Reglement Ondernemingsraad Radboud Universiteit Nijmegen
Vastgesteld door de Ondernemingsraad op 21 december 1998, na overleg met het College van Bestuur.
Het laatst gewijzigd op 23 januari 2017 in overeenstemming met het College van Bestuur.
I BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel 1
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
Stichting: de stichting Stichting Katholieke Universiteit, gevestigd te Nijmegen, zijnde de ondernemer als bedoeld in artikel 1 lid 1 onder d van de wet;
Universiteit: de van de Stichting uitgaande Radboud Universiteit Nijmegen, zijnde de onderneming als bedoeld in artikel 1 lid 1 onder c van de wet;
Wet: de Wet op de ondernemingsraden;
College van Bestuur: het College van Bestuur van de Universiteit, als bedoeld in artikel 3 lid 2 van de Statuten van de Stichting, als bestuurder, bedoeld in artikel 1 lid 1 onder e van de wet, vertegenwoordigd door één van de leden van het College van Bestuur;
Werknemer: a. degenen die krachtens een arbeidsovereenkomst met de Stichting, als bedoeld in de voor de universiteit geldende CAO werkzaam zijn in de universiteit;
b. degenen die in het kader van de werkzaamheden van de universiteit daarin werkzaam zijn krachtens een publiek- rechtelijke aanstelling bij dan wel krachtens een arbeids- overeenkomst met een andere ondernemer;
c. degenen die krachtens een arbeidsovereenkomst met de Stichting, als bedoeld in de voor de universiteit geldende CAO werkzaam zijn in een door een andere ondernemer in stand gehouden onderneming.
d. degenen die krachtens een arbeidsovereenkomst met de Stichting werkzaam zijn, niet vallend onder degenen bedoeld onder a. t/m c., en door het College van Bestuur en de Ondernemingsraad gezamenlijk zijn aangewezen.
Werknemersorganisaties: de verenigingen van werknemers bedoeld in art. 9 lid 2 onder a van de wet;
Commissie: een door de Ondernemingsraad ingestelde commissie.
Verkiezingsdatum: de laatste dag waarop de stembiljetten voor de verkiezing van de leden van de Ondernemingsraad ingeleverd kunnen worden of waarop elektronisch een stem kan worden uitgebracht.
II VERKIEZINGSREGELING
Artikel 2
De Ondernemingsraad bestaat uit 21 leden, conform artikel 6 lid 1 van de WOR. Een lid van de Ondernemingsraad kan niet tevens lid van de universitaire studentenraad zijn.
Actief en passief kiesrecht
Artikel 3
Kiesgerechtigd en verkiesbaar zijn de werknemers die bij de universiteit werkzaam zijn op een peildatum die 6 maanden voor de ingangsdatum van de zittingsperiode is gelegen. De leden van het College van Bestuur zijn van deelname aan de verkiezingen uitgesloten.
Voorbereiding van de verkiezing, kandidaatstelling
Artikel 4
1. De organisatie van de verkiezing van de leden van de Ondernemingsraad berust bij de Ondernemingsraad. Bij instellingsbesluit stelt de Ondernemingsraad ten behoeve van de verkiezing een vaste commissie in, hierna te noemen de verkiezingscommissie.
2. De Ondernemingsraad bepaalt na overleg met het College van Bestuur de datum van de verkiezingen. De datum van de verkiezing ligt niet eerder dan 12 weken doch niet later dan 2 weken voor de afloop van de zittingsperiode van de aftredende Ondernemingsraad.
3. De secretaris van de verkiezingscommissie deelt deze datum mede aan de werknemers en aan de werknemersorganisaties. Tussen deze mededeling en de datum waarop de verkiezing wordt gehouden, liggen ten minste 15 weken.
Artikel 5
1. Uiterlijk 12 weken voor de verkiezingsdatum stelt de verkiezingscommissie een lijst op van de aan de universiteit werkzame werknemers die op de verkiezingsdatum kiesgerechtigd zijn respectievelijk verkiesbaar zijn, en maakt deze lijst onder de werknemers bekend.
De persoonlijke gegevens uit het kiesregister worden hierna op een door de
verkiezingscommissie te bepalen datum via e-mail aan de medewerker verstrekt. De verkiezingscommissie brengt dit tijdig ter openbare kennis.
Gedurende 2 weken na bekendmaking is iedere werknemer bevoegd een verzoek tot wijziging van deze lijsten in te dienen.
2. Uiterlijk 10 weken voor de verkiezingsdatum stelt de verkiezingscommissie de werkne- mersorganisaties en de werknemers in kennis van de mogelijkheid kandidaten te stellen.
3. Kandidaatstelling geschiedt door indiening van een lijst van een of meer kandidaten bij de secretaris van de verkiezingscommissie. Deze verstrekt een gedagtekend bewijs van ontvangst, gesteld ten name van degene die de lijst heeft ingediend.
4. Tot uiterlijk 6 weken voor de verkiezingsdatum kunnen kandidatenlijsten worden ingediend.
5. Bij elke kandidatenlijst wordt van ieder daarop voorkomende kandidaat de schriftelijke verklaring overgelegd inhoudende dat hij de kandidatuur aanvaardt.
6. De naam van een kandidaat mag slechts op één kandidatenlijst voorkomen.
7. Tot uiterlijk vier weken voor de verkiezingsdatum kunnen kandidatenlijsten in een
lijstenverbinding worden opgenomen door inlevering bij de ambtelijk secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke gemeenschappelijke verklaring van de op de lijsten vermelde
gemachtigden. Indien een lijstverbinding wordt aangegaan tussen meer dan twee lijsten wordt per lijst een voorkeursvolgorde aangegeven.
Artikel 6
1. De verkiezingscommissie onderzoekt of de ingediende kandidatenlijsten en de daarop voorkomende kandidaten voldoen aan de vereisten van de wet en dit reglement.
2. De verkiezingscommissie verklaart een kandidatenlijst die niet aan de in het vorige lid bedoelde vereisten voldoet, ongeldig en deelt dit onverwijld schriftelijk en met opgave van redenen mede aan degene(n) die de lijst heeft (hebben) ingediend. Gedurende één week na deze mededeling bestaat de gelegenheid de lijst aan de gestelde eisen aan te passen.
3. De kandidatenlijsten worden uiterlijk 4 weken voor de verkiezingsdatum door de verkiezingscommissie aan de werknemers bekend gemaakt.
Artikel 7
Indien er niet meer kandidaten zijn gesteld dan plaatsen zijn te vervullen, vinden er geen verkiezingen plaats en worden de gestelde kandidaten geacht verkozen te zijn.
Wijze van stemmen
Artikel 8
1. De verkiezing geschiedt bij geheime schriftelijke stemming per post of op elektronische wijze.
A. Schriftelijke stemming
2. Ten behoeve van de stemming worden aan de kiesgerechtigden uiterlijk 2 weken vóór de verkiezingsdatum aan het werkadres toegezonden:
a. een stembrief, waarop in ieder geval is vermeld de geslachtsnaam en de voorletters van de kiesgerechtigde;
b. een stembiljet;
c. een stem-enveloppe;
d. een geadresseerde retourenveloppe;
e. een instructie.
3. De kiesgerechtigde brengt zijn stem uit door:
a. het stembiljet in te vullen overeenkomstig de instructie;
b. het ingevulde stembiljet in de stem-enveloppe te sluiten;
c. de stembrief van zijn handtekening te voorzien;
d. de stembrief en de gesloten stem-enveloppe separaat in de retourenveloppe te sluiten;
e. de retourenveloppe terug te zenden dan wel af te geven op het aangegeven adres, en wel op een zodanig tijdstip dat de retourenveloppe uiterlijk op de verkiezingsdatum wordt ontvangen.
4. Iedere kiesgerechtigde brengt één stem uit.
B. Elektronische stemming
5.
1. Ten behoeve van het elektronisch stemmen wordt aan de kiesgerechtigden uiterlijk op de dag voorafgaand aan de stemperiode een aankondiging toegezonden.
2. In de aankondiging wordt in ieder geval vermeld:
a. de OR en de OC’s waarvoor de verkiezingen plaatsvinden;
b. de wijze waarop en gedurende welke dagen het stemmen kan geschieden.
6.
1. Tijdens de door het stembureau vastgestelde verkiezingsperiode wordt de kiezer in de gelegenheid gesteld om zijn stem uit te brengen via de daarvoor ter beschikking staande stemapplicatie.
2. De kandidatenlijsten worden elektronisch zichtbaar gemaakt.
3. De kiezer brengt zijn stem uit door invulling van het elektronisch stembiljet en de verzending daarvan via de stemapplicatie.
4. In het elektronisch verkiezingssysteem wordt vastgelegd dat de kiezer een stem heeft uitgebracht.
Ongeldig verklaring en uitschrijven nieuwe verkiezingen
Artikel 9
1. Indien zich onregelmatigheden bij een stemming hebben voorgedaan en de verkiezingscommissie van mening is dat deze onregelmatigheden van invloed kunnen zijn op de vaststelling van de uitslag van de verkiezing, kan de verkiezingscommissie besluiten de stemming ongeldig te verklaren.
2. In het geval de stemming ongeldig wordt verklaard, schrijft de verkiezingscommissie zo spoedig mogelijk nieuwe verkiezingen uit.
Vaststellen uitslag
Artikel 10
1. Na het einde van de stemming stelt de verkiezingscommissie het aantal geldige stemmen vast dat op elke kandidatenlijst en elke daarop voorkomende kandidaat is uitgebracht.
2. Het tellen van de schriftelijk uitgebrachte stemmen geschiedt in het openbaar.
Ongeldig zijn de stembiljetten:
a. die niet door of namens de verkiezingscommissie zijn gewaarmerkt;
b. die niet door of namens de verkiezingscommissie zijn verzonden;
c. waaruit niet duidelijk de keuze van de kiesgerechtigde blijkt;
d. waarop meer dan één stem is uitgebracht;
e. waarbij de stembrief niet of zonder handtekening is teruggezonden;
f. waarop andere aantekeningen voorkomen dan de aanwijzing van de verkozen kandidaat.
Artikel 11
1. Ter bepaling van de uitslag van de verkiezing berekent de verkiezingscommissie de kiesdeler door het aantal geldig uitgebrachte stemmen te delen door het aantal te bezetten zetels in de Ondernemingsraad. Indien de kiesdeler een gebroken getal is, wordt dit getal niet afgerond.
2 Vervolgens worden aan iedere kandidatenlijst zoveel zetels toegewezen als de kiesdeler begrepen is in het aantal op die lijst uitgebrachte stemmen.
De daarbij overblijvende stemmen alsmede de stemmen uitgebracht op een lijst die de kiesdeler niet haalde, gelden daarbij als overschotstemmen.
3 Zetels die op de in de voorgaande leden bepaalde wijze niet kunnen worden vervuld, worden als restzetels achtereenvolgens toegekend aan de lijsten dan wel lijstverbindingen met de grootste stemmenoverschotten. Binnen een lijstverbinding wordt de restzetel in beginsel toegekend aan de lijst met het grootste stemmenoverschot. Bij een gelijk stemmenoverschot van twee of meer lijsten beslist het lot welke lijst het eerst een restzetel krijgt.
4 De aan een lijst toegevallen zetels worden toegewezen aan de daarop staande kandidaten die persoonlijk meer dan de helft van de kiesdeler hebben gehaald, zijnde het naasthogere hele getal van de helft van de kiesdeler, in volgorde van de door hen verkregen stemmen. Eventuele na toepassing van vorige volzin resterende zetels worden toegewezen aan de overige
kandidaten in de volgorde waarop zij op de lijst voorkomen.
5 Indien een lijst niet alle toegewezen zetels kan bezetten en een lijstverbinding heeft aangegaan met een andere lijst, kunnen de niet-bezette zetels door kandidaten van deze andere lijst worden bezet. Voor de toewijzing van de zetels aan kandidaten geldt daarbij het voorgaande lid.
6 Indien een lijstverbinding is aangegaan met meerdere andere lijsten, geldt voor de toepassing van het vorige lid de voorkeursvolgorde die is aangegeven bij het aangaan van de lijstverbinding conform artikel 5, lid 8.
7 De uitslag van de verkiezing wordt door de verkiezingscommissie vastgesteld en bekend gemaakt aan het College van Bestuur, aan de werknemers en aan de werknemersorganisaties die kandidatenlijsten hebben ingediend.
Bezwarenregeling
Artikel 12
1. Iedere belanghebbende kan bij de Ondernemingsraad binnen een week bezwaar maken tegen een besluit van de verkiezingscommissie met betrekking tot:
a. de bepaling van de datum van de verkiezing en de tijdstippen van het begin en einde van de stemming;
b. de opstelling van de lijst van kiesgerechtigde en verkiesbare werknemers;
c. de geldigheid van een kandidatenlijst;
d. de vaststelling van de uitslag van de verkiezingen.
2. De Ondernemingsraad beslist onverwijld op het bezwaar en treft daarbij zo nodig de voorzieningen, die de Ondernemingsraad geraden acht.
Artikel 13
De stemgegevens worden door de secretaris van de verkiezingscommissie ten minste drie maanden bewaard.
III BEVOEGDHEDEN VAN DE ONDERNEMINGSRAAD
Artikel 14
Onverminderd de in de wet vastgelegde bevoegdheden van de Ondernemingsraad, heeft de
Ondernemingsraad instemmingsbevoegdheid ten aanzien van aangelegenheden, waaromtrent de CAO bepaalt dat nadere regels in overeenstemming met de Ondernemingsraad worden gesteld, of
adviesrecht ten aanzien van de aangelegenheden waaromtrent de CAO bepaalt dat de Ondernemings- raad adviesbevoegdheid heeft.
IV WERKWIJZE
Voorzitter en secretaris
Artikel 15
1. De Ondernemingsraad kiest uit zijn midden een voorzitter, één of meer plaatsvervangende voorzitters, alsmede een secretaris.
2. De voorzitter, of bij diens verhindering de plaatsvervangende voorzitter, vertegenwoordigt de Ondernemingsraad in rechte.
Dagelijks Bestuur
Artikel 16
1. De voorzitter, zijn plaatsvervangers en de secretaris vormen het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur kan worden aangevuld met andere leden van de Ondernemingsraad.
2. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de planning en coördinatie van de
werkzaamheden van de vaste commissies en voorbereidingscommissies en voert de besluiten van de Ondernemingsraad uit.
3. Het Dagelijks Bestuur kan in spoedeisende gevallen voorzieningen treffen. Het Dagelijks Bestuur legt hierover verantwoording af aan de Ondernemingsraad.
4. Als een lid van het Dagelijks Bestuur onderdeel uitmaakt van een organisatiewijziging dan wel reorganisatie dient hij/zij terug te treden als lid van het Dagelijks Bestuur gedurende de periode dat de organisatiewijziging dan wel reorganisatie in behandeling is bij de OR.
Zittingsduur en tussentijdse vacatures
Artikel 17
De leden van de Ondernemingsraad worden voor twee jaar gekozen. Ze zijn herkiesbaar.
Het zittingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus.
Artikel 18
1. In geval van een tussentijdse vacature in de Ondernemingsraad wijst de Ondernemingsraad tot opvolger van het betrokken lid aan de kandidaat die blijkens de uitslag van de laatstgehouden verkiezing daarvoor als eerste in aanmerking komt op de kandidatenlijst, waartoe het lid dat de vacature heeft doen ontstaan behoort.
Indien op een kandidatenlijst geen kandidaten meer aanwezig zijn om de vacature te vervullen, wordt de zetel toegekend aan een kandidatenlijst waarmee een lijstverbinding is aangegaan ex artikel 5 lid 8 en met inachtneming van artikel 11.
2. De aanwijzing geschiedt binnen een maand na het ontstaan van de vacature. Van de vervulling van de vacature wordt mededeling gedaan aan het College van Bestuur, aan de werknemers en aan de werknemersorganisaties die bij de verkiezing kandidatenlijsten hebben ingediend.
3. Indien er geen opvolger als bedoeld in het eerste lid aanwezig is, blijft de zetel vacant tot de volgende verkiezing.
Artikel 19
1. De Ondernemingsraad verleent aan een lid op haar verzoek tijdelijk ontslag wegens
zwangerschap en bevalling op de in het verzoek vermelde dag die ligt tussen ten hoogste zes en ten minste vier weken voor de vermoedelijke datum van de bevalling overeenkomend met het verlof aangegaan met de werkgever. Het lidmaatschap van het lid aan wie tijdelijk ontslag is verleend, herleeft van rechtswege met ingang van de dag waarop zestien weken zijn verstreken sinds de dag van ingang van het tijdelijk ontslag.
2. De Ondernemingsraad beslist op een verzoek tot tijdelijk ontslag zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk de veertiende dag na indiening van het verzoek en brengt hiervan de
verkiezingscommissie op de hoogte. De beslissing bevat de dag van ingang van het ontslag.
Van het tijdelijk ontslag wordt mededeling gedaan aan het College van Bestuur.
3. De voorzitter van de verkiezingscommissie benoemt conform artikel 17, lid 1, een vervanger voor de plaats die is opengevallen als gevolg van het tijdelijk ontslag. Degene die als vervanger is benoemd, houdt op lid te zijn met ingang van de dag waarop zestien weken zijn verstreken sinds de dag van ingang van het tijdelijk ontslag.
Vervroegde verkiezing
Artikel 20
1. Indien het aantal vacatures meer dan 4 is, kan de Ondernemingsraad besluiten tot vervroegde verkiezingen voor de hele Ondernemingsraad.
2. Vallen de vervroegde verkiezingen vóór het laatste zittingsjaar, dan treedt de zittingsduur van de vervroegd gekozen leden in de plaats van die van de oorspronkelijke leden.
3. Vallen de vervroegde verkiezingen in het laatste zittingsjaar, dan geldt een zittingsduur van twee jaren, vermeerderd met het overgebleven deel van het laatste zittingsjaar.
4. De aanvang van de zittingstermijn van de vervroegd gekozen Ondernemingsraad vindt plaats direct na de geldende beroepstermijn op de verkiezingsuitslag.
Vergaderingen
Artikel 21
1. De Ondernemingsraad komt in vergadering bijeen in de navolgende gevallen:
a. volgens een door de Ondernemingsraad, telkens voor de periode van een jaar, vastge- steld vergaderrooster;
b. op verzoek van de voorzitter;
c. op verzoek van het dagelijks bestuur;
d. op gemotiveerd verzoek van ten minste 5 leden.
2. In de onder b, c en d van lid 1 bedoelde gevallen bepaalt de voorzitter tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van leden van de Ondernemingsraad wordt gehouden binnen 14 dagen nadat hun verzoek daartoe bij de voorzitter is ingekomen.
3. De bijeenroeping geschiedt door de secretaris door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. De bijeenroeping geschiedt ten minste 7 dagen voor de te houden vergadering, behoudens in spoedeisende gevallen.
4. Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien de meerderheid van de leden van de Ondernemingsraad, doch tenminste 9 leden, aanwezig is. Het aantal leden wordt in dit geval gelijk gesteld aan het aantal bezette zetels.
5. Bij ontstentenis van de voorzitter en van diens plaatsvervangers kiest de Ondernemingsraad uit de aanwezige leden een voorzitter voor de vergadering.
6. De vergaderingen van de Ondernemingsraad zijn openbaar, tenzij de Ondernemingsraad besluit dat de vergadering of een onderdeel daarvan besloten is of stukken een vertrouwelijk karakter hebben. In dat geval wordt medegedeeld, welke gegevens onder de geheimhouding vallen en hoe lang deze geheimhouding duurt. De verslaglegging hiervan geschiedt separaat van de verslaglegging van het openbare gedeelte en wordt slechts toegezonden aan de leden van de Ondernemingsraad.
Artikel 22
1. De secretaris stelt in overleg met de overige leden van het Dagelijks Bestuur voor iedere vergadering een agenda op. Ieder lid van de Ondernemingsraad kan bij de secretaris een voorstel indienen voor plaatsing van een onderwerp op de agenda.
Een lid van de Ondernemingsraad kan aan het begin van een vergadering voorstellen doen ten aanzien van de agendering van onderwerpen van spoedeisende aard.
2. De secretaris maakt de agenda bekend aan de leden van de Ondernemingsraad, aan het College van Bestuur en aan de werknemers. Behoudens in spoedeisende gevallen geschiedt de bekendmaking ten minste 7 dagen voor de vergadering van de Ondernemingsraad.
Stemming
Artikel 23
1. De Ondernemingsraad beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Ter bepaling of aan dit voorschrift is voldaan, tellen blanco stemmen en onthoudingen niet mee.
2. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd.
3. Indien bij een besluit met betrekking tot de benoeming van een persoon geen van de kandidaten bij eerste stemming de gewone meerderheid behaalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Bij deze herstemming is degene gekozen, die alsdan de meeste stemmen op zich heeft verenigd. Indien de stemmen staken beslist het lot.
4. Bij staking van stemmen over een voorstel tot een door de Ondernemingsraad te nemen besluit dat geen betrekking heeft op een te benoemen persoon, wordt dit voorstel op de eerstvolgende vergadering opnieuw aan de orde gesteld. Indien dan wederom de stemmen staken, wordt het voorstel geacht verworpen te zijn.
Verslaglegging
Artikel 24
1 Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt van iedere vergadering een verslag gemaakt en aan de leden van de Ondernemingsraad gezonden voor de eerstvolgende vergadering. In die vergadering wordt het verslag vastgesteld.
Binnen 14 dagen na vaststelling wordt het verslag kenbaar gemaakt aan de werknemers en het College van Bestuur. Het aan de werknemers kenbaar gemaakte verslag bevat geen gegevens waaromtrent geheimhouding moet worden betracht ingevolge het bepaalde in artikel 20 van de wet.
2. Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt van iedere vergadering een kort bericht gemaakt dat uiterlijk binnen 14 dagen bekend wordt gemaakt aan de werknemers en het College van Bestuur.
Artikel 25
1. De secretaris draagt zorg voor de opstelling van het jaarverslag van de werkzaamheden van de Ondernemingsraad in het afgelopen zittingsjaar voor september. Het jaarverslag behoeft goedkeuring van de Ondernemingsraad.
2. De secretaris maakt het jaarverslag zo spoedig mogelijk na goedkeuring door de
Ondernemingsraad bekend aan de leden van de Ondernemingsraad en zijn commissies, aan de werknemers en aan het College van Bestuur. Voorts zendt de secretaris het jaarverslag aan het districtshoofd van de Arbeidsinspectie en aan de bedrijfscommissie.
Slotbepaling Artikel 26
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Ondernemingsraad.
