Veranderingen aan bedrijf en systeem tijdens een ERP-implementatie bij DOC Kaas ba.

%LMODJHQELM

+RHZRUGW(53ILWEHUHLNW"

Veranderingen aan bedrijf en systeem tijdens een ERP-implementatie bij DOC Kaas ba.

%LMODJHQ

1 Planningsoverzicht 2 Overzicht Intentia

3 Selectiecriteria DOC Kaas ba

4 Actor Activity Diagram

%LMODJH3ODQQLQJVRYHU]LFKW

.0)

Historie *HERRUWH NDDUWHQ.DDV

'DJSODQQLQJ .DDVPDNHULM

%LMJHVWHOGH SODQQLQJ

-DDUSODQ

:HHNSODQQL QJ

Raamcontracten .0).0)

$IOHYHUHQ IROLHND

DV 3+)

$IOHYHUHQ QDWXXUND

DV 3+) %HKDQGHOVFKHPD QDWXXUNDDV'DJOLMVW NDDVSDNKXLV QDWXXUNDDV

3+) :HHNSODQQLQJ SHUVRQHHO 3+) 9HUNRRSRUGHUV

3ORHJHQVFKHPD

$IVWDQGDDUGLVDWLHWDEHO .0) 'DJSODQQLQJ 9RRUIDEULHN 9))

3ODQQLQJNDDVXLW SHNHODIQHPHUV SODQQLQJ.0 'DJOLMVWNDDV SDNKXLVIROLH QDWXXUNDDV

.0) 'DJOLMVWZHHJ VWLFNHUFRQWUROH 3+)

1RUPEODG 3+)

3HNHOUHJLVWUDWLH .0)

%LMODJH2YHU]LFKW,QWHQWLD

,QWHQWLD

7HFKQRORJLVFKHVKLIWDFKWHUGHUXJ

3DNNHW Movex Collaboration Applications

)XQFWLRQDOLWHLW ERP in brede zin

.ODQWHQZHUHOGZLMG 3550

0HGHZHUNHUVZHUHOGZLMG 3325

,Q1HGHUODQGVLQGV 1989

.ODQWHQLQ1HGHUODQG 62 0HGHZHUNHUVLQ1HGHUODQG 55

,PSOHPHQWDWLHSDUWQHUV tot op heden alle implementaties zelf gedaan *

'RHOJURHSLQ1HGHUODQG voedingsmiddelenindustrie, distributie, modebranche, service & onderhoud (onderdelen)

0HHVWWURWVRS Hagemeyer

$QGHUHUHIHUHQWLHV TSN, Brink, Heinz Food Group

)LQDQFLHHO,QWHQWLDZHUHOGZLMG omzet over 2001 gestegen naar 441 miljoen euro, nettoverlies: 6 miljoen euro

EURQ,7ORJLVWLHNMDDUJDQJQXPPHUDSULO

* 1RRW:+ De implementatie bij DOC Kaas ba is de eerste implementatie die uitgevoerd wordt met een Implementatiepartner. Het bedrijf Alfa-Beta Solutions verzorgt de implementatie voor Intentia.

%LMODJH6HOHFWLHFULWHULD'2&.DDVED

,YR'HNNHUDSULO

De selectie criteria zijn opgesteld op basis van onderstaande input:

• Logistieke besturing

• Financiële besturing

• Procesbeschrijvingen

• Verbeterdoelen

• Wensen vanuit huidige processen

• Artikelbeschrijving

Deze criteria zullen worden gebruikt om een longlist en een shortlist op te stellen van pakketten. Een “M” voor het criterium betekent een Must, een “W” voor het criterium betekent een Want. Pakketten die niet aan deze criteria voldoen zullen niet op de long- en shortlist worden opgenomen. De criteria zijn verdeeld in:

a. algemene criteria rondom het pakket b. functionele criteria

c. overige aanvullende criteria d. technische criteria

Deze worden navolgend toegelicht.

$$OJHPHQHFULWHULD

M Batch en discrete productie ondersteunen.

%)XQFWLRQHOHFULWHULD

 /RJLVWLHN

Klantassortiment:

M Per klant kan een assortiment en prijzen per artikel worden gedefinieerd. Bij order invoer wordt automatisch hierop gecontroleerd.

M Per klant afleveradres moet kunnen worden aangegeven of er specificaties meegestuurd moeten worden bij vrachtbrief, factuur of apart.

M Per klant moeten meerdere afleveradressen (>99) vastgelegd kunnen worden.

Partijregistratie:

M Per partij moet vastgelegd kunnen worden. Chargedeel en productiedatum waaruit de partij ontstaan is. Aantal kazen en het gewicht voor het pekelbad, het aantal en het gewicht na het pekelbad, het pekelverlies, het aantal en gewicht na 15 dagen, indroogverlies 1 (verschil gewicht na pekel en gewicht op 15 dagen), aantal en gewicht bij afleveren, indroogverlies 2 (verlies gewicht op 15 dagen en gewicht bij afleveren). Daarnaast de locatie waar de kaas is opgeslagen. Vervolgens ook de uitval per partij.

M Lot traceability is noodzakelijk.

M Per partij (chargedeel) kunnen de attributen productiedatum, productiecharge, blokkade, locatie worden toegevoegd.

Inzicht in de voorraad:

M Per artikel is het verloop van de beschikbare voorraad online en in de tijd zichtbaar:

geplande ontvangsten uit productie, geplande leveringen, werkelijke leveringen, actuele voorraadstand in alle magazijnen per locatie, enz. Voorraad informatie op kilogrammen en aantal.

M De leeftijd per artikel moet in dagen en weken opvraagbaar zijn.

Voorraad:

M Per grondstof moet de hoeveelheid in kilogram vastgelegd kunnen worden. Daarnaast per grondstof de hoeveelheid vet, eiwit of droge stof. Omrekening van eenheden moet met variabele factoren kunnen plaatsvinden.

Tracing:

M Per partij kan worden nagegaan vanuit welke productie charge deze afkomstig is, aan welke klanten gedeelten van de partij zijn verkocht. Partijen moeten in de keten terug uitgetraceerd kunnen worden.

Transport:

M Er dient eenvoudig transportbeheer van externe logistieke dienstverleners te kunnen plaatsvinden. Hiermee wordt bedoeld het aansturen en het verstrekken van de correcte info aan deze dienstverleners. Daarnaast kunnen transportdocumenten geprint worden op basis van de verkooporders en afleveringen.

Kwaliteitsbeheer:

M Het aansturen en uitvoeren van kwaliteitscontroles dient ondersteund te worden.

Daarbij moet het mogelijk zijn om kwaliteitscontrole als stap op te nemen in de order afhandeling.

 $UWLNHOVWUXFWXXU

Attributen:

M Per artikel kunnen de volgende attributen worden toegevoegd: verpakkingsvorm, artikelgroep, productgroep, gebrekkenmerk.

Verpakking:

M Het systeem dient een artikel in diverse verpakkingseenheden en omverpakkingen te ondersteunen. Vb. Een kist bestaat uit 72 (afhankelijk van de soort) kazen van totaal x kg. De prijseenheid is kilogram. De voorraadeenheid is kilogram. Per kist moet het gewicht vastgelegd kunnen worden.

 2UGHUVWUXFWXXU

Verkoopoffertes:

W Verkoopoffertes kunnen worden vastgelegd en worden omgezet in verkooporders. In geval van afwijzing kan per offerte een reden tot afwijzing worden vastgelegd.

Verkooporder:

M Een verkooporderregel per artikel of partij wordt aangemaakt op basis van kilogrammen of stuks. De prijs van kaas wordt op basis van kg bepaald.

M Prijsbepaling van melk en andere producten dan kaas worden gebaseerd op andere entiteiten(bijv vet en eiwit) dan de eenheid die verkocht wordt (bijvoorbeeld kg melk).

De definitieve prijs o.b.v. de gehaltes wordt bepaald na monsteruitslagen en afstemming met de afnemer. Dit moet in de orderstappen verwerkt kunnen worden.

M Bij orderinvoer moet er gecontroleerd worden of de hoeveelheid georderd door de klant ook toegestaan is voor die klant af te leveren. Controle tussen order en contract- afspraken.

Verkoopfactuur:

M Bij een aantal klanten factureert de klant de ontvangen goederen middels een creditnota bij de levering. Dit moet verwerkt kunnen worden.

M Factureren voordat geleverd is moet mogelijk zijn.

Ompak:

M Verkooporders kunnen al aangemaakt worden voor het nog om te pakken artikel.

Voorbeeld: klant bestelt 1000 kg foliekaas op europallet, terwijl de kaas op DOC pallet op voorraad ligt.

De order wordt aangemaakt voor 1000 kg foliekaas op europallet. Vervolgens worden de goederen omgepakt van DOC pallet naar europallet. De meerprijs voor deze ompakhandelingen moet apart op de order en factuur berekend worden.

Rechtstreekse levering:

M Een inkooporder wordt door de leverancier rechtstreeks (zonder tussenkomst van DOC) aan de klant geleverd. Bijvoorbeeld RMO levert direct aan klant x.

Inkoop

M Het aanleveren van melk gebeurt op basis van de productie van de veehouders. Hier tegenover staan geen inkooporders. Afrekening vindt periodiek plaats. Verwerken van de ontvangsten en de afrekening moet mogelijk zijn.

M Daarnaast worden grondstoffen ingekocht middels een inkooporder. Inkoop van magere melk uit Duitsland worden gefactureerd door DOC middels een creditfactuur.

Deze factuur moet in de crediteurenadministratie verwerkt kunnen worden.

 3URGXFWLH

Planning:

M Jaar- en kwartaalplannen worden op klant, artikelgroep/soort en tonnage vastgelegd.

In de weekplanning wordt dit omgezet naar artikelen en hoeveelheden.

Recepturen:

M Recepturen moeten kunnen worden vastgelegd. Zowel divergerende als convergerende

receptuur moet mogelijk zijn. Bij de verwerking van rauwe melk en de productie van

kaas ontstaan bijproducten.

Kaasbehandeling:

M Zodra de kaas in het pakhuis ontvangen wordt, treedt er een behandelingsschema in werking Hierbij wordt de kaas volgens een tijdsplanning gekeerd en geplastificeerd.

Deze behandeling moet door het systeem ondersteund kunnen worden. Het systeem moet hierbij locatiewijzigingen kunnen ondersteunen. Voorbeeld: een partij natuurkaas wordt van locatie A opgehaald om te keren en plastificeren, vervolgens wordt de kaas op locatie B neergelegd.

Uitval

M De ontstane uitval wordt verkocht. De minderopbrengst moet teruggerekend kunnen worden naar de oorspronkelijke partij.

 5HWRXUHQ

Ordersoort:

M Retouren kunnen als aparte ordersoort (en niet met negatieve verkooporders) worden gedefinieerd. Per retourorder kan worden beslist of creditering plaatsvindt en wat met de retour gekomen producten dient te worden gedaan.

 .ODQWHQVWUXFWXXU

Facturering klant

M DOC kent relaties, klanten en afnemers. Per relatie en klant worden prijsafspraken vastgelegd. Klanten plaatsen orders en ontvangen en betalen de factuur. Klanten en afnemers ontvangen de producten. Een klant kan meerdere afleveradressen hebben.

Omzet /afzet registratie

M Per klant en afnemer dient zichtbaar te zijn wat aan omzet en afzet (in kg en stuks) gerealiseerd is.

 5DSSRUWDJH

Externe rapportage:

W Het dient mogelijk te zijn om vanuit het systeem de rapportages voor het bedrijfschap, CBS en Intrastat te draaien.

 'LYHUVHQ

EDI:

M De EANCOM-standaarden dienen ondersteund te worden, met name versie EANCOM97. Hiervan dient het orderbericht te kunnen worden ontvangen en het verzendbericht en het factuurbericht te worden verzonden. Binnen de EANCOM- standaard dient gebruik te kunnen worden gemaakt van het afsprakenstelsel voor de levensmiddelenbranche.

Bewerkingen:

M Bewerkingen als het labellen, ompakken en etiketteren dienen te worden ondersteund.

&2YHULJHFULWHULD

 7DDO

M Zowel de schermen als de helpteksten dienen in het Nederlands beschikbaar te zijn.

 2UJDQLVDWLH

Vertegenwoordiging:

M De leverancier van het pakket dient vertegenwoordigingen in Nederland te hebben.

Ervaring:

M De leverancier dient ervaring in de food en/of het semi-proces te hebben.

Implementaties:

M De beoordeelde versie van het pakket dient bij minimaal vijf verschillende bedrijven operationeel te zijn.

'7HFKQLVFKHFULWHULD

Interfaces

M Bewezen koppelingen met weegsystemen en andere systemen zoals Scada, MES, LIMS, etc. moeten mogelijk zijn.

M Barcoderingsmogelijkheden moeten ondersteund worden.

M Koppelingen conform ODBC, Ole-db, etc. zijn mogelijk.

Gebruikersvriendelijkheid

W Windows look en feel is een pre. Mogelijkheid voor een ASCII terminal op de werkvloer moet mogelijk zijn.

Report generator

W Crystal Reports als rapport generator verdient de voorkeur.

%LMODJH$FWRU$FWLYLW\'LDJUDP

Productie per week Registeren orders

Bestellen kaas Maken dag- planning KM Inpekelen kaas

Produceren kaas Registreren kaas in pekel

Maken dag- planning PH Doorgeven uit te pekelen kazen

Verdelen taken Opslaan kazen

Wegen kazen

Verpakken kazen

Uitpekelen kazen

Doorgeven weegbrief + locatieWegen en klaar- zetten kazen Schrijven vrachtbrief Afleveren kazen

Doorgeven dagplanning PH en kaas in pekel Doorgeven afleveringen Rapporteren aflevering Controleren weegbrieven Uitboeken kazen Kazen en vrachtdocument

Controleren weegbrieven

pporteren s in pekel

Doorgeven dagplanning KM

&KHI3+9RRUPDQ3+&KHI.00HG.03ORHJPHG9RRUUDDGPHG$IOHYHUPDQ.ODQW+RRIGSURGXFWLH