De Huiswerkopdracht en de Zelfcheck zijn bedoeld ter voorbereiding van de 2 bijeenkomsten.
VOORBEREIDING
Themabijeenkomst Alumnibeleid en LLO: ‘Binden & Boeien‘
dinsdag 3 november 2020
HUISWERK
22 september 2020
BOEIEN & BINDEN
Bespreek dit intern met elkaar, hoe is dit bij jullie en zijn er goede
huidige voorbeelden te delen?
Zijn er actiepunten mee te nemen?
Tip: je kunt ook starten door collega’s de zelfcheck (met stellingen) laten invullen en bespreken
5
volgordelijke stappen in Alumnibeleid
ALUMNIBELEID EN LLO
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 1 DRAAGVLAK CREËREN EN KLAARMAKEN VOOR STRATEGISCH ALUMNIBELEID
Alumnibeleid dient meerwaarde op te leveren voor zowel alumni zelf én dient evengoed om de doelen van de instelling te realiseren. Het is een middel en geen doel. Mee eens? Waarom wil de school überhaupt alumnibeleid?
Voor welke waarden kunnen jullie alumnibeleid inzetten om ze te realiseren?
Voor welke doelen kunnen jullie alumnibeleid inzetten om ze te realiseren?
Aan welke andere KPI’s op het management dashboard kan alumnibeleid bijdragen? Of moeten er nieuwe KPI’s geformuleerd worden?
Wie zijn jullie interne en externe stakeholders waar draagvlak voor nodig is?
Wat is de conclusie voor jullie op grond van bovenstaande?
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 1 DRAAGVLAK CREËREN EN KLAARMAKEN VOOR STRATEGISCH ALUMNIBELEID
Op welk niveau is het alumnibeleid voor de opleidingen binnen de school belegd? Op centraal niveau of decentraal?
Waarom?
Wat is het budget voor 2021-2022 (en verder) om de ambities voor alumnibeleid adequaat vorm te geven? Voor welke termijn ligt dit vast?
Hoeveel fte is beschikbaar voor het ontwikkelen en uitvoeren van alumnibeleid?
Welke prioriteit heeft alumnibeleid op centraal niveau binnen de school?
Welke prioriteit heeft alumnibeleid decentraal bij de opleidingen?
Hoe maakt alumnibeleid onderdeel uit van het primair proces? Geïntegreerd?
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 2 DATACOLLECTING
Er zijn binnen deze fase 5 stappen te doorlopen.
1. Data opslag 2. CRM keuze 3. Collecting Data 4. Data Verificatie 5. Data Verrijking
Een aantal randvoorwaarden; hoe zit dit bij jullie? Zie de vragen op de volgende sheet.
- Er moet een doel zijn
- Eigendom van gegevens en waar worden gegevens bewaard?
- Welk systeem gaat men gebruiken? (CRM, Excel, interactief alumniplatform) - Gebruiksrechten, wie mag wanneer met welke data wat doen
- Toestemming van de alumni en privacyregels voor data verwerking en verzameling (privacy functionaris)
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 2 DATACOLLECTING: Stap 1 en 2
1. Data opslag
Hoe worden gegevens verzameld en bewaard binnen de school en/of door de opleiding? Met welk doel worden
gegevens opgeslagen? Welk pakket sluit aan op de behoeften? Welke contacten komen erin? Ook oud-medewerkers? Ga na welke systemen er op dit moment worden gebruikt binnen de instelling om persoonsgegevens op te slaan. Zit daar een systeem bij dat voor alumnidata gebruikt wordt/zou kunnen worden?
2. CRM keuze
Wordt er binnen de instelling gewerkt met één systeem voor alle contacten/een deel van de contacten?
Welk systeem is hiervoor ingericht en wie heeft toegang ertoe en voert het beheer?
In hoeverre is het systeem geïntegreerd onderdeel van het studentadministratiesysteem?
Welke ontwikkelwensen zijn er ten aanzien van het systeem?
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 2 DATACOLLECTING: Stap 3
3. Collecting data
• Wie is eigenaar van de gegevens? (ligt dat centraal of decentraal of bijv. bij een alumnivereniging)
• Welke beschikbare gegevens zijn er binnen de school of per opleiding?
• Gebruiksrechten… is vastgelegd wie mag wat doen met de data?
• Hoe wordt de privacy gewaarborgd? Is er toestemming van alumni? Hoe is dit vastgelegd? Zijn de privacyregels voor dataverwerking en verzameling geregeld? Is er een privacy-functionaris binnen de organisatie die toezicht houdt of heeft iemand deze taak?
• Hoe verloopt de transitie van student naar alumnus m.b.t overdracht van data?
• Hoe verloopt het van het ene systeem naar het andere?
• Biedt het systeem voldoende mogelijkheden harde en softe informatie te registreren en te filteren?
• Verandert het eigenaarschap zodra een persoon de opleiding / cursus afrondt?
• Hoe ‘grijpt’ de opleiding, instelling de nieuwe afgestudeerden?
• Hoe ver terug gaan we de inhaalslag maken om alumni vast te leggen?
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV
FASE 2 DATACOLLECTING: Stap 4
4. Data verificatie
• Inventariseer hoe binnen de instelling gegevens van alumni worden bijgehouden?
• Wie houdt deze gegevens bij?
• Welke bronnen worden gebruikt om gegevens te controleren op actualiteit?
• Worden er doelen gesteld m.b.t. actualiteit van gegevens?
• Als laatste is het belangrijk om doelstellingen te stellen en wordt dit gerapporteerd?
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 2 DATACOLLECTING: Stap 5
5. Data verrijking
• Welke gegevens er over alumni worden bijgehouden?
• Welke bronnen gebruikt de instelling om data te verrijken?
• Worden de verrijkte data al gebruikt en ingezet? Zo ja waarvoor?
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 3 FRIENDRAISING
“ A friend is one that knows you as you are, understands were you have been, accepts who what you have become, and still, gently allows you to grow.” William Shakespeare
De fase friendraising brengt drie kernvragen met zich mee:
• Waar hebben onze alumni behoeften aan?
• Hoe kunnen we relevant zijn en hun iets aanbieden dat zij elders niet effectiever of gemakkelijker kunnen krijgen?
WIIFT: ZIE VOLGENDE SHEET.
• Hoe kunnen wij onze alumni optimaal bedienen in het licht van de schaarste tijd die zij hebben?
Hier is veel onderbouwing te halen uit het rapport MBO Alumnimonitor 2020
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 3 FRIENDRAISING
Fase 3 heeft 5 stappen waarin je kunt ontwikkelen.
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 3 FRIENDRAISING
In welke “I” fase zit de opleiding / school?
Waaruit blijkt dat je op centraal niveau als school extern aan Friendraising doet? Hoe deel je dit?
Waaruit blijkt dat je op centraal niveau als school intern aan Friendraising doen? Hoe deel je dit?
Waaruit blijkt dat je op decentraal niveau met de opleidingen extern aan Friendraising doet? Hoe deel je dit?
Waaruit blijkt dat je op decentraal niveau met de opleidingen intern aan Friendraising doen? Hoe deel je dit?
Bespreek dit met elkaar en zijn er misschien al intern goede huidige voorbeelden te delen? Zijn er actiepunten mee te nemen?
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 4 FUNDRAISING
Waaruit blijkt dat je op centraal niveau als school extern aan Fundraising doet? Hoe doe je dit?
Waaruit blijkt dat je op centraal niveau als school intern aan Fundraising doen? Hoe doe je dit?
Waaruit blijkt dat je op decentraal niveau met de opleidingen extern aan Fundraising doet? Hoe doe je dit?
Waaruit blijkt dat je op decentraal niveau met de opleidingen intern aan Fundraising doen? Hoe doe je dit?
Denken we oprecht vanuit de alumnus? Eerst geven dan ontvangen?
Tip: Concentreer je op de mensen die willen, de rest volgt vanzelf. Wie zijn dat?
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 5 MARKETING KRACHT EN SUCCES DELEN Inzet van sociaal kapitaal heeft marketingkracht.
Hoeveel potentiële alumni zijn er voor de hele school?
Hoeveel potentiële alumni zijn er per mbo-sector c.q. opleidingsdomein?
Hoeveel potentiële alumni zijn er per opleiding?
Hoeveel geregistreerde alumni zijn er voor de hele school?
Hoeveel geregistreerde alumni zijn er per mbo-sector c.q. opleidingsdomein?
Hoeveel geregistreerde alumni zijn er per opleiding?
Hoeveel actief betrokken alumni zijn er voor de hele school?
Hoeveel actief betrokken alumni zijn er per mbo-sector c.q. opleidingsdomein?
Hoeveel actief betrokken alumni zijn er per opleiding?
Wie is verantwoordelijk voor het delen van successen via marketing en communicatie op welk niveau?
Welke doelen zijn er gesteld? Hoe komen de organisatiewaarden terug?
HUISWERK VOOR DE SCHOOL – VOORBEREIDING 3 NOV a.s.
FASE 5 MARKETINGKRACHT EN SUCCES DELEN
Hoeveel potentiële alumni zijn er voor de hele school?
Hoeveel potentiële alumni zijn er per mbo-sector c.q. opleidingsdomein?
Hoeveel potentiële alumni zijn er per opleiding?
Hoeveel geregistreerde alumni zijn er voor de hele school?
Hoeveel geregistreerde alumni zijn er per mbo-sector c.q. opleidingsdomein?
Hoeveel geregistreerde alumni zijn er per opleiding?
Hoeveel actief betrokken alumni zijn er voor de hele school?
Hoeveel actief betrokken alumni zijn er per mbo-sector c.q. opleidingsdomein?
Hoeveel actief betrokken alumni zijn er per opleiding?
Wie is verantwoordelijk voor het delen van successen via marketing en communicatie op welk niveau?
Welke doelen zijn er gesteld? Hoe komen de organisatiewaarden terug?
