Overeenkomst voor de uitvoering van een ondersteuningsprogramma ter bevordering van het lokale Noord-Zuidbeleid in Oost-Vlaanderen in uitvoering van het Provincieraadsbesluit van 04/12/2013 met betrekking tot de uitvoering het meerjarenplan 2014-2019
Provincie Oost-Vlaanderen, Gouvernementstraat 1, 9000 Gent
vertegenwoordigd door Eddy. Couckuyt, gedeputeerde. Welzijn en Albert De Smet, provinciegriffier
verder genoemd de Provincie en anderzijds:
De koepel van de Vlaamse Noord-Zuidbeweging, 11.11.11 Vlasfabriekstraat 11, 1060 Brussel
vertegenwoordigd door dhr. Bogdan Vanden Berghe, algemeen secretaris verder genoemd 11.11.11.
wordt het volgende overeengekomen:
De Provincieraad stelt de overeenkomst voor de uitvoering van een
ondersteuningsprogramma ter bevordering van het lokale Noord-Zuidbeleid in Oost- Vlaanderen met 11.11.11 als volgt vast:
Artikel 1: Algemene bepalingen
Deze samenwerkingsovereenkomst kadert in de provinciale beleidsverklaring en het provinciaal beleid inzake ontwikkelingssamenwerking.
Meer specifiek wil de provincie het lokaal Noord-Zuidbeleid bevorderen door lokale besturen en actoren te stimuleren en te ondersteunen. Ref meerjarenplan,
doelstelling
Lokale besturen en actoren binnen onderwijs, welzijn en vrijetijdssector stimuleren tot internationale solidariteit en
Wereldburgerschap, actieplannen:
Oost-Vlaamse lokale besturen ondersteunen bij het opzetten van een kwalitatief Noord-Zuidbeleid via advies, vorming, uitwisseling en procesbegeleiding;
Fairtrade provincie als voorbeeldproject uitbouwen.
Artikel 2: Omschrijving van het programma ter ondersteuning van lokale besturen
De Provincie wil een impulsbeleid voeren en zo veel mogelijk gemeenten stimuleren tot internationale solidariteit en de (verdere) uitbouw van een kwaliteitsvol Noord- Zuidbeleid Hierbij wordt een goed samenspel tussen de lokale besturen en lokale organisaties voor ontwikkelingssamenwerking nagestreefd.
De Provincie ziet volgende zaken als onontbeerlijke instrumenten voor een kwaliteitsvol Noord-Zuidbeleid: een schepen, een ambtenaar, specifieke
doelstellingen/actieplannen en acties in het meerjarenplan en beleidsnota's, een budget, reglementen, een gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking en lokale werking. Daarnaast is een geïntegreerde aanpak wenselijk, waarbij ook andere beleidsdomeinen bewustgemaakt worden van internationale solidariteit en eerlijke handel, en het draagvlak verder vergroten via hun netwerken en activiteiten.
De Provincie ziet intergemeentelijke samenwerking als instrument om ook kleinere gemeenten te betrekken.
In het kader van de provinciale doelstelling om te evolueren tot een fair trade provincie wordt ook getracht om alle steden en gemeenten te stimuleren en ondersteunen om het fairtradelabel te bekomen en behouden.
De ontwikkeling van synergie tussen het gemeentelijk en provinciaal Zuidbeleid wordt verder onderzocht. Vooral in die gemeenten met een relatie met het
regiobeleid (waterschappen Ecuador, Rwanda), of met het provinciaal Zuidbeleid in het algemeen wordt aandacht besteed aan de afstemming van het lokaal Noord-Zuid beleid met het provinciaal beleid, en aan de verdere uitbouw ervan.
Voor de uitvoering van dit provinciaal impulsbeleid tav lokale besturen en actoren wil de Provincie een samenwerkingsakkoord afsluiten met 11.11.11.
Onderdelen van de opdracht van 11.11.11. in het kader van deze samenwerking (supplementair aan de inzet van 11.11.11 in de Vlaamse provincies om het lokaal Noord-Zuidbeleid te bevorderen):
a) opmaak en jaarlijkse actualisering van inventaris: in 2013 werd een aanzet gegeven tot het in kaart brengen van lokaal Noord-Zuidbeleid. Deze inventaris dient verder aangevuld te worden op basis van de concrete meerjarenplannen van de gemeenten, en uitgebreid met 4de pijler en andere actoren die een rol kunnen spelen in de ondersteuning van het lokaal Noord- Zuidbeleid. In functie van de doelstellingen in het kader van fair trade
provincie wordt de inventaris uitgebreid naar stand van zaken met betrekking tot fair trade gemeente.
Op basis van de inventaris wordt een strategie ontwikkeld (concrete
doelstellingen en jaarlijkse actieplannen) ter ondersteuning van lokaal Noord- Zuidbeleid, Fair trade provincie. De gemeenten worden opgedeeld in
verschillende categorieën teneinde een gedifferentieerde aanpak toe te laten.
Een jaarlijkse actualisering van de inventaris draagt bij tot de opvolging en bijsturing van het programma. Datacollectie bij de gemeenten levert de nodige informatie om de gezamenlijke ambitie voor de actualisering van de Noord-Zuidkaart te realiseren. Afspraken zullen gemaakt worden rond de concrete datacollectie voor de jaarlijkse actualisering van informatie voor Oost-Vlaanderen.
Binnen de provincie wordt ook gekeken hoe de informatie eventueel kan ter beschikking gesteld worden van het publiek via sociale kaart Oost-
Vlaanderen.
b) lokale besturen en actoren stimuleren en ondersteunen
Na uitwerking van de inventaris (eerste drie maanden van 2014) werd een strategisch plan ontwikkeld voor de komende drie jaar. In het kader van deze overeenkomst wordt bijzondere aandacht gevraagd voor gemeenten waar een vrij beperkt of geen Noord-Zuidbeleid werd uitgewerkt (evolutie naar tenminste één hogere categorie), gemeenten die nog niet beschikken over een Fairtrade label. Het strategisch plan bevat dan ook concrete
doelstellingen en indicatoren met betrekking tot deze gemeenten, en wordt ontwikkeld in samenspraak met sleutelactoren (provinciale medewerkers N/Z, FT campagne).
Lokale besturen worden gestimuleerd om Noord-Zuid een plaats te geven in het gemeentelijk meerjarenplan en de jaarlijkse beleidsnota's.
11.11.11 voorziet in advies op maat en procesbegeleiding, vorming en uitwisseling tussen gemeenten, in nauw overleg (gezamenlijke planning) met de provinciale administratie.
Complementair aan deze acties uitgevoerd door 11.11.11 voorziet de provincie Oost-Vlaanderen in financiële ondersteuning van de gemeenten voor activiteiten in het kader van het herziene reglement MOVO.
Concrete acties:
Noord-Zuidbeleid:
- inventaris;
- algemene helpdeskfunctie voor lokale actoren inzake lokaal Noord- Zuidbeleid;
in functie van vooropgestelde doelstellingen/indicatoren, zoals jaarlijks gespecifieerd in het actieplan:
- lokale besturen stimuleren Noord-Zuid een plaats te geven in beleid;
- advies op maat, ondersteunen van processen;
- vorming en uitwisseling:
o jaarlijks organiseren van provinciale vormingen/uitwisselingen voor lokale besturen en actoren, met aandacht voor 3
doelgroepen: ambtenaren, schepenen, andere actoren betrokken bij Noord-Zuidbeleid;
o promoten van het provinciaal aanbod vormingen 4e pijler en onderwijs, en het documentatiecentrum;
o signaalfunctie voor opportuniteiten voor vorming, uitwisseling ter versterking van provinciaal beleid;
o ontwikkelen van instrumenten en handleidingen ter
ondersteuning van lokaal Noord-Zuidbeleid (vb inspiratiegids voor het opzetten van sensibiliserende activiteiten in de gemeente; verspreiden van goede praktijkvoorbeelden met betrekking tot Noord-Zuidwerking).
- ondersteunen van regionale samenwerkingsverbanden (Waasforum, Lowazone); eventueel de uitbouw van nieuwe regionale
samenwerking ter ondersteuning van lokaal beleid.
- lokale besturen met (potentiële) link naar het provinciale Zuidbeleid:
stimuleren van uitbouw van de samenwerking met het Zuiden, en hieraan gekoppelde sensibilisering en draagvlakverbreding binnen de gemeente.
- promoten van provinciaal aanbod met betrekking tot mondiale vorming / lokale en bovenlokale activiteiten rond wereldburgerschap /
Zuidwerking; afstemming en doorverwijzing
Fair trade gemeente - inventaris
- algemene helpdeskfunctie voor lokale actoren inzake fair trade gemeente, doorverwijsfunctie naar FT nationaal voor
sterrengemeenten.
in functie van vooropgestelde doelstellingen/indicatoren zoals jaarlijks gespecifieerd in het actieplan:
- lokale besturen stimuleren om te evolueren tot een fair trade
gemeente en om de titel te behouden (met eventueel doorgroei naar sterrengemeenten):
witte gemeenten informeren en stimuleren;
organisatie van startvergaderingen;
procesbegeleiding in toeleiding naar de titel;
4 gemeenten behalen de titel/jaar;
- vorming: jaarlijks minimum 1 vorming in het kader van de FT campagne voor trekkersgroepen en/of besturen.
c) Afstemming – samenwerking provinciebestuur
Voor een optimale afstemming wordt voorzien in een structureel overleg (maandelijks) met de verschillende provinciale ambtenaren betrokken bij ondersteuning van het Noord-Zuidbeleid, Fair trade provincie, lokaal sociaal beleid; tijdens dit overleg informeren beide partners elkaar over de realisaties van de voorbije maand, en geplande activiteiten in het kader van dit actieplan, en worden concrete afspraken gemaakt voor afstemming en samenwerking.
Daarnaast neemt de medewerker deel aan de evaluatie en planningsdagen van het team (2x/jaar).
De verantwoordelijke medewerker van 11.11.11. neemt deel aan de provinciale adviesraad in functie van beleidsvorming en opvolging mbt ondersteuning van lokale besturen.
d) Communicatie
In de nieuwsbrief voor lokale besturen in Oost-Vlaanderen (verschijnt ongeveer 6x/jaar) is er een duidelijke visualisering van het Oost-Vlaams beleid en acties. De inhoud van de bestaande nieuwsbrieven (11.11.11 en Wereldcentrum) worden afgestemd.
Noord-Zuidkaart: verspreiding van goede praktijkvoorbeelden
Geografische omschrijving :
Het project is in principe gericht op gans de provincie Oost-Vlaanderen maar er zal bijzondere aandacht besteed worden aan prioritaire regio’s en gemeenten.
De concretisering van de onderdelen en de regio’s gebeurt via het strategisch 3- jarenplan, en jaarlijkse actieplannen.
Artikel 3: procedure van toekenning en kwaliteitszorg
Het actieplan voor 2016 wordt samen met een begroting in december van 2015 ingediend bij de provinciale administratie, voor goedkeuring door deputatie in januari 2016.
Dit plan is gebaseerd op een actualisatie van de inventaris, stand van zaken met betrekking tot de gerealiseerde doelstellingen, en een gezamenlijke evaluatie van de uitvoering van het programma tijdens het najaar 2015.
Het actieplan geeft naast de reguliere werking in het kader van het meerjarenplan gefinancierd door de federale overheid duidelijk de extra inzet in Oost-Vlaanderen aan, met concrete resultaten en indicatoren.
Artikel 4: Verantwoordelijkheden
De Provincie voorziet voor de uitvoering van de overeenkomst een budget van30 000.00 EUR/jaar onder voorbehoud van goedkeuring van het provinciaal meerjarenplan en het jaarlijks budget. De middelen kunnen aangewend worden voor de loonkosten voor de uitvoering van het actieplan .
We gaan hierbij uit van een inzet van 1VTE ter ondersteuning van het lokaal mondiaal beleid in Oost-Vlaanderen
De provincie biedt logistieke ondersteuning voor de uitvoering van dit project (lokalen, communicatiekanalen …).
11.11.11 is verantwoordelijk voor het opstellen van het strategisch driejarenplan, jaarlijkse actieplannen, de uitvoering ervan en de verantwoording.
De concrete uitvoering gebeurt door het provinciaal 11.11.11 secretariaat: Dok Noord 4, 9000 Gent, te bereiken op het telefoonnummer 09 233 02 03 en via e-mail
oostvlaanderen@11.be
Artikel 5: Financiering en verantwoording
Het actieplan, begroting en inhoudelijk verslag met stand van zaken van het voorbije jaar in functie van de gestelde doelstellingen, worden ingediend voor eind december.
Na indiening en goedkeuring in januari zal een eerste voorschot (50%) worden overgemaakt op rekeningnummer BE63 3100 4865 7108 op naam van 11.11.11 met vermelding: "samenwerkingsakkoord provincie Oost-Vlaanderen – 11.11.11".
De middelen kunnen aangewend worden voor de personeelskost in functie van de ondersteuning van lokaal mondiaal beleid in Oost-Vlaanderen.
De financiële verantwoording wordt ingediend tegen ten laatste 31 maart 2016 door middel van een verslag over het gebruik van de toegekende subsidie.
Eventuele niet verantwoorde bedragen zullen teruggevorderd worden.
Na goedkeuring wordt het saldo (50%) overgemaakt.
De financiële verantwoordingsstukken moeten beantwoorden aan de voorwaarden die gesteld worden in het Raadsbesluit van 12 oktober 2005 met betrekking tot de
toekenning en de aanwending van toelagen en reservevorming met provinciale middelen.
Artikel 6: Resultaatsverbintenis
De uitvoerder verbindt zich ertoe om, volgens de afgesproken begroting, de verkregen middelen optimaal in te zetten en dit met het oog op het behalen van de actieresultaten.
Elke ernstige wijziging in de uitvoering van het project, zowel wat de inhoud als de samenwerkingsverbanden betreft, dient op voorhand besproken te worden met de opdrachtgever. Na goedkeuring wordt deze wijziging door de opdrachtgever op papier gezet en als bijlage bij deze overeenkomst aangehecht. Deze bijlage wordt ondertekend door beide partijen.
Artikel 7: Controle
De inhoudelijke en financiële controle van verslagen gebeurt door de opdrachtgever.
Indien de resultaten niet behaald worden en dit niet met redelijke argumenten te verantwoorden valt, heeft de opdrachtgever het recht om de uitbetaling van de resterende saldi tegen te houden.
Artikel 8: Eventuele terugvordering
De uitvoerder is gehouden tot onmiddellijke terugbetaling van de reeds ontvangen bedragen:
- wanneer de uitvoerder de voorwaarden van de onderhavige overeenkomst niet naleeft;
- wanneer de uitvoerder de toelage niet aanwendt voor de doeleinden waarvoor ze verleend werd;
- wanneer de uitvoerder de door de opdrachtgever gewenste bewijsstukken niet voorlegt of de controle verhindert.
Artikel 9: Externe communicatie
In alle communicatie met betrekking tot deze ondersteuning aan lokale besturen in de provincie Oost-Vlaanderen wordt duidelijk vermeld dat het hier gaat om een samenwerkingsverband tussen het provinciebestuur Oost-Vlaanderen en 11.11.11.
Publieksgerichte momenten worden gepland in overleg met de Provincie
Op alle materiaal en briefwisseling wordt het logo van de provincie in een zelfde formaat als dat van 11.11.11 aangebracht.
Artikel 10: Aansprakelijkheid van de opdrachtgever
De opdrachtgever kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van
activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 11: Duur van de opdracht
Deze overeenkomst loopt vanaf 1 januari 2016 tot 31 december 2016, mits goedkeuring van het actieplan voor 2016. In de eerste helft van 2016 wordt deze overeenkomst geëvalueerd en voor 1 juli 2016 wordt er beslist over de mogelijke voortzetting van de samenwerking.
Gent,
Voor de provincie Voor 11.11.11.
Eddy Couckuyt Bogdan Vanden Berghe
Gedeputeerde
Albert De Smet provinciegriffier
