PRIMARY PROCEDURE
Waardebepaling
Definitie
Het documenteren van de financiële waarde van objecten, in eigendom van uw organisatie of in bruikleen.
Reikwijdte
Gebruik deze procedure wanneer er een financiële waarde moet worden toegekend aan objecten die eigendom van uw organisatie zijn of door uw
organisatie in bruikleen zijn genomen. Dit gebeurt gewoonlijk voor Verzekerings- of indemniteitsdoeleinden, maar kan ook worden uitgevoerd voordat objecten worden aangekocht.
Afgezien van deze redenen wordt het als onethisch beschouwd om een commerciële waarde te verbinden aan collecties, vooral in de context van
financieel gedreven afstoting. Meer informatie hierover vindt u in de Ethische Code voor Musea.
Geef geen waardebepaling voor objecten die niet in uw beheer zijn maar waarover informatie is aangevraagd. Het verdient aanbeveling dit kenbaar te maken aan uw publiek.
De Spectrumstandaard
Uw organisatie moet een beleid hebben inzake de waardebepaling van objecten.
Deze beleidsregels kunnen in een afzonderlijk document staan of deel uitmaken van een breder beleid ten aanzien van collectiebeheer. Uw beleid moet rekening houden met de volgende vragen:
• Welke ethische principes hanteert u bij de waardebepaling van objecten?
• Waarom zou u de waarde van objecten willen bepalen?
• Wie is bevoegd om waardebepalingen uit te laten voeren?
• Wie is bevoegd om waardebepalingen te verstrekken?
• Wie heeft toegang tot de waardebepalingen en hoe beveiligt u deze informatie?
• Hoe en hoe vaak wilt u waardebepalingen bijwerken?
Uw organisatie dient tevens een schriftelijke procedure te hebben met daarin de te volgen stappen voor het uitvoeren van waardebepalingen. Deze Spectrumprocedure is een bruikbaar vertrekpunt om uw eigen procedure te
ontwikkelen. De door uw organisatie gebruikte procedure dient in elk geval aan de volgende eisen te voldoen:
Minimumstandaard Waarom is dit belangrijk?
Waardebepalingen zijn beschikbaar voor collectiemanagement en worden alleen gebruikt in overeenstemming met de huidige ethische praktijk.
U kunt een deel van de objecten of al uw objecten voor een passend bedrag verzekeren.
U gebruikt uw collecties niet als onderpand voor een financiële lening.
U hanteert overeengekomen en consistente methodes voor waardebepaling.
U hebt vertrouwen in de
waardebepalingen die u verkrijgt.
Waardebepalingen hangen niet af van de grillen van individuen.
Waardebepalingen worden
vertrouwelijk behandeld en zijn alleen beschikbaar voor bevoegde personen.
Waardebepalingen zijn alleen
beschikbaar voor degenen die bevoegd zijn om deze te bekijken.
Hiermee verhoogt u niet onnodig het veiligheidsrisico voor objecten met een hoge waarde.
Waardebepalingen worden up-to-date gehouden.
Bij het verlengen van verzekeringen worden geen onjuiste
waardebepalingen gebruikt, zodat er geen sprake kan zijn van verkeerde dekking.
Voorgestelde procedure
Volg het autorisatiebeleid van uw organisatie voor het verrichten van waardebepalingen.
Er zijn verschillende Spectrumprocedures die een nieuwe of bijgewerkte waardebepaling vereisen. Controleer de waardebepalingen regelmatig en werk deze bij conform de betreffende procedure. De waardebepaling van een bruikleenobject kan bijvoorbeeld fluctueren gedurende de bruikleenperiode.
Bronnen voor waardebepaling kunnen onder meer zijn: conservatoren, beëdigde taxateurs en bruikleengevers.
U moet een reeks principes opstellen voor de waardebepaling, zoals:
• De huidige 'marktwaarde' van vergelijkbare objecten.
• De originele waardebepaling of de aankoopprijs, geïndexeerd op basis van de inflatie.
• De kosten van conservering.
• De kosten voor het verwerven van een ander vergelijkbaar object (inclusief transport en andere kosten).
Waardebepalingen voor conservering kunnen problemen opleveren en wijken misschien af van de marktwaarde (een ceremoniële stoel met een beperkte intrinsieke waarde kan onvervangbaar zijn wegens zijn lokale relaties: als hij schade oploopt, kan de conservering verscheidene keren de waarde van de stoel bedragen).
Soms staat de aankoopprijs niet rechtstreeks in verhouding tot een
waardebepaling (zo kan een verkoper een object bewust aan een museum verkopen tegen een prijs die lager is dan de marktwaarde).
Als het object geen bezit van uw organisatie is, kom dan de waarde- bepaling schriftelijk met de eigenaar overeen.
Dit kan belangrijk zijn als er in de toekomst een geschil ontstaat.
Leg informatie vast over het waardebepalingsproces.
Registreer onder meer de volgende informatie over specifieke situaties waarbij waardebepalingen worden verricht:
Objectidentificatie
• Objectnummer (voor objecten die uw eigendom zijn).
• Korte beschrijving (gebruik een standaardterm).
Inkomend object
• Inkomend object - Nummer (voor objecten die niet uw eigendom zijn).
Waardebepaling
• Identificatie voor de waardebepaling Waardebepaling - Referentienummer (gebruik een standaardvorm).
• Naam van de persoon in uw organisatie die de waardebepaling autoriseert - Waardebepaling - Autorisator (gebruik een standaardvorm voor namen).
• Datum van de machtiging - Waardebepaling - Machtigingsdatum (gebruik een standaard datumnotatie).
• Naam van de taxateur (en contactgegevens als dit een externe persoon is).
• Taxateur (gebruik een standaardvorm voor namen).
• Adres.
Leg de resultaten vast van de waardebepaling.
Noteer de volgende informatie voor elk object of groep objecten:
Objectidentificatie
• Objectnummer (voor objecten die uw eigendom zijn).
Inkomend object
• Inkomend object - Nummer (voor objecten die niet uw eigendom zijn).
Objectwaarde
• Waardebepaling - Objectwaarde.
• Datum van de waardebepaling - Objectwaarde - Datum (gebruik een standaard datumnotatie).
• Type waardebepaling - Objectwaarde - Type (gebruik een standaardterm).
• Reden voor de waardebepaling - Objectwaarde - Reden (gebruik een standaardterm).
• De datum waarop de waardebepaling dient te worden vernieuwd -
Objectwaarde - Datum vernieuwing (gebruik een standaard datumnotatie).
• Andere informatie over de waardebepaling - Objectwaarde - Bijzonderheden.
Voer het beleid van uw organisatie met betrekking tot de controle op de toegang en de veiligheid van de informatie over de waardebepal- ing uit.
Als u bijvoorbeeld waardebepalingen registreert in een digitaal collectie-
informatiesysteem, zorg er dan voor dat de relevante velden alleen zichtbaar zijn voor bevoegde gebruikers.
Bewaar alle originele documenten.
Dit zijn bijvoorbeeld de documenten ondertekend door de taxateur of door de eigenaar van een bruikleenobject om aan te geven dat ze akkoord gaan met de waardebepaling. Sla de documenten op en noteer de Document - Locatie in de betreffende objectrecords, zodat u en anderen ze later gemakkelijk terug kunnen vinden.
Zorg ervoor dat de verzekerings- of indemniteitsdekking overeen- stemt met de nieuwe of gewijzigde waardebepalingen.
Ga naar Verzekering en indemniteit.
Waardebepaling
Objectidentificatie Inkomend object Waardebepaling Objectwaarde
Originele documenten waardebepaling Laat een waardebepaling
uitvoeren [Gekoppelde
procedure]*
Beleid voor waardebepaling
Van
Gebaseerd op
* Welke andere Spectrum- procedure dan ook aanleiding was voor de waardebepaling.
Bent u de eigenaar van de objecten?
Leg de waardebepaling en de objectwaarde vast.
Beveilig en controleer de toegang tot informatie over
waardebepalingen.
Bewaar alle originele documenten (bijv. door een taxateur ondertekende documenten) en maak een
referentie.
Pas de verzekerings- of indemniteitsdekking aan.
Heeft de waardebepaling invloed op de verzekering of de
indemniteit?
Is de eigenaar het eens met de voorgestelde
waarde?
Ja
Ja
Ja
?
?
?
Nee
Verzekering en indemniteit [Gekoppelde
Ga naar en kom terug van
Registreer
Bewaar en sla op
Keer terug naar
Nee
Nee
