Het certificatiereglement wordt vastgelegd met een ministerieel besluit. De bijlage van het ministerieel besluit bevat de eigenlijke tekst van het certificatiereglement.
In dit document vindt u de ONTWERPTEKST van het ministerieel besluit en de bijlage zoals die werd voorgelegd voor advies aan de Raad van State, de Vlaamse Toezichtscommissie, ….
Deze tekst wordt zeker nog gewijzigd naar aanleiding van de ontvangen adviezen. Hou er dus rekening mee dat dit NOG NIET DE DEFINITIEVE TEKST is.
Voor eventuele vragen of opmerkingen over deze tekst kan u terecht op asbestattest@ovam.be
Ministerieel besluit tot goedkeuring van het
certificatiereglement voor certificatie-instellingen asbest
Rechtsgronden
Dit besluit is gebaseerd op:
- het decreet van 23 december 2011 betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen, artikel 19, en artikel 33/10, §4, en artikel 33/16, ingevoegd bij het decreet van 29 maart 2019 en gewijzigd bij het decreet van 26 februari 2021;
- het besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen, artikel 5.4.3, 5.4.4, §4, artikel 5.4.5, §4, artikel 5.4.6, §4, artikel 5.4.7, derde lid, artikel 5.4.8, tweede lid, artikel 5.4.10, vijfde lid, artikel 5.4.11, derde lid, artikel 5.4.12, derde lid, artikel 5.4.13, derde lid, en artikel 5.4.15, §2, tweede lid, ingevoegd bij het besluit van de Vlaamse Regering van 2 juli 2021.
Vormvereisten
De volgende vormvereisten zijn vervuld:
- Dit ontwerp is op # meegedeeld aan de Europese Commissie, met toepassing van artikel 5 van richtlijn (EU) 2015/1535 van het Europees Parlement en de Raad van 9 september 2015 betreffende een informatieprocedure op het gebied
van technische voorschriften en regels betreffende de diensten van de informatiemaatschappij.
- De Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens heeft advies nr. # gegeven op (datum).
- De Raad van State heeft advies xxxxx/x (adviesnummer) gegeven op ...
(datum), met toepassing van artikel 84, §1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.
DE VLAAMSE MINISTER VAN JUSTITIE EN HANDHAVING, OMGEVING, ENERGIE EN TOERISME BESLUIT:
Enig artikel. Het certificatiereglement voor certificatie-instellingen asbest dat is opgenomen in de bijlage die bij dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd.
Brussel, ... (datum).
De Vlaamse minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme,
Zuhal DEMIR
Bijlage bij het ministerieel besluit van # tot goedkeuring van het certificatiereglement voor certificatie-instellingen asbest
CERTIFACTIEREGLEMENT VOOR CERTIFICATIE-INSTELLINGEN ASBEST INHOUD
1 Begrippen en afkortingen ... 5 DEEL 1: Erkenning certificatie-instelling asbest
2 Erkenningsvoorwaarden certificatie-instelling asbest ... 5 2.1 Geen actieve opdracht of mandaat uitoefenen voor een bedrijf met
asbestactiviteiten 5
2.2 Beschikken over een interne, onafhankelijke beroepscommissie 5
2.2.1 Samenstelling van de beroepscommissie 5
2.2.2 Werking van de beroepscommissie 6
2.3 Eerstelijns telefonische en digitale helpdesk 8 2.4 Modaliteiten van het intern kwaliteitshandboek 9
2.4.1 Algemeen 9
2.4.2 Zelfcontrole in het kader van het kwaliteitsbeheerssysteem 11 2.4.3 Klachtenprocedure omtrent de werking van de CI in het kader van het
kwaliteitsbeheersysteem 11
2.4.4 Onafhankelijk en onpartijdig werken 12
2.5 Digitaal informatiebeheersysteem 12
2.6 Auditeurs 13
2.7 Lesgevers en faciliteiten voor het geven dan de verplichte opleiding 14
2.8 Werken onder strikte geheimhouding 14
2.9 Objectief, onafhankelijk en onpartijdig werken 14 3 Aanvraag en gebruik van de erkenning als certificatie-instelling ... 15
3.1 Opheffen van de erkenning 15
4 Opstellen van het jaarverslag door de certificatie-instelling... 15 DEEL 2: Taken van de certificatie-instelling
5 Verlenen persoonscertificaat asbestdeskundige inventarisatie ... 16 6 Verlenen procescertificaat asbestdeskundige inventarisatie ... 18 7 Registratie van de werkgever voor het opmaken van
asbestinventaris(sen) door een Interne preventie-adviseur of milieucoördinator 20 8 Organisatie verplichte opleiding met praktijkgedeelte ... 21 9 Aanbieden van eerstelijns telefonische en digitale helpdesk en
beheer/opvolging van klachten ... 22
9.1 Algemeen 22
9.2 Vragen van asbestdeskundigen 22
9.3 Klachten met betrekking tot de werking van de CI 22 9.4 Vragen of klachten van derden met betrekking tot de certificaathouders
23
DEEL 3: Examen dat de eindcompetenties toetst
10 Examen ... 24 DEEL 4: Waarborgen van het kwaliteitsvol gebruik van de certificaten
11 Algemeen kwaliteitsvol gebruik van de certificaten ... 26 11.1 Persoonscertificaat asbestdeskundige inventarisatie 26 11.2 Procescertificaat asbestdeskundige inventarisatie 26 12 Controle en audits ... 27 12.1 Algemeen: Digitaal informatiebeheersysteem 27
12.2 Werking controles en audits 27
12.2.1 Verslag van non-conformiteit 29
13 Jaarlijks verplichte bijscholing ... 29 14 Sanctionering ... 30 15 Informatieverstrekking aan de certificaathouders ... 33 DEEL 5: Toegangsrechten databank asbestinventarisatie
16 Toegangsbeheer databank asbestinventarisatie ... 33 DEEL 6: Bijlagen
17 Bijlagen ... 36
17.1 Bijlage 1: Kennisonderdelenlijst 36
17.2 Bijlage 2: Lijst van non-conformiteiten met bijhorende categorie 40
1
BEGRIPPEN EN AFKORTINGEN Begrip of afkorting BetekenisADI Asbestdeskundige inventarisatie
CI Certificatie-instelling asbest
Databank AI Databank asbestinventaris Éénpersoons-
procesgecertificeerde ADI
Een procesgecertificeerde ADI die een zelfstandige of een eenmanszaak is waartoe één vaste persoonsgecertificeerde ADI behoort en die geen beroep doet op freelancers.
Deel 1: Erkenning certificatie-instelling asbest
2
ERKENNINGSVOORWAARDEN CERTIFICATIE-INSTELLING ASBEST1.1 De voorwaarden die een certificatie-instelling asbest moet respecteren om een erkenning te verkrijgen staan opgesomd in artikel 5.4.3 van het Vlarema.
Enkel de voorwaarden die een verdere detaillering nodig hebben, zijn hieronder opgenomen.
2.1 Geen actieve opdracht of mandaat uitoefenen voor een bedrijf met asbestactiviteiten
1.2 De personen die de CI kunnen verbinden, mogen geen parallelle activiteiten hebben die dit kunnen bemoeilijken of er niet verenigbaar mee zijn. Ze mogen geen actieve opdracht of mandaat uitoefenen voor een bedrijf met asbestactiviteiten, meer bepaald activiteiten inzake expertise en begeleiding, inzake asbestinventarisatie, -beheer, -verwijdering en -analyse.
1.3 Onder de term ‘begeleiding’ wordt de dienstverlening verstaan van asbestdeskundigen als expert voor de begeleiding van bijvoorbeeld projectontwikkeling, milieu-incidenten of asbestverwijdering.
1.4 Voor activiteiten die onder asbestverwijdering vallen, gaat dit specifiek om ondernemingen die erkend zijn als asbestverwijderaar.
2.2 Beschikken over een interne, onafhankelijke beroepscommissie 2.2.1 Samenstelling van de beroepscommissie
1.5 De CI beschikt over een interne onafhankelijke beroepscommissie die de bezwaarschriften behandelt die worden aangetekend tegen beslissingen van de CI.
1.6 De commissie bestaat uit vier leden. Naast de secretaris bevat de commissie minstens één technisch deskundige en één juridisch deskundige. Voor ieder effectief lid van de beroepscommissie wijst de CI een plaatsvervanger aan die voldoet aan dezelfde voorwaarden.
1.7 Met uitzondering van de secretaris, mogen er geen personen deel uitmaken van de beroepscommissie die werknemer zijn van de CI of die er een opdracht of mandaat voor/in uitoefenen. Elk lid dat een direct of indirect belang kan hebben in een dossier dat door de beroepscommissie wordt onderzocht,
meldt dit aan de voorzitter van de vergadering en onttrekt zich van elke deelname aan een overleg waarop het dossier behandeld wordt en van elke bijdrage over een beslissing omtrent het betrokken dossier.
1.8 De secretaris is een werknemer van de CI en voert de volgende taken uit:
- bezwaarschriften ontvankelijk of onontvankelijk verklaren;
- het verzenden van de uitnodigingen tot vergadering;
- het opstellen van de notulen tijdens de vergadering en de door de beroepscommissie geformuleerde beslissingen;
- het toezien op het archiveren van de documenten de bewaring van de archieven van de beroepscommissie.
1.9 De technisch deskundige voldoet aan volgende voorwaarden:
- hij is zelf een persoonsgecertificeerde ADI;
- hij beschikt over relevante werkervaring met asbestinventarissen (opstellen, beoordelen, supervisie): minstens twee jaar in de laatste tien jaar;
- hij beschikt over ervaring met uitvoeren van veldwerk voor asbestinventarisaties.
1.10 De juridisch deskundige beschikt over relevante kennis van:
- de wetgeving met betrekking tot het asbestinventarisattest;
- de wetgeving met betrekking tot verzekeringsgeschillen.
1.11 De CI staat ervoor garant dat de personen opgenomen in punten 1.8, 1.9 en 1.10 voldoen aan de beschreven voorwaarden. Ze omschrijft de controle hierop in haar intern kwaliteitshandboek.
2.2.2 Werking van de beroepscommissie
1.12 Elke door of namens de CI genomen beslissing wordt schriftelijk ter kennis van de belanghebbende gebracht. De CI stelt in haar correspondentie de belanghebbende in kennis van de mogelijkheid een bezwaarschrift tegen de beslissing in te dienen. De belanghebbende heeft de mogelijkheid om binnen 30 kalenderdagen na de datum van verzending van de beslissing een gemotiveerd bezwaar met de nodige bewijsdocumenten in te dienen bij de CI.
1.13 Het indienen van een bezwaarschrift schorst de werking van de beslissing niet.
1.14 De CI neemt kennis van het bezwaarschrift en bevestigt aan de indiener de ontvangst en de beslissing omtrent de ontvankelijkheid ervan binnen 21 kalenderdagen na ontvangst van het bezwaarschrift.
1.15 De ontvankelijkheid van de bezwaarschriften wordt, voorafgaand aan de vergadering van de interne beroepscommissie, bepaald door de secretaris.
Een bezwaarschrift is onontvankelijk indien:
- het betrekking heeft op commerciële of financiële geschillen;
- het niet gemotiveerd is en/of de nodige documenten ter staving niet werden toegevoegd.
De niet ontvankelijke bezwaarschriften worden door de secretaris opgenomen in een lijst ‘niet-ontvankelijk’. Deze lijst vermeldt voor elk bezwaarschrift een korte omschrijving van het bezwaarschrift en een motivering voor de niet-ontvankelijkheid.
1.16 De secretaris nodigt de leden van de commissie uit en bezorgt hun de dagorde. Die vermeldt:
- de ontvankelijke bezwaarschriften en de analyse van hun ontvankelijkheid;
- ter informatie, een lijst van de niet-ontvankelijke bezwaarschriften en de redenen voor de niet-ontvankelijkheid;
In bijlage voegt hij de stukken en documenten met betrekking tot deze bezwaarschriften toe. De leden van de interne beroepscommissie kunnen beslissen om een niet-ontvankelijk verklaard bezwaarschrift alsnog tijdens de vergadering te behandelen.
1.17 De vergaderingen van de beroepscommissie vinden zo vaak plaats als nodig is voor het vervullen van de opdrachten die haar werden toevertrouwd.
1.18 De beroepscommissie biedt gelegenheid tot het horen van de indiener omtrent de vakinhoudelijke aspecten die geleid hebben tot de beslissing. Het horen vindt plaats binnen de 30 kalenderdagen na het ontvankelijk verklaren van het bezwaarschrift. Relevante stukken omtrent het horen kunnen tot 10 dagen voor de hoorzitting worden ingediend. Van het horen wordt afgezien indien inmiddels aan het bezwaarschrift is tegemoetgekomen of indien belanghebbende verklaart hiervan geen gebruik te maken.
1.19 Van het horen wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Dit verslag wordt bij de beslissing over het bezwaar gevoegd.
1.20 De zittingen van de beroepscommissie zijn niet publiek. Tijdens haar vergaderingen kan de beroepscommissie aan getuigen of eenieder ander persoon die zij nuttig acht om haar te informeren in het kader van haar beslissing, voorstellen om zich op vrijwillige basis bij haar aan te sluiten.
1.21 De personen die om welke reden ook aan de vergaderingen van de beroepscommissie deelnemen, dienen het geheim van de vertrouwelijke of persoonlijke documenten die hen worden overhandigd te respecteren, evenals het geheim van de stemming en de beraadslagingen.
1.22 De beraadslaging omtrent de uitspraak gebeurt in afwezigheid van de belanghebbenden.
1.23 De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige leden, van wie elk over één stem beschikt. De secretaris heeft geen stemrecht.
1.24 Na elke vergadering stelt de secretaris de notulen op. De notulen zijn samenvattend, ze vermelden voornamelijk de verschillende standpunten die in de zitting werden ontwikkeld, evenals de genomen beslissingen. Een of meer specifieke tussenkomsten kunnen op verzoek van een lid worden genoteerd.
1.25 De beroepscommissie neemt een beslissing binnen een termijn van 60 kalenderdagen na ontvangst van het bezwaarschrift. De beslissingstermijn kan eenmalig met 30 kalenderdagen worden verlengd. De indiener van het bezwaarschrift wordt hiervan op de hoogte gebracht voor het verstrijken van de oorspronkelijke termijn. Daarna kan de termijn slechts met toestemming van de belanghebbende worden verlengd.
1.26 De beroepscommissie zal, bij het gegrond verklaren van het bezwaar, de beslissing herroepen. Ze bezorgt haar gemotiveerde beslissing binnen de 21 kalenderdagen na het nemen van de beslissing aan de indiener van het bezwaarschrift en aan de CI.
1.27 De indiener van het bezwaarschrift kan binnen de 21 kalenderdagen na ontvangst van de beslissing van de beroepscommissie een schrijven richten aan de CI met de vraag om haar beslissing in heroverweging te nemen.
1.28 De CI neemt een nieuwe beslissing rekening houdend met de gemotiveerde beslissing van de beroepscommissie. Ze bezorgt deze nieuwe beslissing binnen de 30 kalenderdagen na de ontvangst van de vraag tot heroverweging van de beslissing, aan de indiener van het bezwaarschrift.
2.3 Eerstelijns telefonische en digitale helpdesk
1.29 De CI beschikt over een eerstelijns telefonische en digitale helpdesk. Ze maakt hiervoor gebruik van de digitale helpdesk-toepassing die wordt aangeboden en beheerd door de OVAM.
1.30 De organisatie van de helpdesk is beschreven in titel 9 van dit certificatiereglement.
1.31 De eerstelijns helpdesk behandelt de vragen of klachten van de bij haar aangesloten proces- en persoonsgecertificeerde ADI.
1.32 De helpdesk behandelt ook vragen en klachten van derden met betrekking tot de kwaliteitsvolle en reglementaire werking van de bij haar aangesloten proces- en persoonsgecertificeerde ADI.
1.33 De CI beschikt hiervoor over voldoende bekwame personen om deze vragen en klachten kwaliteitsvol te behandelen binnen de in titel 9 vermelde termijnen.
2.4 Modaliteiten van het intern kwaliteitshandboek 2.4.1 Algemeen
1.34 De organisatie beschikt over en werkt volgens een intern kwaliteitshandboek dat alle procedures beschrijft van de werking en taken die onder de erkenning vallen.
1.35 De CI voert de taken die onder de erkenning vallen kwaliteitsvol en zorgvuldig uit.
1.36 De CI waakt erover dat de personen die de taken uitoefenen die onder de erkenning vallen, beschikken over de nodige competenties en informatie om die taken correct uit te voeren.
1.37 Het kwaliteitsbeheersysteem is gebaseerd op het principe van zelfcontrole en -regulatie. Het kwaliteitshandboek is gedateerd en wordt regelmatig (minimaal eenmaal per jaar) bijgewerkt aan de actuele werking van de CI.
1.38 Het kwaliteitshandboek beschrijft minstens de volgende elementen:
a. in het kader van de eis tot onafhankelijke en onpartijdige werking:
informatie over de plaats van de CI binnen de moederorganisatie (indien van toepassing);
b. een organogram van de CI;
c. functiebeschrijvingen van de functies binnen de CI die relevant zijn voor taken met betrekking tot de erkenning;
d. een beschrijving inzake de kwalificaties en opleiding van personen die de taken uitoefenen die onder de erkenning vallen. In het bijzonder voor:
1. lesgevers van de verplichte opleiding met praktijkgedeelte;
2. lesgevers van de verplichte bijscholing;
3. auditeurs;
Indien beroep wordt gedaan op een samenwerkingsovereenkomst (zoals vermeld in punt 1.54) voor de relevante werkervaring met asbestinventarissen: beschrijving van wanneer de CI beroep doet op de externe persoon, hoe de samenwerking georganiseerd is en waaruit de samenwerking bestaat;
4. personen die de taken van de helpdesk uitvoeren;
5. personen die de deskcontroles van de certificaathouders uitvoeren;
e. procedures voor de beheersing van de procedures en maatregelen in het kwaliteitshandboek met bijzondere aandacht voor:
1. het actueel houden ervan;
2. op de hoogte stellen van betrokken personen bij wijzigingen;
f. procedures voor de interne kwaliteitsopvolging. Met in het bijzonder aandacht voor de kwaliteitsvolle uitvoering van:
1. de organisatie van de verplichte opleidingen en de jaarlijkse bijscholing;
2. het aanbieden van de eerstelijns helpdesk;
3. de organisatie van de audits en controles;
g. voor het beheer van klachten:
1. klachtenprocedure voor het beheer en de opvolging van klachten.
Dit omvat minimaal een beschrijving van het proces van ontvangen, beoordelen en onderzoeken van de klacht; de wijze van vastleggen
en opvolgen van de klacht en acties als vervolg daarop; en de wijze waarop wordt verzekerd dat correctieve acties worden uitgevoerd.
2. klachtenregister;
h. procedure die garandeert dat de CI werkt onder strikte geheimhouding;
i. procedure met een beschrijving van de genomen maatregelen om de objectieve, onafhankelijke en onpartijdige uitvoering te waarborgen van de taken die onder de erkenning vallen. In het bijzonder voor het uitvoeren van de audits en controles. Met minstens:
1. procedures die garanderen dat directie en personen die de taken uitoefenen die onder de erkenning vallen gevrijwaard zijn van ongepaste interne en externe commerciële, financiële en andere verplichtingen en invloeden die de kwaliteit van hun werk nadelig kunnen beïnvloeden. Deze procedures bevatten een niet-limitatieve opsomming van de gevallen waarin, tot het bewijs van het tegendeel, wordt vermoed dat de CI zich in een situatie van onverenigbaarheid bevinden;
2. procedures die betrokkenheid van directie en personen die de taken uitoefenen die onder de erkenning vallen uitsluiten bij activiteiten die het vertrouwen in hun bekwaamheid, onpartijdigheid, oordeelkundigheid of operationele integriteit zouden kunnen schaden.
Deze procedures bevatten een niet-limitatieve opsomming van de gevallen waarin, tot het bewijs van het tegendeel, wordt vermoed dat de CI zich in een situatie van onverenigbaarheid bevindt.
j. voor de interne beroepscommissie:
1. procedure die garandeert dat de beroepscommissie werkt onder strikte geheimhouding;
2. procedure die de onafhankelijke werking garandeert, met minstens:
• procedures die garanderen dat de leden gevrijwaard zijn van ongepaste interne en externe commerciële, financiële en andere verplichtingen en invloeden die de kwaliteit van hun werk nadelig kunnen beïnvloeden. De procedure bevat een niet-limitatieve opsomming van de gevallen waarin, tot het bewijs van het tegendeel, wordt vermoed dat de leden van de commissie zich in een situatie van onverenigbaarheid bevinden;
• procedures die betrokkenheid van de leden uitsluiten bij activiteiten die het vertrouwen in hun bekwaamheid, onpartijdigheid, oordeelkundigheid of operationele integriteit zouden kunnen schaden. De procedure bevat een niet-limitatieve opsomming van de gevallen waarin, tot het bewijs van het tegendeel, wordt vermoed dat de leden van de commissie zich in een situatie van onverenigbaarheid bevindt.
3. een beschrijving inzake de kwalificaties van de technische deskundige en juridische deskundige die deel uitmaken van de interne onafhankelijke beroepscommissie;
k. procedures voor terugkoppeling en correctieve acties. In het bijzonder naar aanleiding van klachten over de werking van de CI of vaststellingen van fouten of problemen bij de CI;
l. motivering van de keuze van een bepaalde opleidingsvorm voor een bepaald onderdeel van de verplichte opleiding met praktijkgedeelte;
m. beschrijving van de genomen maatregelen om de objectieve, onafhankelijke en onpartijdige uitvoering te waarborgen van de taken
die onder de erkenning vallen, in het bijzonder voor het uitvoeren van de audits en controles;
n. overzichtelijke procedures of werkinstructies met betrekking tot de taken die onder de erkenning vallen. In het bijzonder voor:
1. het verlenen van de persoons- en procescertificaten;
2. het organiseren van de verplichte opleiding met praktijkgedeelte;
3. het organiseren van een jaarlijkse verplichte bijscholing;
4. het aanbieden van een eerstelijns telefonisch en digitale helpdesk;
5. de proactieve informatieverstrekking aan de bij haar aangesloten proces- en persoonsgecertificeerde ADI;
6. het beheren en opvolgen van klachten over de werking van de bij haar aangesloten proces- en persoonsgecertificeerde ADI. Deze klachtenprocedure bevat minimaal het volgende: een beschrijving van het proces van ontvangen, beoordelen en onderzoeken van de klacht; de wijze van vastleggen en opvolgen van de klacht en acties als vervolg daarop; en de wijze waarop wordt verzekerd dat correctieve acties worden uitgevoerd;
7. het organiseren van audits en controles van de bij haar aangesloten proces- en persoonsgecertificeerde ADI;
8. het schorsen en opheffen van de persoons- en procescertificaten;
9. het waarborgen van het kwaliteitsvol gebruik van de persoons- en procescertificaten;
o. actieplan voor het kwaliteitsvol uitvoeren van de taken die onder de erkenning vallen met prioritaire doelstellingen en de middelen en methoden om die te bereiken;
p. procedure omtrent jaarlijkse zelfcontrole en regulatie.
1.39 De OVAM kan in het kader van de controle op de CI het kwaliteitsbeheersysteem op elk ogenblik opvragen, inkijken en opleggen om het aan te passen.
1.40 Elke versie van het kwaliteitshandboek wordt gedurende 10 jaar bewaard en ter beschikking gehouden van de OVAM.
2.4.2 Zelfcontrole in het kader van het kwaliteitsbeheerssysteem
1.41 De CI waakt erover dat ze haar taken kwaliteitsvol kan uitoefenen. Jaarlijks voert de CI een controle uit op haar eigen werking. Bij deze controle overloopt ze minstens elk element dat is opgenomen in het kwaliteitshandboek. Het verslag van deze controle wordt ter beschikking gehouden van de OVAM of een door haar aangestelde onafhankelijke instantie en wordt toegevoegd aan het jaarverslag.
2.4.3 Klachtenprocedure omtrent de werking van de CI in het kader van het kwaliteitsbeheersysteem
1.42 De CI beschikt over een openbare en toegankelijke klachtenprocedure. Deze procedure bevat minimaal een beschrijving van het proces van ontvangen, beoordelen en onderzoeken van de klacht; de wijze van vastleggen en opvolgen van de klacht en acties als vervolg daarop; en de wijze waarop wordt verzekerd dat correctieve acties worden uitgevoerd.
1.43 Binnen de 21 kalenderdagen na het indienen van de klacht stelt de CI een oplossing voor de afhandeling voor aan de indiener van de klacht. Het opstellen van een oplossing tot afhandeling van de klacht gebeurt enkel door personen binnen de CI die niet betrokken zijn bij het onderwerp van de klacht.
1.44 Klacht en afhandeling worden bijgehouden in een klachtenregister dat ter beschikking wordt gehouden van de OVAM of een door haar aangestelde onafhankelijke instantie en wordt toegevoegd aan het jaarverslag.
2.4.4 Onafhankelijk en onpartijdig werken
1.45 De CI beschikt over een procedure om de objectieve, onafhankelijke en onpartijdige uitvoering te waarborgen van de taken die onder de erkenning vallen. Deze procedure bevat onder meer een niet-limitatieve opsomming van de gevallen waarin, tot het bewijs van het tegendeel, wordt vermoed dat de CI zich in een situatie van onverenigbaarheid bevindt. Zo mag de CI van de erkenning geen gebruik maken als zijzelf of haar directie:
- in rechte of in feite, zelf of bij tussenpersoon, een actieve opdracht of mandaat uitoefent bij de proces- of persoonsgecertificeerde ADI;
- de ADI, zelf of bij tussenpersoon, in rechte of in feite, een actieve opdracht of mandaat uitoefent bij de CI;
- zij rechtstreekse banden heeft met de proces- of persoonsgecertificeerde ADI;
- zij financiële banden heeft met de ADI;
- zij rechtstreeks of onrechtstreeks, geheel of gedeeltelijk, gecontroleerd of beheerd wordt door de proces- of persoonsgecertificeerde ADI.
2.5 Digitaal informatiebeheersysteem
1.46 De CI maakt gebruik van de digitale informatiebeheerssystemen die worden aangeboden en beheerd door de OVAM voor de uitvoering van de taken die vallen onder de erkenning. De CI geeft hierin rechtstreeks de actuele gegevens van de geldige, geschorste of opgeheven certificaten in.
1.47 Aanvullend ontwikkelt en onderhoudt ze, voor de uitvoering van de taken die onder de erkenning vallen, haar eigen digitaal infomatiebeheersysteem. Dit informatiebeheersysteem laat een eenvoudige informatie-uitwisseling toe met de OVAM.
1.48 Van elke proces- en persoonsgecertificeerde ADI wordt een digitaal dossier bijgehouden met minstens volgende informatie:
a. overzichtsfiche van de controle op het voldoen aan de certificatie-eisen van de aangevraagde proces- en persoonscertificaten, samen met de aanvraag tot certificatie;
b. overzichtsfiche betreffende het volgen van de jaarlijkse verplichte bijscholing door de persoonsgecertificeerde ADI die aangesloten is bij de CI;
c. voor elke klacht over de werking van de bij de CI aangesloten proces- en/of persoonsgecertificeerde ADI: de klacht en het verslag betreffende de opvolging van de klacht;
d. voor elke audit en controle van de bij de CI aangesloten proces- en/of persoonsgecertificeerde ADI: het verslag daarvan;
e. voor elke beslissing tot sanctie, schorsen of opheffen van een persoons- of procescertificaat: het verslag van de gevolgde stappen met gemotiveerde beslissing.
1.49 De elementen van het digitaal dossier die niet beheerd kunnen worden in de digitale informatiebeheerssystemen die worden aangeboden en beheerd door de OVAM, beheert de CI in haar eigen digitaal infomatiebeheersysteem.
1.50 De informatie van het digitale dossier moet op een eenvoudige en overzichtelijke manier ter beschikking gesteld kunnen worden van de OVAM of een door de OVAM aangestelde onafhankelijke instantie belast met de controle op de CI.
1.51 De verschillende elementen van het digitaal dossier en alle andere documenten die de inhoud in dit dossier staven, worden bewaard tot 10 jaar nadat de proces- of persoonsgecertificeerde ADI niet meer aangesloten is bij de CI.
1.52 Wanneer een proces- of persoonsgecertificeerde ADI zich aansluit bij een andere CI, dan wordt dit digitaal dossier volledig op een eenvoudige en overzichtelijke manier ter beschikking gesteld van deze andere CI vanaf het ogenblik dat de certificaathouder is aangesloten bij de andere CI.
2.6 Auditeurs
1.53 De organisatie kan een beroep doen op voldoende, gekwalificeerde auditeurs voor de controle op aangesloten certificaathouders.
1.54 De audits worden enkel uitgevoerd door auditeurs die (cumulatieve voorwaarden):
a. zelf een geldig persoonscertificaat ADI hebben;
b. ervaring hebben als of een opleiding gevolgd hebben tot auditeur;
c. kennis hebben van de beoordelingsrichtlijnen voor de audits van de certificaathouders zoals beschreven in titel 12 van dit certificatiereglement;
d. relevante werkervaring hebben met asbestinventarissen (opstellen, beoordelen, supervisie): minstens 2 jaar in de laatste 10 jaar of een samenwerkingsovereenkomst hebben met een persoon die daarover beschikt. In de samenwerkingsovereenkomst staat beschreven wanneer de CI beroep kan doen op de externe persoon, hoe de samenwerking georganiseerd is en waaruit de samenwerking bestaat
e. ervaring hebben met uitvoeren van veldwerk voor asbestinventarisaties, in het bijzonder voor wat betreft het nemen van materiaalmonsters.
1.55 De auditeur moet de audits op een objectieve, onafhankelijke en onpartijdige manier kunnen uitvoeren.
1.56 De organisatie van de audits en controles op de certificaathouders wordt verder beschreven in titel 11 van dit certificatiereglement.
2.7 Lesgevers en faciliteiten voor het geven dan de verplichte opleiding
1.57 De lessen voor het geven van de verplichte opleiding aan kandidaat persoonsgecertificeerde ADI worden enkel gegeven door lesgevers die (cumulatieve voorwaarden):
a. beschikken over ervaring met lesgeven;
b. relevante werkervaring hebben met asbestinventarissen (opstellen, beoordelen, supervisie), minstens 2 jaar in de laatste 10 jaar;
c. ervaring hebben met uitvoeren van veldwerk voor asbestinventarisaties, in het bijzonder wat betreft het nemen van materiaalmonsters;
d. beschikken over de kennis waarover een ADI moet beschikken zoals opgenomen in de kennisonderdelenlijst in bijlage 1;
e. de train-the-trainer-sessies van de OVAM gevolgd hebben.
1.58 De OVAM organiseert jaarlijks verplicht te volgen bijscholingen voor de lesgevers om gekwalificeerd te blijven. De CI beschikt over de nodige infrastructuur, apparatuur, instrumenten en materialen om de verplichte opleiding met praktijkgedeelte te organiseren.
1.59 De CI beschikt voor het praktijkgedeelte minstens over volgende didactische hulpmiddelen:
- een didactische opstelling voor de simulatie van een staalname van niet- asbesthoudende leidingisolatie;
- een didactische opstelling voor de simulatie van een staalname van een niet-asbesthoudend plaatmateriaal vergelijkbaar met vezelcement of een lage-dichtheidsbrandwerend paneel;
- een didactische opstelling voor de simulatie van een staalname van een niet-asbesthoudende mastiek aan het vensterglas;
- computers of tablets voor praktijkoefeningen in de opleidingsomgeving van de databank asbestinventarisatie.
1.60 De organisatie van de verplichte opleiding met het praktijkgedeelte wordt beschreven in titel 8 van dit certificatiereglement.
2.8 Werken onder strikte geheimhouding
1.61 De CI, met inbegrip van de personen die de taken uitoefenen die onder de erkenning vallen, werkt onder strikte geheimhouding naar derden toe uitgezonderd de toezichthoudende overheden.
1.62 Het is de CI en de personen die de taken uitoefenen die onder de erkenning vallen, zelfs na het beëindigen van hun functie, verboden vertrouwelijke gegevens kenbaar te maken, waarvan ze ten gevolge van hun taken kennis hebben gekregen.
2.9 Objectief, onafhankelijk en onpartijdig werken
1.63 De CI, met inbegrip van de personen die de taken uitoefenen die onder de erkenning vallen, voert de taken die onder de erkenning vallen objectief, onafhankelijk en onpartijdig uit en verstrekt daarbij de juiste informatie over de geldende wettelijke bepalingen.
1.64 De CI informeert de aanvrager of houder van een persoons- of procescertificaat over de regels, voorwaarden en procedures die verband houden met het afgeven, schorsen en opheffen van het certificaat zonder enige vorm van discriminatie jegens de aanvrager of houder.
1.65 Indien de objectiviteit, onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de CI niet gegarandeerd kan worden, kan de CI de taak waarvoor ze dit niet kan garanderen niet uitvoeren.
1.66 De CI zorgt ervoor dat de audits op een objectieve, onafhankelijke en onpartijdige manier kunnen uitgevoerd worden. De auditeur mag in het bijzonder geen audits uitvoeren voor:
- een procesgecertificeerde onderneming indien de auditeur als persoonsgecertificeerde ADI zelf asbestinventarisaties kan uitvoeren voor deze onderneming;
- een persoonsgecertificeerde ADI indien die voor eenzelfde procesgecertificeerde ADI als de auditeur asbestinventarisaties kan uitvoeren.
3
AANVRAAG EN GEBRUIK VAN DE ERKENNING ALS CERTIFICATIE- INSTELLING1.67 De OVAM levert de erkenning als certificatie-instelling asbest af en ziet toe op de kwaliteitsvolle werking van de certificatie-instellingen asbest. Ze doet dit onder meer via audits en controles en kan hiervoor beroep doen op een daartoe door haar aangestelde onafhankelijke instelling.
3.1 Opheffen van de erkenning
1.68 Onder in ernstige mate zoals vermeld in artikel 5.4.6, §1, 1° van het Vlarema worden ernstige fouten inzake fraude, partijdigheid, onkunde, onoordeelkundig en onzorgvuldig gedrag en niet-objectief of onprofessioneel gedrag verstaan.
4
OPSTELLEN VAN HET JAARVERSLAG DOOR DE CERTIFICATIE-INSTELLING 1.69 Het jaarverslag bevat minstens onderstaande elementen:a. beknopt overzicht en analyse van:
o de verplichte opleidingen: aantal gegeven opleidingen, frequentie, aantal deelnemers, slagingspercentage (indien gekend);
o de jaarlijkse bijscholing: aantal gegeven bijscholingen, frequentie, aantal deelnemers;
o de certificatie-aanvragen per type certificaat: aantallen, behandelingstermijn, aantal goedgekeurde, geweigerde of nog niet afgehandelde aanvragen; redenen van weigering of onmogelijkheid om de aanvraag af te handelen;
o het gebruik van de helpdesk: profiel van de gebruikers, categorieën van vragen of klachten, behandelingstermijn;
o de veel gestelde vragen;
o de ontvangen klachten over de certificaathouders;
o de audits en controles: aantallen, criteria om een audit of controle op te starten, resultaten, opvolging;
o de vaak voorkomende non-conformiteiten bij de certificaathouders;
o de ontvangen klachten over de werking van de CI;
o de bezwaarschriften die werden behandeld door de interne onafhankelijke beroepscommissie;
o de tijdsduur die werd besteed aan de verschillende onderdelen van de taken die vallen onder de erkenning;
b. lessons learned en verbetervoorstellen met in het bijzonder aandacht voor:
o de verplichte opleiding en bijscholing;
o de databank AI;
o het wetgevend kader met inbegrip van het inspectieprotocol, het certificatiereglement en het retributiereglement;
o algemene maatregelen om de kwaliteitsvolle werking van de certificaathouders te verbeteren;
o het communicatiemateriaal van de OVAM;
c. verslag van de zelfcontrole in het kader van het kwaliteitsbeheerssysteem;
d. klachtenregister over de werking van de CI;
e. evaluatie van het actieplan op hoofdlijnen met prioritaire doelstellingen en de middelen en methoden om die te bereiken;
f. nieuw actieplan op hoofdlijnen met prioritaire doelstellingen en de middelen en methoden om die te bereiken.
1.70 Alle verslagen en andere documenten die de inhoud van het jaarverslag staven, worden gedurende 10 jaar bewaard en ter beschikking gehouden van de OVAM.
Deel 2: Taken van de certificatie-instelling
5
VERLENEN PERSOONSCERTIFICAAT ASBESTDESKUNDIGE INVENTARISATIE 2.1. De kandidaat persoonsgecertificeerde ADI doorloopt volgende stappen omeen persoonscertificaat te kunnen verkrijgen:
- aanmelding bij de OVAM om een uniek persoons-ID te verkrijgen;
- volgen van de verplichte opleiding bij een CI;
- slagen in het examen georganiseerd door de door de OVAM aangestelde examenbeheerder;
- aanvragen van het persoonscertificaat ADI bij een CI.
2.2. De kandidaat persoonsgecertificeerde ADI meldt zich eerst aan bij de OVAM via de digitale toepassing van de OVAM en respecteert hierbij de technische richtlijnen van de OVAM. Na deze aanmelding ontvangt de kandidaat asbestdeskundige inventarisatie een uniek persoons-ID.
2.3. De kandidaat persoonsgecertificeerde ADI heeft dit persoons-ID nodig om:
- de verplichte opleiding bij een CI te kunnen volgen;
- het examen georganiseerd door de door de OVAM aangestelde examenbeheerder te kunnen afleggen;
- het persoonscertificaat ADI bij een CI te kunnen aanvragen;
- toegang te krijgen tot de digitale toepassing die worden aangeboden door de OVAM die hij nodig heeft om het persoonscertificaat te kunnen behalen;
- na het behalen van het persoonscertificaat toegang te krijgen tot de digitale toepassing die worden aangeboden door de OVAM en die hij nodig heeft bij de uitvoering van zijn taak als persoonsgecertificeerde ADI, in het bijzonder voor de databank AI en de eerstelijns digitale helpdesk.
Bij het gebruik van die digitale toepassingen respecteert de persoonsgecertificeerde ADI de technische richtlijnen die de OVAM hiervoor geeft.
2.4. Nadat de kandidaat persoonsgecertificeerde ADI de verplichte opleiding met praktijkgedeelte heeft gevolgd (zie titel 8) en geslaagd is in het examen (zie titel 10), kan hij een persoonscertificaat aanvragen bij een CI. Indien de kandidaat vermoedt dat er een onverenigbaarheid kan bestaan tussen een activiteit die hij uitoefent naast de activiteit als persoonsgecertificeerde ADI, dan meldt hij dit aan de CI. Indien de CI vaststelt dat er een onverenigbaarheid bestaat of kan bestaan met de activiteit die de deskundige uitoefent naast de activiteit als persoonsgecertificeerde ADI, dan meldt de CI dit aan de kandidaat persoonsgecertificeerde ADI.
2.5. De CI kan hiervoor een dossierkost aanrekenen. Ze vermeldt deze kostprijs duidelijk op haar website.
2.6. De kandidaat persoonsgecertificeerde ADI meldt zich aan bij de CI met zijn of haar unieke persoons-ID van de OVAM en bezorgt de nodige bewijsdocumenten waaruit blijkt dat hij voldoet aan de certificatie- voorwaarden conform artikel 5.4.10, eerste lid van het Vlarema.
2.7. De CI analyseert of de kandidaat voldoet aan al deze voorwaarden.
2.8. Indien de kandidaat niet voldoet, dan meldt de CI dit binnen de 21 kalenderdagen na de ontvangst van de aanvraag. Ze vermeldt hierbij duidelijk de ontbrekende stukken en/of motiveert waarom de kandidaat niet voldoet.
2.9. Indien de kandidaat voldoet dan bezorgt de CI een persoonscertificaat aan de ADI binnen de 21 kalenderdagen na de ontvangst van de aanvraag. Op datzelfde ogenblik past de CI de status van het persoonscertificaat van de ADI aan in de digitale toepassing die wordt aangeboden door de OVAM. De CI respecteert hierbij de technische richtlijnen die de OVAM geeft voor het gebruik van deze digitale toepassing.
2.10. Het persoonscertificaat vermeldt minstens de volgende gegevens:
- titel: “Persoonscertificaat asbestdeskundige inventarisatie”;
- beeldmerk en logo van de OVAM;
- naam van de persoonsgecertificeerde ADI;
- certificatienummer van de OVAM;
- naam en adres van de CI;
- erkenningsnummer van de CI;
- datum aflevering van het persoonscertificaat;
- handtekening van een bevoegd persoon van de CI.
De OVAM stelt voor het certificaat een te respecteren sjabloon ter beschikking van de CI.
2.11. De persoonsgecertificeerde ADI kan zich pas aansluiten bij een CI van zodra de jaarlijkse bijdrage voor de persoonsgecertificeerde ADI betaald is door een procesgecertificeerde ADI of door de bij een CI geregistreerde werkgever die eigenaar of exploitant is van een toegankelijke constructie met risicobouwjaar en waarvoor de persoonsgecertificeerde ADI de interne preventieadviseur of interne milieucoördinator is.
2.12. Binnen de 2 werkdagen na ontvangst van de jaarlijkse bijdrage activeert de CI de persoonsgecertificeerde ADI in de digitale toepassing die wordt aangeboden door de OVAM. De CI respecteert hierbij de technische richtlijnen die de OVAM geeft voor het gebruik van deze digitale toepassing.
2.13. De persoonsgecertificeerde ADI kan zich slechts bij één CI aansluiten.
6
VERLENEN PROCESCERTIFICAAT ASBESTDESKUNDIGE INVENTARISATIE 2.14. Om een procescertificaat te kunnen verkrijgen meldt de kandidaatprocesgecertificeerde ADI zich aan bij de CI en bezorgt de nodige bewijsdocumenten waaruit blijkt dat ze voldoet aan de certificatie- voorwaarden conform artikel 5.4.12, eerste lid van het Vlarema.
2.15. De CI kan voor de aanvraag van een procescertificaat een dossierkost aanrekenen. Ze vermeldt deze kostprijs duidelijk op haar website. Deze kostprijs staat los van het al dan niet verlenen van het procescertificaat.
2.16. Het intern kwaliteitsbeheersysteem waarover de procesgecertificeerde ADI moet beschikken, is gebaseerd op het principe van zelfcontrole en -regulatie.
De documentatie die hoort bij kwaliteitsbeheersysteem is gedateerd en wordt regelmatig (minimaal eenmaal per jaar) bijgewerkt aan de actuele werking van de procesgecertificeerde ADI.
2.17. Het kwaliteitsbeheersysteem omschrijft minstens de volgende elementen:
a. in het kader van de eis tot onafhankelijke en onpartijdige werking:
informatie over de plaats van de procesgecertificeerde ADI binnen de moederorganisatie (indien van toepassing);
b. een organogram van de procesgecertificeerde ADI;
c. functiebeschrijvingen van de functies binnen de procesgecertificeerde ADI die relevant zijn voor taken met betrekking tot het certificaat;
d. een beschrijving inzake de kwalificaties, opleiding en bijscholing van bij de procesgecertificeerde ADI behorende persoonsgecertificeerde ADI;
e. een procedure die beschrijft hoe bewaakt wordt dat de personen die de taken uitoefenen die onder het procescertificaat vallen, beschikken over
de nodige competenties en informatie om die taken correct uit te voeren;
f. procedures voor beheersing van de documentatie met bijzondere aandacht voor:
1. het actueel houden ervan;
2. op de hoogte stellen van betrokken personen bij wijzigingen;
g. procedures voor steekproefsgewijze controles van de kwaliteitsvolle uitvoering van de asbestinventarisaties;
h. voor het beheer van klachten:
1. klachtenprocedure voor het beheer en de opvolging van klachten.
Dit omvat minimaal een beschrijving van het proces van ontvangen, beoordelen en onderzoeken van de klacht; de wijze van vastleggen en opvolgen van de klacht en acties als vervolg daarop; en de wijze waarop wordt verzekerd dat correctieve acties worden uitgevoerd.
2. klachtenregister;
i. procedure die garandeert dat de procesgecertificeerde ADI en de personen die de taken uitoefenen die onder het procescertificaat vallen onafhankelijk en onpartijdig kunnen werk en werken onder strikte geheimhouding;
j. procedures voor terugkoppeling en correctieve acties, in het bijzonder naar aanleiding van klachten over de werking van de procesgecertificeerde ADI of de daartoe behorende persoonsgecertificeerde ADI of vaststellingen van non-conformiteiten of problemen bij de procesgecertificeerde ADI of de daartoe behorende persoonsgecertificeerde ADI;
k. overzichtelijke procedures of werkinstructies met betrekking tot de taken die onder het procescertificaat vallen.
2.18. In afwijking van punt 2.17 omschrijft het kwaliteitsbeheersysteem voor een éénpersoons-procesgecertificeerde ADI minstens de volgende elementen:
a. in het kader van de eis tot onafhankelijke en onpartijdige werking:
informatie over de plaats van de procesgecertificeerde ADI binnen de moederorganisatie (indien van toepassing);
b. een beschrijving inzake de kwalificaties, opleiding en bijscholing van bij de procesgecertificeerde ADI behorende persoonsgecertificeerde ADI;
c. voor het beheer van klachten:
1. klachtenprocedure voor het beheer en de opvolging van klachten.
Dit omvat minimaal een beschrijving van het proces van ontvangen, beoordelen en onderzoeken van de klacht; de wijze van vastleggen en opvolgen van de klacht en acties als vervolg daarop; en de wijze waarop wordt verzekerd dat correctieve acties worden uitgevoerd.
2. klachtenregister;
d. procedures voor terugkoppeling en correctieve acties, in het bijzonder naar aanleiding van klachten over de werking van de procesgecertificeerde ADI of de daartoe behorende persoonsgecertificeerde ADI of vaststellingen van non-conformiteiten of problemen bij de procesgecertificeerde ADI of de daartoe behorende persoonsgecertificeerde ADI;
e. overzichtelijke documentatie met betrekking tot de taken die onder het procescertificaat vallen.
2.19. Indien de kandidaat niet voldoet aan de voorwaarden om een procescertifcaat ADI te verkrijgen, dan meldt de CI dit binnen de 30 kalenderdagen na de ontvangst van de aanvraag aan de aanvrager. Ze vermeldt hierbij duidelijk de mogelijks ontbrekende stukken in de aanvraag en motiveert waarom de kandidaat procesgecertificeerde ADI niet voldoet.
2.20. Indien de kandidaat voldoet aan de voorwaarden bezorgt de CI een procescertificaat aan de ADI binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag. Op datzelfde ogenblik past de CI de status van het procescertificaat van de ADI aan in de digitale toepassing die wordt aangeboden door de OVAM. De CI respecteert hierbij de technische richtlijnen die de OVAM geeft voor het gebruik van deze digitale toepassing.
2.21. Het procescertificaat vermeldt minstens de volgende gegevens:
- titel: “Procescertificaat asbestdeskundige inventarisatie”;
- beeldmerk en logo van de OVAM;
- naam en ondernemingsnummer van de procesgecertificeerde ADI;
- naam en adres van de CI;
- erkenningsnummer van de CI;
- datum aflevering van het procescertificaat;
- handtekening van een bevoegd persoon van de CI.
De OVAM stelt voor het certificaat een te respecteren sjabloon ter beschikking van de CI.
7
REGISTRATIE VAN DE WERKGEVER VOOR HET OPMAKEN VANASBESTINVENTARIS(SEN) DOOR EEN INTERNE PREVENTIE-ADVISEUR OF MILIEUCOÖRDINATOR
2.22. De werkgever die eigenaar of exploitant is van een toegankelijke constructie met risicobouwjaar en die een asbestinventaris wil laten opmaken door zijn interne preventieadviseur of interne milieucoördinator moet zich registreren bij een CI. Hij meldt zich aan bij de CI en bezorgt hen:
- een verklaring op een verklaring op eer van de werkgever dat de interne preventieadviseur of interne milieucoördinator zijn werknemer is;
- een “opdrachtformulier opmaken asbestinventaris” zoals vastgelegd in bijlage bij het ministerieel besluit inspectieprotocol asbestinventarisatie, ondertekend door de eigenaar indien de werkgever wel exploitant maar geen eigenaar van de toegankelijke constructie met risicobouwjaar is.
2.23. De CI registreert de werkgever of exploitant vervolgens in de digitale toepassing die wordt aangeboden door de OVAM. De CI respecteert hierbij de technische richtlijnen die de OVAM geeft voor deze registratie.
2.24. De CI kan voor de aanmelding van de werkgever een eenmalige administratieve kostprijs aanrekenen. Ze vermeldt deze kostprijs duidelijk op haar website.
8
ORGANISATIE VERPLICHTE OPLEIDING MET PRAKTIJKGEDEELTE2.25. De CI beoordeelt zelf onder welke vorm ze de opleiding organiseert (klassikaal, live-webinar, on-demand webinar etc.). Ze beschrijft in haar intern kwaliteitshandboek waarom ze verkiest bepaalde onderdelen onder een bepaalde vorm aan te bieden. De opleidingsvorm is afgestemd op de leerstof. In bijlage 1 is een lijst opgenomen met alle kennisonderdelen waarover een persoonsgecertificeerde ADI moet beschikken. Alle kennisonderdelen aangeduid met ‘VO’ moeten behandeld worden tijdens de verplichte opleiding.
2.26. De CI publiceert minstens volgende gegevens over de verplichte opleiding op haar website:
- het aantal lesuren dat de verplichte opleiding en het praktijkgedeelte duurt;
- de vorm waarop de onderdelen van de opleiding gegeven worden;
- het maximaal aantal deelnemers;
- de kostprijs van de opleiding.
2.27. Ongeacht de gekozen vorm voorziet de CI voldoende tijd voor de kandidaat persoonsgecertificeerde ADI voor het stellen van vragen aan de lesgevers over de kennisonderdelen die in de lijst met kennisonderdelen zijn aangeduid met “VO”.
2.28. De kandidaat persoonsgecertificeerde ADI die de verplichte opleiding met praktijkgedeelte wil volgen moet zich aanmelden bij een CI. Indien de kandidaat vermoedt dat er een onverenigbaarheid kan bestaan tussen een activiteit die hij uitoefent naast de activiteit als persoonsgecertificeerde ADI, dan kan hij dit melden aan de CI. Indien de CI vaststelt dat er een onverenigbaarheid bestaat of kan bestaan met de activiteit die de deskundige uitoefent naast de activiteit als persoonsgecertificeerde ADI, dan meldt de CI dit aan de kandidaat persoonsgecertificeerde ADI.
2.29. De CI brengt de OVAM, minstens 21 dagen voor de start van een opleiding op de hoogte van de plaats en het tijdstip van de geplande opleiding. De CI moet, als daarom wordt verzocht door de OVAM, personeelsleden van de OVAM of van een door haar aangestelde onafhankelijke instantie, de mogelijkheid bieden om de opleidingen bij te wonen.
2.30. Na afloop van de opleiding bezorgt de CI een evaluatieformulier van de gevolgde opleiding en lesgever aan de kandidaat persoonsgecertificeerde ADI die de opleiding volgde.
2.31. De CI bezorgt een opleidingsattest aan de kandidaat persoonsgecertificeerde ADI die de opleiding volgde.
2.32. Het opleidingsattest vermeldt minstens:
- vermelding “Attest van deelname aan de verplichte opleiding met praktijkgedeelte”;
- de data van de gevolgde opleiding;
- de voornaam en achternaam van de lesgever(s);
- de voornaam en achternaam van de kandidaat persoonsgecertificeerde ADI;
- het unieke persoons-ID van de kandidaat persoonsgecertificeerde ADI - de naam van de CI;
- het erkenningsnummer van de CI.
9
AANBIEDEN VAN EERSTELIJNS TELEFONISCHE EN DIGITALE HELPDESK EN BEHEER/OPVOLGING VAN KLACHTEN9.1 Algemeen
2.33. De CI maakt voor de organisatie van de helpdesk gebruik van de digitale helpdesk die wordt aangeboden door de OVAM. De CI respecteert hierbij de technische richtlijnen die de OVAM geeft voor het gebruik van deze digitale toepassing.
2.34. De eerstelijns helpdesk van de CI elke werkdag gedurende 3u telefonisch bereikbaar.
9.2 Vragen van asbestdeskundigen
2.35. De eerstelijns helpdesk behandelt enkel de vragen van de bij haar aangesloten proces- en persoonsgecertificeerde ADI. Een persoonsgecertificeerde ADI kan slechts bij één CI terecht voor zijn vragen.
Proces- en persoonsgecertificeerde ADI moeten hun vragen via de digitale helpdesk van de OVAM indienen.
2.36. Vragen die enkel te maken hebben met technische storingen van de databank AI worden niet door de CI behandeld. Deze vragen worden via de digitale helpdesk doorgestuurd naar de OVAM.
2.37. De indiener van een vraag ontvangt binnen de 2 werkdagen vanaf het ontvangen van de vraag een antwoord.
2.38. Indien geen antwoord kan gegeven worden binnen deze termijn omdat de CI een bijkomend advies moet opvragen, dan ontvangt de indiener:
- binnen de 2 werkdagen vanaf het ontvangen van de vraag een bericht met een concrete motivatie waarom een langere antwoordtermijn nodig is en met de termijn waarbinnen het antwoord kan gegeven worden;
- binnen de 21 kalenderdagen na het ontvangen van de vraag een antwoord.
9.3 Klachten met betrekking tot de werking van de CI
2.39. De eerstelijns helpdesk behandelt alle klachten met betrekking tot de eigen werking van de CI.
2.40. De klachten worden ingediend via de digitale helpdesk van de OVAM of schriftelijk (per brief of e-mail). Voor vragen/klachten die schriftelijk werden ingediend, wordt door de CI een dossier geopend in de digitale helpdesk.
Klachten die enkel telefonisch worden ingediend en/of anonieme klachten, worden niet behandeld.
2.41. Binnen de 21 kalenderdagen na het indienen van de klacht stelt de CI een oplossing voor de afhandeling voor aan de indiener van de klacht. Het opstellen van een oplossing tot afhandeling van de klacht gebeurt enkel door personen(en) binnen de CI die niet betrokken zijn bij het onderwerp van de klacht.
2.42. Klacht en afhandeling worden bijgehouden in een klachtenregister dat ter beschikking wordt gehouden van de OVAM of een door haar aangestelde onafhankelijke instantie en wordt toegevoegd aan het jaarverslag.
9.4 Vragen of klachten van derden met betrekking tot de certificaathouders 2.43. Derden dienen hun vragen of klachten met betrekking tot de kwaliteitsvolle
en reglementaire werking van de bij de CI aangesloten proces- en persoonsgecertificeerde ADI in via de digitale helpdesk van de OVAM of schriftelijk (per brief of e-mail). Voor vragen/klachten die schriftelijk werden ingediend, wordt door de CI een dossier geopend in de digitale helpdesk.
Klachten die enkel telefonisch worden ingediend en/of anonieme klachten, worden niet behandeld.
2.44. De gegevens van de indiener van de klacht worden vertrouwelijk behandeld door de CI en worden dus niet meegedeeld aan de betrokken persoons- en procesgecertificeerde ADI.
2.45. De indiener van een vraag of een klacht ontvangt :
- binnen de 10 kalenderdagen na de ontvangst van de vraag of klacht informatie over de vervolgstappen die de CI zet om tot een antwoord of oplossing te komen;
- binnen de 30 kalenderdagen na de ontvangst van de vraag of klacht een antwoord of oplossing.
2.46. Vragen of klachten over een asbestinventarisatie waarbij de persoonsgecertificeerde ADI door de staalname een (bijkomende) asbestverontreiniging zou veroorzaakt hebben, worden prioritair en zo spoedig mogelijk behandeld.
2.47. Bij elke vraag of klacht van derden krijgen de proces- en persoonsgecertificeerde ADI de mogelijkheid om schriftelijk te reageren binnen de door de CI opgegeven termijn. Indien de vraag of klacht enkel betrekking heeft op een persoonsgecertificeerde ADI, dan wordt de bij de asbestinventarisatie betrokken procesgecertificeerde ADI ook op de hoogte gebracht.
2.48. Indien de CI oordeelt dat de klacht of vraag gegrond is, maakt de CI een verslag op van non-conformiteit. Voor de afhandeling van de non- conformiteit wordt de procedure gevolgd zoals beschreven in titel 12.2 en 14.
Deel 3: Examen dat de eindcompetenties toetst
10
EXAMEN3.1. De examens worden opgesteld, afgenomen en beoordeeld door een door de OVAM aangestelde examenbeheerder.
3.2. De examenbeheerder beschikt en werkt hiervoor volgens een examenreglement. Het door de examenbeheerder opgestelde examenreglement is conform de bepalingen in deze titel en moet worden goedgekeurd door de OVAM.
3.3. In bijlage 1 van dit CR zijn alle kennisonderdelen opgenomen waarover een persoonsgecertificeerde ADI moet beschikken. Het examen toets de onderdelen die zijn aangegeven met ‘BK’ en ‘VO’. Het examenreglement beschrijft in de toegangstermen de detaillering van deze kennisonderdelen en de randvoorwaarden, eisen en methodieken van examinering.
3.4. Het examenreglement beschrijft minstens de volgende elementen:
a. het vastleggen van de toegangstermen;
b. de samenstelling en werking van de examencommissie;
c. voor de verschillende personen die tussenkomen voor de examenbeheerder bij het afnemen en beoordelen van de examens: de taakomschrijving en de aan die personen gestelde eisen;
d. de procedure voor het aanmelden voor het examen door de kandidaat persoonsgecertificeerde ADI;
e. een beschrijving van de opbouw van de onderdelen van het examen (een theorie en een praktijkexamen) en de richtlijnen met betrekking tot de te behalen scores en de mogelijkheid tot herexamens;
f. de procedure voor het afnemen en afleggen van het examen en de bekendmaking van het examenresultaat;
g. de procedure voor het inzien van een niet geslaagd examen;
q. de procedure en register voor het beheer van klachten over het verloop van het examen of over de inhoud en beoordeling van het examen (verzoek tot herziening) met minstens:
• een klachtenprocedure met een beschrijving van het proces van indienen en ontvangen, beoordelen en onderzoeken van de klacht en ) de wijze van vastleggen en opvolgen van de klacht en acties als vervolg daarop;
• en een klachtenregister;
h. de procedure voor het indienen van een bezwaarschrift tegen een beslissing over een “verzoek tot herziening”.
3.5. De examenbeheerder stelt een examencommissie in met minimaal drie leden met relevante kennis bestaande uit:
- afgevaardigde van IBEX;
- afgevaardigde van de OVAM;
- inhoudsdeskundige asbestdeskundige inventarisatie.
Voor ieder effectief lid van de beroepscommissie wijst de CI een plaatsvervanger aan die voldoet aan dezelfde voorwaarden.
De commissie werkt onafhankelijk en onpartijdig.
3.6. De kandidaat persoonsgecertificeerde ADI die het examen wil afleggen, meldt zich hiervoor aan bij de examenbeheerder. Om aan een examen deel te kunnen nemen dient de kandidaat te beschikken over een uniek persoons-ID van de OVAM en de verplichte opleiding met praktijkgedeelte gevolgd te hebben.
3.7. Het examen bestaat uit een theorie en een paktijkexamen. Indien de kandidaat niet geslaagd is voor één of beide onderdelen dan dient hij uiterlijk binnen de 6 maanden na het behalen van dit resultaat te slagen in het herexamen voor dat ene of beide onderdelen. Indien een kandidaat binnen die periode nog steeds niet geslaagd is voor beide onderdelen, dan moet hij opnieuw de verplichte opleiding met praktijkgedeelte volgen alvorens weer te mogen deelnemen aan het examen.
De kandidaat kan maximaal tweemaal voor hetzelfde onderdeel een herexamen afleggen.
Indien een kandidaat na twee herexamens nog steeds niet geslaagd is, moet hij de verplichte opleiding met praktijkgedeelte opnieuw volgen alvorens weer te mogen deelnemen aan het examen.
3.8. De examenbeheerder bezorgt de kandidaat een examenattest, dit vermeldt minstens:
- vermelding attest “Attest van slagen in het examen van persoonsgecertificeerde asbestdeskundige inventarisatie”;
- de datum of data van het afgelegde examen;
- de voornaam en achternaam van de persoonsgecertificeerde ADI;
- het unieke persoons-ID van de persoonsgecertificeerde ADI.
Deel 4: Waarborgen van het kwaliteitsvol gebruik van de certificaten
11
ALGEMEEN KWALITEITSVOL GEBRUIK VAN DE CERTIFICATEN 11.1 Persoonscertificaat asbestdeskundige inventarisatie4.1 De persoonsgecertificeerde ADI bezorgt aan de CI alle inlichtingen en documenten waar die om vraagt met betrekking tot het toezicht op het kwaliteitsvolle gebruik van het certificaat.
4.2 De persoonsgecertificeerde ADI werkt onafhankelijk en onpartijdig.
4.3 Onverenigbaarheden kunnen optreden als:
- de persoonsgecertificeerde ADI in rechte of in feite, zelf of bij tussenpersoon, een actieve opdracht of mandaat uitoefent bij een asbestverwijderaar of bij de opdrachtgever voor het opstellen van een asbestinventaris;
- de persoonsgecertificeerde ADI rechtstreekse banden heeft met een asbestverwijderaar of met de opdrachtgever voor het opstellen van een asbestinventaris;
- er financiële banden zijn tussen de persoonsgecertificeerde ADI en een asbestverwijderaar of de opdrachtgever voor het opstellen van een asbestinventaris.
In deze gevallen kan de onafhankelijke en onpartijdige werking niet gegarandeerd worden en mag de persoonsgecertificeerde ADI niet optreden als persoonsgecertificeerde ADI.
11.2 Procescertificaat asbestdeskundige inventarisatie
4.4 De procesgecertificeerde ADI bezorgt aan de CI alle inlichtingen en documenten waar die om vraagt met betrekking tot het toezicht op het kwaliteitsvolle gebruik van het certificaat. De CI kan in het kader van de controle op de procesgecertificeerde ADI de documentatie die hoort bij kwaliteitsbeheersysteem op elk ogenblik opvragen en inkijken en opleggen om het aan te passen.
4.5 Onverenigbaarheden kunnen optreden als de procesgecertificeerde ADI:
- de procesgecertificeerde ADI in rechte of in feite, zelf of bij tussenpersoon, een actieve opdracht of mandaat uitoefent bij een asbestverwijderaar of de opdrachtgever voor het opstellen van een asbestinventaris;
- de procesgecertificeerde ADI rechtstreekse banden heeft met een asbestverwijderaar of de opdrachtgever voor het opstellen van een asbestinventaris;
- er financiële banden zijn tussen de procesgecertificeerde ADI en een asbestverwijderaar of de opdrachtgever voor het opstellen van een asbestinventaris;
- de procesgecertificeerde ADI rechtstreeks of onrechtstreeks, geheel of gedeeltelijk, gecontroleerd of beheerd wordt door een asbestverwijderaar of de opdrachtgever voor het opstellen van een asbestinventaris.
4.6 In deze gevallen kan de onafhankelijke en onpartijdige werking niet gegarandeerd worden en mag de procesgecertificeerde ADI niet optreden als procesgecertificeerde ADI.
12
CONTROLE EN AUDITS12.1 Algemeen: Digitaal informatiebeheersysteem
4.7 Voor het bewaken van het kwaliteitsvol gebruik van de certificaten maakt de CI gebruik van zowel proactieve als reactieve controles en audits. Proactief voert ze steekproefsgewijs of op basis van indicatoren controles en audits uit.
Reactief behandelt ze alle schriftelijke klachten die ze ontvangt over de bij haar aangesloten proces- en persoonscertificaten zoals beschreven in titel 9.3. Deze kunnen aanleiding geven tot bijkomende controles en audits.
4.8 De CI maakt gebruik van de digitale informatiebeheerssystemen die worden aangeboden en beheerd door de OVAM voor de uitvoering van de controles en audits. De CI respecteert hierbij de technische richtlijnen die de OVAM geeft voor het gebruik van deze digitale toepassing.
4.9 De CI maakt gebruik van de indicatoren die worden aangeleverd vanuit de digitale informatiebeheerssystemen die worden aangeboden en beheerd door de OVAM.
4.10 Aanvullend ontwikkelt en onderhoudt ze, voor de uitvoering van deze controles en audits, haar eigen digitaal infomatiebeheersysteem. Dit informatiebeheersysteem laat een eenvoudige informatie-uitwisseling toe met de OVAM.
12.2 Werking controles en audits
4.11 Bij het toezicht door de CI op de certificaathouders wordt een onderscheid gemaakt tussen controles en audits. Een controle omvat enkel een administratieve opvolging. Een audit omvat ook een terreincontrole.
4.12 Een controle kan bestaan uit:
- een volledige deskcontrole: de volledige administratieve controle van het dossier van een procescertificaat of van een individueel asbestinventarisattest in het kader van de controle van een persoonscertificaat;
- een gedeeltelijke deskcontrole: de administratieve controle van het deel van een asbestinventarisattest;
- een bulkcontrole: de administratieve controle van één of meerdere specifieke elementen in de dossiers van verschillende procescertificaten of in een reeks van asbestinventarisattesten.
4.13 Een audit kan bestaan uit:
- een audit voor een procescertificaat: de volledige administratieve deskcontrole van het dossier van een procescertificaat gevolgd door een terreincontrole op de uitbatingszetel van de procesgecertificeerde ADI.
Voor een éénpersoons-procesgecertificeerde ADI kan de terreincontrole vervangen worden door een video-call;
- een audit voor een persoonscertificaat: de volledige administratieve deskcontrole van een individueel asbestinventarisattest, gevolgd door een terreincontrole voor het betrokken asbestinventarisattest.
4.14 Bij een audit van een procescertificaat:
- gaat de auditeur na of de certificaathouder nog steeds voldoet aan de eisen in artikel 5.4.12 van het Vlarema;
- gaat de auditeur na of het intern kwaliteitsbeheerssysteem nog steeds voldoet aan de eisen in titel 6 van dit certificatiereglement;
- vindt een deskcontrole plaats van ten minste 4 asbestinventarisattesten van de betrokken procesgecertificeerde ADI;
- vindt op de uitbatingszetel een terreincontrole plaats van de implementatie van het kwaliteitsbeheersysteem bij de procesgecertificeerde ADI. Hierbij worden interviews uitgevoerd van de personen binnen de procesgecertificeerde ADI die relevant zijn voor taken met betrekking tot het certificaat. Voor een éénpersoons- procesgecertificeerde ADI kan de terreincontrole vervangen worden door een video-call.
4.15 Bij een audit van een persoonscertificaat kan de CI zowel aangekondigde als onaangekondigde terreincontroles uitvoeren. De CI kan daartoe aan de bij haar aangesloten certificaathouders opleggen om periodiek of op oproep de planning van de plaatsbezoeken voor de asbestinventarisatie te bezorgen.
4.16 De kosten voor de controles zijn inbegrepen in het jaarlijks tarief zoals vermeld in artikel 5.4.8, tweede lid van het Vlarema. De kosten van de audits zijn niet inbegrepen in het jaarlijkse tarief. De CI kan zelf bepalen wat de kostprijs is van de audits. Ze vermeldt deze kostprijs duidelijk op haar website.
4.17 Voor een procesgecertificeerde ADI wordt een eerste procesaudit uitgevoerd ten laatste één jaar na het afleveren van het procescertificaat. Na deze eerste audit wordt minstens één procesaudit uitgevoerd per kalenderjaar.
In afwijking van het eerste lid wordt voor een éénpersoons- procesgecertificeerde ADI de eerste procesaudit uitgevoerd ten laatste twee jaar na het afleveren van het procescertificaat en wordt na deze eerste audit minstens één procesaudit uitgevoerd elke vijf kalenderjaren.
4.18 Voor elke persoonsgecertificeerde ADI die aangesloten is bij de CI worden elk kalenderjaar minstens het aantal audits van een asbestinventarisattest uitgevoerd overeenkomstig onderstaande tabel:
Aantal gefinaliseerde asbestinventarisattesten / kalenderjaar
≤ 100 101-200 201-300 ≥ 300
Minimum aantal audits van een asbestinventarisattest
1 2 3 4
4.19 De CI voert nog bijkomende controles en audits uit op de asbestinventarisattesten die werden afgeleverd door de persoonsgecertificeerde ADI die aangesloten zijn bij de CI.
In totaal moet de CI voor minstens 5% van de asbestinventarisattesten die per kalenderjaar werden afgeleverd door de persoonsgecertificeerde ADI die aangesloten zijn bij de CI een volledige deskcontrole of audit uitvoeren.
4.20 Voor de verslagen van de controles en audits maakt de CI gebruik van de sjablonen die aanwezig zijn in de digitale informatiebeheerssystemen die worden aangeboden en beheerd door de OVAM.
4.21 Dit verslag wordt na de controle of audit aan de certificaathouder bezorgd.
12.2.1 Verslag van non-conformiteit
4.22 Indien bij het behandelen van een vraag of klacht van derden, een controle of een audit non-conformiteiten worden vastgesteld zoals opgenomen in de tabel in bijlage 2 met de lijst van non-conformiteiten met bijhorende categorie van (voorwaardelijke) sanctie of waarschuwing, stelt de CI een gemotiveerd verslag op van non-conformiteit.
4.23 Het verslag van non-conformiteit wordt aan de proces- en persoonsgecertificeerde ADI bezorgd. Voor de afhandeling van de non- conformiteit wordt de procedure gevolgd zoals beschreven in titel 14.
13
JAARLIJKS VERPLICHTE BIJSCHOLING4.24 De CI organiseert jaarlijks een verplichte bijscholing voor de persoonsgecertificeerde ADI.
4.25 De OVAM bepaalt hiervoor jaarlijks de elementen die tijdens deze bijscholing aan bod moeten komen en deelt deze mee aan de CI. Deze elementen hebben betrekking op:
- wijzigingen in de wetgeving, het inspectieprotocol, het certificatiereglement, de richtlijnen voor het gebruik van de databank AI etc;
- vaak gestelde vragen van proces- of persoonsgecertificeerde ADI;
- vaak vastgestelde non-conformiteiten;
- door de CI’s aangebrachte aandachtspunten en mogelijke verbeterpunten.
4.26 De CI beoordeelt zelf onder welke vorm ze de bijscholing organiseert (klassikaal, live-webinar, on-demand webinar etc.). De opleidingsvorm is afgestemd op de leerstof. Ze beschrijft in haar intern kwaliteitshandboek waarom ze verkiest bepaalde onderdelen onder een bepaalde vorm aan te bieden.
