Pagina 1 van 3
> Retouradres Postbus 16191 2500 BD Den Haag
L0658
Stichting Vivare t.a.v. het bestuur Postbus 5265 6802 EG ARNHEM
Datum 2 april 2020 Betreft Toezichtbrief 2020
Onderzoek op basis van gemeenschappelijk beoordelingskader Aw-WSW
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties Graadt van Roggenweg 500 Utrecht
Postbus 16191 2500 BD Den Haag www.ilent.nl Contactpersoon
Ons kenmerk H448141
Geacht bestuur,
Bij deze ontvangt u de toezichtbrief naar aanleiding van het door mij uitgevoerde onderzoek op basis van het gemeenschappelijk beoordelingskader Aw-WSW1. Gezamenlijk beoordelingskader
Bij het onderzoek op basis van het gezamenlijk beoordelingskader focust de Autoriteit woningcorporaties (Aw) zich op de governance van uw organisatie. Bij het onderdeel bedrijfsmodel maakt de Aw gebruik van de inzichten van
Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). In afstemming met WSW beoordeelt de Aw de financiële continuïteit van uw corporatie.
Integraal toezicht
De Aw houdt integraal toezicht. Dit betekent dat verschillende risicogebieden in onderlinge samenhang worden onderzocht. Rechtmatigheid en integriteit zijn geen onderdeel van het gemeenschappelijk beoordelingskader, maar wel onderdeel van het integrale Aw toezicht. Als er bij uw corporatie sprake is van een (mogelijk) risico op rechtmatigheid of integriteit komt dit aan de orde in deze toezichtbrief.
In verband met de vereisten in de wet toetst de Aw daarnaast jaarlijks gericht op rechtmatigheid. Hiervoor gebruiken we onder andere de gegevens van de dVi. Die toets richt zich in elk geval op passend toewijzen, staatssteun, huursom en WNT.
Naast de brief die u nu van mij ontvangt, ontvangt u jaarlijks voor 1 december, een aparte brief gericht op deze specifieke onderdelen.
Risicogerichte aanpak
De risico inschatting is medebepalend bij de planning en uitvoering van het onderzoek. Daarbij is nadrukkelijk het streven om jaarlijks voor elke corporatie een onderzoek op basis van het gezamenlijk beoordelingskader uit te voeren.
Na afronding van het onderzoek ontvangt u een toezichtbrief. Risicogericht betekent dat de inhoud van de brief beknopt is, als op basis van het onderzoek, de inschatting wordt gemaakt dat het risico laag is. De brief vermeldt dan dat er geen aanleiding is voor nader onderzoek.
Indien er wel sprake is van een (mogelijk) verhoogd risico, dan zal de brief zich beperken tot die onderdelen waar een verhoogd risico is ingeschat of is
1 https://www.ilent.nl/documenten/publicaties/2018/11/12/gezamenlijk-
beoordelingskader-aw-wsw
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties
Datum 2 april 2020 Ons kenmerk H448141
Pagina 2 van 3
gesignaleerd. Op deze onderdelen benoemt de brief dan vervolgafspraken, actiepunten, aandachtspunten en/of interventies.
Basisonderzoek 2020
Ik heb voor uw corporatie een onderzoek uitgevoerd. Daarbij heb ik gebruik gemaakt van de volgende informatie:
dVi gegevens 2018
dPi gegevens 2019
Jaarverslag 2018
Meerjarenbegroting 2020 en verder
Management letter 2018 en 2019 en accountantsverslag 2018
Uitkomst visitatie, rapport van 9 januari 2018 (periode 2013-2016), en reactie bestuur daarop
Onderzoeksresultaten WSW
Voorgaande oordelen Aw Conclusie
Op basis van het door mij uitgevoerde onderzoek signaleer ik een verhoogd risico op twee toezichtterreinen. Namelijk op de onderdelen governance – opzet
besturing en sturing en beheersing organisatie – voorspelbaarheid van data.
Ik zal hieronder per onderdeel het door mij gesignaleerde risico beschrijven en vermelden welke afspraken ik met u maak.
Na ontvangst van uw dVi2019, jaarverslag 2019 en het accountantsverslag 2019
maak ik met u een afspraak om de vorderingen met betrekking tot kwaliteit en interne beheersing van de management systemen met u te bespreken.
Ook wil ik dan stijging van de toegerekende organisatiekosten in het kader van leefbaarheid met u bespreken.
Governance – opzet besturing: kwaliteit en interne beheersing van de managementsystemen
In de management letter 2018 maakt uw accountant opmerkingen over
beheersing van de processen complex- en klant gestuurd onderhoud.
U heeft mij nader geïnformeerd dat in 2019 een aantal maatregelen doorgevoerd zijn om weer financieel in control te komen. De accountant heeft hierover in de managementletter 2019 gerapporteerd. Na beoordeling hiervan kom ik tot de volgende bevindingen.
Uw accountant stelt vast dat in 2019 veel is verbeterd voor wat betreft de interne beheersing van uw complex- en klantgestuurd onderhoud. Belangrijk vind ik zijn vaststelling dat het inzicht in de verplichtingen en overwegingen om opdracht te verstrekken aan specifieke (keten)partners zijn verbeterd. Voor wat betreft het klantgestuurd onderhoud is ook het inzicht in de geleverde prestaties en nog openstaande orders verbeterd. De accountant geeft wel aan dat nog in dit proces nog verbeterpunten nodig zijn. Ook zal hij in zijn accountantsverslag 2019 het onderzoek “soft controls in de vastgoedprocessen”, zoals door u uitgevoerd, betrekken.
U bent nu bezig met de implementatie van een nieuw MJOP pakket en
bijbehorende processen. Conditie-metingen worden in 2020 voor een derde deel van uw bezit geactualiseerd. Na 2020 zal ook de conditiemeting van de rest van het bezit worden geactualiseerd.
Ook geeft u aan dat in 2019 het aantal ketenpartners is verlaagd van 10 naar 5.
Uw ketenpartners zullen voor start van een project en na oplevering de conditie ervan aan Vivare melden. De kwaliteit hiervan wordt door uw eigen “kwaliteit toetsers” gecontroleerd. U verwacht mede hierdoor de realisatie en kwaliteit van uw MJOP weer op goed niveau te brengen.
Veel van de hier genoemde zaken hebben te maken met de samenwerking met ketenpartners.
Wij zien dit bij meer corporaties. Ik vraag u blijvend aandacht te houden voor de
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties
Datum 2 april 2020 Ons kenmerk H448141
Pagina 3 van 3
opzet en werking van de interne beheersing rondom uw ketenintegratie, zodanig dat gevraagde prestaties worden geleverd en geen weglek van maatschappelijk vermogen plaatsvindt. Na ontvangst van uw dVi2019, jaarverslag 2019 en het accountantsverslag 2019 maak ik met u een afspraak om de vorderingen op dit gebied met u te bespreken.
Ik beoordeel de governance van uw organisatie voor wat betreft de kwaliteit en interne beheersing van de managementsystemen met een “midden risico”.
Beheersing organisatie – voorspelbaarheid van data
De Aw vergelijkt de operationele kasstroom voor wat betreft het eerste begrotingsjaar uit de dPi met de dVi (realisatie). Hieruit blijkt voor Vivare de afgelopen drie jaren een flinke fluctuatie. In 2018 realiseert Vivare maar 32% van de begroting, in 2017 is de realisatie 130% en in 2016 was dit 147%.
Vivare herkent deze cijfers en geeft hiervoor een aantal plausibele verklaringen.
Een deel van de afwijkingen in 2018 heeft te maken heeft met de problematiek rondom uw processen complex- en vraaggestuurd onderhoud. Ook was het in 2018 (en 2019) zo dat uw duurzaamheidsprojecten en planmatig onderhoud qua begroting niet altijd gelijk opliepen met uw voorbereiding en het aangaan van verplichtingen.
Ik beoordeel de beheersing van de organisatie voor wat betreft de
voorspelbaarheid van data met een “midden risico”. Graag bespreek ik dit onderwerp eveneens tijdens ons gesprek zoals in de vorige alinea aangekondigd.
Rechtmatigheid
In het kader van leefbaarheid geeft u in 2018 ruim € 4,3 mln. uit (blz. 6 jaarrekening). Hiervan blijkt 3,1 mln. te bestaan uit toegerekende
organisatiekosten. Vergeleken met 2017 is dit een stijging van bijna 1,5 mln. U heeft de toerekening gebaseerd op een kostenverdeelstaat (blz. 53 jaarrekening).
Hieruit blijkt dat de toerekening voor leefbaarheid van 8% naar 12% is gestegen.
U heeft mij nader geïnformeerd dat de verhoging van de toegerekende kosten naar leefbaarheid wordt veroorzaakt doordat de FTE van de directie Klant in een andere verhouding zijn toebedeeld aan beheer en verhuur en leefbaarheid. Dit is samengevat in onderstaande staatjes. In 2017 is er gerekend met een grove verdeelsleutel van 75-25% voor de klantmaatwerkteams. In 2018 heeft er een nadere specificatie van de werkzaamheden plaatsgevonden voor die teams wat heeft gezorgd voor een andere verdeling van de directie Klant. Dit heeft geleid tot meer toerekening aan leefbaarheid, wat ervoor heeft gezorgd dat het totale % is gestegen van 8% naar 12%.
Graag bespreek ik deze stijging met u tijdens het hiervoor al aangekondigde gesprek in het najaar van 2020. Vooralsnog zie ik geen verhoogd risico.
Tot slot
Ik verzoek u deze brief te delen met uw Raad van Commissarissen en tevens de voor uw organisatie relevante stakeholders over deze beoordeling te informeren.
De Aw maakt haar beoordelingen en daaruit voortvloeiende interventies openbaar via de beoordelingsbrief en publiceert deze op de website.
Voor nadere informatie kunt u met mij contact opnemen.
Hoogachtend,
SENIOR INSPECTEUR /AUTORITEIT WONINGCORPORATIES,
