk communiceren, efficiënt werken en onder tijdsdruk presteren. Verder heb ik aan mijn organisatorische vaardigheden kunnen werken. Ik heb gezien hoeveel er komt kijken bij de organisatie van een groot event of conferentie en geleerd om efficiënter te organiseren. Ook heb ik nog andere leerdoelen opgesteld voor in de toekomst: meer en vaker om feedback vragen (zodat ik eerder dingen kan verbeteren), zelfverzekerd overkomen waardoor je ook geloofwaardiger overkomt (dit geeft meer kansen), en niet te moeilijk denken, want ik kan meer dan ik denk. Ook heb ik goed gepresteerd onder stress en druk. Zo vertelde een collega mij bij een event dat ik mijn hoofd koel hield en het overzicht behield, waardoor het event succesvol is verlopen.
Terugkijkend op de stage zijn er een paar dingen die ik in de toekomst anders wil doen. De eerste weken werd ik meteen al in het diepe gegooid. Ik had nauwelijks tijd om me in te lezen in dossiers en werd meteen door collega’s benaderd of ik hen kon helpen met werkzaamheden. Ik had graag wat meer achtergrondinformatie willen hebben van bepaalde dossiers, dus ik had beter kunnen aangeven dat ik een dag of dagdeel vrij wilde houden om me in te lezen. Ook had ik wat vaker koffie moeten drinken met collega’s, want ze vinden het leuk om wat over hun werk te vertellen en te horen hoe ik het beleef. Dit is ook een goede kans om hen om feedback te vragen zodat ik mezelf beter kan ontwikkelen en wat ik kan doen om te groeien. Contact met collega’s zorgt ook voor allerlei kansen. Zo heb ik in het begin met collega’s uit mijn clusters koffie gedronken. Toen ik een collega vertelde dat ik de specialisatie East Asian Studies doe en wat vertelde over Noord-Korea, zei ze dat ze wekelijks overlegjes heeft met DVB over Noord Korea en dat ik altijd kon aansluiten, mocht ik het interessant vinden. Het is dus super handig geweest om zoiets met collega’s te doen, omdat ik anders misschien niet had geweten dat zij naar die overlegjes ging (zo is de vorige stagiair nooit bij die overlegjes geweest). Deze punten zal ik zeker meenemen voor in de toekomst.
De begeleiding tijdens mijn stage was erg goed. In het begin heb ik een kennismakingsgesprek gehad met mijn stagebegeleider over mijn opleiding, interesse etc. Halverwege heb ik ook een evaluatiegesprek gehad over hoe het beviel en of er dingen waren die ik graag wilde doen. Zo ben ik geïnteresseerd in klimaat, maar het dossier climate & security lag bij een collega in een ander cluster. Ik heb me later door collega’s laten vertellen dat ik best kan aangeven dat ik geïnteresseerd ben in andermans dossier (ook al hoorde het niet bij mijn clusters) en dat er altijd wel ruimte is om iets te kunnen betekenen. Ook was ik benieuwd hoe de collega’s over mijn werkzaamheden dachten, dus mijn stagebegeleider heeft de collega’s waar ik veel mee heb samengewerkt benaderd voor feedback. Van mijn stagebegeleider heb ik niet super veel taken gekregen, dat lag ook net aan wat er op dat moment speelde. Hierdoor hebben we relatief weinig
22 samengewerkt en heeft hij ook niet altijd mijn werk gezien. Zo heeft hij met de vorige stagiair samengewerkt op zijn dossier YPS, omdat dit dossier op dat moment meer speelde. Ik kon altijd bij hem terecht voor vragen en hij gaf mij het gevoel dat hij vertrouwen in mij had, omdat ik niet op alles werd gecontroleerd.
6.3 Studie en stage
De Master International Relations is erg gericht op de theorie en papers worden vanuit een theoretisch kader geschreven. Bij BZ is dit niet het geval, aangezien er meer op de uitvoerende kant wordt gefocust. De studie sluit dus niet altijd aan op alle stages, en zeker niet bij een meeloopstage zoals ik heb gedaan. Het is daarom goed dat er ruimte is om stage te lopen en de praktische kant van International Relations te leren kennen. Een stage is een goede ervaring om het werkende leven te ervaren en erachter te komen of je verder wil in de richting van je studie. Ook is er in het werk soms geen tijd om lang na te denken, terwijl je bij studie voor het schrijven van papers veel meer tijd hebt om afwegingen te maken en te kiezen wat je wel of niet gaat gebruiken aan informatie. Ook was het even schakelen om veel in het Nederlands te schrijven, aangezien ik voor de studie alles in het Engels heb geschreven en gelezen.
Verder sloot mijn stage niet helemaal naadloos aan bij mijn track East Asian Studies. De enige Azië-link was er in de vorm van overlegjes over Noord-Korea. Toch is het denk ik ook juist goed om uit je comfort zone te stappen. Ik wist meer over Azië en veiligheid, maar nu heb ik ook kennis opgedaan over Afrika en vredesoperaties en over sancties weet ik nu veel meer. Ik vond het juist leuk om zo’n breed en gevarieerd takenpakket te hebben.
De vaardigheden die ik heb geleerd tijdens mijn studies, zoals het schrijven, analyseren en onderzoeken, hebben zeker bijgedragen aan het schrijven van beleidsstukken en het analyseren van casussen. Ook de kennis van onderzoeksvakken en de theorieën die aan bod zijn gekomen tijdens de studie kwamen van pas tijdens de stage, omdat dit terug te zien is in het werk van BZ. Ik heb een vak gevolgd over de Veiligheidsraad en wilde graag meer weten over de werking van dit orgaan van de VN, wat zeker gelukt is met mijn stage. De aanwezigheid van achtergrondinformatie en kennis van internationale politiek is zeker een voordeel. Door mijn Bachelor en Master, die beiden interdisciplinair zijn, heb ik een goede bijdrage kunnen leveren aan het team. Dit komt mede door de vaardigheden die ik geleerd heb.
6.4 Reflectie: toekomstige carrière
Nu mijn stage bij BZ erop zit weet ik beter wat ik in de toekomst wil. Ik vond het ontzettend leuk om BZ te leren kennen en ik zou er zeker willen werken. De afwisseling en de combinatie van schrijven
23 en organiseren liggen mij. Zo heb ik nagedacht over het BZ-klasje, maar dit betekent dat ik eerst nog aan mijn talen moet werken. Mocht ik dit serieus overwegen, dan wil ik een taalcursus Mandarijn volgen in China of Taiwan. Ik heb ook nagedacht over het Rijkstraineeship, maar ik denk dat ik andere ministeries niet zo leuk zal vinden als BZ. Juist het internationale aspect vind ik erg interessant en dat is zeker iets waar ik in de toekomst mee wil werken. Een traineeship bij de EU is ook een optie, al zou ik het liefst na mijn afstuderen een baan vinden.
Ik ben wel benieuwd hoe het is om in de private sector te werken, omdat BZ erg bureaucratisch is en niet altijd efficiënt werkt. Een collega, die me graag terugziet bij BZ, heeft me aangeraden om eerst buiten BZ te kijken, eventueel bij een ander ministerie of het bedrijfsleven. Misschien wil ik eerst op een functie solliciteren waarbij ik wat meer met Azië bezig kan zijn, omdat ik dit nog steeds een ontzettend interessante, dynamische regio vind. Een baan zoeken in Azië sluit ik daarom zeker niet uit. Ook zou ik in de toekomst wat meer willen doen met duurzaamheid en klimaat. Wat ik wel weet is dat ik graag een baan zou willen waarbij mijn achtergrond in internationale betrekkingen duidelijk terugkomt.
Het lopen van een stage zie ik als toegevoegde waarde op mijn toekomstige sollicitaties. Mocht ik bij BZ gaan solliciteren, dan is het erg handig dat ik ervaring heb opgedaan en weet hoe de organisatie werkt. Ook heb ik door de stage een beter beeld gekregen van mijn eigen vaardigheden: ik weet waar ik mezelf nog in kan verbeteren en wat mijn sterke kanten zijn. Ik heb veel vaardigheden verbeterd en allerlei competenties verworven, alsook veel nieuwe kennis opgedaan. Daarnaast heb ik veel contacten opgedaan en mijn opgebouwde netwerk kan ik inzetten bij toekomstige sollicitaties.
7 Tips voor studenten die een stage zoeken
Voor studenten die een stage zoeken zou ik willen zeggen dat je het vooral moet proberen en door moet blijven gaan met solliciteren, ook al heb je al een aantal afwijzingen gehad. Bij BZ is het niet makkelijk om een stageplek te krijgen, maar het is ook zeker niet onmogelijk. Als je een duidelijke motivatie hebt en je goed voorbereidt en inleest maak je zeker een kans. Juist door te reageren op vacatures word je gedwongen om je motivatie op te schrijven en je in te lezen in de organisatie: vind ik dit echt leuk? Ook het voeren van sollicitatiegesprekken is erg leerzaam, je leert veel over jezelf.
Probeer bijvoorbeeld ook eens op een stageplek te reageren die niet helemaal in je profiel past. Dat heb ik ook gedaan in het geval van een stage bij de ambassade in Seoul op de economische afdeling: ik had nooit verwacht dat ik werd uitgenodigd op gesprek (door het ontbreken van een economische achtergrond). Dit was niet alleen een steuntje in de rug voor mezelf om het vooral te proberen bij andere stageplekken, maar ik vond het sollicitatiegesprek ook erg leerzaam. Juist de
24 eerdere sollicitatiegesprekken hebben ervoor gezorgd dat ik het gesprek voor de stage bij de Taskforce heel relaxed en redelijk zelfverzekerd inging.
Verder is het belangrijk om ruim van tevoren te beginnen. Bij BZ en bij veel andere organisaties zoeken ze zo’n zes maanden van tevoren stagiairs, omdat het aanmeldingsproces best wat tijd in beslag neemt. Ook raad ik studenten aan deel te nemen aan de workshops van NEXT Career Services. De tips die ze geven voor een goede brief en sollicitatiegesprek hebben mij zeker geholpen. Het spreekt verder natuurlijk voor zich dat je je goed inleest in de organisatie: wat doen ze en waar staan ze voor? Ook is het belangrijk voor jezelf op te schrijven hoe jij daar een bijdrage aan kan leveren: misschien bezit je specifieke kennis of heb je bepaalde vaardigheden waarvan je denkt dat die in de stage goed van pas komen.
Mijn laatste tip is om zoveel mogelijk naar de borrels en activiteiten te gaan die de StageCo, de Stage Commissie van BZ, organiseert. Zo wordt er om de week een StageCo lunch georganiseerd en is er om de week een borrel. Dit is een goede manier om nieuwe mensen te leren kennen en ervaringen te delen over stageplekken. Verder organiseren zij ook bezoeken aan onder andere het Internationaal Strafhof en het Internationaal Restmechanisme voor Straftribunalen.
Conclusie
Ik ben erg blij en dankbaar dat ik stage heb mogen lopen bij BZ. Van het begin tot het einde heb ik het naar mijn zin gehad in het team. Ik heb veel vertrouwen gekregen van collega’s en ik mocht volledig meedraaien in de werkzaamheden. Op basis van de beoordeling van mijn stagebegeleider, feedback van collega’s en de aanbevelingsbrief die ik heb meegekregen heb ik goed gefunctioneerd. Door een half jaar stage te lopen heb ik veel meer vaardigheden ontwikkeld en kennis opgedaan dan dat ik een half jaar vakken zou volgen aan de universiteit. Het werkende leven beviel me goed en ik zie ernaar uit om na mijn afstuderen op zoek te gaan naar een baan.
De stage heeft zeker voldaan aan mijn verwachtingen. Het was een intensieve stage, waarbij ik geregeld lange dagen heb gemaakt. Dat is het allemaal waard geweest. Ik heb veel meer geleerd dan ik van tevoren had gedacht: over vredesoperaties, Afrikaanse dossiers, de werking van sanctiecomités, het Nederlandse buitenlandbeleid en nog veel meer zaken. Ik heb veel dingen mogen doen en organiseren en heb ontzettend leuke dingen meegemaakt. Een stage bij BZ kan ik iedereen aanraden die geïnteresseerd is in internationale betrekkingen, politiek, of wil weten hoe BZ werkt. De vaardigheden die je leert (schrijven, organiseren, coördineren, netwerken) zijn erg belangrijk en handig voor toekomstige sollicitaties. Ook weet ik nu dat ik bij BZ zou willen werken, al liggen alle opties nog open.
25
Bijlagen
26
