Starten met EasyTrans Release 4.8 EasyTrans Software

(1)

Starten met Starten met EasyTrans

EasyTrans

Starten met Starten met EasyTrans

EasyTrans

Release 4.8 Release 4.8

(2)

Hartelijk dank voor uw interesse in de Transport Management Systeem (TMS) software EasyTrans. Met de gegevens die u heeft aangeleverd is het (proef)abonnement

geactiveerd.

Per e-mail heeft u de URL (het webadres) en de logingegevens van uw omgeving

ontvangen. Na inloggen kunt u direct aan de slag, EasyTrans werkt volledig online in de cloud. U hoeft zelf niets te installeren of te onderhouden. Het enige wat u nodig heeft om toegang te krijgen tot uw TMS is een internet verbinding!

U start met een lege administratie. Voordat u orders kunt invoeren moet u eerst het systeem inrichten. De beste manier om dit te doen is door de volgende stappen te doorlopen:

• Stap 1: Gebruikers aanmaken

• Stap 2: Klanten invoeren

• Stap 3: Voertuigen invoeren

• Stap 4: Vervoerders invoeren

• Stap 5: Producten (diensten) invoeren

• Stap 6: Tarieven invoeren

De kans is groot dat u voor de inrichting geen handleiding nodig heeft. EasyTrans is zeer eenvoudig en intuïtief in gebruik. Natuurlijk kan het voorkomen dat u met vragen zit, daarom geven wij in deze handleiding een korte uitleg over bovengenoemde stappen.

Support

Komt u er niet uit? Op onze supportpagina vindt u informatie die u waarschijnlijk op weg kan helpen. U vindt hier handleidingen, antwoorden op veelgestelde vragen en nog veel meer. Uiteraard staat ook onze supportafdeling voor u klaar. Heeft u vragen over uw (proef)abonnement? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag!

Proefabonnement

Heeft u een proefabonnement bij EasyTrans Software? Dan kunt u onze software een maand gratis en vrijblijvend proberen. Tijdens de proefperiode kunt u gebruik maken van het Premium Plus pakket, de Inkoopmodule, module Routeplanning & Optimalisatie en de Documentopslag module. Het Premium Plus pakket biedt naast het volledige TMS een eigen klantenportal én een Chauffeurs App.

Mocht u na de proefperiode een abonnement willen afsluiten dan wordt uw pakket omgezet naar de abonnementsvorm van uw keuze. Hierbij blijven alle ingevoerde gegevens bewaard en kunt u direct verder werken. Meer informatie over onze abonnementen, aanvullende modules en de bijhorende tarieven vindt u op de productpagina van onze website.

⚙

Bent u een zelfstandige beroepschauffeur en wilt u EasyTrans gebruiken voor uw eigen rittenadministratie? EasyTrans Software biedt ook een proefabonnement van het

Small Pakket. Het Small Pakket bevat praktisch alle functionaliteiten van het complete TMS, u kunt alleen niet werken met meerdere vervoerders of gegevens importeren. Neemt u voor een aangepast proefabonnement gerust contact met ons op.

Inleiding Inleiding

Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Wij helpen u graag!

2 | Inleiding

(3)

Inhoud

Support . . . .2

Proefabonnement . . . .2

Inloggen 4

Inloggen . . . .4

Stap 1: Gebruikers aanmaken 5 Stap 2: Klanten invoeren 7

Nieuwe klant invoeren . . . .8

Klant toegang geven tot uw klantenportal^* . . . .8

Stap 3: Voertuigen invoeren 9

Voertuigtype invoeren . . . .9

Wagenpark^* . . . 10

Stap 4: Vervoerders invoeren 11

Vervoerder invoeren . . . 12

Vervoerder Portal / Chauffeurs App^* . . . . 12

Koppelen met EasyTrans vervoerder . . . 12

Stap 5: Producten invoeren 13

Nieuw product invoeren . . . 14

Stap 6: Tarieven invoeren 15

Nieuw tarief invoeren . . . . 16

Klantspecifieke prijsafspraken . . . 18

Eigen tariefsoorten . . . 18

Pakketten en modules 20

Pakketten . . . . 20

Aanvullende modules . . . . 20

Inkoopmodule . . . 20

Documentopslag module . . . 20

Routeplanning & Optimalisatie module . . . 21

Inhoudsopgave

(4)

Inloggen

1. Surf naar de URL (het webadres) van uw Transport Management Systeem, bijvoorbeeld www.mytrans 2, 3, 4, 5, 6.nl (óf .be)/ url van uw planomgeving

2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op ‘Aanmelden’.

Na het inloggen komt u op uw eigen startpagina. Op de startpagina kunt u notities in- en weergeven (B), wordt een overzicht van openstaande facturen weergegeven (C) en vindt u nieuwsberichten van EasyTrans Software (D).

Aan de linkerzijde vindt u het hoofdmenu (A), via dit menu navigeert u snel en

eenvoudig tussen verschillende onderdelen van uw Transport Management Systeem. U kunt via dit menu uw wachtwoord wijzigen, ga hiervoor naar ‘Algemeen’ > ‘Wachtwoord’.

A. Hoofdmenu

B. Notities - Zichtbaar voor alle gebruikers C. Openstaande facturen

D. Berichten van EasyTrans Software

Startpagina EasyTrans

4 | Inloggen

Inloggen

(5)

Werkt u samen met anderen in EasyTrans? Geef dan iedere gebruiker een eigen inlog account. Zo krijgt iedereen zijn eigen planomgeving en kunt u bijvoorbeeld van elkaar zien wie wat gewijzigd heeft in een order.

Gebruikers aanmaken

1. Ga in het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’.

Het klantoverzicht biedt een weergave van de klanten én de vestiging(en).

2. Open de hoofdvestiging door op de regel te klikken.

De hoofdvestiging heeft klantnummer 0 en heeft geen kleurmarkering.

Na het openen van de hoofdvestiging ziet u de bedrijfsgegevens van de hoofdvestiging en kunt u extra gebruikers aanmaken. Aan de rechterzijde - bij ‘Contactpersonen’ - ziet u de gebruikers die toegang hebben tot uw softwarepakket.

De gegevens van de hoofdgebruiker, de persoon die het (proef)abonnement bij

EasyTrans Software heeft aangevraagd, zijn reeds (gedeeltelijk) ingevuld. U kunt hier nu ook inloggegevens aanmaken voor uw collega’s:

3. Klik op ‘Nieuwe contactpersoon’.

4. Vul de contactgegevens van de gebruiker in.

Voorbeeldingave ‘Extra gebruikers’ EasyTrans

Stap 1: Gebruikers aanmaken

(6)

⤷

Bij het vergeten van een wachtwoord wordt het ingegeven e-mailadres gebruikt om opnieuw een wachtwoord in te kunnen stellen. Wanneer meerdere gebruikers een zelfde e-mailadres hebben kan er geen nieuw wachtwoord verzonden worden.

5. Maak een gebruikersnaam en wachtwoord aan en geef de gebruiker de juiste rechten.

⤷

EasyTrans kent meerdere niveaus qua rechten:

• Geen toegang

• Beheerder (alle rechten)

• Planning (beperkte rechten, met tarieven): Er kunnen geen nieuwe vervoerders of facturen worden aangemaakt. Vervoerders en facturen kunnen alleen worden geraadpleegd.

Geen toegang tot: Nieuwe vervoerder, nieuwe facturatie, repeterende orders, tarievenbeheer, voertuigen, statistieken, exporteren, login historie en instellingen.

• Planning beperkt (beperkte rechten, zonder tarieven): Dezelfde rechten als

‘Planning’ alleen worden er geen tarieven en facturen weergegeven.

Geen toegang tot: Nieuwe vervoerder, facturen, repeterende orders,

tarievenbeheer, voertuigen, statistieken, exporteren, login historie en instellingen.

• Facturatie (alleen verkoop): Geeft toegang tot de benodigde functies voor de debiteurenadministratie. U kunt orders, klanten en verkoopfacturen beheren.

Geen toegang tot: functies van de inkoopmodule*

6. Eventueel: Klik op ‘Nieuwe contactpersoon’ om nog meer gebruikers toe te voegen.

🔔

Bij EasyTrans Software betaalt u niet per gebruiker of licentie, u kunt dus een onbeperkt aantal gebruikers aanmaken. Dat betekent dus GEEN extra kosten als uw bedrijf in medewerkers groeit!

7. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om terug te keren naar het klantoverzicht.

6 | Gebruikers aanmaken Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Wij helpen u graag!

(7)

De gegevens van uw klanten kunt u veilig en overzichtelijk beheren binnen EasyTrans.

Denk hierbij aan de algemene bedrijfsgegevens, factuuradres, CRM notities,

contactpersonen, klantspecifieke instellingen, betaalgegevens of een adresboek met veel voorkomende bestemmingen.

Voorbeeldingave klantgegevens EasyTrans A. Vestigingsadres

B. Factuuradres en wijze van factureren C. Overige klantgegevens;

Opmerkingen, bankgegevens en overige bedrijfsgegevens D. Klantspecifieke instellingen;

Betaalwijze, klantspecifieke correcties en/of instellingen

E. Contactpersonen

Stap 2: Klanten invoeren

(8)

🔔

Een bestaand klantenbestand kunnen wij in de meeste gevallen voor u importeren. U hoeft uw klanten dan niet handmatig in te voeren. Neem voor de mogelijkheden contact met ons op.

Nieuwe klant invoeren

1. Ga in het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Nieuwe klant’.

2. Vul de klantgegevens in.

De meeste velden zijn optioneel, u kunt eventueel alleen de gegevens invullen die u daadwerkelijk nodig heeft. Houdt uw muiscursor enkele seconde op een invoerveld of klik op voor meer informatie.

⤷

Standaard instellingen die voor alle klanten gelden, zoals bijvoorbeeld uw

betalingstermijn kunt u ook ‘vast’ instellen via ‘Instellingen’ > Algemeen’ > ‘Tabblad klanten’. Hier geeft u de standaard instellingen in die worden overgenomen bij iedere nieuwe klant die wordt aangemaakt. Uiteraard kunt u hier alsnog per klant van afwijken.

3. Klik op opslaan.

Het deelvenster ‘Contactpersonen’ verschijnt, u kunt nu één of meerdere

contactpersonen aanmaken. Bij meerdere contactpersonen kunt u bij het ingeven van een order aangeven wíe de order geplaatst heeft. Ook kunt u bijvoorbeeld afdelingen als contactpersoon aanmaken zodat u eenvoudig de juiste documentatie kunt versturen (bijvoorbeeld ‘financiële administratie’ om de factuur digitaal te versturen).

4. Vul de contactgegevens van de contactpersoon in.

Klant toegang geven tot uw klantenportal

^*

5. Eventueel: Geef de klant toegang tot uw klantenportal* door een gebruikersnaam, wachtwoord en de juiste rechten toe te kennen.

⤷

EasyTrans kent voor het klantenportal meerdere niveaus qua rechten, klik op voor meer informatie.

⤷

Bij het vergeten van een wachtwoord wordt het ingegeven e-mailadres gebruikt om opnieuw een wachtwoord in te kunnen stellen. Wanneer meerdere gebruikers een zelfde e-mailadres hebben kan er geen nieuw wachtwoord verzonden worden.

6. Klik op ‘Nieuwe contactpersoon’ om meer contactpersonen toe te voegen of klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om terug te keren naar het klantenoverzicht.

De klanten die u heeft ingegeven worden weergegeven in het klantoverzicht. Het klantoverzicht biedt een weergave van uw klanten en uw vestiging(en). U kunt in dit overzicht filteren, zoeken en sorteren. Ook kunt u vanuit het overzicht diverse bewerkingen uitvoeren zoals klanten (tijdelijk) deactiveren, bijvoorbeeld i.v.m. een betalingsachterstand. Actieve klanten worden groen gemarkeerd, inactieve klanten worden rood gemarkeerd.

* Beschikbaarheid afhankelijk van abonnementsvorm en/of aanvullende modules.

8 | Klanten invoeren Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Wij helpen u graag!

(9)

Het beheer van voertuigen begint bij het ingeven van de voertuigtypen. Een voertuigtype is een algemene benaming voor een voertuig die u bij uw producten / diensten gebruikt.

Enkele voorbeelden van voertuigtypen zijn; bestelbus, bakwagen, trekker/oplegger of personenauto.

Na het invoeren van de voertuigtypen kunt u (eventueel) een eigen wagenpark^* ingeven en beheren. U kunt dan bij het ingeven van een order ook een specifiek voertuig

inplannen.

Voertuigtype invoeren

1. Ga in het hoofdmenu naar ‘Voertuigen’ > ‘Voertuigtypen’.

2. Klik op ‘Nieuw voertuigtype invoeren’.

3. Vul bij ‘Voertuigtype’ de algemene benaming van het voertuig in.

Bijvoorbeeld: Bestelbus, Personenauto of Bakwagen.

🔔

Maakt u gebruik van het klantenportal^*? Dan kan uw klant bij een weborder direct het juiste voertuigtype selecteren. Gebruik bij voertuigtypen dus algemene benamingen en bijvoorbeeld geen kentekens. Deze kunt u onder ‘wagenpark^*’ ingeven.

Naast voertuigtypen kunt u ook een eigen wagenpark^* beheren.

Stap 3: Voertuigen invoeren

(10)

4. Eventueel: Geef een minimum afstand in.

Dit geeft u in wanneer u een minimum aantal kilometers wilt berekenen voor dit voertuig.

5. Eventueel: Geef bij ‘Volgorde’ een nummer in om bij meerdere voertuigtypen de volgorde van weergave te bepalen. Het voertuigtype met het laagste nummer wordt bovenaan weergegeven in bijvoorbeeld een order.

⤷

Tip: Gebruik tientallen zodat u later eenvoudig voertuigen kunt tussenvoegen.

6. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om terug te keren naar het overzicht van voertuigtypen.

Wagenpark

^*

1. Ga in het hoofdmenu naar ‘Voertuigen’ > ‘Wagenpark’.

2. Klik in het wagenparkoverzicht op ‘Nieuw voertuig invoeren’.

3. Selecteer het juiste voertuigtype.

4. Geef het kenteken in.

5. Klik op het 'RDW gegevens opvragen'-icoon om de overige voertuiggegevens op te vragen of voer deze handmatig in.

6. Eventueel: Geef bij ‘Volgorde’ een nummer in om, in het geval van meerdere wagens de volgorde van weergave te bepalen. De wagen met het laagste nummer wordt bovenaan weergegeven in bijvoorbeeld een order.

⤷

Tip: Gebruik tientallen zodat u later eenvoudig voertuigen kunt tussenvoegen.

7. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.

10 | Voertuigen invoeren Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Wij helpen u graag!

(11)

Vanaf een Standaard pakket kunt u in EasyTrans werken met meerdere vervoerders.

Een vervoerder is de algemene term voor zowel uw eigen chauffeurs als voor externe vervoersbedrijven. U kunt dus als vervoerder zowel een persoonsnaam als een bedrijfsnaam invullen.

De gegevens van uw vervoerders kunt u veilig en overzichtelijk beheren binnen EasyTrans. Denk hierbij aan de algemene (bedrijfs)gegevens, contactinformatie, betaalgegevens en specifieke instellingen en/of prijzen.

A. Vestigingsadres en Vervoerdernummer B. Postadres

C. Contactgegevens

D. Overige gegevens;

(specifiek) voertuig, bankgegevens, opmerking, taalinstelling, kenmerken.

E. Toegang tot Vervoerder Portal^*

F. Koppelen EasyTrans gebruikers onderling Voorbeeldingave ‘Nieuw vervoerder’ EasyTrans

Stap 4: Vervoerders invoeren

(12)

Vervoerder invoeren

1. Ga in het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Nieuwe vervoerder’.

2. Vul de gegevens van de vervoerder in.

De meeste velden zijn optioneel, u kunt eventueel alleen de gegevens invullen die u daadwerkelijk nodig heeft. Houdt uw muiscursor enkele seconde op een invoerveld of klik op voor meer informatie.

⤷

Wanneer uw vervoerder enkel gebruik maakt van één specifiek voertuigtype kunt u dat bij 'Voertuig' (D) ingeven. Dit specifieke voertuigtype wordt dan bij de vervoerder weergegeven bij het ingeven van een order.

Vervoerder Portal / Chauffeurs App

^*

Met een Premium Plus pakket van EasyTrans Software beschikt u naast een eigen klantenportal ook over een eigen Vervoerder Portal. De Vervoerder Portal biedt uw planning de mogelijkheid om uw vervoerder onderweg realtime nieuwe vervoersopdrachten door te geven. De chauffeur navigeert met behulp van de

Chauffeurs App eenvoudig naar de bestemming. De ontvanger tekent voor ontvangst op het scherm en deze digitale handtekening wordt, eventueel samen met een afbeelding, direct naar de planning verstuurd.

3. Eventueel: Geef uw vervoerder toegang tot uw Vervoerder Portal door een gebruikersnaam, wachtwoord en de juiste rechten toe te kennen.

🔔

Op de supportpagina van onze website vindt u voor zowel de planner als de vervoerder een uitgebreide handleiding van de Vervoerder Portal.

Koppelen met EasyTrans vervoerder

Werkt u samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruikmaakt van EasyTrans?

Dan kunt u eenvoudig orders uitwisselen met EasyTrans! Deze functionaliteit is

beschikbaar in alle EasyTrans pakketten, houdt er wel rekening mee dat u met een Small pakket enkel orders kunt ontvangen. Om orders uit te kunnen wisselen met andere EasyTrans gebruikers dient u elkaar toestemming te geven tot het versturen en het ontvangen van gegevens.

4. Eventueel: Geef de benodigde gegevens in om orders te kunnen versturen naar een vervoerder die ook gebruik maakt van EasyTrans.

🔔

Bij het uitwisselen van orders tussen EasyTrans gebruikers onderling worden de gegevens van een order zoveel mogelijk één op één doorgestuurd. Bij de veelgestelde vragen op onze website vindt u meer informatie over het koppelen met EasyTrans vervoerders.

5. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de gegevens op te slaan en terug te keren naar het Vervoerder overzicht.

12 | Vervoerders invoeren Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Wij helpen u graag!

(13)

Nu u uw klanten, voertuigen en vervoerders heeft vastgelegd kunt u beginnen met het ingeven van uw producten.

Een product staat voor de dienst die u levert. Geef uw producten daarom de algemene benaming van de diensten die u levert zoals bijvoorbeeld Spoedrit, Overnight of

Transport EU.

Na het ingeven van de producten (diensten) kunt u aan de slag met de tarieven die bij deze diensten horen. De geautomatiseerde prijsberekening in orders wordt bepaald door de tarieven die aan het product worden gekoppeld. Voorbeelden van tarieven bij een product zijn Prijs per kilometer, Wachttijd of Dieseltoeslag.

A. Algemene productgegevens B. Product koppelen aan klanten

C. Weergave / invoeropties bij het ingeven van een order

D. Weergave / invoeropties Klantenportal*

E. Overige opties

Voorbeeldingave ‘Nieuw Product’ EasyTrans

Stap 5: Producten invoeren

(14)

Nieuw product invoeren

1. Ga in het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Producten’.

2. Klik in het Product overzicht op ‘Nieuw product invoeren’.

3. Geef de productnaam in: De algemene benaming van de dienst die uw bedrijf levert zoals bijvoorbeeld Spoedrit, Overnight of Transport EU.

4. Selecteer het juiste BTW tarief

5. Eventueel: Geef bij ‘Volgorde’ een nummer in om bij meerdere producten de volgorde van weergave te bepalen. Het product met het laagste nummer wordt bovenaan weergegeven in bijvoorbeeld een order.

⤷

Tip: Gebruik tientallen zodat u later eenvoudig producten kunt tussenvoegen.

6. Bij ‘Product koppelen aan bepaalde klanten’ (B) kunt u aangeven welke klanten gebruik mogen maken van dit product / deze dienst.

U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken wanneer u voor één bepaalde klant een specifieke dienst levert.

• Vink bij ‘Stap 1’ aan of geselecteerde klanten gebruik mogen maken van uw dienst of juist moeten worden uitgesloten.

• Selecteer vervolgens bij ‘Stap 2’ de klant(en).

⤷

Nieuw aangemaakte klanten worden altijd aangemerkt als niet geselecteerd!

7. Bij ‘weergave opties algemeen’ (C) kunt u opties in- of uitschakelen voor de in- en weergave bij het ingeven van een order. Klik op voor meer informatie.

8. Bij ‘Weergave opties in de web-order omgeving’ en ‘Verplichte velden in de web-order omgeving’ (D) kunt u opties in- of uitschakelen voor de in- en weergave van het ingeven van een order in uw klantenportal^*. Klik op voor meer informatie.

9. Bij ‘Overige opties’ (E) kunt u aangeven dat u bij dit product nooit een afleverbevestiging wilt versturen en/of dat web-orders eerst geaccepteerd dienen te worden. Klik op voor meer informatie.

10. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’.

14 | Producten aanmaken Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Wij helpen u graag!

(15)

Nu u uw klanten, vervoerders, voertuigen en producten heeft vastgelegd, zijn alle benodigde gegevens aanwezig om een tarief volledig in te kunnen geven.

De geautomatiseerde prijsberekening in orders wordt bepaald door de tarieven die aan uw producten - uw diensten - worden gekoppeld. Een product kan bestaan uit één of meerdere tarieven. Een spoedopdracht kan bijvoorbeeld bestaan uit een kilometertarief, stopprijs en een brandstoftoeslag terwijl een overnight product bestaat uit een prijs per colli. De tarieven kunnen daarbij voertuigafhankelijk of klantspecifiek worden ingegeven.

Zodra deze gegevens goed zijn vastgelegd komt bij het aanmaken van een order direct de juiste prijs eruit gerold!

A. Omschrijving van uw tarief B. Tariefsoort t.b.v. soort berekening C. Product waar tarief onder valt D. Voertuig waar tarief bij hoort E. Tarief activatie

F. Prijs of percentage

G. Verkooptarief of percentage

H. Inkooptarief of percentage*

I. Extra opties

J. Volgorde van weergave K. Klantspecifieke tarieven L. Vervoerderspecifieke tarieven M. Staffelprijzen

Voorbeeldingave ‘Nieuw Tarief’ EasyTrans

🔔

Besteedt u regelmatig orders uit aan externe vervoerders/charters? Met de Inkoopmodule kunt u de inkoopkosten en -opbrengsten van uw transportorders bijhouden.

Stap 6: Tarieven invoeren

(16)

Nieuw tarief invoeren

1. Ga in het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tarieven’.

2. Klik in het Tarieven overzicht op ‘Nieuw tarief toevoegen’.

3. Omschrijving (A): Geef de omschrijving van het tarief in.

Voorbeelden: Prijs per kilometer, Wachttijd, Extra stop, Ritprijs, Brandstoftoeslag.

4. Tariefsoort (B): Selecteer het juiste tariefsoort, hiermee wordt bepaald hoe / waarmee het tarief berekend dient te worden:

• Afstand (km): Het aantal ingegeven/berekende kilometers in de order.

• Stops: Het aantal extra stops in een order, bij de geautomatiseerde stops- berekening in een order worden de eerste twee bestemmingen niet als stop gerekend, enkel de extra stops.

• Colli: Het aantal te vervoeren stuks goederen.

• Gewicht: Het totaalgewicht, dus het gewicht van alle ingegeven goederen bij elkaar opgeteld.

• Volume: Lengte x breedte x hoogte x aantal colli

• Laadmeter: Wanneer u in een order bij de te vervoeren goederen de lengte en breedte ingeeft, wordt automatisch het aantal laadmeters en het bijbehorende tarief berekend.

• Wachttijd: Wachttijd in minuten. Berekent u uw prijs voor wachttijden in uren? Deel deze prijs dan door 60.

• Laad-/lostijd: Laad- en lostijd in minuten. Berekent u uw prijs voor laad- en lostijden in uren? Deel deze prijs dan door 60.

• Uurtarief: Prijs per ingegeven aantal uren in een order.

• Vast bedrag: Een vast bedrag voor bijvoorbeeld een stadsrit, een starttarief of een afgesproken ritprijs.

• Totaal: Ten behoeve van een percentage over het totaalbedrag. Kan alleen worden gebruikt in combinatie met een percentage.

• Eigen tariefsoorten: Naast bovengenoemde standaard tariefsoorten is het ook mogelijk om 'Eigen tariefsoorten' aan te maken via de menuoptie

‘Tariefsoorten’. Hiermee kunt u bijvoorbeeld tariefsoorten zoals Pallet of Container aanmaken. De aantallen waarmee het tariefsoort berekend moet worden kunt u in een order ingeven via de knop ‘Goederen & Verdeling’.

⚙

Heeft u tarieven die gewichtsafhankelijk zijn? Met de tariefsoorten 'Colli' en 'Eigen

tariefsoort' is het mogelijk een tarief binnen een bepaalde gewichtsklasse te activeren, zoals bijvoorbeeld: Pakket 2 tot 5 kg.

5. Product (C): Selecteer het product waar het tarief aan gekoppeld moet worden.

Is het tarief op meerdere producten van toepassing, maak het tarief dan voor ieder product apart aan.

6. Voertuig (D): Selecteer het voertuigtype waaraan het tarief gekoppeld moet worden. Indien het tarief op alle voertuigen van toepassing is, selecteert u ‘Ieder voertuig’.

16 | Tarieven invoeren Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Wij helpen u graag!

(17)

Voorbeeld: Een kilometertarief is verschillend per voertuig terwijl de brandstoftoeslag vaak voor ieder voertuig gelijk is.

7. Tarief activeren (E): Vink aan of het tarief standaard -, niet standaard-, of dynamisch actief moet zijn.

Wanneer u voor ‘standaard actief’ kiest wordt het tarief direct in de

prijsberekening meegenomen. Is het tarief niet standaard actief, dan kunt u deze in een order handmatig activeren door deze aan te vinken.

Voorbeeld: Een kilometertarief zet u standaard op actief, een tarief voor

avondtoeslag zet u standaard op niet actief. U kunt dan - wanneer er sprake is van een avondtoeslag – in een order het tarief aanvinken en zo activeren.

Bij ‘dynamisch actief’ is het mogelijk tarieven te activeren op basis van zones, bijvoorbeeld voor postcodegebieden of landen. De tariefzones kunt u (na

opslaan van het tarief) ingeven via de link ‘Tariefzones instellen’. Bij het instellen van de zones wordt gebruik gemaakt van reguliere expressies. Reguliere

expressies zijn heel flexibel en uitgebreid en daardoor wellicht vrij complex om in te stellen. Wij helpen u graag bij het instellen van dynamische tarieven.

8. Tarief als prijs of percentage (F): Selecteer of het gekozen tarief een prijs of percentage is.

Voorbeeld: Een avondtoeslag kan een percentage over het totaal zijn maar kan ook een meerprijs per kilometer zijn.

9. Tarief en Minimumbedrag (G): Geef het tarief of percentage in. Geef daarbij (eventueel) een minimumbedrag in. Wanneer het berekende bedrag onder het minimum totaalbedrag valt, dan wordt het ingegeven minimumbedrag berekend.

⤷

Een minimumbedrag is snel te herkennen in een order. Deze wordt altijd aangeduid met een stippellijn onder het bedrag.

10. Bij gebruik van de Inkoopmodule*: Inkooptarief en Minimumbedrag (H): Geef het tarief of percentage in. Geef daarbij (eventueel) een minimumbedrag in.

11. Tarief door klant te selecteren in web-order omgeving (I): Maakt u gebruik van een klantenportal^*? Dan kunt u hier aangeven dat dit tarief optioneel is en uw klant dit tarief zelf mag activeren of deactiveren in de web-order omgeving. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer u binnen een product aanvullende diensten biedt zoals een aanvullende verzekering.

Let op: Deze optie is niet beschikbaar in combinatie met dynamische tarieven.

12. Volgorde (J): Eventueel; Geef bij ‘Volgorde’ een nummer in om de volgorde van weergave te kunnen bepalen bij meerdere tarieven. Het tarief met het laagste nummer wordt bovenaan weergegeven in bijvoorbeeld een order.

⤷

Tip: Gebruik tientallen zodat u later eenvoudig tarieven kunt tussenvoegen.

13. Klik op ‘Opslaan’

Het standaardtarief is nu opgeslagen en uw scherm breidt zich aan de rechterzijde uit met ‘Afwijkend tarief per klant’ (K). Hier kunt u van dit tarief nu ook klantspecifieke tarieven instellen.

🔔

Maakt u gebruik van de Inkoopmodule*? Met deze module kunt u ook vervoerderspecifieke tarieven (L) instellen.

(18)

Daarnaast kunt u nu ook staffelprijzen (M) ingeven. Door het gebruik van staffelprijzen kunt u voor verschillende aantallen een apart tarief hanteren. Als het aantal buiten een staffel valt wordt het standaard tarief gebruikt.

14. Heeft u geen klantspecifieke-, of staffelprijzen? Klik dan op ‘Opslaan & Sluiten om terug te keren naar het tarievenoverzicht.

Klantspecifieke prijsafspraken

Nadat het standaardtarief is aangemaakt kunt u bij 'Afwijkend tarief per klant’ (K) de klantspecifieke prijsafspraken instellen.

1. Selecteer de desbetreffende klant.

2. Voer de afwijkende tarieven in.

3. Klik op ‘Opslaan’ (of druk op Enter) om een volgende regel aan te maken óf klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om terug te keren naar het tarievenoverzicht.

Eigen tariefsoorten

Naast de standaard tariefsoorten is het ook mogelijk om eigen tariefsoorten aan te maken. Hiermee kunt u bijvoorbeeld tariefsoorten zoals Pallet of Container aanmaken.

Deze eigen tariefsoorten hoeven niet per se een bijbehorend tarief te hebben. U kunt ze ook gebruiken voor het ingeven van een bepaald soort goederen. Bijvoorbeeld omdat u wel europallets wilt kunnen invoeren, maar de prijs van een order aan de hand van de gereden uren wilt berekenen. Een ‘tariefsoort’ kan dus ook worden gezien als een

‘goederensoort’.

1. Ga in het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Tariefsoorten’.

2. Klik in het Tarievensoorten overzicht op ‘Nieuwe tariefsoort invoeren’.

3. Geef bij ‘Tariefsoort’ een omschrijving in, bijvoorbeeld Europallet.

4. Vink ‘De aantallen van dit tariefsoort niet meetellen op de vrachtdocumenten’

aan wanneer het tariefsoort niet op transportdocumentatie weergegeven moet worden.

Voorbeeldweergave 'tariefsoort'

18 | Tarieven invoeren Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Wij helpen u graag!

(19)

Standaard wordt het tariefsoort weergegeven, selecteer deze optie indien u het ingevoerde aantal van dit tariefsoort niet wilt meetellen in het totaal aantal te vervoeren goederen. U gebruikt dit bijvoorbeeld als de tariefsoorten geen fysieke goederen zijn zoals m² loodsopslag.

5. Eventueel: Geef bij ‘Volgorde’ een nummer in om de volgorde van weergave te kunnen bepalen bij meerdere tariefsoorten.

⤷

Tip: Gebruik tientallen zodat u later eenvoudig tariefsoorten kunt tussenvoegen.

6. Klik op ‘Opslaan & sluiten’.

Uw tariefsoort is aangemaakt, u kunt deze nu selecteren bij het aanmaken van een tarief. De aantallen waarmee het tariefsoort berekend moet worden kunt u in een order ingeven via de knop ‘Goederen & Verdeling’.

(20)

Pakketten

EasyTrans Software biedt betaalbare en gebruiksvriendelijke transport software die volledig online in de cloud werkt. Er zijn vier abonnementsvormen beschikbaar waarbij elk pakket de benodigde functies van een TMS bevat, passend bij de grootte van uw organisatie. Het aanmaken, verzenden en beheren van offertes, - orders, - transportdocumenten, facturatie, Track & Trace, klantbeheer en nog veel meer

behoren tot de basisfuncties. Met het Premium pakket beschikt u daarbij nog over een eigen klantenportal en een uitgebreide exportfunctie. En om uw automatisering nog completer te maken bevat het Premium Plus pakket naast alle andere functies ook een Vervoerder Portal inclusief Chauffeurs App. Op de productpagina van onze website vindt u een overzicht van alle pakketten en de bijbehorende tarieven.

Aanvullende modules

Om uw Transport Management Systeem nog completer te maken kunt u extra modules toevoegen aan een pakket. Op deze manier wordt een specifieke functionaliteit

toegevoegd aan het systeem zonder dat u betaalt voor zaken die u niet nodig heeft.

Aanvullende modules kunnen op ieder moment aan uw abonnement worden toegevoegd. Op de productpagina van onze website vindt u een overzicht van alle aanvullende modules. Maakt u gebruik van het proefabonnement? Dan heeft u in de proefperiode toegang tot:

Inkoopmodule

Met de inkoopmodule kunt u uw inkoopkosten en opbrengsten bijhouden, de module is met name handig wanneer u opdrachten uitbesteed aan externe vervoerders/charters.

Met deze module kunt u onder andere:

• Aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen.

• Per vervoerder inkooptarieven instellen.

• In één oogopslag zien wat een order oplevert.

• Werkelijk gereden kilometers ten opzichte van berekende kilometers bijhouden.

• Inkoopfacturen en self-billing inkoopfacturen aanmaken en versturen.

• In één oogopslag controleren of ontvangen declaraties van uw vervoerders correct zijn.

Documentopslag module

Met de documentopslag module kunt u bij iedere bestemming in een order twee documenten opslaan, hierbij kunt u aangeven of deze enkel voor intern gebruik

zichtbaar moet zijn of ook gedeeld mag worden. Met deze module kunt u onder andere:

• Veilig documenten opslaan per bestemming.

• Volledige digitale archivering, dit betekent minder papierwerk en snelle vindbaarheid.

• Voor klanten die gebruikmaken van uw klantenportal zijn de documenten direct zichtbaar (bewijs van aflevering / POD).

• Opgeslagen documenten kunnen automatisch worden meegestuurd bij digitale facturering of de afmeldbevestiging naar uw klant.

• Tot 2MB per document bij de standaard module documentopslag of tot 20MB per document bij module documentopslag groot.

20 | Pakketten

Pakketten en modules

(21)

Routeplanning & Optimalisatie module

Met de module Routeplanning & Optimalisatie kunt u meerdere orders, van

verschillende klanten, combineren tot één transportopdracht: een samengestelde route.

De bestemmingen in een samengestelde route kunt u vervolgens optimaliseren en inplannen op een chauffeur of externe vervoerder.

Een samengestelde route blijft gekoppeld aan de originele orders. Maakt u gebruik van het Vervoerder Portal inclusief de Chauffeurs App? Dan ontvangt de chauffeur uitsluitend de samengestelde route, maar wordt de afmeldinformatie (ook)

teruggekoppeld aan de originele order.Uw planner en uw klant blijven dus altijd op de hoogte van de status van de transportopdracht.

Naast het samenvoegen en plannen van orders kunt u ook optimale routes van (samengestelde) orders genereren. Bij de optimalisatie van de route wordt rekening gehouden met de laad- en losadressen, en met de tijden waarop u hier wordt verwacht.

Daarnaast kunt u ook nog een servicetijd instellen, de gemiddelde tijd die u nodig heeft voor een stop.

De belangrijkste functionaliteiten van de module Routeplanning & Optimalisatie:

• Meerdere orders samenvoegen tot één transportopdracht

• Optimale routes van (samengestelde) orders maken

• Actueel inzicht in de status van de route en ETA per stop

• Keuze uit voertuigprofielen voor auto, bestelbus, vrachtwagen of fiets

• Afmeldinformatie beschikbaar in originele orders én samengestelde routes met Chauffeurs App^*

• Inkooptarieven opvragen, delen of factureren van samengestelde routes^**

Een uitgebreide uitleg over de werking van de module Routeplanning & Optimalisatie vindt u op onze website.

* De Chauffeurs App is onderdeel van het Premium Plus Pakket.

** Genoemde functies zijn onderdeel van de Inkoopmodule.

(22)

EasyTrans Software Blankenstein 110 7943 PE Meppel Nederland

Contactinformatie

🌐 www.easytrans.nl

✉ info@easytrans.nl

☏ +31(0)85 – 0479 475