Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Slim op weg
Inhoud
1. Waarom evalueren?
2. Wat is Planning & Control?
3. Waar komen we vandaan?
4. Waar staan we nu?
5. Waar willen we heen?
6. Hoe komen we daar?
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Waarom evalueren?
1. Dat hebben we met elkaar afgesproken!
2. Hoe vinden we het nu werken?
3. Bereiken we het doel?
4. Kunnen we optimaliseren?
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Wat is Planning & control
Planning Control
Raad College College Raad
Kaderstelling Uitvoering Verantwoording Controle
Wat willen we bereiken?
Wat hebben we bereikt?
Hebben we bereikt wat we wilden?
Hoe gaan we dat doen?
Wat gaan we daarvoor doen?
Wat hebben we daarvoor
gedaan
Hebben we gedaan wat we zouden doen?
Hoe gaan we dat doen?
Wat mag het kosten?
Wat heeft het ons gekost
Heeft het gekost wat het mocht kosten
Waar komen we vandaan?
Doorontwikkeling P&C gestart in 2016
Doel en verwachtingen
Aansluiting op informatiebehoefte raad college en organisatie
Actuele, heldere en begrijpelijke sturingsinformatie budgetten, beleid én bedrijfsvoering (data, indicatoren)
Snel en regelmatig overzicht en inzicht doelen, prestaties en effecten
In minder tijd, meer informatie, sneller beschikbaar
Volgen en sturen beleidsdoelen
Eenvoudig toegankelijk (digitalisering) Voldoen aan externe regelgeving (BBV)
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Opbouw P&C cyclus per jaar: in theorie
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Waar staan we nu
•Plannen- budgetraming
•Thema-Speerpunten
•Programma’s-Doelen
•Taakvelden-Prestaties
• Rapporteren:
monitoren
• Volgt begroting
• Oud beleid
• Nieuw beleid
• Ambities taakvelden
• Doelen bijstellen
•Verantwoording
•Thema-Speerpunten
•Programma’s-Doelen
•Taakvelden-Prestaties
Jaarrekening 2018
Kadernota 2020-2023
Begroting 2020 6 x 2 MR
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Waar staan we nu
1. Doorlooptijden van 6 naar 2 maanden
2. P&C plus: Sinds 2018 6 x per jaar 2maandsrapportage 3. Digitalisering Begroting, 2 MR en Jaarrekening en via web 4. Inrichting: 3 thema’s, 3 programma’s en 48 taakvelden 5. Prioritering: Invloed -ambitiematrix taakvelden
6. Sturen op kwaliteit:
SmartLeesbaarInformatiefMogelijk7. P&C cyclus van 4 jaar: raad stelt opzet en inrichting 1 x per 4 jaar vast
8. Conform BBV en externe regelgeving
Dit vindt men goed gaan:
Digitale P&C producten, minder papier
Compact, leesbaar en actueel
Mooie vormgeving, via web benaderbaar
Regelmatige update budgetten, beleidsdoelen, prestaties en effecten
Kortere doorlooptijden, doorzichtige processen
De rapportages worden op tijd aan het bestuur geleverd
De evaluatie en optimalisatie van de P&C staat structureel op de agenda
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Waar staan we nu: uitkomsten evaluatie organisatie en college
Dit vindt men voor verbetering vatbaar :
Groot beslag op productieve tijd en capaciteit
De hoeveelheid en omvang van de rapportages
Beschikbare tijd doorontwikkeling LIAS
De beschikbare (bestuurlijke) tijd voor integrale bespreking.
Het voornamelijk financiële karakter van de rapportages
Te weinig focus op voortgang beleid/doelen en prestaties
De hoeveelheid (financiële) detailinformatie en het ontbreken van de grote lijnen
Doel rapportages (betere sturingsinformatie) raakt in gedrang(Veel tijd en geld gaat in het middel zitten, het opstellen van de digitale rapportages)
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Waar staan we nu: uitkomsten evaluatie organisatie en college
Dit vindt men een knelpunt
Groot beslag op productieve uren organisatie
P&C plus sinds 2018, met dezelfde fte: Uren bestemd voor advies, beleid en beheer gaan naar rapportages P&C
Geen structurele fte voor optimalisatie P&C/beheer Lias
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Waar staan we nu: uitkomsten evaluatie organisatie en college
Urenramingen 2019 organisatie voor het samenstellen van P & C producten
P & C Product
MT en DT Budgetbeheerders Financiën totaal
6x 2MR 200 600 1.800 2.600
Jaarrekening 200 300 1.700 2.200
Kadernota 180 250 400 830
Begroting 250 300 1.050 1.600
Totaal 830 1.450 4.950 7.230
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Waar staan we nu: uitkomsten evaluatie organisatie en college Raadpleging 2MR 2018: totaal 300
Raadpleging Begroting 2018: totaal 1473
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Waar staan we nu: uitkomsten evaluatie organisatie en college
Gemeente Buren Gemiddelde grootte
Referentie Gemeente
Afwijking in fte’s t.o.v.
gemiddelde
Afwijking
%
gemeente Buren
Fte % fte van
totale fte
Fte FIN % fte van totale fte
Fin advies 3,5 2,6% 9,2 6,9%
Fin beheer 3,2 2,4%
Totaal 6,7 5,0% 9,2 6,9% 2,5 1,9%
Dit ziet men als mogelijke verbeteringen en optimalisaties 1. Terug in aantal rapportages (Minder 2 MR)
2. Terug naar de essentie van de (financiële) P&C (KN, Begroting, JR, turap) 3. Op weg naar beleidsrapportages: themajournaal, programmajournaal 4. Terug naar de efficiënte inzet van capaciteit op kerntaken advies, beleid
en beheer en extra capaciteit voor extra taken
5. Meer tijd voor sturing en gesprek, met niet meer maar met effectieve informatie: Sturen op hoofdlijnen, knelpunten tijdig boven water.
6. Sturingsinformatie afstemmen op behoefte en vraag
7. Structurele formatie voor optimalisatie en beheer digitale producten P&C
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Waar willen we naar toe: uitkomsten evaluatie organisatie en college
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control Benen op tafel
1. Herkenning en beleving?
2. Verwachtingen voor de toekomst?
3. Welke verbeteringen en optimalisaties?
4. Oplossingsrichting acute knelpunten?
Voorbereiding kwaliteitscommissie 12 februari De vragen:
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control
Hoe komen we daar: uitkomsten evaluatie organisatie en college
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control:
Vragen voor de kwaliteitscommissie
a. Wat vindt u van de volgende aspecten van het proces van de kadernota, de programmabegroting en de jaarrekening:
a. De planning in de tijd en de doorlooptijd: Wat is uw tijdsbesteding? Wat vindt u van de hoeveelheid tijd die u krijgt en beschikbaar hebt?
b. De afspraken rond behandeling van technische en schriftelijke vragen: Zijn de afspraken helder en werkbaar voor u? Heeft u gebruik kunnen maken van deze mogelijkheid? Heeft u suggesties voor verbetering?
c. De werkwijze rond de 3 door de raad gekozen thema’s?
d. De opzet en organisatie van de (voor)bespreking en de besluitvorming: Is deze naar tevredenheid georganiseerd?
e. Ziet u verbeterpunten?
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control:
Vragen voor de kwaliteitscommissie
a. Wat vindt u van de vorm, opzet en inrichting van de kadernota, programmabegroting en de jaarrekening:
a. Bent u tevreden over de vorm en de digitalisering? Maakt u gebruik van de digitale producten?
b. Wat vindt u van de leesbaarheid, overzichtelijkheid en de lay-out van de rapportages?
c. In 2017 heeft de raad de opzet van de begroting opnieuw bepaald. Sluit de opzet met 3 thema’s, 3 programma’s en 47 taakvelden aan op uw
informatiebehoefte?
d. Is de wijze waarop u nu besluit over de opzet en inrichting, vorm en frequentie van de P&C producten naar uw tevredenheid? Zou u iets willen veranderen?
e. Heeft de invloed-ambitiematrix per taakveld toegevoegde waarde voor u? Wilt u dat de invloed-ambitiematrix per taakveld in 2019 terugkomt?
f. Wat vindt u van de omvang en hoeveelheid van de rapportages?
g. Herkent u de inzet op een verhoging van het SLIM- gehalte van de
rapportages ? Dat wil zeggen dat de informatie die u krijgt Smart Leesbaar Informatief én Mogelijk is? Waar zou u in 2019 met name op in willen zetten?
h. Ziet u verbeterpunten?
Evaluatie en optimalisatie Planning & Control:
Vragen voor de kwaliteitscommissie
a. Wat vindt u van de inhoud en frequentie van de 2 MR’s
a. U ontvangt nu 6 x per jaar een 2 MR, wat vindt u daarvan?;
b. Voldoet de sturingsinformatie die u krijgt in elke 2 MR aan uw verwachtingen?
c. Welke 2 MR vond u het meest nuttig? Wordt het doel van de 2 MR volgens u gehaald? Waarom wel en waarom niet?
d. Wat heeft u gemist in deze rapportages en wat vond u overbodig?
Ziet u verbeterpunten?
