'-tl
Raadsvoorstel gemeente Waaire Waaire, 22 september 2015
vergadering 3 nov ember 2015 voorstelnummer : 60
Portefeuillehouder Ir. J.H.M van Dijk
Steller (tel) : Joep Lafarre (0625472256)
naam voorstel : Voorstel tot voteren bouwkrediet multifunctioneel gemeentehuis.
voorgesteld besluit 1. Een kad erstellend bouwkrediet ad. € 8,47 miljoen voor de realisatie van een multifunctioneel gemeentehuis beschikbaar te stellen.
2. Het college de opdracht te geven het multifunctionele gemeentehuis uiterlijk eerste kwartaal 2018 in gebruik te nemen.
Samenvatting.
Uw college wenst het multifunctionele gemeentehuis binnen deze raadsperiode in gebruik te nemen. Naast een strakke planning, resultaatgericht werken en het toepassen van de door uw raad gegeven kaders, vraagt dit om het voteren van een bouwkrediet. In dit raadsvoorstel wordt verzocht naast het beschikbare voorbereidingskrediet een aanvullend bouwkrediet van €8,47 miljoen beschikbaar te stellen.
1. Onderwerp
Realisatie multifunctioneel gemeentehuis.
2. Inleiding
Op 12 mei 2015 heeft uw raad besloten tot de bouw van een nieuw gemeentehuis en multifunctioneel centrum op de voormalige locatie aan de Koningin Julianalaan.
Uw raad wordt op 20 oktober aanstaande via een raadsinformatieavond door de portefeuillehouder en de projectleider geïnformeerd over onder andere:
de kaders, de beoogde aanpak en de projectstructuur;
de selectie van de adviseurs (waar onder de architect);
de besluitvormings- en communicatiematrix;
het opstellen van het "plan op ontmoeten" (met één centrale MFC en kleinschalige uitvoering op wijkniveau);
het vooronderzoek technische staat raadhuisje, de duurzame maatregelen en de stedenbouwkundige kaders.
Tijdens dezelfde avond zult u in de oordeelsvormende raadsbijeenkomst spreken over voorliggende raadsvoorstel met betrekking tot het beschikbaar stellen van het bouwkrediet.
Daarnaast ontvangt u vooruitlopende op de raadsinformatieavond van 20 oktober aanstaande een raadsinformatiebrief over het "plan op ontmoeten". Wij informeren u vooraf o.a. over de kaders, de aanpak, de resultaten en de activiteitenkalender.
3. Wat beoogt het voorstel te bereiken
Het college gaat de uitdaging het gebouw uiterlijk eerste kwartaal 2018 in gebruik te nemen. Gezien de relatief korte realisatietermijn van circa 2 Vz jaar, is een strakke planning opgesteld. Om deze termijn te kunnen halen vraagt dit enkele randvoorwaarden. Belangrijk daarbij is o.a. een slagvaardige projectorganisatie die met mandaat besluiten kan nemen, het vasthouden aan genomen besluiten en het voteren van een bouwkrediet.
Wij gaan bij de realisatie van het multifunctionele gemeentehuis uit van de volgende zes door uw raad gegeven bestuurlijke kaders:
1. benutten van het ruimtelijk programma van eisen gemeentehuis (2730 m2 BVD) en multifunctioneel centrum (1100 m2 BVO), raadsbesluit dd. 4 november 2014;
2. uw amendement "plan op ontmoeten in de wijken" met een ruimtelijk impact van maximaal ±100 m2 BVO, raadsbesluit dd. 12 mei 2015;
3. de realisatie van een multifunctioneel gemeentehuis op de locatie Julianalaan (oude locatie), raadsbesluit dd. 12 mei 2015;
4. het zo mogelijk opnemen van elementen van het oude raadhuisje in het multifunctionele gemeentehuis, raadsbesluit dd. 12 mei 2015;
5. het zo m ogelijk realiseren van woningbouw op het zelfde perceel (impliciet kader a.g.v. heroverweging locatie dd. 12 mei 2015);
6. de realisatie van duurzame maatregelen (impliciet kader a.g.v. opname in ruimtelijk programma van eisen).
4. Wat stellen wij daarom voor
Wij verzoeken uw raad een kaderstellend bouwkrediet van €8,47 miljoen beschikbaar te stellen. Met het contracteren van adviseurs, zoals een architect, worden verplichtingen aangegaan. Het heeft naar onze mening pas zin een ontwerp maken als het feitelijke financiële kader bekend is.
5. Wat gaat het kosten Kaderstellend krediet
Het gehele project is in 2014 begroot op circa €9,336 miljoen (exclusief duurzame maatregelen, ICT-kosten, projectkosten/interne uren en inrichting MFC) voor de locatie 't Hazzo. Uw raad h eeft op 4 november 2014 besloten om de investeringsraming ad. €9,336 miljoen kaderstellend budget in de begroting te reserveren (exclusief duurzame maatregelen, inrichting MFC en IC T). Uw college gaat de uitdaging aan om kaderstellend voor € 9,336 miljoen dit project aan te sturen en te realiseren. Dit zal zijn inclusief de duurzame maatregelen en de inrichting MFC, en exclusief interne uren en ICT. De interne uren komen ten laste van de bedrijfsvoering en de aanvullende ICT-kosten zullen separaat via de P&C-cyclus aan u worden voorgelegd. Niet begrote ICT-kosten zijn bijvoorbeeld:
multimedia en mobiele devices. Onvoorzien is destijds zeer laag begroot op circa 3,5% van de projectkosten. Ook is er geen indexering toegepast en zijn de terreininrichtingskosten a.g.v. de andere locatie hoger. Tenslotte is in de calculatie geen rekening gehouden met kosten voor toepassen van delen van het oude raadhuisje. Desondanks zijn er waarschijnlijk ook meevallers en verwachten wij dat het geheel realiseerbaar is binnen
€9,336 miljoen. Kaderstellend met het krediet omgaan houdt in dat er functionele keuzes moeten worden gemaakt. Mocht bijvoorbeeld de prijsvorming aannemer tegenvallen, dan zal het college keuzes maken ('the sky is not the limit'). Binnen dit krediet blijft er flexibiliteit voor de omvang en de invulling.
Randvoorwaarde
Wij achten het niet zinvol om tijd en geld te verliezen aan nog een calculatie en hebben er op basis van marktcijfers vertrouwen in dat het gebouw met de gegeven bestuurlijke kaders realiseerbaar is voor €9,336 miljoen. Er is wel één randvoorwaarde. Mocht tijdens de realisatie aantoonbaar op specifieke punten het project tegenvallen of de bestuurlijke kaders veranderen, zullen wij uw raad aan het einde (of tussentijds) verzoeken het bouwkrediet bij te stellen. Dit kan door een deel van het exploitatievoordeel van de duurzame maatregelen daarvoor te benutten. De extra investering in duurzame
Voorstelnr 60 Pagina 2 Datum vergadering: 3 november 2015
maatregelen levert namelijk uiteindelijk ook een financieel voordeel in de exploitatie op.
Tegenvallers kunnen zijn: een bezwaarprocedure, een aanbesteding, een faillissement, enzovoort.
Dekking
Op 4 november 2014 heeft u tevens als onderdeel van de investeringsraming ad. €9,336 miljoen een voorbereidingskrediet gevoteerd ad. €868.500,-. De investeringsraming ad
€9,336 miljoen minus het voorbereidingskrediet ad. €868.500,- vraagt aldus het vrijgeven van afgerond €8,47 miljoen bouwkrediet. Deze €8,47 miljoen wordt gedekt uit het restant verzekeringsgelden (€6,55 miljoen) en exploitatie gemeentehuis (€1,92 miljoen via vervallen van de huur per 2018). De huidige huur bedraagt €300.000,- per jaar. Uit het vervallen van deze kosten wordt het ontbrekende deel van het bouwkrediet gedekt en daarnaast ook de kosten voor groot onderhoud vanaf 2018. De gehele begrotingspost
"huur" zal daarvoor waarschijnlijk niet nodig zijn. Een bezuiniging zal, nadat de exacte exploitatiekosten groot onderhoud bekend zijn, via de P&C-cyclus in de begroting worden verwerkt.
Exploitatie
De exploitatiekosten voor gas-water-elektra zijn per begroting 2015 voor beide gebouwen aan de Laan van Diepenvoorde naar beneden bijgesteld. Met toepassing van de duurzame maatregelen zal het geheel van deze kosten lager uit gaan vallen. Het exacte voordeel zal, nadat de exacte exploitatiekosten bekend zijn, via de P&C-cyclus in de begroting worden verwerkt.
Interne uren
Tot op heden zijn de interne uren ten laste van het voorbereidingskrediet gebracht. De calculatie van de kosten ad. €9,336 miljoen was destijds exclusief de interne uren. Wij zullen derhalve de interne uren ten laste van de bedrijfsvoering brengen. De kosten voor projectleiding werden voorheen met interne uren gedekt. Met het aantrekken van een externe projectleider zullen we deze kosten ten laste van het krediet brengen.
Vorming krediet 'muitifunctioneei gemeentehuis'
Het voorbereidingskrediet en bouwkrediet zullen via een begrotingswijziging in de begroting worden samengevoegd tot het te vormen krediet 'multifunctioneel gemeentehuis'.
6. Juridische gevoigen en risico's Niet van toepassing.
7. Overieg en inspraak
Op 20 oktober aanstaande zal uw raad over de aanpak en voortgang worden geïnformeerd.
8. Communicatie
Bij de realisatie van het multifunctionele gemeentehuis zullen de stakeholders (bestuur, verenigingen, medewerkers en burgers) worden betrokken. De wijze waarop zal tijdens de raadsinformatiebijeenkomst op 20 oktober aanstaande worden toegelicht.
9. Uitvoeringstermijn
Het multifunctionele gemeentehuis wordt uiterlijk eerste kwartaal 2018 in gebruik genomen.
10. Bijlage(n) Niet van toepassing.
11. Ter inzage Niet van toepassing.
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN WAALRE, de secretaris,
drs. ^;W.F. Compagne '' drs. J.W. Brenninkmeijer
Voorstelnr 60 Pagina 4 Datum vergadering: 3 november 2015
G E M E E N X
De raad van de gemeente Waalre
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 22 september 2015 nr. 60;
Besluit:
1. Een kaderstellend bouwkrediet ad. € 8,47 miljoen voor de realisatie van een multifunctioneel gemeentehuis beschikbaar te stellen.
2. Het college de opdracht te geven het multifunctionele gemeentehuis uiterlijk eerste kwartaal 2018 in gebruik te nemen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 3 november 2015.
De raad van de gemeente Waalre, de griffier,
W.A. Ernes.
df.vóo/zitter.
drs. J.W. Brenninkmeijer
