Geachte heer, mevrouw,
In deze brief geven wij u een stand van zaken over de aangekondigde verplichte wettelijke rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast geven wij aan welke activiteiten wij al verricht hebben in het kader van die nieuwe verantwoording en verder gaan verrichten.
Tevens informeren we u over het voor 2021 vast te stellen normenkader.
Rechtmatigheidsverantwoording.
Wij gaan vanaf 2022, voortvloeiend uit een wettelijke verplichting, een
rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Het gaat om de regels die te maken hebben met financiële
beheershandelingen.
Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Wij zijn in de huidige situatie al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met uw raad.
In de toekomst stellen wij zelf een verantwoording op, die opgenomen wordt in de jaarrekening. De accountant toetst vervolgens of de verantwoording juist is opgesteld.
Daarmee toetst de accountant op de getrouwheid en niet meer direct op de rechtmatigheid.
De wetswijziging is niet alleen technisch en gericht op rolverandering, maar beoogt een kwaliteitsverbetering in de processen die meer en meer automatisch leiden tot rechtmatig handelen. Doordat wij zelf toetsen, is het de bedoeling dat rechtmatigheid ook meer zichtbaar wordt in het gemeentelijk handelen en denken.
Onderwerp
Normenkader 2021 en stand van zaken rechtmatigheidsverantwoording
Steller J. Procee
De leden van de raad van de gemeente Groningen te
GRONINGEN
Telefoon (050) 367 56 04 Bijlage(n) 1 Onskenmerk 541054-2021
Datum 17-11-2021 Uwbriefvan Uwkenmerk -
Uitstel.
In tegenstelling tot wat wij u eerder meldden, vindt de invoering van de nieuwe
rechtmatigheidsverantwoording plaats vanaf 2022. Over 2021 zal daarom nog de accountant de controle op rechtmatigheid uitvoeren.
Gelet op de voorbereidingen en al verrichte werkzaamheden -in goed overleg met de accountant- hanteren wij 2021 als pilotjaar en zetten we de voorbereidingen voort, inclusief het registeren en rapporteren over bevindingen. De accountant zal -met inachtneming van de eigen verantwoordelijkheid- de voortgang beoordelen en in de rapportages voor uw raad opnemen.
Wat is er tot nu toe gebeurd?
Een projectgroep heeft de afgelopen periode per directie gesproken over rechtmatigheid, wat er gaat wijzigen en wat de impact is per directie. Een aantal processen is gemeente breed ingericht. Het vaststellen van de rechtmatigheid vindt dan ook centraal plaats en niet per directie. Daar waar het directie specifieke processen betreft, is de directie direct
verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen en het kunnen aantonen hiervan. Voornamelijk op dit laatste aspect ondersteunt de projectgroep de directies. Hierbij wordt expliciet gekeken naar de 3 criteria:
• begrotingsrechtmatigheid: handelt het college/de directie binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten;
• misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan?
• voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Het eindproduct is een rechtmatigheidsverantwoording met onderbouwing per directie, die samenkomt in een rechtmatigheidsverantwoording voor de gemeente als geheel in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. De voortgang in de projectgroep wordt op regelmatige basis gedeeld met de accountant.
De rol van de raad vanaf het verslagjaar 2022.
Met ingang van het jaar 2022 zal de rol van de raad ook wijzigen. Wij gaan met u in gesprek over rechtmatigheid en kunnen zo de controlerende rol beter vervullen. Uw raad bepaalt ook waar de verantwoordingsgrens ligt. Deze grens ligt tussen de 0 en 3 procent van de lasten. In het Auditcommittee is al gesproken van een verantwoordingsgrens van 2,5%, een percentage dat ons als realistisch en werkbaar voorkomt.
Normenkader.
Ook wijzigt de rol van de raad omtrent het Normenkader rechtmatigheid. Het Normenkader is de inventarisatie van de voor de rechtmatigheid van de gemeenterekening geldende wet- en regelgeving, relevante verordeningen en andere gemeentelijke regelgeving waarbij het gaat om financiële beheershandelingen. Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van de rechtmatigheidsverantwoording en worden om die reden ook niet opgenomen in het normenkader. Vanaf 2022 stelt uw raad het Normenkader vast, nu is dat nog het college.
Begin 2022 leggen wij u een raadsbesluit voor, waarin wij u vragen om de
verantwoordingsgrens rechtmatigheid en het Normenkader 2022 vast te stellen. Zoals gezegd
stellen wij dit jaar het Normenkader 2021 nog vast. U treft het kader (met een toelichting) aan in de bijlage.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders van Groningen,
burgemeester, secretaris,
Koen Schuiling Christien Bronda
Deze brief is elektronisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.
