Master Thesis Klaas Doets Rijks universiteit Groningen Master Thesis OMC Rijks universiteit Groningen i

(1)

Master Thesis OMC i Rijksuniversiteit Groningen

- Appendices -

Asset Management Control for

Thales Naval Services

Master Thesis Klaas Doets

(2)

Master Thesis OMC ii Rijksuniversiteit Groningen

Table of content

1 APPENDIX 1 – PROCESS DEFINITION MATRIX... 1

2 APPENDIX 2 – SCORES FUNCTIONAL AREAS... 22

3 APPENDIX 3 – LCM MODEL DIAGRAMS... 23

4 APPENDIX 4 – LCM GUIDELINE ... 26

(3)

Master Thesis OMC 1 Rijksuniversiteit Groningen

1 APPENDIX 1 – PROCESS DEFINITION MATRIX

(4)

Master Thesis OMC 2 Rijksuniversiteit Groningen Asset Management Control Process Definition Matrix

Inleiding

Voor de werkelijke implementatie van AMC in de organisatie is gekozen voor een dynamische aanpak die nauw aansluit bij integrale kwaliteitszorg (TQM: Total Quality Management, en ISO-9001). Dit wordt gerealiseerd door de webapplicatie PRIMA (Process IMprovement Application). PRIMA is gebaseerd op een 4x4 Process Definition Matrix waarbij elk element als functiegebied is gedefinieerd. In lijn met het kwaliteitshandboek zijn voor AMC deze functiegebieden gedefinieerd en met hun onderlinge relaties beschreven. De dynamiek, het continu verbeteren, wordt bereikt door met behulp van een zelfevaluatie periodiek te toetsen hoe de actuele actorketen werkelijk presteert ten opzichte van het vereiste proces (de baseline, zoals vastgelegd in het TQM Manual).

NB: Dit document is nu zodanig opgesteld dat het toepasbaar is voor AMC c.q.Life Cycle Management en dan met name in de exploitatiefase van assets.

Het toepassen van PRIMA als het innovatiemodel voor AMC ten behoeve van continu verbeteren beoogt de volgende voordelen op te leveren:

Om continu verbeteren operationeel te maken

Om proces en resultaten van zelfevaluaties (de verbeterpunten) als mede de voortgang om verbeteringen uit te voeren, uniform, transparant en communiceerbaar te hebben

Transparantie als stok achter de deur om ook echt te verbeteren

gedegen analyse van status van AMC/Life Cycle Management in de eigen organisatie;

overzicht van asset- en/of bedrijfsspecifieke knelpunten;

advies over optimale verbeteraanpak;

directe links naar referenties uit de ISO-9001 norm en het INK model;

De Asset Management Control Process Definition Matrix begint met een verdeling van het AMC domein in 16 functiegebieden (primaire elementen/ aandachtsgebieden/

procesfuncties), die separaat geanalyseerd kunnen worden, maar wel een logische

(5)

De AMC Quick Scan vragen

De Process Definitie Matrix kent 16 functiegebieden. Het functiegebied Systeem Plan is het gebied waarin informatie wordt verkregen van de klant van Asset Management Control. Op basis van deze informatie gaat AMC de andere functiegebieden inrichten, uitvoeren en beheersen ten behoeve van het functiegebied System Cost Effectiveness waarin de klant van AMC de resultaten van Asset Management Control ervaart. Vanuit deze resultaten is er een terugkoppeling zowel inhoudelijk (gerealiseerde System Effectiveness ten opzichte van de operationele behoefte) als financieel (gemaakte kosten ten opzichte van het

overeengekomen budget) en worden bijstellingen (verbeteringen) gedaan in de uitvoeringen van de AMC processen. Eén en ander wordt zichtbaar gemaakt in onderstaande figuur:

Algoritmes voor bepalen mate van perfectie

MOP = Measure of Perfection MOP = f (VtC, RtC)

VtC = Value to Control (de financiële waarde van de assets waar met AMC invloed op uitgeoefend kan worden).

Hoe groter de financiële waarde van de assets hoe belangrijker het is dat er een goede systematiek wordt gehanteerd voor het beheren van het asset over z’n levensduur, dwz. hoe hoger de mate van perfectie van AMC moet zijn.

RtC = Risc to Control (het risico (= kans x effect) van het optreden van onvoorziene gebeurtenissen met financiële, veiligheid/gezondheids- en milieu gevolgen, gezien vanuit het asset zelf en gepaard gaande bij het beheren van het asset over z’n levensduur). Hoe hoger de risico’s hoe belangrijker het is dat er een hoge mate van perfectie is in het beheren van het asset over z’n levensduur.

Checklist van risico’s:

(6)

• gebrek aan gereedschappen/tools;

• gebrek aan voldoende en juiste opleiding;

• gebrek aan supplies en onderdelen;

• technische eigenschappen van het asset (bijv. innovatieve materialen/concepten of juist robuust en ‘proven design’);

• eigenschappen van de organisatie waarbinnen het Life Cycle Management (LCM) wordt uitgevoerd gedurende de levensduur van het asset;

• eigenschappen van de omgeving/de context waarbinnen LCM wordt uitgevoerd (bijv. politieke aspecten).

MOP criticality matrix

Hiermee wordt inzicht verkregen in het effect van geen c.q. onvoldoende AMC voor een specifiek type asset (klasse van gelijksoortige assets, systeemgroep). De MOP wordt dus per type asset bepaald.

NB 1: De parameters VtC en RtC kunnen elk één van de vier waardes 1, 2, 3 of 4 hebben. De criticality matrix is zo opgebouwd dat elke volgende waarde de vorige waarde omvat (bijv. RtCfinancial = 2 is RTCfinancial = 1 + toevoeging, RtCenvironmental = 3 is RTCenvironmental = 2 +

toevoeging, etc.).

NB 2: Deze criticality matrix dient beschouwd te worden over de levensduur van de assets (dwz. de periode waarover men het beheer nog kan beïnvloeden met AMC). Dus het gaat niet alleen om storingen van installaties, componenten in het asset zelf, maar ook om verstoringen in processen en hun deliverables (bijv. risico van ontwerpspecificatie voor asset te laat, risico van bouw/produceren asset, e.d.).

(7)

Master Thesis OMC 5 Rijksuniversiteit Groningen Opm. 1:

De financieel/economische risico’s zeggen iets over de impact van onvoorziene gebeurtenissen op de kosteneffectiviteit (CE = SE/LCC). Oftewel wat zijn performance killers en cost drivers (PK/CD’s)?

Het gaat om inkomstenderving en kostenverhoging (zowel om (ver)storingen te verhelpen als wel als gevolgschade kosten).

Opm. 2:

Kosten betreffen het nemen van (o.a. veiligheids- en gezondheids)maatregelen om (ver)storingen te verhelpen als wel als gevolgschade kosten.

Opm. 3:

(8)

Om het geheel eenvoudig te houden (richting gevend) worden het aantal waardes dat de MOP kan hebben beperkt tot vier mogelijke waardes te weten:

MOP = 100% indien MOP als f(VtC, RtC) >= 12 MOP = 80% indien 9 =< MOP als f(VtC, RtC) <= 11 MOP = 60% indien 6 =< MOP als f(VtC, RtC) <= 8

MOP = 0% indien MOP als f(VtC, RtC) < 6 => Asset Management Control is niet van

toepassing.

Voorbeelden:

Asset type 1: MOP = VtC + RtCf + RtCs + RtCe

= 3 + 4 + 3 + 2

= 12 => MOP = 100%

Asset type 2: MOP = VtC + RtCf + RtCs + RtCe

= 2 + 2 + 2 + 1 = 7 => MOP = 60%

1. Beschrijving Systeem Plan

Het Systeem Plan is een belangrijke bron van informatie als basis voor de uitvoering van AMC voor een type asset. Vanuit de verwervingsfase van het asset wordt het

Systeem Plan aangeleverd en is opgesteld door het AMC driehoeksoverleg met

vertegenwoordigers vanuit het Ontwerp, vanuit het Gebruik en vanuit het Onderhoud. Mede op basis van het Systeem Plan kan de Asset Manager de volgende processen invulling geven voor dat (type) asset:

• maken van het LCM model;

• maken en vullen van de System Portal;

• opstellen van een concept SLA;

• formeren van het LCM-team.

Aan de hand van het functioneren van de betreffende assets en analyses van de

kosteneffectiviteit kunnen vanuit het LCM-team wijzigingsvoorstellen worden gedaan, die

door de Asset Manager vanuit diens rol als vertegenwoordiger van de onderhouder worden ingebracht in het AMC driehoeksoverleg (ontwerper, gebruiker, onderhouder).

Het Systeem Plan is het document waarin de uitgangspunten voor de exploitatie en instandhouding van het (type) asset beschreven staan:

• gebruiksplan (systeembeschrijving, functionele decompositie, missieprofielen, RAMS eisen);

• onderhoudsplan (onderhoudsorganisatie, onderhoudsfilosofie, eisen aan instandhoudingconcepten;

• bevoorradingsplan (eisen aan bepaling behoefte aan initiële pakket reservedelen en aan herbevoorrading, uitgangspunten voor packaging, handling, storage en transportation van onderdelen);

• documentatieplan (eisen aan documentatie en informatie, structuur van de documentatie);

• opleidingsplan (eisen aan bepaling opleidingsbehoefte, zowel kwalitatief als kwantitatief);

• configuratieplan (eisen aan configuratiebeheer, fysieke decompositie, modificatieprocedure);

(9)

Het Systeem Plan is het richtinggevende document voor de inrichting en verrichtingen van Asset Management Control voor een bepaald type asset. Feitelijk wordt in het Systeem Plan bepaald ‘wat wil men m.b.t. AMC’, in het Organizational Plan ‘wie kan dat doen’, in het Activity Plan ‘hoe kan het worden uitgevoerd’ en in het Control Plan ‘hoe kan dat worden geborgd en zonodig verbeterd’.

Systeem Plan SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. zijn de algemene specificaties van het betreffende materieel: aanwezig, volledig, juist en goed toegankelijk? (E)

2. zijn de gebruiksnormen/plannen zoals b.v.; vereiste productiecapaciteit, taken, missies, veiligheid, etc.; goed gespecificeerd, volledig en voor alle actoren toegankelijk? (B) 3. is er een risicoanalyse beschikbaar, gebaseerd op betrouwbaarheids- en

beschikbaarheideisen en kostenschattingen, per functie/installatie? (H)

4. zijn er duidelijke de uitgangspunten en randvoorwaarden gedefinieerd t.a.v. het volledige onderhoudsproces? (E)

5. is er op dit gebied van Systeem Plan voldoende competentie aanwezig/voorhanden? (B) 6. is er een goed opgesteld gebruiksplan of soortgelijk document aanwezig? (E)

7. is de verantwoording, voor het opstellen en onderhouden van het Systeem Plan, in de organisatie belegd/onderkend? (B)

8. wordt het Systeem Plan goed gebruikt binnen de organisatie? (H) 9. wordt het Systeem Plan goed beheerd, onderhouden en bijgesteld? (H) 10. wordt het Systeem Plan actief/regelmatig gebruikt als referentie? (B) (E = Elementair, B = Beheersmatig, H = Hoogwaardig)

2. Beschrijving Life Cycle Management (LCM) Model

Het LCM-model is een computerondersteunde applicatie (AMICO) waarmee inzicht verkregen kan worden in de cost effectiveness van assets, dwz. de

prijs-prestatieverhouding. Het model bestaat uit drie deelmodellen die aan elkaar gerelateerd zijn:

• function diagram (functionele decompositie van het asset, waarbij er vanuit operationele functies wordt ‘afgedaald’ tot technische functies);

• installation diagram (de decompositie van technische functies in fysieke installaties);

• activity diagram (product/actor combinaties die activiteiten uitvoeren en producten/diensten leveren ten dienste van het functioneren (capability, availability en reliability) van installaties).

Op basis van het LCM model kunnen reports worden gegenereerd van cost drivers en performance killers (PK/CD’s) waarin een vergelijk wordt gemaakt van de ‘baseline’

gegevens (de norm) met de ‘actual’ gegevens. Op basis hiervan kunnen prioriteiten worden gesteld in de aanwending van schaarse middelen gericht op de kosteneffectieve

instandhouding van assets.

LCM-model SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. is er voor het (type) asset een levenscyclusanalyse beschikbaar/gedaan? (H)

2. zijn er, voor wat betreft kosteneffectiviteit, prestatie-indicatoren (baselines) gedefinieerd? (H)

(10)

4. is er een specificatie van onderhoudsactiviteiten c.q. product/actor combinaties in termen van product, tijd (bijv. aantal manuren) en geld (tarieven en kosten)? (E)

5. zijn de actoren (uitvoerders) geïdentificeerd en gespecificeerd (vereiste kwalificaties)? (E) 6. zijn er SLA’s en PBSC’s met contractvoorwaarden (terms dwz. kaders waarbinnen de afspraken geldig zijn) voorhanden? (E)

7. is Systems Engineering (o.a. functionele en fysieke decompositie van de assets) in de organisatie belegd/onderkend ? (B)

8. is er een overzicht van vereiste competenties (kennis, kunde en vaardigheden) voor het opstellen, beheren en onderhouden van het LCM-model? (B)

9. is er voor het opstellen, beheren en onderhouden van het LCM-model voldoende competentie aanwezig/voorhanden? (E)

10. zijn er eisen/normen opgesteld t.a.v. verificatie en validatie van het opgestelde LCM model? (H)

3. Beschrijving Contract Management

In deze context wordt onder Contract Management verstaan; het voorzien in (formele) afspraken tussen opdrachtgever (klant) en opdrachtnemer (instandhoudingsorganisatie), inzake concreet gespecificeerde producten en diensten, nodig voor het, op kosteneffectieve wijze, realiseren van de exploitatie-eisen. In deze context zijn dat ook afspraken tussen afdelingen onderling, b.v. tussen; inkoop, magazijn en werkplaats.

Contract Management wordt gebruikt als aanpak voor het maken van de juiste keuzes t.a.v.:

beheersen product/dienst specificaties;

toeleveranciers;

prijsniveaus;

de juiste contractvorm.

Contractvormen die binnen AMC worden onderscheiden zijn:

1. SLA, Service Level Agreement, een contract specifiek voor een asset type tussen Klant en Asset Manager voor een bepaalde periode (bijv. 3 jaar)

2. PBSC, Performance Based Service Contract, een contract specifiek voor een installatie / installatiegroep tussen Asset Manager en een Service Provider voor een bepaalde periode. Een PBSC is qua contractvorm onderdeel van een SLA.

Contract Management bevat:

• algemene gegevens i.r.t. het betreffende asset;

• producten dienstspecificaties;

• beoordeling- en weegcriteria voor leverancierskeuze en contractkeuze;

• betrouwbaarheids- en beschikbaarheidseisen per functie/installatie (reliability, availability, capability, voorzover het onderhoud volledig uitbesteed zal worden);

• uitgangspunten/voorwaarden van het onderhoud (b.v. onderhoudsniveaus,

• onderhoudsperiodes);

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. infrastructuur;

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. reserve- en verbruiksartikelen;

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. documentatie;

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. configuratiemanagement;

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. in te zetten medewerkers zoals veiligheid, gedrag,

• screening;

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. opleidingen (b.v.trainers);

(11)

Contract Management is een 'levend' beheersproces en dient voortdurend geëvalueerd te worden door inkoop, klanten en leveranciers per product en dienst.

Contract Management SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. is er voor het leveren van producten en diensten een behoefte-analyse gedaan? (E) 2. zijn er, v.w.b. kosteneffectiviteit, prestatie-indicatoren (baselines) voor de leveranciers (prime actors) gedefinieerd? (B)

3. is er een gestructureerd overzicht van alle contractsoorten (denk aan SLA’s, PBSC’s, e.d.) per dienst en product (denk aan storingsonderhoud, modificaties)? (E)

4. is er een specificatie van de producten en of diensten per leverancier? (E)

5. is de ‘control’ van de leveranciers vanuit de eigen organisatie geïdentificeerd en opgeleid (denk o.a. aan projectmanagement)? (E)

6. zijn er (technische) evaluatiecriteria en cycli gedefinieerd? (H) 7. is Contract Management in de organisatie belegd én onderkend? (B) 8. zijn er met alle leveranciers prestatiecontracten (PBSC’s) afgesloten? (B)

9. is er op het gebied van Contract Management voldoende competentie aanwezig / voorhanden? (B)

10. vindt er periodiek verificatie en validatie van de praktijksituatie met de gemaakte afspraken in de contracten plaats? Zo ja, worden er verbeteracties gedefinieerd, worden deze toegewezen aan organisatie-eenheden en worden deze ook uitgevoerd? (H)

4. Beschrijving Service Level Agreement

Het Service Level Agreement (SLA) is een document waarin voor een bepaalde periode contractueel tussen opdrachtgever (klant) en opdrachtnemer (instandhoudingsorganisatie) is vastgelegd welke prestaties opdrachtnemer levert ten aanzien van de materiële

gereedheid van assets en wat de opdrachtgever daarvoor betaalt. Periodiek rapporteert opdrachtnemer aan opdrachtgever over de voortgang middels de SLA

voortgangsrapportages.

Service Level Agreement SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. zijn er duidelijke specificaties (SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) t.a.v. de te leveren functionaliteit/prestatievermogen voorhanden (kosten, tijden, capability, availability, reliability)? (B)

2. is aantoonbaar dat deze SLA aanpak resulteert in het kosteneffectief functioneren van het asset? (H)

3. is er een integraal kostenoverzicht (Total Cost of Ownership) op systeemniveau voorhanden? (B)

4. is er een actuele gebruiks-/onderhoudsplanning voorhanden? (E) 5. zijn er garanties en borgstellingen voorhanden? (E)

6. zijn er, t.a.v. de instandhouding, kwaliteiten service-eisen voorhanden? (E)

7. zijn er eisen/(rand)voorwaarden t.a.v. van de inzet van mensen, middelen en materialen (bijv. onderdelen) opgenomen? (E)

8. is er voldoende inzicht t.a.v. prijsstellingen en doorlooptijden? Zo ja, is dat gebaseerd op benchmarking vanuit de volgende 3 gezichtspunten: prestaties eigen afdeling tov vorige jaren, tov. andere afdelingen én tov. derden (externe organisaties)? (B)

(12)

10. worden de eisen en afspraken uit de SLA’s regelmatig geverifieerd c.q. gevalideerd? (H)

5. Beschrijving Organizational Plan

Het functiegebied Organisatie Plan om AMC uit te voeren voor een (type) asset leidt tot een samenhangend document waarin voor het specifieke (type) asset de actoren

(organisatorische eenheden) beschreven zijn inclusief hun relatie met het AMC Productie Model. Dus zowel het speelveld zelf (= AMC Productie Model) als de spelers (actoren) worden benoemd.

Doel van het Organisatie Plan om richting te geven aan het organiseren van de regiefunctie van materieelgerichte bedrijfsvoering op systeemniveau:

De wijze waarop AMC / Life Cycle Management georganiseerd moet gaan worden (de organisatorische eenheden inclusief hun rol en hun onderlinge relaties). Deze organisatie beschrijving omvat de principes en uitgangspunten van de structuur én de wijze van samenwerken om invulling te geven aan AMC:

• Het organogram van de LCM organisatie voor het type asset;

• De overleg en communicatiestructuur;

• De belangrijkste actoren/functionarissen tbv AMC;

• De belangrijkste producten/diensten die deze actoren leveren voor AMC.

Om tot een Organisatie Plan te komen gebruikt de Asset Manager als referentie een aantal sleuteldocumenten uit de organisatie rondom zoals:

• wat doet de organisatie zelf wat besteed ze uit;

• bepalen van de kwaliteits- en service eisen voor de instandhouding (quality factor en service factor van de instandhoudings-producten/diensten);

• benodigde productiecapaciteit en kosten om inhoud te geven aan het Life Cycle Management (o.a. op basis van eventuele SLA’s, PBSC’s, gebruiksschema’s en instandhoudingsplannen);

• Specificatie van specifieke onderhoudscategorieën en onderhoudsperioden (tijdsduren, manuren capaciteit, kosten);

• Uitgangspunten/randvoorwaarden met betrekking tot (zie ook Systeem Plan) het organiseren van: o reservedelen en verbruiksartikelen; o opleidingen; o documentatie/informatie; o configuratiebeheer. o infrastructuur/faciliteiten;

Het Organisatie Plan bevat:

• Uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. organisatiestructuur voor AMC: de life cycle management organisatie;

• Uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. de wijze van samenwerken tbv AMC: de werkwijze

• van de LCM organisatie;

• Een overzicht van de actoren om invulling te geven aan AMC (de LCM organisatie) voor het specifieke (type) asset.

Het Organisatie Plan is een 'levend' document en dient indien nodig bijgewerkt te worden.

(13)

In hoeverre:

1. zijn er duidelijke specificaties t.a.v. de benodigde competenties om AMC in te kunnen vullen? (B)

2. is het Organisatie Plan aanwezig, bevat deze voldoende en betrouwbare informatie? (E) 3. is er een duidelijke klant-leverancier-relatie vastgelegd (ivm make/buy decisions zowel externe als interne klant-leverancier-relaties)? (B)

4. is er een actuele gebruiks-/onderhoudsplanning voorhanden? (E) 5. zijn de functieomschrijvingen (FIF’s) actueel en geaccepteerd? (E)

6. zijn er t.a.v. de instandhouding kwaliteiten service-eisen voorhanden? (E)

7. is er voldoende inzicht mbt. inrichten van organisaties? Zo ja, is dat gebaseerd op inrichting van soortgelijke organisaties voor de functionaliteit van AMC in andere (intern of extern) organisaties? (B)

8. is het doel en de functie van de voor AMC relevante organisatiedelen goed belegd in de organisatie? (B)

9. zijn de principes/uitgangspunten mbt. de structuur en cultuur van de AMC organisatie vastgelegd en wordt hier ook volgens gewerkt? (H)

10. wordt de inhoud van het Organisatie Plan regelmatig geverifieerd c.q. gevalideerd? (H)

6. Beschrijving Actor Definition Model

Dit is een beschrijving van de structuur en specificatie van de AMC organisatie op gebied van:

de capaciteitsbehoefte per competentie per situatie;

de methode van het voorzien in de benodigde resources (kwalitatief en kwantitatief);

de onderlinge relaties (operationeel, functioneel en hiërarchisch).

Aandachtspunt van dit functiegebied zijn de voor AMC relevante actoren uit de eigen organisatie zowel als daarbuiten. Een actor is een organisatorisch entiteit (bedrijf, afdeling, functionaris).

Het Actor Definition Model (het zgn. organisatie-ontwerp) wordt gebruikt als uitgangspunt voor het maken van de juiste keuzes t.a.v.:

• benoeming van actoren/personen;

• uitbesteden;

• opleidingsplan;

• Resource Management.

Actoren kunnen intern de instandhoudingsorganisatie zijn, maar ook extern (adhv keuze voor uitbesteding). Actor definities betreft alleen kwalitatieve informatie en bevat:

• taak- en functieomschrijving;

• plaats in de organisatie;

• kwaliteitseisen aan actor (benodigde competenties).

Uit het LCM Model kan het scherm ‘product/actor-data’ gebruikt worden als referentie voor te verkrijgen gegevens per actor. Het Actor Definition Model is min of meer het organogram van relevante actoren incl. definities en hun onderlinge relaties. Er kunnen generieke

actoren zijn voor alle (typen van) assets (bijv. de Financiële Afdeling i.v.m. kostengegevens) en er kunnen asset specifieke actoren zijn (bijv. benoemde externe leverancier).

Het Actor Definition Model bevat:

• de gewenste organisatiestructuur, hiërarchie, operationeel en functioneel;

• taak en functieomschrijvingen van de actoren;

• kwaliteitseisen aan actor c.q. de benodigde competenties van de actor;

(14)

• verantwoordelijke manager, NAW gegevens, uurtarieven, kostensoorten en de producten die de actor levert.

Het Actor Definition Model is een 'levend' document en dient indien nodig bijgewerkt te worden door het management.

Actor Definition Model SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. is er een duidelijke hiërarchieke, operationele en functionele structuur tussen de voor AMC relevante actoren gecommuniceerd naar klanten en medewerkers? (B)

2. is aantoonbaar dat deze structuren resulteren in een kosteneffectieve aanpak van AMC? (H)

3. zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk vastgelegd? (B) 4. is er een actuele capaciteitsplanning voorhanden? (E)

5. zijn er evaluatiegesprekken gepland met actoren, worden deze uitgevoerd en leidt dat tot verbetering? (B)

6. zijn de eisen t.a.v het verwachte functioneren duidelijke per actor/medewerker? (E) 7. is er voldoende capaciteit (kwalitatief en kwantitatief) bij de actoren om speciale situaties op te vangen (langdurig ziekte, haastklussen, e.d.)? (B)

8. zijn de relaties tussen de competenties (taak- en functieomschrijvingen) en de

operationele behoefte van de assets (productiecapaciteit, missies, veiligheid, inzetbaarheid, e.d.) bekend? (E)

9. is het opleidingsplan actueel? (E)

10. worden de eisen vanuit de omgeving aan de organisatie regelmatig geverifieerd c.q. gevalideerd? (H)

7. Beschrijving Resource Management

Het organiseren, besturen en beheersen, van de vereiste capaciteits- en

competentiebehoefte. Zowel kwalitatief als kwantitatief voor de mensen (actoren), middelen (infrastructuur, faciliteiten, gereedschappen, meet- en testapparatuur) en materialen

(reservedelen, verbruiksartikelen).

Resource Management wordt gebruikt als uitgangspunt voor het maken van de juiste keuzes t.a.v.:

• werving en selectie van personeel;

• investeringen, aanschaf en/of huur van middelen en materialen;

• keuze van toeleveranciers. Resource Management bevat:

• informatie over alle relevante medewerkers (kwalitatief =competenties);

• evaluaties van alle medewerkers (functionerings- en beoordelingsgesprekken);

• informatie over alle relevante toeleveranciers inclusief evaluaties

• basis gedragsregels.;

• inkoopstrategie;

• informatie voor alle relevante middelen (infrastructuur, faciliteiten, meet- en testapparatuur), kwalitatief én kwantitatief;

• informatie voor alle relevante materialen (reservedelen, verbruiksartikelen), kwantitatief;

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. documentatie;

(15)

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. opleidingen (b.v.trainers);

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. Asset Management Control.

Resource Management SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. is de capaciteit (kwantiteit (dwz. aantallen) en kwaliteit (dwz. kennis en kunde)) van eigen personeel, van personeel van derden én van toeleveranciers gespecificeerd én bekend? (B) 2. zijn in alle contracten die gehanteerd worden haalbare specificaties (kwaliteiten,

kwantiteiten en levertijden) opgenomen? (B)

3. zijn van de actoren de interne en externe contactpersonen bekend? (E)

4. is er een actuele capaciteitsplanning (benodigd versus beschikbaar) voorhanden? (E) 5. worden de algemene opleidingseisen die gesteld worden aan de voor AMC relevante actoren regelmatig geëvalueerd? (B)

6. is er een introductie programma voor nieuwe/tijdelijke actoren (eigen medewerkers, medewerkers van derden)? (E)

7. is er voldoende capaciteit om speciale situaties op te vangen (langdurig ziekte, haastklussen)? (B)

8. is het opleidingsplan van de eigen organisatie als die van de andere voor AMC relevante actoren actueel? (E)

9. is er inzicht in het ziekteverzuim resp. natuurlijk verloop en het actieplan om het ziekteverzuim te verlagen dan wel het natuurlijk verloop volgens een ‘gewoon’ patroon te laten verlopen? (H)

10. worden functionerings- en beoordelingsgesprekken met medewerkers, dan wel evaluatiegesprekken met toeleveranciers gehouden? Zo ja, worden de verbeteracties daaruit volgend gepland, uitgevoerd en geverifieerd? (H)

8. Beschrijving Material Logistics Organization

De gerealiseerde organisatie, actoren in teamverband, is staat om AMC op kosteneffectieve wijze uit te voeren. De Materieel Logistieke Organisatie geeft op operationeel niveau

invulling aan AMC gedurende de gehele levensduur van het asset/ systeem/materieel, en omvat de 3 M’s (Man, Means and Money) inclusief de benodigde provisions en facilities.

De materieel logistieke organisatie bevat:

• relaties tussen de verschillende actoren: hun rollen binnen de teams;

• aanspreekpunten voor de andere organisatiedelen;

• prestatienormen voor de afdelingen/actoren;

• uitgangspunten/voorwaarden m.b.t. Asset Management Control.

Material Logistics Organization SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. is de capaciteitsbehoefte (kwalitatief en kwantitatief) voor het komende jaar bekend? (B) 2. wordt er met teambudgetten (qua geld én qua manuren) gewerkt? Zo ja, zijn deze teambudgetten dan bekend bij de teamleden (teams zijn Afdeling, LCM-team, AMC driehoek, e.d.)? (B)

3. is er regelmatig werkoverleg c.q. informatie-uitwisseling in en tussen de teams? (E) 4. zijn de teamdoelstellingen voor de teamleden duidelijk en staan zij daar achter? (E) 5. is de rol/taakverdeling binnen de teams duidelijk voor de teamleden i.r.t. de

teamdoelstelling? (E)

(16)

7. zijn de onderlinge competenties van de teamleden duidelijk voor elkaar en maken zij daar ook gebruik van?(H)

8. schakelen de teams tijdig en effectief ontbrekende competenties in? (B)

9. wordt voor structureel ontbrekende competenties een opleidingsplan opgesteld en uitgevoerd? (B)

10. worden de teamdoelstellingen en de eisen aan de teamleden regelmatig geëvalueerd? (H)

9. Beschrijving Actvity Plan

Het Activity Plan (Activiteiten Plan) om AMC uit te voeren voor een asset, zoals aangegeven in het AMC Productie Model en in aansluiting op het Organisatie Plan, leidt tot een

samenhangend document waarin de belangrijkste activiteiten voor AMC (dwz.

materieelgerichte bedrijfsvoering op systeemniveau) beschreven staan. In het Activiteiten Plan wordt van de actoren uit het organisatieplan aangegeven welke producten/diensten zij leveren ten behoeve van AMC (dwz. materieel gerichte bedrijfsvoering op systeemniveau).

De informatie die het Activiteiten Plan AMC bevat is gericht op het doen van de goede dingen in materieelgerichte bedrijfsvoering op systeemniveau gedurende de levensduur. Als referentie hierbij gebruikt de Asset Manager een aantal sleuteldocumenten uit de

organisatie van/rondom het MB om tot het Activiteiten Plan te komen zoals:

• de belangrijkste activiteiten die achtereenvolgens moeten plaats vinden tbv AMC gedurende de levensduur van het systeem (asset);

• de toe te passen methoden en technieken voor de instandhouding van het specifieke asset type;

• de specifiek te nemen maatregelen ivm. aansprakelijkheid, arbeidsomstandigheden (veiligheid en gezondheid), en milieu;

• de uitvoeringswijze van de ondersteuning van de instandhouding;

• de wijze waarop reservedelen en verbruiksartikelen worden verstrekt;

• de wijze waarop documentatie/informatie wordt beheerd en bekend gesteld;

• de wijze waarop configuratiebeheer wordt uitgevoerd;

• de wijze hoe om te gaan met de infrastructuur/faciliteiten.

Ook bevat het Activiteiten Plan de jaarkalender van voor de Asset Manager belangrijke Bijeenkomsten,namelijk die voor het LCM-team en de AMC driehoek.

In het Activity Plan staat per levensfase voor een asset type beschreven:

• de nadere specificatie van de product/actor combinaties gedurende levensduur;

• de kalender van belangrijke besprekingen van LCM-team en de AMC driehoek;

• de nadere specificatie van specifieke, bijzondere activiteiten.

In het Activity Plan worden de processen benoemd en gedefinieerd. De processen uit het Actvity Plan tezamen met de actoren uit het Actor Definition Model zijn de input voor TeamBuilding, namelijk het bouwen van teams rondom in ketens samengevoegde processen en actoren nodig voor effectief en efficient AMC.

Activity Plan SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. is er een beschrijving van de activiteiten (processen) in termen van wie, wat, hoe en wanneer? (E)

(17)

3. zijn de actoren in de activiteitbeschrijvingen aangegeven en is daarin duidelijk wat van hen verwacht wordt en welke producten zij hebben op te leveren? Wordt door deze actoren ook zo in de praktijk gewerkt? (E)

4. is het mogelijk naast activiteiten als gevolg van PK/CD-issues ook activiteiten als gevolg van issues op het gebied van veiligheid, milieu en aansprakelijkheid te definiëren? (E) 5. is het Activiteiten Plan er? Zo ja, is het compleet en juist (betrouwbaar)? (E)

6. zijn de noodzakelijke competenties voor uitvoering van de activiteiten (processen) bekend, zowel kwalitatief als kwantitatief, uitgezet in de tijd? (B)

7. is de wijze van configuratiebeheer m.b.t. de processen (verandering in werkwijzen) beschreven? (E)

8. is Asset Management Control ingericht, met name de informatiestroom t.a.v. KPI’s (vergelijking van actuals tov baselines van de KPI’s op systeemniveau zijnde R, A, C, kosten, tijden en PK/CD’s)? (H)

9. is er voorzien in een terugkoppelingslus v.w.b. continu verbeteren van de activiteiten zelf én van het Activity Plan? (H)

10. wordt het Activiteiten Plan werkelijk gebruikt (opgesteld, beheerd, onderhouden) binnen de organisatie? Is het verankerd/ingebed in de organisatie tot iets ‘automatisch’ ? (H)

10. Beschrijving Teambuilding

Het proces Teambuilding beschrijft welke teams er geformeerd moeten die samen een eindproduct of –dienst realiseren om AMC/Life Cycle Management uit te voeren, alsmede de wijze hoe deze teams moeten worden geformeerd. In dit proces worden actoren (zie Actor Definition Model) met hun specifieke rol gekoppeld aan activiteiten (zie Activity Plan) en worden activiteiten aan elkaar gerelateerd in een keten van processen.

Het proces Teambuilding omvat de structuur en specificatie van de teams die voor effectief en efficiënt AMC/Life Cycle Management geformeerd moeten worden op basis van:

• de procesdefinities uit het Activity Plan;

• de actordefinities uit het Actor Definition Model.

Voor AMC zijn primair de volgende teams relevant: LCM-team, AMC driehoek en eigen afdeling Asset Management.

Teambuilding SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. is er een uitgewerkt Activiteiten Plan (min of meer het procesontwerp)? (E)

2. is het Activiteiten Plan getoetst aan de praktijk en wordt er in de praktijk volgens dit ontwerp gewerkt? (B)

3. is er een duidelijke specificatie van teams, hun doelen/taken én hun rollen in de processen? (E)

4. is er een duidelijke specificatie van de actoren (actor definition model) en hun rollen in de teams/processen? (E)

5. is er voor de teams een communicatie- en besluitvormingsstructuur beschreven; wordt er volgens deze structuur gewerkt? (B)

6. is het procesontwerp volgens (inter)nationale modellen opgezet (bijv. TQM, EFQM, INK) en/of gecertificeerd (bijv. ISO-9001)? (H)

7. wordt de organisatie (zowel de teamleden zelf als andere actoren binnen en eventueel buiten de organisatie) geïnformeerd over de teams (doel, samenstelling, beoogde

resultaten, verantwoordelijkheden en bevoegdheden)? (E)

8. zijn de geformeerde teams formeel belegd in de organisatie? Hebben de teams formele verantwoordelijkheden en bevoegdheden? (B)

(18)

bijgesteld? (H)

10. is aantoonbaar (voldoende aannemelijk te maken) dat het werken in en met de teams resulteert in een kosteneffectieve aanpak van AMC? (H)

11. Beschrijving Team Management

Team Management betreft het organiseren, besturen en beheersen van de wijze van samenwerken tussen actoren voor effectief en efficiënt AMC/Life Cycle Management. Deze wijze van samenwerken wordt gekenmerkt door drie aspecten:

• lerend tussen de betrokken actoren en individuen;

• zelfmanagement van de betrokken individuen;

• professional worden en blijven van de betrokken individuen.

Team Management SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. wordt er gewerkt volgens de workshopaanpak? (E)

2. voeren de medewerkers, actoren regelmatig zelfevaluaties uit, worden verbeteracties gecommuniceerd en vervolgens ook uitgevoerd? (H)

3. is aantoonbaar dat evaluaties (zowel van eigen functioneren als dat van organisatiedelen (teams, afdelingen, e.d.) worden uitgevoerd en dat zij effectief zijn: is aantoonbaar dat steeds beter invulling gegeven wordt aan de regierol van AMC? (H)

4. passen de asset managers zelfmanagement toe? Zo ja, resulteert dat in een kosteneffectieve procesgang/uitvoering van AMC? (B)

5. worden uit te voeren werkzaamheden op een SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) manier gespecificeerd? (E)

6. worden er regelmatig evaluaties uitgevoerd o.a. op de drie aspecten van Team Management nl. leren, zelfmanagement en professional? Gebeurd dit op individueel niveau (POP: Persoonlijk OntwikkelingsPlan) en op teamniveau (TOP: Team

OntwikkelingsPlan)? (B)

7. is er op basis van deze evaluaties een actueel verbeterplan voorhanden en wordt dat ook uitgevoerd? (H)

8. geldt het procesontwerp (zie Activity Plan en Actor Definition Model) als norm c.q. referentievlak en is er terugkoppeling? (B)

9. geldt het teamontwerp (zie Teambuilding) als norm c.q. referentievlak en is er terugkoppeling? (B)

10. wordt er vanuit het management aandacht besteed aan verbeteringen (van het procesontwerp, van het asset ontwerp, van het organisatie/teamontwerp)? (E)

12. Beschrijving Teamwork

Dit functiegebied betreft de uitvoering van AMC/Life Cycle Management als teamwork dwz. het samenwerken van actoren / individuen in teams met elkaar. Activiteiten die teams of teamleden uitvoeren dienen zoveel mogelijk te worden toegeschreven aan (specifieke) assets of delen daarvan, en te worden gekoppeld aan een activiteitensoort. Uitgangspunt is om kosten zoveel mogelijk te ramen en te rapporteren per asset of deel daarvan. Om het teamwork steeds beter te laten zijn is teamontwikkeling een belangrijk deelproces binnen dit functiegebied.

Teamwork SM-QS vragen: score (0-100%)

(19)

1. zijn er teamverbeterplannen? Zo ja, worden deze (de teamontwikkelingsplannen (TOP’s)) ook daadwerkelijk uitgevoerd? (B)

2. kennen de actoren de procesketen en is hun rol daar duidelijk, zowel in hun team(s) als van hun team in de procesketen? (E)

3. vervullen actoren in de teams de rol die van ze verwacht wordt? (E) 4. wordt er binnen de teams én tussen de teams goed (effectief én efficiënt) samengewerkt? (E)

5. worden binnen én tussen de teams (afstemmings)problemen adequaat opgelost? (B) 6. is er managementinformatie (o.a. relevante KPI’s als R,A,C, kosten en tijden)

voorhanden: vergelijking actual versus baseline) ? (E)

7. is er een overzicht van knelpunten in de uitvoering van het werk? (B)

8. zijn er actuele verbeterplannen/TeamOntwikkelingsPlannen (TOP’s) voorhanden? (H) 9. worden er evaluaties uitgevoerd? (B)

10. worden resultaten van het teamwork regelmatig geverifieerd c.q. gevalideerd? (H)

13. Beschrijving Control Plan

Het Control Plan (Beheers Plan) is een document waarin beschreven staat:

de wijze waarop verbetering van de kosteneffectieve inzet van assets wordt beheerst en geborgd;

de specificatie van de rapportages (naam, layout, format, frequentie, distributie) om grip te krijgen én te houden op de kosteneffectieve instandhouding van de assets, zoals:

o PK/CD-reports; o CE/SE/cost reports;

o SLA voortgangsrapportages.

Het Control Plan bevat:

• algemene gegevens i.r.t. het betreffende asset;

• specificatie van de prestatie indicatoren aangaande kosteneffectiviteit;

• specificatie van de informatie flow (informatie, communicatie, overleg en besluitvorming) aangaande deze prestatie indicatoren;

• specificatie van de technieken en ondersteunende software die gebruikt worden om inzicht te krijgen in deze prestatie indicatoren

• Specificatie van de benodigde reports om inzicht te krijgen in (de verbetering van) de kosteneffectieve inzet van assets (SLA voortgangsrapportages, PK/CD-reports, CE/SE/cost reports);

Het Control Plan is een 'levend' document en dient regelmatig te worden bijgewerkt op basis van opgedane ervaringen.

Control Plan SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. zijn er rapportages (formats, frequenties, distributie) gedefinieerd om grip te krijgen én te houden op de kosteneffectieve inzet van de assets? (E)

2. wordt er periodiek over de kosteneffectieve inzet van assets gerapporteerd? (E)

3. zijn er actieplannen om de kosteneffectieve inzet van assets te verbeteren, en wordt de uitvoering van deze acties bewaakt? (H)

4. is er een Beheers Plan? Is dat compleet en betrouwbaar? Wordt dat gebruikt en is het belegd in de organisatie? (E)

(20)

gesteld aan relevante actoren? Wordt deze informatie gebruikt? (E)

7. is er een kosten/opbrengstenanalyse (dwz. interpretatie van de AMC rapportages) per asset of deel daarvan (functie, functional package)? (B)

8. zijn de eisen t.a.v het verwachte functioneren van de assets en delen daarvan duidelijk? (E)

9. wordt het Beheers Plan regelmatig geëvalueerd, geverifieerd c.q. gevalideerd? (H) 10. zijn er prestatiegerichte afspraken gemaakt, wordt de uitvoering daarvan bewaakt en worden deze afspraken geëvalueerd en zo nodig bijgesteld? (B)

14. Beschrijving System Information Portal

Het System Information Portal tbv AMC/Life Cycle Management betreft het beschikbaar stellen van alle materieelgerichte informatie via een gestructureerde webportal aan alle relevante actoren en biedt daarmee transparantie. Deze portal omvat:

algemene gegevens i.r.t. de betreffende assets;

• Gebruiksnormen/plannen, zoals b.v.; vereiste productiecapaciteit, taken, missies, veiligheid, etc.;

• een communicatie- en informatieplatform voor de LCM-teams en de AMC driehoeken (zie ook functiegebied Material Logistics Organization);

• toegang tot het LCM-model om inzicht te kunnen krijgen in de baselines en de actuals;

• Rapportages over de kosteneffectiviteit van de assets zowel per type asset als per asset zelf;

• een overzicht van open staande acties en de verantwoordelijke actoren daarvoor alsmede van genomen besluiten i.r.t. de kosteneffectieve inzet van de assets;

• verwijzingen, referenties naar achterliggende documenten op basis waarvan inhoud gegeven wordt aan AMC (prestatiecontracten, technische-, financiële – en

projectinformatie, modificatievoorstellen, etc.);

System Information Portal SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. wordt asset informatie gestructureerd via een webportal beschikbaar gesteld? (E) 2. hebben alle relevante actoren toegang tot deze asset informatie? (B)

3. betreft de informatie de cost drivers en de performance killers? (E)

4. geeft de informatie inzicht in modificaties, verbeteracties en de verantwoordelijken daarvoor in relatie tot het oplossen van PK/CD’s? (B)

5. geeft de informatie inzicht in de ontwikkelingen van de instandhoudingskosten en prestaties (capability, availability, reliability) van de assets over de afgelopen 5 jaar? (E) 6. wordt contractuele informatie (SLA’s en/of PBSC’s) transparant gemaakt? (E)

7. wordt informatie van systeemtesten (functionele tests) die resulteren in de capabilitycijfers van assets transparant gemaakt? (E)

8. wordt de webportal door de organisatie (bijv. het LCM-team of de AMC driehoek) gebruikt als communicatieplatform om zich bij prioriteitstelling en besluitvorming op te baseren en om bij de uitvoering van werkzaamheden aan te refereren? (B)

9. levert de webportal informatie over de aantoonbaarheid dat AMC/Life Cycle Management resulteert in kosteneffectieve resultaten (dwz. wordt transparant gemaakt dat de invulling van AMC steeds beter wordt?)? (H)

10. worden de eisen die gesteld worden aan de Systems Information Portal regelmatig geverifieerd c.q. gevalideerd? (H)

(21)

Het proces Management Control uitvoeren betreft het bewaken van het organiseren, besturen en beheersen van de vereiste AMC/Life Cycle Management activiteiten. In

essentie betreft dit proces het bewaken van het inhoud geven aan gemaakte afspraken met klanten (in SLA’s) en interne en externe leveranciers (in PBSC’s). Ook omvat dit proces het bewaken van de voortgang van acties ter verbetering van de kosteneffectieve inzet van assets. In essentie betekent dit rapportages over de asset- en installatieperformance en de asset- en installatie levensduurkosten alsmede de daaromtrent gemaakte afspraken in het LCM-team en eventueel ook in het AMC driehoeksoverleg.

Relevante informatiebronnen voor het proces Management Control zijn:

• de prestatiecontracten op systeem- en installatieniveau (Service Level Agreements, Performance Based Service Contracten);

• Systeem Plan;

• Beheers Plan;

• System Information Portal;

• PK/CD-reports;

• CE/SE/cost rapportages;

• SLA voortgangsrapportages;

• acties aanpak PK/CD’s;

• Verbetervoorstellen mbt. kosteneffectiviteit scheepsklasse/schip;

• Evaluaties prestaties leveranciers. Management Control omvat:

• het rapporteren over asset- en installatieperformance;

• het rapporteren over asset- en installatie levensduurkosten;

• Gebruiksnormen/plannen, zoals b.v.; vereiste productiecapaciteit, taken, missies, veiligheid, etc.;

• Specificatie van actor-autorisatie: welke actoren hebben welke autorisatie (bijv. beslisbevoegdheid) voor welke (tussen)resultaten van processen?;

• uitgangspunten/voorwaarden van het onderhoud (b.v. onderhoudsniveaus, onderhoudsperiodes);

• effectiviteit van het onderhoud;

• bewaking van de effectiviteit én efficiency van het onderhoud en uitbestedingen (doen we de goede dingen? resp. doen we de dingen goed?);

• uitgangspunten/voorwaarden bijstellen m.b.t. configuratiemanagement;

• uitgangspunten/voorwaarden bijstellen m.b.t. opleidingen (b.v.trainers);

• uitgangspunten/voorwaarden bijstellen m.b.t. Asset Management Control.

Management Control SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. is er een duidelijke keuze voor zelf doen en uitbesteden? Zo ja, wordt er dan in de praktijk ook zo naar gehandeld? (E)

2. is er een systematiek voor het opstellen en evalueren van het budgetten per levensduurfase? Zo ja, wordt deze ook toegepast? (B)

3. is er een rapportage over het verbruik van reservedelen? (E)

4. is er een regelmatig klanttevredenheidsonderzoek, worden verbeteracties gedefinieerd en uitgevoerd? (H)

5. is er benchmarking mogelijk met onderhoudskosten i.r.t. operationele kosten zowel binnen een groep gelijksoortige assets als tussen assets van ongelijke soort? Zo ja, wordt er dan ook gebenchmarked? (B)

(22)

7. wordt er gerapporteerd over de asset- en installatieperformance? Zo ja, zijn deze rapportages doeltreffend? (E)

8. wordt er gerapporteerd over de asset- en installatie levensduurkosten? Zo ja, zijn deze rapportages doeltreffend? (E)

9. is het aantoonbaar dat AMC/Life Cycle Management kosteneffectief is? (H)

10. worden de eisen aan Management Control regelmatig geëvalueerd en geverifieerd c.q. gevalideerd? (H)

16. Beschrijving System Cost Effectiveness

Het gehele samenstel van resultaten (producten en diensten) van de organisatie, die, op duurzame wijze, kosteneffectieve assets opleveren: maximale prestaties tegen minimale levensduurkosten.

Afhankelijk van de omstandigheden (gebruiksprofiel) en de complexiteit van het asset / de assets kunnen de volgende typen producten en diensten worden onderkend:

• analyse van de operationele eisen;

• ontwerpevaluaties;

• asset/installatie evaluaties;

• functionele systeemtesten;

• cost-effectiveness gerelateerde informatie;

• modificatievoorstellen;

• opleiding/trainingsprogramma’s;

• operationele inspecties en reparaties (1-ste lijns);

• intermediate inspecties en reparaties (2-de lijns);

• contractor/depot inspecties en reparaties (3-de lijns en hoger onderhoud);

• modificaties en revisies;

• beheer en onderhoud van de technische documentatie;

• up to date asset management informatie;

• onderdelen voorraadbeheer;

• voorzien in test en meet apparatuur;

• kwaliteit beheersing programma;

• Reliability, Availability, Maintainability and Testability (RAMT) programma;

• opleiding en training;

• materieelgericht management (systeem-/installatiemanagement);

• product data management;

• etc..

Op hoofdlijnen kunnen de volgende ‘productsoorten’ worden onderkend:

• besturende en controlerende activiteiten;

• preventieve en correctieve onderhoudsactiviteiten;

• ondersteunende onderhoudsactiviteiten.

System Cost Effectiveness SM-QS vragen: score (0-100%)

In hoeverre:

1. worden prestaties van assets (draaiuren, gebruiksomgeving, storingen, e.d.) en uitvoering van onderhoudstaken door de gebruikers/operators geregistreerd? Zo ja, worden deze dan ook gestructureerd teruggekoppeld aan de instandhoudingsorganisatie? (H)

(23)

3. is er een storingsrapportage met analyse? Is deze informatie toegankelijk en bekend gesteld aan relevante actoren? Wordt deze informatie gebruikt? (E)

4. is er een kostenanalyse per productsoort (zoals storingsonderhoud, modificaties, e.d.) per assettype t.b.v. trendanalyses? (B)

5. wordt er een duidelijke relatie gelegd tussen kosten en baten (prestaties van de assets)?(E)

6. is er managementinformatie (o.a. relevante KPI’s zoals PK/CD’s) voorhanden? (E) 7. wordt er geëvalueerd t.a.v. nut van het onderhoud en de bevoorrading irt. de kosten ervan én t.a.v. de kwaliteit van het onderhoud en de bevoorrading irt. de kosten ervan ? (B)

8. worden (slechte) ervaringen teruggekoppeld en actie op ondernomen (lessons learned)? (B)

(24)

2 APPENDIX 2 – SCORES FUNCTIONAL AREAS

AMC Quick Scan Thales Nederland Nulmeting 27 mei en 3 juni 2008Squire Contract for Avail. 27 mei en 3 juni 2008

AMC Process Improvement gecorrigeerd 60%

Service Level Agreement Material Logistics Organisation\Teamwork System Cost Effectieveness

54

117

75

38

Contractmanagement Resource Management Team Management Management Control

88

113

29

75

LCM model Actor Definition Model Teambuilding System Information Portal

125

88

146

71

System Plan Organizational Plan Activity Plan Control Plan

83

58

96

88

AMC Process Improvement 0ngecorrigeerd

Service Level Agreement Material Logistics Organisation\Teamwork System Cost Effectieveness

33

70

45

23

Contractmanagement Resource Management Team Management Management Control

53

68

18

45

LCM model Actor Definition Model Teambuilding System Information Portal

75

53

88

43

System Plan Organizational Plan Activity Plan Control Plan

50

35

58

53 Measure

Measure

of

perfection

: 60%

Reduced

risc

/

value

to

control

Measure

(25)

3 APPENDIX 3 – LCM MODEL DIAGRAMS

(26)

(27)

(28)

(29)

Inhoudsopgave

INHOUDSOPGAVE...27 DOELSTELLING ...28 RICHTLIJNEN BIJ DE OPZET AMICO LCM MODEL... 28

FUNCTION DIAGRAM ...29 REKENMETHODE FUNCTION DIAGRAM... 30

INSTALLATION DIAGRAM ...33 ACTIVITY DIAGRAMS ...34 ACTORS... 34 PRODUCTTYPEN... 34 TERMS... 35 UREN... 35 KOSTEN... 36

AAN DE SLAG: BENODIGDE INFORMATIE ...37 PERIODEN... 37

STANDAARD ACTIVITY DIAGRAMS... 37

FUNCTION DIAGRAM... 37

OPBOUW EN IMPACTFACTTOREN... 38

RELIABILITY, CAPABILITY EN AVAILABILITY BASELINES... 38

KOSTEN BASELINES... 39

INSTALLATIE BASELINE VERBRUIK & KOSTEN... 39

INFORMATIEBRONNEN & VERWERKINGMETHODE... 39

(30)

Doelstelling

Doel van het project is om LTSA meer ‘body’ te geven en de asset manager meer praktische handvatten te bieden om beter te kunnen sturen op cost-effectiveness en PK/CD’s (performance killers en cost drivers).

AMICO kan een tool zijn om dit te bereiken. Met het in AMICO gemodelleerde LCM (Life Cycle Management) model worden performance indicators (Reliability; Availability; Capability en Kosten) van installatieniveau naar bovenliggende functies en tenslotte naar systeemniveau doorgerekend. Dit soort modellen waarborgen het inzicht van de wijze waarop installatieprestaties invloed hebben op het functioneren van het systeem.

De in dit document beschreven aanpak is zoveel mogelijk vereenvoudigd om enerzijds het geheel beheersbaar te houden binnen het project en anderzijds toch een goede indicatie te krijgen van de vloot van Squires. Ook interessant is het om te zoeken welke mogelijkheden AMICO biedt om meer of ander inzicht te krijgen in de prestaties van de Squires.

De modellen en ook de uitgangspunten zijn dan ook opgezet onder het motto ‘van grof naar fijn’ en volgens het ‘KISS1 in Business’ principe. Het idee daarbij is dat het belangrijker is om een goed beeld te vormen of AMICO een essentieel tool kan worden voor Thales NS LTSA dan om het systeem tot in het kleinste detail, volledigheid en juistheid te vullen.

Richtlijnen bij de opzet AMICO LCM model

Het model in AMICO moet een overzichtelijk model zijn waarmee men met de klant kunt communiceren. Het is tevens zo overzichtelijk mogelijk gehouden om te voorkomen dat wanneer je ergens iets in het model verandert, je niet verrast wordt door de gevolgen.

Ter ondersteuning bij het opbouwen van het LCM model zijn onder meer de volgende documenten ter ondersteuning gebruikt:

• AMC Base Book “Cost Effective Management Control of Capital Assets” van Stavenuiter, ISBN 90-9015938-X.

Volgorde van het proces:

1

KISS: Keep It Short & Simple.

LCM model opzetten Operationele functies definieren en decomponeren

Bovenstaande in AMICO invoeren

Installatie diagrammen opstellen

Activiteiten diagrammen opstellen

(31)

Figuur 1: Volgorde van taken voor opzetten LCM model

Function diagram

Om het Function Diagram in AMICO overzichtelijk te houden, zodat het ook als communicatiemodel gebruikt kan worden voor alle stakeholders, is er voor gekozen om alleen de meest significante functies met hun Installation en Activity Diagrams te modelleren.

De functionele decompositie begint met op het topniveau de systeemfunctionaliteit van het asset. Deze wordt uitgesplitst in een aantal support en primaire functies. De support functies zijn van toepassing op ieder asset/systeem. Als voorbeeld hieronder de functies zoals bepaald voor een marineschip.

• Mobility & auxiliary functions

• Hotel facilities

• Ship and Crew Survivability

• C2I support functions

• Navigation functions

• Communication functions

• Self defense

De primaire functies verschillen per asset (niet uitputtend):

• ASW

• AAW

• ASuW

• Hydrographic functions

• Mine hunting / sweeping

• Heli operations

• Amphibic operations

• Intelligence gathering

(Onderzeeboten)

• RAS operations (Bevoorraders)

Figuur 2: Elementen in het functiediagram

Daarna volgt de functionele decompositie die eindigt met basis functies (elementaire functies) welke de zogenoemde ‘functional packages’ vormen, zodat er zoveel mogelijk een eenduidige relatie met een (groep) installatie(s) is.

Een eenheid (functional package, cluster installaties of een functionele eenheid) kenmerkt zich door maximale samenhang (coherentie) en minimale interacties met de omgeving.

De Impact Factoren zoals die voorkomen in de functie- en installatiediagrammen moeten per situatie samen opgeteld minimaal 100% zijn.

Normering van de Impact Factors wordt als volgt bepaald indien een andere berekening of onderbouwing niet mogelijk is (bron: AMC Base Book):

• 100%: essential

• 75%: of great significance

(32)

• 25%: of little significance

• 0%: no influence on System Effectiveness (only adding cost). Impactfactoren zijn bepaald voor de relatie:

o installatie versus fuctionaliteit,

o subfunctionaliteit versus hogerliggende functie en o voor de product en actor relatie.

Uit verschillende brondocumenten zijn de volgende baseline gegevens handmatig in het model ingevoerd:

• Active time van de installatie

• Reliability

• Capability (meestal 100% tenzij de installatie anders dan de ontwerpeisen/norm presteert en dit overeen is gekomen in het PBSC dat dit zo blijft).

• Availability

Rekenmethode Function Diagram

Figuur 3: Rekenvoorbeeld functiemodel AMICO.

AMICO berekent het effect van het gebrek aan functionaliteit door naar de

bovengelegen functie. De rekenmethode is hieronder met behulp van bovenstaand figuur verduidelijkt.

AAW Picture compilation AAW Decision making AAW weapon deployment

IP=84 FE=84

SE=87

FE=99 FE=100

(33)

Master Thesis OMC 31 Rijksuniversiteit Groningen Als eerste moet van iedere installatie de IP (Installation Performance) berekend worden. Hiervoor moet de RAC (Reliability, Availability en de Capability) vergeleken worden met hun respectievelijke norm.

bl act bl act bl act C C A A R R IP= ⋅ ⋅ 0,84 0,95 0,80 0,99 0,99 0,95 0,95_⋅ _⋅ ₌ 99 , 0 95 , 0 94 , 0 00 , 1 00 , 1 95 , 0 95 , 0 _⋅ _⋅ ₌ 02 , 1 93 , 0 95 , 0 00 , 1 00 , 1 95 , 0 95 , 0 _⋅ _⋅ ₌

Vervolgens moet het gebrek aan functioneren worden berekend. De baseline (norm) van de C is per definitie 100%

de actual is slechts 84% het gebrek is 1 - 0,84 = 0,16 de actual is 99% gebrek is 1 – 0,99 = 0,01 de actual is 102% (er is dus geen gebrek) 0

De impactfactor bepaalt de invloed dat het functionele gebrek heeft op de hoger gelegen functie.

0,16 x 0,8 = 0,128 0,01 x 0,6 = 0,006 0 x 0,4 = 0 De afwijking van de norm van de hoger gelegen functie bepaalt het effect.

1 – 0,128 = 0,872 1 – 0,006 = 0,994 1 – 0 = 1 Het product van effecten op de hoger gelegen functie bepaalt het niveau van functioneren ervan ten opzichte van bijbehorende norm. Dit wordt weergegeven in de SE (System Effectiveness).

0,872 x 0,994 x 1 = 0,87

Tevens worden de werkelijk gemaakte kosten op een installatie vergeleken met de geplande kosten.

%

100 ⋅

⋅

=

baseline actual baseline actual

C

IP

CE

Overschrijding van het budget heeft geen invloed op de IP van de installatie (deze wordt wel rood). De kosten overschrijding heeft verder geen invloed op de

effectiveness van bovengelegen functies.

(34)

Figuur 4: Gevolg van installaties mappen op 1, of op meerdere functies.

Een installatie slechts aan 1 functie koppelen.

Voor- en nadelen van koppelen aan meerdere functies (zie hierboven):

• Voordeel: Het model wordt completer wat meer in lijn is met de werkelijkheid.

• Nadeel: Het model wordt echter veel minder overzichtelijk (rekenkundig én visueel). In geval van een storing wordt de System Effectiveness lager dan wanneer er maar 1 functie wordt beïnvloed.

Dilemma’s hierbij zijn installaties zoals bij een schip b.v.; het kompas, netwerk, processorcapaciteit, beeldkasten, multifunctie radar, etc.

De gekozen oplossing hiervoor is om dit type ‘functional packages’ in een aparte ‘support’ functie onder te brengen, b.v. ‘Navigation Suite’.

(35)

Installation Diagram

In het Function Diagram is de functionele decompositie opgesteld en zijn de installaties gekoppeld aan de functies. In het Installation Diagram is aangegeven op welke manier de installaties aan de functie bijdragen. Wanneer installaties onmisbaar zijn voor de functie dan worden ze parallel aan andere installaties gemodelleerd. Een dummy installatie (genoemd ‘Modeling Help’) is toegevoegd om het wijzigen van de impactfactoren mogelijk te maken. Op deze manier kan gemodelleerd worden dat het niet-presteren van een installatie slechts een beperkte invloed heeft op de functie.

Figuur 5: Installatiediagram met parallel gemodelleerde installaties en met een dummy (modeling help)

Wanneer de installaties in serie staan dan wordt de invloed van het niet presteren op de functie met alle daaropvolgende impactfactoren verminderd. In het onderstaande voorbeeld wordt het niet presteren van de APAR voor 60% meegenomen naar de volgende installatie en daarvan wordt weer maar 60% meegenomen naar de volgende installatie. Dit resulteert in dit geval dus in een betere Function Effectiveness dan van het voorbeeld hierboven.

Figuur 6: Installatiediagram met installaties in serie gemodelleerd

(36)

Activity Diagrams

Alle ingevoerde installaties dienen door een combinatie van actor en product te worden ondersteund. Hiervoor moeten de actor, het producttype, de terms en de maintenance category worden bepaald.

De Activity Diagrams zijn conform de IDEF0 tekenafspraken opgezet. Dus links: input (half) product, rechts: output (eind) product, boven: control/aansturing en onder: support/services (ondersteuning).

Actors

In het pulldown menu “Model” in AMICO zijn bij “Actors” de gedefinieerde significante actoren ingevoerd, die, al dan niet via een DVO, bijdragen aan de System Cost-Effectiveness van het systeem.

De volgende actoren zijn daarbij vooralsnog gedefinieerd: 1. CLAS (gebruiker)

2. TNL Surface Radar (normsteller dwz. ontwerp authority, en ook onderhouder) 3. TNL NS (Onderhouder)

4. Marinebedrijf (Onderhouder)

5. Industry (onderhouder) met bedrijven als Altrel, Ruegger en PBF.

Voor het berekenen van de Production Performance zijn er de Service- (bijv: bijna altijd op tijd) en Quality Factors (vrijwel nooit een slecht product). Voor de baseline staan deze standaard op 100%. Naar aanleiding van de geleverde prestaties kunnen, in de actual kolom, deze waarden worden bijgesteld. In principe bepaalt de (interne) klant/afnemer deze waarde. Hiermee heeft hij een duidelijke signaalfunctie in handen. Uiteraard beïnvloed dit de actuele Production Performance van de desbetreffende actor, maar dit wordt ook op basis van de Impact Factoren (IF’s) doorgerekend tot aan de Production Performance van de Prime Actor (degene die aan de installatie is gekoppeld).

De Production Performance wordt daarom niet verder meegenomen bij de bepaling van de Installation Performance en uiteindelijk de System Cost-effectiveness.

Uiteraard worden wel de kosten doorberekend tot op het hoogste niveau. Per definitie staan alle IF’s van de Prime Product/Actor combinaties op 100%.

Producttypen

(37)

Master Thesis OMC 35 Rijksuniversiteit Groningen Van iedere gemodelleerde actor in het activity diagram is het producttype (zoals ILM (Intermediate Level Maintenance) ingevoerd. Samen is dit een ‘product/actor’ combinatie.

Om aan te sluiten bij de legacy data van de organisatie (bijv. ERP systeem) is van belang om te kiezen voor een eenduidigheid in kostendrager, -plaats en soort. Dit met name om de actuele brondata (kosten en performances) in te lezen in AMICO. AMICO heeft daar verschillende mogelijkheden voor. Zo hebben; installaties (kostendragers), actoren (kostenplaatsen) en producten (kostensoorten) allen een vrij in te geven code waarop de input data (kosten) verbijzonderd kan worden.

Als eerste aanzet is onderstaande tabel opgezet voor de rubriek ‘kostensoort’. Maint. Cat (AMICO)

Kostensoort

DVO producten en diensten (DMO/Land) 1. (contract)onderhoud

2. materiaalverzorging

3. CLM (= DLM door derden) 4. DLM

1. Benoemd Onderhoud

5. gebruikersonderhoud (OLM-ILM) 3. Incidenteel Onderhoud 6. asset management

7. planning/afstemming/coördinatie 4. Wapensysteemmgt

8. x 5. Nieuwbouw / Afvoeren

9. modificatie(s) 6. Modificatie Figuur 7: Mapping van onderhoudscategorieën.

Per Period/Status Category wordt iedere product/actor apart gemodelleerd.

Het product ‘modificatie’ is van toepassing indien het een functionele wijziging van de installatie betreft (iha. op basis van gewijzigde gebruikerseisen/wensen). Deze zijn dus alrijd overeengekomen met de klant (KL). Modificaties die Thales zelf uitvoert om zijn dienstverlening ‘slimmer’ te doen worden onder het product ‘Depot Level Maintenence (DLM) gerekend. Dit zijn zaken als betrouwbaarder maken van onderdelen/installaties, obsolesence, veranderen van toeleverancier, e.d.

Terms

In AMICO worden de activiteiten voorzien van een leveringsvoorwaarde, zgn. Terms. Hiervoor zijn, per installatie, zgn Performance Based Service Contracten (PBSC’s) uitgewerkt die met elkaar de SLA maken voor het gehele systeem. Vooralsnog kan hier het contract met CLAS en eventuele overeenkomsten met subcontractors (als Marinebedrijf, Altrel, Ruegger en PBF) voor worden gebruikt.

(38)

Master Thesis OMC 36 Rijksuniversiteit Groningen Binnen de pilot zijn met beperkte inspanning de manuren per product/actor combinatie en per installatie bepaald.

Kosten

• Voor de invulling van de kosten moet opgemerkt worden dat de baseline is bepaald op basis van historische gegevens. Voor eventuele verdere

ontwikkelingen in de toekomst moet worden bepaald of deze waardes wel wenselijk zijn en eventueel dienen te worden bijgesteld naar een wenselijke baseline in plaats van een historische referentie als baseline.

• Voor de actuals zijn de gemiddelde kosten over 2007 ingevoerd.

• De getallen uit het contract met DMO Land (KL) zijn gebruikt voor de bepaling van de baseline. Als prijzen worden de meest recente nieuwprijzen genomen dan wel de reparatieprijs als die van toepassing is.

De Depreciation Period moet standaard op “0” (nul) blijven. Als de Depreciation Period gelijk is aan nul worden de kosten (uit WO/BO) als variabele kosten weergegeven op de Installation. Als de Depreciation Period gelijk, of groter is dan “1”, dan worden de kosten als vaste kosten weergegeven.

Wanneer de ingevoerde Depreciation Period groter is dan dat er aan lifetime in jaren is gemodelleerd geeft AMICO error melding bij het doorrekenen, maar stopt de berekening niet.

(39)

Aan de slag: benodigde informatie

Om het model te vullen zijn onderstaande gegevens benodigd: • systeemgrens;

• operationele behoefte c.q. vereiste materiele gereedheid over 2008 en verdere jaren;

• betrokken (primaire) actoren;

• benodigde (logistieke) producten en diensten;

• belangrijkste fysieke systeemdelen (Installation Clusters) c.q. Functional Packages;

• operationele functies Operational Functions.

Het idee is om eerst een basismodel op te zetten waarna de verdere verbijzondering naar Year Periods kan plaatsvinden, b.v. op basis van veranderende

gebruiksprofielen en/of onderhoudspolitiek.

Perioden

Voor de Squire gaan we vooralsnog uit van de volgende Status Categories t.w.: • Active Service (een gemiddelde operationele periode over 365 dagen);

Binnen de Year Periods worden er een System Active Time en Installation Active Times bepaald. Voor de Squire liggen deze op:

• 365 dagen voor het systeem als geheel en de installaties die continu in een ‘active state’ zijn wanneer het systeem dat is;

Standaard Activity Diagrams

Om binnen de beschikbare tijd van de Pilot toch tot een aansprekend en zinvol resultaat te komen is ervoor gekozen om de Activity Diagrams zo eenvoudig en uniform mogelijk te houden. De volgende ‘standaarden’ zijn daarvoor gehanteerd.

Function Diagram

Bij de ontwikkeling van het LCM model zijn de volgende aannames gedaan:

1. Model heeft betrekking op de gehele vloot Squires, maar inzoomen tot specifieke installatie moet mogelijk zijn. Niet een Squire IDnummer maar een installatie kunnen identificeren als costdriver of performance killer;

2. Ten behoeve van traceerbaarheid is de indeling in installaties op vlootniveau op basis van besteksindeling TNL;