Whitepaper Wijkteams, klaar voor de start

(1)

Whitepaper | Wijkteams, klaar voor de start 1.

Deel dit whitepaper

Koningsweg 2 5211 BL 's-Hertogenbosch T (073) 750 16 90 F (073) 613 99 21 E info@k2next.nl

Personen

en stijl Kennis en

vaardigheden

Strategie Gedeelde

waarden

Systemen

Whitepaper

Wijkteams, klaar voor de start

“In het begin lag moeder ziek op bed. Vader was totaal uitgeput. Kinderen moesten naar school worden gebracht, maar vader moest ‘s nachts werken en kwam ‘s morgens om half 9 thuis. En dan moesten de kinderen eigenlijk al op school zijn. Buren wisten ook niet wat er aan de hand was. Dus die konden daar ook niet op insteken.

Nou, wij zijn daar geweest. En het was gewoon hartstikke zorgelijk. Dus moeder, die lag op bed.

Zij had zo weinig energie, die kon gewoon in slaap vallen. Intussen kroop er wel een kind van 1 jaar rond. En vader die moest overdag slapen. Dus toen ben ik eerst op die maandag erna enkele uren gaan oppassen. Want toen was het vakantie en er was niks afgedekt. Dus die moeder zou thuis zijn met ik geloof vijf of zes kinderen. En toen hebben we die dag ook meteen gezegd van:

nou, we gaan in netwerk beraad. Vonden deze ouders hartstikke spannend. Maar hebben toch, wel door enige druk van ons, ook mensen uitgenodigd. Inmiddels zijn er ook weer andere buren.

Dus dat netwerk verandert ook wel wat. Want de ene buurman, Pieter, die was toen werkloos en die konden ze inzetten, maar die heeft inmiddels een baan. Maar er zijn weer andere mensen, via een vriendinnetje, die de kinderen naar school brengen. Daarin hebben deze mensen nu wel weer regie over hun leven en kunnen ze het weer zelf bepalen. En kunnen wij daarin wat meer naar de achtergrond.”

Oktober 2014

Een tijdje geleden kwamen we in contact met een enthousiaste en no-nonsense beroepskracht die ons het bovenstaande verhaal vertelde. Het is één van de vele authentieke verhalen uit de dagelijkse praktijk van sociale wijkteams in ons land. Inmiddels kent bijna iedere gemeente wel een of meerdere wijkteams (in oprichting). Deze multidisciplinaire teams spelen vanaf volgend jaar een sleutelrol in het sociaal domein. Van keukentafelgesprekken, bieden van lichte ondersteuning, activeren van het sociaal netwerk tot het doorverwijzen naar specialistische hulp en ondersteuning.

In deze whitepaper bieden we u een aantal praktische handvatten om uw wijkteam klaar te stomen vóór 1 januari 2015. Op deze magische datum krijgen gemeenten eindelijk de verantwoordelijkheid

voor jeugd (Jeugwet), maatschappelijke ondersteuning (Wet maatschappelijke on- ondersteuning 2015) en werk & inkomen (Participatiewet).

Leidraad voor deze whitepaper vormt ons ontwikkeltraject voor wijkteams.

Inleiding

Figuur 1. Ontwikkeltraject K2 Next Generation voor wijkteams (Czyzewski, 2014)

Meer informatie?

Praktische informatie, voorbeelden en inspiratie voor het realiseren en beheren van wijkteams vindt u op wijkteams.info Voor meer informatie kunt

u contact opnemen met Anne Czyzewski 06-43 46 81 24 anne.czyzewski@k2next.nl

of met Joyce Hagenaars:

06-43 46 81 27 joyce.hagenaars@k2next.nl

(2)

Deel dit whitepaper

Een slagkrachtig wijkteam valt of staat met formuleren van een goede visie. Dit geeft een toekomstgericht en ambitieus beeld van wat u als wijkteam wilt zijn. Het biedt uw wijkteamleden een uitdagende stip op de horizon. Een goede visie vormt de basis voor het dagelijks handelen. Wijkteamleden kunnen er op terugvallen in lastige situaties. Zonder heldere visie functioneert het wijkteam minder goed. (Nijhof, 2013)

Een goede visie heeft de volgende kenmerken (Nijhof, 2013):

• ambitieus en realistisch;

• beknopt en eenvoudig;

• concreet en helder;

• gedragen door de gemeente en deelnemende instellingen.

• gedurfd en toekomstgericht;

• krachtig en inspirerend;

Voor het formuleren van een goede visie kunt u samen met wijkteamleden en andere stake- holders (o.a buurtbewoners, managers van deelnemende instellingen en ambtenaren) de volgende stappen zetten (Nijhof, 2013):

• zorg dat u de context goed in beeld heeft. Maak een SWOT-analyse en inventariseer de wijk;

• durf te dromen: waar wilt u met elkaar over vijf jaar staan? Schets een toekomstbeeld van uw wijkteam dat spannend, origineel en ambitieus is;

• formuleer duidelijk hoe de nieuwe stip op de horizon eruit ziet. Dit kan bijvoorbeeld met de methode Storytelling.

1. Gedeelde waarden | focus

Bestaande afspraken, protocollen en systemen kunnen het dagelijkse werk van uw wijkteamleden belemmeren. Ruimte voor eigen beslissingen en initiatieven is nodig om snel te handelen en direct passende ondersteuning te bieden of te regelen. Heldere afspraken op bestuurlijk niveau tussen instellingen en gemeente zijn een absolute voorwaarde. Hiervoor kan het instel- len van een Opruimdienst uitkomst bieden.

Doel van de Opruimdienst is om afstand te doen van zaken die niet noodzakelijk zijn en geen meerwaarde bieden. Het idee is dat uw wijkteamleden zelf op zoek gaan naar belemmerende afspraken, protocollen en systemen. Vervolgens ordenen ze de verzamelde punten:

• Wat is van toegevoegde waarde?

• Wat is niet van toegevoegde waarde, maar wel (wettelijk) noodzakelijk?

• Waarvoor geldt geen van beide en is dus belemmerend?

Hierna is het de bedoeling om voor de belemmerende zaken een oplossing te bedenken:

• Wat kunnen wijkteamleden met elkaar oplossen?

• Wat wordt met een opruimadvies voorgelegd aan het management van de deelnemende instellingen?

• Wat heeft nu minder prioriteit maar dient later aangepakt te worden?

Verder is het belangrijk dat deelnemende instellingen ruimte bieden aan wijkteamleden van andere instellingen die op hun terrein komen. Wees er alert op! Ook moeten uw wijkteam leden psychologisch loskomen van hun moederorganisatie. Loyaal zijn aan twee organisaties maakt het voor wijkteamleden lastig om zich volledig voor het wijkteam in te zetten.

2. Systemen | verandering mogelijk maken

(3)

Een volgende cruciale stap is het verder op gang brengen van de ontwikkeling van uw team.

In de onderstaande tabel hebben we een aantal belangrijke stappen hiervoor uitgewerkt. Bij iedere stap staan bruikbare interventies.

3. Personeel en stijl - teamprofiel en aansturing

Naast de juiste expertise en competenties heeft uw wijkteam voldoende capaciteit nodig om het werk te kunnen doen en genoeg middelen om gestelde doelen te behalen. Als het werk (tijdelijk) toeneemt, is het wenselijk om flexibele capaciteit in te kunnen zetten.

Het geven van (gedeeltelijke) budgetverantwoordelijkheid zorgt ervoor dat uw wijkteamleden meer handelingsruimte krijgen om hulp direct in te zetten. Verder draagt het bij aan een groter kostenbewustzijn. De keuze voor de inzet van bepaalde hulp en ondersteuning zijn immers rechtstreeks (financieel) voelbaar in uw team. Ongetwijfeld zullen uw wijkteamleden meer aandacht gaan besteden aan de prijs / kwaliteit verhouding en de slagingskans van een bepaalde interventie. (Visser, 2014)

Een aandachtspunt bij budgetverantwoordelijkheid is de grootte van het team (maximaal 8 à 10 fte). Het is belangrijk dat binnen uw team ieders handelen merkbaar is voor het team als geheel. Bij een te groot team voelt niemand zich meer verantwoordelijkheid en is het bud- get van niemand. De sociale controle binnen het wijkteam moet tevens voorkomen dat teamleden onevenredig vaak wijkbewoners naar hun eigen moederorganisatie doorverwijzen.

(Visser, 2014)

4. Strategie – mensen en middelen

Stappen Interventies

Welke taken moeten worden uitgevoerd? Welk specialisme hoort daarbij? Welke specialistische taken passen binnen het generalistische profiel van wijkteamleden? Hoe gaat u sturen op het generalistisch werken? Hoe liggen de verbindingen naar de moederorganisatie? Wat wordt daarvan verwacht? Welke hou- dingsaspecten zijn belangrijk om in de wijk en in het team te functioneren? De antwoorden op deze vragen vormen de basis van het formatie- en bemensingsproces van uw wijkteam.

Formeren en bemensen van het wijkteam

Een grote mijlpaal is bereikt als duidelijk is wie er deel van uw team uitmaken. Dan is het tijd om de ‘hoe’ van het functioneren met uw team te expliciteren. Dat draagt bij aan een gezamenlijk gedragen uitvoeringsstrategie.

Start en succesvol laten zijn van een wijkteam

Een zichzelf respecterend wijkteam wil maatschappelijke waarde toevoegen. Dat betekent dat er sprake dient te zijn van kort cy- clische evaluatieloops. Ervaringskennis ontwikkelen op het realiseren van doelstellingen, toebedeelde rollen en taken en werkwijze is essentieel in het in verbinding blijven met de wijk.

Evalueren effecten en doorontwikkelen wijkteam

• Inzet van de flexmatrix, fasen- model teamontwikkeling en kwaliteitsprofielen

• Werven en selecteren

• Opleidings- en ontwikkelplan

• Inzet startbijeenkomst op wijkdoelstelling, taken, rollen en werkwijze (identiteit)

• Organisatie feedback en dialoog tijdens de uitvoering (continu leren en verbeteren)

• Inzet Profile Dynamics en A3 methodiek

• Inzet Storytelling, Veerkracht- meting, Verandermonitor

• Inzet PDA-cyclus, gekoppeld aan leiderschap

• Inzet burgerpanels

• Inzet communicatiestrategie Tabel 1. Teamontwikkeling (Hagenaars, 2013)

(4)

Aandacht voor deskundigheidsbevordering , zowel op individueel als teamniveau, is een absolute must voor uw wijkteam. In de praktijk zullen uw wijkteamleden al werkende leren. In de volgende tabel vindt u een aantal suggesties om dit verder vorm te geven.

5. Kennis en vaardigheden –

aandacht voor deskundigheidsbevordering

Het ontwikkeltraject dat we in deze whitepaper beschrijven, is uit te voeren bij wijkteams die al operationeel zijn of nog moeten starten. Wij kunnen een traject op maat maken en begelei- den. Met de beschikbare informatie, plannen en ervaringen zijn onderdelen in het traject snel uit te voeren of krijgen bepaalde thema’s meer aandacht. Door de inzet van verschillende methoden werken we gedegen en planmatig, zodat uw wijkteam de gestelde doelen behaalt.

Neem voor meer informatie contact op met onze adviseur Anne Czyzewski (tel. 06-43 46 81 24 of anne.czyzewski@k2next.nl).

Geinteresseerd?

Tabel 2. Tips om te leren in wijkteams (Jacobs, 2014)

» Werk af en toe in duo’s. Dit levert informatie op en is inspirerend: een maatschappelijk werker stelt andere vragen aan de cliënt dan een gedragswetenschapper.

» Creëer ruimte om te experimenteren.

Dit betekent dat teamleden buiten de bestaande kaders moeten durven treden en doen wat nodig is.

» Fouten maken mag. Werken met dit motto is een randvoorwaarde om te kunnen leren.

» Wissel kennis en ervaring uit tussen uw eigen wijkteam en andere wijkteams. Niet alle wijkteams zitten in dezelfde ontwikkelings- fase. U kunt elkaar verder helpen.

» Laat uw wijkteamleden meelopen met een al bestaand wijkteam alvorens te starten.

Zo kunnen zij de opgedane kennis meteen meenemen in hun team.

» Werk met een deskundigheidsbevorde- ringsplan waarin aandacht is voor teamontwikkeling en de individuele ontwikkeling van wijkteamleden.

» Creëer een leeromgeving waarbij zowel het team functioneren als het doorontwikkelen van de werkwijze aan de orde komt.

» Blijf ook specialistische vak expertise ontwikkelen vanuit de moederorganisaties van wijkteamleden.

» Zelfreflectie en Feedback zijn goede mani- eren om te leren van ervaringen en het functioneren te optimaliseren. De methodes in- tervisie, supervisie en werkbegeleiding zijn hiervoor goed bruikbaar.

» Monitor bijvoorbeeld cliënttevredenheid en vermindering van het probleemgedrag.

Dit is ook een goede manier van feedback krijgen over bereikte doelen en mogelijke bijstelling van de werkwijze.

• Czyzewski, A. (2014). Hoe investeer je als gemeente in de wijk? K2 Next Generation http://tinyurl.com/q4oxber, geraadpleegd op 5 september 2014

• Hagenaars, J. (2014). Factsheet teamontwikkeling. Wijkteams.info http://tinyurl.com/mzypomq, geraadpleegd op 5 september 2014

• Jacobs, L. (2014). 10 tips om te leren in je wijkteam. K2 Brabants Kenniscentrum Jeugd http://tinyurl.com/p3xwk7j, geraadpleegd op 5 september 2014

• Nijhof, E. (2013). Zelfsturende teams in de thuiszorg: handleiding voor managers, projectleiders en bestuurders. In voor zorg!

http://tinyurl.com/ly4hqqb, geraadpleegd op 5 september 2014

• Visser, M. de & Smid, J. (2014). Wijkteams met budgetverantwoordelijkheid: verandert het spel in de zorg?

http://tinyurl.com/mjsf92b, geraadpleegd op 5 september 2014

Geraadpleegde bronnen

Praktische informatie, voorbeelden en inspiratie voor het realiseren en beheren van wijkteams vindt u www.wijkteams.info.