functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
AHOVOKS zoekt een
gegevensbeheerder hoger onderwijs
contractueel Niveau: B
Rang: B1 Graad: Deskundige
Met standplaats: Hendrik Consciencegebouw (Brussel) Vacaturenummer: req2861
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1 De vacature in het kort ... 2
2 Functiecontext ... 2
3 Takenpakket ... 3
3.1 Doel van de functie 3 3.2 Resultaatsgebieden 3 4 Profiel ... 5
4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden 5 4.2 Competenties 6 4.3 Toelatingsvoorwaarden 7 5 Aanbod ... 7
6 Selectieprocedure ... 8
6.1. Module 1: eerste screening 8 6.2. Module 2: screening persoonsgebonden competenties 9 6.3. Module 3: functiespecifieke screening 9 6.4. Niet nodeloos hertesten 10 7 Hoe kun je solliciteren? ... 10
8 Vragen ... 10
9 Feedback ... 11
10 Reserve en geldigheid ... 11
1 DE VACATURE IN HET KORT
Heb je affiniteit met cijfers en data? Loop je warm voor boekhouding en ben je bovendien nog eens nauwkeurig? Dan is onderstaande vacature vast iets voor jou!
Het college van regeringscommissarissen bij het hoger onderwijs is op zoek naar een medewerker gegevensbeheerder. Als gegevensbeheerder vervul je een cruciale rol in de controleketting. Zo sta je in voor het invoeren, onderhouden, analyseren en rapporteren van gegevens over het hoger onderwijs. Je zorgt voor het beheer van de bestaande controlebestanden van het regeringscommissariaat en je levert bij nieuwe controles of audits nieuwe bestanden en analyses. Dankzij jouw flexibiliteit ben je steeds mee met het steeds wijzigende controlelandschap. Met jouw open en cijfermatige blik fungeer je als aanspreekpunt voor het gegevensbeheer in het regeringscommissariaat.
Je komt terecht in een divers team van regeringscommissarissen, juristen en administratief ondersteuners.
Meer informatie over de functie en de selectieprocedure vind je terug in de functiebeschrijving en het selectiereglement.
2 FUNCTIECONTEXT
AHOVOKS heeft als missie het garanderen en stimuleren van kwalificatiegericht, levenslang en levensbreed leren voor iedereen.
Het agentschap heeft tot taak:
1. Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan instellingen en personeelsleden uit het hoger onderwijs en volwassenenonderwijs.
2. Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan burgers voor:
- het toekennen van studietoelagen;
- het erkennen van gelijkwaardigheden van studie- en kwalificatiebewijzen;
- het organiseren van examens met het oog op het behalen van een toelatingsattest, studie- of kwalificatiebewijs;
- het toekennen van premies aan cursisten uit het volwassenenonderwijs.
3. In nauwe samenwerking met belanghebbenden in het onderwijsveld en op de arbeidsmarkt instaan voor de kwaliteitsvolle en transparante processen die leiden tot einddoelen, beroeps- en onderwijskwalificaties, opleidingen en EVC-standaarden.
4. De kwaliteitsvolle ondersteuning van controle- en beroepsinstanties, waartoe het college van regeringscommissarissen hoort, bij de autonome uitvoering van hun bevoegdheden.
Bij het uitvoeren van de taken zet het agentschap in op maximale digitalisering en gegevensuitwisseling met het oog op efficiëntie en klantgerichtheid.
De commissarissen van de Vlaamse Regering zijn belast met het toezicht op en de controle van de hogeronderwijsinstellingen. Samen vormen zij een college. Het college voert autonoom zijn bevoegdheden uit:
- Een coherente interpretatie van de regelgeving bij de uitoefening van de toezichtstaken
- De coördinatie van het geheel van de werkzaamheden van de commissarissen van de Vlaamse Regering. Er wordt daarvoor een gemeenschappelijk werkkader voor alle commissarissen opgesteld;
- Het jaarlijks opstellen van een controleprogramma Hoger Onderwijs binnen het kader van de single audit. Ook de planning van de themaonderzoeken en meta-audits, op eigen initiatief of op verzoek van de minister, bevoegd voor het onderwijs, wordt in dat controleprogramma opgenomen.
- Het college stelt jaarlijks een sectoranalyse op die de financiële toestand en andere belangrijke parameters van het gehele hoger onderwijs beschrijft van het vorige kalenderjaar.
- De Vlaamse Regering kan, binnen de decretaal omlijnde opdrachten, het college belasten met bijzondere opdrachten.
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Beheren en behandelen van gegevens met als doel ervoor te zorgen dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd.
De medewerker gegevensbeheer vervult een cruciale rol in de controleketting. Hij staat in voor het invoeren, onderhouden, analyseren en rapporteren van gegevens over het hoger onderwijs. Hij beheert de bestaande controlebestanden van het regeringscommissariaat en levert bij nieuwe controles of audits nieuwe bestanden en analyses. Hij speelt flexibel in op het steeds wijzigende controlelandschap.
Hij combineert een open en cijfermatige blik en fungeert op die manier als aanspreekpunt voor het gegevensbeheer in het regeringscommissariaat.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Gegevensverzameling
Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
- Je zoekt ontbrekende gegevens op.
- Je vraagt extra informatie op voor het vervolledigen van gegevens/dossiers.
- …
Controle van gegevens
Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
- Je controleert en verwerkt gegevens op juistheid, volledigheid en wint zo nodig aanvullende gegevens in.
- Je bouwt interne controlepunten in en optimaliseert deze.
- Je controleert de data op afwijkingen.
- … Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers
Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
- Je brengt gegevens in al dan niet (geautomatiseerde) systemen in.
- Je doet de verwerking van gegevens.
- Je voert berekeningen uit op de gegevens.
- Je stelt periodieke overzichten op door het genereren, bewerken en rangschikken van gegevens (opvolging celkrediet hogescholen, opvolging bruto loonkosten via AHOVOKS, opvolging gerealiseerde VTE’s, …).
- … Informatie-uitwisseling
Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren.
- Je voert de nodige correspondentie uit met de betrokken HOI’s over de te bezorgen gegevens (begeleidende brieven opstellen).
- Je levert gegevens aan ter voorbereiding van de adviezen betreffende begroting en jaarrekening en licht deze toe.
- Je deelt relevante informatie met collega’s.
- … Werkrelaties
Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
- Je onderhoudt contacten met betrokken instanties, collega’s, ….
- Je neemt deel aan vergaderingen en werkgroepen.
- Je zoekt naar de geschikte aanspreekpersonen voor de nodige gegevens.
- … Optimalisatie van de werking/beleid
Naar aanleiding van nieuwe wetgeving en knelpunten, aanpassingen voorstellen van procedures, processen of werkwijzen met als doel de efficiëntie te verhogen.
- Je verzamelt, analyseert en interpreteert relevante informatie, ken- en stuurgetallen, e.d..
- Je ontwikkelt nieuwe verwerkings- en analysebestanden in functie van geplande audits in overleg met de regeringscommissarissen.
- Je werkt mee samen aan verbeterprojecten.
- …
Organisatie- en samenwerkingsvorm
Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden.
- Je ondersteunt en begeleidt administratief de HOI’s bij het invullen van standaardbestanden.
- Je draagt bij aan een consistente en eenduidige wijze van toepassen van wet- en regelgeving en procedures e.d.
- Je wisselt kennis, ervaring en informatie over knelpunten uit.
- …
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde(n)1:
1) Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier:
https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02.
Of je beschikt over een geldig toegangsbewijs uitgereikt na een positieve EVC-beoordeling (EVC = erkennen van verworven competenties) door VDAB voor deze functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid.
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/
Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).
Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:
Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
1 Kandidaten die eerder ontslagen werden in dezelfde functie als de vacante functie kunnen gedurende een periode van 5 jaar niet opnieuw kandideren.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Nawfal Echchoubbel, nawfal.echchoubbel@ond.vlaanderen.be en tel 04 78 56 34 34).
4.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Grondige kennis van Microsoft Office 365, in het bijzonder MS Excel.
• Noties van dubbele boekhouding (kennis van concepten zoals een jaarrekening, resultatenrekening, een balans).
Pluspunten
• Je hebt een bachelor diploma accountancy – fiscaliteit of je hebt een certificaat/bewijs van een opleiding/cursus boekhouding.
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
• Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-vlaamse-overheid.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
• Geen fan van files? Bij de Vlaamse overheid kan je rekenen op gratis openbaar vervoer van en naar je werk of een fietsvergoeding voor je woon-werkverkeer. Je kan ook één of 2 dagen van thuis of een satellietkantoor werken bij de meeste functies.
• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.
• Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel ‘tweede pijler’ genoemd, volledig betaald door de werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.
• Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111 (bij 0 jaar anciënniteit). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.419,99 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode.
• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
www.werkenvoorvlaanderen.be
6 SELECTIEPROCEDURE
6.1. MODULE 1: eerste screening
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 1 maart 2021.
6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst
Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:
• eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen
• eerste toetsing van je technische competenties
• eerste toetsing van je pluspunt(en)
De beoordeling gebeurt in de week van 1 maart 2021.
Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 60% behaalt op het geheel van de 3 criteria én wie behoort tot de 5 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.).
6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties
Door middel van een assessment center worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)
• Samenwerken (niveau 1)
• Analyseren (niveau 1)
• Oordeelsvorming (niveau 1)
• Klantgerichtheid (niveau 1)
• Zorgvuldigheid (niveau 1)
Consultants van een extern selectiekantoor nemen deze screening af.
Deze module is adviserend.
Deze module vindt plaats in Antwerpen in de weken van 8 en 15 maart 2021. (datum en locatie onder voorbehoud).
6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de week van 22 maart 2021 (datum en locatie onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geslaagd of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
Wie slaagt, wordt (gerangschikt op basis van de resultaten in de selectieprocedure) opgenomen in een wervingsreserve.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse
overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie?
Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 26 februari 2021 via het online formulier op www.werkenvoorvlaanderen.be.
Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Voeg bij je sollicitatie een kopie van de documenten die aantonen dat je aan de vereiste deelnemingsvoorwaarde(n) voldoet.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via personeel.ahovoks@vlaanderen.be of telefonisch op 0478 56 34 34. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar personeel.ahovoks@vlaanderen.be of per post naar: AHOVOKS – Ondersteunende Dienst, Koning Albert II – laan 15, 1210 Brussel.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend met een kopie van je diploma. Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:
Nadine Van Haecke Regeringscommissaris
nadine.vanhaecke@ond.vlaanderen.be 02 553 18 20
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Nawfal Echchoubbel selectieverantwoordelijke
nawfal.echchoubbel@ond.vlaanderen.be 04 78 56 34 34
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind maart 2021.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar personeel.ahovoks@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer.
10 RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van gegevensbeheerder bij entiteit AHOVOKS, die bestaat uit de lijst van geslaagden.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als gegevensbeheerder. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.
