Een goede start met Viadesk

(1)

Een goede start met

Viadesk

(2)

Fellow Digitals bv - Kostverlorenstraat 19C - 1052GT Amsterdam - +31 (0)20 305 76 60 - info@fellowdigitals.com

Over

Fellow Digitals

Fellow Digitals ontwikkelt sinds 1997 moderne digital workplace oplossingen die bedrijven en hun werknemers helpen bij de uitdagingen in hun dagelijks werk. Van het Viadesk-platform tot

leermanagementsystemen als Coursepath en Collegia, met Fellow Digitals heb je de juiste tools voor kennisbeheer, samenwerking en e-learning op de digitale werkvloer in handen. Ruim 250.000

professionals bij grote commerciele organisaties, gemeenten, scholen en zorginstellingen leggen verbinding met elkaar in een veilige en gebruiksvriendelijke omgeving.

Als snelgroeiende Europese leverancier gevestigd in Amsterdam en Keulen, onderscheiden wij ons door onze pragmatische aanpak waarbij we op basis van een passende strategie zorgen voor de juiste implementatie en adoptie van een platform dat daadwerkelijk wordt gebruikt.

Het portfolio van Fellow Digitals bevat de volgende drie producten:

Wij zien dat veel organisaties moeite hebben met de zij-effecten van digitale transformatie. De juiste tooling om digitale inclusiviteit te realiseren is hierbij dé sleutel. Fellow Digitals begeleidt organisaties in hun transformatie naar de digitale werkplek waarbij alle medewerkers worden betrokken, ongeacht hun functie of werk locatie.

Viadesk

In deze leaflet staat Viadesk centraal. Viadesk is een modern platform dat mensen, informatie en processen verbindt. Het laat iedereen binnen én buiten je bedrijf op intuïtieve wijze communiceren, samenwerken en kennisdelen in een gebruiksvriendelijke omgeving. En dit allemaal vanuit een

overzichtelijk dashboard dat 24/7 bereikbaar is. Dit platform is mobiel, garandeert de veiligheid van je werk en integreert op flexibele en beheersbare wijze andere tools en systemen.

Viadesk is een SaaS-platform dat continu wordt doorontwikkeld. Dat betekent dat je direct van start kunt gaan zonder zorgen over installatie(kosten), beheer, updates en onderhoud. De cloudoplossing voorziet in een hogere efficiency en kosteneffectiviteit en zorgt ervoor dat jij en je collega’s altijd veilig met elkaar kunnen samenwerken.

(3)

Functionaliteiten

De functionaliteiten van het Viadesk:

Check

Vragen stellen en beantwoorden

Check

Gebruikers kunnen content plaatsen

Check

Statistieken

Check

Zoekfunctie

Check

Beheren statische content

Check

Op elk device beschikbaar

Check

Formulieren

Check

Experts vinden

Check

Integratie met Office 365, OneDrive, Teams en

SharePoint

Check

Samenwerken in groepen

Check

Integratie met andere apps/tools

Check

Modern smoelenboek

Check

Nieuwsoverzicht

Check

Gepersonaliseerde startpagina

Check

Samenwerken met externen

Check

Meerdere persoonlijke startpagina’s

Veiligheid

Bij Fellow Digitals staat veiligheid (www.viadesk.nl/veiligheid) en privacy van gegevens centraal.

Doordat onze diensten 24/7 in de gaten wordt gehouden, weten wij elke seconde van de dag wat er aan de hand is. Jij valt dus te allen tijden onbezorgd terug op een betrouwbaar platform. Dit realiseren wij met de volgende veiligheidsmaatregelen:

Check

^{ISO 27001}

Check

^{NEN 7510}

Check

Code review & security assessments

Check

Security audits & penetratie tests

Check

ISO 27001-gecertificeerde managed hosting

Check

99,9% uptime

Check

Two-factor authenticatie (optioneel)

Check

24/7 monitoring

Check

Versleuteld dataverkeer

Check

Gebruikerspermissies

Check

Privacy van data

Check

SLA (www.viadesk.nl/service-level-agreement)

De Viadesk-servers worden door Exonet in Nederland gehost en beheerd. Exonet is ISO 27001, ISO 9001 en NEN 7510 gecertificeerd en voldoet daarmee aan de hoogste beveiligingsnormen. Deze servers bevinden zich in het datacenter van BIT, gelegen in Ede (NL). Back-ups worden gegarandeerd doordat er een uitwijklocatie beschikbaar is waarvan, bij ernistige calamiteiten, gebruik van wordt gemaakt.

(4)

Mobiel

Het Viadesk-platform is naast op een desktop ook beschikbaar op devices als smartphone en tablet.

Hierdoor hebben gebruikers overal toegang tot alle informatie op het intranet. Ook kunnen zij onderweg projectinformatie inzien en reageren op updates van collega‘s.

Altijd up-to-date

Viadesk is een SaaS-platform dat continu wordt doorontwikkeld. Dat betekent dat je direct van start kunt gaan zonder zorgen over installatie(kosten), beheer, updates en onderhoud. Op deze manier be- schik jij over een platform dat altijd up-to-date is zonder zelf software-updates te hoeven installeren.

De Viadesk-applicatie krijgt minimaal zes keer per jaar een update. De updates bevatten nieuwe functionaliteiten, verbeteringen en bug fixes.

(5)

Screenshot Outlook-widget

Maak van jouw Viadesk-platform een Digital Workplace

Om informatiestromen intern in goede banen te leiden gebruikt jouw organisatie verschillende applicaties en systemen. Maak van Viadesk hét startpunt van jouw ‘digital workplace’.

Bij het opzetten van integraties en koppelingen met andere systemen adviseren we klanten over de mogelijkheden. Dit kan gaan over het realiseren van Single-Sign-On en het koppelen met andere inter- ne applicaties zoals Office 365.

Office 365

Wij hebben een kant-en-klare integratie gemaakt die het beste van Microsoft en Viadesk combineert.

Vraag naar de brochure over de koppeling met Office 365 voor meer informatie. Wij hebben drie standaard widgets geïntegreerd:

OneDrive, SharePoint Online

Met de Office 365-integratie heb je in de OneDrive en SharePoint-widget in Viadesk een overzicht met de documenten waar je het laatst aan hebt gewerkt.

Om verder te werken aan deze documenten kun je ze direct vanuit dit overzicht openen

Microsoft Outlook

Een ander onderdeel van de Office 365 is Microsoft Outlook. Voeg deze widget eenvoudig toe aan jouw persoonlijke startpagina.

Zodra je Viadesk opent zie je direct of er nog e-mail is binnengekomen. Wanneer je klikt op een e-mail in deze widget, wordt het e-mailtje automatisch geopend in jouw Outlook inbox.

Screenshot SharePoint-pagina

(6)

Microsoft Outlook agenda

De afspraken in je Outlook agenda worden getoond in de widget Outlook kalender. In één overzicht zie je de datum, de titel en de tijd van de afspraak. Door hier op de klikken wordt de afspraak geopend in Microsoft Outlook agenda waar je de details kunt zien.

Afspraken die gemaakt worden in Viadesk zijn verbonden met Outlook en daarmee

automatisch ook met Office 365.

Screenshot Outlook agenda-widget

Met het Viadesk-platform heb je de mogelijkheid om Single-Sign-On (SSO) te configureren met de applicatie. Dit heeft het voordeel dat gebruikers maar één keer hoeven in te loggen, waarna ze naadloos kunnen schakelen tussen alle systemen die intern worden gebruikt. Wel zo efficiënt.

Viadesk ondersteunt drie SSO oplossingen:

Check

^{SAML 2.0}

Check

OpenID Connect

Check

Google accounts

SAML en OpenID zijn de twee meest algemeen aanvaarde SSO-oplossingen, ondersteund door bijvoorbeeld Microsoft Active Directory en Microsoft Azure.

Single-Sign-On

(7)

Think big, act small

Met Viadesk heb jij beschikking over een platform dat kan worden uitgebouwd tot een belangrijk digital workplace binnen jouw bedrijf. In de onderstaande grafiek is te zien dat een digital workplace op verschillende niveau’s kan worden ingezet, zodat deze goed aansluit bij jouw wensen en behoeften.

Intranet en Digital Workplace volwassenheidsmodel

(8)

Ondersteuning bij acceptatie en adoptie

Een platform als Viadesk wordt niet vanzelf binnen een organisatie geaccepteerd. Om te ondersteunen bij de acceptatie en adoptie van het Viadesk-platform, biedt Fellow Digitals verschillende services aan:

Check

Supportlijn

Check

Kick-off Viadesk

Eén van onze experts komt langs om, samen met het projectteam, een duidelijke planning en een structuur neer te zetten.

Check

Workshop - Key-users

Tijdens deze training worden de key-users geïnformeerd hoe zij het platform het best kunnen gebruiken.

Check

Workshop - Contenstrategie

Een workshop in het structureren en aanbieden van content.

Check

User Onboarding Event

Een training voor de deelnemers.

Check

Digital Workplace project manager

Viadesk is het platform waar wél met jou meegedacht wordt; bijvoorbeeld wanneer je vragen en ideeën hebt. Met vragen en opmerkingen terecht op de volgende plekken:

Service

Check

Dedicated Account Manager

Check

Werkdagen: 9.00 uur – 18.00 uur telefonisch support 020-305 76 60

Check

E-mail support/service: support@viadesk.nl

Check

24/7 Online support Viadesk (www.support.viadesk.nl)

Check

Werkdagen: 9.00 uur – 18.00 webchat

(9)

Communicatie tijdens de implementatie

Tijdens het implementatieproces van Viadesk, zal Fellow Digitals voor het gehele project een Viadesk-platform opzetten voor projectcommunicatie en borging van kennis (Incl. testomgeving).

Hierop worden:

- Gezamenlijke documenten op een centrale plek beheerd.

- Vragen t.a.v. het project, het platform, op te leveren specificaties, etc. gedeeld.

- Communicatie van het projectteam, testteam en belanghebbenden gefaciliteerd.

Procentuele verdeling klantenbasis

Viadesk heeft een zeer breed scala aan klanten in verschillende sectoren. Procentueel is onze klantenbasis als volgt verdeeld:

Op deze wijze beschikken projectleden altijd over de laatste en juiste informatie en/of documenten.

Tegelijkertijd wordt er ervaren hoe Viadesk de samenwerking verbetert. Er wordt tijdens dit gehele traject geen gebruik gemaakt van e-mail!

Klantenbestand

Viadesk wordt in totaal gebruikt door meer dan 200 geregistreerde klanten.

Check

^CCV

Check

Coster Diamonds

Check

NextTech Security

Check

Chubb Fire & Security

Check

BCT Software

Check

Kortrijk Expo

Klanten in de commerciële sector:

Check

Gemeente Amsterdam

Check

Koninklijke Bibliotheek

Check

Nederlandse Vereniging van Huisartsen

Check

Jeugdzorg Nederland

Klanten in de publieke sector:

(10)

De overige producten van Fellow Digitals

Coursepath

Training zo eenvoudig mogelijk maken, dat is wat Coursepath doet. Met het e-learningplatform van Coursepath breng je al jouw trainingsplannen in de praktijk. Zo worden werknemers op een gemakkelijke manier voorzien van de benodigde kennis en informatie. Met Coursepath kun je jouw trainingsmateriaal efficiënt omzetten in een interactieve en boeiende e-learning.

Als Software-as-a-Service (SaaS) oplossing is Coursepath ready to go: In een paar keer klikken is je academie ingericht.

Zet PowerPoints of PDF’s om in cursussen en organiseer, verrijk én personaliseer deze met links,

afbeeldingen, audio, quizzen en SCORM-bestanden. Creëer trainingsmateriaal van topkwaliteit in een handomdraai.

Deelnemers kunnen ongeacht tijd, plaats of apparaat optimaal samenwerken en direct ervaren hoe ongecompliceerd en intuïtief Coursepath is. Het resultaat is een inspirerend, snel en effectief leertraject met een bedrijfsbrede kennis- en informatie uitwisseling.

Collegia

De gamified leeromgeving van Collegia is uniek in zijn soort. Het integreert speltechnieken (gamification) waarmee de

deelnemers de ruimte krijgen om te leren op een manier die hen intrinsiek motiveert. Met Collegia doe je niet alleen kennis op, maar wordt je beloond voor het overdragen ervan!

Bij Collegia gebruiken we spelmechanismen bij leeractiviteiten. Om onboarding, integratie en training van medewerkers optimaal te organiseren. Het platform is een drietrapssysteem, dat gestoeld is op organisationeel leren: de kennis wordt overgedragen van leerling naar gezel en van gezel naar meester.

Met de opgedane kennis via flashcards, duels en quizzen werken de ‘spelers’ aan hun zelfstandigheid en zijn zij uiteindelijk degene die de vragen van de collega’s beantwoorden én maken. Collegia creëert leerkansen voor iedereen en stimuleert de lerende organisatie.

(11)

Dit zeggen gebruikers over Viadesk

“Viadesk heeft een krachtige zoekfunctie en de mogelijkheid om content te structureren. De statistieken geven inzicht in relevante content en informatie die rijp is voor de prullenbak. Zo zorg je ervoor dat je intranet niet volloopt met overbodige informatie”

- Loes Senssen, digitaal communicatiemanager GGD Zuid Limburg

“Met Viadesk hebben we eindelijk hebben een platform waar onze mensen vragen, ideeën en plannen kunnen uitwisselen.”

- Anne-Claire Frank, projectleider Gemeente Amsterdam

“De keuze voor Viadesk kent meerdere redenen, maar de belangrijk- ste is misschien wel dat zij precies begrepen wat wij wilden. Viadesk liet ons direct ervaren wat wij in gedachten hadden.”

- Michiel de Jong, Boom Uitgeverij

(12)

Heb je nog vragen?

Wij helpen je graag

Heb je nog vragen over Viadesk?

Neem contact met ons op via info@fellowdigitals.com of bel naar +31 (0)20 305 76 60.