Projectopdracht
Project naam: Herinrichting Markt e.o.
Project nummer: OW 2011-06 Project soort: Uitvoeringsproject Project fase: Opdrachtfase
Opdrachtgever: Ruudt van Malten Projectleider: Rob Jacobs
Versienummer: 1.0 Status: Definitief
Datum: 20 september 2011
Verspreiding: Opdrachtgever Projectleider Projectgroep Directie MT Anderen
Opdrachtfase, format proces PMW Asten Pagina: 2 / 9 Versiehistorie:
Inhoudsopgave:
1 PROJECTDEFINITIE ... 3
1.1 PROBLEEMSTELLING... 3
1.2 PROJECTDOELSTELLING... 3
1.3 PROJECTRESULTAAT... 3
1.4 RANDVOORWAARDEN... 4
2 PROJECTORGANISATIE ... 8
2.1 ROLLEN... 8
2.2 PLANNING... 9 Bijlage 1: plangebied
Versie Datum Auteur Opmerking
0.1 24-03-11 R. Jacobs Eerste versie 0.2 21-04-11 R. Jacobs 1e concept
0.3 20-06-11 R. Jacobs Redactionele aanpassingen 1.0 20-09-11 R. Jacobs Definitief
Opdrachtfase, format proces PMW Asten Pagina: 3 / 9
1 Projectdefinitie
1.1 Probleemstelling
Door middel van een bestuursopdracht heeft het college een antwoord gegeven op de vraag WAT het bestuur wil bereiken met de inrichting van de Markt e.o. Door de feitelijke vaststelling van de bestuursopdracht is de ambtelijke organisatie opdracht gegeven om te bepalen HOE dat zal worden gerealiseerd. Dit leggen we vast in het Projectplan. Deze projectopdracht maakt de kern van de opdracht helder.
1.2 Projectdoelstelling
In het project ‘Herinrichting Markt e.o.’ staat de volgende doelstelling centraal:
Het realiseren van een openbare ruimte met als primair doel een verblijfsfunctie. Dit komt tot stand door het creëren van één groot open plein waar het prettig is om te verblijven, geschikt is voor meerdere doeleinden en autoluw is. De huidige Markt voldoet niet aan dit beeld waarmee een herinrichting wenselijk is. Wij beseffen ons dat deze doelstelling nog niet 100% SMART is geformuleerd. Wat zijn bijvoorbeeld de beoogde doeleinden? Is autoluw wel de beste oplossing ondanks dat dit in het
vastgestelde GVVP als uitgangspunt wordt gehanteerd? Met de feitelijke inrichting van de Markt kunnen we nog alle kanten op. Gedurende alle stappen van het project streven we naar een maximale deelname en inbreng van alle belanghebbenden.
Daarbij betrekken we het bestuur goed en regelmatig. Hoe we dit vorm gaan geven wordt in het projectplan nader uitgewerkt.
In het proces om tot het beoogde doel te komen onderscheiden we twee stappen. In de eerste stap komen we tot een gedetailleerd en vastgesteld inrichtingsplan. In de tweede stap gaan we over tot daadwerkelijke uitvoering.
Stap 1
In bijlage 1 is de begrenzing van het plangebied opgenomen zoals die voortkomt uit de bestuursopdracht. In de eerste stap wordt een inrichtingsplan opgesteld voor het gehele plangebied. Na vaststelling van het inrichtingsplan zal het bestuur moeten besluiten of wordt overgegaan tot – al dan niet gedeeltelijke – uitvoering. De
bestuursopdracht van 15 maart 2011 heeft alleen betrekking op de werkzaamheden uit stap 1 (opstellen en vast stellen inrichtingsplan). Uitgaande van een start in juni ronden we de werkzaamheden af eind 2011/begin 2012.
Stap 2
In stap twee gaan we over tot daadwerkelijke uitvoering. De exacte omvang van de werkzaamheden in de 2e stap is nog niet bekend. Dit hangt ook af van de keuze die de gemeenteraad hier uiteindelijk in maakt. Hierdoor is nog geen betrouwbare inschatting te maken van de uiteindelijke doorlooptijd.
1.3 Projectresultaat
Het eindresultaat van dit uitvoeringsproject is een heringerichte Markt e.o.
In dit geval is er sprake van een zogenaamd uitvoeringsproject. Hiermee levert het projectresultaat uiteindelijk een tastbaar product op. In dit geval een heringerichte Markt e.o.. De werkzaamheden zoals beschreven in deze Projectopdracht strekken zich uit tot en met de voorbereidende werkzaamheden (stap 1). Het resultaat van de eerste stap bestaat daarmee uit maatvaste inrichtingstekeningen inclusief
Opdrachtfase, format proces PMW Asten Pagina: 4 / 9 materialisatie en een bijbehorende rapportage met hierin en verantwoording van het doorlopen proces, een onderbouwing van gemaakte afwegingen en keuzes, een toelichting op het ontwerp en een globale raming van de kosten. Het plan is dermate ver uitgewerkt dat op basis van de tekeningen en toelichting een besteksontwerp incl.
bestek kan worden opgesteld. Aan het einde van de deze werkzaamheden van stap 1 is het inrichtingsplan vastgesteld door de raad en maakt de raad een keuze over de uitvoering. In de 2e stap gaan we vervolgens over tot de besteksvoorbereiding en daadwerkelijke uitvoering. Het resultaat hiervan is een opnieuw ingerichte markt e.o.
1.4 Randvoorwaarden
• Geld:
In de begroting is een claim opgenomen voor de herinrichting van de Markt e.o.
voor een bedrag van €860.000,=.
De dekking hiervan komt uit de reserve voor de centrumvisie (€780.000,=) en de voorziening riolering (€80.000,=)
Parallel aan het opstellen van onderliggende projectopdracht en het projectplan is een voorbereidingskrediet van 10% (€ 86.000,=) aangevraagd en ook beschikbaar gesteld. Dit voorbereidingskrediet dient om het inrichtingsplan uit stap 1 op te kunnen stellen.
• Organisatie:
Gezien de vele belangen die samenkomen in het centrum is in een goede in- en externe projectorganisatie van essentieel belang. In de eerste stap (opstellen inrichtingsplan) maken we gebruik van de volgende organisatie
Projectleider en opdrachtgever
De projectleider wordt aangestuurd door het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd is opdrachtgever.
Projectteam
Intern wordt het project begeleid door het Projectteam Expertgroepen
Bij het opstellen van het inrichtingsplan maken we gebruik van de kennis en ervaring van de dagelijkse gebruikers van het centrum (bewoners/ detailhandel/
horeca); de Expertgroepen.
Overige belanghebbenden
Overige belanghebbenden zoals bijvoorbeeld hulpdiensten, vuilophaaldienst, WoCom, wijkraden.
Het bestuur
Gezien het feit dat er nog allerlei mogelijkheden zijn om de Markt e.o. opnieuw in te richten worden het College van B&W, de Commissie Ruimte en de
Gemeenteraad regelmatig actief betrokken en geïnformeerd.
• Tijd:
De doorloop tijd voor stap 1 (opstellen inrichtingsplan) kent een doorlooptijd van ca. 12 maanden. Hierna starten we de voorbereidingsfase en aansluitende de uitvoering. Het Projectplan voorziet in een uitgewerkte planning.
• Informatie:
Het op het juiste moment en de wijze van informeren van in- en externen
belanghebbende is in dit project van groot belang. De wijze waarop dit plaatsvindt werken wij uit in het Projectplan.
Opdrachtfase, format proces PMW Asten Pagina: 5 / 9 De projectleider is verantwoordelijk voor het beheer en organisatie van de
informatie.
De digitale projectmap is conform de standaard opbouw van de afdeling Openbare Werken.
• Communicatie:
Zoals bij het punt Organisatie al aangeven, is een goede projectorganisatie van essentieel belang. Het opzetten van de werkelijke overlegstructuur en inzet van communicatiemiddelen volgt in het Projectplan en stellen we in samenwerking met team Communicatie op.
• Kwaliteit:
Naast de standaard normen richtlijnen houden we bij het opstellen van het inrichtingsplan rekening met de LIOR ’99 en de Centrumvisie Asten 2007. Het uiteindelijke plan moet verder voldoen aan een groot aantal kwaliteitseisen. Het is onderdeel van het project om dit verder in beeld te brengen, SMART te formuleren en op te nemen in het Programma van Eisen.
• Risico’s:
Financieel: momenteel is niet in te schatten of de budgetten uit de begroting voldoende zijn om het gehele project voor te bereiden en uit te voeren. Zodra we stap 1 afronden bieden we de inrichtingsplannen inclusief raming aan de raad aan.
De raad kan op basis hiervan besluiten om over te gaan tot (gedeeltelijke) uitvoering.
Besluitvorming: in het plangebied komen verschillende functies met tegenstrijdige behoeftes samen. Bijvoorbeeld bevoorrading van winkels versus terrassen,
winkelen en verblijven. Op bepaalde vlakken is het nodig concessies te doen. Het maken van keuzes maakt onderdeel uit van stap 1. Hierin schuilt een gevaar met betrekking tot besluitvorming. Het bestuur zal keuzes moeten maken in de
belangenafweging. Het proces voorziet in een zorgvuldig communicatietraject. Dit is echter geen garantie voor snelle besluitvorming.
• Overig:
De bestuursopdracht vermeld tot slot de volgende randvoorwaarden:
Voor het uitvoeren van de bestuursopdracht zijn onderstaande kaders van belang.
A. Het onderzoek vindt plaats binnen het Coalitieakkoord gemeente Asten 2010- 2014. In dit geval geldt:
1. in het proces investeren we in relaties, kijken we kritisch naar de middelen en is vooral gericht op uitvoeren;
2. het ingezette beleid wordt voortgezet;
3. de uitvoering van de Centrumvisie en het GVVP zijn gericht op een autoluw centrum;
4. we onderzoeken een aantrekkelijke aankleding van de doorsteek van de Pr. Bernhardstraat naar het Ruttenplein en een andere inrichting van de openbare ruimte.
B. De Programmabegroting 2011, waarin onder andere staat dat:
1. de relatie tussen bestuur en burger versterkt dient te worden door o.a.
participatietrajecten;
2. in de eerste helft van 2011 gestart wordt met de voorbereiding met het project herinrichting Markt/Emmastraat, waarna in de tweede helft wordt overgegaan tot uitvoering;
3. wordt over gegaan tot verbetering van de kwaliteit van de wegen, straten en pleinen;
Opdrachtfase, format proces PMW Asten Pagina: 6 / 9 4. bij nieuwe projecten en vervangen van openbare verlichting veiligheid
en energiebesparing in de besluitvorming worden meegenomen.
C. Het GVVP, waarin de keuze is gemaakt om:
1. De Burg. Frenckenstraat onderdeel te maken van het verblijfsgebied in het centrum met éénrichtingsverkeer;
2. Het Eeuwig Leven Plein ter hoogte van de Logtenstraat (definitief) af te sluiten;
3. de verkeerscirculatie te laten plaatsvinden conform bijlage 1.
D. De rapportage Parkeerbalans Asten Centrum waaruit blijkt dat:
1. overall gezien er zich geen parkeercapaciteitsprobleem voordoet;
2. in de omgeving van Het Kompas op zaterdag de parkeerdruk de kritische bezetting van 80% benaderd.
E. Verslag d.d. 28-10-2010 van het overleg tussen het Centrummanagement en de gemeente Asten inzake de afsluiting van het Eeuwig Leven Plein bij het opstellen van het inrichtingsplan voor de Markt e.o.;
1. dit verslag is niet door college of raad vastgesteld. Tijdens de
behandeling van de herinrichting van de Burg. Frenckenstraat door de raad is het verslag ter informatie toegevoegd;
2. uit het verslag blijkt dat de gemeente nader onderzoekt wat de
(on)mogelijkheden zijn voor een geheel of gedeeltelijke opstelling van het Eeuwig Leven Plein voor het (vracht)verkeer en dat dit onderzoek wordt meegenomen in de discussie rond de herinrichting van de Prins Bernhardstraat en de Markt.
F. Het convenant met wijkraden waarin is afgesproken de participatie met de wijkraden in een vroegtijdig stadium op te pakken.
G. De Inspraakverordening gemeente Asten (22 november 2005) waarin de wijze waarop ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding van
gemeentelijk beleid worden betrokken.
H. Centrumvisie gemeente Asten. Hierin is aangegeven dat:
1. de uivoering van de Centrumvisie moet leiden tot een krachtig centrum waarin de identiteit van Asten opnieuw leesbaar en op een
aantrekkelijke wijze beleefbaar is;
2. de waardevolle losse delen tot een samenhangend geheel gesmeed moeten worden;
3. gewerkt moet worden aan een vitale kern met een samenhangend en krachtig centrum, gebaseerd op historische kwaliteiten met ruime aandacht voor hedendaagse ontwikkelingen;
4. de verkeersstructuur en functionele structuur moeten op een heldere wijze afgestemd zijn op de ruimtelijke structuur en het ruimtelijk beeld versterken;
5. historische structuur is bij de Logtenstraat/ Pr. Bernhardstraat als gevolg van de wegenstructuur minder goed herkenbaar;
6. de koppeling tussen verkeers- en parkeerstructuur niet overal aanwezig is;
7. er weinig verblijfskwaliteiten zijn.
I. De inrichting van de openbare ruimte rondom de ontwikkeling van locatie De Wit maakt integraal onderdeel uit van de Markt e.o..
J. De riolering in de Pr. Bernhardstraat tussen het Eeuwig Leven Plein en de Pr.
Bernhardstraat nr. 1 is enkele jaren geleden vervangen. Met het oog op de bouwwerkzaamheden van de Midas is destijds niet over gegaan tot
herinrichting.
K. Stand van zaken reserve centrumvisie d.d. 25-01-2011.
L. voor de doorgang Prins Bernhardstraat – Kompas v.v. enkele alternatieven opstellen en doorrekenen. Er zijn eerder enkele suggesties aangeleverd door
Opdrachtfase, format proces PMW Asten Pagina: 7 / 9 belanghebbenden. Optie kan zijn te kiezen voor een duurdere oplossing als belanghebbende ondernemers een deel van de kosten dragen;
M. het college wil graag dat er in de inrichting een oplossing komt voor de
ontsierende paaltjes. Het voorkomen van parkeren op het trottoir moet op een andere wijze worden opgelost;
N. rijrichting Kleine Marktstraat: het is niet de bedoeling dat hier
verkeerafwikkeling gaat plaatsvinden. Wel dient de bestaande situatie te worden gehandhaafd.
Opdrachtfase, format proces PMW Asten Pagina: 8 / 9
2 Projectorganisatie
2.1 Rollen
Na vaststelling van deze Projectopdracht start de opstartfase waarin we het Projectplan opstellen. Hieruit volgen de volgende werkzaamheden:
0. aanvragen voorbereidingskrediet
Het voorbereidingskrediet is vooruitlopend op de definitieve vaststelling van deze projectopdracht reeds aangevraagd en beschikbaar gesteld.
1. Opstellen concept projectplan
In de eerste stap vertaalt de projectleider de Bestuurs- en Projectopdracht tot een concept Projectplan. Hiervoor heeft op ad hoc basis al overleg plaatsgevonden met diverse collega’s over dit project. Hierdoor kan de projectleider zelfstandig een
concept projectplan opstellen. De projectleider verspreidt concept Projectplan uiterlijk één week voor het Intern overleg onder de betrokken.
Inzet: R. Jacobs/ R. Koenraad: opstellen concept Projectplan: 3 dagen
2. Intern overleg
De betrokken ontvangen tijdig voor het overleg het concept Projectplan. Hierdoor kan iedereen zich goed voorbereiden. Voorwaarde voor deelname aan het overleg is dat vragen en opmerkingen op het Projectplan vooraf bij de projectleider worden
aangeleverd. Gezien het aantal deelnemers aan het overleg is een goed geleid overleg noodzakelijk. Deze voorbereiding leidt ertoe dat tijdens het overleg een constructieve behandeling van het projectplan plaatsvindt. Aan het overleg nemen de volgende personen deel:
Openbare Werken
R. van Malten: Afdelingshoofd OW
R. Jacobs: projectleider / OW team civiele techniek R. Koenraad: communicatieadviseur
E. Swinkels: verkeer en vervoer
M. van Jole: groen, natuur en landschap D. Janssen: coördinator Beheer & Onderhoud
P. Smeets: water/ riool
D. van Otterdijk civiele techniek, taakvelden grijs en K&L Interne Dienstverlening
R. van den Einde financiën Maatschappelijke Ontwikkeling
E. van der Heijden: communicatie/ contactambtenaar Wijkraden
C. Bollen: kunst
Publiekszaken
M. Martens: handhaving/ evenementen D. van Stiphout aanspreekpunt KCC
C. Jacobs Webmaster
Ruimtelijke Ontwikkeling
G. Groenen grondzaken
Th. Jeukens: markt
J.W. van der Mark: economische zaken M. Bekkers: stedenbouwkunde
L. Nijssen juridische zaken
Opdrachtfase, format proces PMW Asten Pagina: 9 / 9 Inzet: doornemen Projectplan, voorbereiden Intern overleg en Intern overleg: 1
dagdeel (per deelnemer)
Inzet: R. Koenraad: verslaglegging en verwerken 1 dagdeel
3. Aanpassen projectplan
Aan de hand van de uitkomst van het Intern overleg past de projectleider het Projectplan aan. Indien nodig vindt intern bilateraal overleg plaats.
Inzet: R. Jacobs/ R. Koenraad: 1 dag
4. Beoordeling projectplan door opdrachtgever
In deze stap beoordeelt de opdrachtgever (R. van Malten) het projectplan. Eventuele opmerkingen bespreekt de opdrachtgever met de projectleider.
Inzet R. van Malten: beoordelen Projectplan en overleg projectleider 1 dagdeel Inzet R. Jacobs: overleg opdrachtgever: -
5. Aanpassen projectplan
Na de bespreking met de opdrachtgever past de projectleider het Projectplan aan.
Indien nodig vindt er nogmaals intern bilateraal overleg plaats. Het resultaat van deze stap is het definitieve projectplan. Dit stuk gaat ter vaststelling naar de
opdrachtgever.
Inzet: R. Jacobs: aanpassen projectplan: 1 dagdeel
6. Vaststellen projectplan door opdrachtgever
De opdrachtgever stelt het projectplan vast. Hiermee eindigt de Opstartfase en start de Onderzoeksfase.
Inzet: R. van Malten: beoordelen projectplan: 1 dagdeel.
7. Projectplan ter kennisgeving naar het bestuur
Het vastgestelde projectplan zal ter via het College van B&W ter kennisgeving worden aangeboden aan de Commissie Ruimte.
2.2 Planning
Na het vaststellen van de Projectopdracht volgt de volgende planning:
1. Opstellen concept projectplan: week 16-18
2. Intern overleg: week 20
3. Aanpassen projectplan: week 23
4. Beoordeling projectplan door opdrachtgever: week 24
5. Aanpassen projectplan: week 25
6. Vaststellen projectplan door opdrachtgever: week 35 7. Projectplan ter kennisgeving naar het bestuur week 37
