Notulen GMR Stichting Baasis vergadering 17 juni 2020
Aanwezig: Freddie Kootstra (vz), Baran Dagtekin, Doortje de Muinck, Ineke Rijpstra, Lennart Hofstra, Marianne Hardenberg, Mark Folkers, Peter Hendriks, Robert Emmelkamp en Roelina Post (notulen)
Afwezig: Jurryt Vellinga Namens de RvT: Karel van Vugt
Wegens de coronasituatie vindt de vergadering online plaats via Teams
1. Opening
De voorzitter heet iedereen hartelijk welkom.
Zoals inmiddels bekend bij directeuren, stafmedewerkers en (G)MR is de bestuurder noodgedwongen afwezig de komende periode. Ze heeft, zoals ze zelf zegt, teveel van zichzelf gevergd en zal de komende periode gebruiken om de (energie)tank weer gevuld te krijgen. De heer Boers, directeur van de Brinkschool is bereid gevonden om gedurende haar afwezigheid als aanspreekpunt te fungeren voor zaken die aandacht vragen op stichtingsniveau. Naar aanleiding van de ziekte van mevrouw De Wit zijn er een aantal vragen waarop de GMR graag antwoord wil krijgen. De heer Van Vugt (voorzitter RvT) zal daarom later in deze GMR-vergadering aanschuiven.
De GMR heeft daarnaast een 2-tal brieven ontvangen; vanuit de MR van de Brinkschool en de MR van de Zuid-Wester. In beide brieven worden zorgen geuit over de op handen zijnde bezuinigingen voor Stichting Baasis en de daarbij gevolgde procedures. Na afloop van het overleg met de heer Van Vugt zal de GMR beslissen welke reactie hier namens hen op zal volgen.
De heer Van Vugt schuift aan
De GMR had verwacht dat zij inmiddels een begroting van de bestuurder zou hebben ontvangen waarop het advies van de GMR zou worden gevraagd.
In december 2019 is de meerjarenbegroting 2020-2024 aan de orde geweest. De GMR heeft hier een positief advies over afgegeven. In dat overleg is reeds aangegeven dat er in het cursusjaar 2020-2021 drastische bezuinigingen zouden moeten plaatsvinden. De daadwerkelijke uitwerking hiervan was op dat moment nog niet bekend. Daarom is destijds door de bestuurder toegezegd dat de GMR ieder kwartaal een rapportage van het stafbureau zou ontvangen, zodat de GMR ieder kwartaal geïnformeerd zou worden over de financiële situatie op dat moment en wat de eventuele consequenties hiervan zouden zijn. Met deze kanttekening is de GMR dan ook akkoord gegaan met de meerjarenbegroting.
Door het stafbureau is na december aangegeven dat er een nieuwe begroting voor het cursusjaar 2020-2021 zou moeten kome. De GMR heeft nog geen inzicht gehad in deze begroting en de kwartaalrapportages.
De GMR heeft, mede gezien de huidige afwezigheid van de bestuurder, dan ook zorgen over de ontstane situatie. Zij wil graag helderheid over de gevolgde procedures en wil dan ook haar zorgen delen met de Raad van Toezicht.
De GMR heeft adviesrecht over de begroting van 2020. Van dit adviesrecht heeft de GMR
De GMR wil graag weten hoe de RvT de rol van de GMR in dezen ziet. Het recht van de GMR is adviesrecht, maar de wijze waarop dit nu gebeurt, daarin voelt de GMR zich niet erkend als adviesorgaan binnen Stichting Baasis.
De GMR wil graag horen van de RvT wie nu verantwoordelijk is bij afwezigheid van de bestuurder. De bestuurder heeft aangegeven dat zij nog steeds bevoegd is, maar voorlopig niet aanwezig.
Op dit moment zijn de scholen al druk bezig met de formatie van het komende
cursusjaar. In de wandelgangen hoort men dat er diverse mensen gebruik gaan maken van mobiliteit binnen de stichting. Dit brengt onrust met zich mede, wel is men zich bewust van het feit dat vanwege het besluit dat er geen interim personeel meer aangenomen zal worden, dergelijke beslissingen genomen moeten worden. Ook is er onrust omdat Susanne, nadat ze zich ziekgemeld heeft, wel aanwezig is geweest bij enkele besprekingen. De GMR waardeert haar inzet in dezen, maar is van mening dat dit een verkeerd signaal afgeeft; ziek is ziek. De voorzitter geeft aan dat Susanne zich 17 juni officieel heeft ziekgemeld bij de Raad van Toezicht.
De heer Van Vugt laat aan de GMR weten dat de conceptbegroting inderdaad op de agenda staat voor het overleg van de Raad van Toezicht op 18 juni, maar ook de (tijdelijke) vervanging van de bestuursvoorzitter mevrouw De Wit zal hier besproken worden. Nadat deze bijeenkomst heeft plaatsgevonden zal de Raad van Toezicht de GMR informeren over de genomen besluiten rondom de begroting en welke stappen men gaat nemen inzake een eventuele (tijdelijke) vervanging van de bestuurder. Ook zal bekeken moeten worden of een eventuele vervanging intern- of extern ingevuld zal moeten worden. 18 juni zal besloten worden op welke termijn dit eventueel ingevuld zal moeten worden en op welke wijze.
Over een paar weken is het zomervakantie, daarom is het van belang dat er nu stappen ondernomen worden. De voorzitter van de RvT kan dan ook niet garanderen dat de GMR nog meegenomen kan worden in het adviestraject inzake de begroting. Personeel, ouders en kinderen van Stichting Baasis zijn gebaat bij een goede besluitvorming, waarbij het voortbestaan van Stichting Baasis gewaarborgd kan blijven.
De GMR geeft aan, wanneer de begroting wordt goedgekeurd door de RvT, en de GMR geen gebruik kan maken van haar adviesrecht, de verantwoording voor de goedkeuring dan ook ligt bij de Raad van Toezicht.
Het blijkt dat een aantal medezeggenschapsraden reeds akkoord zijn gegaan met de formatieplannen en bezig zijn met de invulling voor het komende cursusjaar, terwijl niet alle medezeggenschapsraden zich kunnen vinden in de ontstane situatie.
Zowel de RvT als de GMR zijn zich ervan bewust dat het belangrijk is dat er nu stappen worden gemaakt om het voortbestaan van de Stichting en de werkgelegenheid te kunnen borgen. Men is het erover eens dat niet alleen de kwantiteit, maar ook de kwaliteit van goed onderwijs gewaarborgd moet zijn en blijven.
De voorzitter van de RvT geeft aan dat het creëren van draagvlak in deze situatie cruciaal is en dat draagvlak onvoldoende is gecreëerd. De ingezette bezuinigingen moeten echter wel gehaald worden, dit is noodzakelijk om liquiditeit te behouden. De RvT is van mening, dat wanneer er een begroting ligt die op de beoogde 0-positie kan uitkomen, de liquiditeitspositie gehandhaafd kan blijven en Stichting Baasis het komende halfjaar aan haar verplichtingen kan voldoen. En ook dat daarmee een slag gemaakt is om de liquiditeitspositie de komende jaren sterker te maken. De meerjarenbegroting ziet er goed uit.
De heer Van Vugt zal ervoor zorgen dat de GMR zo spoedig mogelijk na de RvT-
vergadering van donderdag 18 juni geïnformeerd zal worden over de ins en outs van de begroting en de voorgenomen maatregelen en wat zij hierover heeft besloten.
De GMR wijst de voorzitter van de RvT hierbij nogmaals op het feit, dat dit een eenzijdig besluit is van de RvT waarin de GMR niet gekend is. De GMR vindt dat de procedures niet goed gevolgd zijn en vinden dit een kwalijke zaak.
De RvT wil graag aan bestuurder en GMR laten zien wat haar toetsingskaders zijn op basis waarvan zij toezicht uitvoert binnen de stichting.
Betrokkenen ontvangen dan ook een uitnodiging voor een bijeenkomst in september om dit met elkaar te bespreken en toe te lichten.
De heer Hofstra geeft een toelichting op de kleine scholentoeslag. Hij legt uit wat het doel van deze toeslag is en hoe Stichting Baasis hiermee omgaat. Vanuit het stafbureau wordt aangegeven dat je als school moet aangeven of je gebruik wilt maken van deze gelden en op welke wijze je dit wilt inzetten. Vervolgens beslist het bestuur over de wijze waarop deze gelden ingezet worden binnen de stichting en de toewijzing van deze gelden aan de scholen. Dit is volgens hem geen correcte werkwijze en vergelijkbaar met de wijze waarop men binnen de stichting omgaat met de werkdrukgelden. De huidige werkwijze gaat ten koste van de kwaliteit van de kleine scholen.
De gelden zijn bedoeld voor de kleine scholen en dienen dan ook daar ingezet te worden om een goede kwaliteit van onderwijs op de kleine scholen te kunnen borgen. Men mist ook hier transparantie en een duidelijk beleid van de wijze waarop je omgaat met de beschikbare gelden.
De grotere scholen hebben juist het gevoel dat zij moeten inleveren ten gunste van de kleine scholen. Transparantie is belangrijk en moet ook hier meer draagvlak creëren.
Gevraagd wordt dan ook aan de GMR of zij de vragen rondom de kleine scholentoeslag willen neerleggen bij de controller. De medezeggenschapsraden willen graag weten wat het beleid is van de stichting rondom deze toeslag. Ook wil men graag weten in hoeverre de scholen die hier recht op hebben hier in de basisformatie op kunnen rekenen. Vanuit de GMR zullen deze vragen bij de controller nagevraagd worden.
De heer Van Vugt spreekt zijn waardering uit voor de betrokkenheid van de GMR-leden bij de stichting. De voorzitter van de GMR bedankt de heer Van Vugt voor zijn
aanwezigheid in deze vergadering en de prettige wijze waarop men met elkaar van gedachten heeft kunnen wisselen.
Men is het erover eens dat openheid van zaken van wezenlijk belang is om voldoende draagvlak te kunnen garanderen.
De heer Van Vugt verlaat de vergadering.
2. Notulen GMR-vergadering 13-5-2020/Actie- en besluitenlijst
De notulen en de actie- en besluitenlijst worden in de volgende GMR-vergadering aan de orde gesteld.
3. Vaststellen agenda
> rooster aan- en aftreden
Wordt besproken in de eerstvolgende GMR-vergadering.
> reglementen GMR
Worden besproken in de eerstvolgende GMR-vergadering.
> Jaarplan/Jaarplanning 2019/2020
Worden besproken in de eerstvolgende GMR-vergadering.
> Concept-vergaderdata
> Besteding werkdrukgelden
Is besproken met de voorzitter (zie agendapunt 1).
Aldus is de agenda vastgesteld.
4. Mededelingen DB
Niet behandeld i.v.m. afwezigheid bestuurder.
5. Financiën, Beheer, Onderhoud en Huisvesting - Reeds besproken bij punt 1 in deze bijeenkomst.
6. Formatie en organisatie Geen opmerkingen.
7. Personeelsbeleid Geen opmerkingen.
8. Leerlingenzorg en Passend Onderwijs Geen opmerkingen.
9. Rondvraag/Sluiting
Rooster aan- en aftreden
Peter Hendriks, GMR-lid namens Het Oelebred, heeft al langer aangegeven op zoek te zijn naar een vervanger. Een ouderlid van Het Oelebred heeft aangegeven graag eens aanwezig te willen zijn bij een bijeenkomst van de GMR. Zij wordt uitgenodigd voor het overleg op 1 juli a.s. Peter geeft aan dat zijn vervanger overweegt hem te vervangen zowel in de GMR als de MR. De heer Hendriks zal de gegevens van de vervanger doorgeven aan het secretariaat, zodat zij uitgenodigd kan worden voor de volgende GMR-vergadering.
Robert Emmelkamp, OBS De Veenvlinder, geeft aan dat hij na de vakantie niet langer werkzaam zal zijn op De Veenvlinder en dan ook niet langer afgevaardigd kan worden namens deze school. Vanuit De Veenvlinder zal men op zoek gaan naar een vervanger.
In het volgende GMR-overleg zal besproken worden of een van de huidige GMR- leden het voorzitterschap op zich wil nemen.
Werkdrukgelden
Op verzoek van enkele GMR-leden zal Ineke Rijpstra de mail van Susanne de Wit inzake de werkdrukgelden mailen naar alle GMR-leden.
Concept-vergaderdata 2020-2021
Besloten is de volgende vergaderdata te hanteren:
Dinsdag 15-09-2020; Dinsdag 27-10-2020; Dinsdag 08-12-2020;
Dinsdag 19-01-2021; Dinsdag 13-04-2021; Dinsdag 18-05-2021;
Dinsdag 15-06-2021.
Men overweegt de vergaderingen, waar mogelijk, af te wisselen wat betreft
vergaderlocatie. De eerstvolgende vergadering vindt nog plaats via Teams. Indien mogelijk gaat men dit in het komende cursusjaar afwisselen, opvolgend zal de ene vergadering plaatsvinden via Teams en de daaropvolgende op de vergaderlocatie in Yde.
De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun medewerking.
De volgende reguliere vergadering wordt gehouden op 15 sept 2020, aanvang 19.30 uur via TEAMS.
