Hoe jij jouw teams in vijf eenvoudige stappen in vuur en vlam zet zodat ze continue en met veel plezier blijven veranderen en leren, zonder dat het jullie veel tijd kost.
Checklist 5 stappen
veranderplan
Klinkt dat voor jou als een droom?
1
2
3
4
5
“Over de afdeling lopen en zien dat het goed gaat. Je hoeft geen brandjes te blussen, zodat je volop tijd hebt om aandacht aan de mensen te besteden, ze zichtbaar te waarderen”
“Er is een crisissituatie. Maar jij hoeft je daar niet druk over te maken met je vindingrijke teams die duurzaam samenwerken heel gewoon vinden. Zij bedenken met elkaar de mensgerichte oplossingen”
“Nooit meer bezettingsproblemen omdat medewerkers graag aan het team en de
organisatie verbonden blijven.
Men voelt zich betrokken en gewaardeerd”
“In een organisatie-brede vergadering zitten, en horen hoe jij en jouw teams als goed
voorbeeld aangehaald worden”
“De hele middag tijd hebben om je mail en andere zaken in alle rust af te handelen”
Mijn naam is Mirella Markus. Ik ben expert en leercoach voor ontwikkel- en verandervraagstukken op verschillende niveaus:
individu, team, organisatie en netwerksamenwerking. Dit doe ik al vele jaren in dienstverband en sinds 2019 als zelfstandig ondernemer. De verander- en ontwikkelingstrajecten gingen over uiteenlopende onderwerpen zoals de implementatie van een nieuw strategisch plan, technologische innovatie, professionalisering van teams, mensgerichte zorg en kwaliteitsverbetering. Ik heb me hiervoor suf gestudeerd, omdat ik dacht dat ik voor het (bege)leiden van veranderingen zelf alle kennis in huis moest hebben.
Tot dat ik ontdekte dat het begint met eenvoud. Veranderingen en ontwikkelingen gingen als vanzelf lopen. Ik voelde me niet meer belemmerd door het moeten schrijven van
projectplannen en kreeg er veel meer lol in. We gingen als het ware samen spelen. Een wereld ging voor me open.
In jouw functie heb jij vast ook continue te maken met
veranderingen, vernieuwingen en innovaties. Misschien ben je er inmiddels wel moe van geworden. Je moet het er allemaal maar bij doen. En je hebt al zo’n drukke agenda door jouw grote span of control en alle brandjes die geblust moeten worden.
Ik heb daarom een handleiding voor je ontwikkeld die jou en je teams helpt bij het op een plezierige en eenvoudige manier continue veranderen en ontwikkelen. Zonder dat het jou veel tijd kost, maar wel met veel impact. Stel je voor wat dat voor jou gaat betekenen.
Een voorbeeld: Ik kreeg de opdracht een nieuw Elektronisch Cliëntendossier (ECD) binnen mijn teams in te voeren.
Kort daarvoor had ik met de teams geïnventariseerd welke veranderingen, vernieuwingen en verbeteringen volgens hen nodig waren voor hun eigen team. Ze noemden toen het huidige ECD. Ze vonden het niet gebruikersvriendelijk en konden er niet goed in rapporteren. Toen de organisatie met het nieuwe ECD kwam, werd dat dan ook direct omarmd. Ik hoefde er niet veel meer voor te doen. Men maakte dankbaar gebruik van wat de projectorganisatie aan kennis, training en plan van aanpak opleverde. Ging erin meedenken en -doen, met duurzame resultaten tot gevolg.
Een ander voorbeeld: Als projectleider technologische innovatie kreeg ik de opdracht voor een locatie in aanbouw met een nieuwe vorm van alarmering te komen waarbij de zorgverlener beeldcontact kon hebben met degene die alarmeerde.
Dit had een betere kwaliteit van zorg en een efficiëntere, medewerkersvriendelijke werkwijze tot doel. Alle betrokken partijen namen deel aan de projectorganisatie. Het nieuwe gebouw kreeg het gewenste systeem, medewerkers kregen een training om ermee te leren werken. Ze gingen er ook mee werken, maar veranderde verder hun werkwijze niet. Ze bleven op ieder alarm naar de cliënt toe lopen. Totdat we een open dag hadden, en de bezoekers (waaronder mijn moeder) enthousiast reageerde toen ze zagen hoe de alarmering werkte: “Maar dat is handig, dan ben ik altijd veilig. Ja hier wil ik wel wonen”.
Zorgverleners die dat hoorde, vroegen de locatiemanager om samen te kijken hoe ze nog meer met het systeem de kwaliteit van zorg konden verbeteren en hun werk konden vergemakke- lijken. Ze gingen op een hele natuurlijke wijze anders werken. De locatiemanager hoefde er niet continue achteraan. Zij kreeg meer ruimte in haar agenda en ging met plezier naar de locatie toe. Medewerkers vertelde enthousiast over de alarmering, waardoor de uitrol van de nieuwe alarmering bij de andere locaties een stuk makkelijker verliep. De positieve werkhouding van het team en de leidinggevende werd in de hele organisatie geroemd.
Met deze checklist in de hand, weet jij wat je te doen staat wanneer je zelf aan de slag wil gaan met plezierig eenvoudig en continue veranderen en ontwikkelen!
Jullie zullen dus
met het Vijf Stappen Veranderplan goed op jullie toekomst voorbereid zijn.
Wat er ook gebeurt, jullie bewegen met alle gemak mee.
Let’s go!
Ben jij er klaar voor? ›
Jij en je teams gaan op weg naar:
Meer eigenaarschap bij de teams;
Een betere samenwerking;
Meer oplossing gerichtheid;
Verandertrajecten die makkelijker lopen;
Meer draagvlak voor de veranderingen;
Betere ideeën en meer innovaties;
Begin met een opwarmer om de creativiteit van de deelnemers te activeren. Er zijn verschillende on- en offline werkvormen om ze in een spontane losse stemming te krijgen.
Start daarna met een ideeëngeneratiefase aan de hand van bijvoorbeeld de vraag: Wat zouden jullie graag anders willen zien op deze afdeling en waarom. Laat de deelnemers vrij hun ideeën aangeven. Ga niet in discussie over goed of fout, ook niet over wel of niet belangrijk, maar mogelijk wel over wat het idee zou verrijken. Gebruik bij voorkeur een werkvorm waarbij mensen letterlijk en figuurlijk in beweging komen.
Tip: ik kan met je meedenken over welke werkvorm je kan toepassen.
Jullie komen tot een hele lijst aan onderwerpen, waaronder bijvoorbeeld:
Wij willen meer werkplezier;
Wij willen een betere samenwerking met andere afdelingen/organisaties;
Wij willen op een eenduidige wijze rapporteren;
Wij willen een beter werkoverleg;
Wij willen de regie bij het oplossen van vraagstukken van onze cliënten;
Wij willen de tevredenheid bij onze cliënten meten.
Categoriseer daarna de onderwerpen zo mogelijk op basis van het strategisch plan van je organisatie of netwerk. Dit nodigt uit tot een eerste gesprek over hoe de deelnemers zelf handen en voeten willen geven aan het strategisch plan. Ze ervaren nu zelf dat ze onderdeel zijn van een organisatie.
Stap 1:
Inventariseren
Formuleer met elkaar wat je als team wil
bereiken het komende jaar in de vorm van onderwerpen.
›
Door de onderwerpen zo te prioriteren, ga je samen in gesprek over het belang van de veranderingen. En dat niet alleen. Jullie bespreken ook hoe moeilijk het is een bepaalde verandering door te voeren. Mogelijk vervallen sommige onderwerpen uit stap 1 of komen er onderwerpen bij.
Kies nu samen het onderwerp waarmee het team als eerste aan de slag wil gaan. Eén onderwerp kiezen is belangrijk om de verandering luchtig en spelenderwijs te kunnen laten
plaatsvinden. Hoe meer onderwerpen tegelijk veranderd moeten worden, hoe complexer het wordt. Dit leidt vaak tot weerstanden of nog erger, tot verstarring/niets doen. Door iedere keer gedurende 5 weken met een nieuw onderwerp aan de slag te gaan, wordt veranderen het nieuwe gewoon, zonder dat het verveelt.
Het is vaak goed om met een verandering te beginnen die veel impact heeft en niet al te moeilijk is om door te voeren.
Jij en je team zien dan snel resultaat.
Vergeet dat resultaat niet te vieren!
Stap 2:
Kiezen
Prioriteer samen de
onderwerpen in: Veel
impact en makkelijk te veranderen
Minder impact en makkelijk te veranderen
Veel
impact en moeilijk te veranderen
Minder
impact en
moeilijk te
veranderen
Wat er nu niet goed gaat t.a.v. het veranderonderwerp;
Hoe ziet het eruit op een ideale dag;
Wat is er nodig om van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen.
Nu is duidelijk WAT het team wil bereiken en kunnen jullie gaan bespreken HOE dat bereikt kan worden. Je maakt duidelijke afspraken over wie, wat, wanneer doet.
Verzeker je ervan dat de taak ook uitgevoerd wordt zoals bedoeld. Bijvoorbeeld door de uitvoerder in eigen woorden te laten vertellen wat hij of zij gaat doen en wanneer dit klaar is. Leg dit schriftelijk in tweevoud vast in de vorm van een taakopdracht. De taakuitvoerder krijgt direct een exemplaar mee. Het andere exemplaar gaat mee met het verslag of wordt op het verbeterbord uit stap 4 (monitoren) gehangen.
De uitvoerder en het team committeren zich aan de taak.
Stap 3:
Afspreken
Voordat het team de gedurende 5 weken met het
veranderonderwerp
aan de slag gaat,
bespreek je met hen:
Dat kan jij als leidinggevende zijn, maar nog beter is dit een teamlid. Dat scheelt jou tijd, je hoeft er immers niet iedere keer bij te zijn, en bevordert het zelf organiserend en
probleemoplossend vermogen van het team.
Monitor minimaal wekelijks de resultaten van de uitgezette taken tot dan toe. Hou het kort en krachtig, maximaal 20 minuten per keer. Dus geen lange inhoudelijke discussies.
Blokkeer hiervoor een vaste dag en tijd.
De begeleider vraagt iedere medewerker vanuit zijn of haar taakopdracht te vertellen over de resultaten. Wat is er gelukt, wat niet en waarom niet. Wat is er nodig om alsnog het
gewenste resultaat te bereiken. En als dat niet mogelijk is, welke consequenties heeft dat dan. Misschien moet het te behalen resultaat van de taak aangepast worden, waardoor het
uiteindelijke veranderdoel/-onderwerp en -resultaat er mogelijk ook anders uit gaat zien. Heeft dat ieders instemming.
Tip: Maak hetgeen besproken is visueel. Bijvoorbeeld met verbeterbord. Visualiseer ook de prestaties van je team, bijvoorbeeld aan de hand van de tevredenheid van de klant en de medewerkers.
Hierdoor wordt het verband tussen hoe de taken bijdragen aan het veranderdoel én aan het hoger liggende (strategisch) doel veel inzichtelijker.
Maak een foto van het ingevulde verbeterbord en stuur deze naar de teamleden die niet bij de monitoring aanwezig zijn.
Zo houd je ook hen betrokken. Door de wekelijkse foto’s is een nieuwbrief te zetten laat je zien wat het verbeterbord heeft opgeleverd. Nodig ook een keer andere teams uit om jullie werkwijze en resultaten te laten zien. Wie weet worden zij net zo enthousiast als jullie. (Ik denk het wel)
Stap 4:
Monitoren
Wijs een begeleider
van de monitoring
aan.
Wat is er veranderd;
Waardoor is dit veranderd;
Is het voorgenomen veranderresultaat gehaald;
Wat zat er tegen;
Wat heeft geholpen bij het doorvoeren van de verandering;
Wat is er nodig om de verandering ook echt te laten beklijven;
Kan nu het volgende onderwerp gekozen worden?
Het evalueren wordt vaak overgeslagen bij veranderingen, vernieuwingen of innovaties. Dat zijn GEMISTE KANSEN, want juist deze stap is zo belangrijk om met elkaar te leren. Verbindt ook conclusies aan de evaluatie: Wat gaat het team in het vervolg anders doen als het gaat om het veranderproces. Maar ook ten aanzien van wel of niet overstappen naar het volgende verand- er-onderwerp.
Doorloop voor dat onderwerp dan weer stap 1 tot en met 5.
Van evalueren wordt vaak gedacht dat hiervoor een heel onderzoek opgesteld moet worden. Dat is niet zo. De hier bes- chreven werkwijze is tijdens een weekstart te doen. Schrijf de antwoorden op een flap of (online) whiteboard en maak er een foto van. De foto kun je dan weer gebruiken om de niet aanwezi- gen erbij te betrekken of verantwoording af te leggen naar je collega’s, je leidinggevende, de RvT of andere stakeholders.
Het is raadzaam gedurende het jaar een leergeschiedenis op te bouwen ten aanzien van het 5-stappen-veranderingsplan. Aan de hand van de verhalen van vele betrokkenen en de gemaakte foto’s, documenteert de leergeschiedenis een proces waarin wordt beschreven wat er tot nu toe is gebeurd en beleefd en welke consequenties hieraan kunnen worden verbonden voor het verdere verloop. Met de leergeschiedenis ontstaat een prak- tisch en actiegericht leerproces. Niet alleen het teamlid leert, maar ook het team en zelfs de organisatie als geheel.
Stap 5:
Evalueren
Last but not least:
evalueer na 5 weken
het volgende:
Je hebt nu een idee van hoe het “eenvoudig samen spelend veranderen” met het vijf-stappen-veranderplan te werk gaat, zonder dat het veel tijd kost. Maar het is het toepassen bij al jouw teams waar het meeste te leren valt.
Dan ontstaan bij jou de vragen en heb je een gevulde rugzak nodig om flexibel om te kunnen gaan met alle uitdagingen tij- dens de veranderingen.
Dit is waarmee ik je graag de komende tijd wil helpen. Jouw ontwikkeling als veranderkundig leidinggevende met het Vuur en Vlam Vijf Stappen Spelend Veranderen Systeem. Ik kijk ernaar uit af en toe waardevolle e-mails en video’s over dit onderwerp met je te gaan delen om je te helpen je veranderprocessen soe- pel en spelenderwijs te laten verlopen, zonder dat het je veel tijd kost.
Veranderen, vernieuwen en innoveren is een vak apart en dit is waar ik me al ruim 25 jaar mee bezig hou. Ik richt me hierbij op leiderschapsontwikkeling en teamontwikkeling bij spelend ve- randeren en heb meerdere mooie successen kunnen behalen.
Maar nu is het jouw beurt. Ik hoop dat ik je op je weg mag be- geleiden! Mijn doel is om zoveel mogelijk succesverhalen te creëren met andere leidinggevenden en hen te laten bloeien.
Hopelijk word jij er daar één van!
Alvast heel veel Succes!
Mirella Markus
MirellaMarkus.nl
