Opdracht en belang van de jaarlijkse algemene vergadering

P 309340 – Afgiftekantoor 9000 Gent X – Tweewekelijks – Verschijnt niet in de weken 30-35

BIBF | Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten

INHOUD

p. 1/ Opdracht en belang van de jaarlijkse algemene vergadering

p. 3/ Akten en stukken neerleggen en bekendmaken door vennootschappen en verenigingen

Opdracht en belang van de jaarlijkse algemene vergadering

De algemene vergadering wordt samengesteld en verte- genwoordigd door de aandeelhouders of vennoten van een vennootschap. Het is één der representatieve orga- nen van elke vennootschap :

– bestuursorgaan : bestuurders of zaakvoerders;

– gezagsorgaan : algemene vergadering;

– controleorgaan : de commissaris(sen) (onder bepaalde voorwaarden).

Voor de twee eerste organen bevat het Wetboek van Ven- nootschappen twee teksten die tegenstrijdig kunnen lij- ken :

– «De algemene vergadering van aandeelhouders heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om de handelingen die de vennootschap aangaat, te verrichten of te bekrachti- gen.» (cf. art. 266 en 531 W.Venn.)

– «Het bestuursorgaan is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het doel van de vennootschap, behoudens die waar- voor volgens de wet alleen de algemene vergadering be- voegd is.» (cf. art. 257, lid 1 en 522 W.Venn. voor de BVBA en de NV, die de meest voorkomende vennoot- schapsvormen zijn)

De wet defi nieert de bevoegdheden van de maatschap- pelijke organen vanuit een dubbel oogpunt (dat nooit mag worden verward) : het bestuur (interne relaties) en de vertegenwoordiging (externe relaties). In de NV’s en de BVBA kunnen de wettelijk bepaalde bevoegdheden ten aanzien van derden nooit door de statuten worden beperkt noch uitgebreid.

De algemene vergadering kan niet tussenkomen in het bestuur van de vennootschap.

Er zijn nochtans bevoegdheden die de algemene verga- dering nooit kan delegeren.

De bevoegdheden die het Wetboek van Vennootschappen voorbehoudt aan de (gewone) jaarlijkse algemene verga- dering zijn de volgende :

1) De benoeming en de afzetting van bestuurders en zaakvoerders en van de commissaris. De algemene vergadering kan te allen tijde de bestuurders of een niet-statutaire zaakvoerder afzetten. Een statutaire zaakvoerder kan alleen worden afgezet door een met eenparigheid genomen beslissing van de vennoten, of om gegronde redenen (beslissing te nemen met de meerderheid vereist voor een wijziging van de statu- ten). Een commissaris, daarentegen, kan enkel wor- den afgezet om een wettige reden. De algemene verga- dering stelt ook de remuneratie vast van de personen die zij heeft benoemd.

2) De kwijting verleend aan de bestuurders, zaakvoer- ders en commissarissen. De toekenning van een re- muneratie aan de voormelde personen.

3) Het onderzoek van de jaarrekening, van het jaarver- slag en het verslag van de commissaris. De algemene vergadering keurt de jaarrekening en de bestemming van het resultaat goed.

Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt : «De venno- ten kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering beho- ren, met uitzondering van die welke bij authentieke akte moeten worden verleden».

Deze bepaling maakt het mogelijk om vennootschappen, zoals vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid met één enkele vennoot (eenpersoonsvennootschappen) of met een zeer beperkt aantal vennoten, waarin de (ge- wone) algemene vergadering niet fysiek, maar enkel op papier, plaatsvindt, met de werkelijkheid in overeen- stemming te brengen.

Maar dat betekent geenszins dat deze algemene vergade- ring niet meer bestaat, integendeel : er wordt duidelijk bepaald dat die beslissingen eenparig moeten worden genomen. Aangezien het Wetboek van Vennootschappen voorrang geeft aan het schriftelijk bewijs, is het zeer belangrijk dat de notulen van de algemene vergadering – zeker als ze door een erkend boekhouder(-fi scalist) BIBF werden opgesteld – onmiddellijk (of binnen een re- delijke termijn na de opstelling) door ALLE aandeelhou- ders of vennoten worden ondertekend.

Niet onmiddellijk handelen, kan immers problemen te- weegbrengen : stel dat een aandeelhouder of vennoot plots overlijdt, of dat er confl icten (bv. een echtscheiding of een feitelijke scheiding) tussen de aandeelhouders of vennoten ontstaan.

Bijgevolg moet de algemene vergadering fysiek plaats- vinden indien het niet mogelijk is alle aandeelhouders of vennoten samen te brengen om het verslag van de ver- gadering te ondertekenen (wat voor een buitengewone algemene vergadering trouwens altijd het geval is). Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt dan ook dat «op elke algemene vergadering een aanwezigheidslijst moet bijgehouden worden».

Ten slotte moet voor elke algemene vergadering, op straffe van nietigheid, een oproeping worden gedaan, tenzij alle aandeelhouders afzien van deze formaliteit.

Een fout die sommige confraters al eens maken, is de jaarrekening bij de Nationale Bank neerleggen, zonder dat de algemene vergadering deze jaarrekening vooraf- gaandelijk heeft goedgekeurd. Ongetwijfeld gebeurt dit met goede bedoelingen (vermijden om het grootste deel van de neerleggingskosten op de cliënt af te wentelen), maar dit moet te allen prijze worden vermeden.

De jaarrekening (balans, resultatenrekening en toe- lichting) wordt door het bestuursorgaan opgemaakt om ter goedkeuring aan de algemene vergadering van de aandeelhouders/vennoten te worden voorgelegd. Ze moet binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering (cf. art. 92, § 1 W.Venn.). De jaarrekening moet door toedoen van het bestuursorgaan worden neergelegd bij de Nationale Bank van België, en wel binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goed- gekeurd, en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar (cf. art. 98 W.Venn).

De balans moet worden opgemaakt na winstbestem- ming, met name nadat de algemene vergadering beslist heeft over de voorstellen van het bestuursorgaan. Die voorstellen zijn uiteraard voorwaardelijk. De algemene vergadering moet de beslissing nemen, want ze blijft een soeverein orgaan van de vennootschap.

De aandeelhouders/vennoten kunnen vanzelfsprekend beslissen om de jaarrekening niet goed te keuren en het bestuursorgaan verplichten om «haar versie te herzien».

Maar onzes inziens kan alleen het bestuursorgaan wij- zigingen aanbrengen aan de jaarrekening, eventueel op basis van de vooraf door de algemene vergadering gefor- muleerde aanbevelingen.

De Nationale Bank van België wijst erop dat zij uitslui- tend jaarrekeningen aanvaardt die behoorlijk door de algemene vergadering zijn goedgekeurd (die datum staat trouwens op de standaardschema’s vermeld), ten- zij de geldende wetgeving die goedkeuring niet vereist (dit geldt voor de jaarrekeningen van vennootschappen in vereffening en geconsolideerde jaarrekeningen). De publicatie van niet-goedgekeurde jaarrekeningen zou ook tot verwarring kunnen leiden, en om dat te vermij- den worden ze niet aanvaard.

Volgens het Hof van Cassatie hebben de bestuurders slechts de verplichting om de jaarrekening openbaar te maken in zoverre deze door de algemene vergadering werd goedgekeurd (Cass. 13 december 1965, Pas. 1966, I, 502); dat behoedt de leden van het bestuursorgaan voor de hier hoger vermelde aansprakelijkheid.

Een economische beroepsbeoefenaar mag nooit beslis- sen om een jaarrekening op te maken en openbaar te maken zonder voorafgaande toestemming van de cliënt. Het is niet mogelijk een jaarrekening te publi- ceren «onder voorbehoud van goedkeuring door de al- gemene vergadering».

Die jaarrekeningen moeten ook bepaalde vermeldingen bevatten, zoals «een verantwoording van de toepassing van de waarderingsregels in de veronderstelling van continuïteit» (cf. art. 96, 6° W.Venn.).

Het is de taak van de boekhouder om zijn cliënt bij te staan bij het opmaken van die verslagen en hem aan te sporen om nauwlettend toe te zien op de naleving van zijn wettelijke en reglementaire verplichtingen.

Het is ook zeer belangrijk dat de jaarlijkse algemene ver- gadering de remuneratie bekrachtigt die aan de leden van het bestuursorgaan werd toegekend voor het ver- streken jaar … en voor het komende jaar (zo niet zou- den sommige curatoren, in geval van faillissement, de terugbetaling van de aan die bestuurders / zaakvoerders betaalde bedragen kunnen vorderen).

Ook moet erop gelet worden dat er kwijting wordt ver- leend bij afzonderlijke stemming.

Het is ook van belang om na te gaan of de algemene ver- gadering wel plaats had op de door de statuten vastge- stelde datum (bv. «de derde maandag van de maand juni.

Indien die dag een feestdag is, moet de vergadering de volgende week worden gehouden»).

Ga ook na of alle procedures in verband met eventuele belangenconfl icten werden nageleefd.

Voor wat de neerlegging van de jaarrekening door de erkende boekhouder(-fi scalist) betreft, adviseren wij : – De naleving van de oproepingstermijn houdt ook in

dat samen met de oproepingsbrief voor de algemene vergadering een afschrift moet worden verzonden van de stukken die ter beschikking moeten worden gesteld.

– Voor wat de bestemming van het resultaat betreft, moet de boekhouder zijn cliënt erop wijzen dat hij ten minste 5 % van de nettowinst moet toewijzen aan de wettelijke reserve, tot die 1/10 van het geplaatste ka- pitaal heeft bereikt (wij laten de bepalingen i.v.m. met de BVBA Starter hier even buiten beschouwing).

– Wanneer een besloten vennootschap met beperkte aan- sprakelijkheid een eenpersoonsvennootschap wordt, moet nagegaan worden en, desnoods, de cliënt ervan ingelicht worden, dat het kapitaal minstens moet vol- gestort zijn tot 12 400 euro.

– Er bestaat een schriftelijk stuk waarmee het bestuurs- orgaan de opdracht geeft tot neerlegging van de jaar- rekening.

– Sommige boekhoudkantoren beslissen om de neerleg- gingskosten niet aan hun cliënten voor te schieten.

Dit zou duidelijk in een stuk moeten vermeld worden, en liefst in de opdrachtbrief.

– Indien de opdracht van bestuurder of zaakvoerder kosteloos wordt uitgeoefend, is het belangrijk dit op elke algemene vergadering te bevestigen, tenzij het uitdrukkelijk in de statuten vermeld staat.

– Er dient nagegaan te worden of de vennootschap, voor het laatst en het voorlaatst afgesloten boekjaar, niet

«meer dan één criterium» (cf. art. 15 W.Venn., defi nitie

van de «kleine vennootschappen») overschrijdt. Mocht dit het geval zijn, moet een (of meer) commissaris(sen) worden benoemd.

– In dezelfde gedachtegang moet ook worden gelet op de bepalingen van artikel 16 W.Venn. en, desgeval- lend, aan de cliënt medegedeeld dat hij een geconsoli- deerde jaarrekening moet publiceren.

In de jaarrekening die een boekhouder neerlegt overeen- komstig de vorige bepalingen, moet bijzondere aandacht besteed worden aan de bijwerking van volgende gege- vens : maatschappelijke zetel, adres van de bestuurders of zaakvoerders, vernieuwing van de mandaten (vooral voor de naamloze vennootschappen), gebruik van het verkort schema (uitsluitend voor «kleine vennootschappen»).

Om deze bijdrage, die niet de minste aanspraak op vol- ledigheid heeft, af te sluiten, willen we nog zeggen dat een erkend boekhouder(-fi scalist) die een wijziging van de maatschappelijke zetel of een benoeming/afzetting van een bestuurder of zaakvoerder aangeeft en zelf de stukken die aan de griffi e van de rechtbank van koophandel wor- den bezorgd ondertekent, zich schuldig maakt aan niets minder dan valsheid in geschriften en gebruik ervan…

In dezelfde gedachtegang wordt aanbevolen ook het voorafgaand akkoord van de cliënt te vragen vooraleer de aangifte in de vennootschapsbelasting via BIZTAX te verzenden.

Het komt er dus op aan steeds oplettend te zijn.

Stéphane MERCIER Erkend Boekhouder-Fiscalist Lid Stagecommissie BIBF

Akten en stukken neerleggen en

bekendmaken door vennootschappen en verenigingen

1. Ondernemingen die verplicht zijn neer te leggen en bekend te maken

De handelsvennootschappen opgesomd in artikel 2, § 2 en § 3 van het Wetboek van Vennootschappen (hierna de «vennootschappen» genoemd) en de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen

zonder winstoogmerk en de stichtingen (hierna de

«verenigingen» genoemd) zijn verplicht bepaalde akten en stukken neer te leggen op de griffi e van de recht- bank van koophandel waar hun dossier wordt gehou- den. In voorkomend geval zullen deze akten en stukken bekendgemaakt worden, eventueel bij uittreksel, in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, door toedoen van de griffi e.

De voorschriften voor het neerleggen en bekendmaken van akten en stukken zijn nagenoeg dezelfde voor ven- nootschappen en verenigingen. Huidige uiteenzetting behandelt de procedure die geldt voor de twee rechtsper- sonen met aandacht voor de eigen punten.

2. Akten en stukken neer te leggen en/of bekend te maken

Het Wetboek van Vennootschappen voorziet in de neer- legging van akten en stukken en in de bekendmaking ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. In te- genstelling tot het stelsel waarin is voorzien voor de verenigingen, bestaat er voor de vennootschappen een bekendmaking van de mededeling van neerlegging van bepaalde akten.

Een volledige lijst van neer te leggen en bekend te maken akten en stukken door vennootschappen is opgenomen in een omzendbrief van de Federale Overheidsdienst Jus- titie, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 28 de- cember 2007.

Voor wat de verenigingen betreft, bepalen meerdere arti- kelen van de wet welke akten en stukken moeten neerge- legd en bekendgemaakt worden¹.

Volgende akten en stukken zijn de belangrijkste en de meest voorkomende :

– de statuten en de wijzigingen ervan;

– de akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëin- diging van de bestuurders, van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, van de personen gemachtigd om de vennootschap of de vereniging te vertegenwoordigen en van de commissarissen, alsook de wijzigingen in deze akten;

– de beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbin- ding van de vennootschap of van de vereniging, de vereffening ervan en de benoeming en de ambtsbeëin- diging van vereffenaars alsook de wijzigingen in deze beslissingen.

3. Rol van de griffi es

De bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staats- blad gebeurt door toedoen van de griffi e. De bekend- making wordt gedaan in extenso, bij uittreksel en voor vennootschappen soms door mededeling van de neerleg- ging.

De voorschriften voor de vennootschappen worden be- paald door het Wetboek van Vennootschappen². Voor de verenigingen gelden de bepalingen voorzien in een ko- ninklijk besluit³.

1 Wet van 27 juni 1921 (BS 2mei 2003), artikelen 26novies (vzw), 31 (ivzw) en 51 (stichtingen).

2 Artikelen 67 tot 75 W. Venn.

3 KB van 26 juni 2003 (BS 27 juni 2003).

Volgens twee omzendbrieven van de Minister van Jus- titie⁴ berust de controle uitgeoefend door de griffi es op vier principes :

– nagaan of het neergelegde stuk moet worden neerge- legd;

– nagaan of de juiste formulieren gebruikt en correct ingevuld werden;

– nagaan of de betalingswijze in acht genomen werd;

– en, tot slot, nagaan of de vermeldingen bestemd voor de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) correct opgegeven werden.

De griffi e moet de grond van de akten niet onderzoeken en moet de wettigheid van de statutaire clausules of van de inhoud van uittreksels uit de notulen van de algeme- ne vergadering of van de raad van bestuur niet nagaan.

De griffi e kan weliswaar de aandacht van de verantwoor- delijken vestigen op eventuele onjuistheden maar kan de neerlegging niet weigeren wanneer alle formele voor- waarden nageleefd werden.

4. Welke formulieren gebruiken en hoe ze invullen ?

Voor de neerlegging gebruiken de vennootschappen en de verenigingen formulieren die nagenoeg identiek zijn, maar met een andere titel. Vennootschappen gebruiken Formulier I en II OND en verenigingen Formulier I en II VZW (zie verder rubriek 5 «Algemene voorwaarden», punt 12 en om de uiteenzetting beter te volgen is het aangera- den de formulieren naast zich te leggen om te volgen).

De formulieren worden ingevuld zoals hierna uiteengezet.

A. Formulier I dient voor de neerlegging en de bekendmaking

Luik A Identifi catie

Door dit luik in te vullen identifi ceert de vennootschap of de vereniging zich. Bij een oprichting kan het on- dernemingsnummer nog niet ingevuld worden daar de rechtspersoon nog niet is ingeschreven in de KBO. Dit nummer zal aangebracht worden door de griffi e van de rechtbank van koophandel of in voorkomend geval door de instrumenterende notaris.

In het formulier VZW moet een keuze worden gemaakt tussen de verschillende rechtsvormen.

In het formulier OND moet in voorkomend geval het punt 5° ingevuld worden in geval van fusie of splitsing en het ondernemingsnummer aangegeven worden van de gefuseerde (gesplitste) ondernemingen.

4 Vennootschappen : omzendbrief 28 december 2007 (BS 28 december 2007). Verenigingen : omzendbrief 2 juni 2005 (BS 8 juni 2005).

Luik B In de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad bekend te maken kopie na neerlegging ter griffi e van de akte

Onderwerp akte : bv. oprichting, benoeming, ambtsbeëin- diging

Tekst : hieronder worden de akten, stukken en beslis- singen overgenomen die in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad moeten worden bekendgemaakt.

Bij de oprichting worden de statuten bij uittreksel be- kendgemaakt⁵. Voor latere statutenwijzigingen zie ru- briek 5 «Algemene opmerkingen», punt 8.

De akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindi- ging van de bestuurders, van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, van de commissarissen en van de personen gemachtigd om de vennootschap of de vereniging te vertegenwoordigen, vermelden :

– naam en voornamen;

– woonplaats met volledig adres;

– geboortedatum en -plaats.

Voor rechtspersonen zijn volgende meldingen vereist : – naam;

– rechtsvorm;

– ondernemingsnummer;

– volledig adres van de zetel.

Bovendien vermelden deze akten de omvang van de be- voegdheden van deze personen en de wijze waarop zij die uitoefenen, ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college⁶.

De omvang van bevoegdheden kan vermeld worden in het kort en vervolgens uitgebreid door te verwijzen naar de betreffende artikelen van de statuten die de bevoegd- heden regelen.

Onderaan Luik B van Formulier I staat een voetnoot

«Op de laatste blz van Luik B vermelden : Recto : Naam en hoedanigheid van de instrumenterende notaris, hetzij van de perso(o)n(en) bevoegd de rechtspersoon of de ver- eniging ten aanzien van derden te vertegenwoordigen».

Betekent deze nota dat de volledige raad van bestuur moet vermeld worden ? Meestal treedt de raad van be- stuur op als college en wordt de bevoegdheid om de vennootschap of de vereniging te vertegenwoordigen opgedragen aan bepaalde bestuurders die alleen of ge- zamenlijk optreden. De naam van deze laatsten vermel- den is dan voldoende of in voorkomend geval de naam en hoedanigheid van de persoon aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen.

5 Artikel 69 W.Venn. en 26novies, § 2, tweede lid van de wet van 27 juni 1921.

6 Vennootschappen artikel 74/2° in fine W.Venn./ verenigingen arti- kel 9, 2° lid wet op verenigingen.

Het afschrift van de akte dat in het dossier moet worden opgenomen kan de vorm aannemen van een kopie van Luik A en B van formulier I.

Luik C Bijkomende gegevens

Dit moet slechts ingevuld worden, zoals blijkt uit de hoofding, bij een eerste neerlegging van een rechtsper- soon. De griffi e zal deze gegevens invoeren in de KBO samen met de gegevens van Luik A.

Formulier OND bevat de melding van het maatschap- pelijk kapitaal alsook de datum van de jaarvergadering (dit laatste niet voor de V.O.F., de Comm.V en de LV).

Indien het niet gaat om een oprichting zal Luik C en- kel gebruikt worden voor de ondertekening door een be- voegd persoon, onderaan de bladzijde.

B. Formulier II tot wijziging van de inschrijving in de KBO

Dit formulier heeft enkel een luik A en C en dient in geval de wijziging een bekendmaking vereist van de in- schrijving in de KBO. Normaal volgt dit formulier op een formulier I.

Luik A Identifi catie

Invullen zoals Luik A van formulier I, tenzij in geval van verplaatsing van de zetel (4°) of naamswijziging (2°b), waarvoor wordt verwezen naar rubriek 5. «Algemene op- merkingen» punten 2 en 3.

Het formulier OND bevat de melding over stopzetting ingevolge fusie (splitsing) door overneming van de ven- nootschappen die volgen.

Luik C Bijkomende gegevens

4° en 5° Formulier OND en 3° en 4° Formulier VZW in te vullen bij wijzigingen in de samenstelling van het be- stuur, de vertegenwoordiging, de vereffening en het da- gelijks bestuur.

Wanneer men klikt op het eerste vakje links verschijnen de keuzeletters B en E.

B aankruisen voor een benoeming en E voor beëindiging van een functie.

Het nummer is voor alle natuurlijke personen het Rijks- registernummer en voor rechtspersonen het Onderne- mingsnummer.

Hoedanigheid zie rubriek 5. «Algemene opmerkingen», punt 1.

Datum waarop de benoeming of beëindiging ingaat voor een verlenging van het mandaat zie rubriek 5. «Alge- mene opmerkingen», punt 4.

5. Algemene opmerkingen

1. Bestuurders, met het dagelijks bestuur belaste personen,

vertegenwoordigers

In Luik C van formulier I en II moet de hoedanigheid worden vermeld van de bestuurder, de vertegenwoordi- ger of de persoon belast met het dagelijks bestuur – 4° en 5° formulier OND en 3° en 4° formulier VZW.

De volgende hoedanigheden kunnen worden vermeld in het kader van een vennootschap of vereniging :

– bestuurder;

– vertegenwoordiger;

– persoon belast met het dagelijks bestuur;

– vereffenaar;

– wettelijke vertegenwoordiger;

– voorlopige bestuurder.

2. Wijziging van zetel

Wanneer een vennootschap of een vereniging het adres van haar zetel in België wijzigt, moeten volgende begin- selen in acht genomen worden bij het invullen van de formulieren :

– Formulier I Luik A : het oude adres vermelden in 4°

«zetel»;

– Formulier I Luik B : het nieuwe adres vermelden in de bekend te maken «tekst». Het oude adres blijft op

«zetel» tussen «rechtsvorm» en «onderwerp akte»;

– Formulier II Luik A : het nieuwe adres vermelden on- der 4° «zetel».

Indien de vennootschap of de vereniging haar zetel naar een ander gerechtelijk arrondissement overbrengt, moet zij de documenten met betrekking tot deze beslissing neerleggen bij de griffi e van de oorspronkelijke recht- bank van koophandel.

Na bekendmaking van de verplaatsing van de zetel wor- den latere akten en stukken neergelegd op de griffi e van de rechtbank van koophandel van het nieuwe gerechte- lijk arrondissement dat het dossier overgezonden kreeg van de vorige griffi e.

3. Naamswijziging

Wanneer een vennootschap of een vereniging haar naam wijzigt, worden de formulieren als volgt inge- vuld :

– Formulier I Luik A : de oude benaming vermelden in 2° «benaming»;

– Formulier I Luik B : oude benaming onder «onderne- mingsnummer» en de nieuwe benaming opnemen in

«Tekst»;

– Formulier II Luik A : nieuwe naam vermelden onder 2° b) «nieuwe benaming».

4. Verlenging van het mandaat

In geval van verlenging van het mandaat van een bestuur- der, een persoon belast met het dagelijks bestuur of een vertegenwoordiger, moet formulier II niet gebruikt wor- den omdat dit formulier enkel aangewend wordt ingeval een wijziging aangebracht werd in de vroegere situatie.

Enkel Formulier I Luik B kan worden gebruikt maar men moet erop letten dat de bekendmaking die de iden- titeit vermeldt van de bestuurders of personen waarvan het mandaat wordt verlengd, eveneens de duur van hun verlengd mandaat aangeeft.

Indien de namen van de bestuurders en personen van wie het mandaat is verlengd echter in Luik C van for- mulier II worden opgenomen, is er geen reden om de neerlegging van het formulier te weigeren.

Wanneer een bestuurder het mandaat van bestuurder en dat van de persoon aan wie het dagelijks bestuur is op- gedragen cumuleert, is het verplicht de gegevens van de betrokkene in te geven in luik C van formulier I bij oprichting of van formulier II daarna, en wel in punt

«Administratie en vertegenwoordiging» en in punt «Da- gelijks bestuur».

5. Aantal beslissingen in een bekendmaking

Een zelfde bekendmaking mag diverse beslissingen be- vatten die op verschillende data genomen werden.

Zo kan Luik B van Formulier I in de rubriek «Voorwerp van de akte» vermelden : «Wijzigingen van statuten en van de raad van bestuur», zelfs ingeval de beslissingen geno- men werden tijdens twee algemene vergaderingen gehou- den op verschillende data. Zelfs indien de bekendmaking verschillende onderwerpen betreft, blijven de bekendma- kingskosten eenmalig en mogen ze niet vermenigvuldigd worden met het aantal beslissingen in de bekendmaking.

6. Termijnen voor de neerlegging en de bekendmaking

De voorschriften verschillen voor vennootschappen en verenigingen. Voor vennootschappen geldt dat een uit- treksel uit de oprichtingsakte neergelegd wordt binnen vijftien dagen na dagtekening van de defi nitieve akte en de bekendmaking geschiedt binnen 15 dagen van de neerlegging⁷.

Voor verenigingen bepaalt de wet in sommige gevallen een termijn maar anders bepaalt de wet geen termijn voor de neerlegging en de bekendmaking.

De verantwoordelijken van de vennootschap en van de vereniging moeten ervoor zorgen dat die formaliteiten

7 Artikelen 68, eerste lid en 73 W.Venn.

binnen een redelijke termijn vervuld zijn omdat akten en stukken slechts aan derden kunnen worden tegen- geworpen vanaf de dag van neerlegging ervan of vanaf de dag van de bekendmaking ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Wanneer de akte die leidt tot neerlegging en bekendma- king eveneens een wijziging van de inschrijving in de KBO meebrengt moet het daartoe bestemde formulier II binnen een maand na de wijziging worden neergelegd.

De neerlegging mag echter niet omwille van het niet na- leven van de opgelegde termijn geweigerd worden.

7. Tweetalige bekendmakingen

Wanneer een vennootschap of een vereniging een be- kendmaking in een tweede landstaal wenst te doen, moeten twee formulieren I van bekendmaking worden gebruikt. Luik B van het eerste formulier I bevat de tekst in de ene taal, Luik B van het tweede formulier I bevat de tekst in de andere taal. De basistaal van het formu- lier I als dusdanig moet de taal zijn die gebruikt wordt ter griffi e van de rechtbank van koophandel waarbij de bekendmaking wordt verzocht. Enkel de tekst van de be- kendmaking kan in een andere taal worden opgesteld.

Ingeval van een tweetalige bekendmaking zijn er twee- maal bekendmakingskosten te betalen.

Er valt op te merken dat vennootschappen kunnen neer- leggen en bekendmaken in één of meerdere talen van de Europese Unie⁸.

8. Statutenwijziging en neerlegging van de gecoördineerde statuten

De statutenwijzigingen worden bij uittreksel bekend- gemaakt⁹. Na elke wijziging worden de gecoördineerde statuten in extenso neergelegd op de griffi e van de recht- bank¹⁰, zonder bekendmaking. Deze neerlegging is kos- teloos.

Indien echter de statuten grondig worden gewijzigd kunnen de vennootschappen en verenigingen opteren voor een in extenso bekendmaking van de nieuwe sta- tuten. In dit geval worden de gedeeltelijke wijzigingen niet overgenomen op luik B van formulier I maar wel de volledige tekst van de gewijzigde statuten. Voor alle duidelijkheid is het aan te raden als «onderwerp van de akte» op luik B van formulier I aan te geven dat het gaat om «Gecoördineerde statuten na wijzigingen beslist door de algemene vergadering van…».

Het is in hetzelfde geval niet meer nodig een gecoördi- neerde versie neer te leggen vermits een kopie van luik B neergelegd wordt in het dossier dat door de griffi e ge- houden wordt.

8 Artikel 67- derde lid W.Venn.

9 Artikel 74-1° W.Venn. en 26 novies § 2 eerste lid, wet 27 juni 1921.

10 Artikel 75-2° W.Venn. en 26 novies § 1 tweede lid-7°, wet 27 juni 1921.

9. Adres van de bestuurders

Luik B van Formulier I kan het beroepsadres van de be- stuurders vermelden, rekening houdend met het feit dat door de KBO het privéadres bekend is langs de opgave van het Rijksregisternummer op Luik C van Formulie- ren I of II.

10. Ondertekening

1. Ondertekening van het (of van de) formulier(en)

Elk formulier moet worden ondertekend door de persoon (personen) door de statuten gemachtigd om de vennoot- schap of de vereniging te verbinden. Deze handtekening moet geplaatst worden onderaan Luik C van Formulier I en/of Formulier II.

Luik B van Formulier I moet eveneens ondertekend wor- den, maar enkel op de achterzijde «verso», zodat de hand- tekening zich niet op het bekendgemaakt stuk bevindt.

Ingeval de handtekening op Luik B toch op de voorzijde

«recto» wordt aangebracht kan de griffi e de neerlegging niet weigeren.

Op de voorzijde van Luik B Formulier I zijn enkel de naam en de hoedanigheid van de persoon of de personen vermeld die bevoegd zijn om de vennootschap of de ver- eniging ten aanzien van derden te vertegenwoordigen.

In voorkomend geval wordt de naam van de instrumen- terende notaris vermeld.

2. Ondertekening van documenten neer te leggen in het dossier

Deze documenten moeten getekend worden door één of meer personen die gemachtigd zijn om de vennootschap of de vereniging te vertegenwoordigen krachtens de sta- tutaire bepalingen.

11. Hoe neerleggen ?

Vennootschappen gebruiken Formulier I en II OND en verenigingen Formulier I en II VZW. De neerleggingen gebeuren door overlegging ter griffi e of per gewone brief of aangetekende brief. De neerlegging door de in- strumenterende notaris geschiedt elektronisch.

12. Formulieren aanschaffen en betalingen

Formulieren I en II OND en VZW zijn enerzijds verkrijg- baar bij de griffi e van de rechtbank van koophandel, an- derzijds is het mogelijk de formulieren te downloaden langs de link http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/

form_n.htm.

Noch deze publicatie, noch gedeelten van deze publicatie mogen worden gereproduceerd of opgeslagen in een retrievalsysteem, en evenmin worden overgedragen in welke vorm of op welke wijze ook, elektronisch, mechanisch of door middel van fotokopieën, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie staat in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen info, waarvoor zij echter niet aansprakelijk kan worden gesteld. Verantwoordelijke uitgever : Jean-Marie CONTER, B.I.B.F. – Legrandlaan 45, 1050 Brussel, Tel. 02/626 03 80, Fax. 02/626 03 90 e-mail : info@bibf.be, URL : http: //www.bibf.be.

Redactie : Jean-Marie CONTER, Gaëtan HANOT, Geert LENAERTS, Xavier SCHRAEPEN, Chantal DEMOOR. Adviesraad : Professor P. MICHEL, Professor Emeritus, Universiteit Luik, Professor C. LEFEBVRE, Katholieke Universiteit Leuven. Gerealiseerd in samenwerking met kluwer – www.kluwer.be

De documenten zijn beschikbaar in een Word-formaat dat kan ingevuld worden, in Open Offi ce en in een PDF (beeld)-formaat. Voor wat het openen van de Word-docu- menten betreft kunnen er problemen zijn afhankelijk van de versie en de instellingen van de webbrowser. De tarieven voor de verschillende neerleggingen en bekend- makingen alsook de wijze van betaling zijn te vinden op dezelfde link als hierboven.

6. Neerleggen van de jaarrekening

1. De kleine vzw’s, de kleine private stichtingen, alle stichtingen van openbaar nut alsook de ivzw’s

Deze leggen hun jaarrekening neer op de griffi e van de rechtbank van koophandel waar hun dossier wordt ge- houden. Hiervoor is geen speciaal formulier nodig maar het document moet de volledige identifi catiegegevens van de vereniging vermelden : benaming, rechtsvorm, adres van de zetel en ondernemingsnummer. Het moet ook vol- doen aan bepaalde voorwaarden van formaat, inhoud en opmaak. Het model van de jaarrekening moet overeen- stemmen met het model vastgelegd door het koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de boekhouding van kleine verenigingen. Er is geen termijn voorzien voor de neerlegging maar er zijn wel sancties voor niet neerleg- gen : geen ontvankelijkheid van gerechtelijke vorderin- gen, gerechtelijke ontbinding, geen ministeriële machti- ging voor giften. De neerlegging is kosteloos.

2. De grote en zeer grote vzw’s en private stichtingen

Zij leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België binnen de dertig dagen na goedkeuring er- van door de algemene vergadering¹¹. Het te gebruiken model (volledig of verkort) is dat wat vastgesteld is door de Balanscentrale en dat overeenstemt met de bepalin- gen B van het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhouding van de grote en zeer grote verenigingen. De neerleggingskosten zijn te vinden op de website van de Balanscentrale.

Binnen vijftien werkdagen na de aanvaarding door de NBB van de neerlegging wordt daarvan melding ge- maakt door de NBB aan de griffi e van de rechtbank van koophandel die het dossier van de vereniging aanlegt¹².

11 Artikel 17, § 6, eerste lid van de wet op de verenigingen.

12 Artikel 17, § 6, vijfde lid van de wet op de verenigingen.

In het dossier van de vereniging komt dus geen kopie van de jaarrekening, enkel voornoemde melding. Wie een kopie wenst van de jaarrekening moet zich wenden tot de NBB en de voorgeschreven procedure volgen; of via de site van KBO werken.

De sancties voor niet neerleggen zijn dezelfde als degene voorzien voor de kleine verenigingen (zie supra) terwijl voor laattijdige neerlegging geen tarieftoeslag wordt toegepast zoals dat het geval is voor vennootschappen Opmerking : de grote of zeer grote stichting van open- baar nut legt in elk geval haar jaarrekening neer op de griffi e van de rechtbank van koophandel waar haar dossier wordt gehouden en niet bij de Nationale Bank van België.¹³

Maar vanaf 1 september 2013 komt daar verandering in en moeten de grote en zeer grote stichtingen van open- baar nut hun jaarrekening neerleggen bij de NBB (wet van 14 januari 2013, BS 1 maart 2013).

3. Kleine en grote

handelsvennootschappen met beperkte aansprakelijkheid

De vennootschappen leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België binnen dertig dagen na hun goedkeuring door de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na afsluiten van het boekjaar¹⁴. Bij laattijdige neerlegging wordt een tarieftoeslag toege- past. De te gebruiken modellen (volledig en verkort) zijn vastgesteld door de Nationale Bank van België en stem- men overeen met de bepalingen van het KB/W.Venn.¹⁵. De neerleggingsprocedure, de kosten en betalingswijzen zijn beschikbaar op de website van de Balanscentrale.

Binnen de vijftien werkdagen na aanvaarding van de neerlegging stuurt de NBB melding hiervan door naar de betrokken griffi e¹⁶. Het vennootschapsdossier bevat dus geen kopie van de jaarrekening, enkel de melding van haar neerlegging. Kopie kan bekomen worden bij de Balanscentrale of op de site van KBO Public Search.

Michel VANDER LINDEN Erebedrijfsrevisor

13 Artikel 37, § 6 a contrario van de wet op de verenigingen.

14 Artikel 98, tweede lid W.Venn.

15 Artikelen 88 en 92 KB van 30 januari 2001.

16 Artikel 102, tweede lid W.Venn.