Case Study Contract Management
hoeveel je op facilitaire kosten kunt
besparen.”
Over De Facilitaire Coöperatie
De Facilitaire Coöperatie streeft naar lange-termijn resultaten en naar de lange-termijn relatie met haar opdrachtgevers. De coöperatie kenmerkt zich door synergie en balans tussen de belangen van alle betrokken partijen met de focus op "ontzorgen en kosten besparen" voor
de opdrachtgever.
Samenvatting
Met de contractscan zorgt de Facilitaire Coöperatie ervoor dat middelgrote organisaties (50-300 medewerkers)
gemiddeld 38% op o.a. kantoorartikelen, catering, energie, telefonie, beveiliging, schoonmaak en brandblussers kunnen besparen. Met behulp van MochaDocs worden die
besparingen structureel.
Uitdaging
Een secretaresse regelt de schoonmaak, de financiële
afdeling zorgt dat de energierekening op tijd betaald wordt, maar wie heeft er binnen de organisatie een goed overzicht van alle facilitaire kosten?
“Mensen hebben er vaak helemaal geen zin in en tijd voor”
vertelt consultant Jeroen van Denderen van de Facilitaire Coöperatie. “De kennis van facilitaire zaken is laag,
leveranciers maken daar misbruik van.”
Het zijn juist middelgrote organisaties die kwetsbaar zijn, want een kleine club houdt overzicht, terwijl grote bedrijven een eigen facilitaire dienst hebben.
Hoe lukt het dan toch om zicht te houden op de facilitaire kosten? En hoe maak je de besparingen structureel?
“Het is misschien niet zo sexy, maar het gaat om hoge kosten en wij
vinden het leuk om te doen”
8 experts kammen de facilitaire begroting uit
“Het is net als de energierekening thuis,” legt Jeroen Van Denderen van de Facilitaire Coöperatie uit, “niemand zit erop te wachten, maar het gaat om significante bedragen.” Hij werkt samen met zeven andere experts om de facilitaire kosten van middelgrote ondernemingen naar beneden te brengen.
“Soms wordt het gezien als het afvoerputje van de
organisatie, maar voor ons is het dagelijks werk en wij vinden het leuk om te doen.”
De ervaring van de adviseurs, elk met een eigen specialisatie, maakt een groot verschil tijdens de onderhandelingen met leveranciers volgens Van Denderen: “Als ze weten dat wij erbij zitten zullen ze niet zo snel trucjes uithalen.”
Een gratis scan van al je contracten
Hoe gaat het in zijn werk? “We doen de contractscan volgens een no cure no pay principe” vertelt Van Denderen. “Het
maakt eigenlijk niet uit in wat voor branche je zit, we werken zowel voor profit als non-profit organisaties die bijvoorbeeld vanwege capaciteitsproblemen extra kennis in huis willen halen over inkoop en contractmanagement.”
“We vragen klanten om alle financiële gegevens en contracten te overhandigen. Dan kijken we bij welke
leveranciers je zit, hoeveel je betaalt, en of je daar goed mee af bent. Het gaat ons niet alleen om de kosten, maar ook om de processen erachter en wat je ervoor terugkrijgt.”
“Uiteindelijk rolt er een rapport uit met drie prognoses voor mogelijke besparingen: een verwacht, worst- en best-case scenario. Het voorwerk doen we gratis. Op basis daarvan kun je besluiten of we de contracten voor je mogen
heronderhandelen. Van de uiteindelijke besparingen op je facilitaire begroting vragen we een commissie van dertig procent.”
En hoe weet je zeker dat De Facilitaire Coöperatie in de tussentijd niet ook belang heeft bij de keuze voor een bepaalde leverancier?
“Die vraag krijgen we regelmatig. Daarom laten we de winnende partij een transparantieverklaring tekenen waardoor het volledig duidelijk is hoe de vork in de steel steekt.”
“Kopieermachines, dat is ook een leuke, het lijken soms wel maffioso praktijken”
Hoe bedrijven ongemerkt teveel betalen Wat kan er dan allemaal mis gaan op je facilitaire begroting?Van Denderen heeft zo een lijstje met voorbeelden klaarliggen:
2. Kopieermachine elk jaar weer duurder
“Kopieermachines, dat is ook leuke, het lijken soms wel maffioso praktijken.” Van Denderen legt uit hoe veel
organisaties een kopieermachine huren via een leasecontract:
“Vaak zie je dan dat ze indexeren over het leasebedrag.
Terwijl dat een vaststaand bedrag is, dat hoort helemaal niet te veranderen.” De kosten kunnen flink oplopen volgens de consultant: “Bij een contract met een looptijd van zes jaar, betaal je op het eind 28% meer dan op het begin.”
1. Betalen voor een spookschoonmaker
“Een klant van me had een
schoonmaakcontract voor twintig
verschillende vestigingen. Op een gegeven moment kwamen er twee etages leeg te staan.” Van Denderen ontdekte op een
factuur dat het schoonmaakbedrijf de etages nog steeds in rekening bracht. “Het gaat
misschien niet om megabedragen,
maar met goed opletten bespaar je toch weer 6000 euro op jaarbasis.”
Jeroen van Denderen
3. Onduidelijke energierekening
“Energie is ook een grote kostenpost voor veel bedrijven. Vaak proberen bedrijven een deal te sluiten op basis van de
tarieven voor gas en elektra. Alleen zitten er bij de ene maatschappij wél netwerkkosten bij inbegrepen en bij de andere niet, waardoor je appels met peren aan het
vergelijken bent.”
“Anja doet de schoonmaak, Klaas bij marketing heeft vroeger in de
catering gewerkt...”
Contracten versnipperd over de organisatie Hoe lang duurt het voordat Van Denderen en zijn collega’s weten hoeveel je op facilitaire kosten kunt besparen? “In principe kan het binnen een maand als je alle contracten op orde hebt.” Dat komt hij alleen bijna nooit tegen: “Vaak
liggen de contracten versnipperd over verschillende afdelingen.”
“Een secretaresse doet de schoonmaak, en een medewerker van de marketing heeft vroeger in de catering gewerkt dus die doet dat” legt van Denderen uit. Hij gaat regelmatig bij bedrijven op bezoek om alle contracten boven tafel te
krijgen. Soms zijn die niet meer te vinden: “Wat we missen halen we uit de facturen.” Het zoeken naar contracten en facturen kost hem veel tijd: “Als je administratie niet goed op orde is, kan het gehele traject drie tot vier maanden duren.”
“De eenvoud van MochaDocs spreekt me aan. Andere
programma’s werken niet intuïtief, zijn duur en je moet soms erg veel informatie invoeren. Bij MochaDocs gaat het om drie basale dingen: Waar is het contract? Wanneer loopt het af?
En wanneer krijg je een berichtje?”
“Dan zitten ze watertandend te kijken...”
Een tool voor structurele besparingen Het afgelopen anderhalf jaar hebben Van Denderen en zijn collega’s gemiddeld 38% op de facilitaire begrotingen van hun klanten weten te besparen. Toch is de impact niet altijd even groot als gehoopt: “Ik had een enthousiaste klant
omdat we flink hadden bespaard op hun schoonmaakkosten, alleen toen we een half jaar later terugkwamen was alles weer bij het oude.”
Daarom legt de consultant ook aan zijn klanten uit hoe ze met MochaDocs kunnen blijven besparen. De Facilitaire Coöperatie zet contracten in MochaDocs waardoor klanten automatisch een melding krijgen wanneer het tijd is om op te zeggen of te heronderhandelen. Daarnaast maakt Van
Denderen voor elke klant specifiek een aantal taken aan. Hij geeft een paar voorbeelden:
38 %
Gemiddelde terugkerende besparing
Meterstanden doorgeven
“Bij je energiecontract is het belangrijk dat je de
meterstanden tijdig doorgeeft, anders wordt je weer aangeslagen voor een schatting.”
Dure luiers
“Een kinderopvang kocht heel veel luiers. Dat gaat om grote bedragen. Elk half jaar krijgen ze een melding om te kijken of ze ergens anders goedkoper kunnen inkopen of dat ze het contract kunnen heronderhandelen.”
Minder printen
“Er wordt steeds minder geprint. In je contract staat dat je een aantal kopieën afneemt. Met een halfjaarlijkse melding kun je checken of dat nog reëel is.”
‘Ze hebben eindelijk zicht op welke contracten ze hebben op welke
locatie.’
Overdracht aan de eindklant
De klanten van de Facilitaire Coöperatie zijn enthousiast. “Ze hebben eindelijk zicht op welke contracten ze hebben op
welke locatie. Bij de sluiting van een vestiging kunnen ze eenvoudig inzien wat ze moeten opzeggen.”
”De consultant legt in een middag uit hoe klanten MochaDocs kunnen gebruiken. Vaak is daar een directielid,
locatiemanager en een secretaresse bij.”
“Dan zitten ze watertandend te kijken,” vertelt Van Denderen.
En lachend: “eentje maakte zelfs smakkende geluiden.”
Over MochaDocs
MochaDocs werd opgericht in 2013 als gevolg van een eenvoudige vaststelling: Mensen hebben de manier van hoe ze wonen, werken, winkelen en kopen ingrijpend veranderd, maar houden nog vast aan oude manieren van het managen en beheren van ondertekende contracten. Aan de hand van deze mismatch ontwikkelde Rob Postma de
visie voor een nieuwe, makkelijke en snelle contract management ervaring ondersteund door daarop gebaseerde MochaDocs platform.
Joey Jreij – Design MochaDocs Bram van Montfoort – Interviewer
World Trade Center
Prins Bernhardplantsoen 308, 5th floor 7551 HT Hengelo
The Netherlands www.mochadocs.com T. +31 85 785 5100
