1
Notulen MT 02-09-2020 Vastgesteld
Aanwezig: Wilma Pouw (WP), Emmie Huiskes (EH), Gabry Ekamper (GE), Margreet Boiten (MB), Paula Kroeze (PK), karin Bos (KB) en Alice de Beer (AdB) (notulist)
1. Opening
2. N.a.v. notulen d.d. 30-06-2020 Geen bijzonderheden of aanvullingen; vastgesteld
3. Formatie en bezetting per locatie
EH: geen bijzonderheden ten opzichte van het vorig overleg.
KB: Personeelskosten van Brabbel zijn vrij hoog, lijkt erop dat dit komt door het hoge ziekteverzuim percentage op de locatie. Karin wil hier nog nader naar kijken. De bezetting van Harmonica is laag. Voorstel vanuit PM-ers is weer halve dagen aan te bieden, daar lijkt vraag naar te zijn. Besloten is om dit weer te gaan aanbieden. KB bespreekt dit met SV. KB heeft flyer Harmonica gemaakt i.s.m. AdB t.b.v. aantrekken extra klanten. Wil deze o.a. via CJG aanbieden. CJG toont zich vanwege andere drukke werkzaamheden niet echt bereidwillig m.b.t. een gesprek, maar KB gaat nu toch langs.
MB: Door de opzegging van één kind is de bezetting nu weer op 36 kinderen bij BSO Rijmelarij. Verder zitten ook Erasmusheem en Simsalabrink vol. De wens is er om BSO
Peter Pan uit te breiden. Tovenaar en de Reuze BSO hebben nog wat ruimte.
Alle vacatures op de diverse BSO’s zijn vervuld.
De functie van TSO coördinator van Geert is overgenomen door Jolanda Schuiring.
PK: Bezetting van de KDV groepen loopt weer wat op; op diverse groepen moeten weer 3 PM-ers worden ingezet i.p.v. twee. BSO Mikmak lijkt de rest van het jaar weer verder vol te gaan lopen.
WP: Gabry gaat vanaf september 30 uur per week werken in verband met de toegenomen werkzaamheden. WP gaat weer standaard werken op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. De overige uren werkt zij flexibel.
Contracten bepaalde tijd
Het overzicht is doorgenomen tot en met de contracten die aflopen t/m 31-10-2020.
Afgesproken wordt dat de managers voor de volgende vergadering bijzonderheden/wensen omtrent de contracten die aflopen op 31-12-2020 alvast via email met elkaar
communiceren.
4. Werkplan 2020 / Jaarplanning 2020
Meeste tussenevaluaties zijn inmiddels toegevoegd aan het Werkplan. WP zal een en ander op elkaar afstemmen qua taalgebruik en stuurt hem daarna naar de COR ter informatie.
Meeste actiepunten uit de jaarplanning zijn verwerkt in de agenda’s van het MT. Kwac zorgt daarnaast zelf voor uitvoering van de overige punten, zoals evaluatie van de stukken die “op de rol” staan, uitvoering interne audits et cetera.
5. Kwaliteit
T.g.v. corona-maatregelen heeft de kwac sinds februari niet vergaderd. Ook interne audits zijn niet uitgevoerd. AdB zal plan maken voor wijze van her-opvatten van de diverse kwac-
2 taken met in achtneming van de beperkingen t.g.v. corona. Zal dit plan bespreken met PK en EH.
Geopperd wordt om revisie van bepaalde documenten te laten plaatsvinden door medewerkers die noodgedwongen thuis werken.
7. Evaluatie zomervakantie
GE: Het was drukker dan verwacht. GE heeft taken overgenomen van zowel Marleen Wenneker als WP, en dat kostte best wel de nodige (extra) tijd. Qua bezetting en vragen vanuit medewerkers ervoer GE het wel als minder druk dan anders.
AdB: Had het met name druk door eigen taken (beoordeling opdrachten babycursus) en door regeldingetjes betreffende de locatie. Heeft dit niet als onprettig ervaren verder. Er was dit jaar, voor zover zij heeft ervaren, geen sprake van echte bijzonderheden of calamiteiten. Alles verliep goed en er werd niet veel gemopperd.
PK: Geeft aan lekker gewerkt te hebben in zomerperiode, maar heeft geen grote klussen kunnen doen/afronden. Er waren veel kinderen aanwezig doordat ouders i.v.m. corona niet op vakantie gingen. Het was wel rustig dat de GGD geen inspecties kwam doen, zoals voorheen vaak gebeurde in de zomerperiode. Vervanging van mensen die door verkoudheid e.d. niet konden werken ging oké.
MB: Ook blij dat er geen GGD-inspecties plaatsvonden. Had het al druk genoeg door vele vacatures die uitstonden. Ook vormden de roosters voor de laatste weken een extra
puzzel. Heeft geen mogelijkheid gehad tot afronding van (grotere) klussen. MB constateert dat het een knelpunt was t.a.v. de uitvoering van achterwacht voor collega MT-leden dat GE en AdB geen toegang hebben tot Kidsvision/Konnect. Daardoor werd soms toch een
beroep gedaan op MT-leden die vrij waren.
Afgesproken wordt het punt van vervanging collega’s MT (en voorwaarden daarvoor, verwachtingen daaromtrent) apart te agenderen voor een volgend MT.
KB: heeft de zomerperiode als relaxed ervaren en heeft werkzaamheden kunnen oppakken waar ze nog iets mee moest. Vond het wel vervelend dat ouders soms alsnog, afwijkend van de eerste inventarisatie, vakantie opnamen waardoor PM-ers alsnog naar huis gestuurd moesten worden/niet konden werken. MB brengt naar voren dat dit niet gemeld is aan de LM-er die aanwezig was, die de PM-ers in kwestie anders misschien alsnog op een andere locatie(bv. BSO) had kunnen inzetten. WP doet navraag of er ook een Teams-account is aangemaakt waartoe alle teams/PM-ers en MT-leden toegang toe hebben. Daarin zouden dit soort dingen dan gecommuniceerd kunnen worden.
Tenslotte is door collega’s opgemerkt dat ze op het KDV een activiteitenprogramma gemist hebben tijdens de zomer. In de nabije toekomst zal dit hopelijk niet meer voorkomen door inzet van het DoenKids-programma, zo wordt opgemerkt.
Ook op de locatie Wweg was er sprake van volle groepen en niet echt minder kinderen doordat diverse ouders geen vakantie namen i.v.m. corona.
EH: Heeft lekker gewerkt, maar het wel druk gehad. Had geen mogelijkheid om grotere
klussen te doen/af te ronden. Heeft veel gedaan, zoals de invulling van de vacatures.
De afwisseling tussen thuis werken en op kantoor verliep goed. Ook de onderlinge
aanvulling tussen managers/Mt-leden in dit verband verliep over het algemeen goed.
Het feit dat Peter Pan extra open ging zorgde voor afname van de drukte op de Wweg. Ook de openstelling van Erasmusheem was prettig in dit kader.
3 WP: heeft de indruk gekregen (bij het bezoeken van de locaties) dat het gedurende de zomervakantie goed / relaxt verliep op alle locaties. WP had zelf geen grote klussen
gepland gedurende deze tijd. Heeft hierdoor plezierig kunnen werken.
Algemeen: misschien is het een idee als er voorafgaand aan een (hete) zomerperiode suggestie voor verkoelende activiteiten op papier worden gezet. Op sommige locaties werd het erg warm, maar werden er door PM-ers ook voor de hand liggende maatregelen – als het laten zakken van de zonneschermen ’s morgens vroeg- niet genomen.
8. Opschorting Taaleis 3F en babyscholing
Het MT vindt de argumenten om de IKK eisen betreffende taalniveau 3F en babyscholing uit te stellen naar 2023 niet steekhoudend. De SKH wil de betreffende scholingen al in 2020 realiseren, zoals oorspronkelijk de bedoeling was. In 2021 dient een en ander sowieso afgerond te zijn. Bij nieuwe medewerkers zal bij aanname genoemd worden dat ze geacht worden de cursus Taalniveau 3F en, als ze werkzaam zullen zijn met 0 jarigen, de cursus omgaan met baby’s binnen afzienbare tijd dienen te behalen, indien ze nog niet over deze
kwalificaties beschikken.
AdB geeft aan dat nog niet alle PM-ers die werkzaam zijn op groepen met 0-jarigen de cursus hebben afgerond. Zal de managers van het KDV een lijst doen toekomen wie het betreft. Tijdens het volgend MT komt dit punt terug op de agenda, en zal worden besproken hoe om te gaan met de mensen die zich niet aan de afspraken omtrent de afronding van de cursus houden. Daarnaast zullen GE en AdB een plan maken hoe het laten
volgen van de babycursus te implementeren in de SKH.
9. GSV in gebouw Maartenscollege
De Groninger schoolvereniging gaat uitbreiden en een locatie openen binnen het Maartenscollege. Per januari 2021 komen in het gebouw ook groepen jongere
basisschoolleerlingen, en zal de SKSG zich er ook vestigen t.b.v. opvang van deze kinderen op de BSO.
10. Alternatief voor medewerkers-avond
Een idee dat geopperd wordt is opzet van medewerkers-avond in beperkte schaal, bv. 30 of 40 medewerkers, waarbij de collegezaal binnen de Biotoop -waar medewerkers
makkelijk op 1 ½ meter van elkaar kunnen zitten- wordt gebruikt.
Ook hierbij bestaat de angst dat medewerkers vanwege de behoefte aan contact met elkaar toch binnen 1,5 meter afstand van elkaar verblijven. Doel van MT is om via een medewerkers-avond informatie aan iedereen te verstrekken, doel van medewerkers is daarnaast ook onderling contact. Misschien is een medewerkers-avond waarbij
medewerkers fysiek aanwezig zijn in september of oktober toch te snel, gezien het aantal besmettingen dat nu weer oploopt.
Alternatief is bv. een pilot rond een digitale invulling van zo’n medewerkers-avond, waarbij een filmpje van een presentatie (waarin bepaalde informatie wordt verstrekt).
Alle medewerkers zouden zulke informatieve filmpjes dan op het moment dat het hen uitkomt kunnen bekijken, en vervolgens team-gewijs via ‘zoom’ in Teams op een bepaald
moment online hun eventuele vragen n.a.v. de info kunnen stellen aan hun manager.
Afgesproken wordt eerst even af te wachten hoe het webinar van donderdag 4 september rond DoenKids (waar veel PM-ers zich voor hebben opgegeven) werkt.
Vervolgens zal een werkgroepje, bestaande uit WP, PK en EH, zich buigen op een
mogelijke invulling van zo’n digitale medewerkers-avond. KB doet hierbij de suggestie ook te kijken of er een ‘leuk’ onderdeel aan het programma kan worden toegevoegd. De
4 werkgroep zal ook kijken of een groot team overleg op een soortgelijke manier kan worden vormgegeven.
11. Recente vragen in het kader van corona vanuit de locaties
● Algemeen komt ter tafel dat het zinvol is regelmatig een berichtje eruit te doen naar medewerkers met de actuele afspraken/regels in het kader van de corona-maatregelen.
Het zou verder handig zijn om ergens op de website (b.v. onder het HKZ stuk) een stuk te plaatsen waarin medewerkers zaken rond corona kunnen terugzoeken. Updates dienen dan ook in dit stuk verwerkt te worden. EH zal een opzetje van zo’n eerste bericht maken.
● Zijn er extra maatregelen nodig m.b.t. ventilatie?
Nee, voorzieningen en afspraken als gerealiseerd binnen de SKH (dagelijks ramen open zetten, zo mogelijk regelmatig door laten tochten) zijn voldoende.
● Hoe omgaan met (geen( verlof op (kunnen) nemen medewerkers? Het grootste gedeelte van de medewerkers heeft inmiddels vakantieverlof opgenomen of gepland. Vervanging is gerealiseerd, maar hierdoor zijn in het najaar wel weinig mensen over voor
ziektevervanging. Zoveel mensen beschikbaar houden voor de werkvloer is wenselijk, maar er zijn wel wettelijke regels omtrent welk soort verlof MOET worden opgenomen, en wat al dan niet mag worden meegenomen of uitbetaald. GE zal samen met WP regels en mogelijkheden in dit kader op een rijtje zetten. Ook zaken betreffende levensfase budget bepalingen in de CAO zullen meegenomen worden.
● Wat zijn de afspraken betreffende externen in het gebouw?
Afspraken met ouders dienen nog altijd zoveel mogelijk na 18 uur gepland te worden, intakes zoveel mogelijk telefonisch. Afspraken met externen zoveel mogelijk via videobellen. Of op een locatie waar voldoende ruimte is t.b.v. 1 ½ meter afstand.
● Mogen er bijeenkomsten zijn van meerdere medewerkers?
Overleg van groot teams dient online plaats te vinden. Overleggen gaan alleen door bij 6 of minder personen. Groot teams vinden nu niet plaats, ook niet online. Algemeen teams wel met maar 1 persoon per team. Ook bv. stagiaires dienen niet in een grote groep bijeen te komen. Overleg met stagedocenten dient online plaats te vinden: geen stagedocent op locatie.
● Hoe te handelen voor medewerker bij gezondheidsklachten gezinslid?
GE heeft een schema (soort beslisboom) gemaakt hieromtrent. Zal deze rondsturen aan de MT-leden.
● Welke werkzaamheden zou een medewerker die verplicht thuis zit kunnen doen?
Afgesproken wordt in de corona-map weer een overzicht van werkzaamheden te plaatsen, die een medewerker die verplicht thuis zit zou kunnen doen. EH zal een nieuwe versie van een dergelijke verzamelmap plaatsen, andere MT-leden zullen hun ideeën voor thuis- werkzaamheden erin plaatsen.
● Mag een medewerker die verplicht thuis zit in afwachting van bv. de uitslag van de coronatest gevraagd worden om op een andere dag (dan voor haar/hem gebruikelijk is)
alsnog te werken?
Gevraagd wel, verplicht niet. Als medewerker zijn uren op die manier ‘inhaalt’, wordt het oorspronkelijk in kids vision vermelde verlof (code V05) verwijderd.
5 12. Actieplan Tevredenheidsonderzoek Cliënten
MT-leden gaan akkoord met het geformuleerde actieplan. AdB zal een aanvulling doen toekomen aan WP.
13. Thuiswerken continueren voor MT en staf
MB geeft aan dat ze voor een goede invulling van haar werkzaamheden vaker op locatie moet zijn dan de voorheen afgesproken 2 dagen per week. Dit geldt voor anderen soms ook. Afgesproken wordt dat werkzaamheden die thuis kunnen worden uitgevoerd zoveel mogelijk thuis gedaan zullen worden, in overeenstemming met het advies van het RIVM.
Als een MT- of staflid thuis werkt wordt deze wel geacht zo snel mogelijk alsnog naar het werk te komen indien dat nodig is omdat een collega die op een werklocatie is
ingeroosterd onverwacht niet kan of mag komen. Ook als je thuis werkt ben je in principe beschikbaar voor werkaangelegenheden, tenzij je in overleg met WP en/of collega’s afspreekt dat dat op een bepaald moment niet zo is.
T.b.v. het overzicht zal WP een overzicht maken wie wanneer thuis of op locatie werkt.
Alle MT-leden zullen daarin zetten wanneer ze op locatie dan wel thuis werken.
Er zullen -in ieder geval op maandag, dinsdag en donderdag- standaard twee mensen van de staf op kantoor worden ingeroosterd ter bemanning van de telefoon. Wanneer een staflid dat op kantoor is ingeroosterd niet kan/mag komen werken op locatie, dient deze zelf een ander staflid te benaderen om haar op kantoor te vervangen.
De MT-leden zullen niet meer standaard telefoondiensten draaien.
14. Thuiswerken faciliteren door aanbod middelen
Het MT spreekt zich uit voor aanbod/financiering van middelen om het thuiswerken te faciliteren. Er wordt voor gepleit hier een specifiek budget voor vast te stellen.
Aangeschafte/verstrekte middelen zijn wel in bruikleen, voor zolang de thuiswerkperiode duurt. WP en GE maken een voorstel.
15. Tevredenheidsonderzoek medewerkers
De MT-leden die de proefversie van het tevredenheidsonderzoek medewerkers hebben gedaan tonen zich enthousiast. EH licht toe dat de versie gebaseerd is op de versie van 2017, met enige aanvullingen. WP vraagt zich af of er, zoals de bedoeling was, vragen rond de communicatie m.b.t. corona zijn opgenomen. EH, PK en AdB denken van wel, maar PK zal het nagaan voor de zekerheid. Het is de bedoeling dat de uitnodiging voor het invullen van het tevredenheidsonderzoek medio september wordt uitgestuurd.
16. toestemming voor TSO coördinator om in kids vision te kijken
Aangezien inzage in kids vision noodzakelijk wordt geacht om de functie van TSO
coördinator te vervullen gaat het MT akkoord met inzage van kids vision door de nieuwe TSO coördinator Jolanda Schuiring. Suggestie is wel even navraag te doen naar een eventuele mogelijkheid van een iets meer uitgeklede licentie.
17. W.v.t.t.k.
● Het MT gaat akkoord met het voorstel van MB en EH om Josha beweegactiviteiten te laten organiseren voor zowel kinderen ( Nijntje beweegt) als een “fit op werk” programma voor medewerkers te laten uitrollen. Precieze uren- en kosteninvestering moet wel eerst worden aangeleverd. Daarnaast moeten wel goede afspraken gemaakt worden zodat deze activiteiten niet ten koste gaan van Josha’s werk als PM-er.
6
● Een klant wiens kinderen op de wachtlijst staan voor BSO opvang heeft verzocht om VSO opvang ter overbrugging. Heeft deze opvang niet meer nodig als de kinderen naar de BSO gaan. Advies is de VSO opvang eerst voor een half jaar aan te bieden, en in het contract op te nemen dat men bij een passend BSO aanbod verplicht is dit te accepteren (waarmee de VSO opvang dan vervalt).
ACTIES WIE KLAAR
a) Overzicht mensen ‘die regelmatig op locatie zijn’
sturen naar GE i.v.m. continue screening
Iedereen Nov’20 b) Tussenevaluatie werkplan schrijven EH, GE Aug ‘20
c) Begroting sheets invullen EH KB 31 aug.’20
d) Navraag BMK doen i.v.m. bezwaar VSO GE Juli ‘20 e) Contact ouder en Biotoop over Stint WP Sept. ’20 f) Plan bezetting Harmonica verhogen KB Aug. ‘20 g) PRI agenderen voor vergadering okt AdeB
h) Bijzonderheden/wensen omtrent contracten medewerkers die aflopen op 31-12-2020 alvast aan elkaar toe mailen
LM-ers Vóór 22 sept. ‘20 i) Opzet maken invulling kwac taken/werkwijze (met
in achtneming corona regels) AdB; PK en EH
controle Sept. ‘20 j) Overzicht vordering uitvoering en afronding
babycursus naar de LM-ers sturen. AdB Sept. ‘20
k) Plan maken werkwijze/implementatie babycursus
binnen SKH (ook voor nieuwe Pm-ers) GE en AdB Okt. ‘20 l) Overzicht regels en omgaan (on)mogelijkheden
verlof GE en WP Sept.’20
m) Opzet bericht actuele corona-maatregelen EH Sept. ‘20 n) Overzicht handelen bij gezondheidsklachten
gezinslid medewerker rondsturen aan MT leden GE Sept. ‘20 o) Nieuwe map maken mogelijke thuis-werkzaamheden
medewerkers (in corona map)
EH Sept. ‘20
p) Nagaan of vragen rond communicatie corona zijn opgenomen in Tevredenheidsonderzoek Medewerkers
PK Sept. ‘20
q) Navraag doen naar mogelijkheid iets meer uitgeklede licentie voor nieuwe coördinator TSO
MB Sept. ‘20
