CENTRALE CLIËNTENRAAD MET DE RAAD VAN BESTUUR Verslag bijeenkomst 24 november 2020

CENTRALE CLIËNTENRAAD MET DE RAAD VAN BESTUUR Verslag bijeenkomst 24 november 2020

Locatie: Via ZOOM Tijdstip:

Aanwezig

14.00 – 16.00 uur

De heren Van Bruxvoort (voorzitter), Gaans, Loman, Peijnenburg, Tielen, Verbraak, Wolthuizen. De dames Joosten en Van Dinther. De dames Hertogs en Van Loenhout (verslag)

N.a.v. een vraag van de cliëntenraad heeft Peter Verbraak met contact gehad met Leonie Hartgers, (werving en selectie van leerlingen en stagiaires) en Marian van Ginkel, (manager opleidingen). Op basis hiervan deze presentatie.

De presentatie maakt onderdeel uit van dit verslag.

Opleiden

Goed leerbedrijf en betrouwbare opleider voor o.a. zorg-studenten.

Meester – gezel principe in de praktijk.

Ondersteuning in leerproces door werkbegeleider, team, adviseur beroepsopleidingen en coach vanuit school.

Uitgangspunt: continu leren, ontwikkelen en vernieuwen, zodat onze cliënten de beste zorg krijgen.

Dit in samenwerking met scholen die het belang onderstrepen van CIR, onze visie en besturingsfilosofie.

2021 is aandacht voor:

 Digitaal leren; plaats en tijd onafhankelijk kennis met elkaar delen en leren.

 Werkplekleren ipv klassikaal Opmerkingen c.q. vragen:

 BOL (beroepsopleidend leren) en BBL (beroepsbegeleidend leren): instapniveau is 1 t/m HBO. De meeste vraag binnen Archipel is niveau 3 en 4, vergelijkbaar met het vroegere mavo-niveau.

 Stagiaires hebben een stagecontract.

 De leerlingen een leerarbeidsovereenkomst met baangarantie.

 Diploma’s zijn in Nederland gecertificeerd.

 De mogelijkheid wordt geboden om de opleidingen in een verkorte versie te volgen.

 Voor herintreders met een eerdere BIG registratie wordt werkervaring, opleiding en urennorm aangeboden om weer BIG geregistreerd te geraken.

 Archipel heeft veel stageplekken nodig; dit vanuit toekomst gerichte behoefte aan personeel.

 Mensen die binnen Archipel (binnen de visie en waarden) worden opgeleid is een potentiele groep nieuwe medewerkers in de praktijk is dat onze grootste instroom.

 In iedere opleiding / training wordt de Archipelvisie omarmd. Ook de

besturingsfilosofie. Dit laatste komt ook nadrukkelijk aan de orde in de training persoonlijk leiderschap; hoe krijgt dit binnen de besturingsfilosofie vorm?

 CIR neemt een prominente plaats in; zijn nieuwe medewerkers hier geschikt voor.

Gedurende de opleidingen wordt gekeken naar de beroepshouding die hierbij hoort.

 Iedereen die bij Archipel in dienst komt, krijgt een introductietraining waarin onze visie op zorg aan de orde komt. Daarnaast wordt ook iets van de teams verwacht;

voorbeeldgedrag van collega’s op de werkvloer.

 Het streven is de introductietraining ook voor de ZZP-ers verplicht te stellen.

 Vooraf, tijdens het kennismakingsgesprek, wordt ook bekeken of iemand binnen Archipel past.

 Er wordt kritisch gekeken naar de motivatie om te kiezen voor de zorg,

beweegredenen waarom iemand overstapt naar de zorg. De voorselectie binnen Archipel is streng.

 Op de locaties zijn collega’s aangesteld binnen het opleidingstraject. Zij leiden verzorgenden en verpleegkundigen op van hetzelfde niveau.

Een plan wordt gemaakt om meer medewerkers als werkbegeleider op te leiden. De optie wordt uitgewerkt om 1 begeleider meer studenten te laten opleiden.

Werving en selectie Opmerkingen c.q. vragen:

 Focus voor 2021 ligt op meer opleiding, meer werving met nadruk op verzorgenden IG en verpleegkundigen.

 Naast vooropleiding, motivatie, persoonlijke eigenschappen, passend in visie en besturingsfilosofie, wordt ook gekeken naar de behoefte van de clienten en teams

 Positionering Archipel als werkgever in de arbeidsmarkt.

Doelgroepanalyse is van belang. Er is sprake van een actieve en passieve werving.

Benadering van mensen in de arbeidsmarkt. Om met potentiele kandidaten in contact te komen, wordt ook gebruik gemaakt van een extern bureau voor analyse van de arbeidsmarkt.

Daarnaast is Archipel zichtbaar op scholen, beurzen etc.

 Positionering in de markt (kernwaarden) is momenteel in ontwikkeling en wordt in januari a.s. uitgezet. Hiervoor is onderzoek gedaan in de markt, maar ook intern.

 Binnen de organisatie gaat nog toetsing plaatsvinden; wat je naar buiten uitdraagt, moet intern gedragen worden.

 Wat is het unieke van Archipel?

Onderscheidend vermogen: technologie en innovatie, vooruitstrevend, ook naar mogelijkheden. Archipel staat goed bekend als opleider. Cultuur: wat wij doen is normaal, er is trots. De grote diversiteit in clientgroepen.

 CR leden zijn welkom om voorkomende vragen te stellen aan beide dames.

Sierd Loman neemt het contact met Marian en Leonie over van Peter Verbraak. Gezien zijn achtergrond, marketing en communicatie, is Sierd een geschikt persoon om te betrekken bij het concept werkgeversmerk.

Met dank aan Leonie en Marian.

Kwaliteit (Katinka van Boxtel) Notities:

 Interactie medewerkers – client

 Kwaliteitssysteem Archipel

Korte inleiding

In 2017 verscheen het Kwaliteitskader verpleeghuiszorg waarin lijnen werden uitgezet om te werken aan kwaliteit en veiligheid. In dat kader wordt beschreven wat cliënten en hun naasten mogen verwachten van de verpleeghuiszorg en wordt aan organisaties ruimte geboden om het systeem van leren en verbeteren vooral leidend te maken.

De thema´s die kwaliteit en veiligheid betreffen zijn persoonsgerichte zorg en ondersteuning, wonen en welzijn, veiligheid en leren en verbeteren van kwaliteit. Daarnaast wordt er nog over een aantal rand voorwaardelijke thema´s gesproken. Dan gaat het over leiderschap,

personeelssamenstelling, gebruik van hupbronnen en gebruik van informatie.

In 2018 is daar het programma Thuis in het verpleeghuis; waardigheid en trots op elke locatie aan toegevoegd. Het programma is ontwikkeld om ouderenzorg organisaties te helpen de uitgangspunten van het Kwaliteitskader te realiseren.

Archipel heeft dat een aantal jaren geleden vertaald naar het Archipel kwaliteitskompas waarbij vooral leren en verbeteren en de thema’s uit het kwaliteitskader een vertaling kende in reisdoelen. Het proces rondom Kompas vervangt daarmee het jaarlijkse kwaliteitsplan zoals dat in veel organisaties gebruikelijk is om te formuleren. Uitgaande van de gedachte dat kwaliteit van de zorg wordt gerealiseerd in interactie tussen de professional en de cliënt, wordt er op individueel niveau een plan gemaakt en worden uit die individuele plannen trends en verbeterpunten geselecteerd.

Voor Archipel is het van belang dat in het individuele plan zichtbaar is dat de cliënt in regie is.

Als de zorg op individueel niveau leidend is, is het echter een zoektocht om te weten of we daadwerkelijk waarde toevoegen aan de kwaliteit van leven van onze cliënten. Naast objectieve informatie zal gezocht moeten worden naar de intersubjectieve dimensie. Dus naast harde cijfers zullen we op zoek moeten naar het verhaal van de cliënt en de waarde die hij ervaart. Kwaliteit van zorg heeft het risico in zich dat het op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden. Kwaliteit omvat alles maar is daarmee meteen ook lastig te grijpen. Juist dan is een richting nodig; bij Archipel noemen we dat “de dingen goed doen en de goede dingen doen”. Dat gekoppeld aan een cultuur waarbij competente medewerkers mogen leren en open staan voor verbeteren en vernieuwen geeft het vertrouwen dat kwaliteit van leven en waarde worden gerealiseerd.

Opmerkingen c.q. toevoegingen:

 Betreft verdere verdieping in het kwaliteitssysteem binnen Archipel nav rapportage inspectiebezoek.

 CIR moet gaan om de waarde voor de client. Het gaat om de interactie tussen bewoner en professional.

 Het kwaliteitskader is op individueel niveau, op maat.

 Behoefte aan scherpte: hoe weten we dat we de dingen die we moeten doen ook goed doen.

 Het kwaliteitssysteem binnen Archipel is verbonden met Kompas.

 De CR-en nemen deel aan het kompasteam. Hoe geven we vorm aan clientparticipatie.

De CR-en zijn hier goede gesprekspartners is.

 Kompas wordt door de teams een beetje als keurslijf ervaren; moeten we dit er ook nog bij doen?

Kwaliteit is echter een integraal onderdeel van het werk. Veel dingen worden al door de teams gedaan, maar zij realiseren zich dat niet. Hoe simpel kwaliteit kan zijn moet meer bespreekbaar worden. Verbeterpunten liggen voor de hand.

Teams moeten leren om dit in dagelijkse dingen te zien en niet te groot te maken.

 De teamcoach heeft hier een rol in.

 Bij kwaliteit wordt vaak uitgegaan van de bewoner. Het clientsysteem wordt nog niet volledig benut.

 Klachten van verwanten worden niet teruggevonden in de scores van Kompas.

 Feedback is belangrijk als leerelement. Hiertoe is een mogelijkheid om kwalitatieve gesprekken te voeren met bewoners en verwanten.

Klachten geven ook een feedback. Ook hier valt veel van te leren.

Kaders

 Borging van kwaliteit is belangrijk. De Kaders lijken soms net iets te vrijblijvend. Er is controle nodig op het werken volgens de Kaders.

 Kaders moeten meer richting krijgen; concreter, helder, maar ook kijken naar de uitvoering. Het ondersteuningssysteem moet beter ingericht worden.

 De netwerkverpleegkundigen sluiten hierop aan. Op iedere locatie werkt een netwerkverpleegkundige die teams kan helpen met kwaliteitsvragen. Daarnaast hebben zij een signalerende functie richting team, teamcoach en RvB.

 Flexwerkers staan wat verder af van de belevingswereld van de bewoners. Hoe is dit te combineren?

De RvB stelt de Kaders bij op basis van signalen. Deze komen vooral vanuit de teamcoaches. De RvB verwacht van de teamcoaches dat zij pro-actief zijn. Signalen worden besproken in werkoverleggen. Er is gelijk contact in een acute situatie.

Afspraken over kwaliteit

 Clientwaardes en evaluaties: hoe gaan we input ophalen ten behoeve van verbetering kwaliteit.

 Aan de CR-en wordt gevraagd om hiervoor suggesties te geven. De CR geeft in elk geval aan dat de wens is om cliënt in regie maar ook andere kwaliteitsitems meer nabij, concreter en eenvoudiger te maken.

 Voorstel: verder bespreken in een interne vergadering CCR.

Durven experimenteren, leren en verbeteren; medewerkers gaan dingen doen waarvan ze denken dat het gaat werken, zonder hier onderzoek naar te doen.

Experimenteren om de zorg te verbeteren in belang van het individu.

Dit past ook binnen de besturingsfilosofie; teams mogen het zelf, die cultuur is er ook.

Met dank aan Katinka.

1.0 Opening

Tekenen lijst ten behoeve van de vacatiegelden

2.0 Verslag CCR bijeenkomst 22 september 2020 + actielijst

 Strategisch vastgoed beleid: nav: hospicebedden. Nu 3 in Ekelhof. Er wordt beeld gebracht of uitbreiding nodig is. Indien dit zo is, wordt deze gerealiseerd in Passaat.

 Punt 3.2; nav: begrotingsbrief. Deze wordt nu afgerond en wordt met de begroting eind volgende week verzonden naar de CCR.

 Punt 4.3; nav: rookbeleid. Dit is op locaties verschillend opgepakt en opgelost.

3.0 Ter advisering

Er zijn geen stukken ter advisering

4.0 Ter bespreking

4.1 Stand van zaken Corona (inclusief ziekteverzuim)

 Er blijven besmettingen bij komen bij zowel clienten, bezoekers als medewerkers. Het vraagt veel aandacht om zaken te regelen.

Momenteel zijn ruim 80 clienten besmet of besmet geweest, 13 clienten zijn overleden.

 Verzuimpercentage medewerkers stijgt.

Dit is zorgelijk, heeft de volle aandacht.

Het percentage medewerkers dat ziek is ten gevolge van Corona is niet inzichtelijk, dit ivm de privacy. We ontvangen wel het aantal coronabesmettingen van medewerkers per week

 De overzichten die de CR-en ontvangen geven genoeg informatie.

Aandachtspunt: de overzichtelijkheid wordt lastiger daar de overzichten steeds meer uitgebreid worden.

 Door de locaties wordt soms ook separaat een overzicht aangeleverd en/of wordt de CR mondeling bijgepraat.

 Opmerking: door het coördinatieteam op Eerdbrand is goed maatwerk geleverd ten aanzien van de bezoekregeling en bezoek gasterij.

 Met betrekking tot de feestdagen: op locaties wordt dit binnen de mogelijkheden die er zijn, verschillend geregeld.

 Voor Corona en de mogelijkheid van een volgende golf zijn noodscenario’s opgesteld.

4.2 Terugkoppeling onderzoeksrapporten Corona

 De RvB heeft schriftelijk gereageerd op de vragen van de CCR De reactie is voldoende duidelijk. Alle informatie ontvangen.

 De bijeenkomst met prof. Van der Velden is als positief en interessant ervaren. Alles was bespreekbaar.

De onderzoeksrapporten zijn gebaseerd op input vanuit Archipel. Prof. Van der Velden heeft Akkers niet zelf bezocht.

Dit doet overigens geen afbreuk aan de waarde van het rapporten.

 Over een aantal punten wordt nog verder gesproken.

De CCR heeft inmiddels van de RvB een reactie ontvangen tav de vraag over virusbeveiliging.

 Het hygiënerapport Berkenstaete van november 2019 is gisteren besproken in de bijeenkomst CR met RvB.

Nadrukkelijk is gewezen op het feit hier serieus aandacht aan te schenken.

Hygiëne en preventie is een belangrijk thema. Dit wordt Archipelbreed opgepakt.

4.3 Terugkoppeling jaargesprek RvT

Goed gesprek. Aan de orde zijn gekomen de punten die door de CCR

verwoord zijn met betrekking tot de Coronaperiode. Dit in verlengde van het ongevraagd advies inzake Akkers. Er was voldoende ruimte om dit aan de orde te stellen.

De CCR geeft aan dat de afspraak is:

 eenmaal per jaar bezoek delegatie RvT aan volledige CCR en

 eenmaal per jaar bezoek delegatie CCR aan volledige RvT.

De RvB geeft aan dat de raad in samenspraak met de RvT heeft besloten dat bij deze jaarlijkse bijeenkomst altijd een lid RvB aanwezig is. Dit in het kader van transparantie. De CCR heeft hier een ander beeld bij. Binnenkort is er een vergadering met de voorzitters (CCR, RvT, RvB)

Wordt vervolgd.

MH

4.4 Stand van zaken programmaleider CIR

 Karin Wiersema is per 1 januari a.s. aangenomen als nieuwe programmaleider CIR.

 Contract voor 2 jaar, bij goed functioneren wordt dit verlengd, programma blijft immers doorlopen

 Kennismaking met de CCR wordt in 2021 in een aparte bijeenkomst gepland.

4.5 Informatievoorzienig CR/CCR

 Nieuw format voor het 3^de kwartaal.

 In december wordt een afspraak gepland met Wil Peijnenburg, Peter Verbraak, Monique Hertogs, Wendy Beekman (business controller) en Robert Boelhouwer (manager bedrijfsvoering a.i.) om de informatie inhoudelijk door te nemen.

4.6 Opdracht regiegroep Wonen en Werken

 Brigitte Schouten is projectleider van de regiegroep.

De CCR is benaderd met het verzoek om iemand van de CCR of CR-en te laten aansluiten bij deze groep.

De werkopdracht (notitie van augustus jl.) is ontvangen.

 Er zijn wel thema’s benoemd, maar de opdracht is voor de CCR erg onduidelijk.

 Brigitte Schouten is gevraagd de opdracht te concretiseren met een aantal mensen. Momenteel is er nog sprake van een oriëntatiefase.

Afspraak:

 Brigitte Schouten wordt voor toelichting uitgenodigd in een interne vergadering CCR.

4.7 Vacatiegelden voor aspirant-leden Afspraak:

 Een aspirant lid die aanwezig is bij een eerste volle vergadering, ontvangt hiervoor de vastgestelde

vacatievergoeding.

4.8 Q3 financiële rapportage Opmerkingen:

 Door Corona is een toename van de PNIL (personeel niet in loondienst). Hiermee is voor een deel rekening gehouden in de prognose.

 Daarnaast is een aantal aannames.

Voor de compensatieregeling Corona is scenario 2 toegepast.

De inschatting is dat hiermee het resultaat 2020 op € 575.000,-komt.

 De opbrengsten verkoop vastgoed worden opgenomen in de jaarrekening.

Afspraak:

 Koen van der Linden wordt voor toelichting inhoudelijk en systematiek uitgenodigd door de CCR na beschikbaarheid cijfers Q1 2021.

5.0 Stand van zaken

5.2 Medezeggenschapsregeling

 Loopt.

Zowel de RvB als de voorzitter CCR zijn voorstander van toepassen van de modelovereenkomst opgesteld door het LOC en ActiZ.

 Een huishoudelijk reglement is aan de CR-en om dit op te stellen.

Het model van het LOC en ActiZ is hiervoor beschikbaar.

5.1 Archipel Thuis

Beter resultaat dan geprognotiseerd. De vraag hoe AT en Archipel van elkaar gebruik kunnen maken is actueel, daar wordt aan gewerkt.

6.0 Ter informatie/ingekomen stukken 6.1 Beleidsbulletin nr. 21 en 22

6.2 Vernetviewer Q3

 Een aantal groepen heeft een bovengemiddeld ziekteverzuim;

46-55 en >55.

Hier ligt een taak voor o.a. HR coaches.

Er is aandacht voor dit hoge verzuim. Een programma rondom de overgang is opgestart.

7.0 Rondvraag/wvttk Robin van Gaans:

 Niet alle vergaderstukken ontvangen.

Afspraak:

 Indien de stukken niet compleet zijn, graag zsm doorgeven aan Sylvia van Loenhout zodat deze alsnog toegezonden kunnen

worden.

Els Joosten:

 CR Berkenstaete heeft een nieuw informatiebord met foto van de leden.

 De CR heeft een nieuwbrief verzonden aan de bewoners en mantelzorgers.

 Daarnaast worden kerstkaarten verzonden naar bewoners en mantelzorgers, als een positieve boodschap.

8.0 Sluiting