Vooruitzien is reageren
Een analyse naar de voorraden,
leverbetrouwbaarheid en Productieplanning van Forbo-Novilon B.V.
Afstudeerscriptie Sjoerd Spoelstra
Auteur: Sjoerd T. Spoelstra
Studie: Technische Bedrijfswetenschappen (richting IT) Studentnummer: 1064789
Universiteit: Rijksuniversiteit Groningen, Nederland Faculteit: Faculteit Bedrijfskunde
Eerste Begeleider: Dr. H. Balsters Tweede Begeleider: Dr. J.T. van der Vaart
Afstudeerorganisatie: Forbo-Novilon BV, Coevorden
Onderzoeksgroep: Projectteam Productieplanning Locatie: De Holwert 12
7741 KC Coevorden
Opdrachtgevers: B.A.J. Jonker, Head Customer Services H. Meijerink, Head Production
Publicatie: Groningen, september 2003
Copyright © 2003 Sjoerd T. Spoelstra. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the prior permission of the author.
This report is the sole work of Sjoerd T. Spoelstra, prepared for the purpose of fulfilling certain requirements towards obtaining a Master’s degree from the University of Groningen. All information contained in this report has been gathered through research, real life and work experiences and shall be kept confidential.
MANAGEMENT SUMMARY
Aanleiding onderzoek
In deze rapportage is een onderzoek uitgevoerd naar de voorraden eindproduct, de leverbetrouwbaarheid en de Productieplanning van Forbo-Novilon te Coevorden. Aanzet voor dit onderzoek waren aanhoudende capaciteitsproblemen in het Magazijn Gereed Product en klachten vanuit de markt met betrekking tot de leverbetrouwbaarheid. Het vermoeden van het Management van Forbo-Novilon dat een aantal van deze problemen wel eens veroorzaakt konden worden door de manier waarop de Productieplanning was ingericht vormde de uiteindelijke aanleiding voor het oprichten van het projectteam 'Productieplanning'. De in deze rapportage uitgevoerde studie is uitgevoerd binnen het projectteam 'Productieplanning'.
Onderzoeksopzet
Er is in deze rapportage gebruik gemaakt van de zogenaamde 'Bio-5' aanpak, waarbij onderscheid wordt gemaakt in functionele en instrumentele problemen. Functionele problemen zeggen iets over de output van een systeem. Instrumentele problemen daarentegen hebben betrekking op de throughput van een systeem en vormen de oorzaak van functionele problemen. Het driestappen model van De Leeuw (Diagnose, Ontwerp, Verandering) is als uitgangspunt gebruikt voor de opzet van het onderzoek.
Gehanteerde probleemstelling
De doelstelling die gehanteerd is in deze studie luidt:
Het in kaart brengen van de capaciteitsproblemen in het Magazijn Gereed Product, alsmede het in kaart brengen van de problemen van de leverbetrouwbaarheid, teneinde mogelijke knelpunten aan te kunnen wijzen.
Bovendien dient duidelijk te worden gemaakt of de capaciteits- en leverproblemen (gedeeltelijk) verband houden met de Productieplanning, of dat andere factoren (mede) een rol spelen.
Om de doelstelling te kunnen verwezenlijken zijn de volgende onderzoeksvragen opgesteld:
1. Wat zijn de door Forbo-Novilon beïnvloedbare oorzaken van de ervaren capaciteitsproblemen in het Magazijn Gereed Product?
2. Wat zijn de door Forbo-Novilon beïnvloedbare oorzaken van de klachten van de Verkoopkantoren van Forbo-Flooring met betrekking tot de leverbetrouwbaarheid?
3. Welke door Forbo-Novilon beïnvloedbare oorzaken van de ervaren capaciteits- en leverproblemen zijn toe te wijzen aan de wijze waarop de Productieplanning is ingericht?
Resultaten
Knelpunten ten aanzien van capaciteitsproblemen in het MGP
Instrumenteel Probleem (oorzaak) Functioneel Probleem (gevolg) Ontbreken terugkoppeling over genomen beslissingen
t.a.v. productieorders, hierdoor wordt niet geleerd van voorgaande onnodige producties
Onnodige producties kunnen leiden tot onnodige voorraden in het MGP
Ontbreken duidelijke koppeling marktvraag – productie
Kan leiden tot onnodig hoge voorraden van een item in het MGP
Te weinig uitstroom van B-grade en Korte rollen uit het MGP door onvoldoende verkopen / verscrapping
Hoge voorraden B-grade en inefficiënt gebruik MGP door te grote aantallen Korte rollen
Te laat begonnen met de out-phasing van items Hoge voorraden oude collectie
Knelpunten ten aanzien van de leverbetrouwbaarheid
Instrumenteel Probleem (oorzaak) Functioneel Probleem (gevolg) Het aantal items out-of-stock wordt geminimaliseerd,
niet het aantal ‘nee-verkopen’. Hierdoor worden door de Productieplanner de verkeerde prioriteiten gesteld in de beslissing welke items geproduceerd dienen te worden.
Te lage leverbetrouwbaarheid
Herontwerp
In deze studie zijn onderstaande voorstellen ter herontwerp geformuleerd:
1. Herinrichting besturing productieplanning volgens onderstaand model:
ingre ep meting
Productie planning
Afwijking van de norm order-
aanvragen
IN UIT
Productie M GP
productie- orders
ge produceerde ite ms
Stockcontrol overleg
Gew enste leverbetrouwbaarheid
M anage ment
2. Out-phasing items faseren naar ABC-items:
Aanvang Out-phasing
A-item 1,5 maanden voor einde collectie
B-item 3 maanden voor einde collectie
C-item 12 maanden voor einde collectie
3. Verminderen voorraad B-grade en Korte rollen in het MGP volgens onderstaande strategieën:
Instroom in MGP verkleinen door
Uitstroom in MGP vergroten door
B-grade Voorkomen van B-grade in Productie door verlaging aantal productiefouten
- Betere afzetmarkt creëren voor B-grade
- Verscrapping (vermalen) van B- grade en hergebruiken in nieuwe vinylproducten
Korte rollen Voorkomen van B-grade in Productie door verlaging aantal productiefouten
- Betere afzetmarkt creëren voor Korte rollen
Aanbevelingen
De volgende aanbevelingen zijn geformuleerd in de studie:
• Verbeteren overlegstructuren International Marketing, Customer Support en Productieplanner;
• Toevoegen tweede Stockcontroller Productieplanning;
• Informatie aan Productieplanner beter stroomlijnen;
• Demand Management Tools als aanvulling op huidig SAP systeem.
VOORWOORD
Voor u ligt het resultaat van een periode van zes maanden onderzoek bij Forbo-Novilon B.V. te Coevorden.
Menigmaal hebben mijn collega Jarco Visscher en ik 's ochtends vroeg in een rode Ferrari (Peugeot 106) de N37 van Drenthe onveilig moeten maken om op tijd in Coevorden te komen, wat wonderwel elke keer weer gelukt is.
Ik heb mijn periode bij Forbo-Novilon als erg prettig ervaren. Ik heb ervaring mogen opdoen in veel verschillende disciplines en bovendien mijn kennis van de Duitse en Engelse taal weer een beetje op mogen vijzelen. Mijn dank gaat speciaal uit naar Bernoud Jonker (Hoofd Customer Services) en Harrie Meijerink (Hoofd Productie) voor hun steun en medewerking tijdens mijn onderzoek en voor het in mij gestelde vertrouwen.
Jarco bedank ik voor de prettige samenwerking en voor het feit dat hij elke morgen weer bereid was een stoeltje voor mij in zijn rode Ferrari te reserveren.
Ik dank Dr. H. Balsters voor zijn steun en aanbevelingen gedurende mijn onderzoek en ik dank Dr. J.T. van der Vaart voor zijn kritische blik bij het afronden van mijn onderzoek.
Met deze eindrapportage komt er ook een definitief einde aan mijn studententijd, en zonder anderen tekort te willen doen kan ik er niet onderuit mijn studiegenoten en vrienden Jan Spoelstra en Bas van Helden te bedanken voor het feit dat zonder hun mijn studie waarschijnlijk een stuk minder aangenaam zou zijn geweest (en waarschijnlijk ook een paar maand korter…).
Als laatste dank ik mijn Schepper die mijn leven leidt en wiens inspiratie mijn studentenleven zoveel rijker heeft gemaakt.
Groningen, 4 oktober 2003, Sjoerd Spoelstra
INHOUDSOPGAVE
1 INTRODUCTIE...9
1.1 Forbo-Novilon B.V. ...9
1.2 Productrange...9
1.3 Marktpositie, omgeving en verkoopkanalen ...10
1.3.1 Marktpositie ...10
1.3.2 Omgeving ...11
1.3.3 Verkoopkanalen ...11
1.4 Primair proces ...11
1.4.1 Voorbewerken...12
1.4.2 Afwerken ...12
1.5 Probleemindicatie ...13
2 ONDERZOEKSONTWERP...14
2.1 Gehanteerde onderzoeksmethode ...14
2.2 Probleemstelling ...14
2.2.1 Doelstelling ...15
2.2.2 Conceptueel Model ...15
2.2.3 Onderzoeksvragen...15
2.2.4 Randvoorwaarden...16
2.3 Theoretisch kader Diagnose...17
2.3.1 Toelichting berekening Veiligheidsvoorraad ...17
2.3.2 Toelichting Analyse Productieplanning...18
2.4 Samenvatting ...19
3 ANALYSE VOORRADEN MGP ...20
3.1 Functie MGP ...20
3.2 Opbouw voorraad MGP ...21
3.2.1 Functionele indeling ...21
3.2.2 Indeling in lengte van rollen ...23
3.2.3 ABC-analyse MGP ...23
3.3 Knelpunten in de voorraden in het MGP ...23
3.3.1 Incourante voorraad ...23
3.3.2 Korte rollen ...25
3.4 Benodigde capaciteit in MGP ...25
3.5 Samenvatting ...26
4 ANALSYE LEVERBETROUWBAARHEID ...27
4.1 Analyse klachten verkoopkantoren ...27
4.2 Gewenst niveau leverbetrouwbaarheid ...27
4.3 Beoordeling huidige leverbetrouwbaarheid ...28
4.4 Samenvatting ...29
5 PRODUCTIEPLANNING ...30
5.1 Beschrijving huidige Productieplanning...30
5.1.1 Plaats Productieplanning...30
5.1.2 Opbouw Productieplanning...30
5.1.3 Overlegstructuren...30
5.1.4 Procedure productieaanvragen...31
5.1.5 Huidige normen voor een goede productieplanning ...31
5.2 Analyse Productieplanning...32
5.2.1 Context Diagram Planning...32
5.2.2 Top-level Diagram Planning...33
5.2.3 Uitgesplitste deelprocessen ...34
5.3 Knelpunten Productieplanning t.o.v. capaciteits- en leverproblemen ...36
5.4 Samenvatting ...37
6 BEANTWOORDING ONDERZOEKSVRAGEN ...38
6.1 Onderzoeksvragen ...38
6.2 Overzicht knelpunten ...40
6.3 Discussie resultaten...41
7 HERONTWERP...42
7.1 Ontwerpdoelstelling ...42
7.1.1 Doelstelling ...42
7.1.2 Afbakening...42
7.1.3 Plan van Eisen ...42
7.2 Herontwerp Productieplanning ...42
7.2.1 Theoretisch kader ...42
7.2.2 Toepassing theorie op Forbo-Novilon...44
7.2.3 Herontwerp ...44
7.3 Herontwerp Out-phasing ...46
7.4 B-grade en Korte rollen verminderen in MGP...46
8 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN...47
8.1 Conclusies...47
8.1.1 Conclusies aangaande het MGP...47
8.1.2 Conclusies aangaande de leverbetrouwbaarheid ...47
8.1.3 Conclusies aangaande de invloed van de Productieplanning op de capaciteits- en leverproblemen...47
8.2 Verbetervoorstellen...47
8.3 Aanbevelingen...48
8.3.1 Verbeteren overlegstructuren ...48
8.3.2 Herontwerp Productieplanning: Informatie aanbieden in juiste hoeveelheid ...50
8.3.3 Verantwoordelijkheid Stockcontrol Standaardcollectie delen ...51
8.3.4 Demand Management Tools als aanvulling op huidig SAP systeem...52
GERAADPLEEGDE LITERATUUR...53
APPENDIX A: INFORMATIESTRATEGIEËN VAN GALBRAITH ...54
A.1 Inleiding...54
A.2 Traditionele Coördinatiemechanismen...54
A.3 Ontwerpstrategieën ter vermindering van onzekerheid ...55
A.4 Ontwerpstrategieën ter vergroting van informatieverwerkende capaciteit ...56
APPENDIX B: PLANNINGSREGELS...57
B.1 Ovenlijn1 ...57
B.2 Diepdruk...57
B.3 Ovenlijn 2/3 ...57
B.4 Trimlijn ...58
APPENDIX C: BEREKENING ECONOMIC ORDER QUANTITY...59
C.1 Uitgangspunten ...59
C.2 Resultaten...60
C.3 Huidige seriegroottes en EOQ seriegroottes met elkaar vergeleken ...60
APPENDIX D: BEREKENING VOORRAADCAPACITEIT...61
D.1 Uitgangspunten ...61
D.2 Gebruikte Formules ...61
D.3 Resultaten...62
APPENDIX E: LIFE CYCLE PROCESS ...63
APPENDIX F: LIJST VAN FIGUREN EN TABELLEN ...64
F.1 Lijst van figuren...64
F.2 Lijst van tabellen ...65
APPENDIX G: VERKLARENDE WOORDENLIJST ...66
1 INTRODUCTIE
1.1 Forbo-Novilon B.V.
Forbo-Novilon is een producent van verende vinylvloerbedekking en is gevestigd te Coevorden (Drenthe).
Bekende merknamen zijn onder andere Novilon© en Novilux©. Forbo-Novilon maakt deel uit van de Flooring divisie van de Forbo-Groep.
De Forbo-Groep kent 3 Businessunits: Flooring, Belting en Adhesives. Wereldwijd zijn er meer dan 5700 mensen werkzaam bij de Forbo-Groep. Het hoofdkantoor van de Forbo-Groep is gevestigd in Eglisau (Zwitserland).
Forbo-Novilon kent momenteel ongeveer 250 werknemers. Het merendeel is werkzaam in de productie. De afdeling Manufacturing (Productie) is verantwoordelijk voor alle zaken die te maken hebben met productievoorbereiding, productie en kwaliteitscontrole. Na de productie gaat de verantwoordelijkheid voor de geproduceerde goederen over van de afdeling Manufacturing naar de afdeling Customer Services. Customer Services is verantwoordelijk voor de klantencontacten, productieplanning, magazijnen en logistiek. Een organogram van Forbo-Novilon is weergegeven in Figuur 1.
Figuur 1 Organogram Forbo Novilon B.V. (bron: Kwaliteitszorgsysteem Forbo-Novilon, 2002)
1.2 Productrange
Forbo-Novilon produceert een brede range van vinylvloerbedekking. Niet alleen worden er veel verschillende kleuren (dessins) geproduceerd, ook wordt de vloerbedekking geproduceerd in verschillende breedtes. Naast de standaardbreedte van 4 meter wordt er geproduceerd in breedtes van 3 meter en 3.66 meter.
Vinylvloerbedekking kan beschouwd worden als een modegevoelig artikel. Mode is aan verandering onderhevig en zo ook vinylvloerbedekking. Na een bepaalde looptijd wordt het assortiment dan ook vernieuwd:
men spreekt binnen Forbo-Novilon dan van een ‘collectiewisseling’.
Forbo-Novilon kent verschillende collecties. Elk vinylproduct (een ‘item’) behoort tot een collectie. Een collectie bestaat meestal uit 20 tot 30 verschillende items. Bekende collectienamen van Forbo-Novilon zijn onder meer Novilux Design©, Novilon Arta© en Novilon Moda©. Geprobeerd wordt om elke collectie haar eigen karakter mee te geven, door bijvoorbeeld in te spelen op klassieke, moderne of houtlook interieurs. De looptijd van een collectie is afhankelijk van de afzetmarkt waar de collectie voor bedoeld is. Collecties die bestemd zijn voor de consumentenmarkt hebben een looptijd van twee jaar. Collecties bestemd voor de zogenaamde ‘projectenmarkt’ (kantoren, ziekenhuizen, scholen etc.) hebben een looptijd van vier jaar. De
Managing Director
Product
Development Manufactoring Operations Customer Services Finance &
Administration Business Development
Production Raw. Mat Planning
Maintanance Quality Control
Trouble Shooting
Customer Support Group Sales Support
Sampling Planning
Logistics
verzameling van bovengenoemde collecties wordt binnen Forbo-Novilon ‘de Standaardcollectie’ genoemd. De Standaardcollectie wordt op voorraad geproduceerd (make-to-stock).
Naast de Standaardcollectie kent Forbo-Novilon ook collecties die speciaal voor een specifieke markt, klant of promotieactie worden samengesteld. Deze collecties hebben een relatief korte looptijd en worden niet zelden maar eenmalig geproduceerd (make-to-order). De verzameling van deze speciale collecties wordt ‘Specials’
genoemd. De verdeling tussen de Standaardcollectie en de Specials in geproduceerde m2 is grofweg gelijk verdeeld.
Naam Omschrijving Looptijd collecties
Standaardcollectie Verzameling van alle (langlopende) collecties van Forbo-Novilon die voor een brede klantenkring worden geproduceerd
(make-to-stock).
Collecties bestemd voor de consumentenmarkt 2 jaar;
Collecties bestemd voor de projectenmarkt 4 jaar.
Specials Verzameling van alle collecties die speciaal voor een klant, markt of promotieactie worden geproduceerd (make-to-order).
3 maanden tot een jaar
Tabel 1 Assortiment Forbo-Novilon B.V.
Het aantal verschillende items dat Forbo-Novilon momenteel produceert ligt rond de 940 (hierbij wordt hetzelfde dessin op verschillende breedtes als een verschillend item geteld). De Standaardcollectie kent ongeveer 500 items, de Specials ongeveer 440. In principe is het niet mogelijk dat een item zowel in de Standaardcollectie als in de Specials aanwezig is.
De totale verkopen van Forbo-Novilon over 2002 bedroegen ongeveer 16 miljoen m2. 1.3 Marktpositie, omgeving en verkoopkanalen
1.3.1 Marktpositie
Figuur 2 Marktstrategieën volgens Porter (bron: Daft, 2001: 59)
Forbo-Novilon is een van de grotere spelers in de markt van de vinylvloerbedekking. Het marktaandeel bedraagt rond de 20%-25% in de afzetgebieden Noord, Midden en Oost-Europa. Volgens de typering van Porter (zie Figuur 2) is de marktstrategie van Forbo-Novilon te typeren als de differentiatiestrategie: Forbo-Novilon biedt een brede range van producten, niet gefocust op low-cost leadership. Forbo-Novilon wil zich van haar concurrenten onderscheiden in kwaliteit, service en innovatie. Elk product van Forbo-Novilon dient te voldoen aan strenge kwaliteitsnormen en de collecties van Forbo-Novilon worden dan ook beschouwd als A-merk collecties in de markt. Als een van de weinige spelers in de markt beschikt Forbo-Novilon over een uitgebreide Research & Design afdeling voor het ontwikkelen van innovatieve vinylvloerbedekking en dessins. De nadruk
Low-cost Leadership
Focused low-cost Leadership
Differentation
Focused Differentation
Uniqueness
Narrow
Low-cost
Broad Competitive advantage
Competitive Scope
Low-cost Leadership
Focused low-cost Leadership
Differentation
Focused Differentation
Uniqueness
Narrow
Low-cost
Broad Competitive advantage
Competitive Scope
op kwaliteit, service en innovatie resulteert, in vergelijking met de overige spelers, in een positie in de bovenkant van het marktsegment: de collecties van Forbo-Novilon behoren tot de luxere producten.
1.3.2 Omgeving
Een veelgebruikt model om de omgeving van een organisatie te schetsen is het 5-krachten model van Porter. In onderstaande tabel is de omgeving van Forbo-Novilon geschetst aan de hand van dit model:
Factor Trends Leveranciers Relatief lage machtspositie
Afnemers • Grote inkooporganisaties hebben sterke machtsposities
• Internationalisatie van groothandels, winkelketens
Substituten Veel substituten: parket, textiel, kurk, (klik)laminaat, (klik)linoleum etc.
Nieuwe Toetreders Toegangsdrempel laag: laatste jaren 7 nieuwe toetreders. Aantal producenten gestegen van 11 naar 18.
Concurrentie Hevige concurrentie door overproductie
Twee grote concurrenten hebben inmiddels de markt verlaten Tabel 2 Vijf krachten model van Porter (bron: Jonker, 1999)
Sinds eind 2002 is er een trend waar te nemen van een algehele afzetvermindering in de markt: consumenten lijken terughoudender in hun aankopen. Mede door het feit dat Forbo-Novilon zich bevindt in het hogere, luxere marktsegment is de concurrentie van prijsvechters de afgelopen maanden sterk toegenomen. Forbo-Novilon hoopt deze ontwikkeling het hoofd te bieden door momenteel veel te investeren in de projectenmarkt: hier is het marktaandeel van Forbo-Novilon nog relatief laag en ligt de nadruk meer op kwaliteit dan in de consumentenmarkt.
1.3.3 Verkoopkanalen
Binnen de Forbo-Flooring divisie, waar Forbo-Novilon deel vanuit maakt, zijn de verkoopkantoren losgekoppeld van de productielocaties. In werkelijkheid verkoopt Forbo-Novilon haar producten intern aan haar eigen verkoopkantoren, die vervolgens de contacten met de markt verzorgen. De verkoopkantoren zijn gevestigd in de landen waar de verkopen daadwerkelijk plaatsvinden.
In landen waar Forbo-Flooring geen verkoopkantoren heeft wordt de verkoop verzorgd door de afdeling
‘International Sales’ (het betreft hier vooral landen in Oost-Europa zoals Rusland en de Oekraïne). De afdeling
‘International Sales’ maakt net als de verkoopkantoren deel uit van de Forbo-Flooring divisie. Binnen Forbo- Novilon worden de verkopen door International Sales aangeduid met de term ‘Export’.
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 4500 5000
1999 2000 2001 2002
Aantal m2 (x 1000)
Figuur 3 Verkopen Export over de jaren 1999-2002 (bron: International Sales, Forbo-Flooring) International Sales heeft een sterkere machtspositie binnen Forbo-Novilon dan de verkoopkantoren. Zo wordt er wekelijks productietijd geserveerd voor International Sales. Deze productietijd kan door International Sales zelf ingevuld worden met te produceren items. De reguliere verkoopkantoren kennen niet het privilege van het zelf in mogen plannen van producties. International Sales heeft haar sterke machtspositie binnen Forbo-Novilon te danken aan de sterke groei van de verkopen die International Sales de afgelopen jaren gerealiseerd heeft. Waar de reguliere verkopen de afgelopen jaren licht afgenomen zijn, zijn de verkopen van International Sales sterk gestegen.
1.4 Primair proces
Het primaire proces van Forbo-Novilon is in te delen in twee stappen: voorbewerken en afwerken. Beide stappen zullen achtereenvolgens beschreven worden.
1.4.1 Voorbewerken
De basisgrondstof voor vinylvloerbedekking is glasvlies. Glasvlies heeft een standaardlengte van 2200 strekkende meter. De breedte van het glasvlies is 3, 3.66 of 4 meter. Als eerste stap wordt het glasvlies ingespannen op Ovenlijn 1. Op deze lijn wordt het glasvlies met een pasta bewerkt. De benodigde pasta’s worden geprepareerd in de Pastamengerij. Door de pasta te verwarmen tot een bepaalde temperatuur in de oven (vandaar de naam Ovenlijn) hecht de pasta zich aan het glasvlies. Aan het eind van Ovenlijn 1 is er een tussenproduct ontstaan dat gereed is voor verdere bewerking. Dit tussenproduct wordt substraat genoemd. Na Ovenlijn 1 wordt het substraat bedrukt in de Diepdruk. De benodigde inkt is intussen geprepareerd in de Inktmengerij. Met behulp van (maximaal) 6 walsen worden de benodigde kleuren aangebracht op het substraat.
Na Diepdruk is er een nieuw tussenproduct ontstaan wat wordt aangeduid met ‘bedrukt substraat’. Het voorbewerken is hiermee voltooid en het bedrukte substraat is gereed om afgewerkt te worden op Ovenlijn 2/3.
1.4.2 Afwerken
Bedrukt substraat wordt op Ovenlijn 2/3 afgewerkt tot volwaardige vinylvloerbedekking. Dit gebeurt door op Ovenlijn 2 het bedrukte substraat te voorzien van een beschermende bovenlaag (‘toplaag’ genoemd) en op Ovenlijn 3 te voorzien van een beschermende onderlaag (‘rug’ genoemd). Ovenlijn 2 en 3 zijn in tegenstelling tot de overige productielijnen aan elkaar gekoppeld, het tussenproduct gaat rechtstreeks van Ovenlijn 2 naar Ovenlijn 3. Zowel op Ovenlijn 2 als 3 wordt wederom gebruik gemaakt van pasta’s en verwarming in ovens om de hechting aan het tussenproduct mogelijk te maken (vandaar weer de benaming ‘ovenlijn’). Na Ovenlijn 3 is er sprake van een volwaardig vinylproduct. Het snijden en verpakken van de rollen gebeurd op de Trimlijn. Hier worden de 'jumborollen' gesneden in rollen van 20 tot 30 meter lengte en voorzien van de benodigde labels en verpakking. Na de Trimlijn worden de rollen weggelegd in het Magazijn. Op de Trimlijn vindt ook de kwaliteitscontrole plaats.
Naast bovengenoemde stappen zijn er ook producten die nog extra bewerkingen ondergaan. Deze bewerkingen zijn grotendeels bestemd voor producten bedoeld voor de projectenmarkt en worden grotendeels uitgevoerd op de Multilijn (hierbij worden deze producten vaak voorzien van een luxere toplaag en rug). De extra bewerkingen vinden plaats na Ovenlijn 2 of na Ovenlijn 3. Na de Multilijn ondergaan deze producten nogmaals een bewerking op Ovenlijn 3.
Ongeveer 65% van de producten volgt de productieroute zonder extra bewerkingen. Ongeveer 20% ondergaat extra bewerkingen op de Multilijn. De resterende 15% ondergaat nog een extra bewerking op Ovenlijn 1 (kleine gemalen chips worden hierbij toegevoegd aan de bovenlaag van het product).
Eind juli, begin augustus draait de productie gedurende drie weken op halve kracht om een zomervakantie voor de werknemers mogelijk te maken. In Figuur 4 is het primaire proces van Forbo-Novilon schematisch weergegeven.
Ovenlijn 1
Diepdruk Ovenlijn 2 Ovenlijn 3
Multlijn
Trimlijn
MGP
Ovenlijn 1
Multlijn Pastamengerij
Inktmengerij
Kwaliteitsdienst Grondstoffen
magazijn
Pasta
Inkt Leveranciers
Klant Pasta
Chips
Massamengerij
Massamengerij
= bewerking
= tussen voorraad
xxxxxxxx
= productrichting
= verwerkingsmaterialen MGP = magazijn gereed product
Ovenlijn 1
Diepdruk Ovenlijn 2 Ovenlijn 3
Multlijn
Trimlijn
MGP
Ovenlijn 1
Multlijn Pastamengerij
Inktmengerij
Kwaliteitsdienst Grondstoffen
magazijn
Pasta
Inkt Leveranciers
Klant Pasta
Chips
Massamengerij
Massamengerij
= bewerking
= tussen voorraad
xxxxxxxx
= productrichting
= verwerkingsmaterialen MGP = magazijn gereed product
Figuur 4 Primair Proces Forbo-Novilon B.V. (bron : Visscher, 2003)
1.5 Probleemindicatie
Het Hoofd Customer Services ervaart geregeld capaciteitsproblemen in het Magazijn Gereed Product (MGP).
Vooral in de periodes van collectiewisselingen en in de periode voor de gedeeltelijke productiestop in de zomer ziet de afdeling Customer Services zich genoodzaakt een gedeelte van de voorraad extern op te slaan. Een bijkomend ervaren probleem zijn klachten van de Verkoopkantoren van Forbo-Flooring over de leverbetrouwbaarheid van Forbo-Novilon, speciaal in de periodes rond capaciteitsproblemen in het Magazijn.
Het Hoofd Customer Services heeft het vermoeden dat de ervaren problemen wel eens te maken zouden kunnen hebben met de manier waarop de productieplanning binnen Forbo-Novilon is vormgegeven. Begin 2003 is er een Projectteam gevormd binnen Forbo-Novilon dat zich bezig moet gaan houden met deze problematiek. Dit Projectteam bestaat uit het Hoofd Customer Services, het Hoofd Productie en twee afstudeerders van de Rijksuniversiteit Groningen. De studie die voor u ligt is uitgevoerd in het kader van bovengenoemd project 'Productieplanning'.
2 ONDERZOEKSONTWERP
In dit hoofdstuk zal het methodologische kader geschetst worden, zoals dat gehanteerd zal worden gedurende het onderzoek.
2.1 Gehanteerde onderzoeksmethode
In dit onderzoek zal gebruik worden gemaakt van methoden en technieken zoals aangereikt bij de cursus BIO-5 van de faculteit Bedrijfskunde te Groningen. De keuze voor de BIO-5 aanpak vloeit voort uit het feit dat het een zeer geschikte methode is gebleken voor het aanpakken van probleemoplossend onderzoek (Reezigt, 2001).
Uitgangspunt in de zogenaamde 'BIO-5 aanpak' is een probleem van een zogenaamde 'probleemhebber'. Een probleemhebber is iemand die een probleem noemt en er zegt last van te hebben (Reezigt, 2001).
De BIO-5 aanpak maakt onderscheidt in functionele en instrumentele problemen:
Functionele problemen zeggen iets over de output van een systeem (De Leeuw, 2000). In het geval van Forbo-Novilon kan als voorbeeld het voortbrengingsproces beschouwd worden als een systeem en zijn klachten vanuit de markt een voorbeeld van een functioneel probleem. Functionele problemen zijn per definitie meetbaar (De Leeuw, 2000).
Instrumentele problemen hebben betrekking op de throughput van een systeem en vormen de oorzaak van functionele problemen (De Leeuw, 2000). In het geval van Forbo-Novilon zou als voorbeeld een verkeerde productieorder kunnen leiden tot onnodig geproduceerde goederen. Wordt het voortbrengingsproces als systeem beschouwd, dan vormt de productieorder de throughput van het systeem en veroorzaakt het aan de outputzijde een functioneel probleem in de vorm van onnodig geproduceerde goederen. De verkeerde productieorder (instrumenteel probleem) is de veroorzaker van het functionele probleem (onnodig geproduceerde goederen) aan de outputzijde van het systeem.
Zoals al genoemd vormt een probleem van een probleemhebber het uitgangspunt in de BIO-5 aanpak. In het geval van Forbo-Novilon ervaart de probleemhebber 2 belangrijke problemen: capaciteitsproblemen in het MGP en klachten vanuit de Verkoopkantoren met betrekking tot de leverbetrouwbaarheid.
Met behulp van de BIO-5 aanpak zal getracht worden de oorzaken (instrumentele problemen) te achterhalen die ten grondslag liggen aan de ervaren problemen (functionele problemen) van de probleemhebber (Diagnosefase).
Als bekend is wat de oorzaken (instrumentele problemen) van de problemen zijn kan getracht worden de problemen weg te nemen door een herontwerp te maken van het onderzochte systeem (Ontwerpfase). Nadat het herontwerp is gemaakt kan overgegaan worden tot de implementatie van het herontwerp (Veranderfase). In Figuur 5 zijn de verschillende stappen nog eens weergegeven.
Figuur 5 Drie stappenmodel: Diagnose, Ontwerp, Verandering (bron: De Leeuw, 2000)
2.2 Probleemstelling
Vanuit de probleemindicatie zoals verwoord in paragraaf 1.5 kan de volgende diagnostische doelstelling opgesteld worden:
Verandering Diagnostische
Doelstelling
Diagnose Beantwoorden
Onderzoeksvragen
Opstellen voorwaarden Herontwerp
Herontwerp Ontwerp
Doelstelling
2.2.1 Doelstelling
Het in kaart brengen van de capaciteitsproblemen in het MGP, alsmede het in kaart brengen van de problemen van de leverbetrouwbaarheid, teneinde mogelijke knelpunten aan te kunnen wijzen.
Bovendien dient duidelijk te worden gemaakt of de capaciteits- en leverproblemen (gedeeltelijk) verband houden met de Productieplanning, of dat andere factoren (mede) een rol spelen1.
MGP: Het Magazijn Gereed Product2 van Forbo-Novilon.
Leverbetrouwbaarheid: De mate waarin Forbo-Novilon in staat is om door klanten bestelde producten uit te leveren vanuit het Magazijn Gereed Product.
Productieplanning: Afdeling verantwoordelijk voor het inplannen van productorders.
2.2.2 Conceptueel Model
Er zijn ervaren problemen met de capaciteit van het MGP en met klachten vanuit de Verkoopkantoren met betrekking tot de leverbetrouwbaarheid van Forbo-Novilon.
De Productieplanning maakt de keuze welke items geproduceerd dienen te worden door de afdeling productie.
Verkeerde keuzes in te produceren items of hoeveelheid kunnen leiden tot onnodige voorraden (toename gebruikte opslagcapaciteit) of tot te lage voorraden van een item, hetgeen invloed heeft op de leverbetrouwbaarheid van Forbo-Novilon.
Productie beïnvloedt de voorraad in het MGP doordat niet alle producties foutloos zijn. Het percentage van de producten dat productiefouten bevat, is in de tijd gezien constant. In Figuur 6 is het Conceptueel Model weergegeven.
Verkoopkantoren
Productieplanning Productie
Leverbetrouw- baarheid
Forbo-Novilon B.V.
Productieaanvraag
Hoogte voorraad in MGP
Productieorders Aantal te produceren m2
Te produceren items
Figuur 6 Conceptueel Model
2.2.3 Onderzoeksvragen
Vanuit de diagnostische doelstelling en het conceptueel model kunnen de volgende onderzoeksvragen opgesteld worden:
Onderzoeksvraag 1
1 Randvoorwaarde opdrachtgever, zie ook 2.2.4
2 Fysiek beschikt Forbo-Novilon over twee Magazijnen Gereed Product (Het MGP en De Vijverhal) . Beide zijn gesitueerd op het terrein van Forbo-Novilon en hebben dezelfde functie. In dit onderzoek worden beide magazijnen samen genomen en aangeduid met de term: Magazijn Gereed Product (MGP).
Wat zijn de door Forbo-Novilon beïnvloedbare oorzaken van de ervaren capaciteitsproblemen in het MGP?
a. Wat is de functie van het MGP?
b. Welke knelpunten zijn aan te wijzen in de voorraden in het MGP?
c. Wat is de benodigde voorraadcapaciteit eindproduct van Forbo-Novilon?
d. Welke knelpunten zijn aan te wijzen in het MGP die betrekking hebben op de capaciteitsproblemen?
Onderzoeksvraag 2
Wat zijn de door Forbo-Novilon beïnvloedbare oorzaken van de klachten van de Verkoopkantoren van Forbo-Flooring met betrekking tot de leverbetrouwbaarheid?
a. Wat zijn de belangrijkste klachten van de Verkoopkantoren van Forbo-Flooring?
b. Wat zijn de normen van het Management van Forbo-Novilon met betrekking tot de leverbetrouwbaarheid?
c. Wat is de huidige leverbetrouwbaarheid van Forbo-Novilon?
Onderzoeksvraag 3
Welke door Forbo-Novilon beïnvloedbare oorzaken van de ervaren capaciteits- en leverproblemen zijn toe te wijzen aan de wijze waarop de Productieplanning is ingericht?
a. Hoe is de huidige Productieplanning ingericht?
b. Welke knelpunten zijn aan te wijzen in de Productieplanning?
Toelichting onderzoeksvragen
Het doel van de onderzoeksvragen is om de ontbrekende kennis te verzamelen die nodig is om de geconstateerde functionele problemen in kaart te brengen en om na een analyse van de functionele problemen, de achterliggende instrumentele problemen aan te kunnen wijzen.
Elke onderzoeksvraag is opgesplitst in een aantal deelvragen. De eerste deelvragen van onderzoeksvraag 1 en 2 hebben tot doel de geconstateerde functionele problemen in kaart te brengen. Vervolgens worden deelvragen geformuleerd bij onderzoeksvraag 1 en 2 die analytisch van aard zijn. Na beantwoording van de deelvragen van onderzoeksvraag 1 en 2 dient voldoende kennis te zijn verzameld om antwoord te kunnen geven op de desbetreffende onderzoeksvragen.
Onderzoeksvraag 3 heeft tot doel te achterhalen of er een relatie bestaat tussen de geconstateerde functionele problemen bij de onderzoeksvragen 1 en 2 en de Productieplanning.
2.2.4 Randvoorwaarden Door de opdrachtgever gestelde randvoorwaarden:
• Het onderzoek zal zich niet primair focussen op knelpunten binnen het Productieproces. Dit onderzoeksgebied zal de scope vormen voor het onderzoek van een andere afstudeerder binnen het Projectteam Productieplanning, te weten Jarco Visscher (Visscher, 2003);
• Het onderzoek dient te achterhalen of de Productieplanning een oorzaak is van de geconstateerde capaciteitsproblemen in het MGP en de klachten met betrekking tot de leverbetrouwbaarheid;
• De resultaten van het onderzoek dienen uiterlijk eind september 2003 gerapporteerd te worden aan het management van Forbo-Novilon.
2.3 Theoretisch kader Diagnose Onderzoeksvraag 1
Om de functie van het MGP aan te kunnen geven wordt gebruik gemaakt van de verschillende klant- orderontkoppelpunten die Hoekstra en Romme (1995) onderscheiden. Voor het analyseren van de voorraad in het MGP zal onder andere gebruik worden gemaakt van een zogenaamde ABC-analyse: een indeling van de voorraad naar de omzet (Vollmann, 1997). De keuze voor een ABC-analyse is gemaakt omdat deze methode vrij snel inzicht geeft in de opbouw van een eindvoorraad.
Onderzoeksvraag 2
Voor het berekenen van de benodigde voorraadcapaciteit in het MGP wordt gebruik gemaakt van de berekening van de Veiligheidsvoorraad zoals deze gegeven wordt door Vollmann (1997). De reden voor het gebruik van deze methode is dat in de berekening van Vollmann rekening gehouden wordt met de gewenste leverbetrouwbaarheid, de Lead Time en de cyclustijd tussen twee producties van items: factoren die alle een belangrijke rol spelen bij het bepalen van de benodigde voorraadcapaciteit van Forbo-Novilon (zie ook 2.3.1.).
Om de optimale seriegrootte van items te berekenen wordt gebruik gemaakt van de formule voor de Economic Order Quantity (Eppen et al, 1998).
Onderzoeksvraag 3
Het analyseren van de Productieplanning en haar omgeving zal gedaan worden aan de hand van Data Flow Diagrams. Volgens Hawryszkiewycz (2002) zijn Data Flow Diagrams een uitstekende modelleringstechniek om processen en de functionele behoeften van processen in kaart te brengen (bron: Hawryszkiewycz, 2002).
2.3.1 Toelichting berekening Veiligheidsvoorraad
Vollmann (1997:704-714) hanteert de volgende formule voor het vaststellen van de benodigde veiligheidsvoorraad:
Veiligheidsvoorraad = Verwachte vraag in voorspelperiode i * Voorspelfout * Productiecyclus factor * Service factor * Lead Time factor
Waarbij:
Voorspelfout
De voorspelfout is de Mean Absolute Deviation (MAD) van de werkelijke en de voorspelde verkopen in de voorgaande maanden.
n
vraag voorspelde
vraag werkelijke
abs MAD
i n
i i )
1
( _ − _
= ∑
=Productiecyclus factor
De veiligheidsvoorraad wordt gecorrigeerd naar de cyclustijd waarin producties plaatsvinden.
Productiecyclus factor =
( tijd _ tussen _ twee _ producties / voorspelpe riode )
Servicefactor
De servicefactor is afhankelijk van de gewenste leverbetrouwbaarheid en wordt berekend aan de hand van de z- waarde in de Normaalverdeling. In Tabel 3 is een overzicht opgenomen van de bijbehorende Service Factor bij een gewenste leverbetrouwbaarheid.
Leverbetrouw-
baarheid Service Factor Leverbetrouw-
baarheid Service Factor
50.00% 0.00 90.00% 1.28
55.00% 0.13 91.00% 1.34
60.00% 0.25 92.00% 1.41
65.00% 0.39 93.00% 1.48
70.00% 0.52 94.00% 1.55
75.00% 0.67 95.00% 1.64
80.00% 0.84 96.00% 1.75
81.00% 0.88 97.00% 1.88
82.00% 0.92 98.00% 2.05
83.00% 0.95 99.00% 2.33
84.00% 0.99 99.50% 2.58
85.00% 1.04 99.60% 2.65
86.00% 1.08 99.70% 2.75
87.00% 1.13 99.80% 2.88
88.00% 1.17 99.90% 3.09
89.00% 1.23 99.99% 3.72
Tabel 3 Z-waarde behorend bij Service Level (bron: Carter & Williamson , 1996:535).
Lead Time factor
De veiligheidsvoorraad dient gecorrigeerd te worden naar de Lead Time indien deze verschilt van de lengte van de voorspelperiode:
Lead Time factor =
( lead _ time / voorspelpe riode )
2.3.2 Toelichting Analyse Productieplanning
Door middel van een Data Flow Diagrams zal de Productieplanning en haar omgeving in kaart worden gebracht. Uit literatuur is gebleken dat Data Flow Diagramming een uitstekende modelleringstechniek is om processen en de functionele behoeften van processen in kaart te brengen (bron: Hawryszkiewycz, 2002).
Identificeren Gebruikers-
groepen
Onderscheiden taken/beslissingen
Welke informatie
is benodigd? Info van wie
afkomstig? Beoordeling
processen Wie consumeert
Informatie? Data Flow Diagrams Figuur 7 Onderzoeksmodel Productieplanning en haar omgeving
Data Flow Diagrams bestaan uit de volgende soorten diagrammen:
Context Diagram
Een context Diagram geeft het te onderzoeken gebied (het systeem) weer met daaraan gekoppeld alle objecten waarmee het systeem communiceert. Het te onderzoeken gebied wordt in een Context Diagram gezien als een black-box: alleen de relaties met de omgeving worden weergegeven.
Top-level Diagram
Een Top-level Diagram heeft dezelfde functie als een Context Diagram, alleen is het te onderzoeken gebied nu opgesplitst in functionele deelprocessen. De relaties tussen de deelprocessen en de omgeving wordt weergegeven. De deelprocessen worden in een Top-level Diagram beschouwd als een black-box.
Lower-level Diagrams
Lower-level Diagrams zoomen in op een deelproces en vormen het laagste aggregatieniveau van de Data Flow Diagrams.
De volgende symbolen worden gebruikt in Data Flow Diagrams:
Figuur 8 Symbolen gebruikt in Data Flow Diagrams
2.4 Samenvatting
• In dit onderzoek zal de zogenaamde BIO-5 aanpak als uitgangspunt dienen;
• De gehanteerde doelstelling in dit onderzoek luidt: Het in kaart brengen van de capaciteitsproblemen in het MGP, alsmede het in kaart brengen van de problemen van de leverbetrouwbaarheid, teneinde mogelijke knelpunten aan te kunnen wijzen. Bovendien dient duidelijk te worden gemaakt of de capaciteits- en leverproblemen (gedeeltelijk) verband houden met de Productieplanning, of dat andere factoren (mede) een rol spelen;
• Het onderzoek zal zich niet primair focussen op knelpunten binnen het Productieproces.
1 Process Functioneel (deel)proces
Databestand
Externe Entiteit *
Extern object dat vaker voorkomt in hetzelfde DFD
Dataverkeer
Externe Entiteit
Extern object waar het systeem mee communiceert
3 ANALYSE VOORRADEN MGP
In dit hoofdstuk wordt een analyse gemaakt van de voorraden in het Magazijn Gereed Product (MGP).
Begonnen wordt met het omschrijven van de functie van het MGP. Vervolgens wordt ingegaan op de opbouw van de voorraad en zullen (eventuele) knelpunten met betrekking tot de voorraden in kaart worden gebracht.
Ook wordt een berekening uitgevoerd naar de benodigde voorraadcapaciteit van Forbo-Novilon.
3.1 Functie MGP
De functie van het MGP binnen Forbo-Novilon kan getypeerd worden aan de hand van de verschillende klantorder-ontkoppelposities die Hoekstra en Romme (1995) onderscheiden:
Figuur 9 Mogelijke klantorder-ontkoppelposities (bron: Hoekstra en Romme, 1995:22)
Bij ontkoppelpunt één gaat het om het maken en zenden naar voorraad. Eindproducten worden in dit geval gefabriceerd en gedistribueerd naar voorraadpunten die verspreid en dicht bij de klant liggen. Bij ontkoppelpunt twee (maken van voorraad) worden eindproducten in voorraad gehouden aan het eind van het productieproces en daaruit direct verzonden naar veel geografische klanten. Indien er slechts onderdelen (halffabrikaten) in voorraad worden gehouden in afwachting van specifieke klantorders, wordt gesproken van afwerken op order (ontkoppelpunt drie). Bij het maken op order (ontkoppelpunt vier) worden slechts grondstoffen op voorraad gelegd. In dit geval is elke order voor een klant een specifiek project. Bij het maken én inkopen op order (ontkoppelpunt vijf) worden in het geheel geen voorraden aangehouden (Hoekstra en Romme,1995).
Het MGP kan getypeerd worden als een combinatie van ontkoppelpunt twee en drie. Voor de Standaardcollectie functioneert het MGP als ontkoppelpunt twee: items worden op voorraad geproduceerd en uit voorraad geleverd. Voor de Specials kan het MGP getypeerd worden als ontkoppelpunt drie: halffabrikaat (substraat) wordt op order afgewerkt en in het MGP op voorraad gelegd.
OP 1
OP4
OP 3
OP 2
OP5
Inkoop Voorbewerken Afwerken Transport Aflevering
Inkoop grondstoffen
Half- fabricaat
Eindproduct Centraal Magazijn
Eindproduct Decentraal Magazijn
Productie/Verzending op voorraad
Productie op voorraad
Afwerken op order
Productie op order
Productie en inkoop grondstoffen op order
OP 1
OP4
OP 3
OP 2
OP5
Inkoop Voorbewerken Afwerken Transport Aflevering
Inkoop grondstoffen
Half- fabricaat
Eindproduct Centraal Magazijn
Eindproduct Decentraal Magazijn
Productie/Verzending op voorraad
Productie op voorraad
Afwerken op order
Productie op order
Productie en inkoop grondstoffen op order
3.2 Opbouw voorraad MGP
3.2.1 Functionele indeling
De voorraad in het MGP is op te splitsen in de volgende functionele onderdelen3: 1. Schone voorraad (75%)
• Ongeveer 75% van de voorraad bestaat uit items van de Standaardcollectie en Specials. Deze items behoren alle tot de huidige collecties van Forbo-Novilon;
2. Incourante voorraad (25%)
• Ongeveer 14% van de voorraad bestaat uit items die niet meer in collecties zijn opgenomen. Het betreft hier restanten van oude collecties. De oude collectie wordt met korting verkocht op de markt;
• Ongeveer 9% van de voorraad bestaat uit B-grade vinyl. B-grade is vinyl dat niet voldoet aan alle kwaliteitseisen en ontstaat door fouten tijdens het productieproces. Klanten krijgen korting op B- grade vinyl;
• Ongeveer 2% van de voorraad bestaat uit Dossiers. Dit zijn rollen vinyl die gekwalificeerd zijn als A-grade kwaliteit, maar teveel afwijking vertonen met de ‘stalen’ (elk vinyl heeft een fysiek voorbeeld waar het op het oog niet teveel vanaf mag wijken);
Figuur 10 Functionele indeling MGP (bron: Interne voorraadrapportage 24 april 2003)
Het totaal van de voorraden bedraagt ongeveer 3,5 miljoen m2 (april 2003). De voorraadcapaciteit in het MGP bedraagt echter 3,1 miljoen m2. Om het verschil op te vangen is een gedeelte van de voorraad extern opgeslagen.
Uit interviews en data blijkt dat de capaciteit in het MGP een terugkerend probleem is. Met name in de twee piekperiodes (de voorraadopbouw voor de gedeeltelijke productiestop in de zomervakantie en de voorraadopbouw voor nieuwe collecties) is er sprake van ruimtegebrek in het MGP.
3 Alle genoemde percentages in dit hoofdstuk zijn gebaseerd op de voorraadsituatie van 24 april 2003 Dossiers
B-Grade 9,0%
13,8%
Oude collectie
1,9%
75,3%
Incourante voorraad 24,7%
Totale voorraad: 3,5 miljoen m2 Intern opgeslagen: 3,1 miljoen m2 Vullingsgraad intern: 97,1 % Extern opgeslagen: 0,4 miljoen m2 Actuele collectie
Schone voorraad Dossiers
B-Grade 9,0%
13,8%
Oude collectie
1,9%
75,3%
Incourante voorraad 24,7%
Totale voorraad: 3,5 miljoen m2 Intern opgeslagen: 3,1 miljoen m2 Vullingsgraad intern: 97,1 % Extern opgeslagen: 0,4 miljoen m2 Actuele collectie
Schone voorraad
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000
januari feb
ruari maart
april mei
juni juli augustus
sep tember
oktober novem
ber decem
ber januari
feb ruari
maart april
mei
juni juli augustus Voorraadniveau Capaciteit MGP
Figuur 11 Voorraadniveau MGP jan 2002 - aug 2003 (bron: Interne rapportage Forbo-Novilon B.V)
In Figuur 11 is de gedeeltelijke zomerstop in de Productie duidelijk waar te nemen door een verhoging van de voorraad eind juni en door een daling eind juli.
De invoering van de nieuwe collecties begin 2003 resulteert in een sterke verhoging van de voorraden gedurende het eerste half jaar van 2003. De hogere voorraad tijdens een collectiewisseling wordt veroorzaakt door de overlapping die plaatsvindt tussen de oude en de nieuwe collecties. In onderstaand kader wordt de levenscyclus van een item geschetst en wordt aangegeven wat de invloed is van elke fase op de voorraden in het MGP.
Levenscyclus Items
Figuur 12 Levenscyclus van een item
Fase 1: De introductiefase van een item
De introductiefase van een item neemt ongeveer drie tot zes maanden in beslag. In deze tijd worden proefproducties gemaakt (zogenaamde 0-runs) en wordt voorraad opgebouwd voor de markt. In deze fase liggen er hoge aantallen verschillende items op voorraad: zowel items van de actuele collectie als items van de nieuwe collectie.
Fase 2: Item in collectie
In deze fase wordt een item opgenomen in de collecties van Forbo-Novilon en aan de markt te koop aangeboden. Na enkele maanden is er voldoende historie opgebouwd om een redelijke inschatting te kunnen maken van de vraag naar een item. De duur van deze fase verschilt per item: van drie maanden (speciale acties voor één klant) tot vier jaar (items voor projectmarkten). Voor make-to-stock items (de Standaardcollectie) wordt van elk item in deze fase voorraad aangehouden in het MGP.
Fase 3: Out-phasing van een item
In deze fase worden de voorraden van een item afgebouwd en wordt het item uit de actuele collectiegenomen.
Ook wordt de beslissing genomen wanneer een eventueel laatste productie van een item zal plaatsvinden en hoe groot deze productie zal zijn. Over het algemeen wordt met de out-phasing van een item begonnen, drie maanden voordat het item uit collectie gaat. Overgebleven voorraden van een item in het MGP , resulteren in voorraden ‘oude collectie’, nadat een item uit collectie is genomen Hoe beter de out-phasing van een item wordt uitgevoerd, hoe minder voorraad overblijft als ‘oude collectie’.
De voorraad ‘oude collectie’ in het MGP bedraagt ongeveer 14% van het totaal. Dit is een relatief hoog aantal als wordt bedacht dat het relatief veel moeite kost om ‘oude collectie’ zonder teveel korting te verkopen aan de markt. De vraag kan gesteld worden of de 14% ‘uit collectie’ door een betere out-phasing niet verlaagd had kunnen worden.
3.2.2 Indeling in lengte van rollen
Naast een functionele indeling van het MGP is er ook een indeling te maken in de lengte van de rollen die in het MGP aanwezig zijn. Rollen met een lengte van 30 tot ongeveer 15 strekkende meter kunnen als reguliere rollen aangemerkt worden. Rollen korter dan 15 strekkende meter zijn echter moeilijker te verkopen in de markt.
Korte rollen ontstaan in de productie: het einde van een jumborol glasvlies zal bij het snijden vaak resulteren in een korte rol. Bij storingen of fouten in de productie ontstaan ook korte rollen: een kleurstreep, die bij het snijden weggesneden wordt uit een jumborol, of een breuk in een jumborol zijn voorbeelden waarbij korte rollen ontstaan.
Lengte Verdeling in MGP Standaardlengte 87% (3,04 miljoen m2) Korte rollen 13% (0,46 miljoen m2)
Tabel 4 Verdeling lengte rollen in MGP (bron: Interne voorraadrapportage 24 april 2003)
Uit interviews met Productie is gebleken dat op jaarbasis gemiddeld 5% van de rollen die uit Productie komen, uit korte rollen bestaan. Zoals valt af te lezen uit Tabel 4 is het percentage korte rollen in het Magazijn op dit moment veel hoger dan 5%.
3.2.3 ABC-analyse MGP
In Tabel 5 zijn de resultaten weergegeven van een ABC-analyse naar de productrange van Forbo-Novilon.
Hierbij zijn de items ingedeeld in drie categorieën, verdeeld naar de omzet van een item in een jaar (in m2).
Omzet categorie (x 1000 m2)
Categorie Verkopen (x 1000 m2)
% van omzet % van voorraad in MGP
Aantal items per categorie
0 < 10 C-item 1.668 16% 45% 479
10 < 30 B-item 4.998 33% 25% 303
> 30 A-item 8.753 51% 30% 150
15.248 100% 100% 940
Tabel 5 ABC-analyse items (in 1000 m2 per jaar) (bron: Verkoopcijfers mei 2002 - 2003 Forbo-Novilon B.V.) Uit Tabel 5 valt af te lezen dat de C-items (items met minder dan 10.000 m2 verkopen per jaar) verantwoordelijk zijn voor 16% van de totale omzet van Forbo-Novilon, maar voor 45% van de totale voorraad in het MGP. Dit is verklaarbaar: C-items verkopen slechter en blijven dus langer op voorraad liggen.
3.3 Knelpunten in de voorraden in het MGP
Bovenstaande analyses in ogenschouw genomen, kan geconcludeerd worden dat met name de voorraden die behoren tot de zogenaamde Incourante Voorraad en het percentage korte rollen knelpunten vormen in het MGP.
In deze paragraaf zullen deze knelpunten verder worden geanalyseerd.
3.3.1 Incourante voorraad
Zoals gemeld in paragraaf 3.2.1 bestaat bijna 25% van de voorraad uit voorraden die niet bestaan uit items van de actuele collectie. Incourante voorraad ontstaat door de productie van vinyl (B-grade en Dossiers) en door het uit collectie gaan van items (oude collectie).
B-grade/Dossiers
Gemiddeld % van geproduceerde m2 per jaar
% m2 aanwezig in MGP
B-grade 2,0% 9,0%
Dossiers 0,8% 1,9%
Tabel 6 Analyse B-grade en Dossiers (bron: Productiegegevens Forbo-Novilon)
In Tabel 6 is een overzicht opgenomen hoeveel van de geproduceerde m2 van Forbo-Novilon bestaat uit B- grade/Dossiers en wat het percentage B-grade/Dossiers in het MGP is. Opvallend is het verschil tussen het percentage geproduceerde B-grade en de hoeveelheid B-grade die in het MGP opgeslagen ligt. Geconcludeerd kan worden dat de instroom B-grade in het MGP significant groter is dan de uitstroom. Als Forbo-Novilon erin zou slagen het percentage B-grade in het MGP terug te brengen tot bijvoorbeeld 4%, dan zal dit leiden tot een reductie van 5% van de totale voorraad in het MGP.
Een verlaging van het percentage B-grade kan bereikt worden door of de instroom van de B-grade in het MGP te verlagen of de uitstroom te vergroten. Verlaging van de instroom zou gerealiseerd kunnen worden door kritisch het productieproces van Forbo-Novilon te analyseren en te proberen B-grade te voorkomen. Verhoging van de uitstroom zou gerealiseerd kunnen worden door een betere uitverkoop van B-grade of door het vermalen van een gedeelte van de voorraad B-grade4.
Oude collectie
Items die niet meer opgenomen zijn in de actuele collecties van Forbo-Novilon worden in het MGP aangeduid met de verzamelnaam ‘oude collectie’. Het percentage oude collectie in het MGP bedraagt ongeveer 14%.
Bestudering van de items in de oude collectie leidt tot de constatering dat de oude collectie met name bestaat uit items die behoorden tot C-items toen ze in collectie waren. Met andere woorden: met name de slechter verkopende items (de C-items) leiden tot de voorraad oude collectie.
Forbo-Novilon heeft in het verleden verschillende pogingen gedaan om de voorraad oude collectie te beperken, door in de outphasingsfase van een item (drie maanden voor de einddatum van een collectie) streng toe te zien op de noodzakelijkheid van producties van C-items.
Omzetcategorie (x 1000 m2)
Categorie Gemiddelde seriegrootte (in m2)
Gemiddelde verkopen (in m2)
0 < 10 C-item 3.400 3.482
10 < 30 B-item 4.400 16.495
> 30 A-item 6.400 58.353
Tabel 7 Gemiddelde seriegroottes Forbo-Novilon (bron: Productiegegevens Forbo-Novilon)
Een interessant gegeven omtrent de out-phasing van items valt af te lezen uit Tabel 7. Hieruit blijkt dat een gemiddelde seriegrootte van een C-item voldoende is om, gemiddeld gezien, een jaaromzet van een C-item te dekken. De conclusie die hieraan verbonden kan worden is dat, wil men oude collectie zoveel mogelijk voorkomen, de out-phasing van een C-item ongeveer een jaar voor het eindigen van de collectie dient aan te vangen.
Momenteel hanteert Forbo-Novilon een out-phasingsfase van drie maanden. Door eerder met de out-phasing van C-items te beginnen, kan de voorraad oude collectie beter worden voorkomen.
4 Vermalen B-grade kan gebruikt worden in de productie van nieuw vinyl.
3.3.2 Korte rollen
Gemiddeld % van geproduceerde rollen vinyl per jaar
% van rollen in het MGP
Standaardlengte 95% 87%
Korte rollen 5% 13%
Tabel 8 Analyse Korte Rollen (bron: Productiegegevens Forbo-Novilon)
Korte rollen ontstaan bij de productie van vinyl. Korte rollen in de Productie zijn moeilijk te voorkomen doordat bij het snijden van een Jumborol, aan het eind van de Productie op de Trimlijn, het laatste gedeelte van de Jumborol praktisch altijd resulteert in een korte rol (een rol korter dan 15 meter). Van het percentage korte rollen in het MGP kan hetzelfde gesteld worden als van het percentage B-grade: de instroom in het MGP is significant groter dan de uitstroom (zie Tabel 8).
Korte rollen leiden tot inefficient gebruik van de ruimte in het MGP, doordat een korte rol minder m2 bevat dan een standaardrol, maar wel dezelfde ruimte inneemt als een standaardrol. Verlaging van het percentage korte rollen in het MGP zal daarom leiden tot een efficienter gebruik van de beschikbare opslagruimte. Verlaging van dit percentage kan bereikt worden door een hogere uitstroom korte rollen in het MGP: een mogelijkheid hiervoor is om bij standaardrollen ook korte rollen mee te leveren (met een korting op de prijs ter compensatie van de extra transportkosten per m2 van een korte rol). Op dit moment worden korte rollen voornamelijk los verkocht van standaardrollen.
3.4 Benodigde capaciteit in MGP
Een terechte vraag, als gesproken wordt over capaciteitsproblemen in het MGP, is of het MGP groot genoeg is voor de benodigde voorraden van Forbo-Novilon.
Om de benodigde voorraadcapaciteit te kunnen berekenen is het noodzakelijk te weten wat de juiste seriegrootte voor een productie is. Voor het berekenen van de optimale seriegroottes is gebruik gemaakt van de formule voor de Economic Order Quantity (Eppen, 1998). In Appendix C is de berekening weergegeven.
De EOQ formule maakt de volgende aannames (Eppen, 1998:367):
1. Items moeten altijd op voorraad zijn, stockouts zijn niet toegestaan;
2. De vraag naar een item is constant;
3. De relevante kosten zijn de orderkosten en de opslagkosten.
Aanname twee is voor C-items bij Forbo-Novilon lastig: uit bestudering van de verkopen van Forbo-Novilon blijkt dat de vraag naar een C-item sterk fluctueert. A-items en B-items kennen een stabielere vraag: hiervoor is de aanname van een constante vraag wel te maken. Voor C-items zal geen gebruik worden gemaakt van de EOQ formule, maar zal de huidige gemiddelde seriegrootte van C-items gebruikt worden. De resultaten van de berekening van de EOQ voor A-items en B-items is weergegeven in Tabel 9.
Omzetcategorie (x 1000 m2)
Categorie Gemiddelde seriegrootte volgens EOQ (in m1)
Huidige Gemiddelde seriegrootte (in m1)
0 < 10 C-item 850
10 < 30 B-item 1925 1100
> 30 A-item 3387 1600
Tabel 9 Resultaten berekening optimale seriegrootte
In Appendix D is vervolgens een berekening uitgevoerd van de benodigde voorraadcapaciteit van het MGP van Forbo-Novilon. Hierbij is rekening gehouden met de volgende aspecten:
• Seizoensinvloeden op de vraag, uitgesplitst in maanden;
• De gedeeltelijke zomerstop in de Productie;
• Leverbetrouwbaarheid, uitgesplitst naar ABC-items;
• Lead-time;
• Cyclustijd tussen twee producties van een item;
• Optimale seriegroottes volgens de Economic Order Quantity, uitgesplitst naar ABC-items;
• Incourante voorraad (B-grade, Dossiers en oude collectie).
Er is van de veronderstelling uitgegaan dat het percentage B-grade, Dossiers en Korte rollen in het MGP, niet groter mag zijn, dan het percentage B-grade, Dossiers en Korte rollen, dat jaarlijks ontstaat tijdens de productie van vinyl. In Figuur 13 zijn de resultaten van de berekening weergegeven.
0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 3.000 3.500
Januari Februari
Maart April
Mei Juni
Juli Augustus
Septem ber
Okto ber
November December Benodigde Voorraadcapaciteit Voorraadcapaciteit MGP Figuur 13 Benodigde voorraadcapaciteit per maand (in 1000 m2)
Zoals valt af te lezen in Figuur 13 bedraagt de maximaal benodigde voorraadcapaciteit van Forbo-Novilon ongeveer 3,2 miljoen m2. Met een voorraadcapaciteit van 3,1 miljoen m2in het MGP zijn capaciteitsproblemen in piekperiodes dan ook niet te vermijden, zonder sommige voorraden extern op te slaan.
Uit de berekeningen voor de optimale seriegrootte blijkt dat er op dit moment de A-items en de B-items niet in de optimale seriegrootte wordt geproduceerd. De productieplanner geeft in interviews te kennen dat de capaciteitsproblemen in het MGP de oorzaak zijn van de huidige kleinere seriegroottes.
3.5 Samenvatting
• Met name in de piekperiodes, voorraadopbouw tijdens collectiewisselingen en voorraadopbouw voor de gedeeltelijke productiestop in de zomer, zijn er capaciteitsproblemen in het MGP;
• Vooral de Incourante voorraad (B-grade en oude collectie) en de Korte rollen vormen knelpunten in de voorraad;
• Een verlaging van het percentage B-grade in het MGP kan leiden tot een totale voorraadreductie van ongeveer 5% in het MGP;
• Door eerder met de out-phasing van C-items aan te vangen kan de voorraad ‘oude collectie ‘ beter worden voorkomen en de totale voorraad worden verlaagd;
• Een verlaging van het percentage Korte rollen in het MGP zal leiden tot een efficiënter gebruik van de beschikbare opslagruimte in het MGP;
• Door het verbeteren van bovenstaande knelpunten, kunnen de capaciteitsproblemen in het MGP verminderd worden.
4 ANALSYE LEVERBETROUWBAARHEID
In dit hoofdstuk wordt een analyse uitgevoerd naar de leverbetrouwbaarheid van Forbo-Novilon. Begonnen zal worden met het inventariseren van de klachten die de Verkoopkantoren van Forbo-Flooring uitten over het serviceniveau van Forbo-Novilon. Vervolgens worden deze klachten beoordeeld op grond van de huidige en de gewenste leverbetrouwbaarheid van Forbo-Novilon.
4.1 Analyse klachten verkoopkantoren
Om de klachten van de verkoopkantoren in kaart te brengen heeft Forbo-Novilon in april/mei een schriftelijke survey uitgevoerd onder haar 20 verkoopkantoren. In de survey werden de verkoopkantoren gevraagd de service van Forbo-Novilon te beoordelen op grond van 10 dimensies, op de schaal van 1 tot en met 5 (1=zeer slecht, 2=slecht, 3=neutraal, 4=goed, 5= zeer goed). Als een dimensie lager scoort dan een gemiddelde van 3.5, wordt de dimensie beoordeeld als onvoldoende. De resultaten van de survey zijn weergegeven in Figuur 14.
0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0
Stock availability Replenishme
nt of st ock
Advanced notifi cation
Stock/production inform ation
Speed of orde r confirmation
Pro-forma service Loading p
erformanc e
Sam pling performanc
e
Overall product qu ality
Gemiddelde Score
Figuur 14 Novilon Service Barometer (bron: Barometer 2003 /2, Forbo-Novilon B.V.)
Wat opvalt uit de resultaten van de survey is dat Forbo-Novilon een onvoldoende scoort op de ‘Stock Availability’(de mate waarin een make-to-stock item direct leverbaar is vanuit het MGP) en op de
‘Replenishment of Stock’ (de snelheid waarmee make-to-stock items waarvan geen voorraad aanwezig is in het MGP op voorraad komen). De overige dimensies scoren een voldoende.
Aan de hand van de resultaten uit de survey heeft het Management van Forbo-Novilon besloten, in het kader van het verhogen van de service, de nadruk te leggen op het verbeteren van de twee dimensies die een onvoldoende te scoren.
4.2 Gewenst niveau leverbetrouwbaarheid
De huidige normen binnen Customer Services wat betreft de leverbetrouwbaarheid zijn als volgt:
1. Van de items van de Standaardcollectie mogen er maximaal 20 items zijn, waarvan geen vrije voorraad aanwezig is in het MGP5;
2. Er wordt gestreefd naar 97% leverbetrouwbaarheid;
3. Indien er geen vrije voorraad van een item van de Standaardcollectie meer is, dient de productie van het desbetreffende item, binnen 10 werkdagen plaats te vinden.
5 Een item waarvan geen vrije voorraad aanwezig is, wordt binnen Forbo aangeduid met een 'nul'.
