BIJLAGE I.
CODA
CODA is het financieel systeem waarmeer de provincie Groningen werkt. Het rekeningstelsel binnen CODA wordt de elementenstructuur genoemd en de verschillende boekingsdimensies zijn elementenniveaus. Binnen een niveau kunnen soortgelijke elementen gegroepeerd worden met groepen. Groepen kunnen met behulp van hiërarchieën op hiërarchische wijze gekoppeld worden.
Elementniveau 1 is opgedeeld in de balans en de exploitatie ( kostenplaatsen, interne en externe producten en projecten). Elementniveau 2 bestaat uit kosten/opbrengstensoorten. Elementniveau 3 is opgedeeld in de verbijzonderingen van de balans en de activiteiten/specificaties betreffend kostenplaatsen, producten en projecten. Aangezien er sinds 2006 een nieuwe coderingslijst voor CODA wordt gehanteerd, moeten voor het jaar 2005 met andere codes worden gewerkt. De codering voor de APK is ongewijzigd gebleven. Echter de codering voor de interne producten voor zowel de afdeling FZ als ICT is gewijzigd. Bijvoorbeeld de huidige kostenpost (512422) ''Apparatuur catering'' bestond in de coderingslijst voor 2006 uit vier losse kostenposten ''Onderhoud en Apparatuur Catering, Huur Apparatuur Catering, Aanschaf apparatuur Catering'' en ''Aanschaf kleine keukenapparatuur''.
BIJLAGE II.
Financiële ICT-objecten
De Nederlandse praktijklijn NPR 2748 (2004, pp. 46-47) onderscheidt in de rubriek ICT vijf hoofdcategorieën, namelijk externe transmissie-infrastructuur, interne infrastructuur, hardware, software en ICT-gerelateerde ondersteuning. Hieronder staat de verdeling voor de provincie Groningen nader toegelicht.
Hardware
De onderdelen, die vallen onder hardware zijn:
- desktops, grafische werkplekken en laptops
- randapparatuur, zoals gangprinter en telefoontoestel - netwerkonderdelen, zoals routers en dergelijke - servers en daarbij horende onderdelen
- service- en onderhoudscontracten voor de diverse hardwareonderdelen - back-uphardware en - media.
Afschrijvingskosten worden bij de Provincie Groningen momenteel nog niet geactiveerd, echter mocht dit in de toekomst wel gebeuren moeten de kosten voor afschrijvingen die worden gedaan op basis van drie jaar, gebaseerd op aanschafprijs, worden meegenomen. De kosten met betrekking tot supplies zoals diskettes, Cd-roms, Dvd's, tapes en catridges vallen onder de post 422014 - Aanschaf back-up
omgeving. De jaarlijkse uitgaven met betrekking tot upgrades van computers of printers, worden bij de Provincie Groningen niet gespecificeerd. De kosten vallen onder de kostenpost ''Automatisering overig''. Bij de Provincie Groningen wordt een ICT-werkplek niet alleen voorzien van een desktop, maar ook met een persoonlijke vaste telefoon. Bij berekening van kosten per werkplek worden deze kosten meegenomen.
Software
De onderdelen, die vallen onder software zijn:
- aanschaf-, onderhouds-, upgrade- en licentiekosten van applicaties op de werkplek (portfolio 1), hieronder vallen tevens de Microsoft licenties.
- aanschaf-, onderhouds-, upgrade- en licentiekosten van applicaties op server-niveau (netwerk) - aanschaf-, onderhouds-, upgrade- en licentiekosten van applicaties op databaseniveau
(portfolio 2)
- aanschaf-, onderhouds-, upgrade- en licentiekosten van back-up software
Aangezien er geen specifieke posten zijn per afdeling, wordt de gehele kostenpost met betrekking tot software meegenomen bij de berekening. Om de applicatiekosten door te belasten aan een afdelingen moet de post ''softwareportfolio 1'' worden gespecificeerd.
Het cluster Technische Applicatie Ontwikkeling houdt zich bezig met het ontwerpen, ontwikkelen en onderhouden van standaardwerkplek applicaties, echter er wordt geen onderscheid tussen activiteiten gemaakt. Deze kosten kunnen dus niet separaat worden meegenomen. Provincie Groningen besteedt sommige activiteiten uit aan externe deskundigen. De kosten hiervoor vallen onder de Algemene Kosten Personeel en niet aan een specifieke applicatie.
Personele kosten
Alle personeelskosten van de afdeling ICT worden meegenomen bij de berekening, immers al het personeel levert een directe of indirecte bijdrage aan de ICT infrastructuur, welke nodig is voor een standaard werkplek. De kosten bestaan uit loonskosten voor de verschillende secties van de afdeling ICT en tevens de opleidingskosten. De kosten worden verdeeld in management, frontoffice (kosten voor helpdesk, werkplekbeheer en technisch applicatiebeheer), backoffice (kosten voor systeem en netwerkbeheer), kosten bij outsourcing en overige personele kosten (reiskosten en opleidingskosten) onder de kosten van een werkplek.
In CODA valt het Management onder het kopje ''ICT leiding'' en de Frontoffice en Backoffice vallen gezamenlijk onder het kopje ''Service en Exploitatie''. Dit cluster Service & Exploitatie biedt eerste- en tweedelijns ondersteuning op het gebied van de ICT-dienstverlening en voert alle operationele en tactische activiteiten uit die noodzakelijk zijn voor het in stand houden van de Technische Infrastructuur.
Het cluster S&E heeft de volgende taken: ICT Helpdesk (eerstelijns ondersteuning; registreren van incidenten, wijzigingen en vragen die per telefoon, mail of mondeling worden gemeld; en uitgifte laptops, telefoons, randapparatuur, e.d.), werkplekbeheer (bestelling, installatie en plaatsing van
computers op werkplekken; verhuizing van computers op werkplekken; en ontwikkeling en beheer standaard computer), systeembeheer (bestelling, installatie en plaatsing van servers in de computerruimtes; en ontwikkeling en beheer van een standaard server inrichting) en netwerkbeheer (bestelling, installatie en plaatsing van netwerkcomponenten (switches, routers, firewalls, etc.);
ontwikkeling en beheer van het netwerk; telefonie-beheer; en beheer van de telefooncentrale en de telefoontoestellen. (http://intranet/organisatie/afdelingen/ict/afdeling/serviceenexploitatie). Echter valt het cluster Technisch Applicatiebeheer en ontwikkeling ook onder frontoffice kosten, dus deze kosten zullen tevens worden meegenomen bij de werkplekberekening, immers deze ondersteunen de werkprocessen van de provincie.
Datacom
De kosten gemaakt voor datatransmissie vallen hieronder. Tevens zouden sommige netwerkcomponenten en systeemsoftware in deze post mee kunnen worden genomen, echter deze zijn al geplaatst onder de hardware of software groep.
Beheer
Bij de Gartner methodiek worden de kosten voor huisvesting mee genomen in de berekening. De huisvestingskosten, huur en dergelijke, worden niet doorberekend aan de afdeling ICT, in geval van de Provincie Groningen. De afdeling FZ is verantwoordelijk voor de huisvestingskosten en maakt tevens de kosten. De kosten voor huisvesting worden dan ook niet mee genomen bij de berekening van de specifieke ''kostprijs'' voor een standaard werkplek voor ICT. Op deze kosten wordt later teruggekomen bij de kostenberekening voor FZ.
De beheerskosten van de provincie Groningen bestaan uit een aantal onderdelen, namelijk systeembeheer, incidentbeheer, change management, problem management en accountmanagement.
Deze kosten zijn hoofdzakelijk al verweven in de personele en softwarekosten. Echter de onderhoudskosten voor vaste telefonie en mini's/servers vallen wel onder beheer.
BIJLAGE IV.
Financiële FZ-objecten
De Nederlandse praktijklijn NPR 2748 onderscheidt in de rubriek FZ vier hoofdcategorieën, namelijk ''Huisvesting'', ''Diensten en Middelen'', ''Externe voorzieningen'' en ''Facility Management''.
Hieronder staat de verdeling voor de provincie Groningen nader toegelicht.
Huisvesting
De afdeling FZ onderhoudt de gebouwen van het Provinciehuis en is verantwoordelijk voor de betaling van de huur. Onder de huisvestingrubriek vallen de belastingen en heffingen, zoals de OZB en de rioolbelasting en andere milieuheffingen. De kosten van brandverzekeringen en overige verzekeringen moeten ook worden meegenomen. De kosten van onderhoud voor Provincie Groningen,
zoals het timmerwerk en het schilderwerk, maar ook kosten voor het onderhoud van de liften en de zonwering, horen ook bij de rubriek huisvesting. Volgens de NEN2748 hebben de kosten voor onderhoud betrekking op volgende posten, kosten voor bouwkundig onderhoud, kosten voor het onderhoud van installaties, kosten voor onderhoud van de vaste voorzieningen ('handy-man') en kosten voor het onderhoud ten gevolge van calamiteiten ( kosten die niet zijn verzekerd zoals waterschade).
De kosten voor het voorzien in water en energie en tevens de kosten voor gas vallen ook in de post huisvesting. Ook de WKK-post, de warmtekrachtkoppeling, valt onder het verbruik.
Diensten en middelen
Deze rubriek bevat alle posten van consumptieve dienstverlening tot het voorzien in groen en kunst.
Om pragmatische redenen vallen alle activiteiten met betrekking tot schoonmaak hieronder, dus ook specifieke schoonmaakactiviteiten ten behoeve van het restaurant/kantine. Onder consumptieve dienstverlening moet gedacht wordt aan keukenapparatuur en opslag en distributie voedsel en dranken, maar ook meubilair. Bij de Provincie Groningen gaat het om de kostenposten, onderhoud en apparatuur catering. De kostenposten ''Cateringcontract'' en ''verstrekkingen'', vallen volgens de NEN2748 onder bedrijfsrestaurant.
De kosten voor risico beheersen zijn de kosten van algemene onderzoeken naar de risico's in een organisatie. Dit zijn niet de kosten voor Arbo-zorg en beveiliging en brand (meegenomen in de rubriek Huisvesting). Bij deze post gaat het om de activiteiten zoals toegangscontrole, personenregistratie, maar ook de opleidingskosten ten behoeve van bewaking. Daarenboven de opleidingskosten gericht op bestrijding calamiteiten vallen onder risico beheersen. De kostenposten ''Bewaking'', ''Beveiliging'', en ''Bedrijfshulpverlening'' van de Provincie Groningen vallen dus onder risico beheersing.
De verhuiskosten vallen ook onder de rubriek Diensten en Middelen. Bij de post ''Afvoer reststoffen'' gaat het om vernietiging op de werkplek, dus niet documenten.
De kosten die vallen onder documentmanagement, hebben betrekking op documentverwerking, documentreproductie en postkamer activiteiten ( Bij de Provincie Groningen vallen een aantal posten onder, de bij de Provincie Groningen gedefinieerde, Grafische diensten, behalve dan de posten ''Onderhoud Postkamer Apparatuur'', ''Aanschaf enveloppen'' en ''Portokosten''). Bij de NEN2748 is er ook een categorie Benodigdheden en hulpmiddelen, die bestaat uit kantoorartikelen (verbruikgoederen), hulpmiddelen ( gereedschap, ladders en dergelijke), groenvoorziening (planten), kunst, bewegwijzering en kleding (bedrijfskleding aan medewerkers). Bij deze categorie bevinden zich een aantal posten in de Grafische Diensten (''Aankoop papier'' en ''Reprotoebehoren''), maar ook ''Kunst'', ''Beplanting'', ''Dienstkleding'' zijn te vinden bij de Provincie Groningen.
Externe voorzieningen
Externe voorzieningen zijn sterk gerelateerd aan kantoorinnovatie. Er is ook aandacht voor vervoermanagement,waarin het aspect facilitaire mobiliteit is uitgewerkt in diverse vormen van vervoer van de medewerkers zelf.
Onder deze rubriek vallen de verblijfskosten en reiskosten, welke bij de Provincie Groningen worden vermeld in de APK. Tevens vallen de dienstfietsen, Auto Front Office en huurauto's onder de externe voorzieningen.
Facility Management
Bij de hantering van de NEN 2748 is er bij de indeling van deze rubriek aangenomen dat elke organisatie over een facility manager beschikt, oftewel een centraal gestuurde facilitaire organisatie.
De Provincie Groningen heeft een gecentraliseerde facilitaire afdeling. Een belangrijk deel van deze rubriek is risicomanagement. Dit houdt in alle maatregelen gericht op risico-assessment, preventie, repressie, continuïteit en verzekering. Beveiliging is al geplaatst in de rubriek ''Huisvesting'', maar de inboedelverzekering is een goed voorbeeld van veiligheidszorg. De personeelskosten voor het uitvoeren van de facilitaire zaken vallen onder deze rubriek. De personeelkosten voor administratie, planning en control, secretariaat, helpdesk/bewonersservice, facilitair personeel & organisatie en overige. Bij de personele kosten voor huisvesting wordt dezelfde opmaakwijze als bij de automatiseringskosten gehanteerd om zo een goed overzicht te krijgen.
