Overlegvergadering van het College van Bestuur (CvB) met de
Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) van Stichting Carmelcollege
Datum: 17 december 2019
GMR
Personeelsgeleding Wendy Bessembinders, Joost Boetes, Peter Boomers, Christien ten Dam, Rob Demmers, Ad van El, Paul van Grevenhof, Hans Hilhorst, Jeroen Korpershoek, Martin Meulenbeld(vz), Helma van Puijenbroek(
secr), Ton Siebers (t.a), Remco Westerveld.
Oudergeleding Karin Asijee
Leerlingengeleding Rachel Bloemen, Sterre Dingemanse, Michelle Huisman, Diëlle Paas College van Bestuur Karin van Oort, Fridse Mobach
Afwezig met kennisgeving Ronald van Broekhoven, Yannick Logtenberg, Casper van Ameron- gen, Gerard Blikmans, Bas Penris, Hasan Kumas, Hannie Rohaan
Notulist Eva Vlug
1. Opening en vaststelling van de agenda
De voorzitter van de GMR opent de vergadering met een woord van welkom.
Vaststelling agenda
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2. Mededelingen
Dialogen Koers / Carmel Meetups
Een eerste proeve van een filmpje van een impressie van de Carmel Meetups wordt getoond. Cen- traal staat: wat vinden we goed, wat moeten we behouden en wat kan er beter. Na veel enthousi- asme wordt nu gewerkt aan de uitwerking als input voor de Meetups in februari. Tijdens deze Meetups is betrokkenheid van GMR en MR gewenst.
De GMR spreekt haar waardering uit voor de opzet van de Meetups op een eigentijdse manier.
Het bestuur van de GMR neemt deel aan de kerngroep van de Meetups en is positief verbaasd over de het grote aantal leerlingen dat deelneemt en de openheid die de leerlingen tonen.
Naar verwachting is een concept Koers 2025 voor de zomer gereed.
Stand van zaken aanbesteding ICT
Voor de zomer is de route ingezet om te komen tot standaardisering van ICT binnen Carmel. Na de aanbestedingsprocedure is het CvB nu overgegaan tot een voorgenomen gunning. Na een korte
‘stand still’ periode, waarin andere partijen bezwaar kunnen maken, zal in januari overgegaan wor- den tot definitieve gunning. Daarna wordt gestart met de overdracht van de beheersituatie en een plan van aanpak om de infrastructuur te standaardiseren.
100-jarig bestaan Carmel: kunstproject
In 2022 viert Carmel haar 100-jarig bestaan. Ook enkele scholen bestaan 100 jaar. Het CvB wil ideeën ophalen om dit te vieren. Een eerste idee om een kunstproject op te starten is vanwege de hoge kosten opgeschort.
Karmelieten hebben honderd jaar geleden geld in een steunfonds gestopt. Dat geld is er nog en kan beschikbaar worden gesteld aan de viering van het 100-jarig bestaan. Gedacht kan worden aan iets terug geven aan de medewerkers (bijvoorbeeld een jubileumfeest) of als budget voor een feest voor leerlingen. De voorkeur van het CvB gaat uit naar een combinatie, dus zowel voor me- dewerkers als voor leerlingen. De GMR wordt verzocht suggesties te mailen naar het CvB. Uitein- delijk zal gekozen worden voor het voorstel met het meeste draagvlak.
CAO In het PO is inmiddels een cao afgesloten, in het VO wordt nog steeds onderhandeld. Hoewel de sector is opgeroepen om eind januari te gaan staken, zullen de onderhandelingen ondertussen wel doorgaan. Het VO kijkt naar welke afspraken er met het PO zijn gemaakt. Er is een loonkloof tus- sen het PO en VO en landelijk wordt er initiatief genomen om dit gat te dichten. Onderdeel hiervan is de loonsverhoging in het PO.
De cao voor het VO zou niet alleen over loon moeten gaan, maar ook over een modernere relatie tussen werkgever en -nemer, bijvoorbeeld over onderwerpen als ontwikkeltijd en taakbeleid. De VO-Raad zet hier namens de sector op in en overlegt hierover met de vakbonden. Vervolgens zal een voorstel worden voorgelegd aan het ministerie i.v.m. de financiële dekking.
Begin november is een convenant gesloten over de ‘Slobgelden’. € 150 miljoen gaat rechtstreeks naar het VO, waarvan € 5,6 miljoen naar Carmel. Carmel heeft hierbij een redelijk vrije bestedings- ruimte, mits dit in overleg met het personeel gaat. Met elkaar dienen we na te denken over hoe werkdruk met dit geld verlicht kan worden. Belangrijk is dat het ook aantoonbaar is wat er met het extra geld gebeurt. Er zal een procedure worden opgesteld om alle partijen te betrekken.
Het ministerie heeft aangegeven dat de ‘Slobgelden’ niet opgenomen worden in de nieuwe cao, maar rekening moet worden gehouden met dat eventueel wel het geval zou kunnen zijn.
3. Ingekomen stukken
3a Brief GMR d.d. 24 september 2019
De brief wordt voor kennisgeving aangenomen.
4. Concept verslag CvB-GMR 24 september 2019
N.a.v. pagina 1 agendapunt 2: er is een overzicht opgesteld van alle vergadering die plaatsvinden bij het Postillion Hotel Deventer. In de afgelopen maanden is € 70.000,- uitgegeven. De kosten zijn laag te houden door scherpe afspraken. In de toekomst kunnen afspraken aangescherpt worden onder druk van de bouw van Van der Valk in de nabije omgeving.
Het verslag wordt met inbegrip van een kleine wijziging goedgekeurd en vastgesteld.
5. Meerjarenbegroting 2020-2024
De conceptbegroting is reeds besproken en aan de hand van een presentatie door de controller toegelicht tijdens het begrotingsoverleg met de GMR op 3 december jl. De vragen die n.a.v. de conceptbegroting gesteld zijn, hebben vooral te maken met taakstellingen. Er wordt gesproken over de taakstellingen die een aantal scholen opgelegd hebben gekregen en op welke wijze de in- vulling zal moeten plaatsvinden.
De GMR constateert dat deze uitwerkingen onderwerp van gesprek zijn bij de betreffende MR-en.
De verwachte invulling genoemd in de begroting 2020-2022 zijn mogelijkheden die nog niet be- sproken zijn en dit geeft de onnodige verwarring. De GMR kan zich vinden in het opleggen van taakstellingen, maar niet in de verwachte invullingen zoals genoemd. Het is immers aan de (C) MR
van de betreffende scholen om hier advies op uit te brengen. Deze besprekingen vinden nog plaats, wat zal leiden tot een voorstel van de te nemen stappen en de bezuinigingen. De GMR kan postief adviseren over het feit dat er taakstellingen zijn, maar voor de invulling hiervan is instem- ming van de MR verplicht.
Het CvB licht hierbij toe dat het bij taakbeleid gaat om dat als er minder te besteden is, sommige taken niet meer uitgevoerd kunnen worden. Je moet je afvragen wat de kerntaak is en waar de uren aan besteed worden. Kijk intenstief naar wat je doet en wat het primaire proces is, dit kan een kostenverlagend effect hebben.
In de conceptbegroting wordt gesproken over het reduceren van het aantal MR-leden. Een lid van de GMR geeft aan zich met deze constatering niet serieus genomen te voelen.
Het CvB geeft aan dat als het aantal leerlingen daalt, dat de kosten voor de MR dan evenredig meedalen. Dit kan leiden tot minder leden. Dit neemt niet weg dat het CvB een goede medezeg- genschap enorm belangrijk vindt. Met elkaar hebben we de verantwoordelijkheid om bepaalde keu- zes te maken.
Het CvB adviseert niet te wachten op vastgesteld Stichtingsbeleid m.b.t. taakbeleid. Pak het binnen de school alvast op. De piketpalen en bandbreedte wordt van bovenaf opgelegd, maar de inhoud stelt de school zelf vast.
Verder worden nog de volgende opmerkingen gemaakt:
- Ook in Hengelo is veel druk op taakbeleid, wat een ongunstig effect kan hebben op de mobili- teit in Twente. Het is een uitdaging om vanuit alle locaties kostendekkend onderwijs aan te bieden.
Keuzes maken in wat een school aanbiedt, kan kwaliteitverbetering opleveren;
- Vanuit het Convent van Schoolleiders zijn de volgende mensen lid van het Beraad Onderwijs:
Marjan Weekhout, Peter Koopman, Genio Ruese en Hans Boers. Dit is een vast groep men- sen die soms per onderwerp bijgestaan wordt door iemand met expertise op een bepaald ge- bied;
- Horizontaal toezicht met de belastingdienst gaat om de horizontale relatie met de belasting- dienst. We doen onze eigen aangifte en de belastingdienst toets de procedure en de kwaliteit van de aangifte. De externe accountant is hier niet bij betrokken;
- Het aantal fte per 100 leerlingen blijft een trigger in de begroting. Dit kan tot op zekere hoogte meedalen als het leerlingenaantal daalt. Maar bepaalde kosten zoals huisvestingskosten kun- nen niet meedalen. Wel wordt hier mee rekening gehouden in de strategische huisvestings- plannen;
- Ook de negatieve verevening van passend onderwijs is een belangrijk onderdeel. We moeten steeds meer toe naar een dashboard om dit slimmer te organiseren. Te veel keuze kan in de bovenbouw leiden tot kleine klassen, waardoor er in de onderbouw grotere klassen ontstaan.
Advies
De GMR geeft een positief advies geeft op de begroting, maar houdt zich verre van de invulling van de taakstellingen, omdat dit een zaak is van de individuele (C)MR.
6. Consultatieronde concept kaderbesluit AVG Vooraf
Carmelbeleid op gebied van AVG heeft sinds september 2018 een forse ontwikkeling doorge- maakt. In september 2018 startte een netwerk van privacy-coördinatoren (privacy-officers). Het netwerk wordt ondersteund vanuit het Bestuursbureau en extern adviesbureau Lumen heeft een vaste plek binnen Carmel en heeft ook initiatieven genomen bij het invoeren van privacyrichtlijnen.
Hierbij is de samenwerking met het netwerk van communicatiemedewerkers gezocht en gevonden.
Sinds september 2018, na vaststelling van een initieel bestuursbesluit, is aldus verdere uitwerking gegeven aan richtlijnen en protocollen. Deze zijn nu samengebracht in een kaderbesluit met daar- bij de behorende bijlagen. Het kaderbesluit wil een belangrijke vervolgstap markeren: het vervangt het eerdere besluit uit september 2018. Het CvB heeft het kaderbesluit in eerste aanleg op 5 november jl. besproken; het resultaat leidde tot inhoudelijke instemming. De stukken hebben daarop eindredactie gekregen in de nu voorliggende vorm.
Het besluit moet Carmel in essentie AVG-compliant doen zijn. Maar daarmee is het werk niet af;
AVG vraagt ook in de komende bestuursperiode nog aanzienlijke inzet. In een toelichtende notitie is een overzicht van zaken, onder aangeven van de status van afhandeling, weergegeven. Het for- muleren van het beleid van Carmel ten aanzien van AVG heeft ook een aantal ondersteunende do- cumenten opgeleverd. Het gaat om handelingsprotocollen die in scholen als werkafspraken gaan gelden.
De handelingsprotocollen hebben uiteindelijk impact op medewerkers en leerlingen van onze scho- len. Er mee werken vraagt in het dagelijkse handelen gewenning en verdient ondersteuning. Daar- bij is laagdrempelig toegang tot informatie over AVG heel belangrijk. Het netwerk van Communica- tieadviseurs werkt aan een toolkit privacy-communicatie. Deze zal naar verwachting in januari 2020 een toegankelijke plek krijgen op SharePoint en zal de volgende onderdelen omvatten:
• Communicatieplan bestuursbesluit AVG;
• Bewustwordingscampagne voor alle Carmelmedewerkers (loopt tussen januari – juni 2020, met uitloop in najaar), inclusief themapagina, posters, top-10 awareness-topics;
• Overzicht bestaande protocollen/afspraken omtrent AVG/Privacy;
• Diverse “communicatie-bijsluiters”;
• Diverse stappenplannen, werkinstructies en werkprocessen, o.a. rond datalek, het vragen van toestemming voor beeldmateriaal etc.
De GMR wordt uitgenodigd verzocht input te leveren die mee kan worden genomen in een defini- tief kaderbesluit.
Bespreking
Aan de AVG ligt een wet ten grondslag. In hoeverre kunnen we weten dat de vertaling hiervan ons niet te veel ketent? Kunnen we dit niet afpellen totdat alleen de basis over blijft zoals die in de wet staat omschreven? Het is onoverzichtelijk waar we ons allemaal aan vast moeten leggen. Is dit werkelijk allemaal nodig?
Het CvB geeft aan dat er veel wordt geëist en de wet vraagt veel. 90% is verplichte kost en 10% is keuzeruimte. Die ruimte, daar kun je het met elkaar over hebben. Zelfs met die 90% is nog niet al- les afgedekt. Maar het onderwijs loopt voorop, dus we durven een zeker risico te nemen. Bij alle protocollen worden de richtlijnen van AVG en de VO-Raad gevolgd. Alleen het protocol sociale me- dia is aangepast. Daarover zijn we van mening dat die te ver gaat.
Op de vraag of alle regels wel gehandhaafd kunnen worden, wordt geantwoord dat gedragsregels alleen in excessen worden gehandhaafd.
In het protocol ‘sociale media voor leerlingen’ wordt vermeld dat leerlingen op school geen internet en sociale media mogen gebruiken. Dit is niet de bedoeling en inderdaad niet correct.
De GMR heeft de volgende vragen bij de protocollen:
• Hoe verhoudt “de leerling houdt bij het gebruik van social media rekening met de goede naam van de instelling” zich tot de vrijheid van meningsuiting?
• Hoe geef je medewerkers de hoofdlijnen van waarden en normen mee, zonder dit allemaal uit je hoofd te kennen? We willen bewustwording creëren op een manier dat men begrijpt welke doe- len de AVG heeft. Met de AVG is 90% van de risico’s dat we in strijd zijn met de wet afgedekt.
Gemak en de wet op privacy verhoudt zich niet zo goed, de wet wringt met de praktijk.
• Aangegeven wordt dat de protocollen periodiek geëvalueerd dienen te worden, maar wat is pe- riodiek? Al het beleid krijgt een houdbaarheidsdatum, die wordt opgenomen op de besluit. Dat bepaalt de periode van evaluatie.
• Leraren en leerlingen gebruiken veel apps, waarmee de wet op de privacy wordt overschreden.
Hoe moeten we hier mee om gaan?
De protocollen en het kaderbesluit moeten nog eens goed doorgenomen worden en communicatief gemaakt worden door de werkgroep, waar ook een externe deskundige van de Lumen Group deel- nemers van is. Voor de uitrol is het belangrijk om duidelijk te hebben wat we wel en wat we niet doen. De regels moeten kort en bondig verwoord worden.
De uitrol op de scholen wordt uiteindelijk verzorgd door de Privacy Officers.
Afgesproken wordt dat een GMR-aantal leden met elkaar van gedachten wisselen over het kader- besluit AVG en de protocollen en dit terugkoppelen richting het CvB. Met name over het protocol
‘sociale media voor leerlingen’ bestaan veel vragen en onduidelijkheden.
7. Rondvraag
• De wet over de vrijwillige ouderbijdrage is aangenomen. Onderwijs is gratis en ieder kind mag alles mee doen. Om die reden is de wet aangenomen. Bijzondere profielen krijgen een uitzon- deringspositie, mits de scholen ervoor zorgen dat leerlingen die het zich niet kunnen veroorlo- ven niet buitengesloten worden. Onderzocht zal worden wat er voor welk geld georganiseerd kan worden en hoe zoveel mogelijk voorkomen kan worden dat we de leuke dingen niet meer kunnen doen.
• Verzocht wordt om de notulen eerder te versturen dan bij de stukken voor de volgende vergade- ring. In verband met de kerstvakantie zal de uitwerking meer tijd in beslag nemen, maar de no- tulen zullen zodra ze gereed zijn naar de GMR-leden worden verstuurd.
• Gebleken is dat de stakingsbereidheid niet zo hoog ligt. De reden hiervoor kan liggen in het feit dat er niet wordt doorbetaald, werk dat blijft liggen of teleurstelling voor de leerlingen. Overi- gens, bij scholengemeenschappen die de stakers wel doorbetalen, zijn er niet meer stakers ge- registreerd. Wat kunnen we met elkaar doen voor beter onderwijs en welke boodschap willen we meegeven? De brief van het CvB over de volgende staking zal meer inhoud bevatten over wat Carmel onder goed onderwijs verstaat. Stakingsacties van nu zijn meer gericht op arbeids- voorwaarden in plaats van op goed onderwijs. Geld maakt het leraarsvak niet aantrekkelijker.
Het loon dat niet is uitgekeerd aan de stakers, wordt gedoneerd aan Stichting Leergeld. Indien mogelijk zal dit ook met terugwerkende kracht gebeuren met het loon dat in maart 2019 niet is uitgekeerd. Carmel wil niet financieel profiteren van de stakingen.
Dit signaal wordt door de GMR zeer gewaardeerd.
Van de mogelijkheid tot een rondvraag wordt verder geen gebruik gemaakt.
8. Sluiting
De voorzitter CvB sluit de vergadering onder dank voor ieders inbreng.
