Wat is een emailprogramma?
■ Een e‐mailprogramma is bedoeld voor het verzenden en ontvangen van elektronische post.
■ Er zijn vier mappen die berichten kunnen bevatten : de mappen Postvak IN, Concepten, Postvak UIT, Ongewenste e‐mail, Verzonden items en Verwijderde items.
■ Om naar een van deze mappen te gaan, gebruikt u het menu Ga naar – E‐mail of Ctrl 1 en klikt u vervolgens op de knop bij de te selecteren map in het Navigatiedeelvenster.
■ Outlook maakt uitsluitend gebruik van Word voor het opstellen van e‐mailberichten, zodat de toepassing Word wordt opgestart zodra een bericht wordt gemaakt of wordt bewerkt. U kunt dus alle Word‐functies voor de opmaak gebruiken om uw bericht te maken en te bewerken.
De weergave van een emailmap bewerken
■ Activeer de e‐mailmap waarvan u de weergave wilt wijzigen.
■ Beeld – Huidige weergave
■ Klik op de optie bij de te activeren weergave:
Berichten: Om de berichtenlijst weer te geven.
Berichten met AutoVoorbeeld: Om de berichten in een lijst te zien, waarin de eerste drie regels van de tekst van het bericht worden weergegeven.
Afgelopen zeven dagen: Om de berichten te zien die de afgelopen zeven dagen zijn ontvangen.
Ongelezen berichten in deze map: Om de berichten in een lijst te zien, waarin alleen de berichten staan die zijn gemarkeerd als ongelezen.
Verzonden aan: Om de berichten in een lijst te zien, met de naam van de ontvangers van het bericht en niet de namen van de afzenders.
Tijdlijn berichten: Om de berichten te zien in de vorm van pictogrammen in chronologische volgorde, op verzenddatum.
» Voor een snellere toegankelijkheid, kunnen de weergavenopties worden weergeven in het navigatiedeelvenster. Vink hiervoor de optie Deelvenster met huidige weergave aan in het menu Beeld – Navigatiedeelvenster: het deelvenster Huidige weergave wordt weergegeven aan het einde van uw lijst met e-mailmappen. Gebruik de verticale schuifbalk van het navigatiedeelvenster om de weergavenopties weer te geven.
Om een voorbeeld van de berichten weer te geven, kunt u de optie AutoVoorbeeld van het menu Beeld activeren.
Een bericht maken en verzenden
■ U kunt een nieuw bericht maken met behulp van verschillende technieken:
‐ Bestand – Nieuw – Bericht of Ctrl N
‐ Acties – Nieuw e‐mailbericht
‐ Selecteer een e‐mailmap (Postvak IN, Verzonden items…) en klik op de knop op de werkbalk Standaard.
‐ Gebruik de sneltoets Ctrl Shift M vanuit een map van Outlook.
Het e‐mailvenster verschijnt op het scherm.
■ Geef de geadresseerde(n) van het bericht aan met behulp van een van onderstaande methodes:
‐ Typ in het veld Aan het adres van de ontvanger van het bericht. Als het gaat om meerdere ontvangers, plaats dan een puntkomma tussen hun namen.
Als u de eerste letter intypt van een adres van een ontvanger waarvoor meerdere adressen bestaan, geeft Outlook automatisch een lijst weer met de ontvangers die voldoen aan het ingetypte adres.
‐ Klik op de knop om de namen van de ontvangers te selecteren vanuit een adresboek waarin u de adressen reeds heeft gemaakt.
Het dialoogvenster Namen selecteren verschijnt, waarin u de adressen van de ontvangers kunt zien.
Als u de beschikking heeft over meerdere adresboeken, open dan de lijst Adresboek en selecteer het te gebruiken adresboek.
Het adresboek Contactpersonen bevat de lijst van alle gemaakte contactpersonen (zie Contactpersonen – Een contactpersoon maken).
Activeer indien nodig de optie Alleen naam.
Voor elke toe te voegen ontvanger, selecteert u de Naam in de lijst en klikt u vervolgens op de knop of dubbelklikt u op de desbetreffende naam; om meerdere ontvangers tegelijkertijd te selecteren, houdt u de Shift toets ingedrukt om een reeks opeenvolgende namen te selecteren en/of de Ctrl toets om namen te selecteren die niet onder elkaar staan.
Vanuit dit dialoogvenster kunt u ook een distributielijst kiezen (zie Contactpersonen – Een distributielijst maken).
Om snel een naam in de lijst te vinden, typt u de eerste letter(s) van de desbetreffende naam in het invoerveld Zoeken.
U kunt ook namen zoeken op basis van de inhoud van de kolommen (Naam, Volledige naam, E mailadres, zakelijk telefoonnummer…). Activeer hiervoor de optie Meer kolommen, geef in het bijbehorende invoerveld de tekst op die u wilt Zoeken en klik op de knop Zoeken: nu bevat de lijst alleen de namen die overeenkomen met de zoekopdracht. Ga vervolgens te werk zoals hierboven omschreven om de geadresseerden toe te voegen in het veld Aan.
Om een geadresseerde te verwijderen, klikt u op de naam in het veld bij de knop Aan en drukt u op de toets Delete op het toetsenbord.
Bevestig de keuze van uw geadresseerden door te klikken op de OK knop van het dialoogvenster Namen selecteren.
Als u het veld Aan verlaat, en Outlook het adres van de geadresseerde herkent, wordt dit door Outlook onderstreept mits de optie Automatisch namen controleren is aangevinkt in het dialoogvenster Geavanceerde e‐mailopties (vanuit het hoofdvenster van Outlook, klikt u op Extra – Opties – tab Voorkeuren, en klikt u op de knop E‐mail opties en vervolgens op de knop Geavanceerde e‐mailopties).
Als u een distributielijst heeft gekozen, kunt u deze uitvouwen om alle leden weer te geven, door te klikken op het plus (+) teken vóór de lijst.
Zo kunt u een of meerdere leden van deze lijst verwijderen.
■ Klik in het veld Cc (Copie conforme)en typ indien nodig het adres of de adressen van de ontvanger(s) van een kopie van het bericht of klik op de knop om de adressen uit een adressenboek te selecteren.
U verzendt een kopie van een bericht ter informatie; u verwacht in dat geval geen antwoord van deze ontvangers.
■ Als u een kopie van het bericht aan verborgen geadresseerden wilt verzenden, geef dan het veld BCC weer (Onzichtbare kopie): klik op de tab Opties op de knop BCC weergeven in de groep Velden. Typ vervolgens het adres of de adressen van de verborgen ontvangers of klik op de knop om deze te selecteren vanuit een adresboek.
De geadresseerden uit het veld Aan en Cc weten niet dat de geadresseerden uit het veld BCC een kopie van het bericht hebben ontvangen. De geadresseerden uit het veld BCC kennen ook de overige geadresseerden van dit veld niet.
Als het veld BCC wordt weergegeven, blijft dit veld weergegeven voor alle nieuwe berichten.
■ Typ in het veld Onderwerp het onderwerp van uw e‐mailbericht.
De geadresseerde ziet het onderwerp van het bericht en bepaalt op basis hiervan of uw bericht al of niet wordt gelezen.
■ Gebruik het grote invoerveld om de algemene tekst van het bericht te typen en wijzig indien nodig de opmaak van deze tekst (tab Tekst opmaken).
Omdat het e‐mailprogramma gebruik maakt van Word, beschikt u over de functies van Word om de tekst van het bericht te bewerken en op te maken.
■ Om het bericht te verzenden, klikt u op de knop Verzenden.
Het berichtvenster verdwijnt. Het bericht wordt opgeslagen in de map Verzonden items als de optie Kopie van berichten opslaan in map Verzonden items van het dialoogvenster E‐mailopties actief is (Extra – Opties – tab Voorkeuren – knop E‐mailopties). Bij de geadresseerden wordt het bericht opgeslagen in het Postvak IN, met het symbool van ongelezen berichten: . Als de verzending niet heeft kunnen plaatsvinden, wordt het bericht opgeslagen in de map Postvak UIT en kunt u het eventueel wijzigen door middel van dubbelklikken op het bericht.
■ Als u het bericht niet meteen wilt verzenden, omdat u er nog wijzigingen in wilt aanbrengen, slaat u het bericht op : klik op de Office knop en vervolgens op de optie Opslaan of klik op de knop Opslaan op de werkbalk Snelle toegang of gebruik de sneltoets Ctrl S. Sluit vervolgens het berichtvenster door te klikken op de knop Sluiten .
Het bericht wordt opgeslagen in de map Concepten; en krijgt het symbool .
Als het bericht klaar is voor verzending, gaat u naar de map Concepten, en dubbelklikt u op het bericht om het te openen.
Wijzig het bericht of vul het eventueel aan, en klik dan op de knop Verzenden.
Het bericht verdwijnt automatisch uit de map Concepten.
» Om een bericht te verzenden kunt u ook de sneltoets Ctrl Enter gebruiken. In dat geval kan een melding verschijnen waarin u wordt gevraagd om het gebruik van de sneltoets Ctrl Enter te bevestigen. Om deze melding vervolgens niet meer te laten verschijnen, plaatst u een vinkje bij de optie Dit bericht niet meer weergeven zien en klikt u op de knop Ja om het bericht te verzenden.
» U kunt een bericht maken vanuit de map Contactpersonen: selecteer de desbetreffende geadresseerde(n) in de map Contactpersonen en gebruik de opdracht Acties – Maken – Nieuw bericht voor contactpersoon.
» Berichten die nog niet gereed zijn worden standaard om de drie minuten opgeslagen. Dit automatisch opslaan kunt u activeren of uitschakelen met behulp van de optie Niet verzonden berichten automatisch opslaan van het dialoogvenster E-mailopties (Extra – Opties – tab Voorkeuren – knop E-mailopties). Ook kunt u aangeven hoe vaak items automatisch moeten worden opgeslagen, met de optie Items automatisch elke n minuten opslaan van het dialoogvenster Geavanceerde e-mailopties (Extra – Opties – tab Voorkeuren – knop E-mailopties – knop Geavanceerde e-mailopties).
» In de tab Opties van het berichtvenster kunt u met de knop Verzonden items opslaan in de groep Meer opties de map wijzigen waarin de kopie van het verzonden bericht moet worden opgeslagen: Andere map of Standaardmap gebruiken (map Verzonden items); als u het verzonden bericht niet in een map wilt opslaan, klikt u op de optie Niet opslaan.
Een bericht maken op briefpapier of een Outlook thema
■ Selecteer een van de e‐mailmappen.
■ Acties – Nieuw e‐mailbericht – Met meer briefpapier
■ Selecteer het briefpapier of het gewenste thema in het veld in de lijst Kies een thema.
Achter de namen van briefpapier staat de omschrijving (Briefpapier).
In het veld Voorbeeld staat een voorbeeld van het geselecteerde briefpapier of thema.
■ Als u een thema voor uw bericht heeft gekozen, kunt u de volgende opties gebruiken:
Ware kleuren: Vink deze optie aan om ware kleuren op de tekst en op afbeeldingen toe te passen.
Geanimeerde afbeeldingen: Vink deze optie aan om sommige afbeeldingen in een thema te laten bewegen.
Achtergrondafbeelding: Vink deze optie aan als de aan het thema gekoppelde achtergrondafbeelding moet worden toegepast.
■ Klik op de knop OK.
Het venster voor het maken van een bericht verschijnt en het gekozen briefpapier of thema wordt weergegeven op de achtergrond van het invoerveld van het bericht.
■ Bewerk uw bericht op dezelfde manier als gewone berichten (kies de geadresseerden, typ het onderwerp…) en, wijzig eventueel de opmaak van de tekst (tab Tekst opmaken).
■ Verzend het bericht door te klikken op de knop Verzenden.
» Bij de keuze van briefpapier voor het maken van een bericht, wordt systematisch het HTML formaat voor dit bericht toegepast.
» U kunt ook een briefpapier of een Outlook thema toepassen op alle nieuw gemaakte berichten (zie Standaard briefpapier of Outlook thema toepassen in het hoofdstuk E-mailprogramma: configuratie).
Als u briefpapier heeft gebruikt, verschijnt de naam hiervan in het menu Acties – Nieuw e-mailbericht met briefpapier. U hoeft dan alleen maar op de naam te klikken om een nieuw bericht op basis van dit briefpapier te maken.
Een bericht maken op basis van een speciaal formaat
Wat ook de standaard berichtenopmaak is, u kunt altijd een andere opmaak kiezen voor een nieuw bericht.
■ Selecteer een e‐mailmap.
■ Acties – Nieuw bericht
■ Klik op een van de volgende opties :
Tekst zonder opmaak: Uw berichten kunnen geen opmaak hebben (vet, cursief, kleuren) ; ook kunnen geen afbeeldingen in de berichten worden weergegeven, maar deze kunnen wel als bijlage worden toegevoegd. De berichten zijn echter perfect leesbaar voor de geadresseerden als ze via internet worden verzonden.
RTF opmaak: RTF zorgt voor de opmaak, met name de opsommingstekens, uitlijnen en gekoppelde objecten. Maar let op : deze opmaak kan alleen worden gelezen in Outlook 97, 98, 2000, 2002, 2003 en 2007 en het e‐mailprogramma Microsoft Exchange client versie 5.0 en 4.0. Deze opmaak wordt ook wel Tekst met opmaak genoemd.
HTML (Geen briefpapier): U kunt verschillende opmaak toepassen (achtergrond, hyperlink, briefpapier…); dit is de standaard opmaak.
■ Bewerk uw bericht (kies de geadresseerden, typ het onderwerp van het bericht…) en wijzig indien nodig de opmaak van de tekst (tab Tekst opmaken).
■ Verzend het bericht door te klikken op de knop Verzenden.
» U kunt de opmaak van een bericht ook wijzigen vanuit het berichtvenster. Klik op de tab Opties op de knop Tekst zonder opmaak, HTML of Tekst met opmaak in de groep Opmaak.
» Voor het wijzigen van de standaard opmaak, wordt verwezen naar de kop De standaard opmaak van berichten kiezen in het hoofdstuk E-mail : instellingen.
Een bericht maken met een Webpagina
■ Geef, indien nodig, de werkbalk Web op het scherm weer, met behulp van de opdracht Beeld – Werkbalken – Web.
■ Ga naar de desbetreffende Webpagina door het adres ervan in het veld Documentlocatie te typen op de werkbalk Web.
■ Acties – Webpagina via e‐mail verzenden
De naam van de pagina verschijnt in het veld Onderwerp. Als uw bericht in HTML is, verschijnt de inhoud van de webpagina in de body van het bericht. Als uw bericht zonder opmaak is, verschijnt het htm bestand bij de Webpagina in het veld Bijgevoegd. Als uw bericht in RTF (Tekst met opmaak) is opgesteld, verschijnt het htm‐bestand bij de webpagina in het bericht in de vorm van een pictogram.
■ Bewerk het bericht (kies de geadresseerden, wijzig het onderwerp, het bericht…).
■ Verzend het bericht door te klikken op de knop Verzenden.
Bij een bericht met Tekst zonder opmaak of Tekst met opmaak, wordt de webpagina als bijlage naar de geadresseerde verzonden. Als de geadresseerde dubbelklikt op het pictogram, wordt het bestand geopend en kan het worden opgeslagen.
Bij een bericht in HTML verschijnt de webpagina bij de geadresseerde in de body van het bericht.
Ongeacht de opmaak van een bericht, kan met een klik op de link naar de webpagina in het veld Onderwerp de webpagina ook worden geopend.
De berichtensjablonen
Een berichtensjabloon maken
Als u hetzelfde bericht regelmatig moet verzenden, waarbij slechts een deel van de inhoud ervan wijzigt, kunt u het frame van dit bericht opslaan in de vorm van een sjabloon, zodat u het niet steeds opnieuw hoeft te maken.
■ Selecteer de map Postvak IN en klik op de knop .
■ Typ de gegevens die u wilt terugvinden bij het gebruik van deze sjabloon.
■ Sla het frame van het bericht op: Klik op de Office knop en vervolgens op de optie Opslaan als.
■ Typ de naam van de sjabloon in het invoerveld Bestandsnaam.
■ Open de lijst Opslaan als en selecteer de optie Outlook‐sjabloon (*.oft): de map Sjablonen wordt automatisch geselecteerd.
