1
Managementteam 20 augustus 2019 Definitief
Aanwezig: Wilma (WP), Margreet (MB), Paula (PK), Emmie (EH), Daphne (DB), Alice (AdB) (notulist)
1. N.a.v. notulen d.d. 09-07-2019 Notulen met enkele tekstuele wijzigingen vastgesteld
2. Formatie en bezetting per locatie
Thema BSO’s: Jolanda Kedde uit dienst, verder geen bijzonderheden.
Hhlaan: Lianne v.d. Berg uit dienst, verder geen bijzonderheden.
Erasmusheem: Nanne Kingma aangenomen als PM-er.
Wweg: Bezetting babygroep ongunstig (qua BKR) op woensdag en vrijdag, peutergroep op vrijdag. Bezetting Tovenaar is super, Merlijn ook, alleen op maandag nog ruimte. Op Peter Pan zijn op maandag nu twee PM-ers nodig i.p.v. de verwachte drie, maar misschien
verandert dat nog na de verwerking van nieuwe aanmeldingen. Lysanne Klootsema is aangenomen voor de vervanging van Ella tijdens diens zwangerschapsverlof. Daarnaast is invalkracht Francis Remker aangenomen als invalkracht voor m.n. de BSO, en worden ook alle voor de zomervakantie aangenomen invalkrachten (veelal voormalig stagiaires) inmiddels regelmatig ingezet.
Administratie/ MT: Karin Bos begint m.i.v. 01-10-2019 als manager voor de locatie Wweg.
3. Contracten bepaalde tijd
De contracten zijn nagelopen t/m degene die september aflopen. Afgesproken wordt dat alle MT-leden vóór het volgend MT een standpunt zullen bepalen betreffende de rest van de dit jaar aflopende contracten. Tijdens dat MT zal ook worden besproken welk aantal vaste uren nog kan worden uitgegeven. DB en WP zullen daartoe kijken naar de huidige en gewenste flexibele schil, op basis van de uren in de formatie-berekening. De LM-ers geven aan allen recentelijk de actuele uren in het overzicht te hebben gezet.
4. Werkplan 2019
Alle MT leden hebben inmiddels de tussenevaluatie betreffende het onderdeel waar ze trekker van zijn in het werkplan gezet. Wilma zal een en ander nog deze week verwerken.
Alle processen uit het werkplan verlopen conform het opgestelde schema.
In het kader van ‘Niet groeps-gebonden taakuren’ hebben DB en MB een excell sheet gemaakt per vestiging, waarbij ze hebben opgenomen welke extra uren zoal als niet
groeps-gebonden taakuren worden gemaakt.
Ze zijn daarbij uitgegaan van 6 x 1 ½ uur voor deelname aan klein team vergaderingen, 5 x 2 uur voor deelname aan algemeen team vergaderingen, 3 x 2 uur voor deelname aan medewerkers-avonden, en een voorbereidingstijd van ½ uur per dag (soms inclusief tijd
t.b.v. transport naar school) voor BSO-medewerkers.
Gebleken is dat op de meeste locaties die nu in kaart zijn gebracht in de praktijk circa 2x
zoveel taakuren worden gemaakt als de verplichte uren uit het bovenstaande.
In september heeft MB overleg met de OR rond de ‘verplichting’ naar huis te gaan of het maken van taakuren op tijdstippen dat er minder kinderen zijn dan verwacht. Voorstel is
2 dat PM-ers in situaties met minder kinderen in overleg gaan met de leidinggevende
omtrent al dan niet naar huis of taakuren maken voor specifieke klussen.
5. Evaluatie zomervakantie
Behalve veel overleg met de GGD n.a.v. rapportage van controlebezoeken van locaties is er in de zomerperiode geen sprake geweest van echte bijzonderheden. Het rooster voor MT en administratie, waarbij veelal sprake was van inplanning van meerdere mensen en/of achterwacht, voldeed goed.
6. Aanschaf CO² sensoren
Via email was een aanbod gedaan rond een systeem van constante monitoring van CO² in ruimten binnen de opvanglocaties. Het MT acht constante monitoring op zich een goed idee. Pm-ers een week lang metingen laten verrichten in hun ruimten levert slechts een beeld op van een beperkte periode. Daarnaast is het de vraag in hoeverre de metingen daadwerkelijk nauwgezet zullen worden uitgevoerd en geregistreerd.
In het kader van klimaatbeheersing zou een systeem dat automatisch monitort en
registreert ideaal zijn. Al moet dan nog wel gekeken worden hoe er vervolg gegeven wordt
aan eventuele signaleringen.
Afgesproken wordt Paul Blaak te vragen een doorrekening te maken van aan permanente monitoring verbonden kosten, en daarbij ook mogelijkheden bij andere bedrijven die soortgelijke diensten leveren in kaart te brengen om een en ander te kunnen vergelijken.
Dit punt zou kunnen worden opgenomen in het stichtings-brede Werkplan voor 2020.
Er zal daarna nog gekeken moeten worden of en zo ja welke acties er moeten worden ondernomen t.b.v. klimaatbeheersing binnen de BSO’s (zo mogelijk in samenwerking met scholen en andere medegebruikers van een BSO-locatie).
7. Inzage kinddossier door stagiaires
Opgemerkt wordt dat er nauwelijks nog sprake is van een uitgebreid kinddossier met veel vertrouwelijke informatie erin. Verslagen van gesprekken met ouders en andere hoog- vertrouwelijke documenten worden niet in het kinddossier bewaard, maar in de
registratiemap van de manager. Voor zover er nog sprake is van een papieren kinddossier zitten daar voornamelijk observatieverslagen, voor het KDV met name van voorgaande jaren, aangezien er nu gewerkt wordt met een digitaal kindvolgsysteem.
In het stuk dat AdB voorafgaand aan het MT overleg heeft aangeleverd, wordt gesteld het noodzakelijk dat een stagiaire op de hoogte is van bijzonderheden betreffende de
thuissituatie en de ontwikkeling van een kind ten behoeve van de adequate begeleiding van een kind, waar een stagiaire van een beroepsopleiding ook een aandeel in heeft. Deze bijzonderheden staan beschreven in het kinddossier, Konnect en -voor kinderen tussen 0 en 4 jaar- het kindvolgsysteem ‘Praten, doen, bewegen’. AdB pleit ervoor een stagiaire
inzicht toe te staan in bovengenoemde registraties/systemen voor zover het een stagiaire van een beroepsopleiding betreft die langere tijd (minimaal een half jaar) stage loopt op de groep van het betreffende kind, en de stagiaire het kind in kwestie ook daadwerkelijk
in de groep heeft, en daarmee een aandeel heeft in diens begeleiding.
Voor stagiaires geldt, net als voor medewerkers in loondienst, de verplichting van
geheimhouding. De stagiaire heeft hier ook voor getekend in de stageovereenkomst. Het MT stemt in met inzage, met als aanvulling dat de toegang tot het kinddossier en het kindvolgsysteem/ Konnect niet automatisch aan stagiaires wordt verleend. De
stagebegeleider geeft deze toestemming op een bepaald moment , waarbij zij/hij het element van vertrouwelijkheid en de geheimhoudingsplicht omtrent de inhoud benadrukt.
3 Aanvullend hierop komt ter sprake dat het ook wenselijk is ergens op te nemen dat
stagiaires uitsluitend bij een klein teamvergadering aanwezig kunnen zijn op expliciete uitnodiging van de teamleden.
Alice zal het aspect van vertrouwelijkheid/geheimhoudingsplicht, de toegang tot kind- dossier en kindvolgsysteem en aanwezigheid bij teamvergaderingen op uitnodiging expliciet opnemen in het stagebeleid en expliciet benoemen tijdens de stage introductie ochtend. Daarnaast zal ze de afspraken hieromtrent opnemen in het Bijdehandje ter informatie van de PM-ers.
7A Knelpunt notuleren teamvergaderingen in kader van AVG
Notulen van teamvergaderingen worden door Pm-ers vaak thuis uitgewerkt, bij gebrek aan tijd en faciliteiten om dit te doen op het werk. Kindbesprekingen worden in een aparte bijlage genoteerd, die (tot nu toe) vervolgens in het kinddossier wordt gedaan. De notulen en de bijlage met kindbesprekingen worden vervolgens naar de leidinggevende gemaild en door de PM-er -als het goed is- van de computer thuis verwijderd. Het zou handig zijn als er op het werk een computer/laptop zou zijn, die bereikbaar is voor de PM-ers, om de notulen op te slaan en te kunnen nalezen. Mogelijk zou de Ipad van de groep hiervoor gebruikt kunnen worden, als er een Word programma/Office 365 op zou zijn geïnstalleerd.
Er dient nader te worden onderzocht wat het meest geschikt is (ook bijvoorbeeld of er ‘in de cloud’ opgeslagen moet worden).
8. Voorstel openingstijden
Het voorstel rond (eventuele wijziging van) de openingstijden moet nog nader in de werkgroep worden besproken.
9. Niet aanmelden van kinderen bij margedagen
Er is gebleken dat er op verschillende locaties verschillend wordt gehandeld als een kind toch naar de BSO komt/wordt geacht te komen terwijl ouders het kind niet hebben aangemeld. De ene locatie stelt zich streng op; kinderen die niet zijn aangemeld wordt geen opvang geboden; men neemt ze mee naar de locatie en belt vervolgens de ouders om hen op te komen halen (met als argument dat de BKR niet op orde is als kinderen,
waarmee geen rekening is gehouden bij de inzet van het aantal PM-ers opeens extra komen) . Een andere is soepeler, vangt kinderen alsnog op als er plek is, of is met name soepel tegenover nieuwe ouders die nog niet helemaal weten hoe aanmelding voor extra
opvang via Konnect werkt.
Afgesproken wordt dat binnen het LMO een voorstel uitgewerkt zal worden hoe om te gaan met niet aangemelde kinderen op marge (en vakantie)dagen.
10. Al dan niet invoering officieel VVE programma
N.a.v. het vorig MT hebben MB en AdB veel aanvullende informatie verstrekt op de onderdelen die voor MT leden nog niet geheel duidelijk waren. Op basis van deze aanvullende informatie wordt onder alle MT leden gepeild hoe ze staan tegenover invoering van een officieel VVE programma.
PK geeft aan het voorstel nu zo onderbouwd te vinden dat ze geen bezwaar meer heeft tegen gaan werken met een officieel VVE programma binnen de Harmonica groepen. Ze geeft wel aan het financiële aspect nog wel spannend te vinden, evenals wat invoering in
de praktijk precies gaat betekenen voor medewerkers.
EH sluit zich hierbij aan. Noemt geen bezwaren, maar nog wel wat zorgen te hebben, omdat niet alle implicaties van te voren te overzien zijn. Ze vindt het ook spannend hoe de
4
belasting qua administratie/registratie zal uitpakken.
DB noemt geen bezwaren (meer) te hebben, is van mening dat het werken volgens de officiële VVE werkwijze zeker van toegevoegde waarde zal zijn. Acht daarbij wel van
groot belang hoe de functies binnen de VVE groep gaan worden ingevuld.
AdeB staat helemaal achter de invoering, mits medewerkers die de VVE groepen gaan bemannen zich echt committeren aan de werkwijze en de taken die daarin van hen
verwacht worden.
WP sluit zich bij de andere MT leden aan. Noemt zeker te kunnen zeggen: ”We gaan het doen”.
Samenvattend wordt opgemerkt dat het voor een goede invulling van belang is de
consequenties voor medewerkers goed in kaart te brengen.
Omdat er extra taken/taakinvulling van de PM-ers binnen de VVE groepen worden
verwacht/geëist moet PM-ers die op VVE groepen zouden willen werken duidelijk gemaakt worden wat van hen (extra) wordt verwacht, en dat ze op deze extra taken/taakinvulling
ook getoetst en beoordeeld zullen worden als ze voor werken op de Vve groep opteren.
Het voorstel tot de wijze van werving/aanstelling van PM-ers voor de VVE groepen zal ter informatie advisering worden neergelegd bij de OR. Dit is getoetst bij de jurist.
11. afspraken omtrent omgaan met GGD rapporten Vanwege tijdgebrek wordt afgesproken dat WP via email/teams de gemaakte afspraken zal communiceren naar alle MT leden.
12. W.v.t.t.k.
● Er heeft zich één iemand aangemeld die interesse heeft in de functie vervoerder, waarvoor een vacature was uitgegaan: Leonique Seldenthuis, voormalig tijdelijk huishoudelijk medewerker van de Wweg. Mogelijk zou ze een dergelijke functie willen uitvoeren in combinatie met een aantal uren huishoudelijk werk.
● In het gebouw Wweg was vroeger de Tuindorpschool gehuisvest. Een voormalig leerling van deze school, nu in de tachtig, heeft aangegeven graag een gedenkteken in het gebouw te willen realiseren voor twee joodse jongens van de school, die in de oorlog in Auschwitz zijn omgebracht. Op 7 oktober wordt een gedenksteen aangebracht in de entree van het gebouw. Binnen de BSO zal de meneer in kwestie er iets over komen vertellen.
● WP drukt de managers op het hart functioneringsverslagen wel te laten ondertekenen door de medewerkers. Op het nieuwe formulier functioneringsgesprek staat namelijk (nog) niet standaard de aanduiding ‘handtekening medewerker, voor gezien/akkoord’. AdB zal dit alsnog toevoegen aan het formulier.
ACTIES WIE KLAAR
1 Convenanten met basisscholen bekijken (eventueel
voor werkplan 2020) MB, WP, EH Najaar ‘19
2 Kader voor inzet stagiaires bij o.a. vervoer van de kinderen
PK, MB, AdB, EH
Aug ‘ 19
3 Alternatieven Stint bekijken LM’ers Aug ‘ 19
4 Individuele overleggen met locatiemanagers en AdeB
plannen LM’ers
AdeB Sept. ‘19
5 5 Beleidsstuk niet gevaccineerde kinderen nakijken AdeB Sept. 19 6 Nieuwe groepen aanmaken in KV; KWAC, OR,
thuiswerken PK en WP Sep ‘19
7 Tijdelijke contracten t/m december nagaan en
standpunt bepalen over vervolg Alle MT leden Vóór 10 sept.
8 Gewenst aantal uren flexibele schil berekening (op basis van formatie-overzicht) t.b.v. vaststelling aantal uit te geven vaste uren
DB, WP Vóór 10 sept.
9 Paul Blaak vragen doorrekening te maken van aanschaf systeem CO² sensoren t.b.v. constante monitoring en klimaatbeheersing gebouwen opvang, en vergelijking mogelijke opties andere aanbieders.
Werkplan 2020
Sept. ‘20
10 Vertrouwelijkheid/geheimhoudingsplicht en afspraken omtrent toegang tot kind-dossier en kindvolgsysteem expliciet opnemen in het stagebeleid en benoemen bij stage introductie
AdB Sept.’19
11 Afspraken omtrent toegang tot kind-dossier en kindvolgsysteem stagiaires en aanwezigheid bij teamvergaderingen in Bijdehandje
AdB Aug. ‘19
12 Uitzoeken meest geschikte manier gebruik Ipad voor
maken en opslag teamnotulen WP/PK Sept.’19
13 Voorstel uitwerken hoe om te gaan met niet
aangemelde kinderen op marge (en vakantie)dagen. LMO Sept.’19 14 In CAO nagaan of aan dit aparte functieprofiel ook
een andere salarisschaal verbonden dient te worden
DB Sept.’19
15 Voorstel voor de wijze van aanstelling van PM-ers
voor de functies van PM-ers binnen de VVE groepen DB, WP Sept.’19 16 Voorstel voor de wijze van aanstelling van PM-ers
voor de functies van PM-ers binnen de VVE groepen ter advisering neerleggen bij de OR
WP Sept.’19
17 Stuk rond het gaan werken volgens een officieel VVE
programma ter advisering naar COR en OC’s. MB en AdB Aug. ‘19 18 Aanduiding ‘handtekening medewerker, voor
gezien/akkoord’ toevoegen aan formulier functioneringsgesprek
AdB Aug. ‘19
Actielijst lange termijn
ACTIES WIE KLAAR
1 Verlofkaart en jus kaart vereenvoudigen, manier
bedenken hoe inzichtelijker voor medewerkers PK
i.s.m. WP Najaar ‘19
