2018034716*
RAADSVOORSTEL
(via commissie) BIJ ZAAKNUMMER: 2018034695AGENDANUMMER: 4 COMMISSIE Burgers op 18 juni 2018
Onderwerp: Bijlage(n): Vergadering
van:
Agenda- nummer:
p.h.:
Stand van zaken bestuursopdracht realisatie
gemeenschapshuis Asten -3- 2 juli 2018 18.07. JS
de raad
van de gemeente Asten
Samenvatting
De projectleider zal in een presentatie in de commissie Burgers een uiteenzetting geven van de procesaanpak en de gevolgen hiervan voor de bestuursopdracht realisatie gemeenschapshuis Asten.
In de raadsvergadering van 13 maart 2018 werd de bestuursopdracht realisatie gemeenschapshuis Asten vastgesteld. Bij de uitwerking van de procesaanpak is gebleken dat het om praktische
redenen is aan te bevelen om de bestuursopdracht op een aantal, vooral organisatorische punten, aan te passen. Daarom wordt uw raad voorgesteld de bestuursopdracht gewijzigd vast te stellen.
Beslispunten
In te stemmen met wijziging van de bestuursopdracht realisatie gemeenschapshuis Asten d.d.
13 maart 2018 en de gewijzigde bestuursopdracht vast te stellen.
Inleiding
Inmiddels is een voortvarend begin gemaakt met de uitvoering van de bestuursopdracht realisatie gemeenschapshuis Asten. Bij de uitwerking van de verdere procesaanpak is gebleken dat het praktische redenen is aan te bevelen dat op een aantal punten wordt afgeweken van de vastgestelde bestuursopdracht. Dit betreft vooral aanpassing op een aantal organisatorische punten, waardoor de bestuursopdracht beter praktisch uitvoerbaar wordt.
Wat willen we bereiken
De doelstelling van de bestuursopdracht, het realiseren van één centraal gelegen
gemeenschapshuis in de kern Asten, blijft onverkort van kracht. Om in de loop van het proces onduidelijkheden te voorkomen is het noodzakelijk dat de bestuursopdracht en de praktische uitvoering van het proces zoveel mogelijk op elkaar aansluiten.
Wat gaan we daarvoor doen
Om de praktische uitvoering van het proces te bevorderen is gebleken dat het is aan te bevelen om de bestuursopdracht op, met name een aantal organisatorische punten, aan te passen. Dit betreft de volgende aanpassingen:
- In de projectgroep zal geen vertegenwoordiging van de verenigingen plaats nemen. Het is het niet gelukt om iemand te vinden die deze taak zou willen vervullen;
- in de oorspronkelijke organisatiestructuur is ervan uitgegaan dat met meerdere werkgroepen zou worden gewerkt. Om zoveel mogelijk eenduidige informatie te verkrijgen is er in de nieuwe
2/3 organisatiestructuur voor gekozen om te werken met één werkgroep, waarin alle geledingen zijn vertegenwoordigd. Deze werkgroep zal in meerdere sessies de noodzakelijke inbreng van de in het proces moeten leveren. De commissie- en de raadsleden zullen voor de sessies van de werkgroep worden uitgenodigd;
- bij de vaststelling van de bestuursopdracht is door uw raad voor gekozen om een informele klankbordgroep in te stellen. Deze klankbordgroep zou bestaan uit een afvaardiging van belanghebbenden en belangstellenden, waaronder commissie- en raadsleden. Omdat in de huidige procesaanpak wordt gekozen voor een bredere taak van de werkgroep zou dit de taak van de informele klankbordgroep grotendeels overlappen. Om het proces zo voortvarend mogelijk te laten verlopen zou de informele klankbordgroep kunnen vervallen.
De vorenstaande wijzigingen zijn verwerkt in het processchema op bladzijde 4 van de bestuursopdracht. Tevens is in het processchema aangegeven dat de rol van de stuurgroep uitsluitend adviserend is. Ook is het gestelde in de eerder vastgestelde bestuursopdracht ten aanzien van een “alternatieve organisatiestructuur/wenselijkheid klankbordgroep” komen te vervallen.
Mogelijke alternatieven
Het alternatief is om de organisatie zoals die is opgenomen in de oorspronkelijke bestuursopdracht te handhaven. Dit komt de praktische uitvoerbaarheid van het proces echter niet ten goede.
Risico’s
Omdat er niet getornd wordt aan de inbreng van alle bij het proces betrokken geledingen zijn de risico’s van aanpassing van de bestuursopdracht gering.
Communicatie
Het hoofdstuk communicatie uit de oorspronkelijke bestuursopdracht blijft onverkort van kracht.
Wat mag het kosten n.v.t.
Bijlage(n)/ter inzage (incl. AST-nr)
- bestuursopdracht d.d. 13 maart 2018 (2017048366);
- gewijzigde bestuursopdracht d.d. 2 juli 2018 (2018034954)
g.groenen@asten.nl
RAADSBESLUIT
Onderwerp: Dagtekening: Agendanummer:
Stand van zaken bestuursopdracht realisatie
gemeenschapshuis Asten 2 juli 2018 18.07.
De raad van de gemeente Asten;
gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 juni 2018 met zaaknummer 2018034695;
gehoord het advies van de commissie Burgers van 18 juni 2018;
besluit:
in te stemmen met wijziging van de bestuursopdracht zoals vastgesteld door de raad op 13 maart 2018 en hiertoe de gewijzigde bestuursopdracht, zoals die als bijlage bij dit besluit is opgenomen, vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 2 juli 2018.
De raad voornoemd,
griffier, voorzitter,
mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans mr. H.G. Vos
