beraadslaging/proces verbaal Kopie
gemeenteraad Zitting van 24 juni 2013
Besluit GOEDGEKEURD
A-punten actieve stad
Samenstelling
De heer Bart De Wever, burgemeester-voorzitter
De heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; mevrouw Liesbeth Homans, schepen; de heer Filip Dewinter, raadslid; mevrouw Kathleen Van Brempt, raadslid; mevrouw Freya Piryns, raadslid; de heer Gerolf Annemans, raadslid; de heer André Gantman, raadslid; de heer Robert Voorhamme, raadslid; mevrouw Güler Turan, raadslid; mevrouw Anke Van dermeersch, raadslid; de heer Karim Bachar, raadslid; mevrouw Monica De Coninck, raadslid; mevrouw Leen Verbist, raadslid;
mevrouw Maya Detiège, raadslid; mevrouw Fauzaya Talhaoui, raadslid; mevrouw Fatma Akbas, raadslid; mevrouw Greet van Gool, raadslid; de heer Bruno Valkeniers, raadslid; de heer Toon Wassenberg, raadslid; de heer Wim Van Osselaer, raadslid; de heer Frank Hosteaux, raadslid; de heer Patrick Janssen, raadslid; de heer Peter Mertens, raadslid;
mevrouw Meyrem Almaci, raadslid; mevrouw Yasmine Kherbache, raadslid; mevrouw Annemie Turtelboom, raadslid;
de heer Mohamed Chebaa Amimou, raadslid; de heer Wouter Vanbesien, raadslid; mevrouw Mie Branders, raadslid;
mevrouw Galina Matushina, raadslid; mevrouw Caroline Bastiaens, raadslid; mevrouw Joke Hadermann, raadslid;
mevrouw Carine Leys, raadslid; mevrouw Lisa Geets, raadslid; mevrouw Leyla Aydemir, raadslid; de heer Johan Klaps, raadslid; de heer Vic Van Aelst, raadslid; mevrouw Danielle Meirsman, raadslid; de heer Dirk Rochtus, raadslid;
mevrouw Anne Giveron, raadslid; mevrouw Martine Vrints, raadslid; de heer Koen Laenens, raadslid; mevrouw Saskia De Vos, raadslid; de heer Martijn Van Esbroeck, raadslid; de heer Franky Loveniers, raadslid; de heer Danny Feyen, raadslid; de heer Jean Goedtkindt, raadslid; de heer Joris Giebens, raadslid
De heer Roel Verhaert, stadssecretaris Iedereen aanwezig, behalve:
Mevrouw Freya Piryns, raadslid; de heer Robert Voorhamme, raadslid; de heer Karim Bachar, raadslid; mevrouw Leen Verbist, raadslid; de heer Frank Hosteaux, raadslid; de heer Wouter Vanbesien, raadslid
Verontschuldigd:
Mevrouw Güler Turan, raadslid; de heer Peter Mertens, raadslid
5 2013_GR_00431 Toerisme en congres - Organisatie blogger outreach mode. Samenwerkingsovereenkomst Toerisme Vlaanderen - Goedkeuring
Motivering
Gekoppelde besluiten
2012_GR_01047 - Toerisme en congres - Verbintenis subsidie Impulsprogramma Toerisme Vlaanderen - Goedkeuring
2012_CBS_02969 - Toerisme en congres - Subsidiedossier Antwerp fashion - products.
Impulsprogramma Toerisme Vlaanderen - Bekrachtiging Aanleiding en context
In zitting van 23 maart 2012 (2012_CBS_02969) bekrachtigde het college het indienen van een subsidiedossier bij het Impulsprogramma van Toerisme Vlaanderen voor kunststeden/Brussel voor de ontwikkeling van diverse modeproducten: een mobiele website, een applicatie en een Fashion
.
MapIn zitting van 24 november 2012 keurde de gemeenteraad (jaarnummer 1047) de verbintenis goed tussen de stad Antwerpen en Toerisme Vlaanderen. De verbintenis maakte deel uit van de
subsidievoorwaarden, vastgelegd in het uitvoeringsbesluit van de Vlaamse regering van 20 april 2004 betreffende de erkenning en financiële ondersteuning van toeristisch-recreatieve projecten en strategische plannen.
In het kader van de vieringen naar aanleiding van 50 jaar modeacademie en 350 jaar kunstacademie, ontwikkelde de dienst actieve stad/toerisme en congres een aantal modeproducten voor de toerist:
ondermeer een website en digitale applicatie en twee shopping plannen. Het modemuseum en de kunstacademie organiseren een tentoonstelling met de naam Happy Birthday Dear Academie. Om de producten en de tentoonstellingen internationaal in de kijker te zetten en om Antwerpen zo als modestad op de kaart te zetten wil de dienst actieve stad/toerisme en congres in samenwerking met Toerisme Vlaanderen een blogger outreach organiseren. Deze marketingactie past in een breder communicatieplan naar de internationale toerist en mode liefhebber.
Blogger outreach is een
PRreis waarbij bloggers worden uitgenodigd om een product te komen uittesten/beleven om er (vooraf, tijdens en nadien) uitgebreid over te rapporteren naar hun achterban (lezers). In deze richt de outreach zich naar internationale modebloggers.
Argumentatie
Toerisme Vlaanderen engageert zich om in een gelijkwaardige verhouding tot de inbreng van de stad financieel bij te dragen aan de organisatie van de blogger outreach. Concreet betekent dit dat zowel de stad als Toerisme Vlaanderen elk de helft van de kosten voor de organisatie van de actie door een marketingbureau op zich nemen. Een samenwerkingsovereenkomst legt dit engagement vast.
Financiële gevolgen Ja
Algemene financiële opmerkingen
De kosten van de blogger outreach worden gedeeld tussen de stad Antwerpen en Toerisme Vlaanderen.
De gunning met nummer GAC/1765 wordt geagendeerd door de Gemeenschappelijk
Aankoopcentrale op het college van 31 mei 2013. De financiële gevolgen verbonden aan dit collegebesluit zijn onder voorbehoud van de goedkeuring van deze gunning.
Strategisch kader
Dit besluit past in de realisatie van:
Doelstellingen:
FD - FDSW01 - Een aantrekkelijke stad, daar bouwt de groep stad Antwerpen samen aan Besluit
De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst tussen Toerisme Vlaanderen en de stad in
het kader van de organisatie van een blogger outreach goed.
1.
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon
UITGAVEN
Onder voorbehoud van goedkeuring van de gunning door het college.
Think! Amsterdam
Nieuwpoortkade 2A D121 NL-1055 RX Amsterdam Ondernemingsnummer: NL 8514.19.732
IBAN: NL35 RABO 0167 9762 65 BIC: RABONL2U
57.015,20 EUR (incl.
btw)
budgetplaats:5104000000 budgetpositie:613
functiegebied:SDAC240312A00000 subsidie:SUB_NR
fonds:INTERN
begrotingsprogramma:510140521 budgetperiode:1300
4005069680
ONTVANGSTEN Toerisme Vlaanderen Grasmarkt 61
1000 Brussel
Ondernemingsnummer:
0225.944.375
IBAN: BE16 4354 5183 5174 BIC: KREDBEBB
28.507,60 EUR (incl.
btw)
budgetplaats:5104000000 budgetpositie:7402
functiegebied:SDAC240312A00000 subsidie:SUB_NR
fonds:INTERN
begrotingsprogramma:510140521 budgetperiode:1300
NVT
Bijlagen
Bijlage bij dit besluit: Samenwerkingsovereenkomst TVL-ATC_def_v.pdf
Samenwerkingsovereenkomst TVL-ATC_def_v.pdf
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST ‘Organisatie bloggers outreach naar aanleiding van Mode 2013’
Tussen:
1. Toerisme Vlaanderen, intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap, gevestigd te 1000 Brussel, Grasmarkt 61, rechtsgeldig
vertegenwoordigd door de heer Peter De Wilde, administrateur-generaal Hierna genoemd: “TVL”
en
2. De Stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar
gemeenteraad waarvoor optreden de heer Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad en de heer Roel Verhaert, stadssecretaris
Hierna genoemd : “de stad”
Hierna samen genoemd: “Partijen”
WORDT VOORAFGAAND UITEENGEZET:
Partijen wensen samen te werken op vlak van de organisatie van de “bloggers outreach naar aanleiding van het modejaar 2013” en de viering “Happy Birthday Dear Academie”. Hiervoor dient een voortraject van de blogreis (luik 1) en de blogreis zelf, namelijk de “Fashion extravaganza” (luik 2) worden uitgewerkt.
Met het oog op de realisatie hiervan heeft de Stad Antwerpen, als aanbestedende overheid, een overheidsopdracht voor de aanneming van diensten gelanceerd (opdracht gekend onder het nummer GAC/2013/1765) teneinde op zoek te gaan naar een geschikt bureau dat de uitvoering van bovenvermeld project op zich kan nemen (hierna “uitvoerend bureau”). De opdracht wordt gegund via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
Deze opdracht betreft een opdracht met medefinanciering waarbij de stad optreedt als aanbestedende overheid voor de organisatie, de gunning en de uitvoering van de opdracht.
De offertes dienden te worden ingediend uiterlijk op vrijdag 26 april 2013.
De jurering van de offertes zal plaatsvinden op dinsdag 30 april 2013.
Partijen wensen in de huidige samenwerkingsovereenkomst de modaliteiten van deze medefinanciering alsook hun verdere samenwerking rond bevenvermeld project te bepalen.
ZIJN PARTIJEN OVEREENGEKOMEN HETGEEN VOLGT:
Artikel 1 – Voorwerp en aard van de samenwerking
De Partijen verbinden zich ertoe om actief samen te werken op vlak van de organisatie van de bloggers outreach naar aanleiding van het modejaar 2013 en de viering van ‘Happy Birthday Dear Academie’.
De samenwerking legt de nadruk op het uitwerken van het voortraject van de blogreis (luik 1) en de blogreis zelf nl. ‘Fashion extravaganza’ (luik 2).
De stad, TVL en het uitvoerend bureau (dat ingevolge de overheidsopdracht GAC/2013/1765 zal worden aangeduid) maken deel uit van deze werkgroep, waarbij ad hoc ook andere partijen kunnen betrokken worden.
Voor wat betreft de buitenlandkantoren van TVL is het hoofdkantoor van TVL te Brussel de eerste aanspreekpartner voor de stad.
Artikel 2 – Bepalingen van financiële aard
Partijen verbinden zich ertoe om elk voor de helft bij te dragen in de totale kostprijs van de opdracht die door het uitvoerend bureau zal worden uitgevoerd en dit met een maximum van 30.000 EUR per partij of 60.000 EUR (incl BTW) in totaal.
Het uitvoerend bureau zal enkel door de stad worden vergoed. TVL zal zijn bijdrage rechtstreeks aan de stad betalen. De stad zal TVL dus factureren voor de bijdrage die Toerisme Vlaanderen zal leveren.
De besteding van het bijeengebrachte budget wordt in onderling overleg bepaald en dient door beide partijen te worden goedgekeurd vooraleer uitbetaling van de uitvoerder geschiedt.
Voor de overige kosten die niet opgenomen zijn in de opdracht van het uitvoerend bureau én toch noodzakelijk zijn voor de organisatie van de bloggers outreach geldt volgende regel:
• Toerisme Vlaanderen organiseert het vervoer van de deelnemers van en naar Antwerpen. Dit omvat trein- en of vliegtickets van het land van residentie van de deelnemer(s) naar
Antwerpen en transfers van en naar de luchthaven of station van Antwerpen.
• AT&C staat in voor het onthaal (waaronder overnachtingen en begeleiding)
• van de deelnemers en zorgt voor een gepaste en kwalitatief hoogstaande begeleiding op maat van elke deelnemer.
Artikel 3 – Duur van de samenwerkingsovereenkomst
Deze overeenkomst gaat in op de dag van de ondertekening van deze overeenkomst en eindigt bij de beëindiging van de opdracht van het uitvoerend bureau.
Artikel 4 – Concrete engagementen van de Partijen
Om deze samenwerking operationeel gestalte te geven wordt een werkgroep ‘Blogger Outreach 2013’ opgericht die op regelmatige basis bijeenkomt en/of overlegt. Initiatief en coördinatie voor deze werkgroep zijn in handen van de stad. De beslissingen worden unaniem genomen door TVL en de stad.
TVL en de stad staan in overleg met elkaar én staan samen in voor de begeleiding van de uitvoerder van de opdracht. In onderling overleg tussen TVL en de stad wordt bepaald wie welke taken binnen dit geheel opneemt.
De concrete engagementen van partijen en de praktische organisatie aangaande de “bloggers outreach naar aanleiding van Mode 2013” worden als volgt bepaald:
• Binnen TVL wordt een medewerker aangeduid als verbindings- en contactpersoon tussen de stad, de interne diensten van TVL én de buitenlandkantoren van TVL, en wordt personeel voorzien voor de realisatie van het project.
• Binnen de stad wordt een medewerker aangeduid als verbindings- en contactpersoon tussen de stad en TVL, en wordt personeel voorzien voor de realisatie van het project.
Artikel 5 – Overheidsopdrachten
Opdrachten die onder het toepassingsgebied vallen van de overheidsopdrachtenreglementering, zullen onder de exclusieve verantwoordelijkheid van de desbetreffende aanbestedende overheid gegund worden conform de reglementering.
Voor wat betreft de opdracht tot aanstelling van een uitvoerend bureau (GAC/2013/1765) werd de stad als leidende aanbestedende overheid aangeduid om in te staan voor de organisatie van de overheidsopdracht in kwestie, meer bepaald voor de gunning en de uitvoering van de opdracht en dit voor rekening en in naam van beide partijen.
Middels huidige overeenkomst verleent TVL voor de gunning en de uitvoering van deze overheidsopdracht een lastgeving aan de stad.
Betreffende de uitvoering van de opdracht kan de stad enkel in samenspraak met TVL optreden in naam van TVL.
De stad beslist in samenspraak met TVL wat de gunning van de opdracht voor de campagne betreft.
TVL zetelt samen met de stad in de jury ter beoordeling van de verschillende offertes.
Artikel 6 - Beëindiging van de overeenkomst
In geval van ernstige wanprestatie en na voorafgaande aangetekende ingebrekestelling kan de overeenkomst zonder vergoeding of kosten ten allen tijde en met onmiddellijke ingang door elk van de Partijen buitengerechtelijk worden ontbonden. De buitengerechtelijke ontbinding zal ter kennis worden gebracht per aangetekende brief of gerechtsdeurwaardersexploot met opgave van reden.
Indien één of meerdere bepalingen van de overeenkomst nietig zouden dienen te worden verklaard of onuitvoerbaar zouden worden omwille van een wetswijziging of van een andere reden, zal hierdoor de wettelijkheid, geldigheid en het uitvoerbare en afdwingbare karakter van de overige bepalingen van het desbetreffende artikel van de overeenkomst en van de overeenkomst in zijn geheel, voor zover deze nog enige uitwerking of bestaansgrond hebben, mogelijk is, de ongeldige bepalingen te vervangen door een nieuwe bepaling die overeenstemt met de doelstellingen en keuzes van overeenkomst.
Artikel 8 – Bevoegde rechtbank
In geval van onenigheid over de uitvoering om deze overeenkomst zullen alle Partijen in eerste en meest uitgebreide instantie pogen om in overleg toch tot een vergelijk te komen. In voorkomend geval zijn enkel de rechtbanken van Brussel bevoegd om kennis te nemen van de geschillen die uit voorliggende overeenkomst voortvloeien.
Opgemaakt en ondertekend te Brussel op 29 april 2013 in drie originele exemplaren, waarvan elk van de Partijen verklaart er één te hebben ontvangen.
Voor Toerisme Vlaanderen
Peter De Wilde
administrateur-generaal
Voor stad Antwerpen Namens de gemeenteraad
De stadssecretaris De voorzitter van de gemeenteraad
Roel Verhaert Bart De Wever
