Functiebeschrijving medewerker bibliotheek

(1)

1. Identificatie-info over de functie Functietitel : Medewerker bibliotheek Niveau & Graad : C1-C3

Afdeling : vrije tijd

Functiefamilie : Administratief medewerker

2. Plaats in het organogram

Rapporteert aan / krijgt leiding van : Teamcoach vrije tijd

3. Doel van de functie

Als bibliotheekmedewerker treed je op als het gezicht van de bibliotheek en garandeer je een professionele ontvangst, verzorg je klantvriendelijke informatie-en dienstverlening; en sta je in voor courante bibliotheektaken. Het uitvoeren van avond- en weekendwerk vormt geen probleem.

4. Resultaatsgebieden van de functie met telkens enkele voorbeeldtaken (nl. niet exhaustief)

Meewerken aan en opvolgen van specifieke taken en projecten binnen de vrijetijdsdienst met het oog op goede verloop ervan

Dit omvat onder meer volgende taken:

• Je geeft eerstelijnsinformatie (face-to-face, per telefoon of per mail) aan de gebruikers over de werking van de bibliotheek, werking van de catalogus,

toegangscontrole, ICT-voorzieningen gebruikers, de collecties en plaatsing open rek

• Je onderhoudt een brede kennis van de (fysieke en digitale) collecties, een basis IT kennis, kennis van reprografie, kennis van toegangscontrole en gebruikersgroepen, etc. teneinde eerstelijnsvragen van gebruikers op te lossen.

• Je bent mede verantwoordelijk voor het in- en uitleveren van items, verwerken en opvolgen van aanvragen (scan of versturen van fysiek item), het opvolgen van maningen, het uitvoeren van inschrijvingen,…

• Je bent mede verantwoordelijk voor de fysieke collectievorming: je doet

bestelsuggesties en staat mee in voor de catalografische verwerking van nieuwe items.

• Ondersteunen van publieksactiviteiten voor verschillende doelgroepen, zoals rondleidingen, introductiebezoeken, mediawijze projecten en workshops

Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken zodat de werking van de dienst optimaal ondersteund wordt

• Je bewaakt de orde en netheid in de publieke ruimtes van de bibliotheek, inclusief het naleven van de bibliotheekregels en het terugplaatsen van de open rek collectie.

• Je zorgt voor de verwerking van de nieuw binnengekomen collectie.

• Je beschikt over een goede computerkennis en je kan je vlot inwerken in nieuwe

(2)

Functiebeschrijving medewerker bibliotheek softwarepakketten.

• Informeren, helpen en begeleiden van de (interne/externe) klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening

▪ Onthalen van burgers/klanten op een vriendelijke en gepaste manier.

▪ Informatie verstrekken.

▪ Geven van uitleg met betrekking tot procedures gerelateerd aan de bibliotheek.

▪ Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures.

▪ Afleveren van de vereiste documenten.

▪ Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt.

Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening

▪ Constructief deelnemen aan het werkoverleg

▪ De bibliotheekmedewerker werkt actief mee aan de verbreding van het

informatieaanbod en streeft naar de meest optimale dienstverlening vanuit een maatschappelijke rol en vanuit de doelstellingen van de bibliotheek.

5. Competenties

5a. Kerncompetenties (= waardengebonden competenties; de 5 waarden van Borsbeek) :

“TROTS” zijn onze waardengebonden competenties : Toegankelijk

Definitie : Als beleid, bestuur, en organisatie zijn we een voorbeeld naar toegankelijkheid d.w.z. dat we allen vlot en makkelijk (en op fysisch, mentaal en praktisch vlak) ‘bereikbaar’

en ‘aanspreekbaar’ zijn. We zijn toegankelijk naar informatie toe, naar dienstverlening en naar adviezen. We tonen ons ook geïnteresseerd, respectvol en verdraagzaam naar elkaar toe (intern en extern) en tonen begrip voor elkaar.

Met de waarde ‘toegankelijkheid’ verwijzen we in onze organisatie ook naar inclusie : we steunen expliciet een inclusieve samenlevingsgemeenschap in onze gemeente, met zo veel mogelijk kansen voor ieder van ons om te participeren in zo veel mogelijk levensdomeinen en aan de democratische besluitvorming.

Resultaatgericht

Definitie : Als beleid, bestuur en organisatie zijn we een rolmodel naar resultaatgerichtheid d.w.z. dat we er met z’n allen voor gaan om bepaalde vooraf vastgelegde doelen en resultaten zo goed mogelijk, met zorg, aandacht, efficiënte en zin voor samenwerking te bereiken. We focussen op elkaar sterktes, en zetten door in positieve zin. We willen graag mekaar helpen in het bereiken van de resultaten, en communiceren hierover ook. We maken hierbij bepaalde keuzes, die gegrond en ambitieus zijn. We blijven focussen op het resultaat, ook in tijden van verandering, onzekerheid en moeilijkheden.

(3)

Functiebeschrijving medewerker bibliotheek Open

Definitie : Als beleid, bestuur en organisatie zijn we open d.w.z. dat we – met aandacht, zorg, en vanuit een empathische ingesteldheid – eerlijk, duidelijk en openhartig zijn. We zijn expliciet in onze mening en durven die ook gepast uiten naar de personen / persoon

waarover het gaat. We zijn oprecht en dragen ook een medeverantwoordelijkheid voor een open, correcte en eerlijke cultuur in onze organisatie. We praten met personen, in alle openheid en niet over personen.

Toekomstgericht

Definitie : Als beleid, bestuur en organisatie zijn we sterk toekomstgericht d.w.z. dat we gaan voor een positieve, ambitieuze, aangename toekomst voor allen, met inzet van allen, en met ambitie. We zetten door om de toekomst – zowel intern als extern – sterk te maken, en conform de richting van onze doelen en gewenste resultaten. We werken samen aan onze toekomst, waarin ieder zijn/haar duidelijke bijdrage levert. We kijken met een positieve blik naar de toekomst, en nemen de sterktes van ons heden en ons verleden expliciet mee.

Sterk door samenwerking

Definitie : Als beleid, bestuur en organisatie zijn en staan we sterk door samenwerking en tonen we ons hierin een voorbeeld. We gaan voor de doelen, de resultaten, en werken hierin expliciet en maximaal samen, ook als dit niet in ons eigen belang is. We informeren mekaar, we communiceren spontaan en proactief met elkaar en zoeken constructieve en doelgerichte samenwerkingsverbanden op. We houden rekening met elkaars mening, respecteren groepsbeslissingen en helpen elkaar. We geven feedback op een empathische wijze, en betrekken anderen spontaan bij activiteiten. We voelen ons verantwoordelijk voor onszelf en het geheel. We zijn een voorbeeld in het betrekken van anderen bij activiteiten waarin ze zeker een bijdrage kunnen leveren.

5b/ Groepsgebonden / functiefamiliegebonden competenties

Cluster Persoon: Flexibiliteit (niveau 1) – Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist

• Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden

• Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften

• Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen

• Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is

• Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen

Cluster Interactie: Samenwerken (niveau 1) – Informeert, pleegt overleg en werkt mee

• Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep

• Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening

• Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht

• Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen

• Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, …)

(4)

Cluster Denken: Analyseren (niveau 1) – Ziet de essentie van het probleem

• Verzamelt relevante informatie

• Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie

• Omschrijft duidelijk de kern van het probleem

• Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek

• Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens

Cluster Oplossing: Klantgerichtheid (niveau 1) – Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden

• Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort

• Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op

• Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen

• Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen

• Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening

Cluster Beheer: Zorgvuldigheid (niveau 2) – Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren

• Blijft onder tijdsdruk op details letten

• Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit

• Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid

• Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren

• Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden 5c/ Functiespecifieke competenties (max. 3) :

Cluster Interactie: Communiceren (niveau 2) – Verzorgt de interactie

• Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek

• Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, …)

• Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee

• Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, …)

• Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, …)

Cluster Oplossing: Initiatief (niveau 1) – Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)

• Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen

• Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen

• Gaat uit zichzelf achter informatie aan

• Ziet werk liggen en gaat over tot actie

• Grijpt de kansen die zich aandienen

(5)

Cluster Beheer: Voortgangscontrole (niveau 1) – Bewaakt de voortgang van zijn werk

• Controleert zijn werk

• Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en processen in de tijd / met betrekking tot mijlpalen en deadlines

• Rapporteert tussentijds spontaan over de voortgang van zijn werk en geeft aan wanneer afspraken niet zullen gehaald worden

• Legt vervolgafspraken en -activiteiten vast

• Gaat regelmatig na welke zaken tegen wanneer beschikbaar moeten zijn en geeft er het juiste gevolg aan

5d/ De voornaamste vaktechnische competenties (max. 5), op 3 niveaus nl. ‘grondig’ of

‘goed’ of ‘basis’

Kennisniveau

Grondig Goed Basis Kennis (wetgeving, procedures, instrumenten, technieken, …)

Administratieve regels en procedures van

toepassing binnen de dienst en organisatie X

Gemeentedecreet – specifiek voor de functie X

Computerkennis

MS Office – toepassingen X

Software eigen aan de organisatie X

Software eigen aan de dienst X

De functiebeschrijvingen omvatten de basisverantwoordelijkheden en centrale taken, maar zijn geenszins beperkend naar activiteiten of opdrachten.